PROTOKOLL 1 (9)

Transkript

1 PROTOKOLL 1 (9) Gemensam måltidsnämnd Plats och tid Sammanträdesrum Sprutan, Skellefteå lasarett. Klockan ande Janeth Lundberg (s), Västerbottens läns landsting Stefan Bergman (s), Ske-å kommun, Leif Holmqvist (c), Ske-å kommun Britt-Marie Lundström (s), Ske-å kommun Eva Fransson (m), Västerbottens läns landsting Tjänstgörande ersättare Robert Ignberg (s), för Stefan Bergman (s), Övriga deltagande Ersättare Jan-Erik Ershag (kd), Ske-å kommun Kjell Bergmark (c), Västerbottens läns landsting Tjänstemän Jan Sundbom, förvaltningschef support och lokaler Peter Lundmark, avdelningschef måltid Jeanette Stridsman Rönnqvist, kostchef måltid Emanuel Mattsson, enhetschef måltid Mats Raneblad, verksamhetschef landstinget Ewa Boström, sekreterare Justerare Leif Holmqvist Paragrafer Ersättare Underskrifter.. Janeth Lundberg, ordförande Stefan Bergman, ordförande Leif Holmqvist, justerare.. Ewa Boström, sekreterare BEVIS OM ANSLAG Justering av gemensam måltidsnämnds protokoll har tillkännagivits på kommunens anslagstavla Sammanträdesdatum Anslaget har satts upp Anslaget tas ner efter Förvaringsplats för protokollet Support och lokaler, nämndsekreterare Underskrift. Ewa Boström

2 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 2 15 Dnr Nämndspolicy för gemensam måltidsnämnd Support och lokaler har tagit fram ett förslag till nämndspolicy för gemensam måltidsnämnd. Policyn beskriver bland annat beredningsprocessen, sammanträdesordningen och rutiner för uppföljningar. Skellefteå kommun har sammanställt en ärendehandbok som har syfte att öka kvalitén i det kommunala nämndsarbetet. Där finns övergripande beskrivning av de administrativa rollerna, handläggningen av ett ärende, utformningen av de olika delarna i beslutet och hur man skriver en tjänsteskrivelse. Ärendehandboken har legat till grund för nämndspolicyn. Ledamöterna i den gemensamma nämnden föreslås utvärdera sina arbetsformer en gång per år utan tjänstemäns deltagande. Det är ett bra tillfälle att fånga upp när förbättringar behövs och det bidrar till ökad kvalité i processerna. 1. Godkänna nämndspolicy för gemensam måltidsnämnd, enligt separat bilaga 2. Nämnden ska utvärdera sina arbetsformer en gång per år, utan tjänstemäns deltagande. sunderlag Support och lokalers tjänsteskrivelse, daterad Nämndspolicy för gemensam måltidsnämnd, daterad Ärendehandbok för Skellefteå kommun

3 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 3 16 Dnr Arkivplan med dokumenthanteringsplan Enligt beslut i kommunfullmäktige och med stöd av kommunallagen ska varje förvaltning upprätta en arkivplan, det vill säga en arkivbeskrivning, arkivförteckning och dokumenthanteringsplan som ska behandlas av respektive förvaltning. Support och lokaler har i separat bilaga tagit fram ett förslag till arkivplan för gemensam måltidsnämnd. Tillhörande dokumenthanteringplan och förteckning över förvaltningens verksamhetssystem beskriver hur förvaltningen hanterar olika dokument och verksamhetssystem. Alla tjänstemän har ansvar för att deras inkomna, utgående och upprättade handlingar hanteras enligt dokumenthanteringsplanen. På förvaltningen ska det finnas en arkivansvarig som har ett övergripande ansvar för förvaltningens arkiv. Till varje närarkiv ska det finnas en utsedd arkivredogörare som kan stötta tjänstemännen och ta ett särskilt ansvar för närarkivet. Nämnden för support och lokaler har utsett avdelningschefen för verksamhetsstöd att vara arkivansvarig för förvaltningen samt delegerat till arkivansvarig att utse arkivredogörare för respektive närarkiv (Nsl ). Gemensam måltidsnämnd föreslås göra detsamma för att underlätta hanteringen på förvaltningen. 1. Godkänna arkivplanen med tillhörande dokumenthanteringsplan och förteckning över förvaltningens verksamhetssystem, enligt separata bilagor 2. Godkänna nämnden för support och lokalers val av arkivansvarig 3. Delegera till arkivansvarig att utse arkivredogörare för respektive närarkiv. sunderlag Support och lokalers tjänsteskrivelse, daterad Arkivplan för gemensam måltidsnämnd, daterad Dokumenthanteringsplan för support och lokaler, bilaga 1 Förteckning över förvaltningens verksamhetssystem, bilaga 2 et sänds till: Support och lokaler/arkivansvarig Support och lokaler/arkivredogörare

4 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 4 17 Dnr Internkontrollplan med katastrofberedskap Förvaltningschefen fick på sammanträdet i september uppdrag att upprätta en interkontrollplan med tillhörande riskanalys och katastrofberedskap. Ett förslag till internkontrollplan med riskbedömning presenteras i särskild bilaga. Den innehåller kontroller inom administration, redovisning och verksamhet. Den beskriver vem som ska utföra kontrollen, när den ska utföras och med vilken metod. I internkontrollplanen finns också riskbedömning utifrån de olika kontrollmomenten. Riskbedömningen görs utifrån sannorlikheten att fel och brister uppstår samt vilken konsekvens det kan ge. Internkontrollplanen ska följas upp och resultatet ska redovisas till kommunstyrelsen i oktober Måltidsavdelningen kommer att använda den krishanteringplan som har använts på lasarettsköket tidigare och har uppdaterat den, se bilaga. Delar av planen kommer att uppdateras i samband med att köket är i full drift efter nyår. Internkontrollplanen med tillhörande riskanalys föreslås gälla tills ny plan tas. 1. Godkänna föreslagen internkontrollplan enligt separat bilaga. Internkontrollplanen ska gälla tills ny plan är tagen. 2. Godkänna att redovisningen av genomförandet av internkontrollplanen sker vid nämndsammanträdet i september 2015 för att sedan redovisas till kommunstyrelsen. 3. Godkänna föreslagen krishanteringsplan. sunderlag Support och lokalers tjänsteskrivelse, daterad Internkontrollplan gemensam måltidsnämnd Handlingsplan inför allvarliga driftstörningar, daterad et sänds till: Kommunstyrelsen Support och lokaler/måltidschef

5 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 5 18 Dnr Ramanslag för Skellefteå kommuns del i gemensam måltidsnämnd Den gemensamma måltidnämnden startade upp under år 2014 och höll sitt första sammanträde i juni. Nämndens ansvarsområde är måltidsproduktion på lasarettsköket där utförande förvaltning är support och lokalers måltidsenhet. Nämnden omfattar två anslagsnivåer; gemensam måltidsnämnd och måltidsproduktion. Nämndens måltidsproduktion ska bära sina egna kostnader, dvs. intäkterna från matförsäljning till landsting och kommun ska motsvara de kostnader som produktionen har. Inget ramtillskott behövs. Måltidsproduktionen under nämndens ansvar kommer att starta upp i januari Kostnaderna för den politiska verksamheten delas emellertid av Västerbottens läns landsting samt Skellefteå kommun. Respektive huvudman ska bekosta arvoden och ekonomiska ersättningar till ledamöter och ersättare i nämnden enligt de bestämmelser som gäller för respektive huvudman. Skellefteå kommun ansvarar för administrationen av nämnden. I reglementet ( 4 Sammansättning) framgår att nämnden består av fem ledamöter och fem ersättare. Kommunen väljer tre ledamöter och tre ersättare och landstinget väljer två ledamöter och två ersättare. Nämnden fick under 2014 ett tilläggsanslag på kronor av kommunstyrelsen för att kunna starta upp nämndsarbetet. Dessa medel avsågs täcka kostnader för nämndsadministrationen och Skellefteå kommuns ledamöter. Dock finns ingen beslutad budgetram för kommande års politiska verksamhet. Utifrån att nämnden planerar att sammanträda ca 4 gånger a 3 timmar per år beräknas kostnaderna för Skellefteå kommuns del att uppgå till ca under året. Godkänna föreslaget äskande av budgetram Nämnden föreslår kommunstyrelsen Godkänna budgetram motsvarande kr för år 2015 och kommande år, för Skellefteå kommuns del i gemensam måltidsnämnd. sunderlag Support och lokalers tjänsteskrivelse, daterad et sänds till: Kommunstyrelsen

6 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 6 19 Dnr Sammanträdestider 2015 Support och lokaler har upprättat förslag till sammanträdestider 2015 samt förslag till tid för målarbete med nämndens styrkort. Sammanträdet i maj flyttas på grund av helgdag. Plats för sammanträden meddelas på respektive kallelse. Nämnden sammanträder följande datum och tider 2015, med reservation för ändringar: Torsdag 19/2 klockan Torsdag 28/5 klockan Klockan målarbete/nyckeltal Torsdag 24/9 klockan Tisdag 8/12 klockan sunderlag Support och lokalers tjänsteskrivelse, daterad et sänds till: Kommunens sekretariat Landstingets sekretariat

7 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 7 20 Dnr Tidplan för uppföljning och planering 2015 Gemensam måltidsnämnd ska löpande under sina sammanträden behandla målstyrning, delårsrapporter, internkontroller, budget och internbudget med mera. En sammanställning över områden som ska behandlas i nämnden under 2015 har därför gjorts och redovisas i särskild bilaga. Utöver de upptagna beslutsområdena tillkommer löpande beslutsärenden och informationspunkter. Godkänna föreslagen tidplan 2015, enligt särskild bilaga sunderlag Support och lokalers tjänsteskrivelse, daterad Tidplan för uppföljning och planering 2015 et sänds till: Support och lokaler/förvaltningschef och avdelningschefer

8 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 8 21 Dnr Informationer Förvaltningschef informerar Förvaltningschefen berättar att reglementet, som reviderades av nämnden i september, kommer att tas upp i kommunfullmäktige i november. Efter beslut i kommunfullmäktige så går det till landstingsstyrelsen för beslut. Kostchefen berättar att lasarettsköket numera heter Arom kök och restaurang. Det var en anställd på socialkontoret som bidrog med det vinnande namnförslaget. Nu skapas skyltar till köket där både landstingets och kommunens logga ska finnas med. Klockarhöjdens kök planeras vara överflyttat till Arom kök och restaurang den 19 januari och Strandgårdens kök den 2 april. I ekonomisystem och personalsystem så görs överföringen 1 januari. Just nu pågår arbete med att föra ihop de tre arbetsgrupperna som ska jobba tillsammans på Arom kök och restaurang. En planeringsdag, studiebesök och kick off är några av de aktiviteter som pågår.

9 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 9 22 Dnr Övriga frågor Budget 2015 Ärende 6 på dagordningen stryks och nämnden får istället information om budgetarbetet. Support och lokaler kan presentera ett färdigt budgetförslag i december. Nämnden beslutar att lägga in ett extra sammanträde i samband med nämnden för support och lokalers sammanträde den 10 december för att ta beslut om budgeten. Sekreteraren får uppdrag att kalla nämnden vid lämplig tidpunkt. Krav vid upphandling av livsmedel En ny upphandling av livsmedel har startat. Leif Holmqvist (c) lyfter frågan om vilka krav som ställs på djurhållningen. Nämnden vill att det i upphandlingen ställs krav enligt Miljöstyrningsrådets rekommendationer gällande djurhållning. Förvaltningschefen får uppdrag att bevaka detta och återkomma med information.