Praktikfall Sågexperten AB

Transkript

1 LINKÖPINGS UNIVERSITET Institutionen för ekonomisk och industriell utveckling Rev Informatik Ulf Melin/Stefan Holgersson Praktikfall Sågexperten AB Kursuppgift, gruppvis framställning - projektarbete Företagspresentation SÅGEXPERTEN AB etablerades i början av 1900-talet som ett ambulerande sågverk. Sedan 1950-talet är företaget beläget i Småland och har idag drygt 35 anställda och producerar cirka m 3 sågade trävaror årligen. Rörelsen omsätter 75 miljoner kronor per år. Cirka 80 procent av sågverkets årliga produktion exporteras till olika delar av Europa, Mellanöstern, Nordafrika och Sydostasien. Försäljningen inom Sverige sker via en egen försäljningsenhet, medan export till största delen sker via agenter (fristående importörer/återförsäljare). Företagets affärsidé är att erbjuda trävaror med rätt kvalitet, anpassade efter kunders behov. Trävarorna skall ha en hög förädlingsgrad och ge såväl SÅGEXPERTEN AB som dess kunder bästa ekonomiska utbyte på kort och lång sikt. Marknaden är främst Europa och kunderna finns inom snickeri- och möbelindustrin samt byggvaruhandel. Asien är dock en växande marknad tillsammans med den baltiska marknaden. Råvarumarknaden för timmer är i hög grad varierande vad gäller tillgång beroende på säsongsvariationer, variationer i avverkning och variationer i importvolymer. SÅGEXPERTEN AB har, som många små- och medelstora företag, en platt organisation där fler aktörer finns i många roller och som utförare av flera arbetsuppgifter. Företaget har anammat ett processsynsätt och beskriver sig själva i processer på följande schematiska sätt (se Figur 1). Ledning av företaget Kunder Administrativt stöd (inkl. råvaru- och produktionsplanering) och ekonomi Råvaru- leveran- Råvaruförsörjning Försäljning Produktion Mellanlagring Vidareförädling Utleverans Kunder Figur 1 SÅGEXPERTEN AB - egen processöversikt Företrädare för SÅGEXPERTEN AB är intresserade av att genom sitt företag kunna erbjuda produkter med en hög förädlingsgrad eftersom de inte kan konkurrera genom hög produktionsvolym gentemot större sågverk. Exempel på hög förädlingsgrad för produkter i branschen kan vara att torka ned trä (exempelvis för möbeltillverkning), kapa material exakt i de längder kunden önskar eller utföra viss hyvling (dessa steg finns i nämnd ordning vidareförädlingsprocessen ovan). Vidareförädlingsprocessen inom företaget är därför central tillsammans med produktionsprocessen. Företagets VD identifierar ett antal möjliga vägar för att vara konkurrenskraftig: 1 (7)

2 Få bättre kontakt med avsättningsmarknaden, genom att till exempel utesluta mellanled till sina slutkunder och därmed nå direktkontakt. Att öka sin produktion och försäljning till befintliga och nya kunder. Ökad specialisering (till exempel att såga ett träslag och vissa dimensioner). Under senaste året har SÅGEXPERTEN AB ökat sin försäljning, produktion och förädlingsgrad till sina kunder i snickeribranschen. En ökad specialisering har också skett genom att sågverket gått samman med ett annat sågverk och numera specialiserar sig på att såga ett träslag; furu. Sågverkets IT-system och användning SÅGEXPERTEN AB:s IT-system består av ett standardiserat och branschanpassat order-, lageroch faktureringssystem (OLF); kallas OLLE. Vidare finns också tidsredovisningssystem, kontorsprogramvarupaket (Microsoft Office), redovisningssystem, en enklare webbplats för företagsbeskrivning och en viss historik samt IT-system för produktion. OLF-systemet är inte integrerat med redovisningssystemet detta är dock tekniskt möjligt, men inte aktiverat, enligt den ekonomiansvarige som är ensam användare av det sistnämnda systemet. Produktionsrelaterade IT-system Produktionsrelaterade IT-system är start kopplade till produktionsutrustningen som sådan och inte integrerade med administrativa dylika, vilket bland annat medför att konvertering av produktionsdata görs manuellt med hjälp av kalkylprogram över processgränser. Svårigheten att sätta samman för SÅGEXPERTEN AB relevant information drabbar möjligheten till högre grad av systematik i uppföljning av bland annat produktion negativt. Den låga graden av integration mellan systemen omtalas i citatet nedan: [ ] här har vi massor av system från olika leverantörer, så ur ena datorn så får du en den information och en del ur nästa, och nästa (VD, SÅGEXPERTEN AB) De produktionsprocessnära systemen anses tungrodda och innehåller samt presenterar en mängd information som är svår att sammanställa. Detta upplevs som ett problem. För att erhålla mer överskådlig och hanterbar information görs urval av information från produktionsnära system och registreras manuellt i Microsoft Excel. OLF-system OLF-systemet, OLLE, hanterar endast färdigvarulager (se mellanlagringsprocess) och ej timmerlager. Timmerlager har tidigare registrerats och lagrats med stöd av kalkylprogram, men under tidsperioder av god råvarutillgång görs inte detta: Ja, råmaterialet har jag ju inte [ ] vi körde en period faktiskt, det var [sågförmannen] i det fallet med, som lade in det på Excel, men vi borde nog gå tillbaka till det. Varför vi slutade med var egentligen bara för att vi hade så himla gott om råvaror. Det fanns råvaror så det var egentligen bara att tuta och köra. (Råvaruansvarig, SÅGEXPERTEN AB) Lagret värderas dock månadsvis med stöd av kalkylprogram, oavsett tillgång på råvaror. OLF-systemet OLLE upplevs som ett bra stöd av produktionschefen och den intervjuade en administratören. Den senares kommentar visas nedan: [ ] jag tycker att det är ett väldigt bra program för man har ju allting om försäljning, fakturering, leveranser och lagret allt sammankopplat. (Administratör, SÅGEXPERTEN AB) I OLF-systemet registreras till exempel varor som är sålda och som finns i färdigvarulager denna registrering är en prioriterad uppgift i administrationen, eftersom det är viktigt att känna till vilka varor som finns i mellanlager vid framtida försäljning. Vid leverans är respektive virkespaket märkt med ett identifikationsnummer för att kunna avräkna mot och uppda- 2 (7)

3 tera lager. Denna uppdatering görs manuellt utifrån en diskett med data om leverans som dagligen hämtas av produktionschefen från den personal som arbetar med hyvling/utlastning. Uppgifterna justeras utifrån detta avseende underlag för fakturering i OLF-systemet. Information från försäljningskontrakt och utlastning är därmed underlag för fakturering. Parallellt med dessa aktiviteter hämtar administratören så kallade paketlappar (innehållande uppgifter om bland annat produktens egenskaper, transportsätt och aktuell kund) för att manuellt kontrollera att utlevererad volym överensstämmer med information i OLF-systemet i den administrativa processen. Personal från SÅGEXPERTEN AB har möjlighet att påverka systemets utformning och deltar bland annat på användarträffar som arrangeras av tillverkaren. Användning av kontorsapplikationer Sågförmannen gör uppföljning av bland annat produktionsvolym, sågutbyte och förekommande stillestånd i produktionsprocessen. Resultat av denna uppföljning används för att besvara olika typer av frågor från andra personer i organisationen. Resultatet exponeras också i gemensamma lokaler för sågverkets personal. Denna uppföljning görs med hjälp av kontorsapplikationer och ingående kalkylprogram (en äldre version av Microsoft Excel). Sågförmannen, som också är flitig IT-användare på fritiden, initierade denna uppföljning på grund av egenupplevd informationsbrist: [ ] innan jag hade det här så kom folk och frågade efter siffror och så och det var omöjligt att svara på. Man fick ju höfta till lite (Sågförman, SÅGEXPERTEN AB) Underlag för uppföljningen ovan inhämtas under arbetstid och sammanställs sedan hemma på fritiden med hjälp av kalkylprogrammet. Hanteringen av anskaffning av råvara inom råvaruförsörjningsprocessen (rotposter och leveransuppdrag) är vad gäller anbud (till exempel priskalkyler och överenskommelser) icke datoriserade. Tidigare har ett kalkylprogram använts enligt nedan: [ ] så är det ju manuellt allting, ja utom lager och sådant det skriver jag ju i datorn. När jag gör kalkylen när jag räknar ut den gör jag manuellt. Jag hade Excel innan, men jag tjänade ingen tid på det. (Råvaruansvarig, SÅGEXPERTEN AB) Stöd för planering av produktion Vid produktionsplanering saknas dedicerat IT-stöd för detta (nuvarande OLF-system kan dock efter en investering kompletteras med viss funktionalitet för produktionsplanering, vilken programleverantören tillhandahåller). Viss information från andra system, till exempel OLF-system med avseende på lagerstatus, samt inmätt timmer används dock. Avsaknaden av IT-system för planering inom produktionsprocessen märks enligt produktionschefen på flera sätt. Ett sådant sätt är: Något som jag tycker är lite svårt är alla de här lapparna och sitta och bläddra [ ] Det är just det där med lappar [ ] det är lätt att missa. (Produktionschef, SÅGEXPERTEN AB) Koordination och kommunikation kring produktionsrelaterade aktiviteter Nedan följer ett antal exempel på koordination och kommunikation kring produktionsrelaterade aktiviteter. Planering av produktionsprocess Koordination av en produktionsprocess i sågverk är en komplex aktivitet. Råvaran är ett naturmaterial med varierande och delvis på förhand dolda egenskaper. Av de stockar som används som råmaterial är det dessutom inte alla delar som kan användas till produkter som 3 (7)

4 kunder i första hand önskar. Produktionsflödet är därmed divergerande. Detta innebär bland annat att en mängd lägre värderade produkter kommer av sidobrädor och kan delvis ses som biprodukter (blir inte sällan spån, flis, massaved etc. med ett lågt marknadsvärde som sågverket ofta måste finna avsättning för). Eftersom råvarukostnader är en mycket stor del av sågverks produktionskostnader måste sågning ske med tanke på stordriftsfördelar, med hänsyn till olika produkter som blir resultat av aktiviteten, timmer i lager och med hänsyn till aktuella order från kunder. SÅGEXPERTEN ABs VD är en viktig aktör och koordinator i kontakten mellan avsättningsmarknaden och den interna produktionen på sågverket. Kundorder gällande sågade trävaror omsätts till produktionsbehov genom en så kallad såglista (en länk mellan försäljnings- och produktionsprocessen). Produktionschefen vid SÅGEXPERTEN AB arbetar utifrån kontrakt på sålda varor och såglista för att urskilja dimensioner som är möjliga att såga vid samma tillfälle för att erhålla stordriftsfördelar och ett maximalt utbyte av de stockar som utgör råvara. Kunskap om råvarustatus och sågade varor i lager används också för att kunna planera sågning. För att klara utlovade leveranstider till virkeskunder är det också viktigt med kunskap om den tid som krävs för att torka sågat virke till önskad fuktkvot som del i vidareförädlingsprocessen. Ibland förekommer det också att det finns osålda varor i torkanläggning som kan användas till kundorder kunskap om detta är också en viktig förutsättning vid planering av produktion. Förutsättningar för produktionsplanering kommer därmed från ett flertal olika källor, har olika utseende och olika media. Produktionschefen beskriver detta som en blandning av intryck baserat på tidigare erfarenhet, okulära besiktningar av fysiska lager, användning av IT-system, olika dokument och muntliga samtal med kolleger. Erfarenhet och en typ av okulär besiktning (att själv se) framkommer i citatet nedan: Man vet ju på ett hum vad som finns och vad som är sågat och vad som är där ute [råvaruläge på timmerplan samt pågående sågning och torkning] och så vidare, sen får man ju ta cykeln 1 och sticka ut. (Produktionschef, SÅGEXPERTEN AB) I de fall det råder oklarheter kring om produktionsprocessen klarar utleverans enligt kunders önskemål vad gäller exempelvis tid och produktegenskaper har produktionschefen och VD samtal kring detta. Resultatet av produktionsplaneringen är en produktionsorder (en såglista) som bland annat kommer sågförmannen, torkansvarig och annan personal tillhanda. VD och produktionschefen för sågverket kommunicerar också med sågförmannen (ofta via telefax, internt mellan kontors- och sågverksbyggnad) för att styra produktionsbehov och - mål: [VD eller produktionschefen ] skickar mig såglistan då och den brukar vi skicka med faxen och sedan kör jag fram det i produktionen och vi håller ju hela tiden kommunikation oss emellan om det är något som jag undrar över och om det är någonting de undrar över så försöker vi lösa det på bästa vis (Sågförman, SÅGEXPERTEN AB) Samtalen kring produktionsplanering mellan VD, produktionschef och sågförman innehåller olika referenspunkter. En sådan viktigt referenspunkt är älgjakten. För just den aktuella veckan under hösten byts veckonummer och datum ut mot älgjakten. 1 Alldeles intill vänster om entrédörren till sågverkets kontorsbyggnad återfinns en blå cykel av äldre modell. Cykeln används av produktionschefen för att snabbt förflytta sig till timmerplan, torkar, mellan- eller färdigvarulager eller sågen som finns på cirka 100 meters avstånd från kontorsbyggnaden och skaffa sig information om aktuellt läge. 4 (7)

5 Den exakta sågordningen (detaljplanering som dels i produktionsplanering) görs av sågförmannen detsamma gäller ordningen för produkter för torkning. Steget med torskning är en trång sektor (en flaskhals ) i produktionen. Ja, när jag får en sådan här såglista och när jag ser att jag börjar hamna i slutet på den så säger jag till [VD] att nu får han titta på en ny då och lite får man ju samordna det här med den grövre stocken som vi kör och lite klena för att det ska parera, dels ute vid råsortering och även torken då. Så det är ju lite sådant som styr. [ ] det är en fördröjning där på 14 dagar eller någonting i torkarna (Sågförman, SÅGEXPERTEN AB) Önskemålet från sågförmannen är här att VD har viss framförhållning med sina förutsättningar för produktion, vilket också upplevs naturligt eftersom VD har kontakt med marknaden. Vid sågning sker sedan en återkommande avvägning mellan produktionsekonomi och efterfrågade produkter: [ ] jag kan inte ligga och köra [ ] efter utbyte till 100 procent så va, utan jag måste rätta mig till vad han [VD] vill ha fram och sedan får man försöka göra så bra utbyte som möjligt av det. (Sågförman, SÅGEXPERTEN AB) I de fall förutsättningar eller uppkomna hinder (till exempel brist på viss råvara med vissa dimensioner för att klara leverans av sågade trävaror till kund) uppstår som gör det svårt att kombinera efterfrågan av produkter och produktionsekonomi sker kontakter mellan sågförman och VD. De ekonomiska konsekvenserna av besluten faller då utanför ramarna vad sågförmannen uppfattar som normalt: [ ] det kan ju vara brist på en viss dimension och [ ] då får man kanske ta fram den dimensionen i en större stock. [ ] Allting som jag tycker är oekonomiskt det har jag hela tiden kontakt med [VD] så han ger tillåtelse till. Jag frågar alltid om det är något som faller utanför. (Sågförman, SÅGEXPERTEN AB) I sågförmannens agerande finns också tidiga exempel på att en specifiks kunds önskemål om råvarans beskaffenhet påverkar innehållet i den kommunikation som förmannen har med andra aktörer i sin närhet. Kunden specifika önskemål kan uttryckas genom såglistan eller via VD som också agerar som en säljare. Timmertruckförarens aktivitet styrs exempelvis genom informell kommunikation (kommunikationsradio, telefon och direkt personkontakt) beroende på typ av kund och förmannens kännedom om lämplig råvarukvalitet för att nå slutprodukt. Andra önskemål från kunder som påverkar vad som sker internt i sågverket som inte är direkt relaterade till kärnprodukterna är det sätt som olika virkespaket märks. I det fall kunder önskar särskilda märkningar av paket sker ett muntligt påpekande av detta undantag från sågförmannen till personer längre fram i produktionskedjan (torkning och sortering). Denna muntliga kommunikation kring undantag är således viktig för att kundens önskemål skall uppfyllas. I det fall oklarheter, exempelvis gällande olika mått och profiler, kring produktionsorder uppkommer för personal på hyvleriet tar de kontakt med produktionschefen eller VD direkt. Oklarheter kan till exempel gälla kontrakt som ibland beskrivs som luddigt skrivna med avseende på nämnda exempel. Produktionsfrågor diskuteras och koordineras också veckovis vid möten. Vid produktionsmöten medverkar bland annat sågförmän och produktionschef. Dessa möten innehåller exempelvis diskussioner om sågutbyte (uppföljning) och möjliga förklaringar till olika produktionsnivåer (plan kontra utfall). 5 (7)

6 Råvaruförsörjningsprocessen Råvaruförsörjningen till SÅGEXPERTEN AB präglas av ovisshet och säsongsvariationer. Större leverantörer är dåliga på att hålla datum för inleverans och tenderar att leverera senare på säsongen. Problem med att få ett jämnt flöde av timmer till sin produktionsprocess är påtagligt, enligt den råvaruansvarige. Förutom ordinära säsongsvariationer finns också vädret (till exempel storm; inte minst vid stormen Gudruns härjningar) som bidrar till ovisshet och påtagliga svårigheter vid koordination. Import av råvara från de baltiska staterna och Ryssland är ett sätt att minska variationer i inflöde över året. I de fall SÅGEXPERTEN AB saknar möjlighet att få fram råvara eller sågad vara med vissa egenskaper finns också ett etablerat samarbete med ett annat sågverk i regionen. VD tar i dessa fall direkt kontakt med en säljare vid detta sågverk för att tillgodose sin virkeskunds önskemål. De sågade trävarorna levereras i sådana fall till det studerade SÅGEXPERTEN AB för att sedan lastas tillsammans med egenproducerade varor. Märkningen av det regionala sågverkets virke är emellertid helt öppen, vilket gör att kunder tydligt kan se att virket är sågat vid ett annat verk. Kommunikation och koordination kring administrativa aktiviteter Aktiviteter inom den administrativa processen finns utlagda på flera personer, däribland VD, administratör, produktionschef, sågförman och ekonom/kamrer. Dessas aktiviteter är inte sällan integrerade med varandra och innehåller ett flertal överlämningar. De administrativa aktiviteterna och processen som helhet gör ett fragmentariskt intryck och dess utformning är ofta resultat av arbete framväxt över tiden. Följande avsnitt kring administration behandlar också utleverans av produkter som del i utleveransprocessen och ekonomihantering. Viss administration (till exempel av utleverans och paketlappar) är också behandlat ovan. En administratör på företaget beskriver sin arbetssituation som varierad och anser sig ha relativt stor möjlighet att påverka när i tiden hon vill utföra vissa arbetsuppgifter. Arbetsuppgifterna i sig är däremot förhållandevis givna inom de processer hon arbetar. En tät dialog förekommer mellan VD, råvaruansvarig, produktionsansvarig och administratörer, vilka också är placerade nära varandra. VD har också en hög grad av inblandning i många uppgifter också av operativ karaktär i den platta organisationen. Denna inblandning uppfattas både positivt och negativt av VD själv. Följande citat visar VD:s uppfattning om sin inblandning och dess betydelse i sågverkets vardagliga verksamhet: Men det märks ju helt klart om man varit borta en vecka jag har varit uppe i fjällen det är kaos! (VD, SÅGEXPERTEN AB) Företagets storlek och det faktum att ledning, ekonomi och administration är väl geografiskt samlade kommenteras också positivt av den intervjuade administratören. Den kommunikation som förekommer mellan personer inom företaget är av informell karaktär och innehåller ofta inslag av gemensam problemlösning för att uppfylla kundkrav om särskilda dimensioner, andra egenskaper hos produkter eller viss leveranstid. Utleverans av produkter Vad gäller leveranser av sågade varor sker beställning av transport av både administratör och produktionsansvarig på sågverket. Mellan dem finns en uppdelning beroende på vilken geografisk marknad kunden finns på. Uppdelningen är mer ett resultat av tillfälligheter (till exempel vem som svarat i telefon eller på e-post) och det har enligt utsago av administratören fallit sig så. Produktionschefen beskriver uppdelningen på samma sätt. 6 (7)

7 Ekonomihantering Den ekonomiansvarige påpekar att han gärna skulle önska mer information om vilka skogsinköp som gjorts och kommer att göras, snabbare. Vidare önskar han mer kunskap om offerter och anbud som cirkulerar inom företaget för att kunna parera likviditetssituationen vid företaget. Bristen på sammanhållen information präglar i stor ekonomihanteringen. Här förekommer en stor användning av Microsoft Excel, med flera dubbelinmatningar information. Listor skrivs ut och matas in manuellt i ett annat system. 7 (7)