Riktlinjer Rökfri arbetstid i Ulricehamns kommun Dnr 2015/437

Transkript

1 Sammanträdesprotokoll Ordförandeberedningen Sida 1 av 1 Riktlinjer Rökfri arbetstid i Ulricehamns kommun Dnr 2015/437 Sammanfattning Förvaltningen har tagit fram ett nytt förslag till riktlinjer för rökfri arbetstid i Ulricehamns kommun. Syftet med dokumentet är att Ulricehamns kommun ska uppfattas som attraktiv och hälsofrämjande kommun med friska och hälsosamma arbetsplatser. Vi arbetar med kunden i fokus och denna riktlinje är ett steg på vägen i ett hälsofrämjande arbete vars syfte är att skapa rökfria miljöer och att ingen ofrivilligt ska utsättas för passiv rökning i kommunens verksamheter. För förtroendevalda gäller att rökfri arbetstid gäller för all den tid som en förtroendevald har rätt till ersättning. Kommunstyrelsen beslutade ( 203) att ärendet skulle återremitteras till förvaltningen i syfte att undersöka möjligheten att även förtroendevalda skulle omfattas av riktlinjerna. Beredande utskott beslutade ( 36/2015) att återlämna ärendet för vidare behandling i syfte att förtydliga riktlinjerna. Kommunstyrelsen föreslås att föreslå kommunfullmäktige att anta de nya riktlinjerna. Beslutsunderlag 1 Tjänsteskrivelse från personalchef 2 Riktlinjer Rökfri arbetstid i Ulricehamns kommun Reviderad Ordförandens förslag till kommunstyrelsens beslut Riktlinjerna Rökfri arbetstid i Ulricehamns kommun antas. Ulricehamns kommun inför rökfri arbetstid successivt från och med 1 april 2016 och samtliga arbetsplatser ska ha infört rökfri arbetstid senast den 30 september 2016 enligt bifogade riktlinjer. Arbetsgivaren tillhandahåller årligen via företagshälsovård enkelt stöd för rökavvänjning under fritiden för kommunens anställda.

2 Tjänsteskrivelse Kommunstyrelsens förvaltning Tjänsteskrivelse Riktlinjer Rökfri arbetstid i Ulricehamns kommun Diarienummer 2015/437, löpnummer 2466/2015 Sammanfattning Förvaltningen har tagit fram ett nytt förslag till riktlinjer för rökfri arbetstid i Ulricehamns kommun. Syftet med dokumentet är att Ulricehamns kommun ska uppfattas som attraktiv och hälsofrämjande kommun med friska och hälsosamma arbetsplatser. Vi arbetar med kunden i fokus och denna riktlinje är ett steg på vägen i ett hälsofrämjande arbete vars syfte är att skapa rökfria miljöer och att ingen ofrivilligt ska utsättas för passiv rökning i kommunens verksamheter. För förtroendevalda gäller att rökfri arbetstid gäller för all den tid som en förtroendevald har rätt till ersättning. Kommunstyrelsen beslutade ( 203) att ärendet skulle återremitteras till förvaltningen i syfte att undersöka möjligheten att även förtroendevalda skulle omfattas av riktlinjerna. Beredande utskott beslutade ( 36/2015) att återlämna ärendet för vidare behandling i syfte att förtydliga riktlinjerna. Kommunstyrelsen föreslås att föreslå kommunfullmäktige att anta de nya riktlinjerna. Förvaltningens förslag till beslut Kommunstyrelsen föreslår att kommunfullmäktige antar de nya riktlinjerna för anställda och förtroendevalda. Ulricehamns kommun inför rökfri arbetstid successivt från och med 1 april 2016 och samtliga arbetsplatser ska ha infört rökfri arbetstid senast den 30 september 2016 enligt bifogade riktlinjer. Arbetsgivaren tillhandahåller årligen via företagshälsovård enkelt stöd för rökavvänjning under fritiden för kommunens anställda. Ärendet Tobakslagen (1993:581) säger att varje arbetsplats ska arbeta aktivt för att minimera risken för passiv rökning utifrån ett arbetsmiljöperspektiv. Rökfri arbetstid innebär att ingen ska utsättas för tobaksrök på sitt arbete utifrån arbetsmiljölagen. Det betyder att den tid man arbetar eller har paus ska vara rökfri. Lunchen räknas inte in i arbetstiden och är därmed undantagen från detta. Det innebär i en vidare kontext att detta är en arbetsgivarfråga i syfte att ha en bra arbetsmiljö så väl som att skapa förutsättningar för hälsa ur den enskildes perspektiv. Generellt sett har vi som arbetsgivare och enskilda medarbetare mycket att vinna på rökfri arbetstid utifrån flera perspektiv då våra medarbetare är den största tillgången i förvaltningen. Andelen kommuner med rökfri arbetstid har mer än tredubblats på sju år: 20 procent år 2007, 40 procent år 2009, 60 procent år 2011, 70 procent I september 2014 tillämpade 201 av Sveriges 290 kommuner rökfri eller tobaksfri arbetstid. 1 Till detta finns det ett annat perspektiv där forskning förefaller visa att kvinnor har svårare att sluta röka än män vilket man som arbetsgivare i detta sammanhang bör beakta. 1 Se tobaksfakta.se

3 2015/437, 2466/2015 2(2) Undersökningar visar att tre av fyra rökare vill ha hjälp att sluta röka och merparten av de kommuner som infört rökfri arbetstid erbjuder sina anställda avvänjningsstöd på olika sätt. Tillsammans med detta bör man som arbetsgivare beakta det faktum att bara fem procent av rökare har klarat att sluta röka på första försöket, men nittio procent slutar utan stöd. Det gäller både kvinnor och män. 2 Sammanfattningsvis är det av personalstrategisk betydelse att förbättra arbetsmiljö genom att ha rökfri arbetstid. Det innebär att det är av högsta vikt att minska risken för att anställda utsätts för rök i sin vardagliga arbetsmiljö samt att brukare av våra välfärdstjänster ska slippa utsättas för rök. Våra medarbetare är förebilder där kunder, invånare och medborgare bemöts i olika sammanhang där exempelvis elever och förskolebarn, klienter och brukare möts i vardagen av engagerade medarbetare. Avslutningsvis är det angeläget att ha uthållighet i det stöd som arbetsgivaren ger. Även om forskning visar att de allra flesta slutar utan stöd så ska vi vara uthålliga och via vår upphandlade företagshälsovård erbjuda rökavvärjningsgrupper löpande och årligen. Detta är förknippat med en kostnad om ca 144 tkr årligen. 3 Att ha rökfri arbetstid är till syvende och sist ett arbetsgivarbeslut. Att sluta röka är ett personligt beslut som vi inte kan påtvinga någon som arbetsgivare men vi kan möjliggöra och underlätta ett rökfritt liv. Förslag på riktlinjer bifogas. Beslutsunderlag 1 Riktlinjer Rökfri arbetstid i Ulricehamns kommun Reviderad 2 Riktlinjer Rökfri arbetstid i Ulricehamns kommun Reviderad Beslut lämnas till Personalchef Lars Lindberg Personalchef 2 Se aktuell forskning av Tove Sohlberg, SoRAD Stockholms Universitet 3 Baserat på en (1) grupp om 12 personer som är rökfria vid kursens slut efter ca 16 veckor. Leverantör är för närvarande Avonova.

4 Strategi Program Plan Policy Riktlinjer Regler >> Styrdokument RÖKFRI ARBETSTID I ULRICEHAMNS KOMMUN ANTAGET AV: "[Klicka här och skriv]" DATUM: "[Fyll i datum enlingt yyyy-mm-dd]" ANSVAR UPPFÖLJNING: Personalchef GÄLLER TILL OCH MED: 2018

5 Våra styrdokument [Normerande] Policy Vår hållning, övergripande Riktlinjer Rekommenderade sätt att agera Regler Absoluta gränser och ska-krav [Aktiverande] Strategi Avgörande vägval och strategiområden från fullmäktigeberedningar Program Avgörande vägval och programområden från andra än fullmäktigeberedningar Plan Uppdrag, tidsram och ansvar 2

6 Rökfri arbetstid i Ulricehamns kommun Bakgrund När man drar ner cigarettröken i lungorna vid ett halsbloss kommer mer än 8000 skadliga ämnen som finns i röken snabbt in i blodet. Ett 60-tal av ämnena kan orsaka cancer. Varannan rökare dör i förtid och i genomsnitt förkortar rökning livet med tio år. Rökningen ökar risken för att få en rad sjukdomar exempelvis hjärt- och kärlsjukdomar. Om man andas in andras tobaksrök, så kallad passiv rökning, kan man också bli sjuk. Passiv rökning kan förvärra allergi och astma. Den ökar risken för att få hjärtinfarkt, stroke och lungcancer 1. Totalt tillämpar 201 av Sveriges 290 kommuner rökfri arbetstid och Ulricehamns kommun är nu sist ut av kommunerna i Sjuhärad att införa detta. Syfte Ulricehamns kommun ska uppfattas som attraktiv och hälsofrämjande kommun med friska och hälsosamma arbetsplatser. Vi arbetar med kunden i fokus och denna riktlinje är ett steg på vägen i ett hälsofrämjande arbete vars syfte är att skapa rökfria miljöer och att ingen ofrivilligt ska utsättas för passiv rökning i kommunens verksamheter. Tidsplan Ulricehamns kommun inför rökfri arbetstid successivt från och med den 1 april 2016 och samtliga arbetsplatser ska ha infört rökfri arbetstid senast den 30 september Lagar och regler Enligt tobakslagen (1993:581) 8 I andra fall än som avses i 2 och 4 svarar arbetsgivaren för att en arbetstagare inte mot sin vilja utsätts för tobaksrök i den arbetslokal eller det liknande utrymme där arbetstagaren är verksam. Som arbetstagare räknas här personer som avses i 1 kap. 2 första stycket och 3 arbetsmiljölagen (1977:1160). Lag (1994:98). Rökfri arbetstid innebär Rökfri arbetstid innebär att anställda inom Ulricehamns kommun inte röker under arbetstid. Som arbetstid räknas den tid man arbetar eller har paus. Lunch räknas inte som arbetstid, ska man röka på lunchen och uppbär arbetskläder från arbetsgivaren ska man byta om till andra kläder. Vid schemalagd pedagogisk måltid eller vid måltidsuppehåll får man inte röka då den tiden räknas som arbetstid. Rökfri arbetstid för förtroendevalda innefattar all den tid som en förtroendevald har rätt till ersättning enligt Reglementet Ersättningar och arvoden till kommunens förtroendevalda m fl mandatperioden (Fastställda av KF , 91). Det vill säga all tid som en 1 Se vardguiden.se 3

7 förtroendevald medgetts närvarorätt i uppdrag för Ulricehamns kommun, t ex vid sammanträden, förhandling, presidiemöten, partigruppsmöten som hålls med anledning av och i direkt anslutning till sammanträde, protokollsskrivning/justering, arbetsgrupper, konferenser m. m. Det betyder all ersättningsberättigad tid inklusive pauser men exklusive lunchraster/måltidsrast. Beslutet omfattar sammanfattningsvis alla förtroendevalda under den tid då de utövar sitt förtroendeuppdrag på kommunens arbetsplatser. Man får inte röka i kommunens lokaler eller på arbetsplatserna man får heller inte röka i närområdet av kommunens lokaler eller arbetsplatser, detta för att minska risken för passiv rökning för de som går förbi. Håll avstånd och undvik att röka vid friskluftsintag. Rökning får inte heller ske i kommunens tjänstebilar. Arbetar man utomhus så gäller rökfri arbetstid även då. I rökfri arbetstid innefattas även användandet av e-cigaretter. Hjälp och stöd Arbetsgivaren kommer erbjuda hjälp och stöd i form av rökavvänjningsgrupper via Avonova. Ersättning för nikotinavvänjningsprodukter utgår ej i enlighet med skatteverkets regler kring friskvård. Mer information För mer information läs frågor och svar och/eller kontakta din personalspecialist. 4

8 Frågor och svar Vad innebär rökfri arbetstid? Rökfri arbetstid innebär att arbetstiden för alla anställda inom Ulricehamns kommun, det vill säga den tid du arbetar eller har paus, är rökfri. Lunchrasten räknas inte in i arbetstiden och är därmed undantagen. Rökning på lunchrasten ska ske på ett sådant avstånd från kommunens lokaler eller områden så att röken inte orsakar besvär för andra, som exempelvis vårdtagare, brukare, elever, besökare, förtroendevalda och medarbetare. Rökfri arbetstid gäller också för all den tid som en förtroendevald har rätt till ersättning enligt fastställt reglemente. Rökning är inte tillåten i närheten av entréer till kommunens lokaler, i kommunens fordon eller skolgårdsområden. Vad är syftet med att jag ska vara rökfri på arbetsplatsen? Ulricehamns kommun ska uppfattas som attraktiv och hälsofrämjande kommun med friska och hälsosamma arbetsplatser. Denna riktlinje är ett steg på vägen i ett hälsofrämjande arbete vars syfte är att skapa rökfria miljöer och att ingen ofrivilligt ska utsättas för passiv rökning i kommunens verksamheter. Omfattas snus av beslutet? Nej, beslutet gäller endast rökning. Får jag ta ledigt under dagen, exempelvis flexa ut om jag vill röka? Nej, det är inte tillåtet att använda flextid för att röka. Måste jag byta om för att röka? Om arbetsgivaren tillhandahåller arbetskläder måste du byta om för att röka på din obetalda rast. Jag har schemalagt måltidsuppehåll/pedagogisk lunch istället för lunchrast. När får jag röka? Måltidsuppehåll och pedagogisk lunch räknas som arbetstid och därmed gäller rökfri arbetstid. Jag arbetar kvällar och nätter, är det tillåtet att röka då? Rökfri arbetstid gäller även under kvällar och nätter. Jag arbetar enbart utomhus, gäller rökfri arbetstid även för mig? Ja, rökfri arbetstid gäller även utomhus. 5

9 Kan arbetsgivaren tvinga mig att sluta röka? Nej, att sluta röka är ett personligt beslut. Det är inte förbjudet att vara rökare som anställd i Ulricehamns kommun, men det är inte tillåtet att röka under arbetstid. Vad händer om jag inte följer beslutet? Rökfri arbetstid är en av arbetsgivaren upprättad ordningsregel som du som anställd är skyldig att följa. Varför får jag inte röka e-cigaretter? Innehåll och hälsoeffekter kring e-cigaretter är i dagsläget okänd. E-cigaretter är mycket lika vanliga cigaretter och kan därför i rökfria miljöer göra det mycket svårt att se till att rökförbudet följs. Kan jag få hjälp med rökavvänjningstöd från arbetsgivaren? För den som vill sluta röka helt och önskar stöd i detta kommer arbetsgivaren erbjuda rökavvänjningsgrupper via Avonova där man kan delta utanför arbetstid. Ersättning för nikotinavvänjningsprodukter utgår ej i enlighet med skatteverkets regler kring friskvård. Vad gäller för förtroendevalda i Ulricehamns kommun? Rökfri arbetstid gäller för all den tid som en förtroendevald har rätt till ersättning enligt fastställt reglemente. 6

10 Sammanträdesprotokoll Ordförandeberedningen Sida 1 av 1 Riktlinjer vid utformning av vård- och omsorgsboende Dnr 2016/94 Sammanfattning Verksamheterna äldreomsorg och fastighet har i samverkan reviderat kommunens boenden och lokaler och även besökt diverse välfungerande, nybyggda och pågående byggnationer av boenden i andra kommuner. Erfarenheter från dessa, lokaltekniska aspekter, vårdpersonalens kunskap samt forskning och framtidsprognoser ligger tillsammans med lagar, regler och råd, till grund för riktlinjerna. Syftet med riktlinjerna är i första hand att finnas som stöd i planeringen av ett nytt vård- och omsorgsboende för äldre i Gällstad. De bör även vara normerande vid ombyggnationer eller framtida nybyggnationer. Riktlinjerna formar den ram inom vilken framtidens äldreboende utformas och ska säkerställa ändamålsenliga lokaler för en effektiv och säker verksamhetsmiljö. Beslutsunderlag 1 Tjänsteskrivelse från socialchef 2 Riktlinjer vid utformning av vård- och omsorgsboende Ordförandens förslag till kommunstyrelsens beslut Riktlinjer vid utformning av vård- och omsorgsboende antas.

11 Tjänsteskrivelse Kommunstyrelsens förvaltning Tjänsteskrivelse riktlinjer vid utformning av vårdoch omsorgsboende Diarienummer 2016/94, löpnummer 451/ Sammanfattning Äldre personer i behov av särskilt boende har som målgrupp förändrats på senare år, vilket i sin tur innebär förändrade krav på de verksamheter kommunen driver. Vid utredning har det konstaterats att lokalerna i Ekero, kommunens särskilda boende för äldre i Gällstad, inte stöder verksamhetens funktion. Vid lokalrevidering utförd under våren 2015 föreslås avveckling av Ekero med ersättande nybyggnation i orten. Förstudier av möjligheterna för en nybyggnation har pågått under året och för att gå vidare i projektprocessen, för noggrannare ekonomiska beräkningar bland annat, behövs en ram för hur ett sådant boende ska utformas. Verksamheterna äldreomsorg och fastighet har i samverkan reviderat kommunens boenden och lokaler och även besökt diverse välfungerande, nybyggda och pågående byggnationer av boenden i andra kommuner. Erfarenheter från dessa, lokaltekniska aspekter, vårdpersonalens kunskap samt forskning och framtidsprognoser ligger tillsammans med lagar, regler och råd, till grund för riktlinjerna. Kommunens äldreomsorg styrs i huvudsak av socialtjänstlagen (SoL) och lagen om hälsooch sjukvård (HSL). Regler och allmänna råd om särskilt boende för äldre och vård av demenssjuka finns framtagna av Socialstyrelsen och Boverket. Även kommunens vision- och måldokument för äldrefrågor, där behov, utmaningar och möjligheter för gruppen äldre beskrivits, ligger till grund för riktlinjerna. Syftet med riktlinjerna är i första hand att finnas som stöd i planeringen av ett nytt vård- och omsorgsboende för äldre i Gällstad. De bör även vara normerande vid ombyggnationer eller framtida nybyggnationer. Riktlinjerna formar den ram inom vilken framtidens äldreboende utformas och ska säkerställa ändamålsenliga lokaler för en effektiv och säker verksamhetsmiljö. Förvaltningens förslag till beslut Riktlinjer vid utformning av vård- och omsorgsboende antas. Ärendet Äldre personer i behov av särskilt boende har som målgrupp förändrats på senare år, vilket i sin tur innebär förändrade krav på de verksamheter kommunen driver. Vid utredning har det konstaterats att lokalerna i Ekero, kommunens särskilda boende för äldre i Gällstad, inte stöder verksamhetens funktion. Vid lokalrevidering utförd under våren 2015 föreslås avveckling av Ekero med ersättande nybyggnation i orten. Förstudier av möjligheterna för en nybyggnation har pågått under året och för att gå vidare i projektprocessen, för noggrannare ekonomiska beräkningar bland annat, behövs en ram för hur ett sådant boende ska utformas. Verksamheterna äldreomsorg och fastighet har i samverkan reviderat kommunens boenden och lokaler och även besökt diverse välfungerande, nybyggda och pågående byggnationer av boenden i andra kommuner. Erfarenheter från dessa, lokaltekniska aspekter, vårdpersonalens kunskap samt forskning och framtidsprognoser ligger tillsammans med lagar, regler och råd, till grund för riktlinjerna.

12 2016/94, 451/2016 2(2) Kommunens äldreomsorg styrs i huvudsak av socialtjänstlagen (SoL) och lagen om hälsooch sjukvård (HSL). Regler och allmänna råd om särskilt boende för äldre och vård av demenssjuka finns framtagna av Socialstyrelsen och Boverket. Även kommunens vision- och måldokument för äldrefrågor, där behov, utmaningar och möjligheter för gruppen äldre beskrivits, ligger till grund för riktlinjerna. Syftet med riktlinjerna är i första hand att finnas som stöd i planeringen av ett nytt vård- och omsorgsboende för äldre i Gällstad. De bör även vara normerande vid ombyggnationer eller framtida nybyggnationer. Riktlinjerna formar den ram inom vilken framtidens äldreboende utformas och ska säkerställa ändamålsenliga lokaler för en effektiv och säker verksamhetsmiljö. Beslutsunderlag 1 Riktlinjer vid utformning av vård- och omsorgsboende Beslut lämnas till Socialchef Carita Brovall Socialchef Maria Winsten Utredare sektor välfärd Sektor välfärd Sektor välfärd

13 Strategi Program Plan Policy Riktlinjer Regler Styrdokument Riktlinjer vid utformning av vård- och omsorgsboende ANTAGET AV: "[Klicka här och skriv]" DATUM: "[Fyll i datum enlingt ÅÅÅÅ]" ANSVAR UPPFÖLJNING/UPPDATERING: Socialchef GÄLLER TILL OCH MED:

14 Våra styrdokument [Normerande] Policy Vår hållning, övergripande Riktlinjer Rekommenderade sätt att agera Regler Absoluta gränser och ska-krav [Aktiverande] Strategi Avgörande vägval och strategiområden från fullmäktigeberedningar Program Avgörande vägval och programområden från andra än fullmäktigeberedningar Plan Uppdrag, tidsram och ansvar 2

15 Innehåll 1. Bakgrund Syfte Vård- och omsorgsboenden för äldre i Ulricehamns kommun Nationell lagstiftning Värdegrund Kommunens styrdokument Allmän beskrivning av verksamhet och funktioner Brukarperspektiv Grundkriterier för att skapa en god boendemiljö Utemiljö Utrymme för gemensamma aktiviteter Aktivitetsrum Träffpunkt/ dagverksamhet Rum för välbefinnande Boendet Lägenheterna Kök Hygienutrymme Övrigt Allmänna utrymmen inom enheten Verksamhetslokaler

16 1. Bakgrund Äldre personer i behov av särskilt boende har som målgrupp förändrats på senare år, vilket i sin tur innebär förändrade krav på de verksamheter kommunen driver. Vid utredning har det konstaterats att lokalerna i Ekero, kommunens särskilda boende för äldre i Gällstad, inte stöder verksamhetens funktion. Vid lokalrevidering utförd under våren 2015 föreslås avveckling av Ekero med ersättande nybyggnation i orten. Förstudier av möjligheterna för en nybyggnation har pågått under året och för att gå vidare i projektprocessen, för noggrannare ekonomiska beräkningar bl.a., behövs en ram för hur ett sådant boende ska utformas. Verksamheterna äldreomsorg och fastighet har i samverkan reviderat kommunens boenden och lokaler och även besökt diverse välfungerande, nybyggda och pågående byggnationer av boenden i andra kommuner. Erfarenheter från dessa, lokaltekniska aspekter, vårdpersonalens kunskap samt forskning och framtidsprognoser, ligger tillsammans med lagar, regler och råd, till grund för dessa riktlinjer. Kommunens äldreomsorg styrs huvudsakligen av socialtjänstlagen (SoL) och lagen om hälso- och sjukvård (HSL). Regler och allmänna råd om särskilt boende för äldre och vård av demenssjuka finns framtagna av Socialstyrelsen och Boverket. Även kommunens vision- och måldokument för äldrefrågor, där behov, utmaningar och möjligheter för gruppen äldre beskrivits, utgör underlag för riktlinjerna i detta dokument. 2. Syfte Syftet med riktlinjerna är i första hand att finnas som stöd i planeringen av ett nytt vård- och omsorgsboende för äldre i Gällstad. De bör även vara normerande vid ombyggnationer eller framtida nybyggnationer. Riktlinjerna formar den ram inom vilken framtidens äldreboende utformas och ska säkerställa ändamålsenliga lokaler för en effektiv och säker verksamhetsmiljö. 4

17 3. Vård- och omsorgsboenden för äldre i Ulricehamns kommun Ulricehamn ser, likt övriga Sverige, en ökning av andelen äldre i kommunen. Tack vare att denna grupp blir allt friskare och erbjuds hemtjänst och hemsjukvård, samt rehabverksamhet och korttidsverksamhet, kan de allra flesta bo kvar i sitt ordinära boende länge. När hemmavarande inte längre är möjligt kan den äldre söka plats på ett vård- och omsorgsboende. Detta innebär en föränderlig sammansättning av äldre på kommunens boenden, där snittåldern blir högre och sjukdomsbilden mer krävande. Dessa riktlinjer har tagits fram för att säkerställa att det, vid nybyggnation och ombyggnation av vård- och omsorgsboenden, tas hänsyn till dessa förändringar och nya utmaningar. Riktlinjerna ska även säkerställa att kommunens vision och mål för gruppen äldre, antagna i mål och visionsdokument, tas i beaktande vid sådan byggnation. Den framtagna visionen för äldre lyder; - Äldre ska känna sig trygga i sin vardag och leva ett så gott liv som möjligt, hela livet! - Äldre ska få tjänster av god kvalitet, känna sig delaktiga och bli bemötta med respekt. 3.1 Nationell lagstiftning Äldreomsorgen styrs framförallt av Socialtjänstlagen, SoL, men också av Hälso- och Sjukvårdslagen, HSL. Enligt SoL 5 kap. 4 ska kommunens omsorg om äldre inriktas på att äldre personer får leva ett värdigt liv och känna välbefinnande. Kommunen ska i sin äldreomsorg erbjuda god omsorg efter enskildas önskemål och behov. När omsorg och vård inte längre kan tillgodoses i den enskildes hem, ska kommunen erbjuda ett boende anpassat för den enskildes behov. Inom det särskilda boendet ska den enskilde kunna erbjudas trygghet, omsorg och service samt, enligt HSL 18 kap, erbjudas en god hälsooch sjukvård. Socialnämnden skall verka för att äldre människor får goda bostäder och skall ge dem som behöver det stöd och hjälp i hemmet och annan lättåtkomlig service. Kommunen skall inrätta särskilda boendeformer för service och omvårdnad för äldre människor som behöver särskilt stöd. Den äldre personen ska, så långt det är möjligt, kunna välja när och hur stöd och hjälp i boendet och annan lättåtkomlig service ska ges. 5 kap. 5 Socialtjänstlagen (2001:453) Enligt lagen om skydd mot olyckor (2003:778) ska ägare och nyttjanderättshavare ha ett skäligt brandskydd. Kommunen som ägare av särskilda boenden för äldre ska säkerställa att tillfredsställande brandskydd finns. 5

18 3.2 Värdegrund I 5 kap. 4 SoL infördes bestämmelsen om en nationell värdegrund för äldreomsorgen. Kommunerna får själva avgöra hur värdegrunden ska tillämpas och hur de ska leva upp till den. Med värdegrund menas de etiska värden och normer som ska vara grunden för arbetet inom äldreomsorgen och att verksamheten ska inriktas på den äldre personens behov. 3.3 Kommunens styrdokument I Ulricehamn kommuns vision- och måldokument för äldrefrågor antogs, förutom visionen, sex målområden till grund för framtida strategier. Inom området hälsa och livskvalitet lyftes bland annat vikten av ett salutogent (hälsofrämjande) synsätt. Äldres kost och måltidssituation lyftes också som en viktig fråga där mötesplatser för möjlighet att äta tillsammans efterfrågades. Att ett tryggt och flexibelt boende för alla ska genomsyra kommunens framtida planering, att ta tillvara ny teknik och att äldreomsorgen skall vara en attraktiv arbetsplats, är också målsättningar att ta hänsyn till i planering av boende. I Ulricehamns kommunalpolitiska handlingsprogram understryks att alla invånare ska känna trygghet och att kommunen ska leverera högkvalitativ vård och omsorg. En ny äldreomsorgsplan förväntas även antas under 2016 där kommunens vision omsätts till uppdrag i förvaltningen. 6

19 4. Allmän beskrivning av verksamhet och funktioner Den nationella värdegrunden syftar till att äldre ska kunna leva utifrån sin identitet och personlighet. För den ena delen av värdegrunden, ett värdigt liv, blir praktiska förutsättningar viktiga för att främja integritet, självbestämmande och delaktighet samt erbjuda kvalitativa insatser, ge ett gott bemötande till både äldre och anhöriga och ge skydd för olyckor och obehag. 4.1 Brukarperspektiv Det särskilda boendet bör vara integrerat med annan bostadsbebyggelse. Närhet till samhällsservice är viktig, liksom närhet till grönområde på plan mark och utemiljö anpassad för äldre. En central placering av det särskilda boendet kan bidra till att brukaren blir mer aktiv och deltar i samhällets utbud. Boendemiljön ska vara utformad så att det underlättar för brukaren att leva så självständigt som möjligt och innehålla de utrymmen och resurser som behövs för att ge stimulans i vardagen. Lokalernas möjligheter ska tas tillvara i den dagliga verksamheten. All personal måste vara medveten om miljöns betydelse för brukaren. Boendet ska utformas så att närstående känner tillhörighet. Mötesplats/ restaurang ska ge möjlighet för kringboende äldre att delta i aktiviteter och måltider. Vid utformning av boendet ska aktuell forskning och rön kring ex miljö för personer med demenssjukdom tas till vara och användas. Det särskilda boendet är även en arbetsplats för omvårdnadspersonal och ska därför vara ändamålsenligt utformat och leda till en god arbetsmiljö. 4.2 Grundkriterier för att skapa en god boendemiljö En lägenhet för varje person som själv har möjlighet att avgöra hur det ska vara ordnat och möblerat. Lägenheten ska uppfylla god tillgänglighet. Vård- och omsorgsboendet ska vara utformat, inrett och utrustat så att det underlättar egna aktiviteter. Det ska innehålla de utrymmen som behövs för ett gott liv i den boendes vardag. Utformningen ska ske utifrån vad som är en god tillgänglighet och trygg och säker miljö för olika funktionsnedsättningar. Färgsättning och belysning ska stödja personer med olika funktionsnedsättningar. Miljön i gemensamhetsutrymmena ska ge den boende möjlighet till meningsfulla aktiviteter, social samvaro och välbefinnande. Möjlighet till installation av olika IT-baserade lösningar ska finnas. Extra vikt ska läggas på system som underlättar den boendes självständighet och system som är trygghetsskapande. 7

20 4.3 Utemiljö Det är önskvärt att det särskilda boendet ligger i marknivå. Utemiljön ska vara lättillgänglig för hyresgästerna och stimulera till utevistelse och aktivitet. Den ska vara anpassad för personer med nedsatt rörlighet och nedsatt orienteringsförmåga. Trädgården ska ge stimulans åt alla sinnen och vara tillgänglig året runt. Det ska finnas gångvägar runt det särskilda boendet, där man lätt kan köra med rullstol eller rollator. Längs med gångvägen, med jämna avstånd, ska det finnas sittplatser. Det bör finnas staket eller annan form av avgränsningar runt boendet för en trygg och säker utevistelse. 8

21 5. Utrymme för gemensamma aktiviteter Välbefinnande, den andra aspekten av värdegrunden, är en subjektiv känsla men kan sägas inkludera känslan av trygghet, att uppleva meningsfullhet, samhörighet, gemenskap och att få stöd i att leva utifrån sin tro och kultur. För flertalet av de boende utgör vård- och omsorgsboendet och kringliggande miljö hela deras tillvaro. Att det finns utrymmen för aktiviteter av olika slag är således av stor vikt för att kunna tillgodose olika intressen. 5.1 Aktivitetsrum Aktivitetsrum är en lokal där personal och brukare på boendet kan genomföra olika aktiviteter i olika stora grupper. Aktivitetsrummet ska vara stort nog som samlingsplats för alla boende men även kunna skärmas av, exempelvis bestå av två rum med skiljevägg. Hörslinga ska monteras i aktivitetsutrymmen. Handikapptoalett planeras i närheten av aktivitetsrum. 5.2 Träffpunkt/ dagverksamhet Träffpunkten ska vara en plats för den boende att möta anhöriga och andra seniorer. Träffpunkten utformas så att både hyresgäster och seniorer i närområdet kan komma för att delta på aktiviteter. Den bör ligga på entréplanet och centralt inom fastigheten. Där bör finnas möjlighet att skärma av och stänga till vid aktiviteter som kräver koncentration samt öppna ytor som ger möjlighet till att lätt kunna möblera inför olika former av aktiviteter. Det bör finnas köksinredning med ugn, spis, mikrovågsugn kylskåp och frys, samt diskmaskin. Handikapptoaletter i eller i närheten av lokalerna. Hörslinga ska monteras. 5.3 Rum för välbefinnande Aktiviteter som kan vara aktuella i rum för välbefinnande är: Fotvård: Låsbara skåp som kan användas av fotvårdsspecialisterna. Hårvård: Låsbara skåp som kan nyttjas av frisörerna. Bad: Förberett med vattenledningar och plats för badkar. I taket ska det kunna monteras en taklyft. Massage: Plats för massagefåtölj och en massagebrits. Sinnesrum/ljusrum: Eftersom äldre personer behöver allt mer ljus för att känna välbefinnande, kan ett ljusrum ersätta solljuset vintertid. Minigym : Träningslokal/ minigym /duschmöjlighet Hygienisk verksamhet som fot- och hårvård, massage och bad, ska anmälas till miljö- och hälsoskyddsnämnd och anpassas efter socialstyrelsens allmänna råd om yrkesmässig hygienisk verksamhet 9

22 6. Boendet Det egna boendet är kanske den viktigaste platsen för den äldres upplevelse av trygghet och välbefinnande. Här ska finnas möjlighet för egen inredning och att skapa hemkänsla. Det bör förberedas för ny teknik och vara flexibelt utformat för att kunna anpassas till varje boende och dennes behov. Beskrivningen nedan är grundläggande krav som verksamheten ställer på utformningen för att uppnå sitt syfte. Det tillkommer flertalet tekniska aspekter och annan planering på detaljnivå vid byggnation. Vid sådant beslutsfattande ska dessa krav finnas till stöd. 6.1 Lägenheterna 6.2 Kök En enhet på vård- och omsorgsboendet ska innehålla 8-10 lägenheter, samt gemensamhetsutrymmen för samvaro. Lägenheten ska vara m 2 och lätt att inreda. Säng ska kunna vara placerad mot vägg eller ställas rakt ut. Lägenheterna ska vara fullvärdiga och innehålla hall, hygienutrymme, kompaktkök och klädkammare. Parboende ska kunna erbjudas, eventuellt kan några rum inredas med skärmvägg som tas bort vid samboende. Skena ska finnas i taket för montering av hissanordning Lägenhetsköket ska vara ett flexibelt pentry Timer ska finnas kopplat till uttag Köket ska vara handikappanpassat 6.3 Hygienutrymme Hygienutrymme med dusch och toalett ska vara anpassade till en brukare med fysisk funktionsnedsättning. Våtrumsytorna och placering av utrustning ska medge plats för två personal och brukare med rullstol. Hygienutrymmet ska inredas flexibelt för att kunna anpassas till brukare med olika förutsättningar. 6.4 Övrigt TV ska kunna kopplas in i det egna rummet Rummet bör ha tillgång till trådlöst Internet och vara förberett för modern teknik Medicinskåp ska finnas lättillgängligt och med lås 10

23 7. Allmänna utrymmen inom enheten För varje enhet, med 8-10 lägenheter, finns allmänna utrymmen som även de ska främja både en hemtrevlig miljö och en bra arbetsplats. Nedan punkter är viktiga för att uppnå detta och även här finns tekniska aspekter att besluta om vid byggnation, där dessa finns som stöd. Flera enheter ska placeras, i förhållande till varandra, så att samarbete möjliggörs. Utformning ska ge hemkänsla och vara en naturlig träffpunkt för brukare. Matplats, kök och allrum placeras centralt inom enheten. Här samlas de flesta brukarna till gemensamma måltider och daglig samvaro. Matplats och allrum bör ligga i närheten av varandra men erbjuda separata mötesplatser. Gemensamma utrymmen och lägenheterna ska placeras i förhållande till varandra så att brukaren lätt kan överblicka och lära känna sin miljö. Olika färg på enheterna underlättar orienteringen. Byggnadens utformning måste vara enkel, med korta överblickbara korridorer, så att brukaren lätt kan orientera sig. Matplats ska finnas där man kan sitta i mindre grupper där möjlighet för personal finns att sitta med. Man ska kunna lämna sin matplats utan att störa andra boende. Kök och dess utrustning kan behöva låsfunktioner beroende på verksamhet och risker. Allrum ska fungera som mötesplats och innehålla bra och bekväma sittmöjligheter. Önskvärt är braskamin. Korridor ska vara så bred att det är möjligt att mötas med ex två rullstolar. Korridoren ska kunna innehålla sittmöbler. Det ska finnas tillgång till altan/balkong på samtliga enheter. 11

24 8. Verksamhetslokaler Lokalerna ska anpassas för den verksamhet som bedrivs och för en god arbetsmiljö där punkterna nedan bör inkluderas. De tekniska aspekter som tillkommer beslutas om med stöd av bästa tillgängliga information, verksamhetens erfarenheter och nationella riktlinjer. Handikapptoaletter Centralt- och närförråd, hjälpmedelsförråd, lägenhetsförråd, trädgårdsförråd Städutrymme för städvagn, kemikalier m.m. Skölj Tvättstuga Vilorum Lunchrum Kapprum Omklädningsrum dam/herr inkl. dusch och toalett. Konferensrum Administrativa lokaler Kontor för två enhetschefer, en administratör Kontor för sjuksköterska och rehabiliteringspersonal Kontor för personal Dokumentationsplats Lokal för hemtjänst Restaurang Tillagningskök Varuintag Förvaringsutrymmen Personalutrymmen Parkeringsmöjligheter Besökande Hemtjänsten Kostverksamheten Vaktmästare Personal Säkerhet Styrdokument och rutiner krävs för att aktivt arbeta med brandskydd och säkerställa en rimlig och tillräcklig nivå. De boende kan inte alltid själva sätta sig i säkerhet vid brand, vilket ställer krav på personalen att kunna agera rätt i sådan händelse eller annan orsak till utrymning. Ett systematiskt och kontinuerligt brandskyddsarbete bör bedrivas och dokumenteras. 12

25 Sammanträdesprotokoll Ordförandeberedningen Sida 1 av 1 Riktlinjer Ramuppdrag It-enheten 2016 inklusive budget och prislista Dnr 2015/671 Sammanfattning Med utgångspunkt från de diskussioner som förts mellan Tranemo kommun och Ulricehamns kommun har riktlinjer ramuppdrag It-enheten 2016 inklusive budget och prislista tagits fram. Detta för att tydliggöra fördelning av It-kostnader mellan Ulricehamns kommun och Tranemo kommun år Beslutsunderlag 1 Tjänsteskrivelse från kanslichef 2 Riktlinjer Ramuppdrag för It-enheten 2016 inklusive budget och prislista 3 Prislista It-enheten 2016 Ordförandens förslag till kommunstyrelsens beslut Riktlinjer för ramuppdrag It 2016 antas.

26 Tjänsteskrivelse Kommunstyrelsens förvaltning Tjänsteskrivelse Riktlinjer Ramuppdrag It-enheten 2016 inklusive budget och prislista Diarienummer 2015/671, löpnummer 397/ Sammanfattning Med utgångspunkt från de diskussioner som förts mellan Tranemo och Ulricehamns kommuner överlämnas förslag till ramuppdrag, prislista och budget för fördelning av Itkostnader mellan Ulricehamns och Tranemo kommuner för Ramuppdrag och prislista är separata bilagor. Förvaltningens förslag till beslut Riktlinjer för ramuppdrag It 2016 antas. Ärendet Ulricehamns och Tranemo kommuner har sedan den 1 augusti 2010 haft en etablerad Itsamverkan. Under de senaste åren har samverkan utvärderats utifrån olika aspekter. Under hand har behovet av nya styrdokument för samverkansnämnd It och en ny beskrivning av samverkan framkommit. Syftet med samverkan inom It-området är att klara den allt högre grad av digitalisering som de kommunala verksamheterna kräver tack vare motsvarande utveckling i samhället och i omvärlden. Samarbetet syftar också till att pröva varje nytt utvecklingsprojekt om gemensamma program kan införas samt på sikt pröva om nuvarande applikationer i de två kommunerna kan bli gemensamma för att nå så hög gemensam kostnadseffektivitet som möjligt. Ramuppdraget beskriver mer detaljerat kommunernas uppdrag till samverkansnämnd It och It-enheten. It-samverkan gäller både utveckling och drift och detta beskrivs av ramuppdraget för Ramuppdraget har tagits fram av It-strateg och bygger i stora drag på det arbetssätt som It haft sedan 2010 och tidigare It-stödsavtal. It-forum i båda kommunerna samt It-enheten har varit med och påverkat innehållet. En nyhet är att It från årsskiftet har första linjens support själva, tidigare låg denna i kommunväxeln (Ulricehamn). Dessutom önskar kommunerna beredskap dygnet runt 365 dagar om året, detta införs under 2016 utifrån att nödvändiga beslut fattats. Ramuppdraget har en bilaga som beskriver de funktionella krav som finns utifrån It-support och It-stöd. Kommunerna blev under 2015 överens om en kostnadsfördelning utifrån den utredning företaget Sentensia gjorde åt kommunerna. Den modell Sentensia föreslog kommunerna har använts i förslaget till budget och prislista för It-enheten. I gruppen som har arbetat fram handlingarna har ingått för kommunerna gemensam It-strateg, It-chef, It-tekniker, Itassistent samt en ekonom från resp. kommuns ekonomifunktion. I ett par sammanhang har hela It-enheten aktiverats utifrån analys av samtliga fakturor från helåret 2014 samt för beskrivningar av vad resp applikation (läs verksamhetssystem) ställer för krav utifrån servrar, databas och integration. Arbetet är väl utfört med fullständigt kostnadsfokus. Arbetet med prislista (tjänstekatalog) kommer att förfinas och bli än bättre till kommande år Till skillnad från en prislista beskriver en tjänstekatalog hur It-enheten avser att uppfylla målen i ramuppdrag. Där kan finnas enklare processbeskrivningar och tydligare

27 2015/671, 397/2016 2(3) beskrivningar till kund om vad man kan förvänta sig utifrån service. Tidsaspekten gör att vi till 2016 får nöja oss med en enklare prislista. Under 2015 har de båda kommunerna utökat antalet datorer/surfplattor rejält främst inom lärande. De kostnader Sentensia räknade på var 2014 års siffror. Detta gör att procentsatserna inom den modell Sentensia tog fram för It-stöd (kostnad kopplad till antalet datorer) förändras något. Dock fördelas totalt kostnaderna enligt Sentensias modell. Utfallet från It:s tjänstefiering nedan. Kategorier IT-budget Ulricehamn Tranemo Beskrivning Ulricehamn Tranemo Kategori 50 % vardera Till denna kategori läggs kostnader för IT-chef, IT-strateg, datorhallar, klimatanläggning, brandskydd etc. 50,0% 50,0% Kategori applikationsdriftfördelas efter antalet användare inom respektive kommun Till denna kategori hänförs alla övriga IT-driftskostnader personal, hårdvara, licenser etc. som alltså inte går att hänföra till de andra kostnadskategorierna 67,0% 33,0% Kategori Arbetsplatsfördelas per prissatt enhet Till denna kategori hänförs alla kostnader som kan fördelas ut på prissatt enhet, arbetsplats (stationär, bärbar) eller platta 66,1% 33,9% Kategori telefonfördelas per prissatt enhet Till denna kategori hänförs alla de telefonkostnader som finns att beställa, dessa prissätts per enhet 61,8% 38,2% ,9% 35,1% Kalkylen baseras på följande indata Ulricehamn/Tranemo (uppgift per 2015) Antal arbetsstationer: 4210/2484 (inkl. accesspunkter, skrivare, plattor) Antal telefoner: 840/520 Antal användare 2000/1000 (uppskattat antal anställda; Sentensia) Beslutsunderlag 1 Riktlinjer Ramuppdrag för IT-enheten 2016 inklusive budget och prislista 2 Prislista It-enheten 2016 Beslut lämnas till Kanslichef IT-strateg Pehr Johansson Kanslichef Fredrik Nilströmer IT-strateg

28 Strategi Program Plan Policy Riktlinjer Regler Styrdokument Riktlinjer för Ramuppdrag It 2016 ANTAGET AV: "[Klicka här och skriv]" DATUM: "[Fyll i datum enligt ÅÅÅÅ-mm-dd]" ANSVAR UPPFÖLJNING/UPPDATERING: It-strateg GÄLLER TILL OCH MED:

29 Våra styrdokument [Normerande] Policy Vår hållning, övergripande Riktlinjer Rekommenderade sätt att agera Regler Absoluta gränser och ska-krav [Aktiverande] Strategi Avgörande vägval och strategiområden från fullmäktigeberedningar Program Avgörande vägval och programområden från andra än fullmäktigeberedningar Plan Uppdrag, tidsram och ansvar 2

30 Innehåll Bakgrund... 4 Syfte... 4 Inledning... 4 Molntjänster... 5 Förändringar från tidigare ramuppdrag... 5 It och relation med fastighetsägare... 5 Datakommunikation... 5 Installationer i fastighet... 5 Reservkraft, kyla och brandskydd... 5 System för ärenderegistrering It... 6 Driftmeddelanden... 6 Incidentrapportering... 6 Val samt avrop av terminaltyper och registerhållning... 6 Fakturering... 7 Avslut och eventuellt utköp av utrustning... 7 Hantering av utrustning utifrån informationssäkerhet vid försäljning... 7 Beskrivning av applikationer (verksamhetssystem)... 8 Ramuppdrag utveckling... 8 Utveckling It-enheten Bilagor Bilaga 1: Krav och funktionsbeskrivning för It-support och It-stöd 3

31 Bakgrund Kommunerna Tranemo och Ulricehamn har sedan flera år en samverkan kring It-frågor. Syfte Ramuppdraget är beställningen till samverkansnämnd It från Tranemo och Ulricehamns kommuner utifrån It-samverkan. Ramuppdraget beskriver hur förhållningssättet mellan kommunerna och It-enheten ska fungera. Inledning Kommunerna önskar att It bidrar i dialog kring hur ramuppdraget kan utvecklas. Självklart ska It och parterna komma med förslag som kan utveckla relationen vidare. Dessa förslag kan efter beslut tas in i kommande ramuppdrag. Tjänstekatalog upprättas av It för Itstöd/Applikationer för att motsvara detta ramuppdrag. I tjänstekatalog beskriver It hur man gör för att möta de funktionella kraven i ramuppdrag. It:s kompetenser krävs även i de upphandlingar som verksamheterna genomför. Här ska It medverka vid behov. It är ansvarigt för att tillsammans med verksamheterna och med upphandling sköta de avtalsområden som ligger inom ramuppdraget. Till dessa områden räknas i första hand det som It själva är systemägare för dvs. teknisk It-infrastruktur (se nästa stycke) inkl. fast och mobil telefoni. It är också tillsammans med verksamheterna ansvariga för att avropsbara avtal finns för produktförsörjning inom området för t ex skrivare, kopiatorer, datorarbetsplatser, skoldatorer, mobila enheter som smartphones och surfplattor. Till teknisk It-infrastruktur räknas nätverk (aktiv utrustning inkl. UPS, mjukvara och kommunikation till Internet, plattform för fjärråtkomst/distansarbete), telefonväxel inkl. hänvisningssystem, e-postsystem, office-svit med chat-program, katalogtjänst (den användare loggar in och tilldelas behörighet i), struktur för lagring (av filer) samt system för säkerhetskopiering och serverrum med reservkraft (UPS). It räknas som systemägare för teknisk It-infrastruktur (TIS). Ändringar i ramuppdrag och sk. utvecklingsärenden/projekt Större ändringar i detta ramuppdrag sker en eller vid akuta behov (lagändring) max två gånger om året. Förslag på ändringar förs genom processen för beställar-it dvs. bereds av Itforum utveckling och lyfts vidare till It-styrgrupp, för att slutligen föras vidare för politisk behandling i resp. kommunstyrelse. Sedan förs uppdrag och tjänstekatalog upp för beslut i samverkansnämnd It. Som större ändring räknas ny funktion, It-tjänst eller nytt applikationsavtal/tillägg till befintligt avtal. Mindre förändringar utifrån detta ramuppdrag och dess beskrivningar kommer att ske hela tiden, dock kan en mindre ändring aldrig betyda att kostnaden för kommunerna eller It påverkas. Ej heller kan en förändring av It-tjänst ske vilket skulle betyda omfattande förändringar av de arbetssätt som använts inom kommunerna under en längre tid. Denna typ av förändringar måste gå via It-styrgrupp. 4

32 Detta är definitionen av vad ett utvecklingsärende/projekt är: Leder ett förslag till påverkan ekonomi och påverkan verksamhet så är det ett utvecklingsärende om det inte ryms inom en aktivitet som redan pågår eller beslutats sedan tidigare. It-styrgrupp/kommunchef beslutar om ett utvecklingsärende kan hanteras tjänstemannavägen eller om det ska gå in i budgetprocess/ramuppdrag. Utvärdering av ny teknik sk. pilotprojekt ska även de passera It-forum utveckling och förses med ett uppdrag utifrån vilket de finansieras och utvärderas. Detta gäller både för It och för övriga verksamheter. När det gäller utvärdering av ny smartphone eller t ex ny version av Office-svit kan man säga att detta ingår som en del av uppdraget att tillhandahålla en befintlig funktion/ittjänst/produkt. Detta gäller så länge utvärderingen kan göras via avrop inom upphandlade avtal. Molntjänster Vid övergång till molntjänst är det viktigt att parterna (It + verksamhet) samråder. Det är viktigt att både säkerhetsmässiga (knutna till kommunens förmåga), verksamhetsmässiga, Ittekniska och de juridiska aspekterna ses över innan en förändring igångsätts. Förändringar från tidigare ramuppdrag Då detta är första ramuppdraget finns inget tidigare ramuppdrag att ta hänsyn till. Vid nästa ramuppdrag inför 2017 kommer de ändringar som skett att framgå av detta stycke. It och relation med fastighetsägare För att få en smidighet i arbetet krävs en god dialog mellan It och resp. fastighetsägare vid förändringar. It ska kallas av fastighetsägaren till projektmöten när så behövs. Datakommunikation För att It-stöd ska fungera krävs att It till varje verksamhetsadress har fast nätverksanslutning. Fiber fram till verksamhetsadress bekostas av resp. kommun i samband med etablering. Likaså fast nät i byggnad (data+el). Installationer i fastighet It talar om vad för skåp, stativ eller liknande som önskas. It ska vare sig montera eller anvisa var fast installation ska ske i byggnad. Detta åvilar fastighetsägaren. It monterar sedan aktiv utrustning i dessa av fastighet monterade skåp/stativ. Reservkraft, kyla och brandskydd Det finns inga krav på lokal reservkraft utifrån It-stöd på någon verksamhetsadress. Undantagen är: Kommunkontoret Tranemo och Stadshuset Ulricehamn som även är 5

33 ledningsplatser vid kommunernas krishantering Knutpunkter i kommunnät och driftplatser måste prioriteras avseende UPS. Detta för att delar av kommunnät inte ska slås ut vid kortare lokalt strömavbrott i knutpunkt. Fyra timmars driftreserv är tillfyllest för knutpunkt. För driftplats krävs även reservkraft matad med diesel som ständigt är beredd att utan manuell betjäning gå in och ta över spänningsmatningen till driftplats. Kylanläggning tillhandahålls av fastighetsägaren. It har rätt att påverka utformningen av denna. Brandskydd tillhandahålls av fastighetsägaren. It har rätt att påverka utformningen av detta. Dessa installationer ska uppfylla de krav som för närvarande ställs av Myndigheten för samhällsskydd och beredskap eller motsvarande krav som blivit gängse praxis. System för ärenderegistrering It Det helpdesksystem som It använder ska kunna användas av övriga verksamheter om så önskas. Detta kräver givetvis överenskommelser med It utifrån resurs/kostnad. It är systemägare för detta system. I nuläget (151027) utreds kostnaden för att ändra grundinställningarna i Nilex för att möjliggöra att fler verksamheter kan använda Nilex. Driftmeddelanden It ska använda kommunernas resp. Intranät (eller den plats som kommunerna anvisar) som plats för sin information som driftinformation, tjänster, avtal och priser. Incidentrapportering It ska självständigt rapportera It-incident på det sätt som kommunerna anvisar. De kommunala verksamheterna rapporterar incidenter för sin verksamhet. Val samt avrop av terminaltyper och registerhållning Kommunerna eftersträvar ett definierat utbud av datorer, smartphones och surfplattor. Detta utbud förvaltas av It utifrån arbetet i It-forum drift. Den ram som finns för detta arbete är de upphandlade avtal till vilka kommunerna är avropsberättigade. Alla inköp av denna typ av utrustning ska skötas av It eller ske med It:s kännedom. Vid val av utrustning ska utrustning med en längre livstid prioriteras framför utrustning med kortare kalkylerad livslängd (tillverkarens standardgaranti). Detta för att uppnå en balans mellan konsekvens för miljö och konsekvens för ekonomi. All utrustning som kan lagra information ska utan undantag registerhållas av It. Vidare ska arbetet kring produktförsörjning vara i balans med krav på god ekonomisk hushållning. Datorarbetsplats (stationär/bärbar), skrivare/kopiatorer, skärmar ska väljas utifrån krav på en teknisk livslängd av tre år. Denna typ av utrustning hyrs ut till verksamheterna mot kapitalkostnad. It meddelar tid efter annan via prislistan vad som gäller. 6

34 Fakturering It fakturerar prylar/tjänster som t ex USB-minnen andra åtaganden (t ex persontid) etc löpande It fakturerar It-stöd/fast telefoni/applikation varje tertial (jan-maj-sep) It fakturerar central kostnad en gång per år De debiteringsunderlag som levereras med It-fakturor avseende funktion/utrustning ska (på sikt) upplysa om vad som förändras från tidigare faktura utifrån funktion/utrustning. Fakturering sker ned på enhetsnivå utifrån kommunernas gottfinnande. Kommunernas verksamheter är ansvariga för att uppdatera inventarieregistret (tillhandahållet av It) vid personalomsättning eller flytt. It är ansvariga för att se till att bara aktiv (levererad) utrustning debiteras (se till att inaktiv utrustning avförs utan dröjsmål). Utrangerad utrustning ägs av It och hämtas av It. Uttjänt smartphone/surfplatta returneras till It för miljöåtervinning. It har rätt att tillämpa uppsägningstid/bindningstid för tjänst när det ligger finansiering av produkt i avtalet. När kund önskar säga upp utrustning i förtid (där utrustning ligger på finans) försöker It fördela om en utrustning till annan kund, dock ligger kostnaden kvar på den nuvarande kostnadsbäraren (kund) till dess att omfördelning av utrustning skett. Vid stöld (eller annan försäkringsskada) av utrustning sköter den som har arbetsmiljöansvaret för resp. lokal polisanmälan av It:s utrustning. Dialog sker sedan med It utifrån hur skadan kan regleras. En uppsagd applikation debiteras inte från och med kommande tertial. En ny applikation debiteras från och med kommande tertial. Debitering av applikation inleds och pågår så länge applikationen är installerad på en eller flera servrar hos It. Avslut och eventuellt utköp av utrustning Utrustning som ligger på hyra (utrustning i aktivt finansavtal/eller i aktiv investering) ska inte* köpas ut. Av skattemässiga skäl kan endast elev köpa ut sin utrustning. *Försäljning av begagnad dator eller annan utrustning till personal kan bli föremål för förmånsbeskattning. För att undvika förmånsbeskattning finns krav på marknadsmässig prissättning av begagnad utrustning. Detta gör att personals utköp blir ointressant (priserna blir för höga). Den anställde kan lika gärna köpa en dator privat, ny eller begagnad och få garanti, vilket aldrig en kommun kan ge. Faktura eller kvitto ska ställas ut från kommunen till köparen som bevis för att inventarie övergått i privat ägo. Detta då kommunernas logotyp finns på utrustningen. Hantering av utrustning utifrån informationssäkerhet vid försäljning Viktig regel: Vid utköp har användaren bara rätt att köpa loss den utrustning han/hon stadigvarande använt under utrustningens livslängd vid kommunen. Detta för att säkerställa att annan persons brev/arbetsmaterial INTE finns på utrustningen. All It-relaterad utrustning som använts vid kommunerna ska raderas av certifierad 7

35 leverantör innan vidareförsäljning till någon annan än den ursprungliga användaren sker. Protokoll för radering ska kunna uppvisas vid anmodan. I övrigt beskrivs krav på denna hantering av kommunernas resp. It-säkerhetspolicy. Beskrivning av applikationer (verksamhetssystem) Tjänstekatalog för applikationer utgörs av applikationsavtal som tas fram av It tillsammans med resp. systemägare för de system som kommunerna prioriterar som samhällsviktiga. För mindre system kan det räcka med en kostnadsbeskrivning. En uppdaterad lista över prioriterade system ajourhålls av It-forum utveckling i dialog med säkerhetssamordnare. Av dessa avtal ska framgå: Verksamhetens ansvar (arbetsuppgifter utifrån systemförvaltning) It:s ansvar (arbetsuppgifter utifrån teknisk systemförvaltning) Systemskiss som beskriver de olika komponenterna i relation till varandra Kostnad för It-drift nedbruten på: Lagring Backup Serverresurs Maskinhall Integration Databas Support (personalkostnad): Driftresurs upprätthållande av drift (definition: allt fortsätter som det är nu, endast säkerhetsuppdateringar av nuvarande versioner läses in, säkerhetskopiering och övervakning sker etc) Stödresurs till systemförvaltning (definition: det som behövs ytterligare för att göra det kund behöver ha stöd med dvs. arbetsuppgifterna utifrån systemförvaltning). Kostnaderna räknas fram utifrån en matematisk schablonmodell som tagits fram av kommunernas ekonomer och It tillsammans. It:s tidredovisning kan användas som stöd, vid utvecklingen av avtalen framöver, dock kommer förmodligen kostnad att nycklas ut över systemen i startläget. Kostnad för It-stöd, telefoni och applikationsdrift beskrivs i prislistan. Ramuppdrag utveckling Följande aktiviteter pågår sedan tidigare utifrån genomförande, klassade som utveckling där It-enheten är behjälplig: Upphandling av RFID, Tranemo bibliotek (i samverkan med Svenljunga kommun) Införande nyckelfria lås, Ulricehamns kommun aktivitet utifrån införande av TES Ulricehamn (sektor välfärd) Upphandling/införande av larmsystem för särskilda boenden, Tranemo och Ulricehamns 8

36 kommuner (sektor välfärd) Införande av nytt elevregister, Tranemo och Ulricehamns kommuner (lärande) Införande av TES, Tranemo och Ulricehamns kommuner (omsorgssektion och välfärd) Utredning av Office 365, MDM-lösning inom skolan aktivitet som del av IKT-projekt i båda kommunerna (lärande) Införande av Ephorte, nytt ärende och dokumenthanteringssystem, Ulricehamns kommun Utbredd pilotdrift av Skype for business/office 365 inom kommunernas verksamheter aktivitet även utifrån införande av Ephorte. Införande av nya moduler i Stratsys, Ulricehamns kommun Utveckling It-enheten 2016 Byte nätverksutrustning, switchar, i teknikbodar (18 st), datahall och vid Tingsholmsgymnasiet, ovan i Ulricehamn. Byte utrustning och nytt verktyg för en sammanhållen överblick gällande DNS/DHCP/IPAM. 9

37 Krav och funktionsbeskrivning för It-support och It-stöd Bilaga 1 De olika ärenden som anmäls till It ska av It klassificeras i någon av följande ärendetyper: Beställning avser kunds beställning av utrustning, behörighet eller funktion Användarstöd avser kunds upplevelse av att behöva stöd Felanmälan avser kunds upplevelse av att en It-tjänst inte fungerar Givetvis kan interna ärendetyper användas för It:s eget bruk t ex för förvaltning av teknisk Itinfrastruktur. Inkommer ärende via telefon ska ärende registreras och hanteras i första kontakt med It. Vid pågående ärende kan kund kontakta tekniker direkt. Ärenden inkomna per telefon i kategorierna användarstöd och felanmälan ska i möjligaste mån lösas av supporten vid första kontakt. Kan inte ärendet lösas inom rimlig tid får ärendet läggas till tekniker. Handläggningstider för ärendetyp ska hålla sig inom: Användarstöd Felanmälan 4 arbetsdagar* (ärendet avslutat) 4 arbetsdagar* (ärendet avslutat) *Vid Inte-funktion ska It sträva efter att lösa problem så fort som möjligt, helst inom samma arbetsdag, detta ska gå att följa upp. Inte-funktion innebär att en användare anser att en funktion enligt listan nedan inte fungerar. Till It-stöd räknas funktioner i tabellen nedan (hyra produkt inkl tjänst eller liknande), dessa funktioner prissätts som enskilda eller grupperade av It: Stora förväntningar på support i tabellen nedan innebär att It löser problemet för kund. Funktionellt krav Typ av tjänst Prenumeration/detaljer Förväntninga r på support Intefunktion, krav: avhjälpt inom fyra arbetsdagar It-support Kommunerna önskar tillgång till It-support. Inkommer ärende via telefon ska ärende registreras och hanteras i första kontakt med It. Tillgänglig 07:30-16:30 helgfria vardagar via telefon och e- post/ självregistrering - 10

38 Vid pågående ärende kan kund kontakta tekniker direkt. Ej lunchstängt. Fredagar stänger supporten kl It-beredskap Kommunerna önskar beredskap utanför kontorstid. Detta gäller utifrån att nödvändiga beslut fattats och införs när förberedelserna inom It:s organisation är klara under Utvalda personer i verksamheterna får tillgång till beredskapen dygnet runt via ett utvalt telefonnummer 365 dagar om året exklusive It-supports öppettider enligt ovan. - Kunna skriva ut rätt information Hyra 36 mån, med identifiering (follow-meprint) vid skrivare/kopiator (beroende på utrustning) för att möjliggöra att utskrifter kan följa användaren. Efter de första 36 månaderna sjunker kostnaden och utrustningen står kvar med endast ett serviceavtal och en kostnad från It för t ex nätverk Stora Ja, avser nätverksskrivar e Komma åt rätt information, baserat på personlig identifiering utifrån roll som elev, anställd, förtroendevald, konsult eller liknande personuppgifter i katalog ska tvättas mot skatteverket Stora Ja Spara information personlig mapp eller i mapp utifrån tillhörighet i grupp Stora Ja Återställa information It ska kunna återställa information som raderats, sparad i personlig/ gruppmapp sedan tidigare, sparad minst en dag i förväg Stora Ja 11

39 Skydd av information virusskydd, brandvägg, antispam ska finnas, för Ulricehamns kommun även skydd mot barnpornografi i nätverket (mot extra kostnad) Stora Ja Trådlös åtkomst i byggnad Tjänst (hyra som förnyas med automatik), där så önskas, byggs mot beställning från verksamhet Stora, samma nivå för skola (skoldatorer) som för övrig verksamhet Ja Fast telefoni med hänvisningsstöd och integration till plattform för resfria möten samt chat, samtalskostnad ska ingå som flat-rate i anknytningskostnaden Integration mellan hänvisning/telefoni med personalsystem. Fast telefon på skrivbordet ska undvikas om användaren i tjänsten även har smartphone Stora Ja E-post med gruppkalenderfunktio n även för bokning av konferensrum, bilar mm Stora Ja Tillhandahålla plattform för guider och tips, även med processtöd I nuläget Procydo (guider och processer) It förväntas använda plattformen för eget bruk (t ex supportguider) och bidra till dess gemensamma förvaltning Ja, tillhandahålla plattform Office-svit Prenumeration per användare för Word, Excel, Powerpoint, Outlook, Skype for business beroende på version användaren har på sin datorarbetsplats It förväntas hänvisa till guider från annan part. Ja, programmen ska fungera, även Office 2007 för de användare som har detta Mobil åtkomst för alla anställda till kommunens digitala BankId, SMS-biljett eller enigmamatris systemägare beslutar vilka Stora, It förväntas hänvisa till guider Ja, full support på kommunägd datorarbetsplats 12

40 resurser på distans med tvåfaktorsäkerhet Distribution av programvaror verksamhetssystem som ska vara åtkomliga via tjänst till datorarbetsplats Stora Ja Skoldatorer ska kunna hanteras av skolans personal, utan stöd av It om så önskas mot en lägre kostnad Hyra 36 månader med möjlighet till lossköp mot restvärde, möjlighet att sedan behålla dem i verksamhet Stöd kring upphandling och registerhållning, funktion i trådlöst nät (separat beställning) Trådlöst nät ska fungera Mobil telefoni (mobil terminal köps) tillhandahålls genom ett uppdaterat modellutbud detta gäller även surfplattor (hyrs) SIM-kort/abonnemang tills vidare hanteras i dialog med resp. kommun Stora förväntningar på support kring E-postsynk och mobilt bredband. Ej för appar - Genom webbsida visa hur mobiltäckningen ser ut i kommunerna Samverka med t ex renhållningen inom kommunerna (läs sopbilar) aktualiseras t ex i samband med upphandling av mobiltrafik. Obs! Kan komma att kräva avtal med utförare = extra kostnad. Tjänst på webb tillhandahålls av annan part Nej Datorarbetsplats tillhandahålls genom ett uppdaterat modellutbud Tjänst (hyra som förnyas automatiskt med ny hårdvara efter mån) Stora It ska ge service på plats eller på distans beroende på Ja Fysisk flytt av datorutrustning på plats Engångstjänst - - Korttidshyra bärbar Pc Engångstjänst Stora Ja Introduktion surfplatta gäller grupper Engångstjänst Stora - 13

41 Manuellt upplägg av funktionsadress (epost) Ansökan användarkonto för ej anställd Engångstjänst Stora - Engångstjänst Stora - Grundläggande tillgänglighetskrav till funktioner Det ska eftersträvas en teknisk tillgänglighet till Itfunktionerna i denna tabell till 99,45% av tiden på ett år. Det skapar utrymme för ett servicefönster per månad á fyra timmar. Tid för oplanerade strömavbrott räknas ej. Denna siffra bör kunna följas upp per verksamhetsadress/funktio n enligt ovan. - - Uppföljning av uppdrag utifrån utveckling Inför ett nytt verksamhetsår kan kommunerna komma att avropa stöd från It utifrån flera olika utvecklingsärenden pågår sedan tidigare flera utvecklingsärenden, men inga nya startas av en sådan dignitet att de utifrån konsekvens för It-enhetens verksamhet eller ekonomi behöver följas upp utifrån ramuppdrag. Pågående utvecklingsärenden redovisas i ramuppdrag. 14

42 1(4) Prislista It-enheten 2016 Nedan framgår priser för It-enhetens tjänster för It-stöd. Generellt tillkommer hyra för hårdvara. Dock finns två undantag där tjänst innehåller hårdvara. De krav som kommunerna ställer utifrån servicenivå framgår av ramuppdrag. Tjänst (service) Ulricehamn/kr per år Tranemo/kr per år Pc Bärbar pc Tunn klient Platta Skrivare/MFP* Lärardator (i domän) Accesspunkt (trådlöst nät) 2860** 2860** Elev, lärar dator Anknytning i kommunväxel 1163*** 1163*** *Multifunktionsprodukt **Hårdvara ingår ***Hårdvara (en stationär ip-telefon) och samtalskostnader ingår

43 2(4) Prislista applikationer Tranemo kommun Applikationer Kommun Summa Verksamhet Aditro Personec P Tranemo Personal Agresso Tranemo 283 Ekonomi 499 ARC GIS/GEOSECMA Tranemo Miljö & samhällsbyggnad ARX Tranemo Fastighet Axiell Libra Tranemo Kultur- och fritid Bewator Tranemo Fastighet CitectSCADA Tranemo Tekniska EDP Future (WinSam, Mobile, Winhyr) Tranemo Tekniska Entry Event Tranemo Fastighet ESS200 - Web ESS Tranemo Fastighet FRI Tranemo Kultur- och fritid Fronter Tranemo Lärande Infomentor Tranemo Lärande Intranät Tranemo Tranemo Service- och näringsliv Komfast Tranemo Fastighet Lex Tranemo 200 Kansli 129 Matilda Tranemo Kost Mitt bygge Esmeralda Tranemo Miljö & samhällsbyggnad Mobilus W Tranemo Omsorg NetAlert Tranemo Omsorg PMO Tranemo Lärande Procapita Tranemo 214 Lärande 200 Siemens Desigo Insight Tranemo Fastighet TES Tranemo Omsorg TimeCare/Pool Tranemo Personal Treserva Tranemo 199 Omsorg 109 Webbplatsen (extern-www) Tranemo Information WinLas Tranemo Personalfunktionen Prislista applikationer Ulricehamns kommun Applikationer Kommun Summa Verksamhet Abacus Ulricehamns Välfärd Accorda/BRA Flyktingadministration Ulricehamns Arbete

44 Actor Kassasystem Ulricehamns Kultur och Fritid Aditro Personec P Ulricehamns 327 Personal 454 ARC GIS/Geosecma Ulricehamns 320 Miljö & samhällsbyggnad 421 ARX Ulricehamns Fastighet Axiell Book-IT Ulricehamns Kultur och fritid Bildfabriken Ulricehamns Välfärd Budget och Prognos Ulricehamns Ekonomi CimKey Incidentrapportering (Issuetr aulricehamns Kommunledningsstab Comprima Ulricehamns Miljö & samhällsbyggnad Demos/Demografen Ulricehamns Kansli EDP Miljö och Byggreda Ulricehamns 274 Miljö & samhällsbyggnad 001 Ephorte Ulricehamns 346 Kansli 125 FRI Ulricehamns Kultur och fritid Fronter Ulricehamns Lärande Galaxy Ulricehamns Fastighet Honeywell EBI Ulricehamns 150 Fastighet 100 Honeywell INU Ulricehamns Fastighet Infomentor Ulricehamns Lärande Itella Ulricehamns Personal Kommuity sharepoint Ulricehamns 221 Kommunikation 667 Matilda Ulricehamns Kost Mitt bygge Esmeralda Ulricehamns Miljö & samhällsbyggnad Mobilus W Ulricehamns Välfärd NetLoan Ulricehamns Kultur och fritid PMO Ulricehamns Lärande Procapita Ulricehamns 315 Lärande 268 QlikView Ulricehamns 321 Personal 528 Raindance Ulricehamns 366 Ekonomi 064 Siemens Desigo Insight Ulricehamns Fastighet Stratsys Ulricehamns Kansli TES Ulricehamns 107 Välfärd 778 Tidomat Ulricehamns Personal TimeCare/Pool Ulricehamns 292 Personal 725 Treserva Ulricehamns 317 Välfärd 097 Troman Ulricehamns Kansli Webbplatsen (extern-www) Ulricehamns Kommunikation 3(4)

45 WinLas Ulricehamns Support (4)

46 Sammanträdesprotokoll Ordförandeberedningen Sida 1 av 1 Regler för hantering av budget för kapitalkostnader Dnr 2016/76 Sammanfattning Förvaltningen har sett ett behov av att förändra den nuvarande regler när det gäller hanteringen av budget för kapitalkostnader. Det finns flera anledningar till detta. Ett viktigt skäl är att övergången till komponentavskrivningsmetoden. Övergången till komponentavskrivningsmetoden har bland annat inneburit att underhållsåtgärder som tidigare redovisades som driftkostnader numera hanteras i investeringsbudgeten och därmed genererar kapitalkostnader. Det finns även anledning att på ett tydligare sätt beakta i budget att kapitalkostnaderna på befintliga anläggningstillgångar minskar i takt med att tillgångarna skrivs av. Den föreslagna nya rutinen innebär en mer tydlig ekonomisk styrning av de budgetmedel som avsätts för kapitalkostnader. Den nya rutinen innebär samtidigt en förstärkt helhetssyn. I den föreslagna rutinen finns ett förslag att det lämnas ett bemyndigande till ekonomichefen att verkställa justering av verksamheternas ekonomiska ramar avseende förändrade kapitalkostnader. Beslutsunderlag 1 Tjänsteskrivelse från ekonomichef 2 Regler för hantering av budget för kapitalkostnader Ordförandens förslag till kommunstyrelsens beslut Regler för hantering av budget för kapitalkostnader antas. Ekonomichefen bemyndigas att fatta beslut om justering av verksamheternas ekonomiska ramar med utgångspunkt från reglerna.

47 Tjänsteskrivelse Kommunstyrelsens förvaltning Tjänsteskrivelse - regler för hantering av budget för kapitalkostnader Diarienummer 2016/76, löpnummer 395/2016 Sammanfattning Förvaltningen har sett ett behov av att förändra den nuvarande regler när det gäller hanteringen av budget för kapitalkostnader. Det finns flera anledningar till detta. Ett viktigt skäl är att övergången till komponentavskrivningsmetoden. Övergången till komponentavskrivningsmetoden har bland annat inneburit att underhållsåtgärder som tidigare redovisades som driftkostnader numera hanteras i investeringsbudgeten och därmed genererar kapitalkostnader. Det finns även anledning att på ett tydligare sätt beakta i budget att kapitalkostnaderna på befintliga anläggningstillgångar minskar i takt med att tillgångarna skrivs av. Den föreslagna nya rutinen innebär en mer tydlig ekonomisk styrning av de budgetmedel som avsätts för kapitalkostnader. Den nya rutinen innebär samtidigt en förstärkt helhetssyn. I den föreslagna rutinen finns ett förslag att det lämnas ett bemyndigande till ekonomichefen att verkställa justering av verksamheternas ekonomiska ramar avseende förändrade kapitalkostnader. Förvaltningens förslag till beslut Regler för hantering av budget för kapitalkostnader antas. Ekonomichefen bemyndigas att fatta beslut om justering av verksamheternas ekonomiska ramar med utgångspunkt från reglerna. Ärendet Den rutin för beslut om investeringar som tillämpas idag fastslås i samband med beslut om budget: De kommunala investeringarna objektsbestäms/beslutas efter särskild begäran hos kommunstyrelsen. (Objekt som finns upptagna på investeringsbilaga i budgeten.) Objekt som inte finns upptagna i investeringsplanen beslutas av kommunstyrelsen, upp till 5 mkr, för belopp därutöver skall ärendet behandlas av kommunfullmäktige. Mindre objekt (upp till 500 tkr) kan beslutas av beredande utskottet. Samtliga investeringar inom den kommunala organisationen överstigande 500 tkr skall beredas genom åtföljande investeringskalkyl, projektbeskrivning samt yttrande ifrån ekonomichefen. Investeringar som beräknas omfatta flera år objektsbestäms/beslutas för hela perioden vid det första beslutstillfället. Överföring av eventuella ej förbrukade investeringsanslag över årsskiftet sker genom begäran om ombudgetering per projekt i samband med att bokslutet behandlas.

48 2016/76, 395/2016 2(2) I yttrandet från ekonomichefen lämnas idag förslag avseende om verksamheten ska kompenseras för ökade kapitalkostnader eller ej. Ny rutin Förvaltningen har sett ett behov av att förändra den nuvarande rutinen när det gäller hanteringen av budget för kapitalkostnader. Det finns flera anledningar till detta. Ett viktigt skäl är att övergången till komponentavskrivningsmetoden har inneburit att underhållsåtgärder som tidigare redovisades som driftkostnader numera hanteras i investeringsbudgeten och därmed genererar kapitalkostnader. Komponentavskrivningsmetoden har därmed påverkat kapitalkostnaderna för verksamheterna från och med 2015 och kommer att påverka än mer framöver. Det finns även anledning att på ett tydligare sätt beakta i budget att kapitalkostnaderna på befintliga anläggningar minskar. Detta hanteras i ekonomifunktionens förslag på nya regler för hantering av budget för kapitalkostnader. Den nya rutinen innebär därmed en mer tydlig ekonomisk styrning av de budgetmedel som avsätts för kapitalkostnader. Den nya rutinen innebär samtidigt en förstärkt helhetssyn. I den föreslagna rutinen finns ett förslag att det lämnas ett bemyndigande till ekonomichefen att verkställa justering av verksamheternas ekonomiska ramar avseende förändrade kapitalkostnader. Beslutsunderlag 1 Regler för hantering av budget för kapitalkostnader Beslut lämnas till Ekonomichefen Niklas Anemo Ekonomichef

49 Strategi Program Plan Policy Riktlinjer Regler Styrdokument HANTERING AV BUDGET FÖR KAPITALKOSTNADER ANTAGET AV: "[Klicka här och skriv]" DATUM: "[Fyll i datum enligt ÅÅÅÅ-mm-dd]" ANSVAR UPPFÖLJNING/UPPDATERING: "[Klicka här och skriv namn]" GÄLLER TILL OCH MED: "[Fyll i datum enligt ÅÅÅÅ]"

50 Våra styrdokument [Normerande] Policy Vår hållning, övergripande Riktlinjer Rekommenderade sätt att agera Regler Absoluta gränser och ska-krav [Aktiverande] Strategi Avgörande vägval och strategiområden från fullmäktigeberedningar Program Avgörande vägval och programområden från andra än fullmäktigeberedningar Plan Uppdrag, tidsram och ansvar 2

51 1 Bakgrund Kapitalkostnader består dels av avskrivningar, det vill säga förbrukningen av kapitalet, och dels av ränta för det kapital som bundits i anläggningen. Förändringar av kapitalkostnader på grund av att anläggningstillgångar tillkommer eller skrivs av behöver beaktas på ett tydligt sätt i kommunens budgetprocess. 2 Syfte Dessa regler syftar till att ge en tydlig ekonomisk styrning av de budgetmedel som avsätts för kapitalkostnader. Reglerna utgår från det helhetsperspektiv som är en utgångspunkt för kommunens organisation med i princip en enda verksamhetsnämnd kommunstyrelsen. 3

52 Hantering av budget för kapitalkostnader Denna rutin och hantering gäller from Verksamhetens ekonomiska ramar 2016 innehåller i nuläget budget för kapitalkostnader som bygger på ekonomisk prognos Budgeterade kapitalkostnader stäms av vid tre tillfällen per år - efter årsbokslut, efter tertial 1 och efter tertial 2. De ekonomiska ramarna justeras under året med utgångspunkt från faktiskt utfall. Januari En beräkning av faktiska kapitalkostnader avseende innevarande år görs efter att föregående års kapitalkostnader är kostnadsförda och samtliga investeringar föregående år har aktiverats i anläggningsregistret. Denna beräkning utgör underlag för första justeringen av verksamheternas ekonomiska ramar innevarande år. Maj Kapitalkostnaderna beräknas utifrån investeringsutfall jan-april. Denna beräkning utgör underlag för andra justeringen av verksamheternas ramar innevarande år. September Kapitalkostnadsberäkning utförs som innehåller investeringsutfall jan-aug samt prognos sep-dec innevarande år. Denna beräkning kommer att utgöra underlag för tredje justeringen av verksamheternas ramar innevarande år. Denna beräkning kommer även att ligga till grund för budget nästkommande år. Januari En beräkning av faktiska kapitalkostnader... (se ovan). Undantag I de fall som investeringar innebär beräknade besparingar, utökade intäkter etc (t ex energieffektiviseringar) justeras den ekonomiska ramen med utgångspunkt från beräknad nettoeffekt. Beslut om justering av verksamheternas ekonomiska ramar med utgångspunkt från denna rutin fattas av ekonomichef. 4

53 Sammanträdesprotokoll Ordförandeberedningen Sida 1 av 1 Ansökan om investeringsmedel för ombyggnad av entré och reception i Stadshuset Dnr 2015/782 Sammanfattning Sektor service ansöker om investeringsmedel för ombyggnad av stadshusets entré och reception. Den ombyggda entrén ska innebära ett bra mottagande av besökare samt uppfylla de krav som kan ställas gällande säkerhet och tillgänglighet. I investeringsansökan ansöker verksamheten om investeringsmedel motsvarande 1,8 mkr. Investeringsansökan och den finansiering som föreslås har förankrats i kommunens lokalstyrgrupp. Beslutsunderlag 1. Tjänsteskrivelse från servicechef 2. Kalkyl sektor service 3. Bilaga 1 Bottenvåning 4. Bilaga 2 Systemväggar 5. Bilaga 3 Vy 6. Bilaga 4 Kontorsmöbler 7. Bilaga 5 Investeringskalkyl för ombyggnad av entré och reception i Stadshuset 8. Yttrande från ekonomichef Ordförandens förslag till kommunstyrelsens beslut Ansökan om investeringsmedel beviljas. Investeringsmedel för ombyggnad av stadshusets entré 1,8 mkr, kan delvis finansieras via avsatta medel för ändamålet (1,3 mkr) i investeringsbudgeten för Återstående behov av finansiering (0,5 mkr) kan finansieras via anslagna medel i investeringsbudgeten för 2016 för ej kända projekt. Nivån på investeringen innebär att beslut kan fattas av kommunstyrelsen. Kompensation utgår ej för ökade kapitalkostnader.

54 Tjänsteskrivelse Kommunstyrelsens förvaltning Tjänsteskrivelse Ansökan om investeringsmedel för ombyggnad av entré och reception i Stadshuset Diarienummer 2015/782, löpnummer 11/2016 Sammanfattning Entré och reception har byggts om en gång på 80-talet sedan byggnaden uppfördes Entré med tillhörande reception behöver utvecklas för att kunna bemöta kunden på ett professionellt sätt samt uppfylla krav gällande säkerhet och tillgänglighet. Verksamhet fastighet ansöker om investeringsmedel motsvarande tkr för ombyggnad av stadshusets entré och reception. Förvaltningens förslag till beslut Bevilja verksamhet fastighet investeringsmedel om tkr för ombyggnad av entré och reception i stadshuset. Ärendet Stadshuset är byggt 1957 och entrén och receptionen har sedan dess renoverats en gång på 80-talet. En renovering av entré och receptionen i stadshuset har diskuterats under flera år. Stadshuset är den centrala förvaltningsbyggnaden som inrymmer verksamheter som har många besökare, både externa och interna. Befintlig entré med tillhörande reception behöver utvecklas för att kunna bemöta kunden på ett professionellt sätt. Det är framförallt fyra saker som motiverar en ombyggnad. Arbetsmiljö Säkerhet Tillgänglighet Energi/klimat Det av stor vikt att ha en tillfredställande arbetsmiljö för vår personal. Arbetsplatsernas utformning i receptionen är inte optimal för att både kunna ta emot besök och besvara kommunens alla inkommande samtal i växel. Idag har provisoriska skärmväggar satts upp för att medarbetarna inte ska störa varandra allt för mycket. Säkerheten för de anställda i receptionen är idag kraftigt begränsad. Överfallslarm finns men reträttväg vid eventuella överfall eller hot finns inte. I de skisser som tagits fram har även säkerhetsfrågan vägts in i mötesrum där medarbetare kan möta besökare utan att ta emot dem till kontoren. Tillgängligheten i stadshusets entré uppfyller inte kraven. Detta har tidigare påpekats vid ett flertals tillfällen när inspektioner genomförts. De gamla entrédörrarna orsakar en onödigt hög energiförbrukning. Dem ger drag och kallras och påverkar därmed arbetsmiljön på ett negativt sätt. Enligt 2016 års investeringsbudget finns tkr avsatta för en ombyggnation av entré och reception, beräknad utifrån då kända åtgärder. Därefter har en uppgradering av säkerhet och entré tillkommit med en merkostnad om 500 tkr. Totalt beräknas investeringen till tkr. Verksamhet fastighet ansöker om investeringsmedel motsvarande tkr tkr i enlighet med posten Ombyggnad receptionen Stadshuset samt 500 tkr inom ramen för Ej kända projekt.

55 2015/782, 11/2016 2(2) Beslutsunderlag 1 Bilaga 1 Bottenvåning 2 Bilaga 2 Systemväggar 3 Bilaga 3 Vy 4 Bilaga 4 Kontorsmöbler 5 Bilaga 5 Investeringskalkyl för ombyggnad av entré och reception i Stadshuset 6 Yttrande - ansökan investeringsmedel ombyggnation av stadshusets Beslut lämnas till Servicechef Verksamhetschef fastighet Ekonomichef Isabelle Wikström Servicechef Crister Dahlgren Verksamhetschef Fastighet Sektor service Ulf Meijer Verksamhetschef Support Sektor service

56

57

58

59

60 Ansökan om investeringsmedel Projektnr: Uppgiftslämnare Crister Dahlgren Verksamhet Fastighet Investeringen tas i bruk år: 1 Beräknad avskrivningstid: 33 (Ange 3, 5, 10, 15, 20, 33 eller 50 år) År 1 År 2 År 3 År 4 År 5 År 6 el. 7 Internränta, %: 2,5 2,5 2,5 2,5 2,5 2,5 Objektets namn: Ombyggnad entré och reception Objektnummer: Ny-/om-/tillbyggn (m 2 ) Investeringsutgift, tkr Investeringskalkyl (fasta priser) Kalkylenhet Utbetalningar, tkr År 1 År 2 År 3 År 4 År 5 År 6 el. 7 Summa Summa investeringsutgift /. Statsbidrag 0 Investeringsutgift, netto Årlig påverkan på resultatet, nominella kostnader (+/-) Resursslag, tkr År 1 År 2 År 3 År 4 År 5 År 6 el. 7 Summa Personalkostnader 0 Övriga kostnader 0 Avskrivningar Internränta Summa kapitalkostnader Summa kostnader Externa intäkter 0 Interna intäkter 0 Summa intäkter Driftskostnad, netto Verksamhetens kommentar gällande påverkan på resultatet: Medför en viss energibesparing men den är väldigt svår att bedöma och har en liten påverkan på resultatet. Har därför inte tagits hänsyn till i kalkylen Ärendegången

61 1) Ansökan upprättas i samarbete med ekonomen för respektive verksamhet, godkännande av verksamhetschef 2) Ansökan mailas till ekonomiadministration@ulricehamn.se, där ansvarig ekonom initierar ärendet. 3) Ansökan vidarebefordras till KS 4) KS beslutar 5) Konsult och support tilldelar investeringen ett projektnummer vid positivt beslut Beslut: Tillstyrks Eventuellt centralt tillskott av kapitalkostnadsmedel, Avslås T SEK / ÅR: Beskrivning av objektet, prestation, kvalitetsmässiga förändringar etc samt övriga kommentarer. Beskriv eventuella delinvesteringar till följd av investeringen:

62 Tjänsteskrivelse Kommunstyrelsens förvaltning Yttrande - ansökan investeringsmedel ombyggnation av stadshusets Diarienummer 2015/782, löpnummer 392/2016 Sammanfattning Sektor service ansöker om investeringsmedel för ombyggnad av stadshusets entré och reception. Den ombyggda entrén ska innebära ett bra mottagande av besökare samt uppfylla de krav som kan ställas gällande säkerhet och tillgänglighet. I investeringsansökan ansöker verksamheten om investeringsmedel motsvarande 1,8 mkr. Investeringsansökan och den finansiering som föreslås har förankrats i kommunens lokalstyrgrupp. Förvaltningens förslag till beslut Ansökan om investeringsmedel beviljas. Investeringsmedel för ombyggnad av stadshusets entré 1,8 mkr, kan delvis finansieras via avsatta medel för ändamålet (1,3 mkr) i investeringsbudgeten för Återstående behov av finansiering (0,5 mkr) kan finansieras via anslagna medel i investeringsbudgeten för 2016 för ej kända projekt. Nivån på investeringen innebär att beslut kan fattas av kommunstyrelsen. Kompensation utgår ej för ökade kapitalkostnader. Ärendet Se sammanfattning. Beslutsunderlag 1. Tjänsteskrivelse sektor service 2. Kalkyl sektor service Beslut lämnas till Sektor service Ekonomichef Niklas Anemo Ekonomichef

63 Sammanträdesprotokoll Ordförandeberedningen Sida 1 av 1 Ansökan om investeringsmedel - gator, vägar, parker, lekplatser och trafikåtgärder 2016 Dnr 2015/766 Sammanfattning Sektor miljö- och samhällsbyggnad ansöker om investeringsmedel för gator, vägar, parker, lekplatser och trafikåtgärder. Avstämning av de planerade insatserna har skett i kommunstyrelsens arbetsgrupp för samhällsutveckling års investeringsmedel fördelas enligt ansökan på följande projekt: Asfaltering gator GC-vägar tkr Park och Lekplatser upprustning/utveckling tkr Trafiksäkerhetsåtgärder statligt medfinansierade 400 tkr Lokalgata Bergsryd 700 tkr Framtagande och påbörjande av vägvisningsplan 400 tkr Bussvändplats med hållplats vid anhalten 350 tkr Krossning av berg 950 tkr Lekpark Birgit Sparres park 200 tkr I budget 2016 finns avsatt 5 mkr för investering för det aktuella ändamålet. Nivån på investeringen innebär att beslut kan fattas av kommunstyrelsen. Beslutsunderlag 1 Tjänsteskrivelse från servicechef 2 Investeringskalkyl belysning med bidrag 3 Investeringskalkyl bergkrossning 4 Investeringskalkyl bussvändplats 5 Investeringskalkyl lekplats Birgit Sparres park 6 Investeringskalkyl lokalgata Bergsryd 7 Investeringskalkyl park- o lekplatsutrustning 8 Investeringskalkyl slitlagerförnyelse 9 Investeringskalkyl vägvisning 10 Yttrande från ekonomichef Ordförandens förslag till kommunstyrelsens beslut Ansökan om investeringsmedel beviljas. Investeringsmedel för investeringar i gator, vägar, parker, lekplatser och trafikåtgärder 2016, 5,0 mkr, kan finansieras via avsatta medel för ändamålet i investeringsbudgeten för Kompensation utgår ej för ökade kapitalkostnader.

64 Tjänsteskrivelse Kommunstyrelsens förvaltning Tjänsteskrivelse Ansökan om investeringsmedel - gator, vägar, parker, lekplatser och trafikåtgärder 2016 Diarienummer 2015/766, löpnummer 445/ Sammanfattning Kommunstyrelsen har i budget för 2016 avsatt 5 mkr för investering i gator, vägar, parker, lekplatser och trafikåtgärder. Miljö- och samhällsbyggnad har tidigare stämt av investeringarna i kommunstyrelsens arbetsgrupp för samhällsutveckling. Förvaltningens förslag till beslut Miljö- och samhällsbyggnad ges investeringsmedel för investeringar i gator, vägar, parker, lekplatser och trafikåtgärder 2016 med 5 mkr. Ärendet Kommunstyrelsen har i budget för 2016 avsatt 5 mkr för investering i gator, vägar, parker, lekplatser och trafikåtgärder. Miljö- och samhällsbyggnad har i kommunstyrelsens arbetsgrupp för samhällsutveckling stämt av och kommit överens om att ha inriktningen att fördela investeringarna på följande projekt: Asfaltering gator Gc-vägar. 1 mkr Park och Lekplatser upprustning/utveckling 1 mkr Trafiksäkerhetsåtgärder statligt medfinansierade 400 tkr Lokalgata Bergsryd 700 tkr Framtagande och påbörjande av vägvisningsplan 400 tkr Bussvändplats med hållplats vid anhalten 350 tkr Krossning av berg 950 tkr Lekpark Birgit Sparres park 200 tkr Investeringarna ryms i investeringsbudget för Gator, vägar, parker, lekplatser och trafikåtgärder De planerade åtgärderna beskrivs nedan. Asfaltering gator Gc-vägar. 1 mkr Från 2015 finns nya redovisningsregler om materiella anläggningstillgångar och komponentavskrivning vilket innebär att ny vägbeläggning ska ses som investeringsutgift och inte som en underhållskostnad. Detta medför att vägbeläggning ska inkluderas i investeringsbudget framöver. Att hålla beläggningarna på en lagom nivå och att inte bygga upp en underhållsskuld krävs 1-2Mkr årligen. Park och Lekplatser upprustning/utveckling 1 mkr Europanormerna har sedan 1999 reglerat kraven på säkerhet vad gäller de offentliga lekplatserna och dess lekplatsutrustning. Från den 1 juli 2009 har säkerhetskraven höjts ytterligare. Sedan 2001 har kommunen utöver centralortens offentliga lekplatser även åtagit

65 2015/766, 445/2016 2(3) sig att, utan krav på ersättning, utföra eller bekosta underhåll av lekplatser (lekplatsutrustning och fallskyddsmaterial) som ingår i väg- och samhällsföreningarnas huvudmannaskap. Med det tog sig kommunen också ansvaret att svara för säkerheten och att påta sig ansvaret för eventuella skador på person och egendom som kan uppkomma till följd av bristande säkerhetsåtgärder eller försumlighet i underhållet av lekplatserna. Kommunens parkansvarig besiktigar löpande lekplatserna och bedömer årligen upprustningsbehovet i tätort och kransorter. I investeringen ryms även en del nytillskott i våra parker så som ny lekutrustning samt reinvestering i stängsel och träd. Trafiksäkerhetsåtgärder statligt medfinansierade 400 tkr Miljö och samhällsbyggnad har sökt och fått beviljad statlig medfinansiering för trafiksäkerhetsåtgärder med 50%. Åtgärderna som sökts är ökad belysning vid övergångställen och ett varningssystem för cykel där banvallen korsar de mest trafikerade kommunala gatorna. Tillkommande drift- och underhållskostnader blir 5 tkr/år. Lokalgata Bergsryd 700 tkr Utbyggnad av gata till planerad gruppbostad med hastighetssäkrande åtgärder på Villagatan. Möjliggör anslutning av det gruppbostad som fastighetsavdelningen avser uppföra under Tillkommande drift- och underhållskostnader blir 15 tkr/år. Framtagande av vägvisningsplan med åtgärder 400 tkr Ulricehamns kommun saknar en plan för var och hur olika mål i kommunen ska vägvisas. Önskemålet om vägvisning görs ofta för varje plats, varför det är lätt att man tappar bort principerna för hur vägvisningen ska byggas upp. En vägvisningsplan hade gett kommunen en tydlighet över vägvisningen. Efter planen är framtagen kan en skyltrevidering påbörjas. Skyltrevidering innebär flytt av befintliga skyltar samt inköp av nya skyltar. Bussvändplats med hållplats vid anhalten 350 tkr Med anledning av ny busslinje 71 har Miljö och samhällsbyggnad sökt och fått statlig medfinansiering med 50 % för smärre kollektivtrafikåtgärder i form av en bussvändslinga och timglashållplats vid hållplatsen Anhalten, Brunnsnäs. Tillkommande drift- och underhållskostnader blir 4 tkr/år. Krossning av berg 950 tkr Kommunen har ett överskott av bergsmassor från lokala byggnationer. Massorna har uppnått en sådan mängd att det nu är lönsamt att krossa dem för att använda i kommunens kommande byggprojekt. Lekpark Birgit Sparres park 200 tkr En mindre lekpark i anslutning till Barnavårdscentralen i Birgit Sparres park hade gett barnavårdscentralen en plats utomhus samt gett parken en mer levande miljö. Tillkommande drift- och underhållskostnader blir 4 tkr/år.

66 2015/766, 445/2016 3(3) Beslutsunderlag 1 Investeringskalkyl belysning med bidrag 2 Investeringskalkyl bergkrossning 3 Investeringskalkyl bussvändplats 4 Investeringskalkyl lekplats Birgit Sparres park 5 Investeringskalkyl lokalgata Bergsryd 6 Investeringskalkyl park- o lekplatsutrustning 7 Investeringskalkyl slitlagerförnyelse 8 Investeringskalkyl vägvisning 9 Yttrande om investeringsmedel för gator, vägar, parker, lekplatser och trafikåtgärder 2016 Beslut lämnas till Ekonomichef Sektorchef miljö- och samhällsbyggnad Sebastian Olofsson Samhällsbyggnadschef Miljö- och samhällsbyggnad Patrik Persson Gatuingenjör Miljö- och samhällsbyggnad

67 Ansökan om investeringsmedel Uppgiftslämnare Sebastian Olofsson/Patrik Persson Projektnr: Verksamhet Miljö och samhällsbyggnad Investeringen tas i bruk år: 2016 Beräknad avskrivningstid: 25 (Ange 3, 5, 10, 15, 20, 33 eller 50 år) År 1 År 2 År 3 År 4 År 5 År 6 el. 7 Internränta, %: 2,5 2,5 2,5 2,5 2,5 2,5 Objektets namn: Trafiksäkerhetsåtgärder, belysning Objektnummer: Ny-/om-/tillbyggn (m 2 ) Investeringsutgift, tkr 400 Investeringskalkyl (fasta priser) Kalkylenhet Utbetalningar, tkr År 1 År 2 År 3 År 4 År 5 År 6 el. 7 Summa Summa investeringsutgift /. Statsbidrag 0 Investeringsutgift, netto Årlig påverkan på resultatet, nominella kostnader (+/-) Resursslag, tkr År 1 År 2 År 3 År 4 År 5 År 6 el. 7 Summa Personalkostnader 0 Övriga kostnader Avskrivningar Internränta Summa kapitalkostnader Summa kostnader Externa intäkter Interna intäkter 0 Summa intäkter Driftskostnad, netto Verksamhetens kommentar gällande påverkan på resultatet: Driftkostnader för tillkommande belysningspunkter. Ärendegången

68 1) Ansökan upprättas i samarbete med ekonomen för respektive verksamhet, godkännande av verksamhetschef 2) Ansökan mailas till ekonomiadministration@ulricehamn.se, där ansvarig ekonom initierar ärendet. 3) Ansökan vidarebefordras till KS 4) KS beslutar 5) Konsult och support tilldelar investeringen ett projektnummer vid positivt beslut Beslut: Tillstyrks Eventuellt centralt tillskott av kapitalkostnadsmedel, Avslås T SEK / ÅR: Beskrivning av objektet, prestation, kvalitetsmässiga förändringar etc samt övriga kommentarer. Beskriv eventuella delinvesteringar till följd av investeringen:

69 Ansökan om investeringsmedel Uppgiftslämnare Sebastian Olofsson/Patrik Persson Projektnr: Verksamhet Miljö och samhällsbyggnad Investeringen tas i bruk år: 2016 Beräknad avskrivningstid: (Ange 3, 5, 10, 15, 20, 33 eller 50 år) År 1 År 2 År 3 År 4 År 5 År 6 el. 7 Internränta, %: 2,5 2,5 2,5 2,5 2,5 2,5 Objektets namn: Objektnummer: Bergkrossning Ny-/om-/tillbyggn (m 2 ) Investeringsutgift, tkr 700 Investeringskalkyl (fasta priser) Kalkylenhet Utbetalningar, tkr År 1 År 2 År 3 År 4 År 5 År 6 el. 7 Summa Summa investeringsutgift /. Statsbidrag 0 Investeringsutgift, netto Årlig påverkan på resultatet, nominella kostnader (+/-) Resursslag, tkr År 1 År 2 År 3 År 4 År 5 År 6 el. 7 Summa Personalkostnader 0 Övriga kostnader 0 Avskrivningar 0 Internränta 24 Summa kapitalkostnader Summa kostnader Externa intäkter Interna intäkter 18 Summa intäkter Driftskostnad, netto Verksamhetens kommentar gällande påverkan på resultatet: Ärendegången

70 1) Ansökan upprättas i samarbete med ekonomen för respektive verksamhet, godkännande av verksamhetschef 2) Ansökan mailas till ekonomiadministration@ulricehamn.se, där ansvarig ekonom initierar ärendet. 3) Ansökan vidarebefordras till KS 4) KS beslutar 5) Konsult och support tilldelar investeringen ett projektnummer vid positivt beslut Beslut: Tillstyrks Eventuellt centralt tillskott av kapitalkostnadsmedel, Avslås T SEK / ÅR: Beskrivning av objektet, prestation, kvalitetsmässiga förändringar etc samt övriga kommentarer. Beskriv eventuella delinvesteringar till följd av investeringen:

71 Ansökan om investeringsmedel Uppgiftslämnare Sebastian Olofsson/Patrik Persson Projektnr: Verksamhet Miljö och samhällsbyggnad Investeringen tas i bruk år: 2016 Beräknad avskrivningstid: (Ange 3, 5, 10, 15, 20, 33 eller 50 år) År 1 År 2 År 3 År 4 År 5 År 6 el. 7 Internränta, %: 2,5 2,5 2,5 2,5 2,5 2,5 Objektets namn: Bussvändplats hållplats Anhalten Objektnummer: Ny-/om-/tillbyggn (m 2 ) Investeringsutgift, tkr 350 Investeringskalkyl (fasta priser) Kalkylenhet Utbetalningar, tkr År 1 År 2 År 3 År 4 År 5 År 6 el. 7 Summa Summa investeringsutgift /. Statsbidrag 0 Investeringsutgift, netto Årlig påverkan på resultatet, nominella kostnader (+/-) Resursslag, tkr År 1 År 2 År 3 År 4 År 5 År 6 el. 7 Summa Personalkostnader 0 Övriga kostnader Avskrivningar Internränta Summa kapitalkostnader Summa kostnader Externa intäkter Interna intäkter 0 Summa intäkter Driftskostnad, netto Verksamhetens kommentar gällande påverkan på resultatet: Komponentindelning :- ingen avskrivning :- 20 år :- 25 år :- 40 år Ärendegången

72 1) Ansökan upprättas i samarbete med ekonomen för respektive verksamhet, godkännande av verksamhetschef 2) Ansökan mailas till ekonomiadministration@ulricehamn.se, där ansvarig ekonom initierar ärendet. 3) Ansökan vidarebefordras till KS 4) KS beslutar 5) Konsult och support tilldelar investeringen ett projektnummer vid positivt beslut Beslut: Tillstyrks Eventuellt centralt tillskott av kapitalkostnadsmedel, Avslås T SEK / ÅR: Beskrivning av objektet, prestation, kvalitetsmässiga förändringar etc samt övriga kommentarer. Beskriv eventuella delinvesteringar till följd av investeringen:

73 Ansökan om investeringsmedel Uppgiftslämnare Sebastian Olofsson/Patrik Persson Projektnr: Verksamhet Miljö och samhällsbyggnad Investeringen tas i bruk år: 2016 Beräknad avskrivningstid: 10 (Ange 3, 5, 10, 15, 20, 33 eller 50 år) År 1 År 2 År 3 År 4 År 5 År 6 el. 7 Internränta, %: 2,5 2,5 2,5 2,5 2,5 2,5 Objektets namn: Lekpark Birgit Sparres park Objektnummer: Ny-/om-/tillbyggn (m 2 ) Investeringsutgift, tkr 200 Investeringskalkyl (fasta priser) Kalkylenhet Utbetalningar, tkr År 1 År 2 År 3 År 4 År 5 År 6 el. 7 Summa Summa investeringsutgift /. Statsbidrag 0 Investeringsutgift, netto Årlig påverkan på resultatet, nominella kostnader (+/-) Resursslag, tkr År 1 År 2 År 3 År 4 År 5 År 6 el. 7 Summa Personalkostnader 0 Övriga kostnader Avskrivningar Internränta Summa kapitalkostnader Summa kostnader Externa intäkter Interna intäkter 0 Summa intäkter Driftskostnad, netto Verksamhetens kommentar gällande påverkan på resultatet: Ärendegången

74 1) Ansökan upprättas i samarbete med ekonomen för respektive verksamhet, godkännande av verksamhetschef 2) Ansökan mailas till ekonomiadministration@ulricehamn.se, där ansvarig ekonom initierar ärendet. 3) Ansökan vidarebefordras till KS 4) KS beslutar 5) Konsult och support tilldelar investeringen ett projektnummer vid positivt beslut Beslut: Tillstyrks Eventuellt centralt tillskott av kapitalkostnadsmedel, Avslås T SEK / ÅR: Beskrivning av objektet, prestation, kvalitetsmässiga förändringar etc samt övriga kommentarer. Beskriv eventuella delinvesteringar till följd av investeringen:

75 Ansökan om investeringsmedel Uppgiftslämnare Sebastian Olofsson/Patrik Persson Projektnr: Verksamhet Miljö och samhällsbyggnad Investeringen tas i bruk år: 2016 Beräknad avskrivningstid: (Ange 3, 5, 10, 15, 20, 33 eller 50 år) År 1 År 2 År 3 År 4 År 5 År 6 el. 7 Internränta, %: 2,5 2,5 2,5 2,5 2,5 2,5 Objektets namn: Objektnummer: Lokalgata Bergsryd Ny-/om-/tillbyggn (m 2 ) Investeringsutgift, tkr 700 Investeringskalkyl (fasta priser) Kalkylenhet Utbetalningar, tkr År 1 År 2 År 3 År 4 År 5 År 6 el. 7 Summa Summa investeringsutgift /. Statsbidrag 0 Investeringsutgift, netto Årlig påverkan på resultatet, nominella kostnader (+/-) Resursslag, tkr År 1 År 2 År 3 År 4 År 5 År 6 el. 7 Summa Personalkostnader 0 Övriga kostnader Avskrivningar Internränta Summa kapitalkostnader Summa kostnader Externa intäkter Interna intäkter 0 Summa intäkter Driftskostnad, netto Verksamhetens kommentar gällande påverkan på resultatet: Väghållningskostnader tillkommer för utökade ytor. Komponentindelning :- ingen avskrivning :- 25 år :- 40 år Ärendegången

76 1) Ansökan upprättas i samarbete med ekonomen för respektive verksamhet, godkännande av verksamhetschef 2) Ansökan mailas till ekonomiadministration@ulricehamn.se, där ansvarig ekonom initierar ärendet. 3) Ansökan vidarebefordras till KS 4) KS beslutar 5) Konsult och support tilldelar investeringen ett projektnummer vid positivt beslut Beslut: Tillstyrks Eventuellt centralt tillskott av kapitalkostnadsmedel, Avslås T SEK / ÅR: Beskrivning av objektet, prestation, kvalitetsmässiga förändringar etc samt övriga kommentarer. Beskriv eventuella delinvesteringar till följd av investeringen:

77 Ansökan om investeringsmedel Uppgiftslämnare Sebastian Olofsson/Patrik Persson Projektnr: Verksamhet Miljö och samhällsbyggnad Investeringen tas i bruk år: 2016 Beräknad avskrivningstid: 10 (Ange 3, 5, 10, 15, 20, 33 eller 50 år) År 1 År 2 År 3 År 4 År 5 År 6 el. 7 Internränta, %: 2,5 2,5 2,5 2,5 2,5 2,5 Objektets namn: Upprustning park- o lekplatsutrustn Objektnummer: Ny-/om-/tillbyggn (m 2 ) Investeringsutgift, tkr Investeringskalkyl (fasta priser) Kalkylenhet Utbetalningar, tkr År 1 År 2 År 3 År 4 År 5 År 6 el. 7 Summa Summa investeringsutgift /. Statsbidrag 0 Investeringsutgift, netto Årlig påverkan på resultatet, nominella kostnader (+/-) Resursslag, tkr År 1 År 2 År 3 År 4 År 5 År 6 el. 7 Summa Personalkostnader 0 Övriga kostnader 0 Avskrivningar Internränta Summa kapitalkostnader Summa kostnader Externa intäkter Interna intäkter 0 Summa intäkter Driftskostnad, netto Verksamhetens kommentar gällande påverkan på resultatet: Ärendegången

78 1) Ansökan upprättas i samarbete med ekonomen för respektive verksamhet, godkännande av verksamhetschef 2) Ansökan mailas till ekonomiadministration@ulricehamn.se, där ansvarig ekonom initierar ärendet. 3) Ansökan vidarebefordras till KS 4) KS beslutar 5) Konsult och support tilldelar investeringen ett projektnummer vid positivt beslut Beslut: Tillstyrks Eventuellt centralt tillskott av kapitalkostnadsmedel, Avslås T SEK / ÅR: Beskrivning av objektet, prestation, kvalitetsmässiga förändringar etc samt övriga kommentarer. Beskriv eventuella delinvesteringar till följd av investeringen:

79 Ansökan om investeringsmedel Uppgiftslämnare Sebastian Olofsson/Patrik Persson Projektnr: Verksamhet Miljö och samhällsbyggnad Investeringen tas i bruk år: 2016 Beräknad avskrivningstid: 25 (Ange 3, 5, 10, 15, 20, 33 eller 50 år) År 1 År 2 År 3 År 4 År 5 År 6 el. 7 Internränta, %: 2,5 2,5 2,5 2,5 2,5 2,5 Objektets namn: Slitlagerförnyelse på gator/gc-vägar Objektnummer: Ny-/om-/tillbyggn (m 2 ) Investeringsutgift, tkr Investeringskalkyl (fasta priser) Kalkylenhet Utbetalningar, tkr År 1 År 2 År 3 År 4 År 5 År 6 el. 7 Summa Summa investeringsutgift /. Statsbidrag 0 Investeringsutgift, netto Årlig påverkan på resultatet, nominella kostnader (+/-) Resursslag, tkr År 1 År 2 År 3 År 4 År 5 År 6 el. 7 Summa Personalkostnader 0 Övriga kostnader 0 Avskrivningar Internränta Summa kapitalkostnader Summa kostnader Externa intäkter Interna intäkter 0 Summa intäkter Driftskostnad, netto Verksamhetens kommentar gällande påverkan på resultatet: Ärendegången

80 1) Ansökan upprättas i samarbete med ekonomen för respektive verksamhet, godkännande av verksamhetschef 2) Ansökan mailas till ekonomiadministration@ulricehamn.se, där ansvarig ekonom initierar ärendet. 3) Ansökan vidarebefordras till KS 4) KS beslutar 5) Konsult och support tilldelar investeringen ett projektnummer vid positivt beslut Beslut: Tillstyrks Eventuellt centralt tillskott av kapitalkostnadsmedel, Avslås T SEK / ÅR: Beskrivning av objektet, prestation, kvalitetsmässiga förändringar etc samt övriga kommentarer. Beskriv eventuella delinvesteringar till följd av investeringen:

81 Ansökan om investeringsmedel Uppgiftslämnare Sebastian Olofsson/Patrik Persson Projektnr: Verksamhet Miljö och samhällsbyggnad Investeringen tas i bruk år: 2016 Beräknad avskrivningstid: 20 (Ange 3, 5, 10, 15, 20, 33 eller 50 år) År 1 År 2 År 3 År 4 År 5 År 6 el. 7 Internränta, %: 2,5 2,5 2,5 2,5 2,5 2,5 Objektets namn: Objektnummer: Vägvisning Ny-/om-/tillbyggn (m 2 ) Investeringsutgift, tkr 400 Investeringskalkyl (fasta priser) Kalkylenhet Utbetalningar, tkr År 1 År 2 År 3 År 4 År 5 År 6 el. 7 Summa Summa investeringsutgift /. Statsbidrag 0 Investeringsutgift, netto Årlig påverkan på resultatet, nominella kostnader (+/-) Resursslag, tkr År 1 År 2 År 3 År 4 År 5 År 6 el. 7 Summa Personalkostnader 0 Övriga kostnader 0 Avskrivningar Internränta Summa kapitalkostnader Summa kostnader Externa intäkter Interna intäkter 0 Summa intäkter Driftskostnad, netto Verksamhetens kommentar gällande påverkan på resultatet: Ärendegången

82 1) Ansökan upprättas i samarbete med ekonomen för respektive verksamhet, godkännande av verksamhetschef 2) Ansökan mailas till ekonomiadministration@ulricehamn.se, där ansvarig ekonom initierar ärendet. 3) Ansökan vidarebefordras till KS 4) KS beslutar 5) Konsult och support tilldelar investeringen ett projektnummer vid positivt beslut Beslut: Tillstyrks Eventuellt centralt tillskott av kapitalkostnadsmedel, Avslås T SEK / ÅR: Beskrivning av objektet, prestation, kvalitetsmässiga förändringar etc samt övriga kommentarer. Beskriv eventuella delinvesteringar till följd av investeringen:

83 Tjänsteskrivelse Kommunstyrelsens förvaltning Yttrande om investeringsmedel för gator, vägar, parker, lekplatser och trafikåtgärder 2016 Diarienummer 2015/766, löpnummer 444/ Sammanfattning Sektor miljö- och samhällsbyggnad ansöker om investeringsmedel för gator, vägar, parker, lekplatser och trafikåtgärder. Avstämning av de planerade insatserna har skett i kommunstyrelsens arbetsgrupp för samhällsutveckling års investeringsmedel fördelas enligt ansökan på följande projekt: Asfaltering gator GC-vägar. Park och Lekplatser upprustning/utveckling Trafiksäkerhetsåtgärder statligt medfinansierade Lokalgata Bergsryd Framtagande och påbörjande av vägvisningsplan Bussvändplats med hållplats vid anhalten Krossning av berg Lekpark Birgit Sparres park tkr tkr 400 tkr 700 tkr 400 tkr 350 tkr 950 tkr 200 tkr I budget 2016 finns avsatt 5 mkr för investering för det aktuella ändamålet. Nivån på investeringen innebär att beslut kan fattas av kommunstyrelsen. Förvaltningens förslag till beslut Ansökan om investeringsmedel beviljas. Investeringsmedel för investeringar i gator, vägar, parker, lekplatser och trafikåtgärder 2016, 5,0 mkr, kan finansieras via avsatta medel för ändamålet i investeringsbudgeten för Kompensation utgår ej för ökade kapitalkostnader. Ärendet Se sammanfattning Beslutsunderlag 1. Tjänsteskrivelse or miljö- och samhällsbyggnad 2. Kalkyl sektor miljö- och samhällsbyggnad Beslut lämnas till Sektor miljö- och samhällsbyggnad Ekonomichef Niklas Anemo Ekonomichef

84 Sammanträdesprotokoll Ordförandeberedningen Sida 1 av 1 Tillfällig förlängning av avtal och verksamhetsprogram för FoU Sjuhärad Välfärd Dnr 2015/506 Sammanfattning FoU Sjuhärad Välfärd (FoUS) är sedan 1999 ett samarbete mellan Sjuhäradskommunerna, Västra Götalandsregionen och Högskolan i Borås. Det är ett kompetenscentrum för forskning och utveckling inom välfärdsområdet, och finansieras med bidrag från de olika parterna. Under 2015 meddelade kommunerna att ett villkor för fortsatt samarbete i FoUS var att det fanns möjlighet att bedriva FoU inom rent kommunal verksamhet (SoL, HSL och LSS). Västra Götalandsregionen informerades om detta. Ett ettårigt avtal skrevs i mars 2015 och gällde till och med 31 december Om FoUS verksamhet upphör och det finns medel kvar på högskolans konto när alla skulder har betalats, ska dessa överblivna medel fördelas i enlighet med vad parterna erlagt. Förlängs avtalet, även tillfälligt, upphör inte FoUS och det innebär att återstående medel inte med automatik kan betalas ut till någon enstaka part. FoUS föreslår nu att parterna avtalar att avtalet för 2015 ska förlängas fram till den 31 augusti 2016 eller tills dess att ett nytt avtal och verksamhetsprogram för ett kommunalt FoU har utarbetats och beslutats av parterna. Avtalet 2015 förlängs av kommunerna i Sjuhärad och av Högskolan i Borås utifrån förutsättningen att Västra Götalandsregionen har fattat beslut om att inte ingå som part i ett kommunalt FoU och att eventuellt inte bidra med medel för 2016 och att de av parterna inbetalde medel för 2015 kvarstår i FoUS verksamhet under övergångsperioden. Beslutsunderlag 1 Tjänsteskrivelse från socialchef 2 Verksamhetsprogram och avtal Tillfällig förlängning av avtal FoU Sjuhärad Välfärd 4 Tidsbegränsad förlängning av avtal FoUS Ordförandens förslag till kommunstyrelsens beslut Avtal och verksamhetsprogram för FoU Sjuhärad Välfärd 2015 förlängs tillfälligt, längst till och med , under förutsättning att Västra Götalandsregionen beslutar att inte längre delta som part och att de av parterna inbetalade medel för 2015 kvarstår i FouS verksamhet under övergångsperioden.

85 Tjänsteskrivelse Kommunstyrelsens förvaltning Tjänsteskrivelse Tillfällig förlängning av avtal och verksamhetsprogram för FoU Sjuhärad Välfärd Diarienummer 2015/506, löpnummer 223/ Sammanfattning FoU Sjuhärad Välfärd (FoUS) är sedan 1999 ett samarbete mellan Sjuhäradskommunerna, Västra Götalandsregionen och Högskolan i Borås. Det är ett kompetenscentrum för forskning och utveckling inom välfärdsområdet, och finansieras med bidrag från de olika parterna. Under 2015 meddelade kommunerna att ett villkor för fortsatt samarbete i FoUS var att det fanns möjlighet att bedriva FoU inom rent kommunal verksamhet (SoL, HSL och LSS). Västra Götalandsregionen informerades om detta. Ett ettårigt avtal skrevs i mars 2015 och gällde till och med 31 december Om FoUS verksamhet upphör och det finns medel kvar på högskolans konto när alla skulder har betalats, ska dessa överblivna medel fördelas i enlighet med vad parterna erlagt. Förlängs avtalet, även tillfälligt, upphör inte FoUS och det innebär att återstående medel inte med automatik kan betalas ut till någon enstaka part. FoUS föreslår nu att parterna avtalar att avtalet för 2015 ska förlängas fram till den 31 augusti 2016 eller tills dess att ett nytt avtal och verksamhetsprogram för ett kommunalt FoU har utarbetats och beslutats av parterna. Avtalet 2015 förlängs av kommunerna i Sjuhärad och av Högskolan i Borås utifrån förutsättningen att Västra Götalandsregionen har fattat beslut om att inte ingå som part i ett kommunalt FoU och att eventuellt inte bidra med medel för 2016 och att de av parterna inbetalde medel för 2015 kvarstår i FoUS verksamhet under övergångsperioden. Förvaltningens förslag till beslut Avtal och verksamhetsprogram för FoU Sjuhärad Välfärd 2015 förlängs tillfälligt, längst till och med , under förutsättning att Västra Götalandsregionen beslutar att inte längre delta som part och att de av parterna inbetalade medel för 2015 kvarstår i FouS verksamhet under övergångsperioden. Ärendet FoU Sjuhärad Välfärd (FoUS) är ett kompetenscentrum för forskning och utveckling inom välfärdsområdet; ägt av de åtta kommunerna i Sjuhärad, Västra Götalandsregionen och Högskolan i Borås, förlagt vid Högskolan i Borås. Det har funnits sedan 1999 och finansieras med årliga bidrag: Kommunerna 13 kr/invånare, regionstyrelsen 2,2 miljoner kronor och högskolan 1 miljon kronor. FoUS övergripande mål är att genom forskning och utvecklingsinsatser bidra till kvalitetsoch kunskapsutveckling utifrån behov inom ägaparternas verksamhetsområden och behovsgrupper: Äldre Funktionshinder Människor med beroendeproblematik Barn och unga Familjer i utsatta livssituationer Socioekonomiskt utsatta grupper

86 2015/506, 223/2016 2(2) Huvudmålet för FoUS är att genom kunskapsutveckling och metodstöd bidra till ökad samverkan mellan ägarparterna och ökad vård- och omsorgskvalitet för medborgarna och behovsgrupperna genom att: genomföra forsknings- och utvecklingsprojekt tillsammans med verksamheter som är offentligt finansierade av kommuner och Västra Götalandsregionen, stärka och vidareutveckla samverkansformer mellan verksamheter, brukare/patienter och intresseorganisationer förnya och utveckla arbetsmetoder, verksamhetsformer och handledning sprida erfarenheter och resultat från forsknings- och utvecklingsprojekt samt omvärldsbevakning medverka till ett kunskapsbaserat arbetssätt som främjar vård- och omsorgskvalitet samverka med andra FoU-enheter inom och utom ägarparterna Under våren 2015 gjordes ett en inventering av ägarparternas behov och önskemål. Kommunerna menade då att ett villkor för fortsatt medverkan i FoUS är att det finns en möjlighet till att bedriva FoU inom rent kommunal verksamhet (SoL, HSL och LSS). Kontakt har tagits med Västra Götalandsregionen angående hur de ställer sig i denna fråga. I mars 2015 beslutades om ett ettårigt avtal och verksamhetsprogram för Vid FoUS verksamhets upphörande ska, enligt gällande avtal punkt 21.2, styrgruppen sammankalla ett ägarforum för att behandla frågan. I punkt 21.2 anges att om FoUS upphör och det finns medel kvar på högskolans konto när samtliga skulder är betalda, ska dessa överblivna medel fördelas i enlighet med vad parterna erlagt. Förlängs avtalet upphör inte FoUS och även en tillfällig förlängning innebär att återstående medel inte med automatik kan betalas tillbaka till någon enstaka part. FoUS föreslår nu att parterna avtalar att gällande avtal för 2015 ska förlängas fram till den 31 augusti 2016 eller tills dess att ett nytt avtal och verksamhetsprogram för ett kommunalt FoU har utarbetats och beslutats av parterna. Avtalet för 2015 förlängs av kommunerna i Sjuhärad och av Högskolan i Borås utifrån att Västra Götalandsregionen har fattat beslut om att inte ingå som part i ett kommunalt FoU och att eventuellt inte bidra med medel för De av parterna inbetalade medel för 2015 kvarstår i FoUS verksamhet under övergångsperioden. Beslutsunderlag 1 Verksamhetsprogram och avtal Tillfällig förlängning av avtal FoU Sjuhärad Välfärd 3 Tidsbegränsad förlängning av avtal FoUS Beslut lämnas till Socialchef Carita Brovall Socialchef Maria Winsten Utredare sektor välfärd Sektor välfärd Sektor välfärd

87 Bilaga 1b Verksamhetsprogram och avtal för FoU Sjuhärad Välfärd Ägarforum

88 Bilaga 1b Innehållsförteckning Verksamhetsprogram för FoU Sjuhärad Välfärd... 1 Inledning... 1 Mål och behovsområden... 1 Samverkan och ägarparterna... 2 Prioriteringar under perioden... 3 Under perioden ska även följande frågor bearbetas... 3 Avtal mellan parterna i FoU Sjuhärad Välfärd... 1 Firma... 1 Parter... 1 Syfte... 2 Uppdrag... 2 Ersättning... 3 Styrning... 3 Sammanträden... 3 Beslut... 4 Delegation... 4 Ägarforum... 4 Brukarråd... 4 Nya parter... 4 Jäv... 5 Basorganisation och medarbetares anknytning... 5 Äganderätt till forskningsresultat... 5 Redovisning... 5 Revisorer... 5 Finansiering... 6 Avtalsändringar... 6 Avtalstid... 6 Verksamhetens upphörande... 6 Tvist... 6 Övriga bestämmelser... 7

89 Bilaga 1b Verksamhetsprogram för FoU Sjuhärad Välfärd Inledning FoU Sjuhärad Välfärd (FoUS) är ett kompetenscentrum för forskning och utveckling inom välfärdsområdet; ägt av de åtta kommunerna i Sjuhärad, Västra Götalandsregionen (VGR) och Högskolan i Borås, förlagt vid Högskolan i Borås. Genom gränsöverskridande forsknings- och utvecklingsarbete genereras kunskap som kommer ägarparterna till del genom FoU-projekt och olika kompetensinsatser. FoUS-enhetens målsättning och prioriteringar för år 2015 beskrivs i detta Verksamhetsprogram. FoUS avtal mellan ägarparterna är ett övergripande styrdokument för verksamheten. Verksamhetsprogrammet, som fastställs och revideras av FoUS Styrgrupp, anger inriktning och prioriteringar under ett år. En årlig verksamhetsplan som konkretiserar verksamheten fastställs och följs upp av FoUS styrgruppp. I verksamhetsplanen ingår olika styr- och måltal som följs upp av styrgruppen två gånger per år. Från den 1 juli 2014 förändrades organisationen vid Högskolan i Borås från att ha bestått av sex institutioner till att omfatta forskning och utbildning i tre akademier. I detta sammanhang kommer FoUS att organisatoriskt att ha en placering i Akademin för vård, arbetsliv och välfärd. Mål och behovsområden Huvudmålet för FoUS är att genom kunskapsutveckling och metodstöd bidra till ökad samverkan mellan ägarparterna och ökad vård- och omsorgskvalitet för medborgarna och behovsgrupperna genom att: genomföra forsknings- och utvecklingsprojekt tillsammans med verksamheter som är offentligt finansierade av kommuner och VGR, stärka och vidareutveckla samverkansformer mellan verksamheter, brukare/patienter och intresseorganisationer förnya och utveckla arbetsmetoder, verksamhetsformer och handledning sprida erfarenheter och resultat från forsknings- och utvecklingsprojekt samt omvärldsbevakning medverka till ett kunskapsbaserat arbetssätt som främjar vård- och omsorgskvalité samverka med andra FoU-enheter inom och utom ägarparterna 1

90 Bilaga 1b FoU Sjuhärad Välfärds verksamhet utgår från samverkan och har invånarna i Sjuhärad som utgångspunkt för att bedriva och vidareutvecklas som kompetenscentrum för forskning, utveckling och kompetensutveckling utifrån följande målgruppers behov: Äldre Funktionshinder Människor med beroendeproblematik Barn och unga Familjer i utsatta livssituationer Socioekonomiskt utsatta grupper Det övergripande målet för folkhälsoarbetet i Sverige är att skapa samhälleliga förutsättningar för en god hälsa på lika villkor för befolkningen. Det gäller såväl lokalt och regionalt som nationellt. Utifrån folkhälsopolitikens målområden ska FoUS insatser främja ett eller flera målområden i samverkan med VGR och i lokalt folkhälsoarbete i kommunerna genom olika former. FoU-arbetet vid FoUS fokuseras på kunskapsutveckling för människor som har behov av vård-, omsorgs- och rehabiliteringsinsatser. Anhöriga och närstående för vissa av dessa behovsgrupper kan vara viktiga samverkanspartners. Mångfald, hållbar utveckling och genusaspekter är viktiga i FoU-arbetet. FoUS ska vara en kompetensresurs i Sjuhäradsområdet och utgöra ett stöd för ägarparterna i deras uppdrag. FoU-arbetet ska genom samverkan över organisationsgränserna förbättra kvaliteten i vård och omsorg och stödinsatser och behandlingsformer för behovsgrupperna. Inom dessa behovsgrupper finns olika behov såväl inom hälso- och sjukvård, som inom omsorg och socialtjänst. Det gäller framförallt äldre och funktionshindrade med särskilt stora vård- och omsorgsbehov, människor med kroniska sjukdomar, människor med psykiska funktionshinder samt barn och unga i familjer med risk att utvecklas ogynnsamt socialt och hälsomässigt. Samverkan och ägarparterna Samverkan ger ett stort mervärde för kommunalt anställda som träffas och arbetar kommunövergripande tillsammans med regionalt anställd personal från sjukhus och primärvård eftersom man arbetar med samma behovsgrupper. Det omvända förhållandet gäller givetvis också det är lika betydelsefullt för regionalt anställd personal att träffas över organisations- och huvudmannaskapsgränser. Det finns goda samverkansvinster i arbetet när olika personalkategorier träffas. FoU-arbetet vid FoUS sker utifrån ett brukarperspektiv där forskning och utveckling bedrivs i nära samverkan med brukare/patienter. Vidare finns ett väl dokumenterat forsknings- och utvecklingsarbete inom anhörigstöd. Respektive ägarpart har ansvar för sina respektive områden och behovet av samverkan när det gäller kompetens och utvecklingsfrågor är därför stort inte minst på grund av verksamheternas alltmer ökande komplexitet. Det är oftast i gränssnitten till andra parter som samverkansbehovet är störst. Genom att anställda och brukare/patienter från olika organisationer möts, kan dessutom eventuella oklarheter och konflikter i gränssnittsområdena hanteras bättre. 2

91 Bilaga 1b Högskolan i Borås har ett övergripande ansvar för att ägarna ska ha tillgång till kompetent personal i verksamheterna. Högskolan bedriver utbildning och forskning inom bland annat omvårdnad, vårdvetenskap och vård- och omsorgsadministration. Genom FoUS och ägarparternas externa kontakter kan även komplettering ske genom utbildning och forskning inom exempelvis rehabilitering och socialt arbete. Prioriteringar under perioden Utifrån synpunkter från styrgruppens sammanträden prioriteras följande frågor det närmaste året: Planera och regelbundet genomföra FoU-projekt för följande prioriterade behovsgrupper: äldre, funktionshinder, barn och unga, samt familjer i utsatta livssituationer. Prioritera forsknings- och utvecklingsinsatser för behovsgrupper som rör funktionshinder och socioekonomiskt utsatta familjer. I dessa ingår såväl barn/unga som äldre. Genomföra utvärderingar utifrån förfrågningar från ägarparternas arbete inom olika behovsområden. Genomföra kompetensinsatser och handleda ägarparternas personal utifrån genomförda behovsanalyser, samt omvärldsbevakning i syfte att vidareutveckla arbetssätt och verksamhetsformer. Kompetensutvecklingsinsatserna bör fortlöpande ses över när det gäller form, tidslängd, geografisk tillgänglighet och nivå i relation till målgruppen. God framförhållning bör eftersträvas. Förebyggande insatser och kompetensinsatser är viktiga för behovsgrupperna och ska gärna ske i samarbete med skola, omsorg och hälso- och sjukvård. Aktivt sprida och bidra till att forskningsresultat tillvaratas och att kunskapsutveckling leder till verksamhetsutveckling genom att ägarparternas respektive ansvar för detta förtydligas och stärks Stärka och vidareutveckla samarbetet mellan olika berörda organisationer. Under perioden ska även följande frågor bearbetas Stödja att arbetsformer för forskning och praktik vidareutvecklas samt systematiskt och regelbundet följa upp hur det sker. Revidera styr- och måltalen, så att de bli mer operativa, samt öka korrelationen mellan mål och styr- och måltal Västra Götalandsregionens delaktighet i kompetensutvecklingsinsatser behöver utökas (utifrån styr- och måltal). Behovsinventering ska genomföras med viss regelbundenhet och nya former ska utvecklas och prövas. 3

92 Bilaga 1b Avtal mellan parterna i FoU Sjuhärad Välfärd Verksamhet och drift vid fortsatt samverkan inom ramen för FoU Sjuhärad Välfärd (FoUS) bygger på detta samverkansavtal. Parterna förbinder sig att vara lojala med FoUS syfte och medger att detta avtal ska tolkas i ljuset av angivet syfte. Mellan angivna parter har träffats följande ettåriga avtal. 1 Firma 1.1 FoU-enheten benämns FoU Sjuhärad Välfärd. 2 Parter 2.1 Bollebygds kommun Kommunstyrelsen BOLLEBYGD 2.2 Borås Stad Kommunstyrelsen BORÅS 2.3 Herrljunga kommun Kommunstyrelsen HERRLJUNGA 2.4 Marks kommun Kommunstyrelsen KINNA 2.5 Svenljunga kommun Kommunstyrelsen SVENLJUNGA 2.6 Tranemo kommun Kommunstyrelsen TRANEMO 2.7 Ulricehamns kommun Kommunstyrelsen ULRICEHAMN 2.8 Högskolan i Borås BORÅS 2.9 Vårgårda kommun Kommunstyrelsen VÅRGÅRDA 1

93 Bilaga 1b 2.10 Västra Götalandsregionen Regionstyrelsen VÄNERSBORG 3 Syfte 3.1 Syftet är att bedriva forskning och utveckling för ingående parter inom välfärdsområdet inklusive hälso- och sjukvården. Identifierade målgrupper är Barn och unga Familjer i utsatta livssituationer Funktionshinder Människor med beroendeproblematik Socioekonomiskt utsatta grupper Äldre 3.2 Verksamheten i FoUS ska bedrivas i enlighet med av parterna beslutat verksamhetsprogram. Styrgruppen beslutar om verksamhetsprogram. 4 Uppdrag 4.1 Parterna ger Högskolan i Borås i uppdrag att förvalta FoUS i enlighet med verksamhetsprogrammet och i enlighet med vad styrgruppen bestämmer samt i övrigt utföra de uppgifter som styrgruppen bestämmer enligt detta avtal. Högskolan ska agera koordinator där verksamhetschefen har ansvar att leda och koordinera FoUS verksamhet. Uppgiften ska omfatta att; - tillse att verksamhetsprogrammet genomförs, - samordna och lämna förslag till justeringar i verksamhetsprogrammet till styrgruppen inför det årliga ägarforumet. - lämna förslag till och utarbeta förutsättningar för avtal för projekt inom FoUS till styrgruppen. - avrapportera FoUS verksamhet till styrgruppen och internt till Högskolan, - följa upp och avrapportera projekt inom FoUS till styrgruppen, - ansvara för eventuella utbetalningar av medel parterna emellan, och - kalla till samt anordna styrgruppens möten och protokollföring. 2

94 Bilaga 1b 5 Ersättning 5.1 Högskolan ska ersättas för det uppdrag som utförs enligt punkt 4.1 från medel som parterna erlägger enligt punkt 18.1 samt från medel från samma konto som erhålles enligt punkt 18.2 och Högskolan ska löpande redovisa vilka kostnader som högskolan avser att debitera FoU Sjuhärad Välfärd. Enligt rektorsbeslut (december 2004) debiteras ett administrativt pålägg om 17 % samt avtalsenlig hyra. 6 Styrning 6.1 Samtliga parter sätter samman en gemensam styrgrupp. 6.2 Varje kommunpart tillsätter en tjänsteman, VGR tillsätter fyra och Högskolan i Borås tillsätter två. Vardera parten utser även ersättare för varje tjänsteman. 6.3 De organ som äger rätten att utse ledamöter och ersättare äger också rätten att entlediga dessa. 6.4 Styrgruppen kan besluta om att adjungera även andra. Dessa personer äger ingen rösträtt. 6.5 Ett arbetsutskott tillsätts bestående av styrgruppens ordförande, två representanter från VGR samt en av högskolans representanter. 6.6 Ordföranden ska väljas för två år i taget och väljs bland de ledamöter som utsetts av kommunerna. En av högskolans representanter ska vara vice ordförande. 6.7 Eventuell ersättning till ledamöter eller ersättare beslutas och betalas av det organ som tillsatt ledamoten eller ersättaren. 6.8 Som ett led i styrningen av verksamheten ska finnas styr- och måltal. Dessa utformas och följs upp av styrgruppen 2 gånger per år. 6.9 Styrgruppen ska årligen ta fram en verksamhetsplan utifrån verksamhetsprogrammet. 7 Sammanträden 7.1 Ordföranden kallar till sammanträde. Kallelse ska skickas två veckor före sammanträdet, dagordning och handlingar för mötet skickas en vecka före sammanträdet 7.2 Kallelse och övriga handlingar ska även sändas till ersättarna för kännedom. Ordinarie ledamot som är förhindrad att närvara vid ett sammanträde kallar själv sin ersättare. Rättidig kallelse ska anses ha skett även om ordinarie ledamot inte kallat sin ersättare. 7.3 Styrgruppen ska sammanträda minst fyra gånger per år. Dessutom om minst en tredjedel av styrgruppens medlemmar begär det. 3

95 Bilaga 1b 7.4 Protokoll vid styrgruppens sammanträden ska föras av särskilt utsedd sekreterare. Protokoll ska justeras av ordföranden jämte ytterligare en utsedd ledamot. 8 Beslut 8.1 Styrgruppens medlemmar ska sträva efter att fatta beslut i enighet. Styrgruppen är behörig att fatta beslut om FoUS verksamhet inom ramen för detta avtal och verksamhetsprogrammet. Beslut ska fattas i enighet. 9 Delegation 9.1 Styrgruppen kan delegera beslutanderätten i frågor om verksamheten till en eller flera personer. Delegation kan dock inte ske i frågor av principiellt viktig natur eller annars av större ekonomiskt värde för FoUS. 9.2 Beslut fattade av delegat ska anmälas till styrgruppen, som ska ange anmälningarna i protokoll. 10 Ägarforum 10.1 Ägarforum består av parternas representanter Styrgruppen kallar årligen till ett ägarforum. Där möts berörda förtroendevalda från samverkande partners. Verksamhetens inriktning och resultat diskuteras Ägarforum informeras årligen om verksamhetsprogram och verksamhetsplan. 11 Brukarråd 11.1 Ett eller flera brukarråd som består av representanter för frivillig- och intresseorganisationer ger FoUS s ledning råd om innehåll och utformning av verksamheten. Samtliga kända frivillig- och intresseorganisationer med verksamhet för FoUS målgrupper bjuds in att delta. Det kan vara lämpligt med flera brukarråd beroende på målgrupper. Minnesanteckningar förs som sprids till styrgruppen. 12 Nya parter 12.1 Om samtliga parter är eniga om det, kan nya kommuner eller andra intressenter, såsom utförare av vård och omsorg inom det geografiska området, få ingå som parter i detta avtal efter skriftlig förbindelse. De nya parterna ska erlägga en årlig avgift enligt 18.1 eller med belopp som övriga parter bestämmer. 4

96 Bilaga 1b 13 Jäv 13.1 Styrgruppsledamot får inte handlägga frågor som rör avtal mellan ledamoten och någon av FoUS parter. Styrgruppsledamoten får inte heller handlägga frågor om avtal mellan FoUS parter och tredje man, om ledamoten i frågan har ett väsentligt intresse som kan strida mot FoUS intresse. 14 Basorganisation och medarbetares anknytning 14.1 Den operativa verksamheten sköts av Högskolan i Borås i enlighet med detta avtal och verksamhetsprogrammet Parterna har att verka för att medarbetare hos respektive part ges goda villkor för att arbeta i FoUS Till basorganisationen (verksamhetschef, kommunikatör, administratör) knyts medarbetare Vetenskapliga ledare och samordnare knyts till FoUS via avtal med aktuella högskolor/universitet och respektive part Till i tid och omfattning mindre uppdrag inom FoUS knyts projektmedarbetare genom avtal med respektive part. 15 Äganderätt till forskningsresultat 15.1 Alla resultat som har direkt anknytning till uppdraget ägs gemensamt av samtliga avtalsparter och disponeras av parterna gemensamt Deltagande forskare äger rätt att i vetenskapliga sammanhang nyttja och redovisa samtliga resultat. I de fall FoUS-medarbetare önskar fördjupa bearbetningen av redan insamlad data ska en enskild skriftlig överenskommelse göras mellan verksamhetschef och vetenskaplig ledare. 16 Redovisning 16.1 Högskolan ska till styrgruppen redovisa intäkter och kostnader, bland annat innebärande att FoUS årsvis ska redovisa det ekonomiska utfallet och avge en verksamhetsberättelse. En avstämning mot upprättad budget ska också ske regelbundet Verksamhetsplan och verksamhetsberättelse ska skickas till berörda i ägarforum av styrgruppen. 17 Revisorer 17.1 Verksamheten ska granskas av högskolans revisorer. Övriga parters medverkan granskas av respektive parts revisorer Samtliga parter medger att vardera partens utsedda revisorer får full insyn i FoUS med tillhörande dokumentation för att genomföra den revision vardera partens revisorer finner lämplig. 5

97 Bilaga 1b 18 Finansiering 18.1 Samtliga parter ska halvårsvis bidra med medel till FoUS enligt finansieringsprincipen: För kommunerna 13 kr/invånare (justering enl. SCB), för VGR 2.2 mkr Regionsstyrelsen samt för Högskolan i Borås 1 mkr. För de två senare parterna sker uppräkning enligt konsumentprisindex. Summan ska efter fakturering vara högskolan tillhanda senast den 1 februari och den 1 september varje år. Högskolan ska föra medlen på särskilt konto Viss verksamhet avgiftsbeläggs, dvs. genererar intäkter till FoUS. Högskolan ska debitera externa avgifter och redovisa dessa som intäkter i FoUS och föra dessa på konto enligt punkt Parternas avsikt är att söka ytterligare externa medel till FoUS genom stöd/anslag från olika myndigheter, organ eller genom sponsring. Sådana medel ska föras på konto enligt punkt Parternas bidrag justeras årligen utifrån utvecklingen av konsumentprisindex. Vart 4:e år ska parternas bidrag justeras utifrån aktuellt invånarantal i det geografiska området parterna representerar. 19 Avtalsändringar 19.1 Ändringar av detta avtal ska vara skriftliga och undertecknade av samtliga parter för att vara gällande. 20 Avtalstid 20.1 Detta avtal löper från och med den 1 januari 2015 och gäller till och med den 31 december Avtalet ersätter nuvarande avtal från den 1 januari 2009, vilket upphör att gälla då detta avtal träder ikraft den 1 januari Verksamhetens upphörande 21.1 Om frågan uppkommer om FoUS ska upphöra ska styrgruppen sammankalla ett ägarforum för att behandla frågan Om FoUS upphör och det finns medel kvar på högskolans konto när samtliga skulder är betalda, ska dessa överblivna medel fördelas enligt vad parterna erlagt. 22 Tvist 22.1 Tvist enligt detta avtal ska avgöras av allmän domstol. 6

98 Bilaga 1b 23 Övriga bestämmelser 23.1 Parterna äger inte rätt att företräda varandra eller att ingå juridiskt bindande avtal å varandras vägnar annat än efter särskild för ändamålet utfärdad fullmakt. Inte heller utgör detta avtal någon grund för att anse att någon som helst separat juridisk person bildas Parterna äger rätt att i sin marknadsföring och annan information ange parternas deltagande i FoUS. Parts varumärke får dock inte användas annat än efter samtycke från respektive part. Peter Rosholm Ordförande i kommunstyrelsen Bollebygds kommun Ulf Olsson Ordförande i kommunstyrelsen Borås Stad Mats Palm Ordförande i kommunstyrelsen Herrljunga kommun Margareta Lövgren Ordförande i kommunstyrelsen Marks kommun Kerstin Göss Lindh Ordförande i socialnämnden Svenljunga kommun Crister Persson Ordförande i kommunstyrelsen Tranemo kommun Mattias Josefsson Ordförande i kommunstyrelsen Ulricehamns kommun Johnny Magnusson Ordförande i Regionstyrelsen Västra Götalandsregionen Björn Brorström Rektor vid Högskolan i Borås Bengt Hilmersson Ordförande i kommunstyrelsen Vårgårda kommun 7

99 ÄRENDE Handläggare: Gunilla Bothén Utfärdat: Telefon: E-post: Tillfällig förlängning av avtal och verksamhetsprogram för FoU Sjuhärad Välfärd FÖRSLAG TILL BESLUT Direktionen beslutar att rekommendera medlemskommunerna att förlänga gällande avtal för FoU Sjuhärad Välfärd enligt förslag daterat , att gälla som längst t.o.m , under förutsättning att VGR beslutar att inte längre delta som part. Ärendebeskrivning FoU Sjuhärad Välfärd (FoUS) är sedan 1999 ett samarbete mellan Sjuhäradskommunerna, Västra Götalandsregionen (VGR) och Högskolan i Borås. Högskolan är huvudman. Verksamheten bedrivs i samverkanslandet mellan VGR:s sjukvård och kommunernas vård och omsorg. Finansiering sker med ett årligt bidrag: Kommunerna 13 kr/invånare, regionstyrelsen 2.2 mkr och högskolan1 mkr. Vid FoUS:s Ägarforum för ett år sedan framförde kommunerna synpunkter på verksamheten. Under våren 2015 gjordes en inventering av ägarparternas behov och önskemål. Boråsregionen har varit samordnande för kommunernas del. Kommunerna menar att ett villkor för fortsatt medverkan i FoUS är att det finns en möjlighet till att bedriva FoU inom rent kommunal verksamhet (SoL, HSL och LSS). På ett extrainsatt Ägarforum i mars beslutades om ett förslag till ettårigt avtal och verksamhetsprogram för Vid dialog mellan, kommunerna, Västra Götalandsregionen och Högskolan har man ännu inte enats om FoUS:s framtida verksamhetsinnehåll. Regiondirektören kommer att fatta beslut om VGR:s framtida engagemang i FoU Sjuhärad Välfärd. Högskolan i Borås har nu överlämnat ett förslag till kommunerna om tillfällig förlängning av gällande avtal, att gälla som längst t.o.m , förutsatt att VGR beslutar om att avsluta sitt engagemang FoUS. Under våren 2016 kommer det då att utarbetas ett förslag till innehåll och organisation för ett framtida FoU inom vård- och omsorg. Bilagor Förslag till Tillfällig förlängning av avtal och verksamhetsprogram för FoU Sjuhärad Välfärd. Verksamhetsprogram och avtal 2015 Ärendets gång FoU Sjuhärad Välfärds Ägarforum, där kommunerna framförde önskemål om förändringar av FoU-verksamheten FoU Sjuhärad Välfärds extrainsatt Ägarforum, där parterna kom överens om att teckna ett tillfälligt avtal för 2015.