Bilaga till förvaltningsbeslut FÖ 10, Systemdokumentation och behandlingshistorik för Agresso för Konstfack

Transkript

1 Bilaga till förvaltningsbeslut FÖ 10, Systemdokumentation och behandlingshistorik för Agresso för Konstfack 2014

2 2(10) 1 Grundläggande uppgifter Systemöversikt Information om betalningsförmedlare Systemdokumentation Redovisningsplan Samlingsplan Verifieringskedjan Behandlingshistorik Parameterinställningar Datorbearbetningar Arkivering av räkenskapsinformation Beskrivning av använda moduler i AGRESSO Leverantörsreskontra Registrering/bokföring Behandlingsregler Verifieringskedja mot bokslut Kundreskontra Anläggningsredovisning Personreskontra Registrering/bokföring Import från försystem Transaktioner från lönesystemet Palasso...10

3 Systemdokumentation och behandlingshistorik för Agresso 3(10) 1 Grundläggande uppgifter Myndighet Konstfack Organisationsnummer Myndighetskod Löpnummer i HERMES 1052 Företagskod i AGRESSO KF 1.1 Systemöversikt Använda basmoduler i Agresso Leverantörsreskontra Kundreskontra Anläggningsredovisning Startdatum för ny modul under året Övriga moduler som används i Agresso Personreskontra (vilande från 2012) Försystem Lönesystem Palasso E-beställning, Visma Proceedo Information om betalningsförmedlare Kundnummer plusgiro: K5885 Kundnummer bank: Räntekontonummer i Riksgäldskontoret Räntekonto: Ja Nej SCR: Ja Nej Räntekonto In/ut Nummer Betalningsförmedlare Plusgiro IN Nordea Plusgiro IN Nordea (hyror) Plusgiro UT Nordea Bankgiro IN Nordea Bankgiro UT Nordea SCR In/Ut Nummer Betalningsförmedlare Plusgiro IN Plusgiro UT Bankgiro IN Bankgiro UT Bankkonto IN Bankkonto UT

4 4(10) 2 Systemdokumentation 2.1 Redovisningsplan Baskontoplanen för statliga myndigheter utgör grunden för Konstfacks kontoplan. Den har kompletterats med några ytterligare konton som behövs för egna specificeringar. Tillåtna konton är upplagda i kontoplanen. Kontoplanen dokumenteras genom rapporten GL10 Kontoplan. Övrig konteringsdimension som bygger upp informationen i resultatredovisningen är Verksamhet (Dim 2) och Motpart (Dim 3). Konteringsdimensioner dokumenteras i rapporten GL12 Begreppsvärden. 2.2 Samlingsplan Översikt av bokföringssystemets uppbyggnad: Lönesystem Palasso HB Rese/Personreskontra HB LR Huvudbok Leverantörs- Visma Proceedo reskontra E-beställning, fakturahantering Programmet är standardversionen av Agresso, version 5.5 SP3. Verifikationsnummersättning, kontering och attest på leverantörsfakturor sker elektroniskt genom elektronisk fakturahantering, EFH (gäller Agresso t.o.m. 2014). Förutom verifikationsnummersättning, kontering och attest på manuella leverantörsfakturor samt manuell inregistrering i Agresso sker all bearbetning elektroniskt. Leverantörsfakturor som attesteras i Visma Proceedo läses över till Agresso två gånger per dygn och definitivbokförs direkt. Verifikationsnummer sätts i Visma Proceedo. Posterna uppdateras omedelbart (tekniskt var 5:e minut i bakgrundsbearbetning av Transaction Processing Server, TPS) i både respektive modul och bokföring då dessa är integrerade. Posterna lagras elektroniskt i respektive modul och i ett transaktionsregister i

5 bokföringen. Posterna kan efter bokföring tas ut i såväl verifikationsnummerordning (grundbok) som i systematisk ordning (huvudbok). 5(10) Verifieringskedjan Verifikationsnummer skapas automatiskt när verifikationen sparas. Flera olika verifikationsnummerserier (VS) används för att särskilja olika typer av verifikationer. Följande nummerserier per verifikationstyp (VT) används (nya verifikationsnummerserier från 2014 för Visma Proceedo): VT Beskrivning Från ver.nr Till ver.nr AN Anslagsregistrering EH Elektronisk fakturering HB Bokföring/omföring huvudbok IN Inbetalningar, manuella IP Återredovisning pg/bg LA Leverantörsfakturor, ankomstregistrering LF Leverantörsfakturor, bokföring LP Personreskontra, bokföring RE Reversering VI Lev.fakturor Visma Proceedo YE Överföring ingående balanser ZA Delårsrapport, bokföringsorder Behandlingshistorik 3.1 Parameterinställningar Parameterinställningar dokumenteras med rapporterna AG13 Systemparametrar, AG14 Systemvärden samt skärmbilden Generella parametrar. Uttagsfrekvens: Vid förändringar Årligen Hantering av uttagen dokumentation: Arkiveras som övrig räkenskapsinformation ur Agresso. Förändringar under året loggas och tas ut i rapporten AG58 Loggning av fasta register. Uttagsfrekvens: Halvårsvis Årligen Vid uppgradering till ny Agresso-version Hantering av uttagen dokumentation: Arkiveras som övrig räkenskapsinformation ur Agresso.

6 6(10) 3.2 Datorbearbetningar För varje elektronisk transaktion sparas registreringsdatum och användare. Genom att verifikationsnummer sätts automatiskt skapas numren i registreringsordning. Behandlingshistoriken kan då följas genom verifikationsnummer och/eller registreringsdatum. Verifikationsdatum kan sättas valfritt i en upplagd period. Använda verifikationsnummer dokumenteras i rapporten AG08 Använda verifikationsnummer. Uttagsfrekvens: Årligen Vid uppgradering till ny Agresso-version Hantering av uttagen dokumentation: Arkiveras tillsammans med årsredovisningen 3.3 Arkivering av räkenskapsinformation Allt räkenskapsmaterial arkiveras på papper. Uttag av arkivrapporter följer Ekonomistyrningsverkets Agresso-meddelande 2004:1 Arkivering av räkenskapsinformation ur Agresso. Fakturor som behandlas manuellt och bokföringsordrar arkiveras i nummerordning och förvaras tillsammans med övrig räkenskapsinformation ur Agresso i myndighetens arkivlokal. Fakturor som skannas vid inläsningscentralen i Strömsund, arkiveras enligt avtal där. Motsvarande gäller arkivering av elektroniska fakturor. 4 Beskrivning av använda moduler i Agresso 4.1 Leverantörsreskontra Registrering/bokföring Följande tillämpning gäller för ankomstregistrering av manuella leverantörsfakturor: Används ej Snabb ankomstregistrering utan interimsbokföring Snabb ankomstregistrering med interimsbokföring Elektronisk inläsning av fakturor Fakturorna går direkt till definitivbokföring. För skannade och elektroniska fakturor via AGRESSO (t.o.m. 2014) gäller följande: Skanning

7 7(10) En del pappersfakturor skickas till Konstfack ordinarie postadress. Dessa skickas dagligen till ett skanningsföretag i Frösön. Flertalet fakturor skickas direkt av leverantörer till Konstfacks faktureringsadress i Frösön. Leverantörsfakturor skannas av skanningsföretaget. Dagligen skickas en fil med skannade fakturor till Agresso som läser in filen i leverantörsreskontramodulen i Agresso och lagras. Uppdatering sker i reskontran. Verifikationsnummer/ankomstnummer sätts automatiskt. Dokumentet tilldelas ett arkivnummer som sedan blir verifikatets verifikationsnummer. Ankomstregistrering Leverantörsfakturor ankomstregistreras i leverantörsreskontramodulen efter inläsning av filer från skanningscentralen i Strömsund som hämtas upp och läses in av Agresso Driftservice i vårt importbibliotek. Konstfack läser in och ankomstregistrerar under ankomstregistrering av leverantörsfaktura, elektronisk fakturahantering. Uppdatering sker i reskontran. Verifikationsnummer/ankomstnummer sätts automatiskt. Vid ankomstregistrering har man tillgång till det inskannade dokumentet på skärmen och kan utföra nödvändig registrering med detta som underlag. Ekonomienheten ansvarar för den dagliga ankomstregistreringen. Fakturor som har rätt referens, tresiffrigt nummer, distribueras direkt till rätt person. Distribution Efter ankomstregistrering sker distribution enligt fördefinierade regler. Meddelande via e-post skickas automatiskt till aktuella personer om att faktura finns att hantera. Vid implementeringen av modulen definierades regler för attest, d.v.s. vilka personer som skall hantera olika typer av fakturor och vad personerna har för behörighet. Detta regleras i en ekonomisk delegationsordning (från hösten 2010 i Konstfacks arbets- och beslutsordning). Attestering Attestering utförs via Agresso Portal-Web Services för skannade och elektroniska fakturor. Godkännande och attest sker enligt definierade regler. Olika personer kan ha olika roller d.v.s. ha behörighet att godkänna eller attestera. För manuella fakturor sker kontering, sakattest och slutattest på speciell konteringlapp som häftas på fakturan. Definitivbokföring Efter kontroll, kontering, sakattest och slutattest för fakturan, för skannade och elektroniska fakturor görs detta i Agresso Portal på webben, är fakturorna klara för definitivbokföring. Fakturorna tas om hand och definitivbokförs av ekonomienheten i en rutin för definitivbokföring av elektroniska fakturor. Uppdatering sker samtidigt i reskontran och i grundbokföringen (definitiv bokföring). Vid definitivbokföringen får fakturor som hanteras i elektronisk fakturahantering samma verifikationsnummer som vid ankomstregistreringen. För manuellt hanterade fakturor/underlag, sker motsvarande genom kontroll, kontering, attest och utbetalningsorder på underlaget.

8 8(10) Transaktioner från personreskontran registreras in i sin modul och överförs med automatik till leverantörsreskontran/grundboken/huvudboken och betalas som övriga leverantörsfakturor. Andra händelser som avser fakturabetalningar, såsom rättningar, kvittningar m.m. registreras i leverantörsreskontran. Andra händelser som inte avser fakturabetalningar, t.ex. korrigeringar i personreskontran görs i den modulen. För skannade och elektroniska fakturor via Visma Proceedo (fr.o.m ) gäller följande: Skanning En del pappersfakturor skickas till Konstfack ordinarie postadress. Dessa skickas dagligen till ett skanningsföretag i Frösön. Flertalet fakturor skickas direkt av leverantörer till Konstfacks faktureringsadress i Frösön. Leverantörsfakturor skannas av skanningsföretaget. Dagligen skickas filer med skannade fakturor till E-handelsystemet Visma Proceedo. Varannan timme går filinformation från Visma Proceedo till Agressos leverantörsreskontra. Ankomstregistrering Leverantörsfakturor ankomstregistreras i Visma Proceedo efter inläsning av filer från skanningscentralen i Frösön. Verifikationsnummer/ankomstnummer sätts automatiskt. Varannan timme går filer med information från Visma Proceedo till Agressos leverantörsreskontra. Vid ankomstregistrering i Visma Proceedo har man tillgång till det inskannade dokumentet på skärmen och kan utföra nödvändig registrering med detta som underlag. Ekonomienheten ansvarar för den dagliga ankomstregistreringen. Fakturor som har rätt referens, tresiffrigt nummer, distribueras direkt till rätt person. Distribution Efter ankomstregistrering i Visma Proceedo sker distribution enligt fördefinierade regler. Meddelande via e-post skickas automatiskt till aktuella personer om att faktura finns att hantera. Vid implementeringen av Visma Proceedo definierades regler för attest, d.v.s. vilka personer som skall hantera olika typer av fakturor och vad personerna har för behörighet. Detta regleras i en ekonomisk delegationsordning och i Konstfacks arbets- och beslutsordning. Attestering Attestering utförs i Visma Proceedo för skannade och elektroniska fakturor. Godkännande och attest sker enligt definierade regler. Olika personer kan ha olika roller d.v.s. ha behörighet att godkänna eller attestera. För manuella fakturor sker kontering, sakattest och slutattest på speciell konteringlapp som häftas på fakturan.

9 Definitivbokföring 9(10) Efter kontroll, kontering, sakattest och slutattest för fakturan, för skannade och elektroniska fakturor i Visma Proceedo, är fakturorna klara för definitivbokföring. Informationen med färdigbehandlade fakturor går via fil till Agresso där fakturan definitivbokförs. Uppdatering sker samtidigt i reskontran och i grundbokföringen (definitiv bokföring). Vid definitivbokföringen får fakturor som hanteras i elektronisk fakturahantering samma verifikationsnummer som vid ankomstregistreringen. För manuellt hanterade fakturor/underlag, sker motsvarande genom kontroll, kontering, attest och utbetalningsorder på underlaget. Andra händelser som avser fakturabetalningar, såsom rättningar, kvittningar m.m. registreras i leverantörsreskontran. Betalning och återredovisning av fakturor Bokförda fakturor sänds för betalning som en fil till Agresso Driftservice, som vidareförmedlar filen till betalningsförmedlaren. Vid sändning av betalningsfil till betalningsförmedlaren görs samtidigt ett elektroniskt bemyndigande. Betalningsuppdraget bokförs i leverantörsreskontran och bokföringen när betalningen återredovisas. Filen från banken läses in maskinellt. Underlag är pappersrapporter från bankerna Behandlingsregler Leverantör är kopplad till leverantörsgrupp som i sin tur styr till leverantörsskuldkonto. Kontot kan ändras för enskild faktura men ett leverantörsreskontrakonto måste fortfarande användas. Betalningsvillkor och valuta är kopplade till leverantörsgrupp, men kan ändras för enskild leverantör. Alla fakturor skall normalt ankomstregistreras, bokföras och betalas genom leverantörsreskontran. Fakturor skall normalt inte bokföras och betalas förrän de är attesterade. Kreditnotor skall normalt följa samma rutin som fakturorna. Myndighetens ekonomiska delegation, regleras i Konstfacks arbets- och beslutsordning, skall följas. För avstämning av reskontran tas SU05 Periodiserad saldospecifikation ut. Förteckning över upplagda leverantörer tas ut i SU01 Leverantörsuppgifter Verifieringskedja mot bokslut Fakturor och betalningar m.m. bokförs på konton i bokföringen enligt vad som definierats i kontoplanen. De identifieras främst med verifikationsnummer. Avstämning görs av att kontosaldon i GL09 Råbalansen stämmer med saldon i reskontran i SU05 Periodiserad saldospecifikation över obetalda fakturor vid periodens utgång. Avstämda kontosaldon ingår i balansräkningen. I specifikationen till denna framgår vilka konton som ingår i respektive sammandragen bokslutspost.

10 4.2 Kundreskontra 10(10) Kundreskontran i Agresso används inte. Myndigheten har ett mindre antal kundfakturor som skrivs ut i Excel och följs upp manuellt. Fakturor till statliga myndigheter körs från och med 1 juli 2008 i Fakturaportalen för att skapa en elektronisk faktura. 4.3 Anläggningsredovisning Anläggningsregistret i Agresso används inte. Myndigheten använder softwin inventariesystem där anläggningarna följs upp och avskrivningar beräknas. Bokföringen i Agresso av avskrivningarna görs manuellt. 4.4 Personreskontra Registrering/bokföring Reseräkningar bokförs från och med 2012 direkt i lönesystemet Palasso och utbetalas via ordinarie lön. Detta innebär att personreskontran inte används för närvarande. 4.5 Import från försystem Transaktioner från lönesystemet Palasso För beräkning, redovisning och utbetalning av lön till anställda används lönesystemet Palasso Inläsning av transaktioner efter lönekörning Lönekörning görs månadsvis. Efter genomförd lönekörning bokförs transaktionsfil från Logica Sverige AB genom rapporten GL07 Inläsning av försystemstransaktioner i grundbok/huvudbok Verifieringskedja mot bokslut Lönetransaktioner bokförs på konton i bokföringen enligt vad som definierats i kontoplanen. De identifieras främst med verifikationsnummer. Avstämning av skatt och sociala avgifter görs mot skattedeklaration.