Arbetsutvecklingsrapport

Transkript

1 Arbetsutvecklingsrapport Utvärdering av projektet Elektronisk fakturering Författare: Rolf Dalin Rapport: nr 2005:7 ISSN ISBN FoU Västernorrland Kommunförbundet Västernorrland

2 2

3 3

4 Innehåll Innehåll 4 Sammanfattning 5 Utvärdering 7 Bakgrund 7 Processen 9 Resultat 9 Effekter 9 Lärdomar 10 Slutsats 11 4

5 Sammanfattning Projektet e-faktura syftar till att hjälpa företag att skaffa sig förmågan att använda e-faktura vid leveranser till kommuner och andra företag. Målsättningen i projektet, att 45 små och medelstora leverantörer till kommuner i Västernorrland ska kunna skicka e-fakturor inom två år ser ut att kunna uppfyllas, eftersom många företag har förutsättningar och har kommit igång med sin process att ta till sig detta administrativa hanteringssätt. Kopplingar finns mellan e-fakturaprojektet och projektet BIRRA (Broadband in Rural and Remote Areas). I BIRRA kan de företag som startat sin process att kunna använda e-faktura få fortsatt stöd för detta. Lärdomar från projektet handlar dels om vad som fungerar och inte fungerar när det gäller spridning av information till företagarna. Dels hur idéer till lösning av lokala problem kan bli till gynnsamma projekt på ett mer generellt plan. Samt betydelsen av att se till relationen mellan olika projekt inom överlappande verksamhetsområden. Metod- och tidsplaner har fått omprövas under projektets gång pga. de lärdomar som skapats, vilket finansiären NUTEK välvilligt har accepterat. 5

6 6

7 Utvärdering Projektledare för projektet Elektronisk fakturering har varit Charlie Wallin, Kommunförbundet Västernorrland, utvärderare Rolf Dalin, FoU-enheten. Bakgrund Kommunerna i Västernorrland är i olika faser i sin utveckling av elektronisk hantering av fakturor. När e-fakturaprojektet avslutas, juli 2005, är situationen den att Härnösands kommun kunnat ta emot e-fakturor under det senaste året, Örnsköldsvik sedan 2 år, Ånge håller just på att börja och Sollefteå kommer att kunna göra det om ca. ett år. Dessa fyra kommuner har varit målgruppen för projektet. Tre av dem ligger i stödområde A, en förutsättning för stöd från NUTEK, och Härnösand har kunnat ingå i projektet genom ett särskilt anslag från Statskontoret. För kommunerna som betalar många fakturor är det en viktig effektivisering att kunna hantera dem elektroniskt. För företagarna som levererar tjänster och produkter handlar den elektroniska faktureringen både om effektivisering och besparing och om att ha en konkurrensfördel, eftersom stora organisationer och företag börjar ställa krav på e-fakturering vid upphandlingar. En titt på statistiken visar att Ånge kommun under 2003 tog emot fakturor från 53 leverantörer och Örnsköldsviks kommun tog emot fakturor från 54 leverantörer. Från kommunernas perspektiv kan man beskriva situationen så att ett begränsat antal företag står för en stor del av fakturorna. För t.ex. Ånge och Örnsköldsvik framgår denna fördelning av illustration 1 och 2 nedan. I kommunernas intresse kan det därför verka som om det största problemet vore löst om de största leverantörerna skickade e-fakturor. Men i Ånge kommun kom i alla fall över 30 % av fakturorna från leverantörer som fakturerade 300 gånger eller mindre. Och det var bara tre leverantörer som fakturerade mindre än tjugo gånger. Fördelningen är liknande i Örnsköldsvik, och troligen likartad i de flesta kommuner av denna storleksordning. Härnösand var alltså tidig att ta till sig tekniken med elektronisk fakturahantering, och det var också där som problemet med leverantörernas förmåga att e-fakturera identifierades. Kommunförbundet Västernorrland formulerade projektet med tonvikt på företagarperspektivet och NUTEK bidrog med projektmedel, men kommunernas nytta av e-fakturering är lika stor som företagens, och de två perspektiven är egentligen bara två sidor av samma mynt. 7

8 Illustration 1: Antal fakturor under ett år Kommun = Ånge Antal fakt Vi ser t.ex. att det var sex företag som fakturerade kommunen över 600 gånger under året. Illustration 2: Antal fakturor under ett år Kommun = Ö-vik Antal fakt Bl.a. ser vi att fem företag skickade mer än 1000 fakturor till kommunen under ett år. Det vi kan lägga märke till här är att projektet när det gäller val av företag mm. har haft kommunernas perspektiv, inte företagens. T.ex. ett företag som har ett stort antal faktureringar men som inte levererar mycket till kommunerna kan synas ha ett litet behov av förmågan att e-fakturera om man bara ser till antalet faktureringar till kommunerna. Jag har dock inte anledning att befara att detta 8

9 ställt till med något problem eftersom det kompenseras av lokalkännedom och av stor överlappning mellan företag med behov av e-fakurering och företag med leveranser till kommunerna. Processen Under projektets gång visade det sig att avgörande metodval hade varit felaktiga när det gällde kontakter med företagarna. De kom inte till kollektiva informationsträffar, varför en ny planering gjordes där företagskontakterna i stället utformades till telefonkontakter och enskilda samtal ute på företagen. Det innebar en ändring av tidsplanen för projektet, vilket finansiären NUTEK godtog utan invändningar. Med det nya upplägget fungerade kontakterna med företagare så att önskat resultat kunde uppnås. I övrigt genomfördes projektet som tänkt med presentation av lösningar av e- faktureringen med hänvisningar till fungerande, ej kostsamma systemlösningar. Som nämnts ovan var kommunerna i otakt när det gäller förmåga att ta emot e- fakturor. Så för en del företagare blir också införandet av systemlösningarna inte brådskande, utan kommer att ske efterhand. Därför kan det vara anledning att tänka på den fortsatta processen ur de berörda företagarnas perspektiv. Dessa kan i viss utsträckning ha behov av att kontaktas även efter projekttidens slut. Möjlighet för detta kan komma att finnas inom BIRRA-projektets ramar (se nedan). Resultat I de fyra kommunerna har 60 företag besökts och ytterligare 26 har per telefon fått genomgångar av möjligheterna med e-fakturering. Projektrapporten innehåller mer detaljerad analys av vilka förutsättningar i form av internetuppkoppling, administrationsprogram som kan användas tillsammans med e-fakturering etc. som finns hos företagen. I korthet kan nämnas att nästan alla hade internetuppkoppling, närmare hälften hade redan administrationsprogram som skulle kunna användas för e-fakturering. Ett fåtal hade inte någon koppling mellan fakturering och administrationssystem. Inbjudningar till träffar hörsammades i liten utsträckning och denna typ av aktiviteter slopades sedan och ersattes av personligt uppsökande. Effekter Effekter av projektet kommer att ha genomslag en tid efter projektets slut. Den primära effekten skulle vara att ett antal företag som kontaktas levererar e- fakturor tack vare projektets resultat. Detta behöver inte vara bara till kommunerna utan även till andra kunder. Sekundära effekter vore att företag i länet stärker sin konkurrensförmåga genom att de skaffat sig denna möjlighet. Sådana effekter kan vi inte mäta nu och en del är omätbara även i framtiden, 9

10 men med kännedom om omvärldsutvecklingen inom området, och en del orsaksmekanismer, kan vi få ändå ledning till handlingsbeslut genom effektresonemang som dessa. Lärdomar Projektet föddes som ett kommunalt utvecklingsprojekt i Härnösand. I diskussioner med Näringsdepartementet, Statskontoret och NUTEK, utvecklades det till ett större projekt med syfte att utreda förutsättningarna för e-fakturering mellan kommuner och regionalt näringsliv. Detta är ett tänkvärt exempel på hur idéer till projekt kan bli till och hur det kan fungera med tidiga exempel och exemplets makt när det gäller teknikspridning. I detta fall var det huvudsakligen en förmåga att från ett lokalt behov se behovet i ett större perspektiv. Kontaktytor mellan olika projekt och aktiviteter kan vara mycket gynnsamma. I detta projekt finns t.ex. en potentiell kontaktyta med projektet BIRRA (Broadband in Rural and Remote Areas). Det projektet kommer också att ha företagsnytta som viktigt fokus, och därför kommer det att gå bra att inlemma en del av efterarbetet med e-fakturaprojektet i BIRRA. På det sättet kommer företagare inte att behöva känna sig övergivna efter att de kommit en bra bit på väg med förberedelser för e-fakturering, utan kan få ytterligare en kontakt. e-fakturaprojektet ändrade projektplanen under projektets gång, sedan man i uppföljningen kunnat konstatera att valda strategier för kontakter med företagen inte gav önskat resultat. De begrepp inom utvärdering som hör ihop här är processutvärdering, uppföljning med datainsamling, omprövning. Det är självklart bättre att göra en ändring som kan rädda ett projekt än att slaviskt följa ursprungliga planerna. Relationen med en eventuell styrgrupp är då viktig, och det är också viktigt att data från uppföljning kan presenteras så att man underlättar för styrgruppen att sätta sig in i problemen och fatta nödvändiga beslut. Att göra företagskontakter uteslutande via personliga samtal ute på företagen är förstås resurskrävande i ett projekt. Eventuellt skulle man kunna utnyttja telefonkonferensteknik i något steg av informationsprocessen. Ett amerikanskt fenomen kallas tele-seminars och är ett sätt att sälja information. (Sök på tele-seminar på Google så kommer det upp ett stort antal länkar till sidor om aktuella teleseminarier.) Seminariedeltagarna betalar alltså för telefonsamtalet när de kopplas till seminariet från en telefon. Kommunförbundet Västernorrland har också använt en kommunikationsform som vi har kallat teleseminarium, som är lite annorlunda konstruerat. Experten kan där vara ensam t.ex. i sitt kontorsrum, medan åhörarna lämpligen sitter i grupper. (Se rapporten Teleseminarium, högsta expertis till lägsta kostnad, Rolf Dalin, Den finns på y.komforb.se/fou/rapporter/) Men det verkar som det amerikanska exemplet på användning av telefonkonferens är mer likt vad 10

11 som skulle kunna prövas som en metod för företagskontakter. Det skulle troligen bli så att företagarna skulle sitta individuellt, medan en eller flera projektmedlemmar skulle kunna sitta tillsammans. Slutsats E-faktura har varit ett bra projekt som gjort nytta hos målgruppen och kommer att fortsätta att ha effekt på utvecklingen av företagens förmåga att e-fakturera. Det har också genomförts skickligt på det sättet att det har mött svårigheter (organiserandet av kontakter med företagarna) genom att vara adaptivt när det gäller metoderna för genomförandet. Det finns i projektet generella lärdomar att dra om projektgenomförande och om metoder för kontakter med företagare, lärdomar som kan komma att vara värdefulla i andra projekt. 11

12 Utvärdering av projektet Elektronisk fakturering Projektet e-faktura syftar till att hjälpa företag att skaffa sig förmågan att använda e-faktura vid leveranser till kommuner och andra företag. E-faktura har varit ett bra projekt som gjort nytta hos målgruppen och kommer att fortsätta att ha effekt på utvecklingen av företagens förmåga att e-fakturera. Det har också genomförts skickligt på det sättet att det har mött svårigheter (organiserandet av kontakter med företagarna) genom att vara adaptivt när det gäller metoderna för genomförandet. Det finns i projektet generella lärdomar att dra om projektgenomförande och om metoder för kontakter med företagare, lärdomar som kan komma att vara värdefulla i andra projekt. Rolf Dalin är statistiker och lärare på Mitthögskolan med särskilt intresse inom vetenskaplig metod även utanför det kvantitativa området. I FoU-enheten fungerar han som forskare och forskningshandledare med en speciell orientering mot utvärdering. FoU-Västernorrland finansieras av kommunernas socialtjänster i Västernorrland med Kommunförbundet Västernorrrland som huvudman. Enhetens uppdrag är att fånga upp ideér och stödja forsknings-, utvecklings-och uppföljningsprocesser inom socialtjänsten samt att göra dessa tillgängliga för socialtjänstens personal. mer information om FoU Västernorrland finns på FoU Västernorrland Kommunförbundet Västernorrland Kommunförbundet Västernorrland, Box 3014, Härnösand. Tfn Fax E-post info@komforb.se ISBN ISSN