Elektronisk handel - Mål och syfte - - Vad innebär e-handel? - Hur ser införandet ut idag?

Transkript

1 Elektronisk handel - Mål och syfte - - Vad innebär e-handel? - Hur ser införandet ut idag? Kerstin Wiss Holmdahl, SKL

2 Vad innebär elektronisk handel? Mål och syfte? Ett sätt att - styra inköpsprocessen mot ökad ramavtalstrohet och kvalitetssäkra den samt - effektivisera verksamheten, allt för att möjliggöra ökade resurser till kärnverksamheten. 2

3 Mål och syfte med e-handel : - Ökad trohet mot ramavtal, därmed bättre priser - Ökad prismedvetenhet - Lägre fakturahanteringskostnader - Ökad ekonomistyrning - Ökad kvalitet genom uppföljning - Ger underlag (volym mm) inför nya upphandlingar - Nytta för även leverantörerna! - Miljövänligt - Och sist men inte minst: att underlätta för olika yrkeskategorier i det dagliga arbetet 3

4 Elektronisk handel/ elektronisk inköpsprocess Upphandlings processen Avropsprocessen Fakturaprocesse n Upphandlingar görs med bra priser och villkor-men hur kan man använda avtalen effektivt i verksamheten? -hur når vi ut bra med avtalen? -hur styr vi antalet beställare? -hur skapar vi effektiv hantering? -hur följer vi upp avtalen/ inköpen? -hur tar vi tillvara statistik mm?

5 Olika arbetssätt vid e-handel;sfti standard stödjer den Precis som vid traditionellt inköpsarbete finns olika sätt vid e-handel. Standard finns utvecklad för olika arbetssätt, för att täcka in flertalet SFTI (Single Face To Industry) är rekommenderad standard för e-handel I offentlig sektor Bakom SFTI står Ekonomistyrningsverket (ESV), Kammarkollegiet och Sveriges Kommuner och Landsting (SKL). SFTI baseras på internationell standard, men som anpassats utifrån nationell lagstiftning, användarbehov mm Största delen av SFTI baseras på GS1:s ESAP:s (GS1 organsiation med streck-koder mm) 5

6 En helhet av e-handel E-handel Integrerad med EDI E-faktura med enklare order/rekvi sition E- fakturering Skanning Enhetligt gränssnitt mot användaren 6

7 En helhet av e-handel; standarderna Befintlig SFTI, Sc 6 och 9 Svekatalog, Sveorder och Svefaktura Svefaktura, SFTI fulltextfakt ura 7

8 En av SFTI:s uppgifter att rekommendera standard

9 Affärsprocesser mm som rekommenderas av SFTI idag - Avrop mot ramavtal (SFTI/ESAP affärsprocess 6 ) - Avrop mot ramavtal - Webbhandel med orderöverenskommelse - Webbhandel med varukorg (s.k. punch-out) - SFTI Bas l - Periodisk och orderlös fakturering ( SFTI/ESAP affärsprocess 9) - Periodisk fakturering - Orderlös fakturering - Fristående e-fakturering - SFTI Fulltextfaktura - Svefaktura - Enkel e-handel - Svekatalog - Sveorder + Svefaktura - Partsinformation - Tekniska specifikationer: - SFTI Transportprofil Bas - SFTI Externt objekt - SFTI Tekniskt kuvert - EDI-kvittenser mm - Handledningar - Svefaktura - Samordnad varudistribution - Produktklassificeringar - Rättsfrågor vid e-fakturering - E-handel: redovisning & juridik - Val av affärsprocess

10 Skillnader mellan SFTI:s olika affärsprocesser Sc. 6 Avrop mot ramavtal Sc. 9 Periodisk Faktura Sve Katalog Sveorder till Faktura Sveorder till Faktura Svefakturan Sve order EDIFACT/ EANCOM XML/ UBL1 och UBL2 10

11 Avrop mot ramavtal med produktkatalog, SFTI/ESAP Affärsprocess 6.1 och 6.3 Köpare attest Prislista (6.1.1 och 6.1.2) Avrop (6.1.3) Leverantör Avropserkännande (6.1.4) Avropsbekräftelse (6.1.5) Leveransavisering (6.3.1) attest Faktura (6.1.6) Klar för betalning PG/BG Betalning 11

12 Motiv för olika affärsprocesser; Avrop mot ramavtal med produktkatalog; SFTI/ESAP Affärsprocess 6 (Integrerad e-handel med EDI) - Beställningar baserat på översänd produktkatalog - En av leverantören översänd pris-och sortimentslista(katalog) kontrolleras av er enl ingånget ramavtal och görs tillgänglig för beställningar. Beställningar görs, bekräftelser utväxlas och faktura mottas som kan matchas mot beställningen. - En integrerad affärsprocess som innebär effektiv hantering hos både köpare och leverantörer - Lämpligt vid frekventa köp (livsmedel, kontorsvaror, läkemedel mm) - Kräver dock systemstöd hos leverantören och denna, sk EDI Electronic Data Interchange) har inte alla - Därför extra viktigt att kontrollera om leverantörer i den aktuella branschen kan EDI, även om tredjepartslösningar finns som kan användas (Expertsystem och BeGeC,ex vis)

13 Motiv för olika affärsprocesser; SFTI Bas - Om man vill ha integrerad e-handel enligt SFTI /ESAP 6 men inte har behov av all information finns idag en enklare variant; SFTI Bas - SFTI Bas kan även byggas på med några fler termer, se

14 Avrop via hämtköp, telefon och webbshop, SFTI/ESAP Affärsprocess Köpare Sign in Prislista webbutik Leverantör attest Orderöverenskommelse attest Leveransavisering Leverans attest Faktura Klar för betalning PG/BG Betalning 14

15 Motiv för olika affärsprocesser; beställningar på leverantörs webb-plats, hämtköp eller telefonköp, SFTI/ESAP Affärsprocess Kallas även Orderöverenskommelsen - Innebär att beställningar görs på webb-plats, i leverantörens butik (hämtköp) eller via telefon - Avropsinformationen sänds sedan till det egna e-handelsystemet - Skäl för detta kan vara stort sortiment där ej rimligt att produktkatalog översänds eller att man behöver se varorna i butiken - Skapar ändå ordning och reda eftersom beställningarna finns i e- handelssystemet och när faktura kommer kan denna kopplas till beställningen - Kontroll av att rätt priser ges via ex vis stickprov

16 Avrop via webbshop, Varukorg ( punch-out ), SFTI/ESAP Affärsprocess Köpare attest Varukorg Avrop Prislista webbutik Leverantör Avropserkännande/ Avropsbekräftelse Leveransavisering attest Faktura Klar för betalning PG/BG Betalning 16

17 Motiv för olika affärsprocesser; Beställningar på webb av konfigurerbara produkter; SFTI/ESAP Affärsprocess Innebär att en sk varukorg hämtats hem till det egna systemet - Därefter tar man ställning om produkterna ska beställas, om så är fallet sänds en order och sedan erhålls bekräftelser, samt en faktura elektroniskt - Brukar användas när produkter ska sammansättas eller kombineras ( ex vis kontorsstolar, dator med tillbehör och liknande) - Benämns ofta punch-out

18 SFTI Sveorder och Svefaktura (inkl nu även svekatalog ) Köpare Leverantör Sveorder attest Avropserkännande/ Avropsbekräftelse Order Leverans attest Sveaktura Kvittens attest Klar för betalning PG/BG Betalning 18

19 Motiv för olika affärsprocesser; Sveorder-svefaktura - Kan användas när det inte finns behov av lika mycket information som är strukturerad utan istället fritext - En svefaktura kan matchas mot sveordern - Sveorder-svefakturaprocessen kan användas vid ex vis tjänstebeställningar - Idag börjar fakturaväxlar även ge stöd för leverantörer att ta emot sveordrar och sedan sända en svefaktura tillbaka - Not: Nu finns även en Svekatalog utvecklad som kan användas (ännu ej implementerad dock)

20 Periodisk fakturering, SFTI/ESAP Affärsprocess 9.1 och 9.2 Köpare Objekt tex abonnemangs nr Leverantör Prislista (9.1.3 och 9.1.4) Leveransavisering (9.2.2) attest Faktura (9.1.1 eller 9.2.1) Klar för betalning PG/BG Betalning 20

21 Motiv för affärsprocesser; periodisk fakturering, SFTI/ESAP affärsprocess 9 - När det gäller tjänster mm som inte beställs utan tillhandahålls fortlöpande; el, telefoni, mm (SFTI/ESAP 9.1) - Eller som är baserade på abonnemang; hyror, prenumerationer och liknande (SFTI/ESAP 9.2) - Affärsprocessen omfattar även prislista men i dagsläget används enbart fakturan ( SFTI -fakturan som är en faktura med enbart ett nettoinnehåll, eller vanligtvis SFTI fulltextfaktura. Man kan även använda Svefakturor för periodiska fakturor.

22 Motiv för olika affärsprocesser;mailordrar och webbportaler - Om det räcker att beställningar dokumenteras i det egna e- handelssystemet/inköpssystemet och det är en mindre mogen leverantörsbransch/leverantörer kan detta vara ett tillräckligt bra alternativ - Innebär att beställning läggs i ehandelssystemet, men sedan styrs som ett mail till leverantören med uppgift om vad beställningen avser eller att leverantören ska hämta ordern i en webb-portal - De flest systemen idag har stöd för detta

23 Verifieringstjänster är filerna korrekta?

24 Exempelsamlingar hjälper till vid leverantörsanslutning

25 Vad omfattar e-handeln idag? - Hittills har huvudsakligen leverantörer av livsmedel, kontorsvaror, kemtekniskt materiel, läromedel mm anslutits till e-handel - Även energi-och telefonifakturor är vanligt förekommande. - Sedan ett antal år görs även läkemedelsbeställningar elektroniskt av ett antal landsting. - Nu går vi vidare med hjälpmedel!

26 E-beställningar av hjälpmedel - Efter möten inom ramen för Hinfo och SFTI under hösten har nu en arbetsgrupp bildats i syfte att möjliggöra e-beställningar av hjälpmedel. - Ett första möte i arbetsgruppen 23 februari - En mindre arbetsgrupp förbereder arbetet tillsammans med SFTI tekniska kansli och GS1 - Arbetsgrupperna består av deltagare från landsting/regioner, leverantörer, systemleverantörer mfl

27 E-beställningar av hjälpmedel - Målsättningen är att Hinfo ska kunna användas som bas - En GAP analys har gjorts av vilken information som ingår i Hinfo respektive i SFTI:s prislista (pricat) - Men även en genomgång av vilka aktörer som berörs och - av arbetsprocesser och meddelandeflöden - Olika prismodeller används och behöver beaktas - Definition av vissa begrepp behövs också

28 Flöde Tillverkare Leverantör HINFO Förskri vare Produkt- Artikel- Pris Avrop Artikel- Pris (sc 6) Avrop Beställningssyste m typ 1 Avrop Beställningssyste m typ 2 - Hjälpmedelscentral (SESAM, WebSESAM Visma Business, - Syn- hörcentral - MTA (Medusa) - Sjukhus/Vårdcentraler/Äldrevård (VGR mpl, e-builder, Raindance, Agresso, Visma Proceeo - Centralförråd 28

29 29

30 Avrop/Order 30

31 Faktura 31

32 E-handel för er som leverantörer då? - Vi tror att ni som leverantörer är alltmer mogna, men stor variation mellan branscher - Alltfler enkla, prisvärda lösningar för leverantörer på marknaden, men vi arbetar fortlöpande med att få standardsystem att bygga in moduler för e-handel (exvis i Visma SPCS, Hogia m fl ) - Viktigt ha respekt för leverantörens mognad; de flesta av offentliga sektorns system har enkla lösningar för särskilt småoch medelstora företag - Många har börjat med e-fakturering; steget då lättare att gå vidare med order-mottagning elektroniskt 32

33 E-handel för er som leverantörer - Viktigt att ni som leverantörer får fördelar också! - Genom olika IT-stöd kan flera fördelar uppnås - Samordnad varudistribution; ett sätt för små leverantörer att kunna leverera till offentliga köpare - I Växjö kommun genomfördes livsmedelsupphandling samordnad med grannkommunerna och med möjlighet att leverera på ett ställe, sen distribuerades varorna genom tredjepartslogistiker vidare - Innebar att avtal kunde tecknas med 17 leverantörer totalt, många lokala

34 E-handel idag i Sverige? - Idag har mer än 1/3 av alla kommuner och mer än hälften av alla landsting infört ehandel - Huvudparten av alla kommuner och landsting har e-fakturering, oftast tillsammans med skanning - E-handel införts i varierande omfattning; Eskilstuna kommun ex vis har ca 75 % av alla fakturor elektroniska och oftast baserade på e-ordrar - Kungsbacka kommun har ca 300 leverantörer anslutna - Såväl stora som små kommuner på väg att starta upp.erfarenhet finns från kommuner med olika storlek; från Vaggeryd till Göteborg och Malmö

35 E-handel i landsting/regioner - Idag finns e-handel i, från söder till norr: Region Skåne Blekinge läns landsting Landstinget Kronoberg Kalmar läns landsting Västra Götalandsregionen Landstinget Östergötland Örebro läns landsting Landstinget Västmanland Stockholms läns landsting Uppsala läns landsting Landstinget Gävleborg Landstinget Dalarna Landstinget Västernorrland Och i Jönköpings läns landsting och Södermanland håller man på att införa ehandel

36 E-handel i landsting/regioner - Idag finns ca 5 olika lösningar hos landsting och regioner när man arbetar med e-handel; ibland benämns de marknadsplatser, iband portaler,ibland är de e-handelslösning. - De vanligaste är: E Builder (som bl a VGR har) Aditro Logica (Raindance) Visma Proceedo Agresso

37 Aktivt införande av e-handel i staten - Obligatoriskt idag för statliga myndigheter idag att ta emot och att skicka elektroniska fakturor - Nu även obligatoriskt för myndigheterna att skicka elektroniska ordrar,dvs ehandel - Statligt införande stegvis; nu startar de 60 första myndigheterna - Ramavtal upphandlats - Ekonomistyrningsverket (ESV) leder införandet - Väntar nu på reglering i förordning om obligatoriet - Standarden som ska användas är SFTI, dvs samma som i kommuner och landsting

38 E-upphandling nästa steg - I de nya förslagen till direktiv avs offentlig upphandling föreslås att e-upphandling ska bli obligatoriskt från 1 juli 2014 för inköpscentraler och från den 1 juli 2016 för alla upphandlande myndigheter (över tröskelvärdena) Med e-upphandling avses att ge in anbud elektroniskt Förhandlingar pågår just nu kring direktiven

39 Införandestöd från SKL - Vår ambition är att ge stöd vid införandet av elektronisk handel och e-fakturering, genom - Kurser - Rådgivning - Informationsdagar för leverantörer mfl - Nätverksträffar - Goda exempeldagar - Skrifter och handledningar, - Se 39

40 Mer information, se SFTI:s webbplats Sid 40

41 Välkomna med frågor och synpunkter! Kerstin Wiss Holmdahl Sveriges Kommuner och Landsting - Kerstin.wiss.holmdahl@skl.se , SFTI tekniska kansli, tekniskt.kansli@skl.se SFTI- Samverkan staten, kommuner och landsting 41