INFORMATION FRÅN VITEC

Transkript

1 INFORMATION FRÅN VITEC VITEC 2013.Q1 Nyhetsdokument VITEC Affärsområde Fastighet Växel GÖTEBORG: REDEG 1 B, V. FRÖLUNDA KALMAR: SVENSKNABBEVÄGEN 25, BOX 751, KALMAR, VÄXEL: LINKÖPING: SNICKAREGATAN 20, BOX 472, LINKÖPING MALMÖ: RUNDELSGATAN 16, MALMÖ STOCKHOLM: LINDHAGENSGATAN 116, BOX 30206, STHLM, VÄXEL: UMEÅ: TVISTEVÄGEN 47, BOX 7965, UMEÅ VÄSTERÅS: KOPPARBERGSVÄGEN 17, BOX 209, VÄSTERÅS ÖSTERSUND: PRÄSTGATAN 42, ÖSTERSUND, VÄXEL:

2

3 INNEHÅLLSFÖRTECKNING Inledning... 5 Vad händer om vi inte kan uppgradera just nu?... 6 Allmänt... 7 Facelift guider... 7 Utökning av Sök i 3L Pro... 7 Ändringar i menyn gällande fastighetsmoms... 7 Information om vilken version och vilket datum man har på sina programfiler visas på fliken 'Om' under 'Hjälp'... 8 Aktiv flik behålls vid bläddring till Nästa... 8 Redovisning... 9 Fortsättning ny verifikationsregistrering... 9 Klienthantering av projektförteckning och objektförteckning Fakturering- och kundreskontra Register för vår referens Leverantörsreskontra Klienthantering av motpart och avvikande konto/kontoförslag på leverantören.. 14 Motpart hämtas från leverantören till verifikatet från efh-system Visa scannad faktura i EFH-system Projekttyp och namnet på projekttypen till StandardEFH Projektstyrning Register för vår referens Urval på kundnummer i ett flertal projektrapporter Bläddraknapp för projekt Ändring av registrering av lyftplan Hyres- och Avgiftsadministration OCR-konton i kravbrevslayouten Ta hänsyn till redan meddelade betalningar vid saldofil till inkasso Fastighetsägarna Dokument Stora Lokalhyreskontraktet (12B.2)

4 Ny blankett, överenskommelse om avflyttning Tillägg av en momsbilaga till 12C; nr 94 och Två parter kan skriva under garage, bilplats och förråd Märkning av autogiroavier och i vissa fall ändrad hantering av krediteringar Märkning av vilka autogiroavier som har skickats för dragning Kreditering av autogiroavi som har skickats för dragning Kreditering av autogiroavi som inte har skickats för dragning Ny kontroll vid spärr av samavikod Iban till bgcinvoice/addoro-filen BRF-hantering Mäklarbild, andel av årsavgifterna Personaladministration Menypunkten retroaktiva löner släcks Ackordsnummer 0 vid justering av ackordsmätning Uthyrning (Maskinuthyrning) Retur på leveransadress Order/Lager Register för vår referens Webbportalen Baltzar Bytt till Palette Resultaträkning per koddel Serviceorder/Drift Vidareutveckling av serviceorderfakturering

5 Inledning Nu släpper vi äntligen version 2013.Q1! Hör av dig till er kundansvarige eller vår support för att få information om hur du får tillgång till versionen. De kommer att gå igenom med dig att du uppfyller de nya tekniska kraven för att kunna köra version 2013.Q1 innan du får tillgång till de nya programfilerna. Sedan den senaste releasen i oktober har vi ägnat mycket tid åt att se till att 3L Pro nu kan köras på SQL Server Det innebär också att 3L Pro inte längre går att köra på SQL Server 2000 eller SQL Server Lägsta SQL Server version som stöds är Du ska ha fått information av oss kring detta tidigare. Har denna information inte nått dig så hör av dig till mig så skickar jag den igen. Det arbete som vi lagt på detta innebär också att det finns några integrationer eller versioner av integrationer som vi inte längre stödjer. Bland annat måste du som kör Palette eller Capifast se till att du har fått en ny version av integrationen av oss innan du kan uppgradera till version 2013.Q1. Hör av dig till din kontaktperson eller Ulf Höglin för att planera in detta utbyte av integrationer. Gällande den nya Paletteintegrationen så stödjer den Palette 5 och uppåt med de funktioner som finns i dessa versioner. Det innebär t.ex. att eftersom Palette numera tillåter flera kontoplaner i en och samma databas så har vi inte längre stöd för att koppla flera Palettedatabaser mot en 3L Pro-databas. Ni som eventuellt har arbetat på detta sätt sedan Baltzar 4-tiden måste därför slå ihop era Palettedatabaser innan ni kan få en ny Paletteintegration och därmed uppgradera till version 2013.Q1 av 3L Pro. Hör av er till er Palettekontakt för att få offert på denna sammanslagning. Gällande den nya Capifastintegrationen finns en del nya förutsättningar. Bland annat behöver man använda fastighetsregistret i 3L Pro samt jobba med outhyrda kontrakt för att integrationen ska fungera. Allt detta, tillsammans med övriga nyheter, vet dock de konsulter som hjälper er med utbytet av Capifastintegrationen. Hör därför av er och planera in ett sådant uppgraderingsprojekt tillsammans med vår konsultavdelning. Några av nyheterna i 3L Pro innebär också att vi har nya märkningar av vad som sker i systemet. Det innebär att autogiroavier samt betalningar på inkassomärkta avier får en flagga i samband med uppgraderingen. Läs mer om detta under respektive avsnitt nedan. Förutom det arbete vi lagt på att stödja nya versioner av SQL Server så har vi också gjort en hel del utveckling av nya och förbättrade funktioner, vilka beskrivs i detta dokument. Nästa release, version 2013.Q2, släpps i slutet av maj och då får jag tillfälle att återkomma med fler nyheter. Marie Lucander 5

6 Vad händer om vi inte kan uppgradera just nu? Ni som kör SQL Server 2000 eller SQL Server 2005 eller av någon annan anledning inte kan uppgradera till version 2013.Q1 nu fortsätter att köra version 2012.Q3 av 3L Pro. Denna supportas till den 31 december Efter detta datum supporteras inte längre version 2012.Q3 av 3L Pro vilket innebär att vi tex inte levererar servicepack till versionen. From 1 januari 2014 bör därför alla våra kunder ha sett till att möjliggöra uppgradering av 3L Pro till version 2013.Q1 eller senast släppta version. 6

7 Allmänt FACELIFT GUIDER De guider som finns i 3L Pro, t.ex. guiden för vilka fält som ska släckas och vilka som är obligatoriska har anpassats till utseendet i övriga 3L Pro. UTÖKNING AV SÖK I 3L PRO Sök i 3L Pro har utökats med sökning på information i kontraktsbilden gällande kontraktsnummer, kontraktets beskrivning, byggnadsnummer och lägenhetsnummer. ÄNDRINGAR I MENYN GÄLLANDE FASTIGHETSMOMS Tre menypunkter från modulen Fastighetsmoms återfinns nu även under Anl- & inventarieredovisning 7

8 INFORMATION OM VILKEN VERSION OCH VILKET DATUM MAN HAR PÅ SINA PROGRAMFILER VISAS PÅ FLIKEN 'OM' UNDER 'HJÄLP' AKTIV FLIK BEHÅLLS VID BLÄDDRING TILL NÄSTA Vi har utökat så att bläddra-funktionen behåller den flik som är aktuell då man bläddrar, dvs om jag till exempel har skattefliken aktiv när jag bläddrar i personalregistret så är den aktiv även när jag bläddrar till nästa. 8

9 Redovisning FORTSÄTTNING NY VERIFIKATIONSREGISTRERING Vi har till denna version fortsatt med utvecklingen av den nya verifikationsregistreringen. Nedanstående funktioner är nu klara vilket gör att vi öppnar den nya verifikationsregistreringsbilden för alla kunder i och med denna version. Så snart vi har bytt ut verifikationsregistreringsbilden i alla försystem, t.ex. kontering i leverantörsfakturaregistreringen kommer vi att släcka den tidigare registreringsbilden för verifikationsregistrering. Det kommer att ske senare under Tillkommande funktionalitet i version 2013.Q1 - Kontering mot likvidavräkningskonto i klienten (Om triggning ska ske kontrolleras när ny rad skapas; eller vid forcerad spara (= F2); eller då verifikatet avslutas. Raden som ska trigga igång kontering i klienten måste vara ny. Belopp eller Belopp i valuta måste vara <> 0. När raderna lämnas i verifikat som triggats, så stängs verifikatet direkt.) - Stanna i eller hoppa över fältet verifikationstext - Kopiera verifikationstext automatiskt från föregående rad - Standardtexter - Översättning till andra språk. - Hopp till registrering av inventarier när man bokar på ett konto som är märkt som inventariekonto. Nytt är att ett fönster öppnas per inventarie-konto, d.v.s. om verifikatet innehåller flera rader med inventariekonto så öppnas flera inventariefönster. Det sker vid aktiv spara (F2) i rader eller då rader lämnas. Det sker enbart för nya och ändrade rader. Redovisningskoder föreslås utifrån raden med det aktuella inventariekontot. - Hopp till registrering av låneavi då man bokar på ett konto som är märkt som ett lånekonto. Nytt är att ett fönster startas per lånekonto. Det sker vid aktiv spara (F2) i rader eller då rader lämnas. Det sker enbart för nya och ändrade rader. Vid översikt på lån föreslås lån för leverantör på verifikationshuvud (om sådan finns). - Registrera IB är utbytt till det nya utseendet. En skillnad gentemot den tidigare lösningen är att du inte enbart kan se en(1) ingående balans Liksom i den tidigare lösningen startar programmet med aktuellt års ingående balans om den finns och i annat fall förberedd för att registrera den manuellt. Utöver aktuellt år, går det att välja de bokföringsår som har ingående balanser. Är IB definitiv (status = 3), så är det samma hantering som för ett vanligt verifikat. D.v.s. det är 9

10 låst för ändringar. En skillnad mot ett vanligt verifikat är att du inte får låsa upp ett IB. Automatkontering, motkontering och en rad andra övriga funktioner är också avslagna vid IB. Kvarstående utveckling innan den tidigare verifikationsregistreringen tas bort ur menyn Innan vi tar bort den tidigare verifikationsregistreringen från menyn ska vi se till att den nya verifikationsregistreringen används på alla ställen. Kvarstår gör bland annat vissa drill-downs och kontering av leverantörsfakturor. KLIENTHANTERING AV PROJEKTFÖRTECKNING OCH OBJEKTFÖRTECKNING Rapporterna projektförteckning och objektsförteckning är nu klientanpassade med möjlighet till sidbrytning per klient. Projektförteckning Objektförteckning 10

11 Fakturering- och kundreskontra REGISTER FÖR VÅR REFERENS Till fältet för vår referens i Projekt, Faktura, Fakturaspecifikation och Order finns numera ett register som man kan hämta information från. För att lägga in information i detta register, ta Översikt (F4) och Ny (F5) Ange 0 om förslaget ska komma i alla företag. Ange om det bara ska föreslås i en viss registreringsbild, t.ex. Faktura. De val som går att göra är Alla, Projekt, Faktura, Fakturaspecifikation och Order/Lager. 11

12 Skriv också den text som ska föreslås. När du kommer till fältet Vår referens på någon av dessa registreringsbilder och börjar skriva in referens så dyker ett förslag upp. Du kan då välja detta förslag. Fyll därefter på eller ändra texten efter behov. Du kan också skriva helt fritt i Vår referens precis som tidigare. Om du har angivit Företag eller Tabell när du registrerar förslaget så dyker det bara upp där när du börjar skriva, men du kan alltid ta översikt (F4) och välja en text som finns där oavsett vilket företag eller vilken registreringsbild som man har sagt att denna ska visas på. 12

13 13

14 Leverantörsreskontra KLIENTHANTERING AV MOTPART OCH AVVIKANDE KONTO/KONTOFÖRSLAG PÅ LEVERANTÖREN När motpart och avvikande kontering läggs upp på leverantören i huvudbolaget finns möjlighet att kopiera ut detta till samtliga klienter som använder samma leverantörstabell. Är du i huvudbolaget när detta sker får du en fråga om du vill uppdatera klienter. MOTPART HÄMTAS FRÅN LEVERANTÖREN TILL VERIFIKATET FRÅN EFH-SYSTEM Då verifikationen för leverantörsfakturan skapas från Palette eller annat system för elektronisk fakturahantering via vår integration så hämtas motpart från leverantören och sätts på de redovisningsrader där kontot säger skall anges eller kan anges gällande motpart. 14

15 Detta behöver alltså inte anges i Palette eller annat EFH-system utan sätts då verifikationen skapas i 3L Pro. VISA SCANNAD FAKTURA I EFH-SYSTEM From version 2013.Q1 kan även ni som använder ett annat elektroniskt fakturahanteringssystem än Palette få möjlighet att visa den scannade fakturan från 3L Pro. Prata mer er integratör från EFH-systemet om det går att lösa enligt nedan i just er installation. För att kunna visa den scannade fakturan krävs att: EFH-systemet har en websida där fakturans bild kan visas. Websidan måste kunna nås genom ett HTTP GET anrop. I websidans URL ska argument tas emot för att avgöra vilken faktura som ska visas. Websidan måste kunna ta emot ett antal argument för att identifiera fakturan, t.ex. företagsnummer, leverantörsnummer, fakturanummer Det finns 6 stycken nya inställningar i 3LPro som kan användas för att visa fakturan. Sökvägen till websida som visar fakturan Här anger du hela sökvägen, utan argument till den websida som visar fakturan. Argumentnamn för företagsnummer Här anger du namnet på argumentet som websidan tar emot för företagsnummer. Används inte argumentet ska inställningen vara tom. Argumentnamn för leverantörsnummer Här anger du namnet på argumentet som websidan tar emot för leverantörsnummer. Används inte argumentet ska inställningen vara tom. Argumentnamn för fakturaserie Här anger du namnet på argumentet som websidan tar emot för fakturaserie. Används inte argumentet ska inställningen vara tom. Argumentnamn för 3LPros fakturanummer Här anger du namnet på argumentet som websidan tar emot för 3LPros fakturanummer. Används inte argumentet ska inställningen vara tom. Argumentnamn för externt fakturanummer Här anger du namnet på argumentet som websidan tar emot för externt fakturanummer. Används inte argumentet ska inställningen vara tom. Anger man ingenting i Sökvägen till websida som visar fakturan kommer inget anrop göras för att visa faktura. 15

16 De övriga inställningarna innehåller argumentnamn som ska skickas med för att identifiera fakturan som ska visas. Inställningarna hittar du som vanligt under användare/inställningar/kopplingar till externa system/standard EFH PROJEKTTYP OCH NAMNET PÅ PROJEKTTYPEN TILL STANDARDEFH Projekttyp och namnet på projekttypen skickas med till de EFH-system som använder vår standardintegration för detta, d.v.s. inte till Palette. EFH-systemet kan sedan visa projekttypen för att underlätta vid t.ex. kontering eller momshantering. 16

17 Projektstyrning REGISTER FÖR VÅR REFERENS Till fältet för vår referens i Projekt, Faktura, Fakturaspecifikation och Order finns numera ett register som man kan hämta information från. För att lägga in information i detta register, ta Översikt (F4) och Ny (F5) Ange 0 om förslaget ska komma i alla företag. Ange om det bara ska föreslås i en viss registreringsbild, t.ex. Faktura. De val som går att göra är Alla, Projekt, Faktura, Fakturaspecifikation och Order/Lager. 17

18 Skriv också den text som ska föreslås. När du kommer till fältet Vår referens på någon av dessa registreringsbilder och börjar skriva in referens så dyker ett förslag upp. Du kan då välja detta förslag. Fyll därefter på eller ändra texten efter behov. Du kan också skriva helt fritt i Vår referens precis som tidigare. Om du har angivit Företag eller Tabell när du registrerar förslaget så dyker det bara upp där när du börjar skriva, men du kan alltid ta översikt (F4) och välja en text som finns där oavsett vilket företag eller vilken registreringsbild som man har sagt att denna ska visas på. 18

19 URVAL PÅ KUNDNUMMER I ETT FLERTAL PROJEKTRAPPORTER Urval går numera att göra på kundnummer i Projektsammandrag fördelat; 19

20 Projektuppföljning, typ 1 Projektuppföljning, typ 2 BLÄDDRAKNAPP FÖR PROJEKT På samma sätt som det sedan tidigare gått att bläddra mellan personal, kunder, leverantörer mm kan man nu bläddra mellan projekt. 20

21 Nästa projekt = nästa projektnummer enligt samma princip som i översikten. Den flik som är aktuell då man klickar på Nästa eller Föregående fortsätter vara aktuell även då nästa projekt visas. ÄNDRING AV REGISTRERING AV LYFTPLAN Fältet för fakturadatum i registreringsbilden för lyftplan, d.v.s. det datum som blir på fakturan som skapas är inte längre öppet för redigering. Bilden har också genomgått en utseendeförändring. Om man önskar lägga till eller ta bort ett faktiskt fakturadatum används knappen för detta. Observera att förekomsten av ett faktiskt fakturadatum gör att lyftet inte faktureras. 21

22 Hyres- och Avgiftsadministration OCR-KONTON I KRAVBREVSLAYOUTEN Det går numera att välja till Bg OCR och Pg OCR från styrparametrar fastigheter till sin editerade layout för kravbrev. Hör av er till oss om ni önskar hjälp med detta! TA HÄNSYN TILL REDAN MEDDELADE BETALNINGAR VID SALDOFIL TILL INKASSO From version 2013.Q1 sparas information om vilka betalningar som inkommit på inkassomärkta avier som har meddelats Inkassobolaget, dvs vilka betalningar som meddelats i Saldofilen. Det innebär att man inte längre bara måste skicka gårdagens betalningar till Inkassobolaget utan kan skicka alla som ännu inte skickats oavsett vilket betalningsdatum de har, vilket exempelvis gör det enklare att hantera krediteringar uppdaterade på ursprungsavins datum. Urvalbilden för att skicka Saldofilen är därför ändrad: För betaldatum föreslås att man väljer alla betalningar, som ännu inte meddelats Inkassobolaget, från och med ett år tillbaka i tiden. Rutan för att bara skicka betalningar som ännu inte meddelats Inkassobolaget är också markerad. Hantering vid uppgradering till den nya versionen Vid uppgraderingen till version 2013.Q1 har vi automatisk markerat alla betalningar till och med dagen innan uppgraderingen som att de är meddelade till Inkasso. Eftersom denna märkning inte funnit sedan tidigare har vi fått göra ett antagande. OM det visar sig att detta datum är fel och att det finns betalningar till och med dagen innan uppgraderingen som ännu inte meddelats Inkassobolaget så måste ni göra ett urval på betalningsdatum (dvs. gårdagens datum) och ta bort bocken för Endast ej skickade betalningar för att skapa filen. Nästa gång kan ni använda de urval som föreslås då ni öppnar bilden. 22

23 FASTIGHETSÄGARNA DOKUMENT STORA LOKALHYRESKONTRAKTET (12B.2) Utdrag ur information från Fastighetsägarna; En hel del nya förändringar har införts i 12 B.2 sedan lanseringen förutom språkliga och redaktionella ändringar har vi kompletterat 12 B.2 i några avseenden efter kunders önskemål. De materiella förändringarna som skett är dessa: Avfallshantering I detta avsnitt har vi lagt till en kryssruta som möjliggör för användaren att ha en annan reglering än den föreslagna. Moms Vi har infört en ny kryssruta som möjliggör för användaren att lägga till formulär nr. 95, vår bilaga om införande av obligatorisk moms. Kryssrutan har placerats sist i momsavsnittet och har följande lydelse: Om fastighetsägaren/hyresvärden till följd av införande av obligatorisk skattskyldighet för moms vid uthyrning av lokal blir skattskyldig till moms för uthyrning av denna lokal gäller vad parterna särskilt kommit överens om enligt bifogad klausul. Skötsel, drift och ändringsarbeten Användare har efterfrågat en möjlighet att komma till en särskild överenskommelse avseende allmänna och gemensamma utrymmen. Därför har vi lagt till en ny kryssruta och en möjlighet för användaren att bilägga den överenskommelse som träffats mellan parterna. Återställande vid avflyttning Även under detta avsnitt har vi öppnat upp för möjligheten för användaren att träffa en annan överenskommelse än den som föreslås i avtalet. Detta sker genom att vi lagt till en kryssruta och möjlighet att lägga till en bilaga. Försäkringar Under rubriken försäkringar har vi tydliggjort att det ankommer på hyresgästen att också vidmakthålla den företagsförsäkring man tecknat. Nedsättning av hyra I detta avsnitt har skett en omflyttning av alternativen för när nedsättning av hyra på grund av sedvanligt underhåll ska ske. Tidigare kom kryssrutan innebärande att nedsättning av hyran på grund av sedvanligt underhåll inte skulle utgå först. Nu innebär första kryssrutan att nedsättning på grund av sedvanligt underhåll ska ske i enlighet med hyreslagens regler. Överenskommelse om avflyttning Detta avsnitt har helt tagits bort för att få mer utrymme i avsnittet för särskilda bestämmelser. En undersökning visade att avsnittet sällan användes. Nu får man istället använda en separat blankett, nr 96, Överenskommelse om avflyttning, för detta ändamål. 23

24 Vi har gjort vissa anpassningar i 3L Pro efter detta, men ber er observera att det sker ständiga förändringar i Fastighetsägarna dokument och vi stödjer inte alla. Fördelarna med Fastighetsägarna Dokument är att ni som kunder alltid har tillgång till de senaste blanketterna, men vi som systemleverantör har inte möjlighet att förändra programmet i samma takt. Därför kommer det finnas vissa val och markeringar som ni måste göra manuellt på webbsidan som öppnas när informationen har skickats från 3L Pro till Fastighetsägarna Dokument. Ny blankett, överenskommelse om avflyttning Fastighetsägarna har kompletterat med en ny blankett Överenskommelse om avflyttning. Denna går att välja bland de dokument som går att skriva ut från 3L Pro. Om kontraktet har utflyttsdatum skrivs det på blanketten, annars får man fylla i det manuellt när blanketten har skapats. Tillägg av en momsbilaga till 12C; nr 94 och 95 Fastighetsägarna har infört en ny kryssruta som möjliggör för användaren att lägga till formulär nr. 95, vår bilaga om införande av obligatorisk moms. Kryssrutan har placerats sist i momsavsnittet och har följande lydelse: Om fastighetsägaren/hyresvärden till följd av införande av obligatorisk skattskyldighet för moms vid uthyrning av lokal blir skattskyldig till moms för uthyrning av denna lokal gäller vad parterna särskilt kommit överens om enligt bifogad klausul. Vi har i kompletteringarna till hyreskontrat därför lagt till en ny kryssruta "Använd klausul om mervärdesskatt" i avsnittet Mervärdesskatt. Om rutan är ikryssad skrivs blankett 94 tillsammans med kontraktet samt blankett 95 som bilaga. Två parter kan skriva under garage, bilplats och förråd Vi har nu justerat i Fastighetsägarnas Dokument så att två parter kan skriva under garage, bilplats och förrådsavtalen. Eftersom det bara finns plats för underskrift av en hyresgäst så skriver vi "Hyresgäst 1/Hyresgäst 2", som namnförtydligande om det finns två hyresgäster på kontraktet. MÄRKNING AV AUTOGIROAVIER OCH I VISSA FALL ÄNDRAD HANTERING AV KREDITERINGAR. MÄRKNING AV VILKA AUTOGIROAVIER SOM HAR SKICKATS FÖR DRAGNING From version 2013.Q1 sparas information om vilka avier som har skrivits till en autogirofil och därmed får antas har skickats iväg för dragning. Varje skapande av en fil märks med ett jobb-id, som i ett senare läge kan backas, dvs. om jag kommer på att jag har missat att ta med några avier i 24

25 filen så backar jag först de som skrivits till en fil för att sedan skapa om filen med alla aktuella avier. Vilka avier som har skrivits till filen kan också tas ut i en rapport. Backningsfunktionen finns under Övriga funktioner 25

26 Vid uppgradering till version 2013.Q1 märker vi alla autogiroaver med förfallodatum tom det datum som uppgradering sker + 10 dagar som att de är skickade för dragning. Det betyder att om du uppgraderar den 2 april så kommer alla avier med förfallodatum tom den 12 april att märkas som skickade. Hör av dig till oss om du vill ha hjälp att avmarkera några av de avier som vi märker automatiskt vid uppgraderingen. Vid kreditering av en autogiroavi har det nu skett en förändring med hjälp av ovanstående märkning. 26

27 KREDITERING AV AUTOGIROAVI SOM HAR SKICKATS FÖR DRAGNING Om avin är märkt med att den har skickats för dragning så behålls även kreditavin som en autogiroavi och en upplysning visas Man får därför ingen fråga om att skapa automatiska betalningar. Om förfallodatum är tidigare än dagens datum flyttas förfallodatumet på kreditavin fram enligt inställning på x antal dagar framåt i tiden, d.v.s. samma inställning som används vid avisering. (Se sidan 16 i nyhetsdokumentet för version 2012.Q1för mer info) Det innebär att kreditavin går med i autogirofilen nästa gång den filen skapas. Hyresgästen får då tillbaka de pengar som han/hon betalat för mycket. Vi har valt att låta förfallodatumet flyttas fram på kreditavier gällande autogiroavier som skickats iväg i en fil för att ni ska ha möjlighet att skicka med även kreditavin för utbetalning. Gällande kreditavier i autogirofilen låter BGC meddela att om betalningsdatumet på utbetalningen passerats med mer än 5 bankdagar så avvisas betalningen. Har det passerats med 5 bankdagar eller mindre flyttar de fram betalningen till närmsta bankdag. Det är därför möjligt att ni behöver se över era rutiner för när autogirofiler skickas för dragning med hänsyn till förfallodatum på kreditar som skickas med. Värt att notera är att en avi som är märkt som att den är skickad för dragning inte skickas med i filen igen. Du kan därför göra urval endast tom ett visst förfallodatum om du vill vara säker på att få med alla avier med förfallodatum bakåt i tiden. Tänk dock på att konsekvenserna om en kreditavi skickas för långt efter sitt förfallodatum enligt informationen från BGC. KREDITERING AV AUTOGIROAVI SOM INTE HAR SKICKATS FÖR DRAGNING. Vid kreditering är det inte heller förvalt att ta bort autogiromarkeringen, d.v.s. båda avierna fortsätter vara autogiroavier. Fråga kommer om man ska skapa betalning vid uppdatering, saldot 27

28 blir då 0:- på båda avierna om hela avin krediteras. Inget översänds därmed till autogiro under förutsättning att man skickar saldot (justering av avins belopp med gjorda inbetalningar) Eftersom betalningarna för krediteringarna skapas vid uppdatering är rekommendationen alltså att se till att alla avier är uppdaterade innan autogirofilen skapas! Samma hantering gäller om en autogiroavi som inte har skickats för dragning delkrediteras. Saldot blir då 0:- på kreditavin, men korrekt saldo på ursprungsavin. Endast ursprungsavin kommer skickas med i autogirofilen under förutsättning att man skickar saldot (justering av avins belopp med gjorda inbetalningar) Det finns även kontroll på att ouppdaterade avier som har skickats för dragning inte får raderas. NY KONTROLL VID SPÄRR AV SAMAVIKOD Då samavikod läggs in görs en kontroll på att huvudkontraktets inflytt inte får vara senare än Nästa Avi på kontraktet. Detta för att undvika felaktiga samaviseringar som stoppar aviseringen. Numera görs ytterligare en kontroll. Om inget av underkontrakten flyttar in tidigare än huvudkontraktet går det bra att lägga in samavikod. Exempel. På kontraktet står Nästa Avi = Både huvudkontrakt och alla underkontrakt har inflytt = Då går det bra att lägga in samavikod. Om ett av underkontrakten hade haft inflytt tidigare än hade det inte gått bra. IBAN TILL BGCINVOICE/ADDORO-FILEN Iban skickas nu med till Addoro, vilket gör att denna kan skrivas ut på de avier man producerar där. 28

29 BRF-hantering MÄKLARBILD, ANDEL AV ÅRSAVGIFTERNA På mäklarbilden framgår nu hur stor del av årsavgifterna till bostadsrättsföreningen som åvilar bostadsrättshavaren. Debiteringarna av typen Avgift/Hyra jämförs med summan av de avgiftsunderlag som är registrerade på bostadsrättsföreningen Om du har en egen editerad mäklarbild, t.ex. med egen logotype på så krävs en konsultinsats från oss för att få ut den nya andelen på mäklarbilden. Hör av dig oss för att beställa detta! 29

30 Personaladministration MENYPUNKTEN RETROAKTIVA LÖNER SLÄCKS Det har framkommit att funktionen Retroaktiva löner idag räknar med tabellskatt istället för engångsskatt. För att inte riskera felaktiga hanteringar av den retroaktiva lönen släcker vi därför menypunkten i väntan på utredning hur detta ska åtgärdas. ACKORDSNUMMER 0 VID JUSTERING AV ACKORDSMÄTNING Vid uttag av rapporten Justering av ackordsmätning kan man numera ange ackordsnummer 0 30

31 Uthyrning (Maskinuthyrning) RETUR PÅ LEVERANSADRESS I vissa av våra kunders verksamhet levereras uthyrningsobjekten ofta ut till en arbetsplats vid flera olika tillfällen. Vid varje tillfälle har en ny order registrerats, vilket innebär att på en större arbetsplats kan det vara ett stort antal order som är pågående för debitering. Flera uthyrningsobjekt är dessutom av typen samlingsartiklar, t.ex. detaljer till byggnadsställningar etc., där varje detalj inte har ett eget artikelnummer utan samtliga individer av samma typ har ett gemensamt artikelnummer. Detta innebär att samma artikelnummer kan förekomma på flera order till samma leveransadress (projekt). När retur sedan görs av ett sådant uthyrningsobjekt så vet man inte från vilken order den enskilda individen kommer och dessutom returneras oftast uthyrningsobjekt från flera order samtidigt. Därför behövs ett alternativt sätt att kunna föra in returer, nämligen med hjälp av kundens och leveransadressens identitet. Med anledning av detta kan man nu registrera returer per leveransadress. Man anger kund och leveransadress istället för som idag ett ordernummer. Raderna redovisas i ordning efter hyresobjektsgrupp, oavsett från vilken order respektive rad hämtas. Retursedel kan beställas och skrivas ut för alla de uthyrningsobjekt som har returnerats från en leveransadress vid ett och samma tillfälle, oavsett på vilken order den ingår. Detta sker genom att ett returnummer införs som åsätts returer som returneras via leveransadress. Om du och ditt företag inte har behov av att returnera per leveransadress så fortsätter ni att använda Returer per ordernr och Utskrift returer per ordernr vilket är de funktioner som finns sedan tidigare. De har bara bytt namn i menyn. 31

32 Om du och ditt företag har behov av att använda den nya funktionen att kunna returnera per leveransadress och att skriva ut retursedlar baserade på vilken retur som artiklarna har återlämnats i så använder ni istället Returer per leveransadress och Utskrift returer per returnummer 32

33 I den nya bilden presenteras uthyrda men ej returnerade orderrader genom att man anger kundnummer och leveransadress-identitet. Översikt kan göras för båda begreppen. Rader från order av typen Kontantorder tas inte med. Visningen av raderna kompletteras med två kolumner innehållande Ordernummer och Hyresobjektgrupp samt sorteras efter hyresobjektgrupp, artikelid, ordernummer, radnummer i nämnda ordning. Radvis registreras sedan gjorda returer på samma sätt och med samma funktioner/möjligheter som redan idag finns, men med den skillnaden att varje returnerad rad tilldelas ett Returnummer, som hämtas från en löpnummerserie, och sparas på orderraden. Detta nummer blir då unikt för samtliga orderrader som returneras vid ett och samma tillfälle, oavsett ordernummer, för den angivna kunden och leveransadressen. Utskrift görs för Returnummer fr o m t o m. Layouten för Retursedeln är anpassad så att Ordernummer skrivs på radnivå och ersätts av returnumret i huvudet. Befintlig information om kund och leveransadress hämtas från den första orderradens orderuppgifter. 33

34 Order/Lager REGISTER FÖR VÅR REFERENS Till fältet för vår referens i Projekt, Faktura, Fakturaspecifikation och Order finns numera ett register som man kan hämta information från. För att lägga in information i detta register, ta Översikt (F4) och Ny (F5) Ange 0 om förslaget ska komma i alla företag. Ange om det bara ska föreslås i en viss registreringsbild, t.ex. Faktura. De val som går att göra är Alla, Projekt, Faktura, Fakturaspecifikation och Order/Lager. 34

35 Skriv också den text som ska föreslås. När du kommer till fältet Vår referens på någon av dessa registreringsbilder och börjar skriva in referens så dyker ett förslag upp. Du kan då välja detta förslag. Fyll därefter på eller ändra texten efter behov. Du kan också skriva helt fritt i Vår referens precis som tidigare. Om du har angivit Företag eller Tabell när du registrerar förslaget så dyker det bara upp där när du börjar skriva, men du kan alltid ta översikt (F4) och välja en text som finns där oavsett vilket företag eller vilken registreringsbild som man har sagt att denna ska visas på. 35

36 Q1 - Nyhetsdokument

37 Webbportalen BALTZAR BYTT TILL PALETTE I webbportalen har inloggningen till Palette döpts till just detta RESULTATRÄKNING PER KODDEL Under Ekonomirapporter har Resultatrapport/redovisningskod tillkommit Förvalt är att man vill se en rapport per kod Då visas en sammanställning över vilka koddelar som det finns en rapport för och man ser rapporten genom att klicka på plustecknet 37

38 Om man avmarkerar Rapport per redovisningskod så visas en rapport för det urval av redovisningskoder som man valt. 38