Demohandledning från Scandinavian PC Systems

Transkript

1 från Scandinavian PC Systems är ett löneprogram med många funktioner. Du kan använda programmet för tjänstemän, kollektivanställda samt timanställda i alla typer av företag och organisationer. Du kommer snabbt igång med din löneregistrering då det finns cirka 200 lönearter och 23 olika semesteravtal färdiga i programmet. Du behöver endast lägga upp dina anställda och skapa ett standardlönebesked för varje anställd, vilket innebär att du lägger in de ersättningar och avdrag som är ständigt återkommande i lönehanteringen. När det är dags att göra en lönekörning behöver du endast ange vad som avviker från en normal löneperiod som t ex sjukdom, semester. Bokföringsunderlaget skriver du ut på papper eller för över via en SIE-fil till ditt bokföringsprogram t ex SPCS Avendo eller SPCS Administration. Vid löneutbetalningar skickar du enkelt i väg dina betalningar på fil via modem till Bankgirot, Nordea eller Föreningssparbanken. Demoprogrammet har följande begränsningar: Du kan kan göra max tre nya lönekörningar och lägga upp max tre nya anställda. Systemkrav: Pentium II-processor eller bättre. Windows 98, ME, NT 4.0, 2000 eller XP. Minst 64 MB internminne. Hårddisk med minst 120 MB ledigt utrymme behövs för installationen. Ytterligare utrymme behövs när programmet används. Bildskärmsupplösning på minst 800*600 och 256 färger krävs men 1024*768 samt fler färger rekommenderas. Starta programmet Du startar programmet med hjälp av ikonen SPCS Lön Demo. Markera Demobolaget AB för i bilden Val av företag. Klicka på knappen OK. Tangenter F1-tangenten Esc-tangenten -tangenten Tab-tangenten Shift-Tab Alt- aktiverar hjälp-funktionen. Om det finns något hjälpavsnitt som beskriver just det aktiva fönstret eller den aktiva dialogrutan visas det hjälpavsnittet direkt. är den allmänna avbryt-tangenten som avbryter pågående inmatning, avbryter ett val etc. Tänk bara på att det du har skrivit in i ett fält i normalt sparas direkt. Det du har skrivit in i ett fält finns kvar även om du stänger dialogrutan eller fönstret med Esc. är den allmänna verkställ-tangenten som verkställer ett val eller flyttar till nästa rad eller ruta. använder du för att hoppa framåt mellan de olika rutorna i en bild. använder du för att hoppa bakåt mellan de olika rutorna i en bild. använder du för att öppna listor för fält som har listknapp. I den översta knappraden har du en knapp för snabbtangenter. Där får du en beskrivning om vilka tangenter du kan använda för olika kommandon.

2 Övningar i Demobolaget AB På de följande sidorna hittar du några övningar som du kan gå igenom för att få en uppfattning om vad kan. Anställningsregister Vi börjar med att titta på anställningsregistret för att sedan gå in på en av de anställda i Demobolaget AB och göra en del förändringar. Se först till att du har Demobolaget AB aktivt. Gör sedan så här för att komma till anställningsregistret: Välj Register Anställda eller klicka på knappen Anställningsregister. Markera 105 Tryggve Karlsson och klicka på knappen Kort/lista eller tryck på Ctrl-L. Nu ser du personuppgifterna för Tryggve. Här ser du även information om hur lönen ska betalas ut samt eventuell fackförbundstillhörighet och förmånsbil. Välj fliken Anställning. Eftersom Tryggve har gått ner till halvtid ska du ändra fältet Veckoarbetstid (verklig) timmar till 20 timmar. Veckoarbetstiden (heltid) dagar ska vara 5 dagar. I gruppramen Arbetstidsinställningar ändrar du Arbetstid,% till 50. Veckoarbetstid, dagar kvarstår på 5 dagar. Här gör du endast en förändring om den deltidsanställde jobbar intermittent deltid (d v s inte arbetar alla dagar i veckan). Välj fliken Fler uppgifter. Tryggve ska ha en jämkning nedåt med 500 kronor. Ändra skattekoden från Tabellskatt till Tabellskatt med jämkning nedåt. I fältet Jämkning, belopp anger du 500. Välj fliken Standardlön. Här ändrar du månadslönen för Tryggve till 8350 kr, 50% av hans tidigare lön. Eftersom Tryggve får en ny månadslön och har semesteravtal 11, Teknikavtalet Metall, månadsavlönade (se fliken Semester), ska semesterdaglönen räknas om. En kontroll görs även mot minidaglönen. Välj fliken Semester. Tryggve har semesteravtal 11, Teknikavtalet Metall, månadsavlönade, d v s semesteråret för dagar löper och för pengar löper enligt kalenderår. Tryggve har för semesterår 2004 en semesterrätt på 25 dagar. Han har inte plockat ut några semesterdagar under semesteråret

3 Det kan se ut så här: Välj fliken Lönearter. I listan över lönearter ska du markera löneart 200, Månadslön koll. Här ser du vilken/ vilka lönekörningar som respektive löneart har ingått i. Välj fliken Ackumulatorer. Här ser du ackumulatorernas värde för gjorda lönebesked. Välj fliken Spårning. Här ser du vilka lönekörningar Tryggve har registrerats på. Genom att dubbelklicka eller trycka på -tangenten på en markerad spårningsrad kommer du direkt in i lönebeskedet. Nu är förändringarna i anställningsregistret klara för Tryggve. Löneartsregister Nu ska vi titta på löneartsregistret. Gör så här för att komma dit: Välj Register Lönearter eller klicka på knappen Lönearter. Nu visas registerlistan med lönearter. Löneartstabellen är indelad i olika grupper: Löneartsnummer behandlar tjänstemän behandlar kollektivanställda (arbetare) med månadslön behandlar timanställda behandlar komptid, flextid, arbetstidsförkortning och arbetstidskonto behandlar semester behandlar bonus, arvode och provision behandlar förmåner av olika slag samt resor och traktamenten behandlar olika slag av frånvaro behandlar olika slag av löneavdrag. Markera löneart

4 I rutan Sök kan du ange 240 för att markera löneart 240 Karensdag, månadslön, koll i registerlistan. Tryck på -tangenten eller Ctrl-L, för att komma in i kortläget för lönearten. Då visas följande: Här gör du inställningar för t ex vilket konto som lönearten ska ha, om lönearten ska vara underlag för arbetsgivaravgifter, om det är en övertidslöneart, fackgrundande eller semestergrundande. Uppgifterna på flik Löneart styr bl a hur skatten ska beräknas och hur löneartens à-pris räknas fram. Välj fliken Beskrivning, för att få en beskrivning över hur lönearten fungerar. Dessutom får du en del lönetekniska tips. På fliken Spårning kan du se vilken lönekörning och på vilken anställd som lönearten har använts. Genom att dubbelklicka eller trycka på -tangenten på en markerad spårningsrad, kommer du direkt in i det aktuella lönebeskedet. Skapa en lönekörning Nu ska vi göra en ny lönekörning. Gör så här: Välj Arbeta med Löneregistrering eller klicka på knappen Löneregistrering. Nu visas registerlistan med lönekörningar. Klicka på knappen Ny eller tryck på Ctrl-N. Du får upp dialogen för Ny lönekörning. Kontrollera att du har valet Månadslön i fältet Utbetalningstyp. Ange utbetalningsdatum

5 Kontrollera att du har typen Normal. Typen Extra används när du ska göra en extra löneutbetalning under perioden. I fälten Fr o m och T o m ska du ange perioden som lönen ska skapas för. I fältet Fr o m skriver du Tryck på -tangenten I fältet T o m anger du Tryck på -tangenten. Periodens arbetstid anger du till 160 timmar. Denna uppgift används för att semester- och statistikhanteringen ska bli korrekt. Tryck på -tangenten. Knappen Skapa blir aktiv. Tryck på -tangenten för att välja Skapa eller klicka på knappen Skapa. Nu skapas lönekörning nr 2 med lönebesked för dina anställda. Lönebeskeden skapas utifrån de standardlönebesked som ligger i anställningsregistret på fliken Standardlön. En registerlista över lönekörning nr 2 visas. Här ser du alla anställda som det har skapats lönebesked för. Den ser ut så här: Välj fliken Lönebesked för att registrera dina avvikelser för perioden. Du ska i denna övning registrera avvikelser för anställningsnummer 105 Tryggve Karlsson. Tryggve har varit sjuk en dag i januari. Markera Tryggve i listan över anställda och tryck på -tangenten för att placera insättningspunkten i fältet för löneartsnummer. 5

6 Du ska nu registrera en karensdag för Tryggve. I anställningsregistret är Tryggve upplagd som kollektivanställd och du ska då använda lönearterna i 200-gruppen. Skriv in siffran 2 i fältet Löneart. Nu visas en lista med alla lönearter som börjar på 2. Skriv därefter in siffran 4. Markera löneart 240 Karensdag månadslön koll i listan eller skriv tills rätt löneart är överst i listan. Tryck på -tangenten. Lönearten klistras in i lönebeskedet. Nu ska du ange vilket datum som karensdagen avser. Skriv datumet i fältet. Tryck på -tangenten Skriv i nästa fält. Tryck på -tangenten. En frånvarodialog visas. Programmet räknar ut frånvaron, -4 timmar. Hade Tryggve varit heltidsanställd hade frånvaron varit -8 timmar. À-priset räknar programmet fram genom löneartens formel. Klicka på knappen OK för att stänga frånvarodialogen. Det ser ut så här: Tryck på -tangenten så att du står i fältet Löneart igen. Nu ska vi inte göra några fler avvikelser för perioden, det är endast Tryggve som hade någon avvikelse denna period. Efter detta ska du skriva ut olika rapporter för Tryggve. 6

7 Skriva ut lönebesked, utbetalningar, bokföringsunderlag och skattedeklaration Välj Utskrift Lönebearbetning. Nu visas en dialog med fem flikar som ger en naturlig arbetsgång för att avsluta en löneperiod. Det kan se ut så här: Kontrollista Du står nu på fliken Kontrollista. Där ser du att lönekörning 2 är markerad. Kontrollistan används för en sista avstämning att alla ersättningar respektive avvikelser har tagits med för perioden. Du kan välja att skriva ut Kontrollistan i anställningsnummer- eller efternamnsordning. Programmet kräver inte att du skriver ut rapporten. Klicka på Skrivare eller Bildskärm för att se hur kontrollistan ser ut. Lönebesked Välj fliken Lönebesked. Här ser du också att lönekörning nummer 2 är markerad. Välj om du vill skriva ut lönebeskeden i anställningsnummer- eller efternamnsordning. Klicka på Skrivare för att skriva ut lönebeskeden. Du måste skriva ut och godkänna dem för att kunna gå vidare i programmet. Här skriver du ut dina lönebesked som de anställda får. Godkänn utskriften genom att svara Ja. Lönebeskeden blir nu markerade som utskrivna. Utbetalningar Välj fliken Utbetalningar. Här ser du att tre av dina anställda är markerade med betalsättet Bank i anställningregistret och en anställd är markerad med betalsätt Postgiro. Klicka först på knappen Skriv Postgirolista. Klicka på knappen Skrivare. Klicka på OK. 7

8 När postgirolistan är utskriven visas en dialog där du klickar på Fortsätt för att godkänna utskriften. Nu ska du skriva ut banklista. Klicka på knappen Skriv banklista. Klicka på knappen Skrivare. Klicka på OK. När banklistan är utskriven visas en dialog där du klickar på Fortsätt för att godkänna utskriften. I den skarpa versionen av programmet kan du skicka dina betalningar på fil via modem till Bankgirot, Nordea och Föreningssparbanken. Bokföringsunderlag Klicka på fliken Bokföringsunderlag för att skriva ut bokföringsunderlag. Klicka på Skrivare. Klicka på OK för att skriva ut på vald skrivare. Nu kommer en dialog där du har möjlighet att skapa en SIE-fil för att föra över ditt bokföringsunderlag direkt till t ex SPCS Avendo eller SPCS Administration. Vi ska inte föra över bokföringsunderlaget utan enbart skriva ut det på papper. Klicka på Utför. Skattedeklaration Du ska nu skriva ut skattedeklarationen. Ange skattedeklarationsmånad Klicka på Skrivare. Klicka på OK. När skattedeklarationen är utskriven visas en dialog där du godkänner utskriften. Du har nu fått en kort överblick över hur enkelt en lönebearbetning kan vara när du använder. Du kan skriva ut ett stort antal rapporter som t ex Arbetad tid och övertid, Facklista, Kontrolluppgifter, Löneartshistorik, Anställningshistorik, Semesterskuldlista och Adresslista. SPCS Klient SPCS Klient är den centrala delen i vår produktserie där SPCS Administration, SPCS Avendo, SPCS Bokslut, SPCS Analys, SPCS Lön, SPCS Revision, SPCS Anläggningsregister, SPCS Koncern och SPCS Skatt Proffs ingår. SPCS Klient lämpar sig speciellt bra för bokförings- och revisionsbyråer. Du startar alltid ditt arbete i SPCS Klient, där du väljer vilken klient du vill arbeta med och vilken arbetsuppgift du ska utföra. När du gjort dessa val kommer rätt program att öppnas för den valda klienten. Installera demoversionen av SPCS Klient och starta programmet. Under Arkiv Programinställningar anges sökvägen till de program som du vill arbeta med från SPCS Klient. 8