Sammanträde med Kommunstyrelsens arbetsutskott

Transkript

1 Kallelse/Underrättelse Sammanträde med Kommunstyrelsens arbetsutskott Tid: Onsdagen den 11 Maj 2016, kl 9.00 Plats: Rådslaget, Rådhuset, Alingsås Kl 9.00 Överläggningar med överförmyndarnämnden A/ Godmansuppdrag Information och överläggningar A/ Västra Götalandsregionens förslag till godstranportstrategi samt handlingsplan Ärendelista Val av justerare 1. Svar på motion angående inrättande av medborgarkontor i Alingsås - Boris Petrusson (SD). 2. Svar på motion om Medborgarkontor i centrala Sollebrunn - Susanna Nerell (C). 3. Utredningsuppdrag - Hantering av kommunens ansvar för asylsökande och personer med uppehållstillstånd. 4. Finansriktlinjer för Alingsås kommun. 5. Samverkansavtal avseende gemensamma folkhälsoinsatser i Alingsås kommun för perioden Återrapportering av uppdrag - möjlighet till samorganisering av överförmyndarverksamheten med närliggande kommuner. 7. Utökad tid för arbetet med nya näringslivsstrategier. 8. Motion om åldersbestämning av flyktingbarn - Boris Petrusson (SD). 9. Motion om uppgradering av arbetet med EU:s vattendirektiv för att uppnå god vattenstatus i våra sjöar och vattendrag - Stefan Svensson m fl (KD). 10. Förslag till kommunstyrelsen om effektivare planprocess - Daniel Filipsson (M). (Nytt ärende, KS 9 maj) Joakim Järrebring (S) Ordförande Anci Eyoum Sekreterare Tel: E-post: anci.eyoum@alingsas.se

2 Ärende 1 Svar på motion angående inrättande av medborgarkontor i Alingsås - Boris Petrusson (SD)

3 Datum: Kommunstyrelsen Handläggare: Björn Franke Direktnr: Beteckning: KS Svar på motion om att inrätta medborgarkontor i Alingsås Boris Petrusson (SD) Ärendebeskrivning Boris Petrusson (SD) har till kommunfullmäktige den 10 juni 2015, 93 lämnat en motion om inrättande av medborgarkontor i Alingsås. I motionen föreslår motionären att Alingsås kommun ska undersöka hur man lämpligast skapar en naturlig kontakt med invånarana genom ett så kallat medborgarkontor, samt att även undersöka var denna kontaktyta bör lokaliseras. Förvaltningens yttrande Kommunstyrelsen har i sin flerårsstrategi åtagit sig att under perioden inrätta ett kontaktcenter. Nöjda medborgare, bättre bemötande och tillgänglighet är de styrindikatorer som detta åtagande verkar för att påverka. I de kommuner som infört kontaktcenter är det här de uppgifter som traditionellt sköts av ett medborgarkontor utförs. Införandet av kontaktcenter ligger därmed i linje med motionen. Under 2016 utreds införandet av kontaktcenter i Alingsås. Lokalisering är en av de frågor som ingår i utredningen. Förslag till beslut i kommunfullmäktige Motionen besvaras med kommunledningskontorets yttrande. Kommunledningskontoret Björn Franke Administrativ chef Godkänd av: Björn Franke Titel: Datum:

4 Kommunstyrelsens arbetsutskott Protokollsutdrag AU 146 Dnr KS 070 Motion angående inrättande av medborgarkontor i Alingsås - Boris Petrusson (SD) Ärendebeskrivning Boris Petrusson (SD) har till kommunfullmäktige den 10 juni 2015, 93 lämnat en motion om inrättande av medborgarkontor i Alingsås. I motionen föreslår motionären att Alingsås kommun ska undersöka hur man lämpligast skapar en naturlig kontakt med invånarana genom ett så kallat medborgarkontor, samt att även undersöka va denna kontaktyta bör lokaliseras. Kommunfullmäktige beslutade den 10 juni 2015, 93 att lämna motionen till kommunstyrelsen för beredning. Arbetsutskottets beslut: Motionen lämnas till kommunledningskontoret för beredning. Exp: Klk-adm.avd Justerandes sign Justerandes sign Justerandes sign Utdragsbestyrkande

5 Motion Alingsås Alingsås saknar en tydlig entré till kommunens olika verksamheter. Förvaltningarna är spridda över staden och kan vara svåra att finna. Medborgarna saknar därför en plats där man kan få svar på frågor om kommunen, dess verksamheter och hur man söker eventuell hjälp. Att vi har en bra hemsida och möjlighet att ringa är inte alltid ett tillräckligt sätt att nå invånarna. Ibland vill man prata med en fysisk person öga mot öga. Har man exempelvis nedsatt hörsel, dålig syn eller språksvårigheter kan ett sådant samtal underlätta. Alingsås saknar alltså ett medborgarkontor. Hur detta bör utformas och på vilket sätt man kan samordna personalkompetens och lokalutnyttjande bör utredas. Likaså borde man ta tillvara på den möjlighet det nya kulturhuset ger när det gäller tillgänglighet och verksamhetsbredd. Läget torde vara perfekt. Jag yrkar därför: Att Alingsås kommun undersöker hur man lämpligast skapar en naturlig kontakt med invånarna genom ett så kallat medborgarkontor. Att man undersöker var denna kontaktyta bör lokaliseras... Boris Petrusson, SD Alingsås

6 Kommunfullmäktige Protokollsutdrag KF 93 Dnr KS 018 Motion angående inrättande av medborgarkontor i Alingsås - Boris Petrusson (SD) Ärendebeskrivning Boris Petrusson (SD) lämnar en motion om inrättande av medborgarkontor i Alingsås. I motionen föreslår motionären att Alingsås kommun ska undersöka hur man lämpligast skapar en naturlig kontakt med invånarana genom ett så kallat medborgarkontor, samt att även undersöka va denna kontaktyta bör lokaliseras. Kommunfullmäktiges beslut: Motionen lämnas till kommunstyrelsen för beredning. Exp: KS Justerandes sign Justerandes sign Justerandes sign Utdragsbestyrkande

7 Ärende 2 Svar på motion om Medborgarkontor i centrala Sollebrunn - Susanna Nerell (C)

8 Datum: Kommunstyrelsen Handläggare: Björn Franke Direktnr: Beteckning: KS Svar på motion om medborgarkontor i centrala Sollebrunn Susanna Nerell (C) Ärendebeskrivning Susanna Nerell (C) lämnade till kommunfullmäktige den 25 november, 186 en motion om att öppna ett medborgarkontor i centrala Sollebrunn, där representanter för många av samhällets verksamheter kan ha mottagningstid. Motionären yrkar att kommunfullmäktige ska besluta att tillmötesgå förslaget om ett medborgarkontor i Bjärkedelen. Förvaltningens yttrande Kommunstyrelsen har i sin flerårsstrategi åtagit sig att under perioden inrätta ett kontaktcenter. Nöjda medborgare, bättre bemötande och tillgänglighet är de styrindikatorer som detta åtagande verkar för att påverka. Under 2016 utreds införandet av kontaktcenter, där servicen i hela kommunen omfattas. I de kommuner som infört kontaktcenter är det här de uppgifter som traditionellt sköts av ett medborgarkontor utförs. Införandet av kontaktcenter ligger därmed i linje med motionen. Alingsås Business Centre och miljöskyddskontoret har därutöver inlett ett arbete med att utveckla servicen för företagare i Bärke utifrån samma utgångspunkter som framförs i motionen. Satsningar utöver det redan pågående arbetet är en fråga om prioriteringar och får hanteras i den ordinarie flerårsstrategiprocessen. Förslag till beslut i kommunfullmäktige Motionen besvaras med kommunledningskontorets yttrande Exp: ABC, MK Kommunledningskontoret Björn Franke Administrativ chef Godkänd av: Björn Franke Titel: Datum:

9

10 Kommunstyrelsens arbetsutskott Protokollsutdrag AU 29 Dnr KS 018 Motion om Medborgarkontor i centrala Sollebrunn - Susanna Nerell (C) Ärendebeskrivning Susanna Nerell (C) lämnade till kommunfullmäktige den 25 november, 186 en motion om att öppna ett medborgarkontor i centrala Sollebrunn, där representanter för många av samhällets verksamheter kan ha mottagningstid. Motionären yrkar att kommunfullmäktige ska besluta att tillmötesgå förslaget om ett medborgarkontor i Bjärkedelen. Kommunfullmäktiges beslutade att lämna motionen till kommunstyrelsen för beredning. Arbetsutskottets beslut: Motionen lämnas till kommunledningskontoret för beredning. Exp: Klk-adm.avd Justerandes sign Justerandes sign Justerandes sign Utdragsbestyrkande

11 Kommunfullmäktige Protokollsutdrag KF 186 Dnr KS 018 Motion om Medborgarkontor i centrala Sollebrunn - Susanna Nerell (C) Ärendebeskrivning Susanna Nerell (C) lämnar en motion om att öppna ett medborgarkontor i centrala Sollebrunn, där representanter för många av samhällets verksamheter kan ha mottagningstid. Motionären yrkar att kommunfullmäktige ska besluta att tillmötesgå förslaget om ett medborgarkontor i Bjärkedelen. Kommunfullmäktiges beslut: Motionen lämnas till kommunstyrelsen för beredning. Exp: KS Justerandes sign Justerandes sign Justerandes sign Utdragsbestyrkande

12 Bjärke Motion om Medborgar kontor i centrala Sollebrunn. För en levande landsbygd närmare staden! Länge har det saknats ett Medborgar kontor i centralorten Sollebrunn där samhällets kommunala service finns för de som bor i norra kommundelen. Där skulle representanter för många av samhällets verksamheter ha mottagningstid. Där skulle bjärkeborna kunna träffa tjänstemän från Miljökontoret, Samhällsbyggnad, Kultur & Fritid, Turism, Socialtjänsten och Arbetsmarknadsenheten, Alingsåshem m fl någon/några dagar i veckan. Kanske kan vi dessutom få dit företrädare för statliga myndigheter så som Försäkringskassan, Arbetsförmedlingen, och Migrationsverket några timmar då och då. ABC, Alingsås nya näringslivs centra skulle passa fint även här. De politiska partierna kan ha sin mötesplats på medborgar kontoret. 111 företag finns redan som medlemmar i Bjärke Företagarföreningen idag. Vi har även ett stort antal nya bjärkebor som behöver kontakt med många olika instanser på närmare håll. Jag som Centerpartist i Alingsås kommun har ett aktuellt förslag! Öppna ett Medborgar kontor i Sollebrunn! Idag finns en lokal ledig i Sollebrunn på Centrumtorget. Lokalen är på ca 74 kvadratmeter och inrymmer pentry och WC. Lokalen är väl lämpad för detta ändamål, tillgängligheten är väl ordnad. Hyran är 7000:-/mån För de som är tjänstemän och bor i den Norra delen av kommunen skulle denna lokal vara en positiv plats för att spara på pendlings tiden. Bussturerna på Landsbygden är redan bortagna och då ska ett Medborgar kontor höja upp viss kvalité och närhet på Landsbygden igen. För oss i norra kommundelen är Bjärke världens centrum på samma sätt som staden är det för alingsåsarna. Vi vill ha kommunal service i vår värld också! Jag yrkar därför att Kommunfullmäktige beslutar att tillmötesgå med ett Medborgarkontor i Bjärkedelen. Susanna Nerell (C )

13 Ärende 3 Utredningsuppdrag - Hantering av kommunens ansvar för asylsökande och personer med uppehållstillstånd

14 Datum: Kommunstyrelsen Handläggare: Magnus Nilsson Direktnr: Beteckning: KS Utredningsuppdrag hantering av kommunens ansvar för asylsökande och personer med uppehållstillstånd Ärendebeskrivning Kommunstyrelsens arbetsutskott har den 2 mars 2016, 44, remitterat förslag med bland annat innebörden att det ansvarsområde som hanteras av integrationsavdelningen överförs från utbildningsnämnden till socialnämnden till dessa nämnder för yttrande. Socialnämnden har den 19 april 2016, 40, yttrat sig och tillstyrkt föreslagen förändring. Utbildningsnämnden har den 19 april 2016, 29, antagit utbildningsförvaltningens skrivelse som sitt yttrande. Utbildningsnämnden föreslår att mottagning och integration flyttas till kommunstyrelsen som en enhet med kompetens att även hantera frågor om bostadsplanering, hyreskontrakt och avtal. Utbildningsnämnden tillstyrker att uppgifter enligt socialtjänstlagen överförs till socialnämnden. Utbildningsnämnden tillstyrker att vuxnas lärande fortsätter att vara utbildningsnämndens ansvar. Utbildningsnämnden föreslår att det inrättas en ny operativ funktion vid kommunstyrelsen i form av en mottagningsstrateg. De synpunkter som framförs i utbildningsnämndens yttrande behandlas löpande inom ramen för kommunledningskontorets bedömning nedan. Förvaltningens yttrande Kommunledningskontoret gör följande bedömning. Det remitterade förslaget utgår från ett bredare perspektiv än enbart integrationsavdelningens nuvarande verksamhet. Det bedöms som olämpligt att inom ramen för en fördelning av uppgifter och ansvarsområden genom reglemente reglera hur en nämnd eller styrelsen skall inrätta sin organisation. Operativa verksamhetsansvar och samordning inom ramen för det verksamhetsansvaret hanteras vanligen bäst av en ansvarig nämnd, medan strategiska frågor om kommunövergripande samordning som rör flera nämnders ansvarsområden lämpligen hanteras av kommunstyrelsen. Ansvaret för bostadsfrågor kopplade till de som meddelat Migrationsverket att de ordnar egen bostad (sk EBO) eller för anknytningsinvandrare är enligt revisionens

15 granskning oklart med nuvarande reglementen och ansvarsfördelning (Ernst & Young, Granskning av kommunens flyktingmottagande avseende styrning och samordning, sidan 2 stycke 2, fortsättningsvis E&Y). Alingsås kommun tar emot färre kvotflyktingar per år än avtalat. Barnfamiljer tas inte emot eftersom den ansvariga nämnden (utbildningsnämnden) inte vid behov kan starta exempelvis barnavårdsutredningar (E&Y sidan 2 stycke 4). En överföring av integrationsavdelningens verksamhet till kommunstyrelsen skulle bibehålla en organisatorisk ansvarsgräns mellan integration och mottagning och den hantering av bostadsfrågor och det barnperspektiv som är en nödvändig del av socialnämndens verksamhetsansvar. En sådan fördelning av ansvar skulle kunna ifrågasättas på liknande sätt som bland annat revisionen ifrågasatt nuvarande ansvarsfördelning i reglementen. Kommunstyrelsens övergripande strategiska ansvar för bostadsförsörjning och arbete med att tillgodose mänskliga rättigheter (MR) har behandlats i det reglemente för kommunstyrelsen som antagits av kommunfullmäktige den 24 februari 2016, 46. Kommunledningskontoret föreslår inga ytterligare ändringar i denna del. Kommunledningskontorets bedömning enligt följande kvarstår: Ur ett brukarperspektiv är det positivt att tillhöra en enhet/avdelning/förvaltning där den enskilde får hela sitt ärende handlagt, både ekonomi och samhällsintroduktion. Integrationsfrågor, utöver de delar som är direkt kopplat till mottagande, berör samtliga nämnder och bolag som en del av den egna verksamheten och/eller som arbetsgivare. Kommunens mottagande av asylsökande och personer med uppehållstillstånd förutsätter kulturell kompetens. Boende och barnperspektiv utgör centrala frågeställningar inom ramen för kommunens mottagningsverksamhet. Socialnämndens huvuduppdrag omfattar att utifrån en kulturell kompetens möta människor i en utsatt situation och hantera frågor om ekonomi, boende, barnperspektiv samt utveckling till självförsörjning. Utbildningsnämndens huvuduppdrag är inriktat på frågor om ungdomars och vuxnas lärande. Integrationsavdelningen vid utbildningsnämnden har särskild kompetens att möta personer utan svenskt medborgarskap och god kännedom om de regler som gäller på området. Kommunledningskontoret föreslår att de delar av samhällsintroduktion och mottagning som är en del av vuxnas lärande (SFI, Svenska För Invandrare och Komvux, kommunal vuxenskolan) fortsätter att vara utbildningsnämndens ansvar. Kommunens operativa arbete och samordning med mottagning och samhällsintroduktion av asylsökande och personer utan svenskt medborgarskap samlas under socialnämnden. Förslag till ändring av reglementen redovisas i bilaga till tjänsteskrivelsen.

16 Förslag till beslut i Kommunfullmäktige 1. Kommunens operativa arbete och samordning med mottagning och samhällsintroduktion av asylsökande och personer utan svenskt medborgarskap samlas under socialnämnden. 2. Ansvaret för integrationsavdelningen överförs från utbildningsnämnden till socialnämnden. 3. Förslag till ändring av reglemente för utbildningsnämnden och socialnämnden godkänns. 4. Ändringarna gäller från och med den 1 januari Kommunstyrelsen får i uppdrag att i förslag till flerårsstrategi inarbeta den överföring av ekonomisk ram som följer av beslutet om ändrad ansvarsfördelning. Exp: Samtliga nämnder och bolag. Kommunledningskontoret Björn Franke Administrativ chef Magnus Nilsson Kommunjurist Godkänd av: Björn Franke Titel: Datum:

17 Ärende Förslag till ändringar av reglemente för socialnämnden och utbildningsnämnden Ändringar markerade med röd färg, kursiv stil och i förekommande fall överstrykning. Förslag till nytt reglemente för socialnämnden och utbildningsnämnden (nuvarande reglementen bifogas nedan): SOCIALNÄMNDENS VERKSAMHETSOMRÅDE 1 Socialnämndens målgrupper är barn- och unga, familjer, människor som inte är självförsörjande, människor med funktionshinder, missbrukare, samt personer under 65 år med sociala eller psykosociala behov. Socialnämnden ansvarar för personer över 65 år som inte är självförsörjande och som inte har ett boende via vård- och äldreomsorgsnämnden. Socialnämnden fullgör kommunens uppgifter för sina målgrupper enligt socialtjänstlagen, hälso- och sjukvårdslagen och vad som i övrigt i lag eller annan författning sägs om socialnämnd. Socialnämnden ansvarar för kommunens flyktingmottagning och invandrarfrågor. Nämnden har i dessa delar att stödja, informera samt följa upp övriga nämnders arbete. Socialnämnden utför också kommunens uppgifter enligt lag om stöd och service till vissa funktionshindrade, lag om vård av unga, lag om vård av missbrukare, samt insatser inom den kommunala psykiatrin. Undantaget från nämndens ansvarsområde är: Insatserna hemtjänst i ordinärt boende, vård i livets slutskede samt insatser för dementa. För dessa insatser ansvarar vård- och äldreomsorgsnämnden. Socialnämndens ansvarar för insatser enligt hälso- och sjukvårdslagen (sjukvård i hemmet upp till sjuksköterskenivå) för personer som är inskrivna i den kommunala psykiatrin eller personer med insatser enligt lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade. Personer under 65 år och med somatiska tillstånd, och som inte är att hänföra till hemsjukvård i ordinärt boende, hemtjänst eller vård i livets slutskede, skall socialnämndens ansvara för. För övriga insatser ansvarar vård- och äldreomsorgsnämnden. Uppgifter som utförs av sjuksköterskor och annan legitimerad hälso- och sjukvårdspersonal undantas från nämndens ansvar oavsett övrig uppgiftsfördelning mellan nämnder. Dessa uppgifter vilar på vård- och äldreomsorgsnämnden. Socialnämnden ansvarar för kommunens uppgifter enligt 1a skuldsaneringslagen. Socialnämnden fullgör också kommunens uppgifter enligt alkohollagen och ansvarar för tillsyn enligt 12 tobakslagen. Socialnämnden är arbetslöshetsnämnd och ansvarar för kommunens arbetsmarknadsfrågor och genomförandet av dessa. Socialnämnden ansvarar för att bedriva kontroll enligt lagen omhandel med vissa receptfria läkemedel.

18 Socialnämnden fullgör också de uppgifter i övrigt som kommunfullmäktige överlämnar till nämnden. UTBILDNINGSNÄMNDENS VERKSAMHETSOMRÅDE 1 Utbildningsnämnden fullgör kommunens uppgifter inom det offentliga skolväsendet för barn, ungdom och vuxna. Nämndens uppgifter omfattar gymnasieskola och kommunal vuxenutbildning inklusive gymnasiesärskola och särskola för vuxna. Nämnden ansvarar för uppdragsutbildning och svenskundervisning för invandrare. Nämnden fullgör även de uppgifter i övrigt som kommunfullmäktige överlämnar till nämnden. Nuvarande reglementen: Reglemente för socialnämnden Antagen av kommunfullmäktige den 24 september 2014, 109. SOCIALNÄMNDENS VERKSAMHETSOMRÅDE 1 Socialnämndens målgrupper är barn- och unga, familjer, människor som inte är självförsörjande, människor med funktionshinder, missbrukare, samt personer under 65 år med sociala eller psykosociala behov. Socialnämnden ansvarar för personer över 65 år som inte är självförsörjande och som inte har ett boende via vård- och äldreomsorgsnämnden. Socialnämnden fullgör kommunens uppgifter för sina målgrupper enligt socialtjänstlagen, hälso- och sjukvårdslagen och vad som i övrigt i lag eller annan författning sägs om socialnämnd. Socialnämnden utför också kommunens uppgifter enligt lag om stöd och service till vissa funktionshindrade, lag om vård av unga, lag om vård av missbrukare, samt insatser inom den kommunala psykiatrin. Undantaget från nämndens ansvarsområde är: Den verksamhet som avser ekonomiskt bistånd till flyktingar. För dessa insatser ansvarar utbildningsnämnden, dock ansvarar socialnämnden för ersättningar till ensamkommande flyktingbarn. Insatserna hemtjänst i ordinärt boende, vård i livets slutskede samt insatser för dementa. För dessa insatser ansvarar vård- och äldreomsorgsnämnden. Socialnämndens ansvarar för insatser enligt hälso- och sjukvårdslagen (sjukvård i hemmet upp till sjuksköterskenivå) för personer som är inskrivna i den kommunala psykiatrin eller personer med insatser enligt lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade. Personer under 65 år och med somatiska tillstånd, och som inte är att hänföra till hemsjukvård i ordinärt boende, hemtjänst eller vård i livets slutskede, skall socialnämndens ansvara för. För övriga insatser ansvarar vård- och äldreomsorgsnämnden. Uppgifter som utförs av sjuksköterskor och annan legitimerad hälso- och

19 sjukvårdspersonal undantas från nämndens ansvar oavsett övrig uppgiftsfördelning mellan nämnder. Dessa uppgifter vilar på vård- och äldreomsorgsnämnden. Socialnämnden ansvarar för kommunens uppgifter enligt 1a skuldsaneringslagen. Socialnämnden fullgör också kommunens uppgifter enligt alkohollagen och ansvarar för tillsyn enligt 12 tobakslagen. Socialnämnden är arbetslöshetsnämnd och ansvarar för kommunens arbetsmarknadsfrågor och genomförandet av dessa. Socialnämnden ansvarar för att bedriva kontroll enligt lagen omhandel med vissa receptfria läkemedel. Socialnämnden fullgör också de uppgifter i övrigt som kommunfullmäktige överlämnar till nämnden. Reglemente för utbildningsnämnden Antaget av kommunfullmäktige den 24 september 2014, 109. UTBILDNINGSNÄMNDENS VERKSAMHETSOMRÅDE 1 Utbildningsnämnden fullgör kommunens uppgifter inom det offentliga skolväsendet för barn, ungdom och vuxna. Nämndens uppgifter omfattar gymnasieskola och kommunal vuxenutbildning inklusive gymnasiesärskola och särskola för vuxna. Nämnden ansvarar för uppdragsutbildning, svenskundervisning för invandrare, flyktingmottagning och invandrarfrågor. Nämnden har i de senare delarna att stödja, informera samt följa upp övriga nämnders arbete. Frågor om ensamkommande flyktingbarn inklusive frågor om bistånd enligt socialtjänstlagen är uppgifter för socialnämnden, däremot ansvarar utbildningsnämnden för utbetalning av bistånd till enskild i övrigt inom ramen för integrationsverksamheten. Nämnden fullgör även de uppgifter i övrigt som kommunfullmäktige överlämnar till nämnden.

20

21 Remissvar till kommunstyrelsens arbetsutskott gällande utredningsuppdrag - hantering av kommunens ansvar för asylsökande och personer med uppehållstillstånd Bakgrund Integrationsavdelningen består idag av ett antal funktioner och kompetenser som bör förklaras tydligare utifrån den bedömning kommunledningskontoret redogör i skrivelse av den 2 februari 2016: Utifrån ändrande regler och för att tillgodose ett brukarperspektiv är det att föredra att de delar som idag finns vid integrationsavdelningen som berör Socialtjänstlagen enligt socialstyrelsen bör ligga under Socialnämnden. Den funktion som berörs av detta lagrum och som idag utförs på Integrationsavdelningen är ekonomiskt bistånd (Riktlinjer för bistånd 2015, Dnr UN ). Utöver denna myndighetsutövning arbetar flyktingsekreterargruppen med att stötta vid etablering av ny bostad och inskrivningssamtal i skolan samt råd och stöd för att underlätta i olika myndighetskontakter. Övriga funktioner som finns inom avdelningen och som också har i syfte att introducera nyanlända för att underlätta integrationen i Alingsås kommun är olika typer av gruppverksamhet som genomförs utifrån de mänskliga rättigheterna. En verksamhet som finns för att ge de nyanlända en möjlighet att diskutera och förstå hur det svenska samhället fungerar. Det finns även tillgång till kuratorstöd för att den nyanlända skall ha en snabb och enkel väg till stödsamtal av olika karaktär. Flyktingpedagoger finns på integrationsavdelningen för att vara en resurs och vägledning för nyanlända barn, ungdomar och föräldrar genom att arrangera olika aktiviteter som främjar integrationen t.ex. Allaktivitetshus. Ytterligare en viktig funktion som idag ligger vid integrationsavdelningen är tolkförmedlingen. En tjänst som ges till samtliga förvaltningar inom kommunen bortsett från socialförvaltningen. Invandrarservice är en öppen mottagning för alla som är invandrare i Alingsås kommun, och inte endast för nyanlända flyktingar. I uppdraget vid integrationsavdelningen ingår även att ordna bostad till de anvisade flyktingar som tidigare bott på asylboende. Detta innebär att integrationsavdelningen bistår med genomgångslägenheter, andrahandsuthyrning, första handskontrakt samt borgensförbindelser. Integrationsavdelningen ombesörjer även andra juridiska avtal t.ex. hemförsäkring och elavtal.

22 Omvärldsanalyser och det strategiska arbetet utgår från de olika funktionernas kompetenser samt perspektiv som idag sker vid integrationsavdelningen för att kunna möta kvantitet med kvalitet. Detta bidrar till en kunskap och framförhållning som gynnar brukarna och detta arbetssätt samt kompetenser bör därför finnas vid en gemensam enhet. Ett skäl till det är att Alingsås kommun även i framtiden skall vila på specialistkompetenser och den erfarenhet som har byggts upp. Ovanstående synliggörs idag genom olika forum och mötesplatser vilket har bidragit till, trots en extraordinär tid för avdelningen, att det fungerat väl. Om det blir ett beslut om en flytt av integrationsavdelningen krävs det att det inrättas en egen avdelning kring dessa frågor som en kvalitetssäkring. Förvaltningens kommentarer till kommunledningskontorets förslag Kommunens operativa arbete och samordning med mottagning och samhällsintroduktion av nyanlända samlas under socialnämnden Med detta förslag så innebär det att de funktioner som beskrivs ovan och som genomförs av flyktingsekreterare och övrig personal kommer att ligga under socialnämndens ansvar och ledning. De delar av samhällsintroduktionen och mottagning som är en del av vuxnas lärande fortsätter vara utbildningsnämndens ansvar Det som beskrivs som samhällsintroduktion i förslaget tolkar utbildningsförvaltningen som en sammanblandning av det som sker vid integrationsavdelningen idag i form av MRgrupper och samhällsorientering. Den samhällsintroduktion och mottagning som beskrivs förekommer ej vid vuxnas lärande idag. Den verksamhet som den nyanlända möter inom vuxnas lärande är Svenska för invandrare (SFI). Kommunstyrelsen har ett strategiskt samordningsansvar som förtydligas i reglemente för kommunstyrelsen Den strategiska samordningen bör ligga kvar under kommunstyrelsen, men bör utökas eller förtydligas samt att ett operativt ansvar finns/inrättas för att få en samordning att fungera. En redigering bör ske av formuleringen personer utan svenskt medborgarskap då det inte gäller alla personer i Alingsås kommun som inte innehar ett svenskt medborgarskap.

23 Utbildningsnämndens yttrande Nedan följer Kommunledningskontoret (KLK) förslag med Utbildningsnämndens yttrande under respektive förslag: Kommunens operativa arbete och samordning med mottagning och samhällsintroduktion av personer utan svenskt medborgarskap samlas under socialnämnden. Utbildningsnämnden anser att mottagning och introduktion skall placeras som en egen enhet under kommunstyrelsen med ansvar för en dörr in i Alingsås kommun. Det krävs vidare en särskild nyinrättad funktion, förslagsvis en mottagningsstrateg underställd kommunstyrelsen, vars arbete blir att leda denna enhet och operativt arbeta med att samordna mottagning och introduktion. Nämnden anser även att bostadsfrågor och integrationsfrågor bör hanteras vid enheten mottagning och introduktion där mottagningsstrategen har det samordnande ansvaret. Detta för att det krävs specialist kompetens gällande bostadsplanering, hyreskontrakt och avtal. Detta ansvar ligger idag under Utbildningsnämnden. Vid enheten mottagning och introduktion bör den nuvarande personalen vid integrationsavdelningen finnas för att inte tappa den specialistkompetens som finns inom området. I och med central samordning och organisation som har fokus på en dörr in bör detta kunna gynna den nyanlände och minska kontaktytorna. Vidare indikerar EY:s revisionsrapport Alingsås kommun Granskning av kommunens flyktingmottagande avseende styrning och samordning att flyktingmottagandet är ett för stort åtagande för en enskild nämnd. Revisorerna lyfter på sidan 3 fram exempel från delårsbokslut 2015 som framhåller att den ökade flyktingströmmen innebär en utmaning för Utbildningsnämnden att upprätthålla en god nivå på mottagandet och att situationen i socialförvaltningen är oerhört ansträngd. Integrationsavdelningen överförs från utbildningsnämnden till socialnämnden Utbildningsnämnden anser inte att en överflyttning av en intakt integrationsavdelning säkerställer eller bidrar till en utveckling av den utmaning som Alingsås kommun har i och med det ökade antalet nyanlända och nya regelverk. De arbetsuppgifter som idag utförs vid integrationsavdelningen gällande de delar som socialtjänstlagen kräver, såsom ekonomiskt bistånd, bör överflyttas till Socialnämnden då denna lag omfattar alla invånare i Alingsås kommun som är i behov av ekonomiskt bistånd. De delar av samhällsintroduktion och mottagning som är en del av vuxnas lärande (SFI, Svenska för Invandrare och Komvux, kommunal vuxenskolan) fortsätter att vara utbildningsnämndens ansvar. Utbildningsnämnden har ansvar för utbildning och kompetensutveckling för alla bosatta i Alingsås kommun. Nämnden anser att de delar som inbegriper SFI och övriga delar som redan idag genomförs vid Campus Alingsås (Vuxnas lärande inkluderat SFI) fortsätter att vara Utbildningsnämndens ansvar.

24 Kommunstyrelsen har ett strategiskt samordningsansvar som förtydligas i reglemente för kommunstyrelsen. Utbildningsnämnden anser detta som en ytterst viktig fråga eftersom samordningsansvaret har en kommunövergripande strategisk betydelse och en enskild nämnd inte kan ansvara. Nämnden föreslår därför att det inrättas en ny operativ funktion i form av en mottagningsstrateg med ett övergripande samordningsansvar för att kunna återkoppla kommunstyrelsens strategiska samordningsansvar. Mottagningsstrategen har ett nära samarbete med berörda förvaltningar, nämnder och bolag. Vidare motiverar det stora antalet nyanlända att Alingsås kommun anställer en mottagningsstrateg i syfte att finna nya former för samverkan mellan befintliga strukturer. Förslag på organisationsplan nyanlända Utbildningsnämnden Ulf Carmesund Ordförande Kent Perciwall Vice ordförande

25

26

27

28 Kommunstyrelsens arbetsutskott Protokollsutdrag AU 44 Dnr KS 700 Utredningsuppdrag - Hantering av kommunens ansvar för asylsökande och personer med uppehållstillstånd Ärendebeskrivning Kommunstyrelsen beslutade, efter yttranden från utbildningsnämnden och socialnämnden, den 14 september 2015, 165, att ge kommunledningskontoret i uppdrag att utreda frågan om övergripande samordning, organisation och ansvarsfördelning kring kommunens mottagning av asylsökande, de med uppehållstillstånd som ordnat eget boende och introduktion av personer med uppehållstillstånd. Kommunrevisionen har därefter inlett en granskning av kommunens integrations- och flyktingarbete. Beredning Kommunledningskontoret har i skrivelse den 2 februari 2016 lämnat följande yttrande: Med utgångspunkt från de synpunkter som tidigare lämnats av utbildningsnämnden och socialnämnden, frågor och överväganden till följd av revisionens granskning samt övriga omständigheter, gör kommunledningskontoret följande bedömning: Förutsättningarna för kommunens arbete med personer utan svenskt medborgarskap har förändrats genom bland annat ändrade regler. Detta ger anledning att se över kommunens organisation. Ur ett brukarperspektiv är det positivt att tillhöra en enhet/avdelning där den enskilde får hela sitt ärende handlagt, både ekonomi och samhällsintroduktion. Integrationsfrågor, utöver de delar som är direkt kopplat till mottagande, berör samtliga nämnder och bolag som en del av den egna verksamheten och/eller som arbetsgivare. Kommunens mottagande av asylsökande och personer med uppehållstillstånd förutsätter kulturell kompetens. Boende och barnperspektiv utgör centrala frågeställningar inom ramen för kommunens mottagningsverksamhet. Socialnämndens huvuduppdrag omfattar att utifrån en kulturell kompetens möta människor i en utsatt situation och hantera frågor om ekonomi, boende, barnperspektiv samt utveckling till självförsörjning. Utbildningsnämndens huvuduppdrag är inriktat på frågor om ungdomars och vuxnas lärande. Integrationsavdelningen vid utbildningsnämnden har särskild kompetens att möta personer utan svenskt medborgarskap och god kännedom om de regler som gäller på området. Justerandes sign Justerandes sign Justerandes sign Utdragsbestyrkande

29 Kommunstyrelsens arbetsutskott AU 44, forts Dnr KS 700 Kommunledningskontorets bedömning leder till följande förslag: Kommunens operativa arbete och samordning med mottagning och samhällsintroduktion av personer utan svenskt medborgarskap samlas under socialnämnden. Integrationsavdelningen överförs från utbildningsnämnden till socialnämnden. De delar av samhällsintroduktion och mottagning som är en del av vuxnas lärande (SFI, Svenska För Invandrare och Komvux, kommunal vuxenskolan) fortsätter att vara utbildningsnämndens ansvar. Kommunstyrelsen har ett strategiskt samordningsansvar som förtydligas i reglemente för kommunstyrelsen. Oavsett organisation uppkommer frågor om gränsdragning mellan ansvarsområden. Den föreslagna förändringen gör att SFI, gymnasieskolan och Komvux kommer att vara en del av en annan nämnd än kommunens mottagning och samhällsintroduktion. Samtidigt skapas ökade möjligheter att undvika dubbelarbete och behov av nämnd överskridande samordning kring frågor om barnperspektiv och boende. Särskilt frågor om boende är en utmaning för kommunen mot bakgrund av de regler som träder i kraft den förste mars De nya reglerna innebär att personer med uppehållstillstånd kan anvisas till kommunen på motsvarande sätt som redan gäller för ensamkommande flyktingbarn. Kommunen har då uppdraget att erbjuda boende till de som anvisats till kommunen. Motsvarande gränsdragning som den föreslagna mellan utbildningsnämnden och socialnämnden finns redan idag mellan utbildningsnämnden och barn- och ungdomsnämnden eller för den delen kultur- och fritidsnämnden. Kommunledningskontoret gör bedömningen att fördelarna uppväger nackdelarna med den föreslagna förändringen. Förslag till ändrade reglementen enligt ovan för utbildningsnämnden och socialnämnden bifogas. Förslag till reglemente för kommunstyrelsen hanteras i eget ärende. Kommunledningskontorets förslag bör remitteras för yttrande till utbildningsnämnden och socialnämnden samt expedieras till samtliga nämnder och bolag för kännedom. Arbetsutskottets beslut: Kommunledningskontorets förslag remitteras till utbildningsnämnden och socialnämnden för yttrande. Exp: Samtliga nämnder och bolag. Justerandes sign Justerandes sign Justerandes sign Utdragsbestyrkande

30 Ärende 4 Finansriktlinjer för Alingsås kommun

31 Datum: Kommunstyrelsen Handläggare: Simon Lindau Direktnr: Beteckning: KS Finansriktlinjer för Alingsås kommun Ärendebeskrivning I nuläget finns det fyra dokument som beskriver finanshanteringen inom Alingsås kommun: Riktlinjer för pensionsmedelsplacering, daterad 28 september 2005, Finanspolicy, daterad 23 februari 2005, Riktlinjer vid överlikviditet, daterad 28 november 2012 samt Riktlinjer för kommunal borgen, daterad 27 februari Den 13 april 2015 beslutade kommunstyrelsen att godkänna revisionsrapport, Granskning av finanshanteringen. Granskningen gjordes av EY. Med bakgrund av EYs granskning av finanshanteringen inom Alingsås kommun har kommunledningskontoret tagit fram förslag till uppdatering av de finansiella riktlinjerna för Alingsås kommun. Se bilaga Finansriktlinjer Alingsås kommunkoncern. Kommunstyrelsen fattade den 11 april 2016, 83 beslut om att kommunledningskontoret får i uppdrag att i samband med beslutad utredning kring en samlad fastighetskoncern ta fram förslag till nya ägardirektiv samt ny bolagsordning för de berörda bolagen. I samma beslut antogs nya ägardirektiv för AB Alingsåshem. Diskussionsunderlaget har varit på remiss hos de kommunala bolagen samt Alingsås och Vårgårda Räddningstjänstförbund, för remissvar se bilaga Sammanställning remissvar. Kommunledningskontoret har fört diskussioner med kommunstyrelsens arbetsutskott om de olika delarna i diskussionsunderlaget till nya Finansriktlinjer för Alingsås kommunkoncern. Kommunstyrelsens arbetsutskott har blivit informerade om remissvaren och kommunens pensionsåtaganden. Förvaltningens yttrande Grundförslaget till upprättade finansriktlinjer har skett med hjälp av Söderberg & Partners konsulter som fungerar som Alingsås kommuns finansiella rådgivare. Därefter har kommunstyrelsens arbetsutskott behandlat grundförslaget ( 27 januari

32 2016, 28, 6 april 2016, 77) samt haft dialogmöte den 27 april 2016 avseende kommunens pensionsskuld. Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutade den 27 januari 2016, 28, att de upprättade Finansriktlinjer för Alingsås kommunkoncern skulle godkännas som ett diskussionsunderlag och skickas på remiss till de kommunala bolagen samt Alingsås och Vårgårda Räddningstjänstförbund. Kommunledningskontoret har beaktat inkomna remissvar och de diskussioner som har förts med kommunstyrelsens arbetsutskott i bilagt förslag till riktlinjer. Europarådets utvecklingsbank (CEB) har lagts till under 6.3 i enlighet med Alingsåshems remissyttrande. Finansriktlinjerna skall utgöra ett ramverk från kommunfullmäktige i syfte att ange övergripande målsättningar, ansvarsfördelning och principer för finansverksamheten inom kommunkoncernen. Kommunstyrelsen har det övergripande ansvaret för att tillse att det finns en god finanshantering. Finansriktlinjerna omfattar hela Alingsås kommunkoncern med avgränsningen att de kommunala bolagen ska fastställa riktlinjer som i tillämpliga delar baseras på denna. Respektive styrelse har ett självständigt ansvar för bolagets finansiella verksamheter och risker. Riktlinjerna skall ses över årligen och uppdateras med hänsyn till aktuella förhållanden inom kommunen samt till utvecklingen på de finansiella marknaderna. Syftet med de finansiella riktlinjerna är att ange hur de finansiella risker som kommunen är exponerad för ska hanteras, ange mål och riktlinjer för hur finansverksamheten i kommunen skall bedrivas, ange ansvarsfördelning samt ange hur rapportering, uppföljning och kontroll skall ske. Finansriktlinjerna omfattar upplåning, utlåning, borgen, likviditetshantering, placeringar, finansiell riskhantering, rapportering och uppföljning, organisation samt beslutanderätt. De övergripande målen för finansverksamheten inom Alingsås kommun är att säkerställa betalningsförmågan och trygga tillgången på kapital samt tillgodose behovet av finansiering av långsiktiga investeringar. En skillnad med nuvarande riktlinjer och policy jämfört med tidigare är att allt som rör finanshanteringen i Alingsås kommun nu finns samlat i ett dokument. Organisation och ansvarsfördelningen har förtydligats och utvecklats jämfört med tidigare riktlinjer. Finansiella risker och riskhantering har förtydligats och utvecklats och innefattar nu de olika riskerna som Alingsås kommun är utsatt för. Tillåtna tillgångsslag och placeringslimiter för överlikviditet samt pensionsfonden har reviderats utifrån förändrade marknadsförutsättningar. Förslaget innebär att Alingsås kommun har möjlighet till något högre risk med sina placeringar, dock är det totala risktagandet fortfarande lågt. Ansvarsfulla placeringar är i förslaget till uppdaterade riktlinjer mer omfattande och innefattar att Alingsås kommuns aktieplaceringar ska vara fossilfria senast år 2018.

33 Alingsås kommun skall även underrätta sin placeringsrådgivare att hållbara och fossilfria investeringar är en viktig fråga för Alingsås kommun. De finansiella riktlinjerna fastställer att kommunal borgen även i fortsättningen ska tillämpas restriktivt. Dessutom ska det allmännyttiga bostadsbolaget, successivt vid låneomskrivning avveckla kommunens borgensåtagande, så att åtagandena helt upphört till år Detta i enlighet med AB Alingsåshems ägardirektiv, som beslutades av kommunstyrelsen den 11 april 2016, 83. Alingsåshem AB har en låneskuld på ca 1,3 miljarder i nuläget, som Alingsås kommun står som borgenär för. Det motsvarar ca 48% av kommunens totala borgensåtagande, som uppgår till ca 2,7 miljarder. Syftet att övergå från kommunal borgen till pantförskrivning är i huvudsak kopplat till kommunens behov att finansiera de stora infrastrukturella investeringarna kommande år genom upptagande av lån, såsom A+/E20, fastställda i Tillväxtprogrammet , KF 179. Kommunens finansiella risker och kreditmöjligheter kommer att försämras av en allt för hög nivå borgensåtaganden. Alingsås kommuns nivå borgensåtagande totalt sett i regionen relativt högt, vilket kan ses som en finansiell risk och därmed begränsa alternativt ge sämre villkor på kreditmarknaden. AB Alingsåshem har lyft fram 10-åriga investeringsplaner kopplat till ett finansieringsbehov på ca 2 miljarder. Befintligt kvarvarande låneutrymme hos Kommuninvest är ca 0,9 miljarder. Genom pantförskrivning synliggörs bolagets finansiella marknadsvärde och därmed säkerställs även lagens krav på affärsmässighet mellan ägare dess allmännyttiga bolag. Borgensavgiften skall vara marknadsmässig och fastställas i samband med varje upplåning. Finansriktlinjerna omfattar även kommunens pensionsfond och därmed indirekt hur kommunens ska finansiera sin totala pensionsskuld som uppgår till drygt 1 miljard, varav 0,9 miljarder återfinns i en ansvarsförbindelse utanför balansräkningen. Kommunens pensionsfond skapades i syfte att säkerställa de likvida utbetalningarna avseende pensionerna. Fonden följer inte nuvarande redovisningslag och kritiseras årligen av kommunens revision. Förslag till ny redovisningslag, SOU 2016:24, föreslår en stor förändring vad gäller redovisning av kommunernas pensionsskuld, från nuvarande blandmodell till fullfondsmodell. Konkret skulle förändringen innebära att pensionsskulden på 0,9 miljarder lyfts in i balansräkningen och därmed minskas kommunens egna kapital med motsvarande belopp. Förändringen föreslås gälla från och med 1 januari Kommunledningskontoret föreslår därav att upplösning av kommunens pensionsfond sker i samband med att den ny kommunal redovisningslag börjar gälla. Samtidigt bör frågan hur kommunen ska säkerställa kommande års pensionsutbetalningar lyftas, i synnerhet om stora infrastrukturella investeringar medför negativa kassaflöden i kommunen. Alingsås kommunkoncern står inför stora investeringsbeslut de kommande åren, samtidigt som de demografiska utmaningarna ökar och förändrad lagstiftning forcerar fram en fastställd hantering av kommunens pensionsskuld. Förslag till Finansriktlinjer bör läsas som inriktningsbeslut om hur kommunkoncernen ska finansiera både investeringar men också säkerställa pensioner utan att kommunens kärnverksamhet påverkas.

34 Förslag till beslut i kommunstyrelsens arbetsutskott Alingsås kommuns aktieplaceringar ska vara fossilfria senast Alingsåshem ska vid låneomskrivning övergå från borgensåtagande till pantförskrivning. Övergången ska vara helt verkställd senast Upplösning av kommunens pensionsfond sker i samband med eventuellt antagande av ny redovisningslag 2018, beaktande av beslut i enlighet med Tillväxtprogrammets investeringar. Förslag till beslut i kommunstyrelsen och i kommunfullmäktige Upprättade Finansriktlinjer för Alingsås kommunkoncern godkänns. Exp: Kommunledningskontoret Susanne Wirdemo Ekonomichef Simon Lindau Finansekonom Godkänd av: Susanne Wirdemo Titel: Datum:

35 Finansriktlinjer för Alingsås kommunkoncern Antagen av kommunfullmäktige xx

36

37 1 Inledning Bakgrund Omfattningen av de finansiella riktlinjerna Syfte med de finansiella riktlinjerna Målsättningar med finansverksamheten Uppdatering av riktlinjerna Organisation Ansvarsfördelning Kommunfullmäktige Kommunstyrelsen Kommunstyrelsens arbetsutskott Ekonomichefen Redovisningschefen Likviditetshantering Allmänt Likviditetsplanering Koncernkonto Likviditetsreserv Placeringar Allmänt Riktlinjer överskottslikviditet Tillåtna instrument Direkt i svenska räntebärande värdepapper Värdepappersfonder Hedgefonder och alternativa tillgångar med låg risk Pensionsmedel Det övergripande förvaltningsmålet Riskbegränsning Placeringsregler Limiter för tillgångsslagen Likvida medel Räntebärande värdepapper Aktier och aktierelaterade instrument Alternativa tillgångar Beräkning av portföljvärde och limiter samt över- eller underskridande av limiter Extern förvaltare Förvar Derivatinstrument Belåning... 11

38 5.14 Ansvarsfulla placeringar Uppföljning och rapportering Upplåning Allmänt Riktlinjer Upplåningsformer Kommunal borgen till helägda bolag och övriga Allmänt Kommunens avgifter vid borgen och utlåning till helägda bolag Finansieringsrisk Allmänt Riktlinjer Ränterisker Allmänt Riktlinjer Derivatinstrument Allmänt Riktlinjer Valutarisker Allmänt Riktlinjer Operativa risker Allmänt Riktlinjer Rapportering Incidentrapportering Månadsrapportering Rapportering från helägda bolag och förvaltningar till ekonomiavdelningen Ordlista... 23

39 1 Inledning För att kunna säkerställa och effektivisera koncernens finansiella verksamhet måste arbetet bedrivas efter genomtänkta strategier och riktlinjer samt under kontrollerade former. Med kommunkoncernen avses i denna riktlinje Alingsås kommun och dess helägda bolag. Fortsättningsvis benämns hanteringen av kommunkoncernens finansiering för finansverksamheten. Förutom finansverksamheten behandlas även pensionsmedelsförvaltningen och borgensriktlinjer. 1.1 Bakgrund De finansiella riktlinjerna skall utgöra ett ramverk från kommunfullmäktige i syfte att ange övergripande målsättningar, ansvarsfördelning och principer för finansverksamheten inom kommunkoncernen. De finansiella riktlinjerna omfattar Alingsås kommun. De kommunala bolagen ska fastställa riktlinjer som i tillämpliga delar baseras på denna. Respektive styrelse har ett självständigt ansvar för bolagets finansiella verksamheter och risker. 1.2 Omfattningen av de finansiella riktlinjerna De finansiella riktlinjerna fastställs genom beslut av kommunfullmäktige. De finansiella riktlinjerna omfattar den finansverksamhet som bedrivs inom Alingsås kommun. Med finansverksamheten avses upplåning, utlåning, borgen, likviditetshantering, medelsplaceringar och finansiell riskhantering. För att hantera kommunens ekonomi effektivt, skall kommunen på det sätt och inom de ramar som kommunfullmäktige beslutar, samordna de finansiella frågorna för kommunkoncernen. I kommunkoncernen inbegrips i detta sammanhang förutom den egna kommunala verksamheten, kommunens helägda företag. Riktlinjerna består av tre huvudsakliga delar där den första är inriktad på kommunens tillgångshantering (likviditet samt pensionsmedel), den andra på kommunens skuldhantering och den tredje på rapportering och uppföljning Bolag Respektive styrelse i bolag som omfattas av dessa riktlinjer ska ansvara för att: Riktlinjerna tillämpas och efterlevs. Utifrån bolagets budget och prognos skall bolaget årligen, i samråd med kommunen, föreslå ram för kontokredit. Vid behov fastställa finanspolicy för bolaget inom ramen för Alingsås kommuns finansriktlinjer. 1.3 Syfte med de finansiella riktlinjerna Syftet med de finansiella riktlinjerna är att: a) ange hur de finansiella risker som kommunen är exponerad för ska hanteras b) ange mål och riktlinjer för hur finansverksamheten i kommunen skall bedrivas c) ange ansvarsfördelning d) ange hur rapportering, uppföljning och kontroll skall ske. Ett väl definierat regelverk är även ett styrinstrument och ett hjälpmedel för de personer som arbetar med medelsförvaltning. Genom att ansvar, befogenheter, regler och risknivåer definieras och klarläggs, skapas förutsättningar för ett snabbt och korrekt beslutsfattande. 1.4 Målsättningar med finansverksamheten De övergripande målsättningarna för finansverksamheten inom kommunen är att medverka till god ekonomisk hushållning genom att: 1

40 a) säkerställa betalningsförmågan och trygga tillgången på kapital, samt tillgodose behovet av finansiering av långsiktiga investeringar b) till acceptabel risk eftersträva bästa möjliga finansnetto utifrån de finansiella riktlinjerna c) inom kommunkoncernen utnyttja stordriftsfördelar och effektivisera finansiering, kapitalflöden, likviditetshantering, betalningsrutiner och övriga finansiella tjänster d) hantera så stora delar av pensionsskulden som möjligt e) agera utifrån ett långsiktigt hållbart perspektiv. Finansverksamheten ska bedrivas på ett betryggande sätt och i enlighet med området gällande lagstiftning samt EU-rättsliga principer. Verksamheten ska kännetecknas av hög kompetens, affärsmässighet och effektiva beslutsprocesser. 1.5 Uppdatering av riktlinjerna Riktlinjerna skall ses över årligen och uppdateras med hänsyn till aktuella förhållanden inom kommunen samt till utvecklingen på de finansiella marknaderna. 1.6 Organisation KF Riktlinjer/Uppföljning KF KS Uppföljning/avstämning KS KSAU Kontroll/styrning KSAU Ek.avd Front Office Back Office 2

41 Finansverksamheten inom ekonomiavdelningen är organiserad i två från varandra avskilda funktioner: 1. Front office, representerad av ekonomichefen, genomför finansverksamheten och hanterar samtliga finansiella risker i Alingsås kommun. 2. Back office, representerad av redovisningschefen, administrerar finansverksamheten. Funktionen avvikelserapporterar direkt till kommunstyrelsen. 3

42 2 Ansvarsfördelning Finansförvaltningen ställer krav på korta handläggningstider och därigenom uppstår behov av väl definierade delegationsuppdrag. Det operativa ansvaret för finansverksamheten inom kommunen fördelas enligt följande: 2.1 Kommunfullmäktige a) besluta om övergripande finansiella riktlinjer för kommunen b) besluta om ramar för upp-och utlåning samt övriga finansiella mål. 2.2 Kommunstyrelsen Kommunstyrelsen har det övergripande ansvaret för att tillse att det finns en god finanshantering. a) besluta om tillfälliga och mindre omfattande avsteg från finansiella riktlinjer om särskilda skäl föreligger och rapportera detta vid nästa rapporteringstillfälle till kommunfullmäktige b) besluta om hur risker som inte omfattas av riktlinjerna tillfälligtvis ska hanteras. 2.3 Kommunstyrelsens arbetsutskott a) delges helägda bolags finansiella riktlinjer b) vid behov besluta om nya derivatinstrument. 2.4 Ekonomichefen a) säkerställa kommunens kapitalförsörjning b) bevaka och hantera kommunens finansiella risker c) bereda ärenden inom det finansiella området d) inom ramen för kommunstyrelsens delegation besluta om och genomföra upplåning, leasing, utlåning, placeringar, derivat och verkställa övriga för kommunen erforderliga finansiella transaktioner e) vid behov föreslå uppdatering av finansiella riktlinjer f) säkerställa att alla finansiella aktiviteter inom kommunen bedrivs med god intern kontroll g) rapportera till kommunstyrelsen enligt anvisningar för uppföljning h) leda ekonomiavdelningen och tillse att systemstöd, processer, rutiner och kompetens finns så att de finansiella riktlinjerna kan följas i) avge skriftligt utlåtande för extern utlåning och borgensteckning j) besluta om storleken på in- och utlåningsmarginal i anslutning till in- och utlåning till helägda bolag via koncernkontot. 2.5 Redovisningschefen a) utarbeta arbetsprocesser, rutiner och instruktioner för att upprätthålla god intern kontroll för finansverksamhetens back office i kommunen b) administrera, redovisa och kontrollera de av front office ingångna affärstransaktionerna c) omedelbart rapportera avvikelser från finansiella riktlinjer och andra felaktigheter eller incidenter till kommunstyrelsen. 4

43 3 Likviditetshantering 3.1 Allmänt Med likviditetshantering avses matchningen av in- och utbetalningar samt hantering av kortfristiga låne- och placeringsbehov. Ekonomiavdelningen svarar för samordning, planering och förvaltning av kommunkoncernens hela likviditet. Likviditetshanteringen ska bedrivas med målet att samordna kapitalströmmarna i kommunkoncernen och att sänka räntekostnaderna genom effektiva betalningsrutiner och god likviditetsplanering. 3.2 Likviditetsplanering Kommunens likviditetsbehov ska sammanställas av ekonomiavdelningen. Likviditetsplaneringen ska ligga till grund för bedömning av betalningsberedskapen på kort (< 12 mån) och lång sikt (1 3 år) samt utgöra underlag för beslut om upplåning och placering av likvida medel. 3.3 Koncernkonto Inom kommunkoncernen ska det finnas ett koncernkontosystem för samordning av betalningsflöden. 3.4 Likviditetsreserv Med likviditetsreserv avses medel som kan användas för att säkra kommunens kortsiktiga betalningsförmåga. En likviditetsreserv ska hållas i syfte att hantera likviditetssvängningar och för att kunna möta störningar på finansieringsmarknaden. I likviditetsreserven räknas in obundna bankmedel, marknadsvärdet på placeringar som kan frigöras på två bankdagar, outnyttjade kreditlöften och framtida positiva netto av kassaflöden. Likviditetsreservens storlek specificeras i kapitel 8 Finansieringsrisk. 5

44 4 Placeringar 4.1 Allmänt Med placeringar avses externa placeringar vilka delas upp i två delar beroende på placeringshorisont och möjlighet att bära risk. 1. Överskottslikviditet ska i första hand användas för att upprätthålla likviditetsreserven och i andra hand om möjligt, för att reducera lånebehovet i kommun och i tredje hand placeras enligt riktlinjerna nedan. 2. Pensionsmedel, vilka regleras under kapitel 5, har en placeringshorisont som är betydligt längre och bör anpassas efter pensionsskulden. Dessa medel ska avskiljas från överskottslikviditeten. 4.2 Riktlinjer överskottslikviditet Följande riktlinjer gäller vid placeringar av överskottslikviditet. a) placeringarnas löptider och risktagande ska anpassas till vilken placeringshorisont som gäller i förhållande till framtida betalningar (matchningsprincipen) b) huvudregeln är att placeringarna ska spridas på olika motparter. Undantag medges för placering i skuldebrev utgivna av svenska staten (ingen beloppsbegränsning) samt för koncernkontot där maximal inlåning bör uppgå till 100 miljoner kronor. c) placeringarnas sammanlagda genomsnittliga löptid får ej överstiga 1 år d) förvärv och avyttring av värdepapper i svenska kronor ska ske genom bank eller värdepappersinstitut som står under Finansinspektionens tillsyn eller motsvarande tillsyn i annat land e) placering i noterade skuldförbindelser får endast ske i värdepapper med hög likviditet där officiell köpkurs fortlöpande ställs. 4.3 Tillåtna instrument Överskottslikviditet får placeras i följande instrument med maximal löptid om 5 år. a) direkt i svenska räntebärande värdepapper som är offentligt utbjudna och som löpande prissätts b) värdepappersfonder c) räntebärande konto i bank med god kreditvärdighet (lägst rating A-/A3). d) hedgefonder och alternativa tillgångar med låg risk Direkt i svenska räntebärande värdepapper Vid placering i räntebärande värdepapper gäller nedanstående limiter. Procenttalen i tabellen nedan avser andelar av överlikviditetens marknadsvärde samt maxandel per emittentkategori. Mängden kreditrisk som får tas beror på hur lång löptid underliggande instrument har samt hur stor del instrumentet utgör av överlikviditeten. Värden inom parentes avser en kortfristig ratingskala som används på räntebärande värdepapper med en löptid under ett år. 6

45 I första hand ska värdepapprets rating användas och om det inte finns, används emittentens rating. Om löptiden på ett instrument är kortare än 1 år får kortfristig rating användas. Kortfristig rating översätts till lägsta motsvarande långa rating i tabellen ovan. Räntebärande värdepapper utan rating, men med statliga garantier, faller under kategori C. Kommuner och landsting utan rating hamnar också i denna kategori. Ovanstående gäller rating enligt Standard & Poor s eller Moody s. Om låntagaren har rating från både Standard & Poor s och Moody s, krävs att minst en av dem ligger på angiven nivå. Placering i värdepapper emitterade av Alingsås kommun eller närstående bolag är inte tillåtet Värdepappersfonder Vid placering i värdepappersfonder skall värdepappersfonderna vara registrerade hos Finansinspektionen eller motsvarande organ inom EU bestående av räntebärande värdepapper med god kreditvärdighet och riskspridning. Fondens värde ska kunna gå att följa kontinuerligt samt realiseras med kort varsel samtidigt som den genomsnittliga kreditvärdigheten ska vara tillfredsställande Hedgefonder och alternativa tillgångar med låg risk Genom att investera i tillgångar som uppvisar låg korrelation med den befintliga portföljen kan den totala risken reduceras och avkastningen höjas. Exempel på sådana tillgångar kan vara valutor, råvaror, realtillgångar, strukturerade produkter och hedgefonder. Dessa investeringar bör vidare ske i former med en kontinuerlig värdering samt betryggande likviditet. Maximal tillåten årlig standardavvikelse för respektive innehav är 6 % och vid flera placeringar ska en så hög nivå som möjligt av diversifiering mellan olika strategier och exponering eftersträvas. 7

46 5 Pensionsmedel Kommunen har genom särskilt beslut avskilt medel för långsiktig pensionsmedelsförvaltning för att minska likviditetsmässiga påfrestningar som primärt kommer av kommunens pensionsåtagande redovisat som en ansvarsförbindelse. Syftet med placeringarna är att generera en långsiktigt god riskjusterad avkastning och matcha pensionsskulden. 5.1 Det övergripande förvaltningsmålet Målet med de avsatta medlen är att möta pensionsutbetalningarna hänförliga till ansvarsförbindelsen som överstiger realt 30 miljoner kronor inklusive löneskatt och åstadkomma en årlig real avkastning motsvarande 1,5% sett över rullande femårs-perioder. 5.2 Riskbegränsning Den övergripande risken är att de förvaltade medlen inte ska räcka till för att uppnå förvaltningsmålet. Vid en helt riskfri förvaltning placeras alla medel i tillgångar som perfekt matchar de pensionsutbetalningar som pensionsåtagandet omfattar. Genom att hålla en varierande andel riskfyllda tillgångar, exempelvis aktier, kan däremot den förväntade avkastningen ökas betydligt. Det riskmått kommunens portfölj främst ska mäta sig mot är att en given procentandel av det övergripande förvaltningsmålet alltid ska kunna garanteras, vilket kan karakteriseras som kommunens säkerhetsgolv. Detta säkerhetsgolv kan justeras uppåt över tiden, men är initialt satt till 90%. 5.3 Placeringsregler Reglerna anger i vilka tillgångar och med vilka limiter medlen får placeras. Samtliga i riktlinjerna givna restriktioner hänför sig till tillgångarnas marknadsvärde, dvs. deras värdering till vid varje tillfälle rådande pris-, kurs- och räntenivåer. En detaljerad beskrivning över tillåtna tillgångsslag återfinns längre fram i riktlinjerna. Portföljens medel får placeras i följande tillgångsslag: a) Likvida medel i svenska kronor. b) Räntebärande värdepapper. c) Svenska aktier, aktiefonder och aktierelaterade instrument. d) Utländska aktiefonder och aktierelaterade instrument. e) Alternativa tillgångar. Med aktierelaterade instrument avses strukturerade produkter som aktieindexobligationer och andra typer av instrument för att nå aktieindexexponering som inte står i strid med övriga begränsningar i riktlinjerna. 5.4 Limiter för tillgångsslagen Procenttalen i nedanstående tabell anger lägsta och högsta andel som respektive tillgångsslag vid varje tidpunkt får utgöra av portföljens totala marknadsvärde. TILLGÅNGSSLAG MIN MAX 1. Likvida medel 0% 20% 2. Räntebärande värdepapper Duration (år) 60% 0 85% 5 3. Svenska aktier och aktierelaterade instrument 5% 20% 4. Utländska aktiefonder och aktierelaterade instrument 10% 20% 5. Alternativa tillgångar 0% 10% 8

47 5.5 Likvida medel Likvida medel ska vara i svenska kronor och definieras som medel på bankräkning, depåkonto samt dagsinlåning. Övrig tidsbunden inlåning hänförs till räntebärande värdepapper vid beräkning av tillgångsslagens andelar. 5.6 Räntebärande värdepapper Portföljens medel, vad det gäller räntebärande papper, får placeras i: a) Värdepappersfonder registrerade hos Finansinspektionen eller motsvarande organ inom EU bestående av räntebärande värdepapper med god kreditvärdighet och riskspridning. Fondens värde ska kunna gå att följa kontinuerligt samt realiseras med kort varsel samtidigt som den genomsnittliga kreditvärdigheten ska vara tillfredsställande med huvuddelen exponerat mot mer kreditvärdiga papper. b) Direkt i svenska räntebärande värdepapper som är offentligt utbjudna och som löpande prissätts. Vid placering i räntebärande värdepapper gäller nedanstående limiter. Procenttalen i tabellen nedan avser andelar av portföljens marknadsvärde samt maxandel per emittentkategori. Mängden kreditrisk som får tas beror på hur lång löptid underliggande instrument har samt hur stor del instrumentet utgör av förvaltningen. Värden inom parentes avser en kortfristig ratingskala som används på räntebärande värdepapper med en löptid under ett år. I första hand ska värdepapprets rating användas och om det inte finns, används emittentens rating. Om löptiden på ett instrument är kortare än 1 år får kortfristig rating användas. Kortfristig rating översätts till lägsta motsvarande långa rating i tabellen ovan. Översättningstabell återfinns under avsnittet definitioner. Räntebärande värdepapper utan rating, men med statliga garantier faller under kategori 3. Kommuner och landsting utan rating hamnar också i denna kategori. Ovanstående gäller rating enligt Standard & Poor s eller Moody s. Om låntagaren har rating från både Standard & Poor s och Moody s, krävs att minst en av dem ligger på angiven nivå. Placering i värdepapper emitterade av kommunen eller närstående bolag är inte tillåtet. 9