Hjälpavsnitt Expediera varor under Firma-ikonen

Transkript

1 Hjälpavsnitt Expediera varor under Firma-ikonen Innehåll: Varubeställningar och returer... 1 Expediering av varor... 2 Utleverans av varubeställningen... 6 Redigering av beställningar och att visa packsedlar på skickade varor... 7 Returnera varor till en leverantör... 8 Varubeställningar och returer När Övningsföretaget har fått en beställning från en kund skall denna beställning expedieras i SimuWorld. Innan du expedierar varorna, är det lämpligt att ta ut en följesedel och faktura från ert ekonomisystem, t ex SPCS, Fortnox eller något annat system ni använder för att skapa följesedlar och fakturor i. Det är möjligt att expediera varor till kunder såväl i utlandet som inom Sverige. Tillvägagångssättet är detsamma i båda fallen. Det är dock en nödvändighet att Övningsföretaget ni ska leverera era varor till finns registrerat i databasen (se hjälpfil under ikonen Företagsregister). Beställningar från kunder kan komma via post, fax, eller direkt i Post i SimuWorld. Det kan också hända att det uppstår en situation när du behöver sända tillbaka varor till en leverantör, t ex om ni har råkat skicka samma beställning till leverantören två (eller flera) gånger och därmed fått följesedel (varorna) och faktura två gånger. För att leverantören ska kunna skicka en kreditfaktura på de varor som har skickats dubbelt, måste du först skicka tillbaka dessa varor (vilket är helt i enlighet med vad som händer i verkligheten). Detta står beskrivet på sidan 8. För att expediera en order till en kund klickar du först på menyalternativet Expediera varor. Då kommer du till en bild som ser ut så här: Du skall nu expediera de varor som kunden har beställt. Lagret här motsvarar det riktiga fysiska lagret. Ert bokförda lager ska finnas i ert administrativa system, t ex SPCS eller Sid 1 av 8

2 Fortnox. Det fysiska lagret skall således stämmas av mot det bokförda precis som man gör i verkligheten. Expediering av varor De varor som kunden har beställt ska nu expedieras under förutsättning att de finns på lager förstås! Det går naturligtvis inte att sälja en vara som inte finns på lager! Om det saknas varor på lagret, måste dessa beställas från era leverantörer. Detta sker under ikonen Leverantörer. Klicka på [Varuexpedition] och du kommer till denna bild för att upprätta order: Börja med att välja kundens företag för ordern. Klicka på listpilen och välj rätt kund. Saknas kunden som registrerad hos er klickar du på länken [Gå till kunder]: Det räcker att du skriver in de första bokstäverna i namnet på kunden, men det är viktigt att början är korrekt angiven (så som namnet är angivet i företagsregistret). Klicka sen på Sökning. Om du får upp det företag du sökte, eller flera företag om det fanns flera som började på samma bokstäver, har du gjort rätt. Om du inte fick upp något företagsnamn efter att ha klickat på Sökning, angav du början av namnet på fel sätt. När du hittat rätt kund kan det se ut så här: Nu klickar du på länken [Överför till kundregister]: Sid 2 av 8

3 Välj uppgifter under B2B kunder och klicka på Uppdatera. Nu finns kunden registrerad i er kundlista och kan sökas enligt ovan. Nu återgår vi till startbilden under Expediera varor : Klicka på knappen Fortsätt >> : Sid 3 av 8

4 Fyll i uppgifter på Er referensperson och Ert beställningsnummer som du hämtar från kundens beställning. Fyll i uppgifter på Vår referensperson (= den som tagit emot beställningen till kund) och Vår orderbekräftelse. Klicka på knappen Vidare >> : I avdelningen Tillför varurad kan du antingen söka på varunummer eller varunamn i respektive ruta för att få fram beställd vara/tjänst i din varukatalog. Då öppnas ett litet tilläggsfönster med aktuell vara: Tryck på tab-tangenten en elller två gånger för att förflytta insättningspunkten till antal-rutan: Sid 4 av 8

5 Tryck tab en gång till och klicka sedan på knappen Lägg för att lägga varan som en varurad i beställningen: Här kan du klicka på [Ändra] för att ändra din varurad, lägga till beställningsavgift, frakt (on du skickar med egen bil, annars blir frakten debiterad från BTC Frakt om du skickar dina varor med transportbolaget). Nu är din kundbeställning klar och du klickar på knappen Godkend >>. Då kommer du Då kommer det upp en ruta till höger där du får använda dina inloggningsuppgifter i SimjuWorld för att godkänna: Skriv in ditt användarnamn och ditt lösenord och klicka på Godkänn försändelse för frakt. Då skapas en packsedel som du kan skriva ut, se bild nästa sida: Sid 5 av 8

6 Om du inte får upp en packsedel på skärmen, kan det bero på vissa inställningar i webbläsaren på din dator. Om man har blockerat för popup-fönster, för att undvika att få upp reklamfönster titt som tätt, har man även blockerat för fönster som man vill få upp. För att lösa problemet med packsedeln, kan du gå tillväga på två sätt: 1. Tillåt popup-fönster från denna webbsida Klicka på Verktyg i webbläsarens menyrad Klicka på Blockering av popup-fönster Tillåt alltid popup-fönster från den här platsen Nu borde du få upp packsedlar i fortsättningen 2. Ta fram packsedlar manuellt I bilden ovan klickar du på [Visa packsedlar på skickade varor] för att se alla tidigare packsedlar som skickats Klicka sen på [Visa] på raden och packsedeln visas på skärmen och kan skrivas ut Utleverans av varubeställningen Nu ligger packsedeln klar för försändelse, antingen med transport med egen bil (se separat hjälptext): Sid 6 av 8

7 eller under ikonen BTC Frakt Sänd frakt & Visa fakturaspecifikation (se separat hjälptext): Redigering av beställningar och att visa packsedlar på skickade varor Under rubriken Klara för leverans i bilden ovan ser du nu alla leveranser som är klara att skickas iväg till kund. Du har fortfarande möjlighet att gå in och ändra i leveransen. Klicka i så fall på [Redigera] och ändra de uppgifter du vill ändra: Då ändras texten till [Ändra/Ta bort]. Klickar du på denna länk kan du göra ändringar eller tillägg till beställningen om så krävs: Om du vill se tidigare packsedlar, klicka på [Visa packsedlar på skickade varor]: Sid 7 av 8

8 Här kan du klicka på [Visa] för att få upp packsedeln i ett eget fönster. Returnera varor till en leverantör Det här alternativet kan du använda om t ex ert Övningsföretag har fått följesedel och faktura på en och samma order (er egen) två gånger från en varuleverantör av någon anledning. Den vanligaste orsaken är att ni själva har råkat skicka den två gånger. Om detta inträffar, vill ni säkert att leverantören skickar er en kreditfaktura. För att det skall kunna ske, måste ni först skicka tillbaka de felaktiga varorna. För att sända tillbaka varor till en leverantör använder du dig också av funktionen Expediera varor och klickar på [Retur till varuleverantör]: Här väljer du leverantör i rullisten på samma sätt som du gör när du ska skapa en varuleverans till kund: De leverantörer (och avtalsbolag) som är kopplade till ert Övningsföretag, finns i listan u. Här letar du fram aktuell leverantör med listpilen. Finns inte er leverantör upplagd i registret klickar du på [Gå till kunder] (där även leverantörer söks ). Fortsatt hantering av returvarorna sker på samma sätt som leverans till kund. Varorna försvinner nu från ert lager. När returen är klar kommer en kreditfaktura från er leverantör att skickas till Post. Sid 8 av 8