LOKE KRAVSPECIFIKATION (43) Kravspecifikation. Loke Vidarefakturering av läkemedel v 1.9.docsdatum: :07 Peter Amundin

Transkript

1 Dokumenttyp - Document Type: Projekt - Project: (43) Kravspecifikation LOKE Dokumentbeskrivning - Document Description: Utfärdat av - Issued by: Utf datum - Issue Date: Godkänt av - Approved by: Godk datum - Appr Date: Peter Amundin LOKE KRAVSPECIFIKATION sdatum: :07 Peter Amundin

2 (43) Innehållsförteckning 1 Dokumentinformation Syfte med dokumentet Dokumenthistorik Kontaktpersoner & Information Läkemedelsenheten Drift Hemsida Fil från Apoteket Allmänt Filbeskrivning bokföringsfilen Filbeskrivning Rådata filen Ej driftsatt Bearbetning av fil Nationella preparat samt Riksslasken Apodos, Hjälpmedel och Livsmedel Apodos-tjänsten Standardhantering Recept Offentliga med standardmodell Offentliga med avvikande modell Fyrbodal ej i drift Privata med läkemedelsansvar Göteborgsmodellen Övriga privata med läkemedelsansvar S Stenungsund Upphört f.o.m Konsumtion utanför VGR Ej godkända arbetsplatskoder med giltiga HSN Ej godkända arbetsplatskoder utan giltiga HSN Statliga, kommunala och privata vårdgivare utan läkemedelsansvar Prioriteringsordning Larmlista Filer till Ekonomisystemen Bokföringsfiler Kostnader till Förvaltningar Upplägg i Raindance för kostnadsbokföring av läkemedel år 2003 (gäller även för 2004) HUR är det med 2006? Bokföringsfiler Kundreskontrafil - clearingfakturor Bokföringsfiler Kundreskontrafil Göteborg (körs inte in i Raindance 2007) Övriga Bokföringsfiler Kostnader till HSA Bokföring läkemedelsförmånen Distributionslista för Läkemedelsfiler inom VGR år Distributionslista för Loggfiler för läkemedel...34 Bilaga 3 Underlag för bokföringsfiler och clearingfakturor...38 Bilaga 4 Koder för ägarform...39 Bilaga 5 Produktkoder...39 Bilaga 6 Arbetsplatskodsregistret...40 Bilaga 7 Länskoder...41 Bilaga 8 HSN Indelning...42 Utskriftsdatum: :07

3 1 Dokumentinformation 1.1 Syfte med dokumentet (43) Syftet är att beskriva flödet från inkommande faktura från Apoteket AB till vidarefakturering till respektive mottagare (HSS, HSN eller vårdgivare) med tillhörande regelverk. I denna version har de delar av specifikationen som ej är i drift markerats med grått. 1.2 Dokumenthistorik Ver Datum Utfärdare Status Kommentar Susanne Rosén Utkast Susanne Rosén Preliminär Hanteringen av övriga är ändrad plus diverse kompletteringar Susanne Rosén Preliminär Lagt till i punkt 3.11 att även hsn 98 är ett godkänt hsn. Rättat till postlängden i punkt 4.1 i start posten pos ska vara 4 tecken. Kompletterat bilaga 1, grafisk modell med Ej godkända arbetsplatskoder med giltiga hsn och Ej godkända arbetsplatskoder utan giltiga hsn Susanne Rosén Preliminär Ändringar inför Susanne Rosén Preliminär Carina Franzén Preliminär Carina Franzén Preliminär 0.7b Peter Amundin Preliminär Komplettering med uppgifter kring hanteringen av apodos, hjälpmedel och livsmedel. Uppdaterad med information till förvaltningen Uppdatering av Apodos-tabell, tillägg av hantering av Apodos-adm, ändrad hantering av 4S Fortsatt utveckling av punkterna ovan (7.0) samt kort tillägg om nationella solidariteten Peter Amundin Preliminär Ny formulering under 3.7 hantering av externa vårdgivare med kostnadsansvar för läkemedel 0.8b Peter Amundin Preliminär Fortsättning på Peter Amundin Preliminär Förändringar av Ao3 och konton för primärvård, tandvård och Hälsanoch Arbetslivet. Apodostabellen under 3.2 har uppdaterats men behöver kompletteras med konton för tandvården. Ändringarna gäller fr.o.m. jan Peter Amundin 4S upphör fr.o.m. 1 jan Eva Österberg Preliminär (1) Hantering av Privata vårdgivare med läkemedelsansvar enl (2) Uppdatering av kravspec för överenstämmelse med befintligt system (3) Kompl med spec bokföringsfil Utskriftsdatum: :07

4 (43) Eva Österberg Preliminär Peter Amundin, Eva Österberg (1) Strukit Bilaga 9 (istället 3.9) (2) Strukit Bilaga 10 (3) Ktavspec lämnad till utveckling av vidarefakturering läkemedelskostnader till Privata vårdgivare enl kapitel Rensning av specifikation gentemot system (återlämnande av spec till regional systemförvaltare Loke) Specifikation avser fakturering utifrån lilla bokföringsfilen ej rådatafilen 1.3 Kontaktpersoner & Information Läkemedelsenheten Hans Ekman, Systemägare Peter Amundin, Systemförvaltare Drift Leif Andersson Anita Tjörngren Hemsida Länk till hemsida: aspx Utskriftsdatum: :07

5 2 Fil från Apoteket (43) 2.1 Allmänt I VGR finns en fastställd tidplan för stängning av regionens ekonomisystem. Deadline är satt till den 9:e arbetsdagen, klockan varje månad. Detta innebär att vi måste få korrekta filer från Apoteket senast den 5:e eller 6:e arbetsdagen i månaden. Krav finns på att Apoteket i god tid inför varje nytt år lämnar en tidplan för leverans av filer samt en kontaktpersonsförteckning som innehåller vikarier då ordinarie inte är på plats. 2.2 Filbeskrivning bokföringsfilen Levererande system: Apoteket Mottagande system: Amtrix Filnamn: 14_ååååmmdd.txt Posttyp styr vad innebörden i fält1 och fält2 står för. Posttyp, se kommentarer i tabellen nedan. Datum = månad som apoteksfakturan avser. APK = Arbetsplatskod. De 2 första positionerna i Fält1 innehåller länskod. T.ex. 14 för Västra Götalandsregionen. HSN = Av apoteket återrapporterad nämndtillhörighet utifrån patientens län/kommuntillhörighet. Fillayout Kommentarer Posttyp Datum Fält1 Fält2 Belopp APO1 ÅÅÅÅMM Solidariska läkemedel APO10 ÅÅÅÅMM Dosdispensering Apodostjänsten APO2 ÅÅÅÅMM Riksslask APO3 ÅÅÅÅMM APK HSN APO4 ÅÅÅÅMM APK HSN Apodos APO5 ÅÅÅÅMM APK HSN Hjälpmedel APO6 ÅÅÅÅMM APK HSN Livsmedel APO7 ÅÅÅÅMM APK HSN Recept Summa = Fakturan ex moms Manuell rapport tas fram från Xplain för omföring för NU-sjukvården och Primärvården Fyrbodal. Utskriftsdatum: :07

6 (43) 2.3 Filbeskrivning Rådata filen Ej driftsatt Levererande system: Apoteket Mottagande system: Amtrix Filnamn: 14_ååååmmdd.txt Vi kommer att hantera Rådata filen från Apoteket så snart filen kommer tillräckligt tidigt i månaden.. Typ Posttyp Områdeskod Transaktions typ Ordinations typ Nationella preparat APO3 Blödarpreparat APO3 HIV APO3 Cerezyme Riksslask APO4 Apodos APO1 ERAD Hjälpmedel APO1 H Livsmedel APO1 L Förmån Typ Posttyp Arbetsplatskod Hsn ATC-Kod Förmån Regionala preparat APO1 A16 AB 03 Recept läkemedel APO1 Receptläkemedel är alla APO1 poster förutom Apodos, Hjälpmedel, Livsmedel och Regionala preparat. Dvs transaktionstyp <> ERAD, ordinationstyp <> H, ordinationstyp <> L, ATC-Kod <> A16 AB 03. HSN hämtas från HSN-indelningsregistret (se bilaga 8). För samtliga kommuner utom Göteborg hämtas HSN utifrån län och kommun. För Göteborg hämtas HSN utifrån Områdeskod. Utskriftsdatum: :07

7 3 Bearbetning av fil (43) 3.1 Nationella preparat samt Riksslasken Nationella preparat Preparat för blödarsjuka, HIV och Cerezyme hanteras i programmet som övriga receptläkemedel. Hantering av dessa sker sedan manuellt. Fr o m andra körningen 2005 kommer dock dessa att kunna urskiljas i lilla bokföringsfilen från Apoteket. Beloppen kommer att vara summerade på en egen rad och urskiljas med posttyp APO1 och benämns i klartext solidariska läkemedel. Riksslask i drift Omfattar recept som saknar personnummer, d.v.s personer med reservnummer, samordningsnummer, skyddad adress och de som saknar adress. Solidariska läkemedel och riskslask hamnar på egna posttyper i filen från Apoteket och kan på så sätt urskiljas. För posttyperna APO1 och APO2 hämtas produktkod från produktkodsregistret (se bilaga 5 ). HSA betalar. Posttyp APO1 APO2 Fält1 Solidariska läkemedel Riksslask Till Ekonomisystemet (Raindance) skickas följande fil; Ek-fil, se punkt 4.4 Riksslask hantering med rådatafilen ej driftsatt För nationella preparat hämtas produktkod från produktkodsregistret (se bilaga 5) för posttyp APO3 och områdeskod. När det gäller riksslasken finns ingen underindelning utan produktkod hämtas från produktkodsregistret för posttypen APO4. HSS betalar. Typ Posttyp Områdeskod Nationella preparat APO3 Blödarpreparat Nationella preparat APO3 HIV Nationella preparat APO3 Cerezyme Riksslask APO4 Till Ekonomisystemet (Raindance) skickas följande fil; Ek-fil, se punkt 4.4 Utskriftsdatum: :07

8 (43) 3.2 Apodos, Hjälpmedel och Livsmedel Ny hantering från och med Från och med 2004 ska Apodos, Hjälpmedel och Livsmedel läggas ut på de utförarna som tecknat överenskommelse om att själva stå för kostnaden, för övriga ska kostnaden fördelas på nämnderna efter patientens hemvist. Om det gäller en privat förskrivare utan läkemedelsansvar fördelas kostnaden på nämnderna efter patientens hemvist. I tabellerna nedan visas konteringen för de olika posttyperna. Endast arbetsplatskoder med ägarform = 1 kan förekomma i dessa tabeller. Vårdgivare alt HSN betalar. Urval med bokföringsfilen i drift Typ Apodos Hjälpmedel Livsmedel Posttyp APO4 APO5 APO6 Urval med rådatafilen ej i drift Apodos urskiljs genom att posttyp är APO1 och transaktionstyp är ERAD. Hjälpmedel urskiljs genom att posttyp är APO1 och ordinationstyp är H. Livsmedel urskiljs genom att posttyp är APO1 och ordinationstyp är L. Typ Posttyp Transaktionstyp Ordinationstyp Apodos APO1 ERAD Hjälpmedel APO1 H Livsmedel APO1 L Urvalskriterie för de utförare som ska stå för kostnad apodos, hjälpmedel och livsmedel De utförarna som själva ska stå för kostnaden för apodos, hjälpmedel och livsmedel urskiljs på ao3 enl tabell: Ao3 Utförare Sahlgrenska Universitetssjukhuset 081 NU-sjukvården 082 SÄS 083 Skas 084 Kungälvs sjukhus 085 Frölunda Specialitsjukhus 086 Alingsås 603 Primärvården i Göteborg 760 Hälsan & Arbetslivet 161 Handikappförvaltning 601 Primärvården västra Skaraborg 602 Primärvården södra Älvsborg 604 Primärvården södra Bohuslän 605 Primärvården Fyrbodal 611 Folktandvården Skaraborg 612 Folktandvården Södra Älvsborg 613 Folktandvården Göteborg 614 Folktandvården Södra Bohuslän Utskriftsdatum: :07

9 (43) 615 Folktandvården Fyrbodal När det gäller ovanstående ska uppgifter hämtas enligt standardhantering recept, se punkt 3.3. För följande utförare ska apodos, hjälpmedel, livsmedel och apodosdisp. urskiljas med konto. Ao3 Förvaltning Typ Posttyp Konto Produktkod 080 Sahlgrenska Universitetssjukhuset Apodos APO Sahlgrenska Universitetssjukhuset Hjälpmedel APO Sahlgrenska Universitetssjukhuset Livsmedel APO Sahlgrenska Universitetssjukhuset Apodosdisp. APO SÄS Apodos APO SÄS Hjälpmedel APO SÄS Livsmedel APO SÄS Apodosdisp. APO Skas Apodos APO Skas Hjälpmedel APO Skas Livsmedel APO Skas Apodosdisp. APO Kungälvs sjukhus Apodos APO Kungälvs sjukhus Hjälpmedel APO Kungälvs sjukhus Livsmedel APO Kungälvs sjukhus Apodosdisp. APO NU-sjukvården Apodos APO NU-sjukvården Hjälpmedel APO NU-sjukvården Livsmedel APO NU-sjukvården Apodosdisp. APO Frölunda Specialistsjukhus Apodos APO Frölunda Specialistsjukhus Hjälpmedel APO Frölunda Specialistsjukhus Livsmedel APO Frölunda Specialistsjukhus Apodosdisp. APO Alingsås lasarett Apodos APO Alingsås lasarett Hjälpmedel APO Alingsås lasarett Livsmedel APO Alingsås lasarett Apodosdisp. APO Primärvården Göteborg Apodos APO Primärvården Göteborg Hjälpmedel APO Primärvården Göteborg Livsmedel APO Primärvården Göteborg Apodosdisp. APO Hälsan & Arbetslivet Apodos APO Hälsan & Arbetslivet Hjälpmedel APO Hälsan & Arbetslivet Livsmedel APO Hälsan & Arbetslivet Apodosdisp. APO Handikappförvaltningen Apodos APO Handikappförvaltningen Hjälpmedel APO Handikappförvaltningen Livsmedel APO Handikappförvaltningen Apodosdisp. APO Primärvården Södra Älvsborg Apodos APO Primärvården Södra Älvsborg Hjälpmedel APO Primärvården Södra Älvsborg Livsmedel APO Primärvården södra Älvsborg Apodosdisp. APO Primärvården Skaraborg Apodos APO Primärvården Skaraborg Hjälpmedel APO Primärvården Skaraborg Livsmedel APO Primärvården Skaraborg Apodosdisp. APO Primärvården Fyrbodal Apodos APO Primärvården Fyrbodal Hjälpmedel APO Utskriftsdatum: :07

10 (43) 605 Primärvården Fyrbodal Livsmedel APO Primärvården Fyrbodal Apodosdisp. APO Primärvården södra Bohuslän Apodos APO Primärvården södra Bohuslän Hjälpmedel APO Primärvården södra Bohuslän Livsmedel APO Primärvården södra Bohuslän Apodosdisp. APO Folktandvården Göteborg Apodos APO Folktandvården Göteborg Hjälpmedel APO Folktandvården Göteborg Livsmedel APO Folktandvården Göteborg Apodosdisp. APO Folktandvården Skaraborg Apodos APO Folktandvården Skaraborg Hjälpmedel APO Folktandvården Skaraborg Livsmedel APO Folktandvården Skaraborg Apodosdisp. APO Folktandvården Södra Älvsborg Apodos APO Folktandvården Södra Älvsborg Hjälpmedel APO Folktandvården Södra Älvsborg Livsmedel APO Folktandvården Södra Älvsborg Apodosdisp. APO Folktandvården Södra Bohuslän Apodos APO Folktandvården Södra Bohuslän Hjälpmedel APO Folktandvården Södra Bohuslän Livsmedel APO Folktandvården Södra Bohuslän Apodosdisp. APO Folktandvården Fyrbodal Apodos APO Folktandvården Fyrbodal Hjälpmedel APO Folktandvården Fyrbodal Livsmedel APO Folktandvården Fyrbodal Apodosdisp. APO Nämndernas uppgifter hämtas från tabell 3. (Se över hantering av produktkod, j.f.r bilaga 5!). Till Ekonomisystemet (Raindance) skickas följande fil; Ek-fil, se punkt 4.1 Intern kundreskontrafil, se punkt Apodos-tjänsten Fr o m skall VGR stå för kostnaden för Apodos-tjänsten, den sk apodosdispenseringen (6- kronan). Summan som kommer i Apoteksfilen ( lilla bokföringsfilen ) för Apodos-tjänsten urskiljs genom posttyp APO10. Denna summa fördelas sedan på utförare med läkemedelsansvar respektive nämnderna enligt en procentsats. Procentsatsen räknas fram ur månadens totala belopp för Apodos för utförare / nämnder och fördelas (utifrån belopp APO4 per arbetsplatskod). (Eventuella negativa månadsbelopp på apodosutfallet bortses ifrån vid beräkning av procentsatserna som ligger till grund för fördelningen.) Produktkoden 2015 sätts på alla. För övrigt hanteras Apodos-tjänsten på samma sätt som Apodos. Se tabeller under punkt 3.2 Utskriftsdatum: :07

11 (43) 3.3 Standardhantering Recept För varje post i filen hämtas uppgifter från Arbetsplatskodsregistret med hjälp av arbetsplatskoden som kommer i filen från Apoteket. Sedan hämtas uppgifter från Översättningstabell Ao3 med hjälp av Ao3 från Arbetsplatskodsregistret, se bilaga 3 Underlag för bokföringsfiler och clearingfakturor. Vårdgivaren betalar. De uppgifter som hämtas är följande; Tabell Fält Beskrivning Arbetsplatskodsregistret Ao3 3-ställig kod för förvaltning inom VGR Arbetsplatskodsregistret Ansvar/K-ställe Ansvarsnummer Arbetsplatskodsregistret Ägarform Kod för ägarform (se bilaga 4) används endast vid bearbetning av filen. Kommer inte med till Ekonomisystem. Arbetsplatskodsregistret Frivillig uppgift Gäller endast för de förvaltningar som valt att ha en egen kod i Ekonomisystemet. Översättningstabell Ao3 Internt kundnr Kundnummer för internfakturering Översättningstabell Ao3 Motpart Motpart, bokföringsteknisk kod. 3.4 Offentliga med standardmodell Uppgifter hämtas enligt standardhantering recept, se punkt 3.3. Urskiljs genom att ägarform är 1 (landsting/region). Vårdgivaren betalar. Till Ekonomisystemet (Raindance eller Horisonten) skickas följande filer; Ek-fil, se punkt 4.1 Intern kundreskontrafil, se punkt 4.2 Utskriftsdatum: :07

12 (43) 3.5 Offentliga med avvikande modell Fyrbodal ej i drift Fyrbodalsavtalet gäller NU-sjukvården (Ao3 = 081) och Primärvården Fyrbodal PV (Ao3 = 605) Tandvården och privata vårdgivare i området omfattas inte av avtalet. Fyrbodalmodellen skall omfatta alla patienter som besökt NU-sjukvården eller Primärvården Fyrbodal. Det innebär att om en Göteborgare gjort ett besök på NU-sjukvården och fått ett recept som är ett allmänpreparat så skall Primärvården Fyrbodal betala. Har en patient gjort ett besök på Primärvården Fyrbodal och fått ett recept som är ett specialistpreparat så skall NU-sjukvården betala. Specialistpreparaten (se bilaga 2) som NU-sjukvåden skrivit ut skall styras efter arbetsplatskoden från Apoteksfilen. Är det däremot ett allmänpreparat som NU-sjukvården skrivit ut skall Ao3, ansvar/k-ställe och frivillig uppgift sättas enligt tabell nedan. För Primärvården Fyrbodal gäller samma sak fast tvärtom dvs, allmänpreparaten som Primärvården Fyrbodal skrivit ut skall styras efter arbetsplatskoden från Apoteksfilen. Är det däremot ett specialistpreparat som Primärvården Fyrbodal skrivit ut skall Ao3, ansvar/k-ställe och frivillig uppgift sättas enligt tabell nedan. Vad som är specialistpreparat kan definieras alltifrån 3-ställiga ATC-koder ner till varuidentitet, hänsyn till detta måste ske. Vårdgivaren betalar. Typ Ao3 Ansvar/K-ställe Frivillig uppgift Specialistpreparat utskrivet av Fyrbodal PV Allmänpreparat utskrivet av NU-sjukvården Till Ekonomisystemet (Raindance eller Horisonten) skickas följande filer; Ek-fil, se punkt 4.1 Intern kundreskontra fil, se punkt 4.2 Utskriftsdatum: :07

13 (43) 3.6 Privata med läkemedelsansvar Göteborgsmodellen Privata vårdgivare med kostnadsansvar för läkemedel hanteras parallellt på två olika sätt. Kostnaderna fördelas på nämnderna efter patienternas hemvist. Denna hantering sker helt enligt befintlig rutin enligt vad som anges under punkten Till Raindance skickas följande filer: Ek-fil, se punkt 4.1 Intern kundreskontra fil, se punkt 4.2 Den andra hanteringen avser bokföringen av vårdgivarens läkemedelskostnad kopplat till avtalstecknande nämnd: Posten urskiljs genom att det finns uppgift om externt kundnummer (vårdgivarkod) i arbetsplatskodsregistret. Vårdgivare med avtal urskiljs genom avläsning mot arbetsplatskodsregistret där fältet Fakturerar externt är ifyllt med vårdgivarens externa kundnummer. Detta kundnummer är detsamma som används i ekonomisystemet (Raindance). Valet Externfakturamodell = 1 = Göteborg är ifyllt i arbetsplatskodsregistret. Efter att vårdgivaren identifierats på detta sätt gäller därefter i den fortsatta hanteringen ett eget specifikt regelverk för hur bokföringen skall hanteras. Vårdgivarens arbetsplatskod kopplas med hjälp av arbetsplatskodsregistret till avtalstecknade nämnd genom avläsning av Ao3. Vårdgivarens läkemedelskostnad utgörs av förskrivna läkemedel. (dosdispensering ingår inte). (Summa kostnad = summan av posttyperna APO4 + APO5 + APO6 + APO7) Ej i drift i Loke: Fördelning av kostnaderna för hsn99 d.v.s läkemedelskostnader för personer utan folkbokföringsadress där arbetsplats som förskrivit recept tillhör HSN 5, 11 eller 12. sker fördelning manuellt enligt en fast fördelning nedan: HSN Fördelning 05 45,4% 11 25,4% 12 29,2% Ny logglista skapas och benämns ExtVgAo3log, (ej i spec) Ext Vgkundnrlog, (ej i spec) Denna visar en summa per externt kundnummer. Denna logglista mailas till var och en av de berörda vårdgivarna enligt en (kompletteras med e-postadresser). Alternativt får listan mailas till Peter Amundin och personer på HSK för vidaredistribuering till vårdgivarna. Kostnaden belastar avtalstecknande nämnd och går in på ett eget 2*** -konto. Filspecifikation uppgifter till Raindance: Avtalskod hämtas från arbetsplatskodsregistret Konto fast Ao3 hämtas från arbetsplatskodsregistret Motpart befintlig tabell (fast) Balansansvar Raindance, se stödregister kapitel 3.9. Utskriftsdatum: :07

14 (43) De uppgifter som hämtas är följande; Tabell Arbetsplatskodsregistret Fält Externt kundnummer Till Ekonomisystemet (Raindance) skickas följande filer; Extern kundreskontra fil, kr300l se punkt 4.3 Ek313v, se punkt? Utskriftsdatum: :07

15 (43) Övriga privata med läkemedelsansvar Från Ofelia har bokföringsfil där avtalad ersättning bokförts som en kostnad/månad på varje nämnd skickats. Motbokning har skett på ett gemensamt ansvar 9950 och balansavräkningskonto Urval för de privata vårdgivare med läkemedelsansvar som ska hanteras enligt detta kapitel För varje post i filen hämtas uppgifter från Arbetsplatskodsregistret med hjälp av arbetsplatskoden som kommer i filen från Apoteket. Om värdet för Externfakturamodell = övriga =0 och faktureras externt är ifyllt så hanteras posten enl kap Alla poster med uppfyllda vilkor hanteras enligt samma regelverk alltså även de som avser patienter med skyddade personuppgifter. De uppgifter som hämtas är följande; Tabell Fält Villkor Bokföringsfil från apoteket Arbetsplatskod Arbetsplatskodsregistret Arbetsplatskodsregistret Externfaktura Fältet är ifyllt med kundnummer för Raindance kundreskontra Arbetsplatskodsregistret externfakturamodell Externfakturamodell = övriga=0 Arbetsplatskodsregistret Ao3 3-ställig AO3-kod för nämnd inom VGR som tecknat avtal med den privata vårdgivaren Bilaga 9 Nämndinformation Konsumtion utanför VGR ansvar = ex 9918 Balansvar för avtalstecknande nämnd, för AO3 från arbetsplatskodsregistret Bilaga 9 Nämndinformation Konsumtion utanför VGR Nämnd Nämndinformation för avtalstecknande nämnd, för AO3 från arbetsplatskodsregistret hämtas Arbetsplatskodsregistret Frivillig uppgift Vårdgivarkod som skickas med till bokföringen. Bokföringsfil från apoteket Belopp för Fakturaradstext sätts till Apodos Posttyp= APO4 Belopp för Fakturaradstext sätts till Hjälpmedel Posttyp= APO5 Belopp för Fakturaradstext sätts till Livsmedel Posttyp= APO6 Belopp för Posttyp= APO7 Fakturaradstext sätts till Recept Belopp för Posttyp=APO10 Belopp används för uträkning av Apodos-tjänsten för beräkning av belopp se kap Fakturaradstext sätts till Apodostjänsten, Bilaga 5 Produktkoder Produkt Produkt sätts beroende på posttyp Utskriftsdatum: :07

16 (43) Till Ekonomisystemet Raindance skickas följande filer; Ek-fil, se punkt 4.1 Intern kundreskontra fil, se punkt 4.2 Bokföringsfil kundreskontrafil externa fakturor, se punkt Bokning i EK-fil, se även kapitel 4.1: Bokföringsinformation skickas med i EK-fil till avtalstecknande nämnd för vårdgivaren (se tabell ovan). Månadsutfall bokförs på avtalstecknande nämnd som en fordran avräkningskonto Konto 1626 för samtliga nämnder. - Ansvar = Balansansvar - Frikod = Frivillig uppgift = vårdgivarkod (se tabell ovan) - Frikod2 Produkt Bokning i Intern kundreskontra fil, se kapitel 4.2 Redovisning sker till avtalstecknande nämnd d.v.s. utifrån AO3 i arbetsplatskodsregistret Bokföringsfil kundreskontrafil externa fakturor, se kapitel 4.3 Utskriftsdatum: :07

17 (43) 3.7 4S Stenungsund Upphört f.o.m Fr o m gäller ny hantering. Beställarförbundet 4S har tilldelats medel för receptläkemedel, Apodos, hjälpmedel, livsmedel, dosdispenseringen och Stenungsundsbornas läkemedelskostnader i andra landsting. Detta innebär att 4S faktureras för den del av Stenungsundsbornas läkemedelskonsumtion som inte förskrivits på arbetsplatser som har överenskommelser om läkemedelsansvar. Med andra ord, om ägarform inte är lika med 1 och patienten bor i Stenungsund (kommun 15) så ska 4S belastas för kostnaden. Denna fakturering sker dock utanför Loke. 4S behandlas i särskild ordning. En totalsumma för 4S läkemedelskostnader skapas i programmet. Ett mail med denna informationen skickas därefter till Hans Nyman och Lars Alfredsson på 4S (se mailadress under 4.7) samt till Nina Franzén och Ylva Boberg i VGR. Fr o m kommer denna hantering att upphöra och 4S dvs kommun 15 (Stenungsund) kommer åter kostnaderna dess invånare åter att belasta hsn 4 i vanlig ordning. Utskriftsdatum: :07

18 (43) 3.8 Konsumtion utanför VGR Då patienten tillhör VGR och vårdgivaren inte gör det betraktas det som konsumtion utanför VGR. Vårdgivare utanför VGR urskiljs genom att de 2 första tecken i Arbetsplatskoden inte är 14 Vid konsumtion utanför VGR används nedanstående tabell för att hämta Ao3, ansvar/k-ställe och frivillig uppgift för den HSN som patienten tillhör. HSN hämtas från apoteksfilen (bokföringsfil). HSN betalar. Tabell Konsumtion utanför VGR HSN Ao3 Ansvar/K-ställe Frivillig uppgift Balansansvar Postgiro De uppgifter som hämtas är följande; Tabell Fält Beskrivning Konsumtion utanför VGR Ao3 3-ställig kod för förvaltning inom VGR Konsumtion utanför VGR Ansvar/K-ställe Ansvarsnummer Översättningstabell Ao3 Internt kundnr Kundnummer för internfakturering Översättningstabell Ao3 Motpart Motpart, bokföringsteknisk kod. Till Ekonomisystemet (Raindance eller Horisonten) skickas följande filer; Ek-fil, se punkt 4.1 Intern kundreskontra fil, se punkt 4.2 Utskriftsdatum: :07

19 (43) 3.9 Ej godkända arbetsplatskoder med giltiga HSN Ej godkända arbetsplatskoder är de arbetsplatskoder som börjar med 14 (länskoden för Västra Götalands län) och som ej finns upplagda i arbetsplatskodsregistret. För dessa arbetsplatskoder ska uppgifter hämtas på samma sätt som konsumtion utanför VGR, se punkt 3.8. Förutom frivillig uppgift som alltid sätts enligt nedan. Tabell Fält Tabell alt. hårdkodas Frivillig uppgift sätts till 9999 Konto sätts till 5611 och ansvar hämtas från tabell under 3.8 HSN betalar. Till Ekonomisystemet Raindance skickas följande filer; Ek-fil, se punkt 4.1 Intern kundreskontra fil, se punkt Ej godkända arbetsplatskoder utan giltiga HSN Urskiljs genom att arbetsplatskoden ej är godkänd (för beskrivning av ej godkända arbetsplatskoder se punkt 3.9) och HSN ej kan hämtas från apoteksfilen. Giltiga HSN är 01 till 12 samt 98 och 99. Produktkod hämtas från produktkodsregistret (se bilaga 5). Tabell Fält Tabell alt. hårdkodas Ansvar/K-ställe sätts till 5012 HSA betalar. Till Ekonomisystemet (Raindance) skickas följande fil; Ek-fil, se punkt 4.4 Utskriftsdatum: :07

20 (43) 3.11 Statliga, kommunala och privata vårdgivare utan läkemedelsansvar I övriga ingår statliga, kommunala och privata vårdgivare utan läkemedelsansvar. För dessa arbetsplatskoder ska uppgifter om Ao3 och ansvar/k-ställe hämtas på samma sätt som konsumtion utanför VGR, se punkt 3.8. Förutom frivillig uppgift som hämtas från arbetsplatskodsregistret. HSN betalar. De uppgifter som hämtas är följande; Tabell Fält Beskrivning Konsumtion utanför VGR Ao3 3-ställig kod för förvaltning inom VGR Konsumtion utanför VGR Ansvar/K-ställe Ansvarsnummer Arbetsplatskodsregistret Frivillig uppgift Gäller endast för de förvaltningar som valt att ha en egen kod i Ekonomisystemet. Översättningstabell Ao3 Internt kundnr Kundnummer för internfakturering Översättningstabell Ao3 Motpart Motpart, bokföringsteknisk kod. I fall arbetsplatskoden är godkänd men hsn ej kan hämtas utifrån det som står i filen från Apoteket gäller följande: - om ägarform = 1 så betalar vårdgivaren - om ägarform <> 1 så betalar den nämnd där vårdgivaren har sin verksamhet. Uppgift om detta fås från arbetsplatskodsregistrets Ao3. Produktkod för HSN Okänd (bilaga 5) sätts här för samtliga kostnader. Till Ekonomisystemet (Raindance eller Horisonten) skickas följande filer; Ek-fil, se punkt 4.1 Intern kundreskontra fil, se punkt 4.2 Utskriftsdatum: :07

21 (43) 3.12 Prioriteringsordning Följande prioriteringsordning gäller för receptläkemedel (APO7) Arbetsplatskoden finns registrerad i arbetsplatskodsregistret: 1. Ägarform är 1 (Offentliga med standardmodell) 2. Externt kundnummer är ifyllt (Privata med läkemedelsansvar) 3. Uppfylls inte något av ovanstående fall hamnar posten under övriga. Arbetsplatskoden finns inte registrerad i arbetsplatskodsregistret: 1. HSN finns och arbetsplatskoden börjar på 14 (Ej godkända arbetsplatskoder) 2. HSN finns och arbetsplatskoden börjar ej på 14 (Konsumtion utanför VGR) Följande prioriteringsordning gäller för ), apodos APO4, hjälpmedel (APO5), livsmedel (APO6), dosdispensering (APO10). 1. Ska utföraren belastas med kostnader för apodos hjälpmedel och livsmedel gäller samma prioriteringsordning som ovan. Enda skillnaden är att vissa bokföringsuppgifter hämtas enligt beskrivning under punkt 3.2 Apodos, Hjälpmedel och Livsmedel. 2. För de utförare som inte ska belastas med kostnader för apodos, hjälpmedel och livsmedel hanteras posten som övriga. Enda skillnaden är att produktkod hämtas enligt beskrivning under punkt 3.2 Apodos, Hjälpmedel och Livsmedel Larmlista Arbetsplatskoder som finns med i filen från Apoteket och tillhör VGR men inte är upplagda i arbetsplatskodsregistret eller inte har godkända länskoder skall komma med på en larmlista och utredas av Läkemedelsenheten / Kajsa Lundblad. Detta innebär att om arbetsplatskoden börjar på 14 och inte finns med i arbetsplatskodsregistret kommer arbetsplatskoden ut på larmlistan. Även de arbetsplatskoder som inte börjar med en godkänd länskod kommer med på larmlistan. Godkända länskoder finns specificerade i (se bilaga 7). En total larmlista skapas för samtliga arbetsplatskoder. Det framgår vilken HSN som avses. HSN får man från apoteksfilen. Utskriftsdatum: :07