Dags för en lokalförändring?

Transkript

1 Dags för en lokalförändring? Vill ditt företag ha lägre hyra, bättre läge, trevligare utsikt eller lokaler där ni kan växa och utvecklas? Kanske har ni redan bra lokaler, men ett dåligt hyreskontrakt? Oavsett skäl till förändringen kan vi på Nextport ge bästa tänkbara stöd genom hela processen. Vi har den erfarenhet och kompetens som krävs för att förändringen ska bli effektiv och lönsam. Lokaler Förstudie Lokalsökning Överlåtelse Andrahandsuthyrning För att hitta de lokaler som passar just er organisation och verksamhet så bra som möjligt är det bäst att göra rätt från början. Vi gör en förstudie som analyserar problem och möjligheter, en lokalsökning som hittar de alternativ som verkligen är intressanta och erbjuder även hjälp med eventuell försäljning, överlåtelse och uthyrning av den befintliga lokalen. Hyreskontrakt Förhandling Kontraktskrivning Kontraktgranskning Bevakning och uppföljning Att flytta är inte allt. Att kunna förhandla sig till rätt hyra och undvika obehagliga överraskningar under avtalets gång är en konst i sig. Med Nextports hjälp kan du vara säker på att allt som är väsentligt för ditt bolag förhandlas med bästa möjliga resultat. Flytt Anpassning Utformning Upphandling Flyttprojektledning När lokalen är vald och kontraktet är undertecknat återstår själva flytten. Nextport erbjuder den erfarenhet och de rutiner som krävs för ett väl genomfört projekt och en bra start i de nya lokalerna. Vi tar ansvar för tidplan och budget, samordning, upphandling, kvalitetssäkring och leveranser. Nextport arbetar med rådgivning och projektledning i samband med lokalförändringar. Vår affärsidé är att med arbetsplatsen som utgångspunkt öka lönsamheten för våra kunder. Bland våra uppdragsgivare kan nämnas Vattenfall, Electrolux, ÅF, Oriflame, Bisnode, Direkt Media, Försäkringsgirot, Fujitsu, PwC, Calyon Bank, Länsförsäkringar och Unibail-Rodamco.

2 Lokaler För att hitta de lokaler som passar just din organisation och verksamhet så bra som möjligt, är det bäst att göra rätt från början. Vi gör en förstudie som analyserar problem och möjligheter och en lokalsökning som hittar de objekt som verkligen är intressanta. Vi erbjuder även hjälp att avveckla den gamla lokalen, genom försäljning, överlåtelse eller uthyrning i andra hand. Förstudie Inget företag är det andra likt och för att finna en så effektiv och ändamålsenlig lokal som möjligt gör vi en förstudie där lokalbehovet för de närmaste åren definieras och analyseras. Som kund får du en rapport som innehåller intervjuer med beslutsfattare och medarbetare, faktainsamlingar, slutsatser och rekommendationer. Förstudien ligger till grund för att presentera företagets specifika behov av en så effektiv och ändamålsenlig lokal som möjligt. Tack vare en väl utformad förstudie sparar du både tid och kostnader. Försäljning och överlåtelse Eftersom vi både planerar och genomför köp och försäljningar av fastigheter, ordnar uthyrning i andra hand och arbetar med överlåtelser av hyresavtal, kan vi erbjuda stor flexibilitet i hyres- eller ägarsituationer. Transaktioner på lokalmarknaden är ofta komplicerade processer och vi ser till att nå bästa möjliga utfall utifrån önskemål och situation. Vi lägger upp och agerar stöd i strategiarbetet, värderar köp- eller försäljningsobjekt och tar fram planer för marknadsföring och aktiviteter vid uthyrning i andra hand. Lokalsökning Utifrån förstudien genomför vi en marknadsanalys i vilken vi identifierar och utvärderar tillgängliga lokaler som motsvarar de krav och önskemål som ställts. Nextport är en av marknadens största aktörer och genom våra kontakter och omfattande nätverk har vi mycket stor kunskap om den lokala hyresmarknaden. Vi känner till vilka hyresnivåer som är rimliga för ett visst område och vet hur hyresvärdar resonerar. Tack vare vår erfarenhet har vi mycket goda möjligheter att hitta den lokal som verkligen stödjer verksamheten, varumärket och bolagets strategiska mål.

3 Hyreskontrakt Att kunna förhandla sig till rätt hyra och undvika obehagliga överraskningar under avtalets gång är en konst i sig. Betänk att hyresvärden förhandlar hyreskontrakt så gott som dagligen och därigenom har ett kompetensövertag. Med Nextport vid din sida jämnas obalansen ut och tillsammans säkerställer vi att alla parametrar som är viktiga för ditt bolag förhandlas. Förhandling Nextport agerar ombud vid hyresförhandlingar och har skickliga förhandlare med hög juridisk, ekonomisk och teknisk kompetens. För att alltid erbjuda våra kunder den mest fördelaktiga avtalslösningen, analyserar och utvärderar vi olika aspekter och möjligheter innan vi presenterar vårt förslag. Kontraktgranskning och kontraktskrivning Vi erbjuder juridisk och ekonomisk granskning av hyreskontrakt, reder ut oklarheter och ser till att kontrakten säkerställer förhandlingsläget om er verksamhet förändras i framtiden. Bedriver ni en verksamhet som förändras snabbt, men samtidigt kräver stora investeringar i lokalen, kan det vara av stor vikt hur kontraktet är skrivet, till exempel vem som tar investeringarna för anpassning av lokalen, möjligheten att bryta avtalet i förtid och hur eventuella restvärden hanteras. Bevakning och uppföljning Vi bevakar och följer upp hyreskontrakt, till exempel datum för meddelanden, uppsägningar för villkorsändringar eller avflyttning. Med vår hjälp missas inga datum och du som hyresgäst är alltid väl förberedd om hyresvärden skulle agera. Vi har strategier för olika händelseförlopp, och väljer du som hyresgäst att säga upp avtalet kan du genom att anlita oss vara säker på att det sker på rätt grunder, är formellt korrekt och att fatalietidpunkter bevakas.

4 Flytt När lokalen är vald och kontraktet är undertecknat tar arbetet med att förbereda inför flytten vid. Nextport står för den erfarenhet och de rutiner som krävs för ett väl genomfört projekt och en bra start i de nya lokalerna. Vi tar ansvar för tidplan och budget, samordning, upphandling, kvalitetssäkring och leveranser. Anpassning Som tillträdande hyresgäst är det viktigt att formulera krav och önskemål på den nya lokalen, något som nästan alltid kräver någon form av anpassning. Nextport erbjuder stöd i entreprenadfrågor och deltar som ombud i bygg- och projekteringsmöten. Vi bevakar, driver och kvalitetssäkrar innehållet i hyresavtalet, och hanterar löpande de frågeställningar som uppstår under projektets gång. Utformning En bra lokal är både funktionell och effektiv och ska vara trivsam att arbeta i. Den bör också spegla och förstärka organisationens varumärke. Vi hjälper till att utforma lokalen så att den passar olika organisationers krav på funktion, arbetsmiljö, IT, telefoni, säkerhet eller andra specifika behov. Nextport samordnar arbetet i lämpligt antal delprojekt. Upphandling Upphandlingen i ett flyttprojekt ställer stora krav på kunnande och samordning av en mängd olika faktorer: kravspecifikation, anbudsförfrågan, utvärdering av anbud, förhandling av pris- och leveransvillkor, besiktning och hantering av reklamationer. Vi ansvarar för att säkerställa upphandlingen praktiskt, juridiskt och ekonomiskt och samordnar den med övriga aktiviteter i projektet. Flytt Den fysiska flytten är projektets mest kritiska punkt. Då ska allt klaffa. Nextport planerar och bevakar leveranser och installationer på plats, så att allt fungerar smidigt på själva flyttdagen. Flytten sker ofta på en fredag och på måndag morgon ska allt fungera som vanligt igen i de nya lokalerna.

5 Referenser ABG Sundal Collier Vi reviderade ett tidigare lokalprogram och genomförde en lokalsökning (ca kvm). Det följdes av kontraktsförhandling, ometablering och driftsättning av ett nytt kontor med 105 arbetsplatser på Regeringsgatan 65. Nextport hjälpte EKN att förhandla sig till ett mer fördelaktigt hyreskontrakt i befintliga lokaler, som dock var i behov att anpassas till EKN:s krav på en modern och effektiv arbetsplats. Nästa steg i projektet var att samordna anpassningen av lokalerna på kvm så att de fungerade bättre för EKN:s verksamhet. Nextport ansvarade även för all upphandling av ny inredning. Utmaningen i projektet var att anpassningar och inflyttning skedde etappvis, eftersom EKN satt kvar i lokalerna under hela projektet. Vattenfall Vi ometablerade Vattenfall Eldistribution i nya lokaler i Sundbyberg. Vi har även genomfört en samlokalisering av Vattenfalls koncernledning och koncernstaber till nya lokaler på Stureplan. Vi har också etablerat Vattenfalls första kundcenter på Humlegårdsgatan. Betsson Spelföretaget Betsson expanderade och behövde nya lokaler. Nextport ansvarade för hela anskaffningsprocessen, från behovsanalys och kartläggning av möjliga lokaler till hyresförhandling och färdigt kontrakt. Vi hjälpte även till att lösa lokalförsörjningen för Betsson fram till inflyttning samt avveckling av de gamla lokalerna. Vi projektledde också iordningsställandet av den nya lokalen och den fysiska flytten. Electrolux När Electrolux flyttade från de anrika lokalerna på lilla Essingen medverkade vi som rådgivare i fastighetsfrågor samt hade en övergripande projektledarroll för förändringsarbetet. I nära samarbete med kunden, byggare och fastighetsägare skapade vi nya lokaler vid Stadshagen. Oriflame Vi etablerade ett nytt kontor för cirka 300 internationella medarbetare centralt i Stockholm. Där ansvarade vi för projektledning, samordning, upphandling, rådgivning och anpassning av lokalen samt för den projekthemsida som de anställda fick tillgång till, i syfte att förbereda sig inför flytten till den nya miljön, och för många, det nya landet. Exportkreditnämnden (EKN) Fler referenser: Bisnode, Citat, Etac, Elekta, IFPI, RFSU, PwC, Stokab, Infotorg, Barilla, Apoteket, Tengbom, LRF, Sveriges Radio P3, Visab, Autotank, Storåker McCann, Deloitte, Vodafone, Observer, Fujitsu, Försäkringsgirot, Länsförsäkringar, Unibail-Rodamco.