Ramavtalsvillkor / Kommersiella villkor mall

Transkript

1 Sida: 1 av 9 Ramavtalsmall Bilaga 6 diarie nr Af-2011/ Ramavtalsvillkor / Kommersiella villkor mall 1 Parter Mellan Arbetsförmedlingen, org.nr och XX, nedan kallad leverantören, org.nr. XX, har följande avtal slutits gällande leverans av säkerhetstjänster brandskydd till Arbetsförmedlingens kontor, service och underhåll av brandskyddsprodukter. 2 Omfattning Den upphandlade tjänsten avser handhavandeutbildning, utrymningsövningar, besiktning, montering och årligt underhåll av handbrandsläckare, brandfiltar, nödbelysning, utrymningsplaner, hänvisningsskyltar m.m. Tjänsten avser även medverkan vid nyinrättade kontor såväl som befintliga kontor där brandskyddsutrustning saknas eller behöver kompletteras. 3 Avtalshandlingarnas inbördes ordning Leverantören åtar sig att vid avrop, tillhandahålla/leverera tjänster och produkter i enlighet med detta Ramavtal. Avtalshandlingarna kompletterar varandra. Förekommer det mot varandra stridande bestämmelser i handlingarna gäller de sinsemellan i följande ordning: 1. Tillägg till eller justeringar av detta Ramavtal 2. Detta Ramavtal inklusive bilagor 3. Förfrågningsunderlag (dnr Af-2011/289318) 4. Leverantörens anbud 4 Ramavtalsperiod Detta Ramavtal börjar gälla när det undertecknats av bägge Parter, avtalsperiod två år med option för Arbetsförmedlingen att förlänga ramavtalet med två år. Arbetsförmedlingen meddelar senast två månader före utgången av avtalsperioden om Arbetsförmedlingen avser att förlänga avtalet. 5 Leverans och installation Den årliga besiktningen ska kunna genomföras på samtliga kontor som arbetsförmedlingen beställer. Leverans ska kunna ske inom två veckor från avropet eller tidpunkt som överenskommits.

2 Sida: 2 av 9 Inför serviceuppdrag och årlig handhavandeutbildning på Arbetsförmedlingen ska servicetekniker boka tid hos kontorschefen (minst en vecka innan besök). Servicetekniker ska legitimera sig hos kontorschefen innan serviceuppdraget påbörjas. Arbetsförmedlingen, Enheten Infrastruktur, ska godkänna samtliga uppkomna kostnader som överstiger 5000:-, innan uppdraget påbörjas. Undantag från detta är service av brandredskap SS 3656, SS EN I samband med att nya kontorslokaler inrättas ska leverans av nödvändig utrustning vara på plats inom den tid som beställaren för kontoret och leverantören kommer överens om. Installationer ska ske i enlighet med de regler och föreskrifter som leverantören tar fram tillsammans med Arbetsförmedlingen. 6 Beskrivningar, specifikationer och tekniska förutsättningar I avsnitt 7 Kravspecifikation i Arbetsförmedlingens förfrågningsunderlag beskrivs de funktioner, specifikationer och tekniska förutsättningar som gäller för leverans av tjänster/ produkter till Arbetsförmedlingens kontor. 7 Rapportering och dokumentation Underhållsrapport Vid årlig översyn ska en underhållsrapport skapas för respektive serviceadress. Halvårsrapportering Avstämning av service och brandskyddsstandard görs mellan leverantören och Arbetsförmedlingen. Årlig rapportering Redovisning av service och inköp samt eventuella förändringar görs vid personliga möten mellan leverantören och Arbetsförmedlingen. Kundportal Anbudsgivaren ska tillhandahålla en kundportal med användarnamn och lösenord. Portalen ska innehålla fakta, avtal, prislistor, brandskyddsstandard, underhållsrapporter, fakturor, utrymningsplaner, företagsinformation, nyheter, historisk service, inplanerad service samt kommande service etc.

3 Sida: 3 av 9 Efter utförd besiktning och dokumentation ska beslut om inköp av brandsläckare m.m. fattas av ansvarig handläggare hos Arbetsförmedlingen. Sådan utrustning ska tillhandahållas och monteras av leverantören. Webportal med programvara för SBA Leverantören ska tillhandahålla Webportal med programvara för SBA avsett att användas av vår Säkerhetsavdelning och lokala brandskyddsombud. Syftet med portalen är att rationalisera arbetet med de månatliga egenkontrollerna för samtlig brandskyddsutrustning på respektive Arbetsförmedling. Punkt 8 och 9 i SBA:s vedertagna processmodell avser kontroll och uppföljning. 8 Kursansvarig vid utrymningsövning Leverantören ska inneha kursansvarig med adekvat utbildning och erfarenhet att leda utrymningsövning. Anbudsgivaren ska kunna tillhandahålla flera personer med likartad kompetens. Förlust av enskild person får inte medföra att anbudsgivarens möjligheter att tillhandahålla avtalad kompetens eller resurser påverkas. 9 Pris Priserna är fasta två (2 år) från avtalsperiodens början. Priser framgår av prislista, Bilaga 1. I angivna priser ingår samtliga kostnader (resor, övertid m.m.) för den beställda tjänsten/produkten. Lagstadgad mervärdesskatt tillkommer. Inga andra avgifter/kostnader får debiteras. 10 Prisjustering Priserna är fasta två år efter avtalstecknandet. Därefter får justering av avtalade priser göras enligt Statistiska centralbyråns konsumentprisindex, KPI, om parts så begär. Basmånad är den månad som träder i kraft tre (3) månader innan första avtalsårets utgång. Beräkningsgrund för prisförändringen ska vara högst 80 % av det avtalade priset. Skriftlig begäran om prisjustering med angivande av önskad ändring och motivering ska vara köparen tillhanda senast tre (3) månader innan avtalsårets slut. Har begäran inte kommit köparen tillhanda detta datum gäller föregående avtalsperiods priser oförändrade. Arbetsförmedlingen ska skriftligen godkänna justeringen. Överenskommen prisjustering ska gälla under minst 12 månader.

4 Sida: 4 av 9 11 Betalningsvillkor Arbetsförmedlingen faktureras för utförd leverans. Betalning ska ske senast trettio (30) dagar efter inkommen och godkänd faktura. Fakturerings- och expeditionsavgifter accepteras. Säljaren har inte rätt att ta ut påminnelseavgift eller annan avgift som inte följer av lag. Vid försenad betalning äger Leverantören rätt till dröjsmålsränta enligt gällande räntelag. 12 Fakturering/Fakturahantering Fakturan ska alltid innehålla följande uppgifter: Överenskommet kostnadsställe (framgår av beställning), samt uppgift om den tjänst och/eller produkt som levererats. Fakturor ska skickas elektroniskt, i första hand som SFTI (Single Face To Industry) Svefaktura och i andra hand som SFTI Fulltextfaktura. Om leverantör inte stödjer något av ovanstående format i sitt eget system kan fakturering ske genom Fakturaportalen, där leverantör kostnadsfritt kan hantera faktureringen elektroniskt i Svefakturaformat gentemot Arbetsförmedlingen. Kommande leverantör förbinder sig att utan kostnad för Arbetsförmedlingen medverka till att elektronisk fakturering tillämpas. Anbudet ska innehålla en beskrivning av hur anbudsgivaren avser att lösa den elektroniska faktureringen gentemot Arbetsförmedlingen. Om leverantör väljer att skicka elektroniska fakturor som SFTI Svefaktura eller SFTI Fulltextfaktura från sitt eget system sker anslutning enligt överenskommelse. Dock ska anslutningen vara klar senast tre månader efter att avtalet undertecknats av båda parter. Leverantör som väljer Fakturaportalen eller annan lösning för elektronisk fakturering ska använda sig av denna direkt efter att avtalet undertecknats. Innan anslutning till Fakturaportalen måste dock Arbetsförmedlingen kontaktas 13 Försäkringar och ansvar Arbetsförmedlingens godkännande av utförd leverans befriar inte Leverantören från ansvar. Leverantören ansvarar för skada som denne eller anlitad underleverantör vållar Arbetsförmedlingen eller tredje man genom uppsåt eller oaktsamhet.

5 Sida: 5 av 9 Leverantören är skyldig att under hela avtalsperioden hålla ansvarsförsäkring till betryggande belopp med hänsyn tagen till ramavtalets art och omfattning som täcker skador, vilka har orsakats av Leverantören. 14 Underleverantör Om leverantören anlitar underleverantör ansvarar leverantören för underleverantörens arbete såsom för eget arbete. Eventuellt byte och/eller tillägg av underleverantör får endast ske efter godkännande från Arbetsförmedlingen. Ansökan om byte eller lägga till underleverantör ska ställas till Arbetsförmedlingen i god tid före det planerade datumet för byte. Om en underleverantör som anlitats av leverantören bryter mot bestämmelser i detta ramavtal eller det förekommer upprepade klagomål avseende en sådan underleverantör och rättelse inte vidtas omedelbart efter skriftlig anmaning därom från Arbetsförmedlingen, har Arbetsförmedlingen rätt att kräva att leverantören säger upp avtalet med underleverantören i fråga. 15 Sekretess Leverantören får inte utan Arbetsförmedlingens godkännande till tredje man lämna ut handlingar eller på annat sätt återge uppgifter som rör interna förhållanden hos Arbetsförmedlingen. Leverantören får inte heller lämna ut handlingar eller återge uppgifter som rör affärshemligheter eller annan konfidentiell information i ärenden som hanteras av Arbetsförmedlingen. Sekretess gäller inte för sådan information som leverantören kan visa har blivit känt för denne på annat sätt än genom uppdraget eller som är allmän känd. Sekretesskyldigheten gäller även efter det att avtalet i övrigt upphört att gälla. För Arbetsförmedlingen gäller bestämmelserna i Offentlighets- och sekretesslagen och annan lagstiftning som reglerar svenska offentliga myndigheters skyldigheter enligt den svenska offentlighetsprincipen. 16 Garanti Garantin är en funktionsgaranti (totalt åtagande inklusive ingående tjänster och produkter), vilket innebär att alla direkta kostnader i samband med garantiåtgärder är inkluderade. Även ersättning för resor, logi, traktamenten etc ingår. Garantitiden är begränsad till fel som visar sig inom två (2) år räknat från leveransdagen.

6 Sida: 6 av 9 17 Reklamationer Om fel eller avvikelser föreligger ska Arbetsförmedlingen inom skälig tid, högst 30 arbetsdagar, efter det att felet uppdagats reklamera felet. Leverantören ska företa omleverans med den skyndsamhet som omständigheterna kräver för att undvika olägenhet för Arbetsförmedlingen. Leverantören ska ombesörja och bekosta transport samt omleverans. Omleverans ska dock ske senast inom fem (5) arbetsdagar från det att felleverans/reklamation anmälts. Kostnad för retur/utbyte får inte debiteras Arbetsförmedlingen. 18 Konkurs m.m. I händelse av att leverantören under avtalsperioden skulle bli försatt i konkurs eller likvidation, eller är föremål för ackord eller har inställt sina betalningar eller är underkastad näringsförbud, äger Arbetsförmedlingen rätt att med omedelbar verkan frånträda detta Avtal. 19 Förtida upphävande Part får häva ingånget avtal om motparten inte fullgör sina åtaganden och avtalsbrott är av väsentlig betydelse. Hävningen ska vara skriftlig. Arbetsförmedlingen äger rätt att häva avtalet med omedelbar verkan om: a) leverantören i väsentlig mån brister i förpliktelse enligt ramavtalet och inte vidtar rättelse inom trettio (30) arbetsdagar efter skriftlig begäran därom, eller b) leverantören försätts i konkurs, tvångslikvidation, inleder ackordsförhandlingar, inställer sina betalningar, ansöker om företagsrekonstruktion eller annars kan anses vara på obestånd, eller c) det framkommer att leverantören lämnat oriktiga uppgifter i anbudet eller på annat sätt i samband med ramavtalsupphandlingen och dessa uppgifter har varit av icke-oväsentlig betydelse vid bedömningen av tilldelning av ramavtal, eller d) leverantören ej uppfyller sina förpliktelser vad gäller skatter och allmänna avgifter, eller e) leverantören blir dömd för brott avseende yrkesutövning enligt lagakraftvunnen dom. f) leverantören har gjort sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövningen, eller g) upprepade leveransförseningar sker och leverantören, trots påpekande från Arbetsförmedlingen, inte vidtagit åtgärder för att garantera och följa överenskomna leveranstider

7 Sida: 7 av 9 Oavsett om Arbetsförmedlingen återtar eller leverantören frånträder uppdraget ska endast ersättning utgå för utförda leveranser och för styrkta nödvändiga kostnader. Leverantören är således inte berättigad till någon ersättning för förlust som denne åsamkas. Inga skadeståndsanspråk kan med anledning av ovanstående hävning riktas från leverantören mot Arbetsförmedlingen. Rätten att häva avtalet utesluter inte Arbetsförmedlingens rätt att göra gällande andra i detta avtal reglerade påföljder. Om avtalet hävs är leverantören ersättningsskyldig för den skada som hävningen förorsakat. Arbetsförmedlingen äger rätt att kräva skadestånd i stället för hävning vid avtalsbrott. 20 Rätt till prisavdrag vid bristfällig kvalitet Är kvaliteten på den tillhandahållna tjänsten eller produkten bristfällig har Arbetsförmedlingen rätt till prisavdrag för det som är bristfälligt. Om den tillhandahållna tjänsten eller produkten försenas väsentligt eller uteblir helt har Arbetsförmedlingen rätt att få prisavdrag för de extra kostnader som detta medför. 21 Vite Ramavtalsinnehavaren ansvarar för hela tjänsten (uppdraget) även om underleverantör används. Vid eventuell försening av leverans av tjänster eller produkter efter skriftligt överenskommet färdigställande datum, äger Arbetsförmedlingen rätt att erhålla vite med ett belopp motsvarande 5 % av kontraktssumman för varje påbörjad vecka som färdigställandet överskrider kontraktstiden. 22 Lagar och föreskrifter Lagar, föreskrifter, auktorisationer, certifieringar, standarder och normer styr kravställning i upphandlingen liksom utformning, installation, besiktning och revision av säkerhetsinstallationer. Nedanstående lagar, förordningar, föreskrifter, standarder och normer inklusive framtida uppdateringar och revideringar gäller vid installationer/tjänster för detta område. Lagar och förordningar aktuella inom ramavtalsområdet Säkerhetsteknik Boverkets författningssamling (BFS)

8 Sida: 8 av 9 Svenska säkerhetsföretaget SWESECs och dess delbranschorganisationers rekommendationer och riktlinjer Svenska stöldskyddsföreningens föreskrifter (SSF) Svenska Brandförsvarsföreningens föreskrifter (SBF) Försäkringsförbundets tekniska rekommendationer (FTR) Swedish Standards Institute standards (SS) Europeiska normer (EN) CE-märkning Lagen om skydd mot olyckor (SFS 2003:778) 23 Force Majeure Varje omständighet som part inte kan råda över, såsom eldsvåda, krig, mobilisering, arbetskonflikt, beslut från regering och andra händelser som kan definieras som force majeure, utgör befrielsegrunder om de inträffar efter avtalsdagen och avtalets fullgörande därigenom förhindras. Giltig befrielsegrund föreligger inte vid strejk, blockad eller annan form av arbetskonflikt till följd av att part inte fullgjort sina skyldigheter enligt lag eller kollektivavtal, eller vid händelser som kan hänföras till parternas organisation eller verksamhet, såsom personalbrist, strömavbrott, brand, transportförsening, fel eller försening av leverans från leverantör eller därmed jämförliga förhållanden. Den part som avser att åberopa ovan beskriven omständighet ska omedelbart och skriftligen underrätta motparten om detta. Så snart den åberopade omständigheten upphört ska parten underrätta motparten samt omedelbart återuppta uppdraget i avtalad omfattning. 24 Antidiskriminering Leverantören har vid utförande av tjänsten i Sverige att följa vid varje tidpunkt gällande diskrimineringslagstiftning. 25 Ändringar/tillägg till avtal Ändringar eller tillägg i detta Ramavtal ska för att bli giltiga vara skriftliga och behörigt undertecknade av respektive avtalspart och träda i kraft en vecka efter det att parterna enats om dessa. 26 Överlåtelse/Ägarskifte Detta Ramavtal får inte utan Arbetsförmedlingens skriftliga medgivande överlåtas på annan.

9 Sida: 9 av 9 27 Kontaktpersoner Vardera part ska utse kontaktpersoner för frågor som avser uppdraget under avtalsperioden. Samråd mellan kontaktpersonerna ska ske så snart behov uppstår. Vid byte av kontaktperson är parterna skyldiga att underrätta varandra snarast 28 Tvist Eventuella tvister angående tillkomsten, tolkningen eller tillämpningen av detta avtal ska avgöras av svensk domstol enligt svensk lag. Till Ramavtalet hör följande bilagor: 1) Prisbilaga 2) Arbetsförmedlingens förfrågningsunderlag 3) Leverantörens anbud