4. Byte av portkod. Ola ska fixa detta. Frågan bordläggs till nästa möte.

Transkript

1 BRF Schaletten-Modisten sida 1(6) Styrelseprotokoll 87 Tid: Närvarande: Ordinarie: Christer, Anders J, Anders D, Mojgan, Petra Suppleanter: Anne, Gudrun och John Frånvarande: Ola Mötets Christer förklarade mötet öppnat. öppnande Ordförande, Christer Sekreterare Anders D Protokoll - John justerare Föregående Synpunkter framkom på en del vagheter och oklarheter. Anders D gör ändringar och protokoll smärre strykningar. Protokollet justeras i samband med nästa möte. Extra Ett planerat besök från den balkongrenoveringsfirma Ola varit i kontakt med uteblev. Vi vet inte varför. Förvaltning 1. Balkongrenoveringar. Ola har varit i kontakt med ett till företag, men eftersom Ola är frånvarande så vet vi inte företagets namn och heller inte om de varit och tittat. Nuläget är alltså att vi har två firmor på tapeten, men än så länge har vi inte fått in konkreta offerter. Det har tidigare diskuterats på styrelsemöten om vi ska göra tak och fasader i samma veva. Vi ställer oss positiva till detta, men först och främst måste balkongrenoveringsupphandlingen börja röra på sig på allvar. Rapporten innehåller också vissa potentiella väggarbeten observationer i nära anslutning till balkonger, men är ingen total fasadinspektion. Den tegellossning som diskuterats på flera tidigare styrelsemöten är ett gammalt och litet problem, son vi inte lägger mera tid på. Info till dom boende: upphandlingar pågår, renovering planeras till våren. Går ut i det kommande infobladet (Anders D) Vi är överens om att arbetet med upphandlingen går trögt. Christer presenterade möjligheten att lägga ut projektledning inklusive upphandling externt, enligt ett prospekt han fått av Riksbyggen. John undersöker vilka aktörer som finns på marknaden och vad tjänsten kostar. Målet är att presentera en dragning och underlag för att kunna ta beslut om vi ska köra på den här möjligheten och i så fall med vilken aktör på nästa styrelsemöte. Brasklapp dock för att tiden är knapp. 2. Beställning av åtgärder i lgh XX och lgh XX enligt tidigare protokoll, efter genomförd besiktning. Jidek har inte tagit bollen. Det här är en punkt som stått så länge på tapeten att vi behöver uppdatera oss kring vad det gäller. Anne går igenom gamla protokoll för att hitta vilka åtgärder det var tal om och mailar Anders D, som för upp frågan på nästa dagordning. 3. Ventilationen. En boende som arbetar på en firma som också kan ventilation har låtit en av sina arbetskamrater ta en titt. Styrningen är huvudproblemet enligt denne. Vi är osäkra på om något protokoll finns från denna inspektion, och vill undersöka möjligheterna att köpa tjänsten såväl inspektion som eventuell åtgärd. Ola får i uppgift att presentera lägesrapport på nästa möte. 4. Byte av portkod. Ola ska fixa detta. Frågan bordläggs till nästa möte.

2 5. Teknikavtalet. VU-gruppen arbetar med att ta fram underlag för offertförfrågan rörande teknikavtalet. Anders J arbetar med att arbeta fram ett underlag för offerter. Christer letar adresser. Utskicket ska gå i september. Vi går tills vidare inte ut med mera information till dom boende. 6.Kvarnhagen och servitutet: Ola har bollen. Frågan bordläggs tills nästa möte. har ringt till Kvarnhagens förening och fått kontakt, så vi börjar närma sida 2 7. Temperaturfrågor Efter vinterns många turer kring låga innetemperaturer är det bara en tråd som möjligen hänger löst den boende som körde en egen templogg i fem dagar. Han har dock inte återkommit efter det, så vi låter frågan ligga tills vidare. Däremot är det nog en god idé att arbeta fram en konkret rutin kring hur vi hanterar låga innertemperaturer innan vinterkylan slår till igen. Anders D arbetar fram en rutin under hösten. 8. Energideklarationen från Habistat. Frågan höjs om att inrätta en energigrupp som arbetar med att sänka vår energiförbrukning. Inget intresse finns i nuläget för att ingå i en sådan grupp. Alla uppmanas dock att läsa energideklarationen. 9. Sandupptagning. Klagomål om slarvig sandupptagning på Jenny Nyströms gata inkom från granne på andra sidan gatan. Sanden är nu rimligt undansopad och ärendet anses avslutat. 10. Förvaltning, avrapportering Veckorapporterna är borta igen. Under sommaren kom inga, och det gamla tioveckorsglappet är ännu inte fyllt. Christer fortsätter ligga på Jidek. Saker som tidigare tagits upp på genomgång med Jidek och blivit liggande: - Barnvagnsramp på JN 14. Är nu fixat dock av Antes montage, inte Jidek. -Kantsten bör riktas upp och bytas ut. Bordläggs till höstens trädgårdsdag. -Buskarna bör klippas ner för att bli finare. Detta kräver andra verktyg än vanlig nerklippning. Vi väntar på separat offert. Christer begär in denna. - Vid JN 12 där marken sjunker. Problemet är kosmetiskt. Vi avskriver det tills vidare. -Belysningsarmaturen i tvättstugan är så gammal att det kan vara svårt att få tag på reservdelar. Elen i tvättstugan bör också gås igenom, då vi har för många stopp. Frågan bordläggs till septembermötet. Anders D tar på sig att skriva en lista över alla smärre eljobb vi behöver få utförda, för att kunna göra en samlad beställning. - Nya utkastare till stuprören, enligt beslut av VU. Dessa är beställda men inte utförda. - Ny papperskorg bakom FB34. Beställt, dock inte gjort. - Inoljning av utemöblerna. Utfört. 11. Förvaltning, avtal. Vi är osäkra på om vi betalar extra för storstädning av tvättstugan, fast det ska ingå i vårt avtal med Ebur. På förra mötet bestämdes att John skulle undersöka saken, men han fick aldrig något mail om det, och därför har det inte skett. Christer undersöker om vi fått någon faktura för storstädning. Christer har genomfört en avtalsgenomgång med riksbyggen kring vår ekonomiska förvaltning, och tagit upp det som funkat dåligt. Det rör sig om Specialinlåningen och vissa fakturor som betalats lite sent. Christer har undersökt försäkringsfrågan kring snöröjning. Jidek-avtalet innehåller inget om försäkring. Enligt vår Riksbyggenkontakt ska detta dock implicit ingå. Den förstörelse vi pratar om, rubbad kantsten är en bedömningsfråga. Det är svårt att avgöra vad som är åverkan och vad som är slitage. Vi beslutar oss för att släppa

3 frågan. sida Förvaltning, åtgärder. Barnvagnsrampen vid källartrappan till FB1 fungerar inte bra. Trappan blir för smal att gå i. Vi tror att en fällramp är lösningen. Frågan bordläggs till nästa möte, då Ola är tillbaka. Vi behöver kilar att ställa upp dörrarna med. Ola skulle beställa av Antes montage. Vi tar upp frågan på nästa möte. 13. Boendefrågor Anders D presenterar NN s (JN10) problem med feldragen el i sitt badrum. Hon har bett om hjälp med en del uppgifter om senaste renovering, tidigare ägare och så vidare. Hon vill också att någon från styrelsen kommer och inspekterar hennes badrum för att avgöra vad som är gjort när. NN har fått dom uppgifter vi kan bistå med. Vi kommer inte att inspektera badrum, då vi inte har kompetens att peka på vad som gjorts när. Hon kan dock ringa John (som har ett orenoverat badrum) för att själv göra jämförelser. Anders D meddelar henne dessa beslut. NN (FB34) har kontaktat oss angående en murken yttre fönsterram. Detta är hennes eget ansvar enligt stadgarnas paragraf 11. Christer återkopplar till henne. 14. Underhållsplanen. Enligt underhållsplanen står asfaltsarbeten samt byte av värmeväxlare på tapeten. Vi beslutar att asfaltsarbeten inte är prioriterat för närvarande. Vad gäller värmeväxlare tas beslut att dessa ska bytas under hösten. Tommy Lofjärd, boende på FB19 ska inkomma med offert, men vi behöver fler. Frågan höjs om den här upphandlingen också skulle läggas ut externt, som en försmak inför balkongrenoveringarna. John har bollen, se punkt 1. Christer höjer frågan om att underhållsplanen behöver eventuellt uppdateras. Kostnaden för detta är XX plus moms, med lika mycket till för en ny besiktning. Inget beslut, tas upp igen i september. Lokalfrågor 1. Gästlägenhet och gemensamhetslokal Dimmern som behövde bytas i gemensamhetslokalen är klar. Osäkert kring det trasiga uttaget i gästlägenheten. Ola har bollen. Fakturan på den trasiga rutan på gästlägenheten har bestritts av den som hyrde. Christer organiserar ett möte mellan den som hyrde och ögonvittnet. Ola ska ordna flera nycklar till soprummet på FB 34 samt mopedförrådet. Bordläggs till nästa möte. Dammsugarmunstycket på dammsugaren i gemensamhetslokalen är trasigt. Anteckning på vem som skulle åtgärda saknas. Tas upp igen i september för återkoppling. Timern till kaffebryggaren i gemensamhetslokalen är trasig. Ola ska åtgärda. Bordläggs således till nästa möte. Miljö 1. Belysning. Lägesrapport om vinterbelysning i trädet utanför JN12, beslutat sedan tidigare, bordläggs, då Ola äger frågan. Vi beslutar att vi ska förbättra belysningen vid soptunnorna, och att detta ska ingå i en samlad beställning av smärre eljobb. Anders D skriver en lista, se punkt 10 under förvaltning. 2. Lekplatsen. Vi (Karin) har gjort en allmän beställning av en uppfräschning av

4 sida 4 lekplatsen till Jidek, men vi tror vi behöver specificera den om något ska hända. Anders D gör en inspektion och skriver en lista på tänkbara åtgärder. 3. Höstens trädgårdsdag. Datum spikas till 16/10. Anne håller i planeringen. Gudrun bokar container. Försöket med elskrotscontainer fungerade bra, men ekonomiskt blev det ingen större skillnad. Då ska dock hållas i minnet att vi aldrig behövt betala full bot för någon av våra tidigare containrar. Vi beslutar att i fortsättningen köra med elskrotscontainer en gång per år. Nästa gång blir i januari, efter julen. 4. Permobilförrådet på FB 19. Placeringsfrågan läggs ner. Förrådet står där det står. Däremot ska vi inte betala elen. Ola ska undersöka var elen kommer ifrån. Frågan bordläggs. 5. Boendefrågor. NN på FB 34 har planterat om i rabatten utanför sin uteplats, och i efterhand frågat om lov. Vi beslutar att vi inte ser något egenvärde i befintliga buskar och att boende får plantera vad dom vill vid uteplatserna. Dom ska dock vara beredda att återställa om det behövs. Boende tar fullt ansvar för skötsel. Anders D skriver en växtpolicy, och ser till att dom boende meddelas denna. NN på FB 34 undrar över grillning på uteplatsen. Vi kommer fram till att frågan måste lösas grannarna emellan (det ryker in också från den stora grillen, och brandrisk föreligger inte). Anders D meddelar NN. Sophantering Parkeringsfrågor Lgh/lokaler till uth/salu 1. Försäljningen av panncentralen till Meyer. Jidek har överlåtit hyreskontraktet på Meyer. Ett avtalsförslag har kommit från Meyer, Christer, Anders J och John har läst detta och skickat tillbaka frågor. Vi avvaktar svar av tidigare ställda frågor och våra nya. Ska affären bli av behöver det här kontraktet specas väldigt snart. Hyran betalas dock utan problem. Den ekonomiska planen från 2002 kan kvarstå men tillägg måste göras för differentierad avgift och andelsantal. Detta bör för säkerhets skull ske genom en extrastämma. Vi beslutar att göra detta på enklast tänkbara sätt genom att utlysa ett infomöte följt av stämma innan ordinarie styrelsemöte. Vi siktar mot oktobermötet, under förutsättning att vi har beslutsunderlag då. 2. Andrahandsuthyrningar. Fyra ansökningar har inkommit. Styrelsen beslutar: NN godkänns, 1 år. NN/NN godkänns, dock endast 1 år till. NN/NN godkänns, 1 år. NN avslås. Christer meddelar sökanden styrelsens beslut. 3. Önskan om förrådshyra NN på JN 10 önskar mera förrådsutrymme. Anders D meddelar Ola, och ber honom kontakta NN. 4. Lokalen på Fredrika Bremers gata 5. Våra struliga hyresgäster har avhysts. Inkommit med ett förslag om avbetalning av skulden mot att dom får ha kvar sin brevlåda. Vi är inte intresserade, då dom misskött sig även på andra sätt än

5 sida 5 ekonomiskt (haft folk skrivna samt bott på adressen). Vi säger nej och låter ärendet skötas på normalt sätt av Riksbyggen i fortsättningen. 5. Omvandling av hyresrätt till bostadsrätt NN, som funderat på att köpa sin lägenhet, har tackat nej till föreningens pris. Ärendet avslutat. Ekonomi 1. Tillgångar per Frågan höjs om senaste årsredovisningen finns i scannad form. Anders J går igenom sin mailbox och ser om den gör det. Fattade mail-beslut sedan senaste styrelsemötet VU-rapport Hemsida & Annan info 2. Arvodesfördelning Vi har tidigare arvoderat enligt en modell med stor rörlig del. Efter diskussion i mail om underlaget till årets arvode presenterar Christer ett alternativ med fasta arvoden. En mellanvariant med en pott för insatser utöver den vanliga diskuteras också kort. Christer spikar årets arvoden i ett slutförslag och kommer med ett förslag på hur vi arbetar i fortsättningen. Bordläggs på grund av tidsbrist. 1. Hemsida. Alla får i uppgift att kolla av sina områden på hemsidan och se var informationen är inaktuell. Maila Anders D, som sammanställer. En rutin för hur vi arbetar med hemsidan måste till. Frågan bordläggs av tidsbrist. 2. Infofoldern. Ska uppdateras under hösten. Anders D har bollen. Organisation och arbetssätt 1. Öppet hus (18:15-18:30) 16/8 2010: Anne och Anders D. Inga besök. Nästa öppet hus håller Christer i. 2. Lantmäteriets nationella lägenhetsregister, dit uppgifter om samtliga lägenheter skall skickas (matas) in. Utfört av John och inskickat. Lägenheterna måste märkas standardiserat. Bordläggs av tidsbrist. 3. Kittet. Christer tar över styrelsekittet efter Mojgan. 4. Inbjudna gäster framöver. Frågan bordläggs av tidsbrist. Övrigt Mojgan rapporterar från anmälningar till styrelsemobilen. Taket mot gatan på JN 10 läcker i bakkant. John tittar på det, återkopplar till Antes montage. Ett madrasskydd till gästlägenheten är på vift. Petra ringer senaste hyresgästen och ser till att få tillbaka det. Vi har problem med brunnarna i samband med spolning när dom svämmat över. Det

6 sida 6 är svårt att hitta brunnen utanför FB 5, den behöver märkas ut. Brunnen mellan FB 1 0ch 3 saknar sandavskiljare. Åtgärd behövs, men beslut saknas. Post: Fastighetsägarnas utbildningskatalog har kommit i posten, samt lite reklam. Nästa möte 1:e september 2010 Avslutning Christer avslutade mötet. Vid protokollet: Justeras: