Bilbokningssystem - från ax till limpa

Transkript

1 Bilbokningssystem - från ax till limpa Under växte behovet att bygga ut bilpoolen Tranemo från 4 till 6 bilar som snart blev 7 Bilbokningen sköttes av vår växel och tog allt mer tid 2007 började man diskutera att utreda hela resandet i kommunen i samband med deltagande i HUT-väst Vi tog ett helhetsgrepp om resandet och där fanns behovet av ett bokningssystem

2 Inventering av dåvarande användning Fordonsflotta Användningsfrekvens poolbil ev eget fordon Samordningsmöjligheter mellan förvaltningar och verksamheter Transport av klienter, elever, brukare Möjligheter att åka kollektivt eller cykel kanske promenad

3 Inventering av dåvarande användning Bokning Nyckelhantering Körkortskontroll/ behörighet Kostnader Debiteringssätt Service, trafiksäkerhet mm Tillgänglighet, tider, antal fordon, avhämtning

4 Kravspecifikation Olika ställningstagande Vad ska vara automatiserat? Bokning Nyckel: hämta - lämna Körda km Debitering Kreditering

5 Bokning Användare bokar själv Tar eget ansvar för sin bokning Väljer fordon själv Ansvarar för rätt debitering, kostnadsställe Är oberoende av öppettider Är oberoende av medhjälpare Är oberoende av datasystem, kan boka på arbetet, hemma, via mobilen Samåkning

6 Debitering Debitering på verksamhet, bolag eller övrigt Olika priser per fordon, timmar, dygn, vecka Kreditering Bokföringssystem Överförning automatiskt eller manuellt Kreditering per fordon

7 Systemadministration Stabil systemleverantör En leverantör som har totalansvar Internetbaserat, plattformsoberoende Överskådligt och användarvänligt Stabilt med få dataavbrott Snabb support Medge flera supportnivåer

8 Uppföljning körda km användning fordon antal bokningar statistik per användare statistik per verksamhet koldioxidutsläpp

9 Systemadministration Systemadministratören ska inte ha ansvar för; Användares nyttjande av fordon =personalansvar Körkortsbehörighet = arbetsgivaransvar Vilket konto som användare debiteras på Fordonens status

10 Systemadministratören Ska övervaka systemet och kunna ha administratörer som ansvariga för sin verksamhet Ska inte; Behöva ägna sig åt detta på heltid, datasystem ska ha så pass kvalité att det fungerar Lägga in nya användare Ansvara eller ändra debiteringskonton för användare Byta lösenord

11 Lösningar Användare, chefer Chef eller av den utsedd personal lägger in godkända användare och även raderar eller stänger av Har rättighet att boka, boka om eller radera bokningar inom sin arbetsgrupp Användare ska själva logga in sig och sen administrera sig själva, jämför självservice i lönesystem

12 Systemet ska klara framtida behov Utan större omställning kunna koppla till; ISA Alkolås online Stöldlarm Krocksensor Klara nya analyser för redovisning av CO2

13 Var är vi idag drygt 8 mån efter start Systemet har fungerat tillfredställande Leverantören har utvecklat det delvis efter våra krav från början men i dialog fortsatt utvecklingen På gång innan nyår; Ny applikation som vi testar där flera delar löser och förbättrar för admin och användare, kan även användas i mobiltelefoner Med fler pooler i samma system Cyklar och kontantkort i systemet

14 Vilka problem har vi haft Handhavandefel av användare vid avhämtning av fordon, de läser inte instruktionen Scannern har läst fel Användare känner sig stressade inför ny teknik Creones nyckelskåp kräver hårt knapptryck Några bokningar har gått om lott GPS;en har inte alltid haft kontakt med satelliterna

15 Vad har blivit bättre? Ökat användande Användarna bokar direkt Hämtning och inlämning tidigare och senare på dagen Automatiskt debiteringsunderlag i Excelfil till ekonomiavd Mindre störningar i receptionen Ingen väntan i receptionen för att boka bil, hämta och lämna nycklar

16 Tack för oss i Tranemo