Leverantörskontroll Analys, städning, rättning och komplettering av leverantörsreskontra

Transkript

1 SafeTrade en beskrivning Leverantörskontroll Analys, städning, rättning och komplettering av leverantörsreskontra den som gillar upphandling har ett särskilt ansvar för att det blir rätt Genua Nector för ett seriösare svenskt näringsliv 1

2 Analys, städning, rättning och komplettering av leverantörsreskontra Produkt- och leverantörsdatabasen for offentlig sektor Tjänsten SafeTrade har en mångårig historik och förankring i den offentliga sektorn. Initiativet togs redan under 1980-talet av Stockholms stad, Kommunal och sedermera även Kommentus för att skapa en produkt- och leverantörsdatabas för inköpsorganisationer i stat, kommun och landsting. Det finns idag ca leverantörer i systemet. SafeTrade finns tillgängligt dygnet runt direkt på Internet och kan användas helt fristående utan krav på integration i andra system som eventuellt redan finns hos användaren. Information från eget affärs- eller ekonomisystem exporteras och hanteras direkt i SafeTrade. All inläst och kompletterad information ägs av användaren liksom den egna information kopplat till leverantörerna som löpande kan kompletteras och uppdateras. SafeTrade är en neutral tjänst och värderar inte den information som görs tillgänglig utan presenterar fakta som användaren själv avgör hur den ska värderas och användas. 1. Beskrivning av tjänsten SafeTrade Användarens leverantörsreskontra läses in i SafeTrade för analys, städning, rättning och komplettering. Giltiga filer är Excelblad, kommaseparerade och semikolonseparerade textfiler. Filen behöver innehålla fält för organisationsnummer (eller postgiro/bankgiro). Annan information som användare vill analysera kan vara antal fakturor, inköpsvärde mm, vilken också läses in vid samma tillfälle. Även information om inköpsavtal kan kopplas till leverantör genom att en lista läses in med avtalsområde. 1.1 SafeTrade utför därefter följande åtgärder - Kompletterar leverantörer med korrekt organisationsnummer - Kontrollerar bank- och plusgironummer - Kompletterar leverantörsuppgifterna med uppgifter från Bolagsverket - Kopplar leverantörsuppgifter till kreditupplysningsföretag - Kompletterar med korrekta kontaktuppgifter - Sorterar leverantörer efter branschbegrepp enligt sökord, bransch enligt Gula sidorna, SNI-koder, CPV-koder - Fellistor på leverantörer som ej kan sorteras vid inläsning hanteras manuellt enligt följande o Kontroll av företagsnamn, sökning via bolagsverket o Kontroll om förväxling skett mellan bank och plusgironummer o Allmän felsökning. Genua Nector för ett seriösare svenskt näringsliv 2

3 2. SafeTrade ger en samlad bild över användarens leverantörer och dess ekonomiska status 2.1 Oegentligheter med leverantörers fakturor - Utbetalningar till annan juridisk person än angiven på faktura - Utbetalningar till likviderade och konkursade företag - Utbetalningar till företag som ej finns registrerade hos Bolagsverket 2.2 Seriositetskontroll av leverantörer - Kontroll att leverantör är registrerade som arbetsgivare hos Skatteverket - Kontroll att leverantör är momsregistrerad hos Skatteverket - Kontroll att leverantör har F-skatt enligt Skatteverket - Kontroll om leverantör har betalningsanmärkning enligt Kronofogdemyndigheten - Kontroll om leverantör har skatteskulder enligt Kronofogdemyndigheten - Kontroll av inbetalda arbetsgivaravgifter enligt Skatteverket - Kontroll om leverantör är föremål för a-mål, = skulder gällande avgifter till staten såsom skatter med mera enligt Kronofogdemyndigheten - Kontroll om leverantör är föremål för e-mål, som avser fodringar från tex. fakturor, banklån med mera enligt Kronofogdemyndigheten 2.3 Löpande kan kreditkontroll av leverantörer göras - Kostnadsfri övergripande kreditkontroll obegränsat antal gånger av de ca företagen i SafeTrade - Som tilläggstjänst kan samtliga leverantörer läggas upp på fullständig kreditbevakning enligt gängse normer. Se stycket om grundanalys av leverantörsreskontra sidan 3, avsnitt Information för vidare analyser - Utbetalt belopp och antal fakturor - Per leverantör - Per bransch - Branschöversikter, egna leverantörer jämförs med bransch - Antal leverantörer inom olika branscher och produktgrupper - Inköpstrohet mot avtal - Identifiera områden där inköpsavtal bör tecknas 2.5 Kompletterande information som läggs till direkt i SafeTrade - Leverantörens korrekta organisationsnummer - Leverantörens korrekta bank och plusgironummer - Kontaktuppgifter till leverantörerna - Uppgifter ur senaste bokslut - Antal anställda - Omsättning - Juridisk form - Status juridiskt - Likviditet - Soliditet Genua Nector för ett seriösare svenskt näringsliv 3

4 2.6 Dessutom kan egna urval göras av leverantörer efter användarens valda kriterier och leverantörens presentation via SafeTrade. Exempel på dess är; - ISO ISO Tillhör branschorganisation - Uppfyller kriteriedokument enligt EKU-miljöanpassad upphandling - Har alkolås monterat i sina fordon - Har jämställdhetsplan - Har mångfaldsplan 2.7 Övrigt kan SafeTrade användas som stöd för bättre direktupphandlingar - Leverantörer som har referenser kan presentera dessa - Produktinformation från leverantörer enligt deras egna beskrivningar - Noteringar och meddelanden från användarens egna organisation 3. Grundanalys av leverantörsreskontran för snabb identifiering av problemföretag. Efter inläsning och rättning av leverantörsreskontran kan enkelt en översiktlig bild presenteras där företagen man gör affärer med får grön eller röd flagga. Ett företag med grön flagga betyder att det inte finns något att anmärka på och ni behöver därför inte göra fler kontroller vid det tillfället, men dock stickprov göras i branscher som är kända för att attrahera mindre seriösa leverantörer. En röd flagga kan betyda flera saker, exempel A-mål= skulder gällande avgifter till staten såsom skatter med mera E-mål= skulder som avser fodringar från tex. fakturor, banklån mm Anmärkning på arbetsgivaravgifter Ej momsregistrerade Saknar F-skatt Konkurs avslutad Ingen träff= saknas upplysning hos kreditupplysningsföretaget För att få en korrekt bild av er affärsrelation rekommenderar vi att en komplett kreditupplysning tas i dessa fall och dessutom att användaren för en 4820-förfrågan direkt via SafeTrade. Information om att dessa åtgärder har vidtagits lagras i SafeTrade för användarens egen organisation. Genua Nector för ett seriösare svenskt näringsliv 4

5 förfrågan till Skatteverket och Kronofogdemyndigheten via SafeTrade. Genom ett samarbete med Skatteverket kan användaren direkt i SafeTrade ställa sina förfrågningar automatiskt och i de fall som behövs även till Kronofogdemyndigheten. Innehållet i dessa ger nedanstående information gällande den omfrågade leverantören. - Registrerad i organisationsnummerregistret - Registrerad som arbetsgivare - Registrerad för mervärdesskatt - Registrerad för F-skatt - Registrerad för FA-skatt - Registrerad för A-skatt - Arbetsgivaravgifter de tre senaste månaderna - Har företaget restförda skulder avseende skatter och avgifter hos kronofogdemyndigheten enligt Skatteverkets register? - Datum då uppgifter har hämtats ur Skatteverkets register - Skuldbelopp avseende skatter och avgifter, kr - Avbetalningsplan finns - Avbetalningsplan följs - Datum då uppgifter har hämtats ur kronofogdemyndighetens register Skatteverket vill med sitt preventiva arbete att organisationer och företag skall ha kontroll på varandra med återkommande kontroller och har därför inrättat en speciell enhet i Härnösand för att lämna dessa upplysningar. Alla upplysningar är färskvara och därför bör dessa kontroller ske med regularitet med hjälp av funktionaliteten i SafeTrade. Dessa förfrågningar kan med fördel numer även göras i grupp och resultaten faxas tillbaka direkt. Inom kort kommer dessa svar även att kunna skickas elektroniskt enligt uppgift från Skatteverket. 4. Vilka källor används för att skapa den säkerhet som SafeTrade ger? 4.1 Oberoende källor Grundinformationen i SafeTrade är resultatet av ett 80-tal kommuners och landstings mångåriga strävan att bygga ett gemensamt leverantörsregister. Med dessa uppgifter som grund har uppgifterna successivt och efter önskemål från användarna utökats och matchas kontinuerligt mot bland annat Bolagsverket och Skattemyndigheten. 4.2 Kreditkontroll Uppgifterna från kreditkontrollen hämtas från det av datainspektionen auktoriserade kreditupplysningsföretaget CreditSafe. 4.3 Leverantörens egna uppgifter Affärsinformationen kan kompletteras av de medverkande leverantörerna själva och då framgår tydligt att uppgiften är leverantörens egen samt vilken person på bolaget som står bakom uppgiften. Genua Nector för ett seriösare svenskt näringsliv 5

6 4.4 Din organisations uppgifter Tack vare inloggningsförfarandet är tillgången till informationen i SafeTrade styrd så att bara användare i den egna organisationen kan ta del av den. (Läs mer om användarna i din organisation under Mitt användarkonto punkten 4..5). Exempel på sådan skyddad information är uppgifter om utbetalt belopp till viss leverantör, leverantörslistor, avtalsöversikt, gemensamma noteringar, meddelanden, bevakningslistor, sökresultat, särskilda sökfrågor, användare mm. 4.5 Mitt användarkonto är tillgängligt från vilken arbetsstation som helst Du kan logga in till SafeTrade från vilken dator som helst bara den är uppkopplad mot Internet. Den information som du lägger in i SafeTrade styr du själv över. Det innebär att du väljer om uppgifterna ska vara tillgängliga och sökbara för andra användare i din organisation eller om det bara är du som ska ha tillgång till dem. Oavsett hur du väjer att spara din information är den alltid sökbar för dig. Du kan när som helst, lägga in, ändra eller ta bort information som du själv har skapat. Exempel på skyddad information som du styr över är egna noteringar, meddelanden, leverantörslistor, bevakningslistor, sökresultat, särskilda sökfrågor samt lösenordsuppgifterna kopplade till ditt användarkonto Prismodell Tjänsten levereras som ett årsabonnemang med tillägg för extra kontroller kvartalsvis eller månadsvis beroende på ert behov. Kostnaden är relaterad till storleken på er leverantörsreskontra och antalet valda kriterier för korsvisa kontroller. I abonnemanget ingår en skriftlig rapport efter varje städning samt en muntlig genomgång av densamma i form av en workshop. Följande delar ingår vid tecknande av ett årsabonnemang Inläsning och städning av leverantörsreskontra upp till 7000 leverantörsposter Fritt val av tio olika kriterier för korsvisa kontroller Resultatsammanställning i rapportform Workshop under en halvdag med skriftligt protokoll innehållande åtgärdsförslag Användarkonton Pris: kr Kostnadsförslag avseende policyframtagning, vidare analysarbete samt utbildning skickas på begäran. Avseende policyframtagning samarbetar Genua med Lindebergs Grant Thornton. Samtliga priser är exklusive moms. Priset är baserat på de grundläggande kriterier och antal leverantörer som nämns ovan. Engångsstädning vid behov Kvartalsvis städning Månadsvis städning Pris: :- Pris: :- Pris: : För mer information om själva tjänsten hänvisar vi till Beställning gör ni via kontakt med: Fredrik Tamm, eller fredrik.tamm@genua.se Genua Nector för ett seriösare svenskt näringsliv 6