Arbetsordning för klubbstyrelse och funktionär

Transkript

1 SVENSKA LEONBERGERKLUBBEN Arbetsordning för klubbstyrelse och funktionär Svenska Leonbergerklubben SLBK

2 Innehållsförteckning Arbetsordning för klubbstyrelse... 2 Policy för SLBK... 2 Etiska riktlinjer för funktionärer 3 Styrelse... 5 Arbetsutskott/Verkställande utskott... 5 Ordförande och Vice Ordförande... 5 Sekreterare... 6 Medlemsansvarig & Kassör... 7 Avel & Hälsa... 8 RAS rasspecifika avelsstrategier... 9 Rasinformatör och Valphänvisare Aktivitetsombudsansvarig Aktivitetsombud Internationell kontaktperson Hemsida Materialansvarig MH-kommitté Utställningskommitté Domaransvarig Tävlingskommitté Tidning Rutiner för arvoden & reseersättningar Kontanthantering Reseräkning SLBK Regler för vinstrikastelistorna Avtal Ansvarig för SLBK s utställning Avtal Funktionärsavtal för Kommissarie och Bestyrelse Bilaga Avtal Funktionärsavtal Bekräftelse Bilaga Utställningsredovisning Bilaga Utbildningsavtal Certifierad utställningsarrangör CUA 31 Mall för PM till specialer Uppgifter vid anmälan till utställning i SLBK s regi Viktig info till ansvariga för SLBK s specialer Presentkort till funktionärer 35 Sida 1 av 35

3 Arbetsordning för klubbstyrelse & funktionärer För SKK och medlemsorganisationerna gäller det gemensamma målet att skapa bästa möjliga förutsättningar för hunden, hundägaren och hundägandet genom att: Väcka intresse för att främja avel av mentalt och fysiskt sunda, bruksmässigt, jaktligt och exteriört fullgoda hundar. Informera och ge kunskap om hundens fostran, utbildning och vård. Bevaka och arbeta med frågor, som har ett betydande allmänt intresse för hundägaren och hundägandet. Skapa och vidmakthålla bra relationer mellan omvärlden och hundägaren och hundägandet. Policy för SLBK Dokumentet är tänkt som en länk mellan styrelser kommande & avgående, för att minimera risken att tidigare beslut om SLBK s policy i diverse ärenden inte missas. Beslut ligger kvar 1 år under Policy för SLBK, för att efter det hittas under respektive ansvarsområde. Udda beslut som inte passar in under ett självklart område ligger kvar under Policy för SLBK även då 1 år gått. Vid bortgång av Leonbergeruppfödare Protokoll 2/07 19 Klubbens agerande vid bortgång av leonbergeruppfödare diskuterades. Då klubben inte tidigare har agerat med någon speciell policy beslutades att man i fortsättningen, då dylikt kommer till klubbens kännedom ska uppmärksamma det med ett kondoleansbrev till anhörig. Kondoleansbrevet skapas av Helena och Mona. Vi ser även gärna att nära skriver minnesord för tidningens del. Minnesord skickas då till tidningens redaktör för redigering och tas med i mån av plats. Förtydligande: Kondoleansbrevet skapas av ordförande och sekreterare. Hänvisningsstopp enligt SKKs policy Då SKK/DN meddelar om uppfödare som brutit mot grundreglerna, så önskar SKK att vi agerar enligt SKKs policy: Erinran ingen åtgärd ang hänvisningsstopp Varning 6 mån hänvisningsstopp från beslutsdatum. Uppfödaren har i regel redan hänvisningsstopp om ärendet gått via UKK som lägger stoppet i avvaktan på DNs beslut. Registreringsförbud hänvisningsstopp under samma period som registreringsförbudet ligger. Även här kan uppfödaren redan ha fått hänvisningsstopp från UKK. Tävlingsförbud i regel samma som reg.förbudet Sida 2 av 35

4 Fråntagning av post i klubben vid disciplinär påföljd från SKK s Disciplinnämnd Protokoll 07/13 19a Beslutades att: Om du har åtagit dig någon form av uppdrag i SLBK och tilldelas en disciplinär påföljd av SKK s disciplinnämnd fråntas du ditt/dina uppdrag i SLBK. Vid en disciplinär påföljd är du skyldig att meddela styrelsen detta omgående. SLBKs förhållande till försäljning av blandraser/oregistrerade valpar AU-beslut Beslut har tidigare tagits av styrelsen att man mister rätten till valphänvisning och länkning, om man har blandrasvalpar/oregistrerade valpar till försäljning. Samt att den avstängningen kvarstår i 6 månader. Därefter är uppfödaren välkommen att höra av sig till styrelsen för att åter införas på listan av uppfödare. Hantering av inkommen information om brott mot grundregler av olika slag Protokoll 1/09 10h Till och från händer det att styrelsen får information om medlemmar som bryter mot grundregler av olika slag. Styrelsen har som policy att i de fall då man inkommer med information mot enskild person/uppfödare angående brott mot grundreglerna, så hanteras alltid båda parter konfidentiellt. Dvs styrelsen vet vilka det rör men lämnar inte ut namn på den som "anmält" samtidigt som den person som anmäls hålls anonym i protokoll mm. Styrelsen vill dock uppmana alla att i första hand inte rapportera brott mot grundreglerna till styrelsen utan att man i sådana fall bör vända sig direkt till SKK s kennelkonsulenter eller till SKK s Disciplinnämnd. Dessa instanser har rätt både kompetens för att hantera frågorna och kan hantera dem objektivt på ett annat sätt än vad styrelsen kan. Genom detta förfarande får också SLBK s styrelse den arbetsro som den så väl behöver. Policy kring Hamiltonplaketten/Hedersmedlemmar mm. Protokoll 1/09 7d Klubbens policy är att styrelsen inte uttalar sig om varför eller varför inte nomineringar sker eller inte sker. Diskussionerna kring nomineringarna stanna inom styrelsen, detta för att inte såra ej nominerade och för att inte skapa missämja i onödan i klubben. Etiska riktlinjer för funktionärer i SLBK I alla föreningar finns ett skrivet regelsystem, för SLBK s del våra stadgar. Utöver dessa skrivna regler finns ett antal oskrivna etiska regler för hur funktionärerna bör förhålla sig: Som funktionär i SLBK ska du: Följa SLBK stadgar och i tillämpliga delar stadgar för SKK samt följa övriga bestämmelser och föreskrifter som SKK eller SLBK utfärdat. Följa de beslut vilka fattas på årsmöte och av SLBK s styrelse. Behandla personfrågor med största sekretess Föregå med gott exempel inför medlemmarna genom ett gott bemötande gentemot alla medlemmar. Hantera ditt förtroendeuppdrag med ödmjukhet! Du är vald/utsedd av medlemmarna/styrelsen, missbruka inte det förtroendet Sida 3 av 35

5 Styrelse Befattningsbeskrivning/Arbetssätt Styrelse utses av årsmötet. SLBK s målsättning är att: Se 1 i SLBK s stadgar. Arbetsuppgifter Styrelsen sammanträder på kallelse från klubbens ordförande eller när en majoritet av styrelsemedlemmarna begär detta. Styrelsen skall svara för att: Verkställa beslut som fattas av årsmötet. Utgöra en förbindelselänk mellan klubbens medlemmar och Svenska Kennelklubben. Hålla Svenska Kennelklubben informerade om vidtagna åtgärder eller inträffade förändringar inom klubbens verksamhetsområde. Upprätta berättelse över klubbens verksamhet och snarast efter klubbens årsmöte (senast under utgången av april månad), till Svenska Kennelklubben insända denna samt övriga årsmötesrapporter såsom resultat- och balansräkning, förteckning över klubbens styrelse och övriga funktionärsgrupper. Upprätta verksamhetsplan och budget. Ansvara för klubbens ekonomi och budgetuppföljning, samt att ekonomisk redovisning görs. Söka bidrag. Bedriva en aktiv medlemsrekrytering och medlemsvård. Föra klubbens korrespondens. Sköta löpande ärenden. Bestämma tid och plats för möten inom klubben och utfärda kallelse till dessa. Förbereda ärenden som skall behandlas inom klubben eller överlämnas till Svenska Kennelklubben. Upprätthålla kontakter med lokala myndigheter. Utse representanter till olika samarbetsorgan. Tillsätta kommittéer och arbetsgrupper samt utse ansvariga för dessa. Utse ansvariga för olika grenar av verksamheten samt stödja dem i deras arbete. Tillse att arbetsuppgifterna inom styrelsen fördelas på styrelsemedlemmarna. I övrigt leda klubbens verksamhet i enlighet med stadgarna och sunt förnuft. Så som uppfödare och hanhundsägare följa RAS under din period som förtroendevald. Sida 4 av 35

6 Arbetsutskott/Verkställande utskott Befattningsbeskrivning/Arbetssätt AU/VU utses i enlighet med klubbstyrelsens bestämmande. AU/VU bör bestå av tre personer ur styrelsen av vilka ordförande samt sekreterare är självskrivna. Vid frågor med ekonomisk anknytning skall kassören deltaga i beslut. Huvudprincipen för AU/VU s sätt att arbeta skall vara att fatta beslut i frågor i vilka klubbstyrelsen givit AU/VU uppdrag att besluta i. Uppkommer mellan styrelsemöten fråga i AU/VU i vilken avvaktan på beslut av styrelsen kan ske, skall frågan underställas denna för beslut. I frågor där styrelsens beslut ej kan avvaktas äger AU/VU rätt att oaktat huvudprincipen fatta beslut. AU/VU äger rätt att i frågor vilka medför ekonomiska konsekvenser fatta beslut under förutsättning att konsekvenserna ligger inom ramen för klubbens/gruppens budgetramar. AU/VU bör kontakta den arbetsgrupp/kommitté beslutet berör. AU/VU s möten skall protokollföras. Ordförande Befattningsbeskrivning/Arbetssätt Arbetsuppgifter Ordförande skall svara för att: Stimulera till arbete i enlighet med klubbens stadgar och arbetsordning för klubbstyrelsen. Föra klubbens talan och tillsammans med sekreteraren/kassören teckna organisationens firma. I samarbete med sekreteraren kalla till allmänna medlemsmöten och årsmöten. Kalla till och leda styrelsens sammanträden. Samordna och fördela arbetet inom styrelsen. Justera styrelsens protokoll. Ansvara för ekonomi och budgetarbete tillsammans med kassören/revisorn. Ansvara för att erforderliga avtal, försäkringar med mera tecknas och följs. Hålla vice ordföranden väl informerad om styrelsens arbete. Fortlöpande hålla kontakt med ordinarie styrelseledamöter och suppleanter och sätta sig in i deras arbete. Verkställa övriga beslut som klubbstyrelsen ålägger ordföranden. Vara ansvarig utgivare av klubbens medlemstidning. Tillsammans med övriga styrelseledamöter upprätta förslag till verksamhetsplan. I god tid före årsmötet tillsammans med sekreterare sammanställa verksamhets-berättelse samt verksamhetsplan samt komplettera denna med de övergripande uppgifter som ej inryms under respektive ansvarsområde. Sida 5 av 35

7 Vice ordförande Vice ordförande ersätter ordföranden vid förfall. I allmänhet gäller det uppdraget att leda styrelsens sammanträden de gånger då ordföranden inte har möjlighet att närvara. Om ordföranden avgår under sin mandatperiod skall vice ordföranden träda in och fullfölja uppdraget åtminstone till årsmötet väljer ny ordförande. Sekreterare Befattningsbeskrivning/Arbetssätt Arbetsuppgifter Sekreteraren skall svara för att: Föra protokoll vid klubbens sammanträden. Ansvara för att protokollet justeras av klubbens ordförande och därtill utsedda justerare. Översända kopior av styrelsens protokoll till klubbens revisorer, valberedningens ordförande, Svenska Kennelklubben och till övriga som enligt styrelsens beslut skall ha kopia. Så snart som möjligt vidarebefordra inkommande post och övriga handlingar som kommer till klubben, till ordföranden och övriga styrelseledamöter. I samråd med ordförande bereda de ärenden som skall behandlas vid klubbstyrelsens sammanträden och vara föredragande, såvida det ej tillkommer annan styrelseledamot. I samråd med ordförande sköta klubbens korrespondens. I samarbete med ordförande kalla till allmänna medlemsmöten och till klubbens årsmöte. I god tid översända kallelser, dagordning och beslutsunderlag till klubbstyrelsens sammanträden. Anskaffa lokal för sammanträden och möten. I god tid före årsmötet tillsammans med ordförande sammanställa verksamhetsberättelse samt verksamhetsplan samt komplettera denna med de övergripande uppgifter som ej inryms under respektive ansvarsområde. Ansvara för förvaring och arkivering av klubbens handlingar. Verkställa beslut som styrelsen ålägger sekreteraren. Snarast efter klubbens årsmöte insända kopia av verksamhets- och ekonomisk berättelse samt revisionsberättelse och uppgift om den nya styrelsens sammansättning och funktioner med mera till SKK. Svar på frågor som ställts till styrelsen Protokoll 1/07 7 Vi i styrelsen kan inte som enskilda personer direkt ge svar på mail som kommer in. Är det till styrelsen så ska styrelsen först ta del av frågorna. Uppdrogs åt (sekreteraren) att bekräfta alla inkommande frågor omgående så att de känner att frågan bearbetas. Tillägg: Ordförande kan bekräfta i samråd med sekreteraren. Sida 6 av 35

8 Medlemsansvarig Befattningsbeskrivning/Arbetssätt Arbetsuppgifter Vara KKO-kontaktperson med SKKs medlemsavdelning Beställa tidningsfiler och översända till tidningen inför tryck Beställa färska medlemsfiler inför årsmöte Rapportera in adressändring, ny medlem eller avgående medlem till SKK Gå igenom medlemslistan vid varje rasspecial för att kontrollera att alla anmälare är medlemmar. Detta kan göras gemensamt med utställningsansvarig. Gå igenom medlemslistor kontinuerligt för att se så att alla är medlemmar i bl a forum och att alla med länkning på hemsidan är medlemmar. Detta görs gemensamt med ansvarig för hemsidan. Skickar ut valppaket med tillhörande information Skickar ut välkomstbrev till nya leonbergerägare med ett rabatterat erbjudande om medlemskap Medlemshantering erbjudande till nya Leonbergerägare Protokoll 6/07 7d Styrelsen diskuterade detta och beslöt att försöka locka dessa leonbergerägare att bli medlemmar i SLBK. Styrelsen beslutade att vi ska erbjuda dessa nya leonbergerägare en rabatterat medlemsavgift på 150 kr under första året som medlemmar. Med erbjudandet hem kommer ett gammalt ex av Leonbergernytt att skickas. Tillägg: Förstagångsmedlemmar/provmedlemmar erbjuds ett rabatterat första år för 100:-. Fr. om 2014 erbjuds samma kategori 6 månader för 100:- Protokoll 5/11 56 Medlemsansvarig ska endast skicka ut välkomstbrev till nya medlemmar eftersom ny tidningen kommer ändå ganska omgående. Kassör Befattningsbeskrivning/Arbetssätt Kassör äger rätt att själv fatta egna ekonomiska beslut upp till en summa av 1000 kr. Arbetsuppgifter Kassör skall svara för att: Föra klubbens räkenskaper Placera medel som icke erfordras för löpande utgifter på betryggande och räntebärande sätt. För klubbens räkning omhänderta dess tillgångar. Tillsammans med ordförande/sekreterare teckna organisationens firma. Om klubbstyrelsen så beslutar teckna betryggande försäkringar för klubbens räkning. Medverka vid upprättande av budget för det löpande verksamhetsåret. Upprätta bokslut vid verksamhetsårets slut. Sida 7 av 35

9 Till klubbstyrelsen avge ekonomisk rapport och budgetuppföljning varje månad eller efter särskild begäran av styrelsen. Administrera klubbens medlemsregister, samt översända detta till AK och Webmaster kvartalsvis. Upprätta föreningens inkomstdeklaration och i förekommande fall inlämna arbetsgivaruppgift. Snabbt och effektivt indriva fordringar och uppgifter. I samarbete med utsedd person redovisa resultat av anordnade utställningar, specialarrangemang och projekt. Verkställa övriga beslut som klubbstyrelsen ålägger kassören. I god tid före årsmötet lämna in verksamhetsberättelse samt verksamhetsplan. Avel & Hälsa Befattningsbeskrivning/Arbetssätt Avel & Hälsa ordförande/sammankallande utses varje år av styrelsen och arbetar direkt under styrelsen. Det bör vara en person i styrelsen och den personen kan efter styrelsens godkännande till sig knyta ett antal personer. SLBK s målsättning är att: Avel & Hälsa skall presentera en mångsidig och lättillgänglig redovisning om för aveln betydelsefulla förhållanden. Särskilt beakta den populationsgenetiska aspekten i sitt arbete. Avel & Hälsa skall bedriva en informationsriktad och utbildningsriktad verksamhet i avelsfrågor. Styrelse och avelskommitté i ett långsiktigt perspektiv verkar för ett gott förvaltande av leonbergerrasen. Verka i god etisk och kynologisk anda. Följa Svenska Kennelklubbens etiska riktlinjer för avelsfunktionärer. Se länken: (Riktlinjerna finns på sidan 14 i häftet.) Arbetsuppgifter Avelskommittén skall svara för att: Bereda ärenden som styrelsen har remitterat till avel & hälsa samt förbereda dessa inför styrelsens beslut. Bereda ärenden som inkommer till avel & hälsa och presentera beslutsunderlag inför styrelsen som fattar beslut. Kontinuerligt följa och kartlägga rasens hälsoläge och på lämpligt vis efter styrelsens godkännande publicera dessa. Ansvara för och hålla sig a jour med rasdatans programvara. Deltaga i avelskonferenser och liknande möten och konferenser som styrelsen anser nödvändiga. Ge råd till medlemmar som så önskar. Samarbeta med SLBK s MH-kommitté. Sida 8 av 35

10 Förbereda och genomföra utbildningar och konferenser som är relaterade till avel. Förvara och ansvara för SLBK s samlade avelsmaterial. Kontinuerligt skriftligen rapportera till SLBK s styrelse. Beakta eventuella jävsituationer. Beträffande hundägande förhållande gäller samma regler som för SKK funktionär. Vara ansvarig för rasinformationen/valphänvisarna. I slutet av verksamhetsåret till styrelsen lämna in budgetförslag. Såsom uppfödare eller hanhundsägare följa RAS I god tid före årsmötet lämna in verksamhetsberättelse samt verksamhetsplan. Beslut om valphänvisningstjänsten Protokoll 2/07 5b Beslut om att kostnaden för valphänvisning inte betalas tillbaka om det skulle vara så att tiken går tom, valparna dör eller uppfödaren på något sätt mister sin rätt till valphänvisningen. Beslutet grundar sig i att avgiften ses som en administrativ avgift. Beslut att man mister rätten till valphänvisning och länkning, om man har blandrasvalpar/oregistrerade valpar till försäljning. Samt att den avstängningen kvarstår i 6 månader. Därefter är uppfödaren välkommen att höra av sig till styrelsen för att åter införas på listan av uppfödare. Regler för hanhundslistan Protokoll 3/07 16c Beslutades att om man har avstängts från klubben och mist rätt till länkning så ska man inte ha rätt att ha sin hane med på hanhundslistan under den period man är avstängd. Efter avstängningsperioden är över kan man kontakta styrelsen för att få hundar införda igen på listan. 1. Population RAS rasspecifika avelsstrategier POPULATION NU: Vi har vi en effektiv population på 176 individer. Vi har en tillgänglig avelsbas på ca 157 individer (ett genomsnitt beräknat efter 7 avelsbasberäkningar). Minst 100 behövs för att en ras skall överleva på sikt. MÅL OM 5 ÅR: Vi har bibehållit den effektiva populationen och den tillgängliga avelsbasen på en nivå på minst 100 individer. Att rasens genomsnittliga inavelsgrad i inte överskrider 2,5 % beräknat på fem generationers stamtavla. STRATEGI: Utnyttja det tillgängliga avelsmaterialet i Sverige i kombination med utländskt avelsmaterial. Sida 9 av 35

11 Enskilda kombinationer bör inte överskrida 5% och skall inte överskrida 6,25% i inavelsgrad hos avkomman. För dessa beräkningar används fem generationers stamtavla. En avelshund skall inte lämna mer än ett begränsat antal valpar under sin livstid. I dagsläget är högsta rekommenderade valpantal 36 valpar per hund och livstid. Högsta tillåtna valpantal är 91 st. 2. Mentalitet MENTALITET NU: 739 st. hundar har blivit mentalbeskrivna. Detta ger oss en god bild av rasens mentalitet. Av alla födda hundar är i genomsnitt 22% av årsregistreringen (antalet registrerade valpar under ett år) mentalbeskrivna. MÅL OM 5 ÅR: Öka antalet MH- beskrivna leonberger för att övervaka utvecklingen av rasens mentalitet. Målsättningen är att minst 25% av årsregistreringen varje år, i 5 år, MH- beskrivs. STRATEGI: Styrelsen får i uppgift att verka för att målsättningen uppfylls genom att t.ex. öka tillgängligheten för leonberger på MH beskrivningar. Minst fem MH beskrivningar, i klubbens regi, per år i en femårsperiod skall erbjudas medlemmarna. I avel endast använda hundar med känd mental status innan parning. Hunden skall dessutom ha genomfört alla moment. 3. Hälsa HÄLSA NU: Leonberger ligger i den dyraste premieklassen hos det största försäkringsbolaget Agria. Enligt Agria Breed Profile är olika typer av hjärtsjukdomar och olika typer av tumörsjukdomar mer vanligt förekommande som dödsorsaker i rasen än vad de är genomsnittligt för alla raser. Vi har uppmärksammats på att en rasbunden neurologisk sjukdom, Inherited polyneuropathy in Leonberger dogs förekommer i rasen, både i Sverige och i andra länder. I Sverige används begreppen LP = Laryngeal paralys och PN =Polyneuropati vilka båda är generella termer. MÅL OM 5 ÅR: Vi vill att leonberger generellt hamnar i en lägre premieklass hos Agria, dvs. räknas som en mer långlivad och mindre skadedrabbad ras än tidigare. Vi vill öka medvetandet och kunskapen om tumörsjukdomar, hjärtsjukdomar och LP/PN bland leonbergerägare. STRATEGI: Styrelsen får i uppgift att verka för att kunskap om förekomsten av sjukdomar så som tumörsjukdomar, hjärtsjukdomar och LP/PN inom leonbergerrasen ökas. Styrelsen får även i uppgift att på olika sätt, t.ex. via klubbens tidning och hemsida sprida kunskap och medvetenhet om dessa sjukdomar. 4. HD HÖFTLEDSDYSPLASI NU: HD röntgades i genomsnitt 50% av årsregistreringen (antalet registrerade valpar under ett år). Sida 10 av 35

12 hade i genomsnitt 80% av de röntgade hundarna A eller B på höfterna. 61% av hundarna hade A på höfterna. MÅL OM 5 ÅR: Målsättningen är att minst 60% av ett års registreringar röntgas. Andelen hundar med dysplasi får inte öka. STRATEGI: Styrelsen får i uppgift att stimulera leonbergerägare att röntga sina hundar. Uppfödarna är en viktig länk mellan styrelsen och valpköparna. Om uppfödarna betonar vikten av att röntga både för hundens och rasen skull så följer många valpköpare detta råd. I avel endast använda hundar med UA, A eller B på höfterna. I avel skall B hundar ej paras med B hundar. 5. ED ED NU: ED röntgades ca 49% av årsregistreringen (antalet registrerade valpar under ett år) hade i genomsnitt 92,8 % av de röntgade hundarna armbågar utan anmärkning. MÅL OM 5 ÅR: Målsättningen är att minst 60 % av ett års registreringar röntgas. Bibehålla den låga andelen hundar (7,2%) med ED. STRATEGI: Styrelsen får i uppgift att stimulera leonbergerägare att röntga sina hundar. Uppfödarna är en viktig länk mellan styrelsen och valpköparna. Om uppfödarna betonar vikten av att röntga både för hundens och rasen skull så följer många valpköpare detta råd. I avel endast använda hundar med armbågar utan anmärkningar. 6. Ögon ÖGON NU: ögonlystes i genomsnitt 29,6% av årsregistreringen (antalet registrerade valpar under ett år) hade i genomsnitt 92,8 % av de ögonlysta hundarna ögon utan anmärkning. MÅL OM 5 ÅR: Att bibehålla en god uppfattning om ögonsjukdomar inom rasen. Att andelen anmärkningar inte överstiger 5%. STRATEGI: I avel endast använda hundar utan ärftliga ögonsjukdomar. Undantag göres av icke allvarlig ögonsjukdom såsom Y-sömskatarakt. Individ med Y-sömskatarakt skall dock aldrig kombineras med individ med samma diagnos. Sida 11 av 35

13 Avelsdjur skall alltid ögonlysas innan avelsdebut. Avelsdjur får aldrig ha en ögonlysning som är äldre än två år vid parningstillfället. 7. Exteriör EXTERIÖR NU: Styrelsen ansökte om officiell mätning på rasen under Vår ansökan blev beviljad och mätningen sker på alla leonberger i officiella klasser på alla officiella utställningar under perioden När perioden är slut kommer SLBK att få ta del av resultaten. MÅL OM 5 ÅR: Att hundarnas genomsnittliga storlek är så nära som möjligt rasstandardens medelstorlek (tik 70 cm, hane 76 cm). STRATEGI: I avel endast använda hundar som erhållit minst ett första pris i kvalité på officiell utställning i öppen klass. Efter erhållit minst utställningsmerit very good blått band i öppen klass i enlighet med nya utställningsreglerna. 8. Övrigt Regler för SLBK s valphänvisning/hanhundslista; Utländsk (utlandsägd) hund i svensk avel skall vara avelsgodkänd i sitt hemland för att följa RAS i Sverige. Tik skall inte paras före två års ålder. För alla hanar på hanhundslistan samt alla kullar på valpförmedlingen redovisas om avelsdjuren ökar eller minskar avelsbasen i Sverige, dvs. ger grönt, gult eller rött ljus i programmet Lathunden. Rasinformatör/Valphänvisare Befattningsbeskrivning/Arbetssätt Valphänvisare utses varje år av den nyvalda styrelsen. SLBK s målsättning är att: På ett enkelt och personligt sätt hänvisa blivande leonbergerägare/intressenter till kennlar som betalar för tjänsten valpförmedling. Arbetsuppgifter Valphänvisare skall svara för att På ett objektivt sätt förmedla kullar åt SLBK s uppfödare Hålla sig a jour med SKK s registreringsregler. Vara väl informerad om SLBK s RAS och regler för valphänvisning. Sida 12 av 35

14 Enligt styrelsens beslut görs ett tillägg i valphänvisningsreglerna om att tikarna ska vara 24 månader innan de paras första gången. Beslutet grundar sig på att det ej längre är skrivet någonstans i RAS eller SKK's grundregler att en tik ska vara 2 år innan hon paras. Hjälpa intressenter med information om rasen. Hålla en nära kontakt med avelskommittén som ansvarar för tjänsten. Årligen tillsammans med avelskommittén lämna in verksamhetsberättelse. Kontinuerligt rapportera till avelskommittén Innan verksamhetsårets slut lämna budgetförslag för nästkommande verksamhetsår till styrelsen. I god tid före årsmötet lämna in verksamhetsberättelse och verksamhetsplan. Aktivitetsombudsansvarig Befattningsbeskrivning/Arbetssätt Aktivitetsombudsansvarig utses varje år inom den nyvalda styrelsen och arbetar direkt under denna. Aktivitetsombudsansvarig äger rätt att med styrelsens godkännande tillsätta aktivitetsombud. SLBK s målsättning är att: Tillhandahålla medlemmarna kvalitativa och stimulerande fritidsaktiviteter relaterade till hundägande och leonbergerrasen. Arbetsuppgifter Lokalombudsansvarig skall svara för att: Fortlöpande hålla kontakt med aktivitetsombuden. Planera och samordna gemensamma aktiviteter tillsammans med aktivitetsombuden. Vara ett stöd för aktivitetsombuden. För aktivitetsombuden vara länken till styrelsen. Informera aktivitetsombuden om aktuella utbildningsaktiviteter. Vid behov kalla till träffar för aktivitetsombuden. Innan verksamhetsårets slut lämna budgetförslag för nästkommande verksamhetsår till styrelsen. I god tid före årsmötet lämna in verksamhetsberättelse samt verksamhetsplan. Påminna aktivitetsombuden inför manusstopp för LB-Nytt Påminna aktivitetsombuden i god tid inför årsmötet om verksamhetsberättelser samt verksamhetsplan för kommande år. Sida 13 av 35

15 Aktivitetsombud Befattningsbeskrivning/Arbetssätt Aktivitetsombud utses av aktivitetsombudsansvarig efter styrelsens godkännande. SLBK s målsättning är att: På lokal nivå tillhandahålla medlemmarna kvalitativa och stimulerande fritidsaktiviteter relaterade till hundägande och leonbergerrasen samt att ha en lokal ambassadör som finns nära medlemmarna. Om man inte har varit aktiv under 1 år kan styrelsen gå in och ersätta aktivitetsombudet, detta för att inte medlemmarna ska bli lidande. Arbetsuppgifter Lokalombud skall svara för att: Lokalt anordna minst 2 träffar om året för klubbens medlemmar i ämnen som intresserar leonbergerägare. Samarbeta med SLBK s kommittéer. Samarbeta med SKK s länsklubbar. Kontinuerligt rapportera till aktivitetsombudsansvarig. Samarabeta med materialansvarig. I möjligaste mån deltaga i mässor etc. inom sitt område. Informera om rasen. I god tid före årsmötet lämna in verksamhetsberättelse samt verksamhetsplan. Lokalombudens hemsidor ang valphänvisning & länkning till uppfödare Protokoll 1/08 12d Styrelsen beslutade att våra lokalombud endast ska länka till och inte till specifika uppfödare. Vidare beslutades att man inte ska ha valphänvisning på lokalombudens hemsidor, utan att man istället länkar till valphänvisningen på Slbk s Policy kring delat ansvar för lokalombudsområden Protokoll 1/09 11a Styrelsen har generellt sett inget emot att ha fler än ett lokalombud per region, bara man kan samarbeta kring uppdraget på ett bra sätt. Styrelsen föredrar dock att man har en som är huvudansvarig, men om den sedan får hjälp så är ju det bara bra. Styrelsen vill undvika inflation i antalet ombud, då man ju alltid kan samarbeta ändå utan att flera behöver stå som ansvariga utåt. Huvudtanken är fortfarande att man har ett lokalombud per region, men om ingen har intresse eller det rör sig om stora områden att täcka upp, så ser vi hellre två som delar på jobbet än att ingen vill ta sig an det uppdraget. Sida 14 av 35

16 Internationell kontaktperson Befattningsbeskrivning/Arbetssätt Internationell kontaktperson utses varje år av den nyvalda styrelsen. Bör vara en person i styrelsen, helst ordföranden. SLBK s målsättning är att: Ha en person som utländska klubbar och enskilda personer kan kontakta och veta att detta är SLBK s officiella kontaktperson samt att denne ger korrekt information. Arbetsuppgifter Internationell kontaktperson skall svara för att: Ansvara för samtliga internationella kontakter i officiella SLBK-ärenden. Aktivt söka kontakt med övriga leonbergerklubbar i hela världen. Göra reklam för den svenska leonbergern. Översätta det utländska material som behöver översättas, för klubbens arbete. Till leonbergerunionen meddela utställningsresultat och rapportera om kommande utställningar och till medlemsländerna årligen meddela rasstatistik. Innan verksamhetsårets slut lämna budgetförslag för nästkommande verksamhetsår till styrelsen. I god tid före årsmötet lämna in verksamhetsberättelse samt verksamhetsplan. Hemsida Befattningsbeskrivning/Arbetssätt Ansvarig för hemsidan utses varje år av den nyvalda styrelsen. Det bör vara en person i styrelsen och den kan efter styrelsens godkännande till sig knyta en webmaster och en redaktion bestående av ett antal personer. SLBK s målsättning är att: Tillhandahålla på hemsidan ett för rasen relevant och aktuellt material. Arbetsuppgifter Ansvarig för hemsidan skall svara för att: SLBK s hemsida är aktuell och fylld med relevant material. Samarbeta med internationell kontaktperson för bästa Internet publicitet med bl.a. länkning. Nära samarbeta med leonbergernytts redaktör. Ansvara för att radera inlägg på hemsidan som bryter mot netiketten. I god tid före årsmötet lämna in verksamhetsberättelse samt verksamhetsplan. Hantering av personuppgifter och inlägg på hemsidan Protokoll 4/07 6b När du skriver i forumet så godkänner du att ditt inlägg publiceras på slbk.com webbplats och att alla besökare kan läsa den. Om du av någon anledning vill att din text ska tas bort så maila webmaster en länk till sidan och förklara vilket inlägg det gäller. Om tråden är startad av dig och flera inlägg har gjorts kommer även de övriga berörda meddelas om att tråden tas bort. Sida 15 av 35

17 Hantering av personuppgifter i protokoll och på hemsidan Protokoll 4/07 6b När du skriver i forumet så godkänner du att ditt inlägg publiceras på slbk.com webbplats och att alla besökare kan läsa den. Om du av någon anledning vill att din text ska tas bort så maila webmaster en länk till sidan och förklara vilket inlägg det gäller. Om tråden är startad av dig och flera inlägg har gjorts kommer även de övriga berörda meddelas om att tråden tas bort. Regler för omplaceringssidan Protokoll 3/07 16b Beslutades att omplaceringssidan inte ska vara en försäljningslista av hundar, utan den ska värna om hunden och hjälpa hundägare som behöver det att hitta nya bra hem till sina leonberger. Priserna ska därför inte vara högre än de som SKK s köpeavtal rekommenderar. Beslutades även att om man har avstängts från klubben och mist rätt till länkning så ska man få omplacera sin hund på omplaceringssidan. Materialansvarig Befattningsbeskrivning/Arbetssätt Materialansvarig utses varje år av den nyvalda styrelsen. Materialansvarig kan efter styrelsens godkännande till sig knyta ett antal personer. SLBK s målsättning är att: Tillhandahålla intressant och bildande material för försäljning till medlemmarna. Arbetsuppgifter Materialansvarig skall svara för att: Framlägga förslag på material till styrelse som skall försäljas genom klubben. I enlighet med styrelsebeslut inköpa försäljningsmaterial. Förvara klubbens försäljningsmaterial. Regelbundet (eller när kassör/styrelse så begär) skriftligt redovisa försäljningsresultat till kassör. Sälja klubbens material via postorder. Ansvara för att material finns till försäljning vid klubbens utställningar och andra evenemang. Annonsera material via klubbens tidning och hemsidan. I slutet av året lämna in budgetförslag. I god tid före årsmötet lämna in verksamhetsberättelse samt verksamhetsplan. Föra egen kassabok och vara ansvarig för denna. Samarbeta med aktivitetsombuden. Sida 16 av 35

18 MH-KOMMITTÉ Befattningsbeskrivning/Arbetssätt Mentalprovskommitténs ordförande/sammankallande utses varje år av styrelsen och arbetar direkt under styrelsen. Det bör vara en person i styrelsen och hon/han kan efter styrelsens godkännande till sig knyta ett antal personer. SLBK s målsättning är att: Så många Leonberger som möjligt MH-beskrivs. Uppfödarna tar hänsyn till MH-beskrivningarna i sitt avelsarbete. I egen regi anordna minst 5 MH-tillfällen per år. Arbetsuppgifter Mentalprovskommittén skall svara för att: Sammanställa MH-beskrivningarna. Presentera sammanställda MH-beskrivningar för medlemmarna. Hålla sig a jour med gällande regelverk. Jobba med vidareutbildning av funktionärer och testledare för att behålla kompetens inom klubben. Vara aktivitetsombud och övriga intresserade behjälplig vid anordnande av MHbeskrivningar. Innan verksamhetsårets slut lämna budgetförslag för nästkommande verksamhetsår till styrelsen. I god tid före årsmötet lämna in verksamhetsberättelse samt verksamhetsplan. UTSTÄLLNINGSKOMMITTÉ Befattningsbeskrivning/Arbetssätt Utställningskommitténs ordförande/sammankallande utses av SLBK s nyvalda styrelse och arbetar direkt under denna. Det bör vara en person i styrelsen och hon/han kan efter styrelsens godkännande till sig knyta ett antal personer som arbetar med utställningsarrangemangen, samt en domaransvarig. SLBK s målsättning är att: Genomföra utställningar i enlighet med SKK s regelverk och med ett etiskt förhållningssätt. Verka för att så många leonberger som möjligt medverkar på utställningar. Arbetsuppgifter Utställningskommittén skall svara för att: Hålla sig ajour med ändringar och uppdateringar av SKK s utställningsregler. Samarbeta med MH-kommittén, Tävlingskommittén och utställningsansvariga på respektive utställning. Inom stipulerad tid ansöka om utställningar som styrelsen beslutat om. Vara utställningskommittéerna för specialerna behjälplig. Ansvara för utbildning av utställningsarrangörer enligt SKK s krav from Kontinuerligt avrapportera till styrelsen. Ansvara för att gällande kontrakt skrivs med domare och funktionärer. Sida 17 av 35

19 Ansvara för att utställningarna genomförs enligt gällande regler. Ansvara för att utställningsverksamhet planeras inom uppställda budgetramarna. Innan verksamhetsårets slut lämna budgetförslag för nästkommande verksamhetsår till styrelsen. I god tid före årsmötet lämna in verksamhetsberättelse och verksamhetsplan. Ansvara för att guldlistorna sammanställs och publiceras i LB-nytt och på hemsidan. Klubbens regler och skyldigheter vid utställningar Protokoll 5/07 5d ( 10h) Efter en kort diskussion enades styrelsen om att det i grunden är SKK s utställningsregler som gäller även för våra specialer och att dessa alltid skall följas. Om vi alltid är tydliga med detta så borde andelen missförstånd och fel minska på sikt. För att minska risken för missförstånd så beslutades att SKK s utställningsregler ska införas i SLBK s arbetsordning samt att detaljer, som brukar ifrågasättas, införs och klargörs i arbetsordningen i ett dokument som kallas Rutiner på SLBK`s specialutställningar. Kontrakt mellan arrangör funktionär på SLBKs utställningar Protokoll 6/07 9d Gina har tagit fram förslag på ett kontrakt för kommissarie och bestyrelse, samt ett kontrakt för funktionärer. Styrelsen beslöt godkänna förslagen. Utställningar ang budget & bokning av domare till specialerna Protokoll 1/08 9g Styrelsen diskuterade hur viktigt det är att få ut dels information om att en budget för specialen måste upprättas innan utställningen och stämmas av med utställningskommittén och dels att domare till specialerna inte bestäms och bokas av de lokala utställningskommittéerna, utan att domare till rasspecialerna bestäms av styrelsen och kontrakteras skriftligen av styrelsen. De lokala utställningskommittéerna får dock gärna inkomma med förslag på domare till styrelsen. DOMARANSVARIG Befattningsbeskrivning/Arbetssätt Domaransvarig är en person som bör finnas inom styrelsen och placeras under utställningskommittén. Domaransvarig utses av utställningskommittén efter godkännande av styrelsen. SLBK s målsättning är att: Genomföra utställningar i enlighet med SKK s regelverk och med ett etiskt förhållningssätt. Verka för att så många leonberger som möjligt medverkar på utställningar. Arbetsuppgifter Domaransvarig skall svara för att: Hålla sig a jour med ändringar och uppdateringar av SKK s utställningsregler. Samarbeta med MH-kommittén, Bruks-, Vatten- och Lydnadskommittén och utställningsansvariga på respektive utställning. Sida 18 av 35

20 Vara utställningskommittéerna för specialerna behjälplig. Skicka ut välkomstbrev, samt raskompendiet, till domare som styrelsen bifallit auktorisation av. I brevet ska b la stå plats och datum för årets specialer. Hålla sig a jour med domarauktorisationer på rasen i Sverige, samt vara rådgivande och föredragande till styrelsen vid ansökan om auktorisationer på rasen. TÄVLINGSKOMMITTÉ Befattningsbeskrivning/Arbetssätt Tävlingskommitténs ordförande/sammankallande utses av SLBK s nyvalda styrelse och arbetar direkt under denna. Det bör vara en person i styrelsen och den kan efter styrelsens godkännande till sig knyta ett antal personer som arbetar med tävlings- och provarrangemangen. SLBK s målsättning är att: Genomföra prov och tävlingar i enlighet med SKK s regelverk och med ett etiskt förhållningssätt. Verka för att så många leonberger som möjligt medverkar på prov och tävlingar. Arbetsuppgifter Tävlingskommittén skall svara för att: Hålla sig a jour med ändringar och uppdateringar av SKK s tävlingsregler. Samarbeta med MH-kommittén och utställningskommittén. Inom stipulerad tid ansöka om prov och tävlingar som styrelsen beslutat om. Kontinuerligt avrapportera till styrelsen. Ansvara för att gällande kontrakt skrivs med domare och funktionärer. Ansvara för att prov och tävlingar genomförs enligt gällande regler. Ansvara för att prov och tävlingsverksamhet planeras inom uppställda budgetramarna. Innan verksamhetsårets slut lämna budgetförslag för nästkommande verksamhetsår till styrelsen. I god tid före årsmötet lämna in verksamhetsberättelse och verksamhetsplan. Ansvara för att guldlistorna sammanställs och publiceras i LB-nytt och på hemsidan Tidning Befattningsbeskrivning/Arbetssätt Ansvarig utgivare för tidningen är ordföranden. Redaktör för tidningen utses varje år av den nyvalda styrelsen. Redaktören kan efter styrelsens godkännande till sig knyta en (helst två) grafiska formgivare och en redaktion bestående av ett antal personer. SLBK s målsättning är att: Tillhandahålla en tidning för medlemmarna med för rasen relevant material. Arbetsuppgifter Sida 19 av 35

21 Ansvarig för tidningen skall svara för att: Tidningen är aktuell och fylld med relevant material. Tidningen kommer ut enligt planerat, utan försening. I god tid före årsmötet lämna in verksamhetsberättelse samt verksamhetsplan. Rutiner för arvoden & reseersättningar Beskrivning av klubbens arvoden Officiell utställning Domare Ringsekreterare Funktionärer i styrelsen Funktionärer utanför styrelsen (Enligt SKK:s rekommendation) (Enligt SKK:s rekommendation) 0 kr 0 kr Reseersättning betalas ut till alla funktionärer som åker i egen bil och vi följer SKK s rekommendationer när det gäller arvoden och ersättningar. Funktionärer som tävlar med hund får reseersättning för halva sträckan. Reseersättningen räknas på kortaste vägen mellan hemmet och mötesplatsen. Samåk i så stor utsträckning som möjligt. Inofficiell utställning Domare Domare (ej utbildad) Ringsekreterare Ringsekreterare (ej utbildad) Funktionärer i styrelsen Funktionärer utanför styrelsen (Enligt SKK:s rekommendation) (Enligt SKK:s rekommendation, gäller ej styrelseledamot) (Enligt SKK:s rekommendation, gäller ej styrelseledamot) (Enligt SKK:s rekommendation, gäller ej styrelseledamot) 0 kr 0 kr Reseersättning betalas ut till alla funktionärer som åker i egen bil och vi följer SKK s rekommendationer när det gäller arvoden och ersättningar. Funktionärer som tävlar med hund får reseersättning för halva sträckan. Reseersättningen räknas på kortaste vägen mellan hemmet och mötesplatsen. Samåk i så stor utsträckning som möjligt. Styrelsemöten/ AU-möten/ Årsmöten Ordförande Vice ordförande Sekreterare Kassör Ledamot Suppleanter 0 kr/ möte 0 kr/ möte 0 kr/ möte 0 kr/ möte 0 kr/ möte 0 kr/ möte Reseersättning betalas ut till alla som åker i egen bil och vi följer SKK s rekommendationer när det gäller arvoden och ersättningar. Funktionärer som tävlar med hund i samband med mötet får Sida 20 av 35

22 reseersättning för halva sträckan. Reseersättningen räknas på kortaste vägen mellan hemmet och mötesplatsen. Samåk i så stor utsträckning som möjligt. Övriga funktionärsarvoden Avelskommitté Rasinformatör/ Valphänvisare Lokalombudsansvarig Lokalombud Uppfödarombud Internationell kontaktperson Webbmaster Materialansvarig MH-kommitté Utställningskommitté Domaransvarig Bruks- vatten- och lydnadskommitté Redaktör 0 kr 0 kr 0 kr 0 kr 0 kr 0 kr 0 kr 0 kr 0 kr 0 kr 0 kr 0 kr 0 kr Reseersättning betalas ut till alla som åker i egen bil och vi följer SKK s rekommendationer när det gäller arvoden och ersättningar. Funktionärer som tävlar med hund i samband med mötet får reseersättning för halva sträckan. Reseersättningen räknas på kortaste vägen mellan hemmet och mötesplatsen. Samåk i så stor utsträckning som möjligt. Övriga arrangemang Kursansvarig utbildningar Hundensdag Övriga arrangemang 0 kr/ möte 0 kr/ möte 0 kr/ möte Reseersättning betalas ut till alla som åker i egen bil och vi följer SKK s rekommendationer när det gäller arvoden och ersättningar. Funktionärer som tävlar med hund i samband med mötet får reseersättning för halva sträckan. Reseersättningen räknas på kortaste vägen mellan hemmet och mötesplatsen. Samåk i så stor utsträckning som möjligt. Kostnadsersättningar Telefonersättning Aktivitetsombud Telefonersättning Styrelseledamot Telefonersättning övriga funktionärer Internetkostnader för uppkoppling med modem max 300 kr/ år max 300 kr/ år max 300 kr/ år max 300 kr/ år Telefonkostnader får inte betalas ut schablonmässigt. Telefonersättning ska motsvara den kostnad funktionären verkligen har haft. Funktionären kan styrka sina kostnader genom specificerad faktura eller genom att någon med god kännedom om funktionärens arbete attesterar utbetalningen. Telefonersättning som betalas ut schablonmässigt kommer att räknas som arvode. Kostnadsersättningar betalas ut en gång per år (december månad). Övernattningar i samband med möten/ arrangemang - Funktionärer som reser minst 300 km/ enkel väg med bil har rätt att på klubbens bekostnad övernatta på mötesorten. Funktionärer som reser med allmänna kommunikationer, där det inte är möjligt att resa tur och retur samma dag, har rätt att övernatta på klubbens bekostnad även om avståndet är kortare än 300 km/ enkel väg. Kostnaden för övernattningar bör inte överstiga 800 kr/ natt. Sida 21 av 35

23 - Ringsekreterare som reser minst 100 km/ enkel väg med bil har rätt att på klubbens bekostnad övernatta på mötesorten. Ringsekreterare som reser med allmänna kommunikationer, där det inte är möjligt att resa tur och retur samma dag, har rätt att övernatta på klubbens bekostnad även om avståndet är kortare än 100 km/ enkel väg. Kostnaden för övernattningar bör inte överstiga 800 kr/ natt. (Enligt SKK:s rekommendationer). - Alla kostnadsersättningar ska styrkas med kvitton. Kostnadsersättningar som inte kan styrkas med kvitton kommer att räknas som arvode. Övriga ersättningar Alla funktionärer som har jobbat för klubben under året har rätt till ett presentkort som kan användas som anmälningsavgift på någon av klubbens utställningar. Värdet av denna förmån uppgår för närvarande till 280 kr/ år. För att få presentkortet ansöker man om det hos kassören. Kontanthantering Beskrivning av klubbens kontanthantering SLBK s målsättning: Klubben bör hantera så lite kontanter som möjligt. SKK:s klubbförsäkring täcker endast kontanter upp till 1500 kr. Rånrisken och osäkerheten för klubbens funktionärer ökar med större kontantbelopp. Reseersättningar 1. Reseersättningar/ kostnadsersättningar betalas ut i efterskott genom kontoöverföring. SLBK s blankett eller SKK:s blankett för reseersättning ska användas. Övriga ersättningar ska styrkas med kvitton. 2. Resebokningar med flyg eller andra kommunikationer bokas genom en resetjänst. Bolaget fakturerar sedan alla kostnader till klubben. Alternativt enligt punkt 1 eller 3. (ej beslutat) 3. Större kostnadsersättningar och längre resor med bil kan ersättas i förskott via kontoöverföring. Ersättningarna ska i efterhand styrkas med kvitton och / eller reseräkning. Utställningar 1. Utbetalning i efterskott Utställningskommittén ansvarar för att sammanställa alla reseräkningar och kvitton till kassören om kassören inte finns på plats. Utbetalning sker via kontoöverföring till respektive funktionär. Meddela domare och funktionärer att utbetalning i första hand sker till konto i efterskott. 2. Förskottsutbetalning Utställningskommittén beställer förskottsutbetalning från kassören i god tid före utställningen. Utbetalningen sker via kontoöverföring. Utställningskommittén ansvarar för att sammanställa alla reseräkningar och kvitton till kassören. Övrigt Ordföranden och kassören kan göra betalningar/ uttag för klubbens räkning via Plusgirots betalkort. Sida 22 av 35

24 Svenska Leonbergerklubben Anette Jacobsson, Vävgatan 8, Falköping Tel: E-post: Reseräkning Ansluten till: Sida 23 av 35