Revisionsrapport. Motala Kommun. Exploateringsverksamheten kontroll, uppföljning och redovisning. Matti Leskelä Stefan Knutsson 23 oktober 2012

Transkript

1 Revisionsrapport Exploateringsverksamheten kontroll, uppföljning och redovisning Motala Kommun Matti Leskelä Stefan Knutsson 23 oktober 2012

2 Innehållsförteckning 1 Sammanfattning 1 2 Inledning Bakgrund Revisionsfrågor Avgränsning och metod God redovisningssed avseende exploateringsredovisning 3 3 Granskningsresultat Förekomst av kalkylunderlag Uppföljning av exploateringsutfall Kontroll av faktura- och verifikationsunderlag Följsamhet mot gällande idéskrift 5 3 september 2012 Mjölby Kommun

3 1 Sammanfattning Granskningen syftar till att bedöma om kommunens redovisning av exploateringsprojekt sker i enlighet med normering och god redovisningssed samt att bedöma ändamålsenligheten i kontroll och uppföljning av exploateringsprojekt. Utifrån syftet har granskningens revisionsfrågor besvarats enligt nedan: Har kommunstyrelsen en ändamålsenlig kontroll och uppföljning av exploateringsprojekt? Kommunens riktlinjer ger förutsättningar för en fungerande kontroll och uppföljning av projekt. Kalkylunderlag och uppföljningsdokument finns som ger förutsättningar för en god kontroll av inkomster samt utgifter för respektive exploateringsprojekt. Den bokföringsmässiga hanteringen bör dock ses över vilket ytterligare bedöms kunna stärka kontrollen av det ekonomiska utfallet per projekt. Vår bedömning är att KS i nuläget delvis har en ändamålsenlig kontroll och uppföljning av exploateringsprojekten. Följer redovisningen av exploateringsprojekt lag om kommunal redovisning och rekommendationer från Rådet för kommunal redovisning (RKR)? Redovisningen följer i huvudsak lag om kommunal redovisning samt gällande rekommendationer från RKR. Redovisningen följer dock inte den under 2012 uppdaterade idéskriften inom exploateringsområdet. Kommentarer samt förslag till åtgärder: Den nya idéskriften gällande redovisning av markexploatering som publicerats av Rådet för Kommunal Redovisning kan tjäna som vägledning i utvecklingen av framtida redovisningsmodell för exploateringsverksamheten. Vår bedömning är att granskade underlag i allt väsentligt ger en rättvisande totalkostnad per projekt. Vi har dock konstaterat att en mindre transaktion som vi bedömt som driftskostnad har bokförts som investeringskostnad. Innehållet i balansposten avseende Industri- och markexploatering behöver klarläggas och dess årliga avskrivningsbelopp behöver beräknas. En modell där exploateringsprojekt, i enlighet med idéskrift, redovisas som omsättningstillgångar bör införas. Införandet av detta bedöms kunna bidra till en tydligare redovisning och matchning av driftsintäkter och kostnader för respektive exploateringsprojekt. Det kan därigenom bidra till att Kommunstyrelsen erhåller en mer rättvisande bild av exploateringsverksamhetens intäkter och kostnader.. Motala Kommun 1 av 6

4 2 Inledning 2.1 Bakgrund Kommunen har en omfattande årlig exploateringsverksamhet. Det är därför viktigt att exploateringsbesluten är välgrundade och bygger på riktiga beslutsunderlag i form av genomarbetade ekonomiska kalkyler. Det är också betydelsefullt att kommunen har en tillräcklig kontroll över uppkomna exploateringskostnader i samband med exploateringens genomförande. Vidare är det även viktigt att kommunens redovisning återspeglar den verklighet som redovisningen ska beskriva. Med exploatering avses åtgärder för att anskaffa, bearbeta och iordningställa råmark för att kunna bygga bostäder, affärer, kontor eller industrier. I exploateringsverksamheten ingår därmed också att bygga kompletterande gemensamma anordningar som gator, grönområden, VA- och elanläggningar m.m. 2.2 Revisionsfrågor Granskningen syftar till att bedöma om kommunens redovisning av exploateringsprojekt sker i enlighet med normering och god redovisningssed samt att bedöma ändamålsenligheten i kontroll och uppföljning av exploateringsprojekt. Utifrån syftet ska följande revisionsfrågor besvaras: Har kommunstyrelsen en ändamålsenlig kontroll och uppföljning av exploateringsprojekt? Följer redovisningen av exploateringsprojekt lag om kommunal redovisning och rekommendationer från Rådet för kommunal redovisning? Revisionsfrågorna ska besvaras utifrån följande granskningsmål: Finns genomarbetade kalkylunderlag till exploateringsprojekt? Hanteras eventuella uppkomna avvikelser mot kalkyl och budget i enlighet med regelverk och riktlinjer? Finns rutiner för redovisning av exploateringsprojekt? Är rutiner förenliga med lag och rekommendationer? 2.3 Avgränsning och metod Granskningen har avgränsats till den övergripande hanteringen av exploateringsintäkter och kostnader. Stickprov rörande kalkyl- och uppföljningsunderlag samt verifikatgranskning har gjort för exploateringsprojekten Östra Bråstorp och Södra Freberga. Motala Kommun 2 av 6

5 Granskningen har genomförts genom: Genomgång av styrdokument rörande exploateringsverksamheten. Intervjuer med tjänsteman vid stadsbyggnadskontoret och ekonomer vid centrala ekonomienheten. Genomgång av kalkyl- och budgetunderlag. Stickprov bland bokförda exploateringskostnader. 2.4 God redovisningssed avseende exploateringsredovisning Kommunal redovisning regleras i Lagen om kommunal redovisning (KRL). I KRL 1:3 stadgas att "bokföring och redovisning ska fullgöras på ett sätt som överensstämmer med god redovisningssed". God redovisningssed är en allmänt rättslig standard grundad på praxis och rekommendationer. I lagmotiven till KRL fastslås att det aldrig är god redovisningssed att avvika från uttryckliga lagbestämmelser. Vidare kan avvikelser från rekommendationer utgivna från Rådet för kommunal redovisning (RKR) endast motiveras genom att en avvikande redovisning ger en bättre bild av vad som faktiskt har hänt under redovisningsperioden. För att kortfattat och överskåligt ge en samlad bild av gällande normering och reglering har RKR författat en idéskrift om redovisning av markexploatering. En idéskrift utgiven av RKR är inte normerande utan syftar istället till att stimulera till att praxis utvecklas i linje med god redovisningssed. Idéskriften angående exploateringsredovisning har av RKR publicerats i mars 2012 och är således relativt färsk. Den redovisningsmässiga hanteringen i Motala kommun har inom denna granskning jämförts med den redovisningsmodell som föreslås i idéskriften. 3 Granskningsresultat De projekt som i granskningen valts ut för detaljgranskning är handels- och industriexploateringsområdet Östra Bråstorp (etapp 2) i norra delarna av Motala samt småhusområdet Södra Freberga söder om Motala. Enligt Mål- och resursplan har dessa båda projekt budgeterade investeringsinkomster om totalt 17 mnkr vardera. Östra Bråstorps industri- och handelsområde omfattar fastigheter för såväl handelssom industriändamål. Området omfattar även ny räddningsstation. Motala Kommun 3 av 6

6 Detaljplanen för området Södra Freberga inrymmer drygt 60 villatomter. Några kvarter kan alternativt bebyggas med rad-, par- eller kedjehus. Dessutom finns möjlighet att uppföra mindre flerfamiljshus. 3.1 Förekomst av kalkylunderlag Förkalkyler finns upprättade för de granskade exploateringsprojekten Östra Bråstorp (etapp 2) samt Södra Freberga. Projekten är särredovisade i budget. För Östra Bråstorp (etapp 2) uppgår de kalkylerade inkomsterna till 16,9 mnkr. Investeringskalkylen är neutral såtillvida att kalkylerade kostnader inryms inom tänkta försäljningsintäkter. I kalkylen från 2009 ingår exempelvis kostnader för gator och vägar, markförvärv samt planarbete etc. Utöver investeringskalkylen finns en beräkning av förändrade driftskostnader till följd av kommunens investeringar i gator, gång- och cykelvägar samt parkmark. För projektet Södra Freberga så uppgår de kalkylerade investeringsinkomsterna i kalkylen från 2009 till 16,8 mnkr. Kalkylen är upprättad enligt den struktur som använts även för projektet Östra Bråstorp. De kalkylerade utgifterna inryms inom ramen för bedömda inkomster. En bedömning finns även i detta fall av utökade kommunala driftskostnader. Bedömning Vi konstaterar att väl genomarbetade kalkylunderlag är upprättade för de två projekt som detaljgranskats. 3.2 Uppföljning av exploateringsutfall Vad gäller exploateringsprojekten så kan en tidförskjutning rörande inkomster och utgifter noteras vid delårsrapporten Budget för exploateringsinkomster och utgifter jämförs nedan med utfall och årsprognos. Årsprognos investeringar exploatering enligt delårsrapporten Belopp i tusen kronor. Inkomster Budget -12 Prognos -12 Avvikelse Exploatering industri Exploatering bostäder Summa Utgifter Budget -12 Prognos -12 Avvikelse Exploatering industri Exploatering bostäder Summa Nettoinvestering Motala Kommun 4 av 6

7 Den förskjutning av både intäkter och kostnader över tid som kommunens uppföljning i delårsrapporten 2012 pekar på är enligt vår bedömning vanligt förekommande för exploateringsprojekt. Kommunens riktlinjer klargör hur uppföljning ska ske och rapporteras. Vi har tagit del av uppföljningsdokument som visar att uppföljning av investeringsutfallet för exploateringsobjekt sker löpande och följer kommunens riktlinjer för uppföljning. Bedömning Uppföljningar av exploateringsverksamhetens utfall sker successivt vid ordinarie uppföljningstillfällen för kommunen. Uppföljning sker av bokförda investeringsutfall. Efterkalkyler kan med fördel göras när de granskade projekten är genomförda i sin helhet. Investerings- och driftskostnadsutfall samt avvikelser mot initial kalkyl bör vid en sådan uppföljning vara av intresse i det framtida kalkyl- och budgetarbetet. 3.3 Kontroll av faktura- och verifikationsunderlag Vi har i vår granskning valt ut ett antal fakturor för de granskade projekten i syfte att säkerställa att bokförda kostnader är korrekta och ger underlag för en rättvisande totalkostnad per projekt. De granskade verifikatsunderlag är bokförda som investeringskostnader. Vid granskningen har påträffats utgifter om 0,2 mnkr för marknadsföring av kommunens tomter. Enligt Rådets idéskrift Redovisningsfrågor vid markexploatering får utgifter för marknadsföring och försäljning inte aktiveras utan ska kostnadsföras löpande. Bedömning Vår bedömning är att granskade underlag totalt sett ger en rättvisande total kostnad per projekt. Dock sker ej någon särredovisning av intäkter och kostnader per försåld tomt. Dessa kostnader ses istället som investeringsutgifter och investeringsinkomster tillsammans med kostnader för omkringliggande gatunät och parkområden etc. En tydligare avgränsning behöver göras mellan de olika inkomst- och utgiftsslagen. 3.4 Följsamhet mot gällande idéskrift En uppdaterad idéskrift gällande exploateringsredovisning har utgetts av RKR under Idéskriften kan ses som en utveckling av praxis inom redovisningsområdet även om idéskriften ej är normerande på samma sätt som en rekommendation. Motala Kommun 5 av 6

8 Motala kommun redovisar i dagsläget inte exploateringsmark som omsättningstillgångar. Det årliga investeringsutfallen har istället under granskad period i sin helhet aktiverats som anläggningstillgångar på kontoslag Industriexploatering samt Bostadsexploatering. Den totala utgående balansen på dessa konton per uppgår sammanlagt till 40,9 mnkr. I den utgående balansen ingår värdet av gator, vägar och park som är aktiverbara anläggningstillgångar men även nettoresultatet av exploateringsprojekt. Exploateringsutfall resultatredovisas ej löpande i takt med markförsäljning i och nuvarande redovisningsrutin. I RKR:s idéskrift förordas att resultaten av resp. tomtförsäljning bokförs löpande och att vinst- och förlusttomter ska påverka resultaträkningen omedelbart. I idéskriften anges att Upprättande och fastställande av detaljplan för ett exploateringsområde, eller annat beslutsdokument kan vara utgångspunkt för exploateringsverksamhet och är att jämställa med att börja bygga om, dvs. vid denna tidpunkt bör markreserv omklassificeras till omsättningstillgång. Med stöd av ovanstående bör exploateringsområden klassificeras som omsättningstillgång istället för som anläggningstillgång. Kalkylerna som finns bedöms som genomarbetade. De torde därför kunna tjäna som underlag för en framtida fördelning av kostnader mellan omsättningstillgångar (tomter för försäljning) och anläggningstillgångar (gata, väg och park). En del av gatukostnaden kan också räknas in i utgiften för färdigställande av tomt. Exempelvis kan kalkylerna utökas till att innehålla någon form av nyckel för fördelning av gemensamma kostnader mellan anläggningstillgångar och omsättningstillgångar (tomter och mark som är avsedda för försäljning). Bedömning Utveckling kan ske av rutinerna för redovisning av exploateringstillgångar. För att säkerställa mer rättvisande årliga resultatutfall av exploateringsverksamheten bör exploateringstillgångar omklassificeras till omsättningstillgångar och hanteras i enlighet med idéskrift från Rådet för kommunal redovisning. Innehållet i balansposten avseende Industri- och markexploatering behöver klarläggas och rutinerna för hur posten ska avskrivas behöver ses över. Motala Kommun 6 av 6