ARKIV OCH OMORGANISATION

Storlek: px
Starta visningen från sidan:

Download "ARKIV OCH OMORGANISATION"

Transkript

1

2

3 ARKIV OCH OMORGANISATION Rapport från Stockholms stads omorganisation 1997 Småskrifter utgivna av Stockholms stadsarkiv nr 5 Stockholm 1998

4 Omslag. Interiör från arkivmagasin i stadsarkivets lokaler i Frihamnen Foto: Per Kristoffersson. Författarna och Stockholms stadsarkiv ISBN Ljunglöfs AB, Stockholm 1998

5 Innehåll Förord... 6 Stockholms stads omorganisation En utmaning för arkivverksamheten. Britt Hedberg... 9 Projekt SDN-arkiv. Marianne Betts Arbetsplats Frihamnen. Peeter Mark Pafos, projekt för personanknutna handlingar i en decentraliserad stad. Elisabeth Klett Digitala handlingar. Staffan Smedberg Gallra och bevara ekonomi- och personaladministrativa handlingar. Björn Jordell... 49

6 Förord Arkiv är den fortlöpande avkastningen av den dagliga verksamheten hos myndigheter liksom hos privata organisationer eller personer. Varje verksamhet kräver en organisation. N är en organisation kraftigt förändras, förändras också dess dokumentation- arkivbildningen och arkivhandlingarna. Att iaktta och utöva tillsyn över samt att ge råd angående arkiv bildningen, vården och tillgången till arkivhandlingar är en av arkivmyndighetens, arkivnämndens högprioriterade uppgifter åt staden och medborgarna. Stockholms stad genomförde 1997 stadsdelsnämndsreformen och i november 1996 också en omorganisation av stadens centrala ledning. Denna har på flera sätt uttryckt sin uppskattning till Stockholms stadsarkiv för väl genomfört a1 bete inom förändringsverksamheten. Ett uttalande ska särskilt nämnas, nämligen att stadsarkivet bland de allra första insåg vidden av vad den mycket stora förändringen skulle föra med sig av administrativt arbete. Förklaringen till denna vakenhet och beredskap ligger alltså i uppdraget att utöva tillsyn över arkivverksamheten i staden och att se till att den blir så effektiv som möjligt. Målet för arkivverksamheten i samtiden är att sörja för att medborgarna har en konkret möjlighet till insyn i den kommunala förvaltningen. Det får man först med strukturerade, ordnade arkiv. Den övergripande sökingången till handlingarna är den organisationsenhet som åstadkommit dem och därmed har det juridiska ansvaret för deras bevarande, vård och tillhandal1ållande, när någon frågar efter dem. Det egna arkivet utgör också en nödvändig resurs för kvalitet och rättssäkerhet i en myndighets beslutsfattande, verksanilietsplanering och för den löpande handläggningen. Arkiven är enligt arkivlagen (1991) en del av vårt nationella kulturarv. För både samtid och framtid skall arkiven vara en tillgång för skolor, släktoch hembygdsforskare, universitet och högskolor Uksom för allmän kulturverksamhet. Arkiven är en bro mellan generationer och en av demokratins byggstenar. Rapporten beskriver det omfattande arbete som Stockholms stadsarkiv har lagt ned på omorganisationen under åren från kommunfullmäktiges uppdrag inför budgetåret 1996 t o m rapportens framställning. Arkivverksamhet är en process med bestämda regler och metoder där nya frågeställningar och överraski1ingar kan dyka upp under arbetets gång. Projektarbetet är därför inte till alla delar avslutat, när detta skrivs. 6

7 Författare till rapporten är förste arkivarien Marianne Betts, tillsynssamordnare i stadsarkivet och ledare för det mycket omfattande SDN ARKIV-projektet, förste arkivarien Peeter Mark, platschef för stadsarkivet i Frihamnen, Magasin 3, chefen för arkivavdelningen för operativ verksamhet, Elisabeth Klett, som ingår i styrgrupper för projekten, bl a Pafos, som omfattar inclivich elaterade handlingar inom skola och socialtjänst, vidare chefen för arkivavdelningen för teori och metod, Staffan Smedberg, ledare för projekten Arkit I och II rörande digitala handlingar, förste arkivarien Björn Jordell, ledare för PA- och EA-projeken angående bevarande och gallring av personal- och ekonomiadministrativa handlingar samt Britt Hedberg, stadsarkivarie. Projekten arbetade av natmliga skäl i nära kontakt med varandra. Varje projekt har haft en styrgrupp. Tillsammans med följande personer har stadsarkivarien utgjort sådan: för SDN-arkiv numera bitr. stadsdirektören Berit Svedberg och efter henne projektledaren i stadsledningskontorets (SLK) avdelning för samhällsservice Karl-Johan Etzler, för Arkit I och II projektledaren vid SLK:s!T-avdelning Karl-Erik Edlund, för PAprojektet t.f. personaldirektören Monica Löfgren samt för EA-projektet stadsbokhållaren Jan Eriksson, senare redovisningschefen Inger Johansson Kjaerboe. Arbetet med att ta emot handlingar från staden till Magasin 3 i Frihamnen genomfördes löpande inom avdelningschefens, Elisabeth Klett, ansvarsområde. Föränch ingsarbetet hade inte varit möjligt attgenomföra utan stöd från och samverkan med berörda parter. Stockholms stadsarkiv tackar SDNkansliet, SLK:s avdelning för samhällsservice, de upphörda och nytillkomna förvaltningarna, SLK:s!T-avdelning, redovisningsstaben med föregångare, juridiska avdelningen, hyres- och lokalenheten liksom revisionskontoret och Stockholm Konsult. Stockholms stadsarkiv tackar också arkivnämnden för stöd under både planerings- och genomförandetiden. Kommunfullmäktiges beslut om ansvarsfördelning för de upphörda och de tillkommande arkiven samt om förändringsarbetets finansiering möjliggjorde för arkivmyndigheten och dess förvaltning att ta detta betydelsefulla och steg i riktning mot en alltmer effektiv arkivverksamhet utan att inkräkta på arkivens möjlighet att vara ett demokratins verktyg och en ku1turkälla till glädje för dagens och framtidens medborgare. Stock.holm i maj 1998 Britt Hedberg stadsarkivarie 7

8

9 Stockholms stads omorganisation En utmaning för arkivverksamheten Britt Hedberg Under 1995 blev det klart, att Stockholms stad skulle omorganisera sin förvaltning på ett genomgripande sätt. Närdemokratin skulle ökas genom inrättandet 1997 av 24 stadsdelsnämnder, var och en stor som en småstad. Stadens centrala organisation skulle effektiviseras. En stadsdirektör och ett stadsledningskontor tillkom den l november Staden skall bl a inom ramen för Bangemanuutmaningen bli en framstående IT-stad, en ambition som bör få genomslag också i dess arkivverksamhet. Omorganisationens följder för Stockholms stadsarkiv Genom omorganisationen till stadsdelsnämnder upphörde kulturnämnden, grundskolestyrelsen, fritidsnämnden, socialnämnden och 17 socialdistrikt samt två (av tre) tidigare stadsdelsnämnder som drivits på försök. I stället tillkom 24 stadsdelsnämnder, varav 23 nybildade, en kultur- och idrottsnämnd jämte en resmsnämnd för skola och socialtjänst. Två år tidigare hade en arbetsmarknads- och utbildningsnämnd bildats. De tre sista nämnderna har övergripande och samlande uppgifter för sina respektive ansvarsområden. stadsledningskontoret (SLK) med stadsdirektören och två biträdande stadsdirektörer i ledningen utgör beredande organ åt kommunfullmäktige och kommunstyrelsen. Kvar finns 8 rotlar med varsitt borgarråd och ett antal borgarrådssekreterare jämte borgarråds beredningen. Arkivnämnden, av fullmäktige beslutad arkivmyndighet för staden, tillhör kultur- och idrottsroteln. Dess ordförande är 1998 Ian Hamilton (s) och vice ordförande Louise du Rietz-Svenson (m). Inga funktioner upphörde i staden med omorganisationen. Enligt huvudregeln skulle då de nya ansvarstagarna, d v s de nya myndigheterna, ta över arkiven efter de myndigheter som upphörde. Fullmäktige beslöt dock 9

10 enligt arkivnämndens forslag, att arkiven efter upphörande forvaltningar t o m 1996 skulle avlämnas till Stockholms stadsarkiv. Att avlämna handlingar till arkivmyndigheten innebär, att denna tar över myndighetens/ arkivbildarens ansvar for forvarande, vård och tillhandahållandet av arkiven. stadsdelsnämndernas arkiv skall i fortsättningen, när de forvarats hos respektive nämnd i tio år, avlämnas till stadsarkivet for att staden skall slippa göra investeringar i stora slutarkiv inom varje stadsdel. stadsarkivet fick i uppdrag att komma överens med stadens centrala forvaltning om hur långt fram i tiden dess arkiv skulle avlämnas till arkivmyndigheten. Fullmäktiges beslut fattades efter en omfattande beredning av Stockholms stadsarkiv inom ramen for ett stående uppdrag till arkivnämnden, som går ut på att effektivisera stadens totala arkivverksamhet. Det inledande inventeringsarbetet visade på att en leverans om ca l, 7 hyllmil papper väntade stadsarkivet Därtill kom det oplöjda fält som digitalt lagrade arkiv utgör både beträffande ansvarsfordelning, bevarande, vård och tillhandahållande. Genom förändringen har tyngdpunkten forskjutits från stadsarkivets bevarande, vård och tillhandahållande av främst äldre handlingru till yngre sådana. Uppgiften har krävt och kräver även framöver bl a resurser för personalens kompetensutveckling. Exemplet Stockholms stad har intresse för stadens politiker, förvaltningar och bolag, men också for andra kommuner och for urkivinstitutioncr. Rapporten vill ge svar på foljande frågor: Vilka frågor uppstod för arkivbildare och arkivmyndighet genom fullmäktiges beslut? Vilka arbetsuppgifter har det inneburit och innebär for stadsarkivet och dess personal? Vad har omorganisationen kostat? Vad har staden och arkivanvändarna vunnit? Vilka blev följderna för upphörande och nytillkomna arkivbildare och arkivmyndighet? Vruje författare ger en personlig beskrivning av hur arbetet har gått till. Fullmäktiges beslut om avlämnande till arkivmyndigheten från upphörande arkivbildare omfattade samtliga handlingar t o m 1996, både analoga och digitala, dvs både pappershandlingar, mikrofilm och upptagningar för ADB. stadsarkivets beredning hade dock förutskickat, att vissa handlingru skulle komma att behöva överföras till de nya forvaltningarna och inforlivas med deras arkiv för den kommande verksamheten. Andra handlingar kunde under en övergångsperiod behöva lånas från arkiv- 10

11 myndigheten till de nya forvaltningarna med hänsyn till det löpande arbetet. För att klara flyttningen av handlingarna på ett rationellt sätt, krävdes därför ett utskiljande av de olika handlingarnas destination och ett noggrant flyttschema. Socialakter och personalakter krävde särskilda utredningar om ansvarsfördelning och förvaring. Personalakterna måste specialbehandlas för att inte störa arbetet med FIA-projektet, personalpolitiska avdelningens projekt för att digitalisera underlag för pensionshandläggning och beslut. Diskussioner uppstod också omkring fritidsförvaltningens ca ritningar. Eftersom den övervägande delen av dessa rör levande idrottsanläggningar, har ritningarna dock införlivats med kultur- och idrottsförvaltningens arkiv. Det visade sig småningom nödvändigt att tillsätta ett särskilt projekt, Pafos, för svårlösta ansvarsfrågor bl a beträffande skolhälsovårdens handlingar. De arkivhandlingar som är elektroniskt lagrade, här kallade digitala handlingar, krävde särskilt utredningsarbete om ägaransvar inom stadsgemensamma system. Vidare påverkade omorganisationen regelutformningen för leverans från arkivbildare till arkivmyndighet och kravspecifikationer för leverans (medium, dokumentation, struktur mm). Behovet av kompetensutveckling och utrustning i stadsarkivet utreddes för att mottagandet av digitala handlingar för förvaring, vård och tillhandahållamle ::;kulle ku1u1a påbötja::;. stadsarkivet tar endast emot gallrade, ordnade och förtecknade arkivleveranser. Fullmäktiges beslut ställde krav på extrainsatser inför av läronandet stadsarkivet hade genomfört en tillsynsrunda under åren 1994 och 1995, men förändringen krävde en noggrannare inventering jämte prioritering bland de arkiv som skulle avlämnas till stadsarkivet eller överlämnas till nya förvaltningar. Omfattande balanser ute hos arkivbildama gjorde, att vissa extrainsatser behövs fortfarande För l, 7 mil pappershandlingar saknade stadsarkivet arkiv lokaler. En andra externdepå hyrdes i Frihamnen, Magasin 3. Depån är p g a trångboddheten i Kungsklippan permanent bemannad med sex tillsvidareanställda tjänstemän och ett skiftande antal korttidsanställda för att arbeta av olika balanser. Av de fast anställda är fyra arkivarier inklusive platschefen. Till Frihamnen sammanfördes allt socialt material tillsammans med arkiven från nedlagda sjukhus. Detta har inneburit omflyttning av åtskilligt material f1 ån bergmagasinen i Kungsklippa.n, eftersom socialförvaltningen där hyrde lokal för förval'ing av ca 2000 hyllmeter socialakter. Dessa var inte kartonglagda p g a hög framtagningsfrekvens. Arbetet därmed inleds tmder Mottagningsprocessen för en digital leverans. socialtjänstens register SVIS, har avlutats, och provleverans, dvs 11

12 genomgång av fysisk/logisk dokumentation, kvalitet mm, av stadens gemensamma redovisningssystem, EDIT/EMIL, har tagits emot av stadsarkivet. Ytterligare leveranser från social verksamhet förbereds. stadsarkivet kan efter planerad upphandling och grundläggande kompetensutveckling förvara CD-ROM-skivor men saknar särskilda klimatrum, utrustning och kompetens for magnetband och kasetter. För sådan förvaring mm överlägger stadsarkivet m fl med Riksarkivet om samverkan mellan stockholmsarkiven. Följder för arkivverksamheten i den nya organisationen Utom frågan om vilka handlingar som skulle överföras till och införlivas med de nya förvaltningarnas arkiv gäller det för stadsarkivet att se till och ge råd till förvaltningarna så att de så snart som möjligt får igång en arkivorganisation med en arkivansvarig och arkivredogörare liksom goda rutiner för arkivverksamheten. En mall för stadsdelsnämndernas diarie- och dossieplan färdigställdes redan Arkivbildningsplaner är under utarbetande, parallellt med förslag till nya gallringsbeslut. Arbetet med en mall för förteckningsplan pågår. De nya facknämnderna har med egen kompetens kunnat genomföra eller furt::;äller genomförandet av samma uppgifter. Det var en omfattande uppgift att granska arkivlokaler för 24 stadsdelsnämnder. Vissa kontor förlades visserligen till kända lokaler, men kända brister skulle då påtalas från stadsarkivet. Granskningen har följts upp av stadsarkivet. stadsarkivet har informerat både nya förvaltningschefer och arkivansvariga om diarieföring och arkivverksamhet. Riktad utbildning för arkivansvariga och registratorer har delvis genomförts och kommer att ges i flera omgångar. Förändringsarbetet i stadsarkivet och samarbetet i staden Stockholms omorganisation krävde dittills oprövade omprioriteringar beträffande stadsarkivets personalresurser. Arbete i projekt hade före förändringen prövats i liten omfattning, även om personalen hade genomgått utbildning i projektarbete. F)'l a projekt tillkom, nämligen SDN-projektet 12

13 för att ta hand om upphörda arkiv och sätta igång arkivverksamheten hos de nya myndigheterna, ARKIT I och II för de digitala handlingarna, EAprojektet för stadens ekonomiadministrativa handlingar och PA-projektet för stadens personaladministrativa handlingar. ARKIT, EA-, och PA-projekten arbetade också med tanke på förvaltningar och bolag utanför stadsdelsnämndsreformen. Projekten var beroende av vru andra och samverkade därför inbördes. SDN-arkiv har ännu inte kunnat avslutas till alla delar. Arkivmyndigheten hade aldrig kunnat genomföra den stora uppgiften med gott reslutat utan stöd från berörda förvaltningar och den centrala ledningen. Det gäller allt från att ge tyngd åt stadsarkivets frågor till budget tilllokalfrågor med flyttplanering samt!t-verksamhet. För stadens omorganisationen skapades ett stadsdelsnämndskansli med vilket stadsarkivet hade ett mycket gott samarbete. Finanskontoret, personalpolitiska avdelningen, räkenskapsavdelningen,juridiska avdelningen, revisionskontoret och!t-avdelningen har alla gett gott stöd med sina skilda kompetenser och möjligheter i olika skeden av arbetet. De upphörande förvaltningarna ställde upp i SDN-projektet med omfattande utredningsinsatser, leveransförberedelser mm. De nya förvaltningarna deltog på samma sätt i det fortsatta projektarbetet. Kostnader I beredningsarbetet kom stadsarkivet fram till att den sammanlagda kostnaden 1997 för arbetet med arkiven till följd av omorganisationen skulle uppgå till 7,9 mkr, vilket beviljades i budgeten. Tätpackningshyllor och inläggning av golv av arbetsmiljöskäl kostade ytterligare 2,3 mkr. Driftskostnaderna 1998 och framåt minskas givetvis med 1997 års engångskostnader. Vad staden har vunnit Fullmäktige har som tidigare nämndes ålagt arkivnämnden att effektivisera stadens totala arkivverksamhet. Effektivisering åstadkoms genom en samlad förvaring, där arkiven kan bevaras, vårdas, och tillhandahållas med tillräcklig kompetens. Viktigt för effektivisering är också en bestämd arkivorganisation och goda rutiner for registrering, arkivering, gallring och förtecknande hos arkivbildarna. Alla dessa rationaliseringsåtgärder genomfördes i förändringsarbetet och spelade en stor roll vid planeringen av detta. 13

14 På sikt hålls kostnaderna nere för arkivverksamheten, även om själva förändringen innebar en kostnad av ca 10 mkr. Eftersom kostnaden för arkivverksamhet ofta är dold bland administrativa kostnader och därmed tämligen okänd, är det svårt att visa vinsten i absoluta krontal. Särskilt svårt är det att redovisa kostnadseffektivitet beträffande digitala handlingar, eftersom det rör sig om pionjärarbete. Tydlig för staden blir dock t ex vinsten genom gallring av information ur de stora gemensamma redovisningssystemen, där ett privat företag mot ersättning förvanr och vårdar många magnetband för ADB. Bevarandet i digital form ändrar också hittillsvarande rutiner för beval"ande med god kostnadseffektivitet som följd. En betydelsefull vinst är, att offentlighetslagstiftningens föreskrifter lättare kan tillgodoses genom den bättre kontrollen över stadens arkiv. stadsarkivets kompetens beträffande modern arkivvård har höjts genom reformen. Vad arkivanvändarna har vunnit För forskare av skilda slag är det en fordel, att arkiv samlas till en institution som förvarar många slag av arkiv som kan behövas för en viss forskning. Viktigt är det också, att kunna erbjuda kompetent arkivservice. Eftersom de handlingar som nu överfors till stadsarkivet oftast är av mycket ungt datum, kan det dock dröja en tid innan denna fördel upplevs fullt ut som en kvalitetsförbättring. Sammanfattning Genom stadens omfattande omorganisation, fullmäktiges beslut, samarbete mellan berörda parter, extra resurser beträffande budget och personal, har stadsarkivet tack vare hårt ochmålmedvetet arbete sörjt för bevarande, vård och tillhandahållandet av al"kiven på ett rationellt sätt och ökat medvetandet om arkivverksamheten i staden. Den egna kompetensen har höjts. Stadsarltivets bestånd kan genom omorganisationen öppnas t ex via de medborgarkontor som successivt upprättas. Detta kräver i sin tur ett utvecklingsarbete i samarbete med stadsledningskontoret och stadsdelsnämnderna som ännu inte hunnit inledas. Arbetet finns dock med i arkivnämndens verksamhetsplan

15 Projektet SON-ARKIV Marianne Betts SDN-ARKIV är namnet på det projekt som tillsattes av stadsarkivet för att utreda arkivfrågorna vid stadsdelsnämndsreformen. Projektet omfattade den analogt lagrade informationen (papper, mikrofilm, ljudband och videoband). För den digitalt lagrade informationen tillsattes projektarjat (se sid 47). Projektgruppen för SDN-ARKIV bestod av arkivalierna vid berörda förvaltningar: Jörgen Broman, fritidsförvaltningen, Katarina Ekelöf, stadskansliet, Peter F1isch, arbetsmarknads-och utbildningsförvaltningen, Cecilia Skoglund, kulturförvaltningen samt Sta:ffan Sternlo, socialförvaltningen. Projektledare var 1:e arkivarie Marianne Betts, stadsarkivet. Till projektgruppen knöts sedermera arkivarie Antoinette Ekberg, stadsarkivet, som protokollförare, assistent och allmän hjälpreda. Projektets styrgrupp bestod fram till årsskiftet 1996/1997 av Berit Svedberg, stadsdelsnämndskansli et, sedermera stadsledningskontoret, och stadsarkivarie Britt Hedberg. Frånjanuari 1997 utgjordes styrg1 uppen av Britt Hedberg och avdelningschef Elisabeth Klett, stadsarkivet. Till projektet hörde en referensgrupp bestående av administrativa chefer, kanslichefer och motsvarande från de berörda förvaltningarna. H ur det startade Inledn.ingen till Projekt SDN-ARKIV daterar sig till tiden efter sommarledigheten 1995 då stadsarkivet ombads av stadsdelsnämndskansliet att före augusti månads utgång ta fram underlag till behov av arkivlokaler för stadsdelsförvaltningarna. Vid den tidpunkten hade det ännu inte bestämts annat än att staden skulle delas in i stadsdelar. Vilka verksamheter som skulle decentraliseras till stadsdelar och vilka som skulle finnas kvar centralt var fortfarande under utredning. Antalet centrala förvaltningar var inte heller avgjort. Om personalen skulle överföras till nya tjänster eller söka i vanlig ordning pågick diskussioner om. Vi trodde länge att de dåvarande centrala förvaltningarnas arkivarier skulle få stadsarkivet som sin nya arbetsgivare. Beträffande lokaler sades det att man ville försöka att undvika dåvarande socialdistriktens lokaler. Eftersom stadens nya organisation skulle 15

16 erbjuda medborgarna något helt nytt ville man erbjuda även nya lokaler. Vi visste alltså inte vilka adresser de nya förvaltningarna skulle förläggas till. Osäkerhetsfaktorerna var med andra ord många. Inom stadsarkivet utarbetades sammanlagt fyra promemorior om arkivfrågorna i förhållande till SON-reformen. PM nr Ärendemenimr Datum PMnrl Arkivlokaler PMnr2 Arkivverksamheten i den nya stadsdelsnämndsore-anisationen PMnr3 Arkiven hos förvaltningar som berörs a v stadsdelsnämndsreformen PMnr4 Överföring av resurser med anledning av stadsdelsnämndsreformen Promemoriorna låg sedan till grund för arkivnämndens beslut att föreslå fullmäktige fatta de så viktiga principbesluten för hela projektarbetet. Den 19 februari 1996 beslöt fullmäktige att l. fr o m den l januari 1997 överföra ansvaret för forvaring, vård och tillhandahållande av genom stadsdelsnämndsreformen upphörda arkiv från berörda, nu ansvariga nämnder till arkiv nämnden. 2. myndigheterna i den nya organisationen inom ramen för arkivnämndens uppdrag att rationalisera stadens arkivverksamhet och med utgångspunkt från 1997 årligen skall avlämna arkivhandlingar som är älch e än tio år till arkivnämnden, med undantag for sådana handlingar som kan behövas för den dagliga verksamheten. 3. samma ansvarsfördelning som för stadsdelsnämnderna skall gälla också for kommunstyrelsen/stadsledningskontoret, med undantag för de centrala organens handlingar av praktiska skäl inte bör levereras redan efter tio år utan vid tidpunkt som senare kan överenskommas. 4. uppdra åt arkivverksamheten att i god tid före den l januari 1997 och i samverkan med stadsdelsnämndskansliet jämte hyres- och lokaldelegationen anskaffa erforderliga arkivlokaler för de arkiv som upphör den 31 december

17 stadsdelsförvaltningarnas lokalbehov stadsarkivets svar på stadsdelsnämndskansliets begäran angående arkivlokaler blev en utredning baserad på siffror inhämtade från enkäter från åren 1993 till1995 om befintliga förvaltningars arkivförhållanden. I kombination med arkivvärldens schabloner, som t ex att l m 2 rymmer 7 hyllmeter handlingar i A4-format i öppna hyllor, landade vi vid nedanstående beräkningar för en medelstadsdelsförvaltning. Skylt från socialdistrikt 17. Foto: Marianne Betts hm per stadsdelsförvaltning Varje stadsdel skulle behöva ett arkivlokalutrymme om mellan 250 och 300 hyllmeter. Beräkningen grundade sig bl a på dåvarande förvaltningars arkivstorlek plus tillägg för de verksamheter som skulle överföras från gatuoch fasl.ighelskonloret. Summan delades därefler på 20, efler:mm del länge räknades med detta antal för stadens stadsdelar, och avrundades slutligen uppåt. Hur detta utrymme skulle fördelas inom förvaltningen lämnade vi öppet, eftersom vi då inte hade kunskap om de lokaler som stadsdelsförvaltningarna skulle komma att inrymmas i. l stadsarkivets utredning angavs att siffran avsåg det totala hyllmeterantalet och att möjligheter fanns att fördela dessa, vilket erfarenhetsmässigt är brukligt, mellan ett antal olika lokaler och/eller dokumentskåp. Beräkningen omfattade inte fältverksamheter i form av befintliga skolor och sjukhem, eftersom dessa redan hade egna lokaler. Ytterligare en mycket viktig faktor var avgörande för beräkningen, nämligen den att stadsdelarna inte skulle ansvara för sina arkiv längre än i princip 10 år. Att stadsarkivet fastnade för denna princip var kopplat till det uppdrag som stadsarkivet fick av kommunfullmäktige redan under 1993 att effektivisera och samordna arkivverksamheten i staden. Ett sätt att förverkliga detta uppdrag var att minimera stadsdelarnas behov av arkivlokalyta och att begränsa deras arkivpersonalresurser till det minsta möjliga (i Stockholm har endast de stora förvaltningama egen arkivkompetens). Att staden som helhet får mindre kostnader genom att leverera handlingar 17

18 för förvaring hos stadsarkivet är också ett sätt att effektivisera och samordna. En orobyggnation till godkända arkivlokaler kan bli dyrare än att leverera handlingar till arkivmyndigheten för förvaring. Tioårsgränsen sattes utifrån den uppfattningen att förvaltningarnas behov av handlingar inte sträcker sig längre än så. Principen är inte definitiv, utan skall, när den dagen kommer, tillämpas med förnuft. Samarbete med finanskontoret Nästa stora etapp i denna del av arkivlokalfrågan skedde ett år senare, då ett mycket positivt samarbete med finanskontorets hyres- och lokalgrupp inleddes- i enlighet med fullmäktiges beslut. Nu är vi alltså framme i augusti Under tiden hade ett viktigt beslut fattats på högre nivå: antalet stadsdelsförvaltningar hade slagits fast till 24. Därutöver hade staden börjat bestämma vilka lokaler som skulle användas till stadsdelsförvaltningar. Finanskontorets uppgift var att förse stadsarkivet med information om vilka lokaler som skulle användas i stadens kommande organisation. Ambitionen att inte använda de gamla socialdistriktskontoren gick, av ekonomiska skäl, inte att hålla fast vid. De kom nu att utnyttjas i stor omfattning. Endast några stadsdelar flyttade in i lokaler som ej tidigare använts av socia1 ~jänsten. Orobyggnation och anpassning behövdes. I de flesta fall omfattades ombyggnaden av stadsdelens kontor även arkivlokalen. I en del fall fick man nöja sig med befintliga lokaler utan vidare förändringar. stadsarkivets uppgift var att tillse att arkivlokalerna så långt möjligt uppfyllde kraven på godkända arkivlokaler enligt gällande författning (RA FS 1994:6). stadsarkivets insats orofattade alla typer av arkiv- och förvaringsutrymmen, som aktexpeditioner och dokumentskåp. Ursprungligen orofattade arkivlokalprojektet endast de lokaler som skulle byggas om, men successivt utökades det till att omfatta samtliga stadsdelsförvaltningar, alltså även de som övertogs i befintligt skick alternativt de där man skulle göra mycket begränsade förändringar. Även om det i en ansträngd arbetssituation innebar merarbete att göra en total genomgång av alla stadsdelar fick stadsarkivet ett utmärkt tillfälle att informera berörda personer och propagera för vikten av godkänd förvaring för allmänna handlingar. Besöksomgång Under hösten 1996 besökte vi 22 blivande stadsdelsförvaltningar. Resterande två kontaktades per telefon. Vid våra besök sammanträffade vi i 18

19 regel med arkivansvariga och lokalansvariga hos dåvarande socialdistrikt, planeringsseheterare hos de nya stadsdelsförvaltningarna, handläggare från Stockholm konsult, arkitekter och/eller andra som var involverade i stadsdelsförvaltningarnas arkiv lokaler. I den dokumentation som skrevs efter va1je besök konstaterades vilka åtgärder som behövde vidtagas för att lokalerna skulle uppfylla kraven, t ex att trähyllor inte får användas för förvaring av diarieförda handlingar, att flamsäkra skåp skall bytas ut mot godkända dokumentskåp, att ventilation skall förses med brandlgasspjäll, att strömbrytare skall flyttas till utsidan av lokalen o s v. stadsarkivet har i skrivande stund -januari inte fullt ut k unskap om huruvida vår besöksomgång under hösten 1996 burit fru kt i samtliga fall men vi vet att många av våra påpekanden blivit åtgärdade. Utan dlraghjälp n ån finanskontoret hade detta inte varit möjligt. stadsarkivets lokalbehov En annan del av stadsarkivets arkivlokalprojekt skulle utreda behovet av lokalerför förvaring av de vid organisationsskiftet upphörande förvaltningarna. De geografiska gi änserna för stadens nya förvaltningar skulle inte sammanfalla med de gamla socialdistriktens, det var klart uttalat på ett tidigt stadium. Det gick alltså inte att tillämpa arkivlagstiftningens regel om att överföra upphörande förvaltningsarkiv till den nya förvaltning som övertog verksamheten. Eftersom det inte fanns någi a självklara arvtagare till de upphörande förvaltningarnas arkiv var det naturligt att stadsarkivets roll som arkivmyndighet skulle komma att nyttjas. Kommunfullmäktige beslöt därför i februari 1996 att- inom ramen för uppdraget att rationalisera stadens arkivverksamhet - till arkivnämnden överföra ansvaret för vård, förvaring och tillhandahållande av genom stadsdelsnämndsreformen upphörda arkiv. Leverans av 21 förvaltningsarkiv Det var alltså till stadsarkivet som alla upphörande 21 förvaltningars arkiv skulle leverens. Parallellt med beslut om stadsdelsnämndsreformen beslöt kommunfullmäktige om en omorganisation av stadens centrala ledning. I anslutning till detta och i paritet med beslutet för stadsdelsnämndsreformen beslöt man också att arkiven från stadens kansli skulle levereras till arkivmyndigheten. De uppgifter som stadsarkivet samlade in redan under 1993 i samband 19

20 med en undersökning av förvaltningarnas leveransbehov visade att ca hyllmeter handlingar kunde bli föremål för leverans i samband med en kommande stadsdelsnämndsreform. Nu gällde det att inventera arkivbestånd hos berörda förvaltningar för att få fram ett underlag, dels om vilka arkiv som skulle levereras, dels hur omfatttande de var samt andra uppgifter som var av betydelse att få veta i sammanhanget, som t ex om arkiven var av avvikande (allt utom A4-) format, om det fanns ritningsbestånd och hur många hyllmeter som var gallringsbara, dvs som skulle förstöras efter en bestämd tidsperiod. En omfattande enkät skickades ut hyllmeter Enkätsvaren sammanställdes och antalet hyllmeter summerades. Vi var alla mycket spända på om summan skulle bli samma som tre år tidigare. Det blev den, i det närmaste. Sammanräkningen slutade på: hyllmeter. Man skall komma ihåg att det fanns en hel del osäkerhetsfaktorer i summeringen. T ex kunde hyllmeterantalet på socialtjänstakterna inte preciseras, eftersom de förvarades stående i öppna hyllor och ännu inte var varken gallrade eller kartonglagda. Av de dryga hyllmeter som enkätsvaren visade bestod hyllmeter av handlingar som skulle bevaras och resten, dvs 7 300, var gallrings bara. Över 100 arkiv Enkätsvaren visade att drygt 100 arkiv skulle levereras. Det stora antalet förklaras med att hos de nu upphörande förvaltningarna förvarades arkiv från tidigare organisationer. Hos stadskansliet, till exempel, fanns en handfull rotelarkiv och ett femtontal kommittearkiv som omfattades av leveransplaneringen. Hos socialförvaltningen, som var den största leverantören i sammanhanget, fanns dessutom arkiven från ett stort antal institutioner (sjukhem, behandlingshem mm). Arkiven varierade i storlek mellan 0,5 hyllmeter - Kulturnämndens teatervaneuttedning - till hm - Stockholms centrala socialnämnd. Nu nät stadsdelsnämndseformen var verklighet och stadsarkivet skulle utöka sina bestånd med 1,5 hyllmil handlingar och det var ett faktum att varken stadsru kivets lokaler i Kungsklippan eller stadsarkivets Barnängendepå kunde svälja detta omfattande material fanns bara ett att göra: skaffa 20

ATT FASTSTÄLLA ARKIVANSVAR & ARKIVORGANISATION

ATT FASTSTÄLLA ARKIVANSVAR & ARKIVORGANISATION ATT FASTSTÄLLA ARKIVANSVAR & ARKIVORGANISATION en handledning för myndigheter i Göteborgs Stad & Västra Götalandsregionen Version 2, 2013-02-26 INNEHÅLL INLEDNING... 3 1 MYNDIGHETENS ARKIVORGANISATION...

Läs mer

ARKIVREGLEMENTE FÖR LUNDS KOMMUN

ARKIVREGLEMENTE FÖR LUNDS KOMMUN 1(7) ARKIVREGLEMENTE FÖR LUNDS KOMMUN Antaget av kommunfullmäktige den 23 april 2015, 78 och ersätter tidigare arkivreglemente, fastställt den 29 februari 1996, 22 Förutom de i arkivlagen (SFS 1990:782)

Läs mer

ATT LEVERERA ARKIVHANDLINGAR. en handledning för myndigheter i Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad

ATT LEVERERA ARKIVHANDLINGAR. en handledning för myndigheter i Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad ATT LEVERERA ARKIVHANDLINGAR en handledning för myndigheter i Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad I denna serie har även utkommit Att planera, utföra och drifta arkivlokaler Att fastställa arkivansvar

Läs mer

ARKIVREGLEMENTE FÖR HÄSSLEHOLMS KOMMUN

ARKIVREGLEMENTE FÖR HÄSSLEHOLMS KOMMUN ARKIVREGLEMENTE FÖR HÄSSLEHOLMS KOMMUN Antaget av kommunfullmäktige 1996-12-16, 145 Förutom de i arkivlagen (SFS 1990:782) och arkivförordningen (SFS 1991:446) intagna bestämmelserna om arkivvård gäller

Läs mer

ATT LEVERERA ARKIVHANDLINGAR. en handledning för myndigheter i Göteborgs Stad & Västra Götalandsregionen. Version 2, 2012-11-22

ATT LEVERERA ARKIVHANDLINGAR. en handledning för myndigheter i Göteborgs Stad & Västra Götalandsregionen. Version 2, 2012-11-22 ATT LEVERERA ARKIVHANDLINGAR en handledning för myndigheter i Göteborgs Stad & Västra Götalandsregionen Version 2, 2012-11-22 INNEHÅLL 1 LEVERERA ARKIV TILL REGIONARKIVET... 3 1.1 FINNS DET NÅGON LEVERANSPLIKT?...

Läs mer

Hantering av allmänna handlingar hos Knutbyskolan

Hantering av allmänna handlingar hos Knutbyskolan Handläggare: Christina Moberg Inspektionsrapport DNR 9.3-001342/2014 Sida 1 (7) 2014-03-25 SSA 2014:02 Hantering av allmänna handlingar hos Knutbyskolan Närvarande från herrängens skola: Lena Hellström

Läs mer

INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS NORRTÄLJE- MALSTA FÖRSAMLING

INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS NORRTÄLJE- MALSTA FÖRSAMLING STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN INSPEKTIONSRAPPORT SID 1 (8) 2008-12-11 DNR 9.3-15052/08 SSA 2008:9 Norrtälje-Malsta församling Att: Anne Menander INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA

Läs mer

Kommunal Författningssamling Taxa

Kommunal Författningssamling Taxa Kommunal Författningssamling Taxa 2012 Nr 2 Arkivreglemente för Kungälvs kommun Gäller fr.o.m. den 1 maj 2012 Ersätter KFS 2003 Nr 19.1 ADRESS Nämndhuset 442 81 Kungälv TELEFON 0303-23 80 00 vx FAX 0303-132

Läs mer

Hantering av allmänna handlingar hos AB Stokab

Hantering av allmänna handlingar hos AB Stokab Stadsarkivet Handläggare: Christina Moberg Inspektionsrapport DNR 9.3-9873/14 Sida 1 (7) 2014-11-07 SSA 2014:12 Hantering av allmänna handlingar hos AB Stokab Närvarande från bolaget: Marie Bornehed Åsa

Läs mer

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS IDROTTSFÖRVALTNINGEN

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS IDROTTSFÖRVALTNINGEN S STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN SID 1 (9) 2007-12-21 DNR 9.3-16337/07 SSA 2007:14 Idrottsnämnden HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS IDROTTSFÖRVALTNINGEN Närvarande från Idrottsförvaltningen:

Läs mer

Arkivreglemente. Styrdokument

Arkivreglemente. Styrdokument Arkivreglemente Styrdokument Styrdokument Dokumenttyp: Reglemente Beslutad av: Kommunfullmäktige 2012-02-29, 27 Dokumentansvarig: Kommunchefen Reviderad av: - 2 Innehållsförteckning Arkivreglemente...

Läs mer

Grästorps kommun Offentlighet och arkivering. Granskningsrapport. KPMG 2002-11-06 Antal sidor: 6

Grästorps kommun Offentlighet och arkivering. Granskningsrapport. KPMG 2002-11-06 Antal sidor: 6 ering KPMG Antal sidor: 6 Innehåll 1. Inledning 1 1.1 Revisionsmål 1 2. Genomförande 1 3. Resultat 2 3.1 Kommunstyrelsen som arkivmyndighet 2 3.1.1 Kommunens arkivstruktur 2 3.1.2 Arkivrutiner 2 3.1.3

Läs mer

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS STOCKHOLMS TINGSRÄTT

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS STOCKHOLMS TINGSRÄTT STOCKHOLMS STADSARKIV L ANDSA RKI V FÖR S TOCKHOLMS L ÄN INSPEKTIONSRAPPORT DNR 9.3-16303/11 SID 1 (6) 2011-12-13 SSA 2011:16 Stockholms tingsrätt Att: Anders Eka HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS STOCKHOLMS

Läs mer

INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS SOLNA FÖRSAMLING

INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS SOLNA FÖRSAMLING STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN INSPEKTIONSRAPPORT SID 1 (8) 2009-02-25 DNR 9.3-15934/08 SSA 2009:3 Solna församling Att: Tommy Östher INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR

Läs mer

Hantering av allmänna handlingar hos Utbildningsförvaltningen

Hantering av allmänna handlingar hos Utbildningsförvaltningen Handläggare: Christina Moberg Inspektionsrapport DNR 5.1.1-1694/15 Sida 1 (8) 2015-06-29 SSA 2015:08 Hantering av allmänna handlingar hos Utbildningsförvaltningen Närvarande från Utbildningsförvaltningen:

Läs mer

http://www4.goteborg.se/prod/g-info/ffs.nsf/375623d6d925132cc1256d9600237493/...

http://www4.goteborg.se/prod/g-info/ffs.nsf/375623d6d925132cc1256d9600237493/... Page 1 of 6 Tillbaka 9.3 Regler och riktlinjer Diverse administrativa verksamhetsriktlinjer: Arkivreglemente för Göteborgs stad Arkivreglemente för Göteborgs stad (H 1999:3, P 1999-01-28, 4, H 2000:123,

Läs mer

Hantering av allmänna handlingar hos Herrängens skola

Hantering av allmänna handlingar hos Herrängens skola Handläggare: Christina Moberg Inspektionsrapport DNR 9.3-1341/2014 Sida 1 (6) 2014-04-22 SSA 2014:01 Hantering av allmänna handlingar hos Herrängens skola Närvarande från herrängens skola: Philip Olsson

Läs mer

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS MÄSSFASTIGHETER I STOCKHOLM AB

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS MÄSSFASTIGHETER I STOCKHOLM AB S STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN HANDLÄGGARE : MATILDA EKSTRÖM INSPEKTIONSRAPPORT SID 1 (6) 2011-08-08 DNR 9.3-2554/11 SSA 2011:5 Mässfastigheter i Stockholm AB Att: Sven Lundgren

Läs mer

Granskningsredogörelse Dokumenthantering Norrlands Etanolkraft AB

Granskningsredogörelse Dokumenthantering Norrlands Etanolkraft AB Granskningsredogörelse Dokumenthantering Norrlands Etanolkraft AB Bo Rehnberg Cert. kommunal revisor Robert Bergman Innehållsförteckning 1. Sammanfattning... 1 2. Inledning...2 2.1. Bakgrund...2 2.2. Revisionsfråga...2

Läs mer

Regler och riktlinjer för överlämnande av statliga arkiv till Riksarkivet

Regler och riktlinjer för överlämnande av statliga arkiv till Riksarkivet Regler och riktlinjer för överlämnande av statliga arkiv till Riksarkivet 1 Lag, förordning och Riksarkivets föreskrifter Rätten att överta arkiv Enligt 9 arkivlagen (1990:782) har en arkivmyndighet rätt

Läs mer

Riksarkivet konstaterar att arkivvården vid HSAN är god och att inga förelägganden är aktuella.

Riksarkivet konstaterar att arkivvården vid HSAN är god och att inga förelägganden är aktuella. Tillsynsavdelningen Inspektionsrapport 1 (5) 2009-04-29 Dnr RA 231-2009/1133 Inspektion av arkivvården vid Hälso- och sjukvårdens ansvarsnämnd Riksarkivet (RA) inspekterade den 21 april 2009 arkivvården

Läs mer

Gallring, Linköpings kommun

Gallring, Linköpings kommun 1 (6) E-Lin projektet 2013-10-28 Gallring, Linköpings kommun Delrapport 2 Innehåll Dokumenthistorik... 3 1. Syfte... 3 2. Bakgrund... 3 2.1 Målgrupp... 3 3. Frågeställningar... 4 4. Undersökning... 4 4.1

Läs mer

Arkivföreskrifter för Kils kommun

Arkivföreskrifter för Kils kommun KOMMUNFULLMÄKTIGE BESLUT 2015-03-26, 56 Arkivföreskrifter för Kils kommun Förutom de i arkivlagen (SFS 1990:782) och arkivförordningen (SFS 1991:446) intagna bestämmelserna om arkivvård gäller för den

Läs mer

Riksarkivet har inspekterat arkivverksamheten vid Vetenskapsrådet

Riksarkivet har inspekterat arkivverksamheten vid Vetenskapsrådet Inspektionsrapport 1(5) Avdelningen för tillsyn Inspektionsenheten Nora Liljeholm Riksarkivet har inspekterat arkivverksamheten vid Vetenskapsrådet Datum: 2008-05-20 Närvarande: från Vetenskapsrådet administrativ

Läs mer

Hantering av allmänna handlingar hos stadsledningskontoret

Hantering av allmänna handlingar hos stadsledningskontoret Handläggare: Christina Moberg Inspektionsrapport DNR 9.3-18768/14 Sida 1 (8) 2015-05-20 SSA 2015:05 Hantering av allmänna handlingar hos stadsledningskontoret Närvarande från stadsledningskontoret: Catharina

Läs mer

Riktlinjer för digital arkivering i Linköpings kommun

Riktlinjer för digital arkivering i Linköpings kommun 1 (8) E-Lin projektet 2014-06-05 Riktlinjer Riktlinjer för digital arkivering i Linköpings kommun 2 Innehåll Inledning och bakgrund... 3 Ansvar... 4 Systemupphandling... 4 Gallring... 5 Informationssäkerhet...

Läs mer

Revisionsrapport Rutiner för arkivering. Östersunds Kommun

Revisionsrapport Rutiner för arkivering. Östersunds Kommun Revisionsrapport Rutiner för arkivering Östersunds Kommun 18 Januari 2013 Innehåll Sammanfattning... 1 1. Inledning... 2 2. Resultat... 3 3. Revisionell bedömning... 5 Sammanfattning Uppdrag och Bakgrund

Läs mer

REVISIONSRAPPORT. Arkivlagens tillämpning. Granskning av. Mora kommun. Februari 2009. Eva Lindelöw Sjöö

REVISIONSRAPPORT. Arkivlagens tillämpning. Granskning av. Mora kommun. Februari 2009. Eva Lindelöw Sjöö REVISIONSRAPPORT Granskning av Arkivlagens tillämpning Mora kommun Februari 2009 Eva Lindelöw Sjöö Innehåll 1. Sammanfattning...2 2. Inledning...4 2.1 Syfte...4 2.2 Inriktning och genomförande...4 2.3

Läs mer

Inspektion av arkivvården vid Lantmäteriet, fastighetsbildning i Halmstad den 20 november 2013

Inspektion av arkivvården vid Lantmäteriet, fastighetsbildning i Halmstad den 20 november 2013 1 (5) Bilaga 6 Inspektionsrapport Dnr RA 231-2013/4559 2014-02-10 Inspektion av arkivvården vid Lantmäteriet, fastighetsbildning i Halmstad den 20 november 2013 Närvarande Från Lantmäteriet: Från Riksarkivet:

Läs mer

förändrad driftsform

förändrad driftsform STOCKHOLMS STADSARKIV Att hantera allmänna handlingar vid förändrad driftsform i stockholms stad Att Hantera allmänna handlingar vid förändrad driftsform i stockholms stad Version 2, 2009 Författare: Sara

Läs mer

Strategi för bevarande, Linköpings kommun

Strategi för bevarande, Linköpings kommun 1 (11) E-Lin projektet 2013-10-28 Strategi för bevarande, Linköpings kommun Delrapport 2 Innehåll Dokumenthistorik... 3 1. Syfte... 3 2. Bakgrund... 3 2.1 Målgrupp... 3 3. Frågeställningar... 3 4. Undersökning...

Läs mer

2013-05-15. Arkivbeskrivning för Samordningsförbundet Göteborg Nordost

2013-05-15. Arkivbeskrivning för Samordningsförbundet Göteborg Nordost 2013-05-15 Arkivbeskrivning för Samordningsförbundet Göteborg Nordost Denna arkivbeskrivning, upprättad enligt 6 arkivlagen (SFS 1990:782) och 7 arkivreglemente för Göteborgs Stad. Den har till uppgift

Läs mer

Förutsättningar för gallring efter skanning 1 (5) Tillsynsavdelningen Datum Dnr RA 01-2011/1121 Håkan Lövblad 2011-10-26

Förutsättningar för gallring efter skanning 1 (5) Tillsynsavdelningen Datum Dnr RA 01-2011/1121 Håkan Lövblad 2011-10-26 Tillsynsavdelningen Datum Dnr RA 01-2011/1121 Håkan Lövblad 2011-10-26 1 (5) Förutsättningar för gallring efter skanning För att myndighet ska få gallra pappershandlingar efter skanning fordras det myndighetsspecifika

Läs mer

Moment 2: Ansvarsfördelning vem ska göra vad?

Moment 2: Ansvarsfördelning vem ska göra vad? Moment 2: Ansvarsfördelning vem ska göra vad? Välkommen till en fördjupningskurs om arkiv- och ärendehantering. Program: 13:00-14:00 Ansvarsfördelning, utlämnande och PUL 14:00-14:30 Paus 14:30-15:30 Informationssäkerhet

Läs mer

Stadsarkivets tillsynsbesök hos nämnden för hälsa och omsorg

Stadsarkivets tillsynsbesök hos nämnden för hälsa och omsorg KONTORET FÖR HÄLSA, VÅRD OCH OMSORG Handläggare Arkebäck Morén Annie Datum 2013-11-20 Diarienummer NHO-2013-0088.07 Nämnden för hälsa och omsorg Stadsarkivets tillsynsbesök hos nämnden för hälsa och omsorg

Läs mer

Arkivtillsyn på samhällsbyggnadsförvaltningen, teknik och fastighetsavdelningen

Arkivtillsyn på samhällsbyggnadsförvaltningen, teknik och fastighetsavdelningen Tjänsteskrivelse 2013-04-27 KFN 2012.0087 Handläggare: Annelie Liljebjörn Arkivtillsyn på samhällsbyggnadsförvaltningen, teknik och fastighetsavdelningen Sammanfattning Inspektion består bland annat av

Läs mer

Hantering av allmänna handlingar hos serviceförvaltningen

Hantering av allmänna handlingar hos serviceförvaltningen Handläggare: Matilda Ekström Inspektionsrapport DNR 9.3-9455/2014 Sida 1 (8) 2014-10-08 SSA 2014:10 Hantering av allmänna handlingar hos serviceförvaltningen Närvarande från serviceförvaltningen: Christer

Läs mer

Inspektionsrapport 1 (8) Tillsynsavdelningen 2009-12-07 Dnr RA 231-2009/4262 N Liljeholm

Inspektionsrapport 1 (8) Tillsynsavdelningen 2009-12-07 Dnr RA 231-2009/4262 N Liljeholm Inspektionsrapport 1 (8) Inspektion av arkivvården vid Högskolan i Kalmar Högskolan i Kalmar inspekterades av Riksarkivet den 26 november 2009. Inspektionen aviserades i förväg och avsåg hela arkivverksamheten

Läs mer

Riksarkivet har i uppdrag att utöva tillsyn över och regelbundet inspektera arkivverksamheten vid statliga myndigheter och vissa andra organ.

Riksarkivet har i uppdrag att utöva tillsyn över och regelbundet inspektera arkivverksamheten vid statliga myndigheter och vissa andra organ. 1 (2) Beslut Notarius publicus/ Nybrogatan 6 871 30 Härnösand Beslut om förelägganden efter genomförd inspektion vid notarius publicus i Härnösand Riksarkivet har i uppdrag att utöva tillsyn över och regelbundet

Läs mer

Inspektion av arkivvården vid Notarius publicus i Sundsvall den 21 maj och den 18 juni 2013

Inspektion av arkivvården vid Notarius publicus i Sundsvall den 21 maj och den 18 juni 2013 1 (6) Inspektion av arkivvården vid Notarius publicus i Sundsvall den 21 maj och den 18 juni 2013 Närvarande Från Notarius publicus i Sundsvall: Ordinarie notarius publicus, advokat Biträdande notarius

Läs mer

Inspektion av arkivvården vid Fordonsprovarna i Väst AB

Inspektion av arkivvården vid Fordonsprovarna i Väst AB 1 (5) Inspektion av arkivvården vid Fordonsprovarna i Väst AB Riksarkivet (RA) inspekterade den 4 december 2014 arkivbildningen och arkivvården vid besiktningsorganet Fordonsprovarna i Väst AB, Importgatan

Läs mer

Bilaga. Inspektion av arkivvården vid GS arbetslöshetskassa den 11 mars 2014

Bilaga. Inspektion av arkivvården vid GS arbetslöshetskassa den 11 mars 2014 1 (5) Inspektion av arkivvården vid GS arbetslöshetskassa den 11 mars 2014 Närvarande Från GS arbetslöshetskassa: kassaföreståndare it-ansvarig Från Riksarkivet: Angelica Björlestrand, arkivarie Sammanfattning

Läs mer

Betänkandet Arkiv för alla - nu och i framtiden (SOU 2002:78)

Betänkandet Arkiv för alla - nu och i framtiden (SOU 2002:78) Generaldirektören Datum: 28 februari 2003 Diarienr: 1836-2002 Kulturdepartementet 103 33 Stockholm Betänkandet Arkiv för alla - nu och i framtiden (SOU 2002:78) Sammanfattning Domstolsverket tillstyrker

Läs mer

Digital arkivering i Örebro kommun - riktlinjer

Digital arkivering i Örebro kommun - riktlinjer Digital arkivering i Örebro kommun - riktlinjer Antagna av kommunstyrelsen den 5 mars 2002. Dessa riktlinjer gäller alla typer av digital information, t.ex. databaser, dokument, bilder, kartor och ritningar.

Läs mer

Inspektionsrapport 1(5) Närvarande: Från SIKA: administratör/sekreterare/registrator ekonomihandläggare adm.chef

Inspektionsrapport 1(5) Närvarande: Från SIKA: administratör/sekreterare/registrator ekonomihandläggare adm.chef Inspektionsrapport 1(5) Avdelningen för tillsyn Maria Nordström Inspektion av arkivvården vid Statens institut för kommunikationsanalys (SIKA) Riksarkivet (RA) inspekterade den 3 september 2008 arkivvården

Läs mer

ATT INVENTERA ARKIVHANDLINGAR. en handledning för myndigheter i Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad

ATT INVENTERA ARKIVHANDLINGAR. en handledning för myndigheter i Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad ATT INVENTERA ARKIVHANDLINGAR en handledning för myndigheter i Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad I denna serie har även utkommit Att planera, utföra och drifta arkivlokaler Att fastställa arkivansvar

Läs mer

Inspektion av arkivvården vid Fastighets arbetslöshetskassa den 11 mars 2014

Inspektion av arkivvården vid Fastighets arbetslöshetskassa den 11 mars 2014 1 (5) Inspektion av arkivvården vid Fastighets arbetslöshetskassa den 11 mars 2014 Närvarande Från Fastighets arbetslöshetskassa: kassaföreståndare it-ansvarig Från Riksarkivet: Angelica Björlestrand,

Läs mer

Allmänna handlingar. hos kommunala och landstingskommunala företag

Allmänna handlingar. hos kommunala och landstingskommunala företag Allmänna handlingar hos kommunala och landstingskommunala företag Allmänna handlingar hos kommunala och landstingskommunala företag Offentlighetsprincipen har mycket gamla anor i Sverige. Den infördes

Läs mer

BEVARANDE & GALLRING INOM LÖNE- OCH PERSONALADMINISTRATION

BEVARANDE & GALLRING INOM LÖNE- OCH PERSONALADMINISTRATION BEVARANDE & GALLRING INOM LÖNE- OCH PERSONALADMINISTRATION KOMMENTARER TILL RA-FS 2006:5 RIKSARKIVET 2007 RAPPORT 2007:1 Riksarkivets rapportserie riktar sig i första hand till statliga myndigheter men

Läs mer

ATT INVENTERA ARKIVHANDLINGAR. en handledning för myndigheter i Göteborgs Stad & Västra Götalandsregionen. Version 1, 2010-06-17

ATT INVENTERA ARKIVHANDLINGAR. en handledning för myndigheter i Göteborgs Stad & Västra Götalandsregionen. Version 1, 2010-06-17 ATT INVENTERA ARKIVHANDLINGAR en handledning för myndigheter i Göteborgs Stad & Västra Götalandsregionen Version 1, 2010-06-17 INNEHÅLL 1 Regelverket... 3 2 Inventera arkivhandlingar... 4 2.1 Avgränsa...

Läs mer

Riktlinjer för informationshantering

Riktlinjer för informationshantering Styrdokument, riktlinjer Stöd & Process 2013-11-04 Ronja Krische 08-590 977 04 Dnr Fax 08-590 733 40 KS/2013:443 ronja.krische@upplandsvasby.se Riktlinjer för informationshantering Nivå: Kommungemensamt

Läs mer

Inspektion av arkivvården vid Högsta domstolen

Inspektion av arkivvården vid Högsta domstolen 1(5) Inspektion av arkivvården vid Högsta domstolen 1. Sammanfattning Arkivvården vid Högsta domstolen är väsentligen godtagbar; dock saknas tillgång till arkivlokal som uppnår föreskriven brandklass (EI

Läs mer

Svensk författningssamling

Svensk författningssamling Svensk författningssamling Förordning med instruktion för Riksarkivet och landsarkiven; SFS 2007:1179 Utkom från trycket den 10 december 2007 utfärdad den 22 november 2007. Regeringen föreskriver följande.

Läs mer

Datum 2013-07-08 Dnr RA 231-2013/1524

Datum 2013-07-08 Dnr RA 231-2013/1524 1 (8) 2013-07-08 Dnr RA 231-2013/1524 Inspektion av arkivvården vid Arbetsmiljöverket, distriktet i Umeå den 30 maj 2013 Närvarande: Från Arbetsmiljöverket: tillsynsdirektör administratör administratör

Läs mer

Sammanställning av återstående åtgärder efter arkivtillsyn

Sammanställning av återstående åtgärder efter arkivtillsyn Tjänsteskrivelse 2015-03-20 KFN 2014.0043 Handläggare: Annelie Henriksson Sammanställning av återstående åtgärder efter arkivtillsyn Sammanfattning Kultur- och föreningsnämnden är arkivmyndighet i Karlskoga

Läs mer

Svedala kommun. Granskning av ärendehantering

Svedala kommun. Granskning av ärendehantering Svedala kommun Granskning av ärendehantering Innehåll 1. Sammanfattning... 2 2. Inledning... 4 2.1 Uppdrag och revisionsfrågor... 4 2.2 Metod och avgränsning... 4 3. Bakgrund... 5 3.1 Risker och brister...

Läs mer

REGIONARKIVETS KURSER 2013

REGIONARKIVETS KURSER 2013 REGIONARKIVETS KURSER 2013 ARKIV- OCH INFORMATIONSHANTERING FÖR ANSTÄLLDA INOM GÖTEBORGS STAD Regionarkivet har under hösten 2013 möjlighet, efter bidrag från stadsledningskontoret för kompetenshöjande

Läs mer

Inspektion av arkivvården vid Riksantikvarieämbetet

Inspektion av arkivvården vid Riksantikvarieämbetet 1(5) Inspektion av arkivvården vid Riksantikvarieämbetet 1. Sammanfattning Arbetet med att redovisa oförtecknade arkivbestånd hos Riksantikvarieämbetet (RAÄ) måste prioriteras upp om det ska bli klart

Läs mer

Tillämpningsföreskrifter till Dokument- och arkivreglemente för Stockholms läns landsting

Tillämpningsföreskrifter till Dokument- och arkivreglemente för Stockholms läns landsting Landstingsarkivet Föreskrift nr. 1 2011-02-17 LA 2010-6029 Version 1 Tillämpningsföreskrifter till Dokument- och arkivreglemente för Stockholms läns landsting Inledning Sedan den 1 juni 2010 gäller ett

Läs mer

Att leverera enskilt material till Lerums kommunarkiv. - föreningsarkiv, privatarkiv och företagsarkiv

Att leverera enskilt material till Lerums kommunarkiv. - föreningsarkiv, privatarkiv och företagsarkiv Att leverera enskilt material till Lerums kommunarkiv - föreningsarkiv, privatarkiv och företagsarkiv Vårt gemensamma kulturarv Arkiven är en del av vårt kulturarv och för att bevara vårt lokala kulturarv

Läs mer

Översiktlig projektplan Ny kommunal styrmodell och organisation Godkänd av finansutskottet 2008-06-10

Översiktlig projektplan Ny kommunal styrmodell och organisation Godkänd av finansutskottet 2008-06-10 Översiktlig projektplan Ny kommunal styrmodell och organisation Godkänd av finansutskottet 2008-06-10 1. Bakgrund Stora delar av de kommunala verksamheterna är organiserade i en beställar-utförarmodell,

Läs mer

ARKIVBESKRIVNING STOCKHOLMS TINGSRÄTT

ARKIVBESKRIVNING STOCKHOLMS TINGSRÄTT Med stöd av 6 arkivlagen (1990:782) och 6 kap 2 2p Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om arkiv hos statliga myndigheter (RA-FS 1991:1) fastställer Stockholms tingsrätt följande ARKIVBESKRIVNING

Läs mer

Riksarkivets författningssamling

Riksarkivets författningssamling Riksarkivets författningssamling ISSN 0283-2941 Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om elektroniska handlingar (upptagningar för automatiserad behandling); RA-FS 2009:1 Utkom från trycket den 1

Läs mer

Statistiksystemet SOR ska även redovisas i arkivförteckningen med en beskrivning, eller en länk till en sådan.

Statistiksystemet SOR ska även redovisas i arkivförteckningen med en beskrivning, eller en länk till en sådan. 1(5) Inspektion av arkivvården vid Brottsförebyggande rådet 1. Sammanfattning Brottsförebyggande rådet (Brå) bör anpassa sina regler och metoder för systemförvaltning och informationskvalitet i riktning

Läs mer

Riksarkivet Yttrande 1 (5)

Riksarkivet Yttrande 1 (5) Riksarkivet Yttrande 1 (5) Datum Dnr RA 04-2011/2831 2012-05-28 Era Dnr SSM 2011-1137 och SSM 2011-3833 2012-05- 2 9 Strålsäkerhetsmyndigheten 171 16 Stockholm SSM Nationell remiss av SKB:s slutförvarsansökan

Läs mer

DoÄr E-arkivering. Projektplan

DoÄr E-arkivering. Projektplan Håkan Svensson Sida: 1 (6) DoÄr Projektplan Håkan Svensson Sida: 2 (6) Innehåll 1 Basfakta... 3 2 Projektidé och mål... 3 2.1 Bakgrund och projektidé... 3 2.2 Projektmål... 3 2.3 Avgränsningar... 4 3 Leverans

Läs mer

Överlämnande av allmänna handlingar till Hjälpmedelscentrum i Östergötland AB för övertagande respektive förvarande, i samband med ny huvudman

Överlämnande av allmänna handlingar till Hjälpmedelscentrum i Östergötland AB för övertagande respektive förvarande, i samband med ny huvudman BESLUTSUNDERLAG 1/3 Regionarkivet i Östergötland Katarina Hammarström 2015-06-17 Dnr: RS - 2015-618 RArk 2015-1728-071 Överlämnande av allmänna handlingar till Hjälpmedelscentrum i Östergötland AB för

Läs mer

Antaget av kommunfullmäktige den 25 juni 1992, 123 med ändringar den 26 oktober 1995, 136 och den 25 januari 2001, 8.

Antaget av kommunfullmäktige den 25 juni 1992, 123 med ändringar den 26 oktober 1995, 136 och den 25 januari 2001, 8. Arkivreglemente Antaget av kommunfullmäktige den 25 juni 1992, 123 med ändringar den 26 oktober 1995, 136 och den 25 januari 2001, 8. Förutom de i arkivlagen (SFS 1990:782) och arkivförordningen (SFS 1991:446)

Läs mer

Inspektion av arkivvården vid Industriförbundet (IF) Metalls arbetslöshetskassa den 12 mars 2014. Från Riksarkivet: Angelica Björlestrand, arkivarie

Inspektion av arkivvården vid Industriförbundet (IF) Metalls arbetslöshetskassa den 12 mars 2014. Från Riksarkivet: Angelica Björlestrand, arkivarie 1 (6) Inspektion av arkivvården vid Industriförbundet (IF) Metalls arbetslöshetskassa den 12 mars 2014 Närvarande Från IF Metalls arbetslöshetskassa: kassaföreståndare omprövningshandläggare föräkringsansvarig

Läs mer

Nyköping Stadsarkivs arkivhandbok

Nyköping Stadsarkivs arkivhandbok Nyköping Stadsarkivs arkivhandbok Arkivhandboken är utformad efter dom regler som omfattas i Arkivlagen och efter det arkivreglemente som beslutats av kommunfullmäktige i kommunen. För frågor angående

Läs mer

Reglemente för kultur- och fritidsnämnden

Reglemente för kultur- och fritidsnämnden Reglemente för kultur- och fritidsnämnden Antagen av kommunfullmäktige 2014-12-15, 193 Avsnitt A A1. Ansvar och rapporteringsskyldighet 1 Samtliga nämnder ska se till att deras verksamhet bedrivs i enlighet

Läs mer

VAD BÖR SPARAS? Protokoll

VAD BÖR SPARAS? Protokoll INNEHÅLL VAD BÖR SPARAS? s.1 Protokoll s.1 Verksamhets- och revisionsberättelser s.1 Utgående handlingar s.1 Matriklar, medlemsförteckningar s.2 Liggare s.2 Inkomna handlingar s.2 Statistik s.2 Ämnesordnade

Läs mer

Rutin ärendes aktualisering Ansökan

Rutin ärendes aktualisering Ansökan Ansvarig för rutin: Avdelningschef Individ- och familj Upprättad (av vem och datum) Helena Broberg, enhetschef, 2013-10-30 Beslutad (datum och av vem): Socialförvaltningens ledningsgrupp, 2013-12-16 Reviderad

Läs mer

En kort utbildning i dokumenthantering för dig som vill veta mer!

En kort utbildning i dokumenthantering för dig som vill veta mer! En kort utbildning i dokumenthantering för dig som vill veta mer! Mängden information i världen fördubblas var sjätte månad. Vi ägnar upp emot 60% av vår arbetstid åt att återställa, ändra och leta efter

Läs mer

GRUNDKURS I DOKUMENTHANTERING OCH ARKIVFUNKTION

GRUNDKURS I DOKUMENTHANTERING OCH ARKIVFUNKTION GRUNDKURS I DOKUMENTHANTERING OCH ARKIVFUNKTION Tid: 27 29.11. 2012 Plats: Föreläsare: Statens ämbetshus, auditorium Präntöö, Wolffskavägen 35, Vasa Karin Gref, forskare, Riksarkivet Jussi Jääskeläinen,

Läs mer

Förslag. Lagar och förordningar

Förslag. Lagar och förordningar Förslag Introduktion till Dokumenthanteringsplan 2015 En väl planerad dokumenthantering är förutsättningen för att förmedla information inom organisationen effektivt, underlätta allmänhetens insyn och

Läs mer

Dokumenthanteringsplan

Dokumenthanteringsplan Dokumenthanteringsplan 20120206 Dokumenthanteringsplan för Näringslivskontoret, Norrköpings stadsarkivs beteckning 127 Diarienummer KS 829/2011 004 Fastställd av kommunstyrelsen den 6 februari 2012, 41.

Läs mer

Inspektion av arkivvården vid Karlstads universitet den 19 april 2013

Inspektion av arkivvården vid Karlstads universitet den 19 april 2013 1 (6) 2013-05-06 Dnr RA 231-2013/1574 Inspektion av arkivvården vid Karlstads universitet den 19 april 2013 Närvarande Från Karlstads universitet: arkivarie, ledningskansliet huvudregistrator, ledningskansliet

Läs mer

Uppföljning av granskning Verkställighet av beslut samt översiktlig granskning av beredningsprocessen och hanteringen av allmänna handlingar

Uppföljning av granskning Verkställighet av beslut samt översiktlig granskning av beredningsprocessen och hanteringen av allmänna handlingar Uppföljning av granskning Verkställighet av beslut samt översiktlig granskning av beredningsprocessen och hanteringen av allmänna handlingar Revisionsrapport Juni 2011 Hans Gåsste Innehåll Sammanfattning...3

Läs mer

Hantering av handlingar i Sandvikenhus AB och Sandviken Energi AB

Hantering av handlingar i Sandvikenhus AB och Sandviken Energi AB GranskningsPM Hantering av handlingar i Sandvikenhus AB och Sandviken Energi AB Sandvikens kommun Pär Månsson Hanna Franck Innehållsförteckning 1 Inledning 1 1.1 Bakgrund 1 1.2 Syfte 1 1.3 Metod 1 2 Offentlighetsreglerna

Läs mer

E-utvecklingsråd i Jönköpings län

E-utvecklingsråd i Jönköpings län E-utvecklingsråd i Jönköpings län RAPPORT Projekt Gemensamt e-arkiv i Jönköpings län, Etapp 1 Rapport 1.0 2 av 8 Innehåll 1 Projektläge och syftet med rapporten 3 1.1 Delprojekt Juridiska förutsättningar

Läs mer

Har du varit på barnhem eller i fosterhem och söker din historia?

Har du varit på barnhem eller i fosterhem och söker din historia? Har du varit på barnhem eller i fosterhem och söker din historia? Socialstyrelsen fick i december 2005 regeringens uppdrag att bedöma omfattningen av regelbundna eller systematiska kränkningar, övergrepp

Läs mer

earkiv Kalmar län Rapport 1 - Nulägesanalys inom projekt earkiv Kalmar län hösten 2014 Version 1.0 Kisa 2014-12-10 Ort och datum

earkiv Kalmar län Rapport 1 - Nulägesanalys inom projekt earkiv Kalmar län hösten 2014 Version 1.0 Kisa 2014-12-10 Ort och datum earkiv Kalmar län 1 - Nulägesanalys inom projekt earkiv Kalmar län hösten 2014 Version 1.0 Kisa 2014-12-10 Ort och datum Anki Heimonen Projektledare 1 Bakgrund I uppdraget för projekt e-arkiv Kalmar län

Läs mer

Tillämpningsanvisningar för överlämnande till digital långtidsarkivering

Tillämpningsanvisningar för överlämnande till digital långtidsarkivering 1 (7) Tillämpningsanvisningar E-Lin projektet 2015-06-18 Tillämpningsanvisningar för överlämnande till digital långtidsarkivering Upprättad: 2015-06-12 Reviderad: Fastställt av Styrgrupp för E-Linprojektet

Läs mer

ATT FÖRTECKNA ARKIV I STOCKHOLMS STAD. en praktisk. handledning. från. Stadsarkivet

ATT FÖRTECKNA ARKIV I STOCKHOLMS STAD. en praktisk. handledning. från. Stadsarkivet ATT FÖRTECKNA ARKIV I STOCKHOLMS STAD en praktisk handledning från Stadsarkivet Stockholms stadsarkiv K UNGSKLIPPAN 6, BOX 22063, 104 22 STOCKHOLM www.ssa.stockholm.se ATT FÖRTECKNA ARKIV I STOCKHOLMS

Läs mer

Förslag på harmonisering och uppräkning av stadsarkivets hyllhyror. Förslag till beslut Kulturnämnden föreslås besluta att föreslå kommunstyrelsen

Förslag på harmonisering och uppräkning av stadsarkivets hyllhyror. Förslag till beslut Kulturnämnden föreslås besluta att föreslå kommunstyrelsen Malmö stad Kulturförvaltningen 1 (4) Datum 2013-04-29 Vår referens Adam Hidestål Stadsarkivarie Tjänsteskrivelse Förslag på harmonisering och uppräkning av stadsarkivets hyllhyror KN-KFÖ-2013-01460 Sammanfattning

Läs mer

ESLÖVS KOMMUN 200011 7-1 2011-12-19 KS.2011.0246. Vård och omsorgsnämnden: Förvaltningschef Eva AströM Gröna Torg 2 241 80 Eslöv

ESLÖVS KOMMUN 200011 7-1 2011-12-19 KS.2011.0246. Vård och omsorgsnämnden: Förvaltningschef Eva AströM Gröna Torg 2 241 80 Eslöv ESLÖVS KOMMUN Kommunledningskontoret Maria Beckman 0413-62348 2011-12-19 KS.2011.0246 Vård och omsorgsnämnden: Förvaltningschef Eva AströM Gröna Torg 2 241 80 Eslöv 200011 7-1 Tillsyn av Vård och Omsorgs

Läs mer

Reglemente för revisorerna i Gävle kommun

Reglemente för revisorerna i Gävle kommun 1 Reglemente för revisorerna i Gävle kommun Utöver det som föreskrivs i kommunallagen gäller bestämmelserna i detta reglemente. Revisorernas uppgifter Verksamheter 1 Revisorerna skall 2 1. självständigt,

Läs mer

Handläggare Datum Diarienummer Wicks Elaine 2013-02-15 BUN-2012-1541 Rev 2013-03-15

Handläggare Datum Diarienummer Wicks Elaine 2013-02-15 BUN-2012-1541 Rev 2013-03-15 (Uppsala KOMMUN KONTORET FOR BARN, UNGDOM OCH ARBETSMARKNAD Handläggare Datum Diarienummer Wicks Elaine 2013-02-15 BUN-2012-1541 Rev 2013-03-15 Barn och ungdomsnämnden Uppsala stadsarkiv: Uppföljning av

Läs mer

BESLUT OM GODKÄNNANDE AV KLASSIFICERINGSSTRUKTUR. Nämnd. Beslutets omfattning STOCKHOLMS STADSARKIV. Stockholms stadsarkiv.

BESLUT OM GODKÄNNANDE AV KLASSIFICERINGSSTRUKTUR. Nämnd. Beslutets omfattning STOCKHOLMS STADSARKIV. Stockholms stadsarkiv. STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN ARKIVMYNDIGHETENS BESLUT 2011:2 DNR 9.4-1958/11 SID 1 (5) 2011-01-28 Stockholms stadsarkiv BESLUT OM GODKÄNNANDE AV KLASSIFICERINGSSTRUKTUR Nämnd Kulturnämnden

Läs mer

Regler för hantering av e-post

Regler för hantering av e-post 2008-09-30 1 (7) Kommunledningskontoret Antagen av kommunstyrelsen 186, 2008-11-11 Regler för hantering av e-post Rätten att ta del av allmänna handlingar är grundläggande i den kommunala verksamheten.

Läs mer

MALL AVSEENDE PROCESSKARTLÄGGNING AV KARLSKRONA KOMMUNS SAMLADE VERKSAMHET.

MALL AVSEENDE PROCESSKARTLÄGGNING AV KARLSKRONA KOMMUNS SAMLADE VERKSAMHET. Handläggare Er beteckning Datum Telefon Vår beteckning 2012-07-05 MALL AVSEENDE PROCESSKARTLÄGGNING AV KARLSKRONA KOMMUNS SAMLADE VERKSAMHET. Bakgrund Riksarkivets (RA) fattade 2009 beslut om en övergång

Läs mer

Dokumenthanteringsplan

Dokumenthanteringsplan Dokumenthanteringsplan 20051115 Dokumenthanteringsplan för SBK, Lokalförsörjningsenheten, Norrköpings stadsarkivs beteckning 111 C Diarienummer SPN 2005 004 Fastställd av stadsplaneringsnämnden den 15

Läs mer

Beskrivning av hur socialnämnden organiserar sina allmänna handlingar/ arkivbeskrivning

Beskrivning av hur socialnämnden organiserar sina allmänna handlingar/ arkivbeskrivning 2011-10-10 Dnr 2011/98 SN 710 SN 100/2011 Beskrivning av hur socialnämnden organiserar sina allmänna handlingar/ arkivbeskrivning Enligt både offentlighets- och sekretesslagen (4 kap. 2 ) och arkivlagen

Läs mer

Universitetens diarieföring

Universitetens diarieföring Juridiska avdelningen Caroline Cruz BESLUT Universitetens diarieföring Sammanfattning Justitiekanslern (JK) har i beslut den 17 mars 1999 bett Högskoleverket att ta initiativ till att skapa större enhetlighet

Läs mer

Offentlighetsprincipen och allmänna handlingar

Offentlighetsprincipen och allmänna handlingar Offentlighetsprincipen och allmänna handlingar 2010 07 01 Producerat av Avdelningen för juridik, Region Skåne Form: Christian Andersson, Region Skåne Tryck: Servicelaget i Kristianstad 2010 Offentlighetsprincipen

Läs mer

Avtal om samverkan i gemensam nämnd för familjerättsliga frågor i Sigtuna, Sollentuna och Upplands Väsby kommuner

Avtal om samverkan i gemensam nämnd för familjerättsliga frågor i Sigtuna, Sollentuna och Upplands Väsby kommuner Avtal om samverkan i gemensam nämnd för familjerättsliga frågor i Sigtuna, Sollentuna och Upplands Väsby kommuner Sigtuna, Sollentuna och Upplands Väsby kommuner överenskommer om att från och med den 1

Läs mer

Titel: TAM-Arkiv Arkivhandbok Datum: 2014-09-26 Version: 1.0. TAM-Arkiv Arkivhandbok

Titel: TAM-Arkiv Arkivhandbok Datum: 2014-09-26 Version: 1.0. TAM-Arkiv Arkivhandbok Titel: TAM-Arkiv Arkivhandbok Datum: 2014-09-26 Version: 1.0 TAM-Arkiv Arkivhandbok TAM-Arkiv Arkivhandbok. Allmänna råd om arkivering INNEHÅLLSFÖRTECKNING Allmänna råd om arkivering... 2 Hos medlemmen...2

Läs mer

Universitetsledningens kansli Registratur och arkiv. Dokumenthantering i EU-projekt

Universitetsledningens kansli Registratur och arkiv. Dokumenthantering i EU-projekt Universitetsledningens kansli Registratur och arkiv Dokumenthantering i EU-projekt Dokumenthantering i EU-projekt Vad vi ska prata om: Varför ska vi bevara Exempel på handlingar Diarieföring Gallring Arkivsäkerhet

Läs mer