En handledning om jäv och egna bankärenden inom Swedbanks svenska verksamhet

Transkript

1 1 En handledning om jäv och egna bankärenden inom Swedbanks svenska verksamhet

2 Inledning och syfte Swedbank är beroende av omvärldens och våra kunders förtroende. Allmänheten förväntar sig att Swedbank och vi som medarbetare uppträder professionellt och följer gällande lagar, föreskrifter och regler. För att Swedbank ska kunna åtnjuta ett högt förtroende är det viktigt att vi som medarbetare inte agerar på ett sätt som gör att Swedbanks trovärdighet kan ifrågasättas. Få saker påverkar förtroendet mer än det intryck vi som medarbetare lämnar. Den här handledningen gäller som en intern regel och har sin grund i Swedbanks uppförandekod ( Code of Conduct ) och Intressekonfliktspolicy ( Conflict of Interest Policy ). En intressekonflikt uppstår när två intressen står mot varandra. Det kan t.ex. vara att någon med anknytning till banken kan erhålla en ekonomisk vinst eller undvika en ekonomisk förlust på kundens bekostnad eller att en medarbetare får information om ett ärende som medarbetaren har en personlig koppling till och därefter handlar utifrån det. Swedbanks interna regler kräver att du som medarbetare inte deltar i hanteringen av ärenden där du eller någon nära anhörig har ett intresse som kan stå i konflikt med Swedbanks intressen. Den här handledningen ska tillämpas av alla enheter och bolag inom Swedbankkoncernen som verkar i Sverige. Handledningen utgör en del av det grundläggande etikregelverket inom Swedbankkoncernens svenska verksamhet. Det betyder att det kan finnas ytterligare, mer specifika, regler som gäller för just din enhet/bolag. Som anställd har du ett ansvar att även känna till dessa i den mån de gäller dig. Syftet med handledningen är att du som medarbetare och företrädare för Swedbank ska få vägledning i ditt handlande. Du kan alltid vända dig till din närmaste chef eller din närmaste Compliancefunktion för att få råd och stöd kring hur du ska agera i en situation. 2

3 Trafikljus För att ge en bild av hur du som anställd bör agera i olika situationer som kan uppkomma används en så kallad etisk trafikljusmodell. Rött Oacceptabelt Liknande handlande är aldrig tillåtet i enlighet med interna eller externa regler. Att agera på ett sådant sätt kan leda till arbetsrättsliga konsekvenser. Gult Acceptabelt under vissa förutsättningar Liknande handlande kan accepteras i vissa situationer beroende på omständigheterna i det enskilda fallet. Det bästa sättet att avgöra vad som är acceptabelt eller inte är att diskutera med din chef, dina kollegor eller din närmaste Compliancefunktion. Grönt Acceptabelt Liknande handlande är i normala fall tillåtet. I det följande ges några exempel på olika situationer och vad utfallet blir när man tillämpar det etiska trafikljuset. 4 5

4 Jäv Om en medarbetare är partisk i förhållande till det arbete som utförs till exempel på grund av en personlig relation eller en ekonomisk koppling till en kund, en leverantör eller en kollega kan en intressekonflikt uppstå. Du som medarbetare får aldrig handlägga ett ärende där det skulle kunna ifrågasättas om du är opartisk eller att du inte hanterar ärendet på ett professionellt sätt. Det kan röra sig om ett kundärende som du hanterar för Swedbanks räkning trots att du är släkt eller nära vän med kunden eller någon annan situation där du kan tänkas ha ett direkt eller indirekt personligt intresse i ärendet. Om du som medarbetare vet eller tror dig veta att du har ett eget intresse i ett ärende som påverkar eller av andra kan misstänkas påverka handläggningen ska du alltid lämna över det till en kollega. Du ska lämna över ärendet oavsett om du själv tycker att misstanken om jäv är befogad eller inte. En mycket duktig företagsrådgivare vill gärna hjälpa sin systerson som är egen företagare. Systersonens företag är i en bransch som företagsrådgivaren är speciellt nischad inom och ingen annan på kontoret är lika specialiserad inom detta område. Kommentar: I denna situation finns det en intressekonflikt mellan rådgivarens lojalitet mot Swedbank och Swedbanks intressen samt rådgivarens lojalitet mot sin systerson. Det är därför olämpligt att rådgivaren handlägger företagets bankärenden. Även om företagsrådgivaren agerar professionellt och är den som är bäst lämpad för just detta uppdrag uppstår det en jävsituation. En privatrådgivare på en liten ort känner sig osäker på om även hans syster får vara kund på det lokala bankkontoret. Han har nämligen alldeles nyligen läst om att det finns regler för jäv och intressekonflikter. På orten finns bara två banker. Kommentar: Normalt är det inget problem att en medarbetares syster eller annan släkting är kund på kontoret så länge medarbetaren inte handlägger den personens ärende. En medarbetare ska alltid lämna över ärenden som i det här exemplet till en kollega. En medarbetare inleder avtalsdiskussioner om diskretionär portföljförvaltning med en kund. Den som representerar kunden visar sig vara en nära släkting till medarbetaren. Kommentar: Situationen beskriver en jävssituation där det uppstår en intressekonflikt mellan medarbetaren och bolaget. Ärendet ska lämnas över till en kollega. En chef vill köpa in kontorsmateriel från ett bolag som både drivs och ägs av en nära anhörig till henne. Bolaget är klart bäst på dessa produkter på den lokala marknaden. Kommentar: Även om chefen tycker sig klara av att upprätthålla sin yrkesmässighet och agera opartiskt kan det av andra misstänkas att chefen i detta exempel har ett eget intresse i ärendet. Därför ska ärendet lämnas över till en kollega. 6 7

5 Egna bankärenden En medarbetare får inte handlägga sina egna bankärenden och transaktioner med banken. Det gäller t.ex. uttag från eget konto i kassan eller att titta på ett konto som medarbetaren har dispositionsrätt för via SYNK. Det är inte heller tillåtet att bevilja sig själv övertrasseringsrätt eller amorteringsanstånd. Medarbetaren ska utföra sina bankärenden via samma kanaler som övriga kunder använder, d.v.s. via Telefonbanken, Internetbanken eller en handläggare på ett kontor. En medarbetare jobbar som inhoppare i kassan under lunchtid. När det är lite mindre kunder på kontoret kommer medarbetaren på att hon hade glömt att föra över pengar till sin bror. Kommentar: Så länge medarbetaren är inloggad i bankens system får hon inte göra detta. Hon ska använda sig av samma kanaler som övriga kunder använder. En aktiemäklare ber en kollega vid samma aktiebord att lägga en köporder på 150 ERIC B för dennes räkning. Kommentar: En aktiemäklare inom Swedbank får inte genomföra någon typ av värdepappersaffär via det aktiebord mäklaren själv arbetar vid. Hantering av egna bankärenden såsom värdepappersaffärer ska göras via samma kanaler som övriga kunder använder, t.ex. Internetbanken, Telefonbanken eller Affärscenter Aktiehandel. En medarbetare går under sin lunchrast in på internetbanken, via den externa webbsidan, för att kontrollera sitt saldo. 8 9

6 Vad innebär reglerna om jäv och egna bankärenden för dig som medarbetare? Sammanfattningsvis innebär reglerna följande för dig som medarbetare: Om du som medarbetare vet med dig att du har ett eget intresse i ett ärende som påverkar eller att någon annan kan misstänka att det påverkar utförandet av ärendet ska du lämna över det till en kollega. Det gäller oavsett om du själv anser att misstanken är befogad eller inte. Du ska hantera dina egna bankärenden genom samma kanaler som kunderna använder sig av. Grunden för hur vi som medarbetare förväntas agera sätts av Swedbanks uppförandekod ( Code of Conduct ) och Intressekonfliktspolicy ( Conflict of Interest Policy ). I dessa interna regler klargörs vilka förväntningar som Swedbank ställer på dig när det gäller personligt omdöme. Det kan även finnas ytterligare interna regler inom de olika affärsområdena och dotterbolagen som du som medarbetare behöver känna till för att utföra dina arbetsuppgifter. Vid frågor bör du i första hand vända dig till din chef eller din lokala Compliancefunktion för råd och stöd. 10

7 12