Den interaktiva mötessekreteraren: Stödsystem för informationsbehandling

Transkript

1 Den interaktiva mötessekreteraren: Stödsystem för informationsbehandling Mikael Aasa Institutionen för informatik Umeå universitet vid möten och konferenser Johan Granström Institutionen för informatik Umeå universitet ALLMÄNT Den interaktiva mötessekretararen (DIM) är ett stödsystem för behandling och bearbetning av den information som uppkommer under möten och konferenser. Uppgiften för DIM är att automatiskt sammanställa en relevant sammanfattning av informationen. Kärnan i DIM är en nyutvecklad algoritm för informationsbehandlingen. DIM stöder både text och ljudinformation. Rent fysiskt består DIM av en flyttbar låda om 30x40 centimeter som placeras i möteslokalen. Input kan tas emot genom yttre anslutna enheter såsom mikrofon, scanner, dator och elektronisk whiteboard. Alla anslutningar sker via den trådlösa bluetooth-tekniken. Eftersom bearbetningen är textbaserad, omvandlas all information i ett första skede till textsträngar. Dessa strängar bearbetas av en processor med hjälp av algoritmen och resultatet av bearbetningen sparas i en textfil. För output kopplas DIM till olika typer av yttre enheter för informationsöverföring, exempelvis en skrivare. DIM kan också kopplas mot nätverk lokalt eller Internet för överföring via e-post eller direkt till en dator. Nyckelord DIM, informationshantering, informationsbearbetning möten, ljud, input, output, bluetooth. INTRODUKTION Informationshantering är ett nyckelbegrepp inom dagens organisationer. Den kraftiga utbyggnaden av informationssystem i olika former innebär även, som namnet antyder, att informationsmängden ökar i allt snabbare takt. Den enorma mängden tillgänglig information gör det svårt att hitta rätt och framför allt relevant information. Redan idag finns det olika system för bl.a. elektronisk dokumenthantering, optisk lagring, m.m. Det som skiljer ut DIM i kategorin informationshanterare är dess förmåga att tolka och förstå mänsklig kommunikation (ljud) och med den höga grad av automatik som detta sker. Syfte DIM:s syfte är att hantera en del av problemet med informationshantering, nämligen kommunikationen mellan människor under formella möten. Med formella möten menar vi möten som är organiserade och strukturerade och där det finns behov av, eller är nödvändigt med, dokumentation. Det är således inte den informella dagliga "fikarumskontakten" som avses. Detta arbete utförs idag ofta av en mötessekreterare. En mötessekreterare utses bland de närvarande på mötet eller är en utomstående vars enda uppgift är att föra anteckningar. Vi anser att DIM dels har högre kapacitet, dels tillhandahåller ett mer utvecklat och nyanserat dokument än en människa i samma roll, och framför allt har DIM en objektivitet som ingen människa kan ha. DIM - översiktlig beskrivning Den centrala enheten är en oberoende enhet till vilken man ansluter olika yttre enheter för input och output. All överföring sker trådlöst via Bluetooth-teknik. Enheter för input kan vara en dator för allt som ska skrivas in i DIM (t.ex vanlig text, e-postlistor etc.) samt för filöverföring, en scanner för inläsning av bilder och text, samt en elektronisk whiteboard, på vilken man under mötet skriver anteckningar som sedan DIM omvandlar till text. Output kan vara en skrivare eller andra datorer, d.v.s. om någon mötesdeltagare vill ha sammanfattningen direkt överförd till sin laptop/handdator. Tekniken bygger på standardprotokoll för att vara kompatibel med befintliga system. Förutom möjligheter till uppkoppling mot det interna nätverket bör DIM ha möjlighet att koppla upp sig mot en speciell server som tillhandahåller möjligheter att lägga till fler språk, samt uppdateringar av programvaran. Utöver att kunna läsa in information via ljud, kan DIM också känna igen enskilda individers röster. Detta innebär att man i sammanfattningen som produceras kan se vem som sagt vad. För att detta ska fungera krävs att varje mötesdeltagare innan sitt första möte läser in en röstsignatur. Det räcker alltså med att detta sker en gång, med andra ord att varje deltagare behöver inte ge röstsignatur innan varje möte. I den fil som produceras framgår det tydligt 1

2 vem som har sagt vad. Mänsklig kommunikation är en komplex process och svår att utvärdera objektivt. Detta är nu möjligt tack vare DIM som inte tolkar informationen på det känslomässiga planet. Sammanfattningen sker helt automatiskt, vilket leder till ett effektivt tidsutnyttjande då mötesdeltagarna kan erhålla sammanställningen direkt efter mötets avslutande. Fördelarna i korthet: Automatiskt Objektivt Tidsbesparande Hög kapacitet Möjligheterna att erhålla sammanfattningen är många, dvs på papper, via e-post, via direktöverföring till dator osv. UTVECKLING Tanken med DIM är att den ska kunna användas i vilken organisation som helst som har behov av den. Prisnivån gör dock att det i första hand är större organisationer och konferenscentra som kommer att utgöra köparna. DIM kommer att vara en så kallad hyllprodukt och således inte utformad för en viss typ av organisation. Allroundkapaciteten ställer vissa krav på produkten då den måste kunna möta flera olika behov. Vår vision har varit att skapa en artefakt som är enkel att använda, som har en tilltalande formgivning och som uppfyller användarnas krav med avseende på informationens innehåll. Visionen är inte en färdig design eller en fullständig lösning, utan snarast en första organiserande princip som hjälper designern att strukturera sina försök att förstå situationen och att ta sig an uppgiften. (Löwgren & Stolterman, 1998) En grundläggande egenskap som DIM ska uppfylla är att verka men inte synas. Heidegger (1962) kallar denna egenskap för present-at-hand. Detta innebär att artefakten ska vara en del av den övriga bakgrunden. I det här fallet innebär det att DIM ska uppfattas lika naturligt som man uppfattar OH-projektor, whiteboard, stolar, bord, mm. i ett mötesrum. Prototyping För att kunna uppfylla vår vision i så stor utsträckning som möjligt så gäller det att använda en metod som utifrån förutsättningarna ger ett så bra resultat som möjligt. Det är svårt att ange någon specifik metodologi då dessa i regel är skrivna för specifika systemutvecklingssituationer mot en beställare. Vi har valt att tillverka ett antal prototyper för att kunna utvärdera designen. In engineering, mass production makes it imperative that the design has been tested thoroughly first. (Avison & Fitzgerald, 1995). Prototyping är en metod som kan användas om användarkraven är oklara, vilket är fallet för vår produkt. Prototyper kan ingå som ett inslag i System Development Life Cycle (SDLC). Generellt så indelas prototyper som ingående i en klass 2 metodologi där en av utgångspunkterna är just oklara användarkrav. Användarmedverkan Å andra sidan så innebär användandet av prototyper en hög grad av interaktion med de tilltänkta användarna, vilket pekar på användning av en klass 4 metodologi. En sådan metodologi lämpar sig för system med en hög grad av interaktion med användarna. ETHICS är en sådan formell metodologi som engagerar användarna i stor utsträckning. En utgångspunkt för ETHICS och andra så kallade mjuka metoder är att tekniska system måste fungera både ur tekniskt och socialt perpektiv. (Avison & Taylor, 1997) Ljungberg (2000) uttrycker samspelet i dess yttersta form: I think, that we cannot continue to talk and think about computer technology as something supporting human activities. The activities are immersed in computer technology. Detta stämmer bra överens med vår uppfattning att DIM ska verka men inte synas. Till viss del kan man säga att vi valt ett stort mått av användarmedverkan men snarare skulle vi vilja kalla det målgruppsmedverkan, då vi egentligen inte vet vilka som kommer att använda produkten (vi kan bara göra en kvalificerad gissning). Således är det inte möjligt att skräddarsy produkten för specifika önskemål. Prov och försök Ett viktigt inslag har varit att pröva prototyperna i verkliga situationer. Löwgren och Stolterman (1998) beskriver det som ett centralt inslag i designarbetet att samla information utifrån den situation där produkten eller systemet ska användas. Utan de tilltänkta användarnas medverkan vore det svårt, för att inte säga omöjligt, att hitta och åtgärda fel och brister i design och konstruktion. King och Allen (1996) menar att det är osannolikt att utveckla felfria system utan feedback från användarna och Norman (1999) anser att det är nödvändigt med studier i verklig miljö för att verkligen veta om användarna förstår produkten eller inte (se konventioner). Samtidigt är det vår uppfattning att vi som 2

3 designers måste våga utveckla våra egna idéer även om de inte alltid får ett positivt bemötande från användarna under utvecklingsfasen. Det kan exempelvis vara så att den teknik vi tror på är så pass ny att den kräver en viss acceptanstid för att bli uppskattad. Detta tycker vi är ett problem under designfasen då det är lätt och bli alltför påverkad av användarnas åsikter för att våga pröva någonting nytt. Ljungberg (2000) betonar design som ett verktyg för förändring och påverkan. Att göra tvärtemot användarnas uppfattning kanske ibland kan vara ett sätt att chockera omgivningen. Detta är förstås förenat med stora risker, inte minst ekonomiska, så det krävs mod för att våga förändra och vara annorlunda. ANVÄNDNING Problemsituation Eftersom det i många företag och organisationer är väldigt viktigt med samarbete och diskussioner så förekommer många möten och sammanträden. Även konferenser är förekommande inslag i arbetet. I och med att dessa tar upp väldigt mycket tid, inte bara i och med själva sammankomsten utan även med föroch efterarbete, vill man naturligtvis tjäna tid där det är möjligt. Själva mötets eller sammanträdets gång kan inte bantas ned med hjälp av teknologi eftersom det handlar om mänsklig kommunikation. Men föroch efterarbete skulle kunna effektiviseras i och med automatisering av vissa procedurer och genom stöd för andra. DIM är en lösning som effektiviserar båda dessa delar. Målgrupp och användningsområde DIM är ett brett system i och med att det inte är inriktat på en viss typ av möten eller konferenser, utan ger stöd för allmän informationshantering i föroch efterarbetet. Målgruppen är främst den som håller i mötet eller sammanträdet eftersom det är denne som aktivt använder systemet, även om alla deltagande tar del av resultatet som DIM producerar. Användningsområdet är möten, sammanträden och konferenser inom alla typer av företag och organisationer där sammankomsterna sker i form av att en mindre grupp av människor kommunicerar och utbyter information. DIM är anpassat efter hur ett möte eller sammanträde vanligen fungerar, d.v.s. det är inte tänkt att bryta användarföretagets arbetssätt eller traditioner för att skapa en möjlighet till lärande i och med introduktion av ny teknologi (Henfridsson & Söderholm, 2000). Scenario Följande scenario demonstrerar hur DIM kan användas under ett sammanträde i ett företag. Alla delar av sammanträdet tas upp, d.v.s. förarbetet av ordföranden, sammanträdets genomförande med det olika deltagarna inblandade, samt efterarbetet som resulterar i en sammanfattning av den information som utbytts. Förarbete Den mötesansvarige har skrivit några punkter som sammanträdet ska ta upp. Han har också förberett några OH-presentationer som ska ge deltagarna lite bakgrundsinformation. Han vill nu lägga in detta i DIM innan mötet och går till väga på följande sätt: Han kopplar en scanner till DIM och använder sig av DIM:s scannerprogramvara. Informationen på hans papper görs om till text inuti DIM och han lägger till allt detta till det projekt han skapat. Alltså, för varje möte måste man skapa ett projekt i DIM, och det är till det han lägger till sin information. Efter detta går mötesledaren in i den stora maillistan som företaget har lagt in i DIM och väljer ut de aktuella mötesdeltagarna samt andra som ska delges vad som hänt och sagts på sammanträdet. Dessa lägger han sedan till i projektet. Han kollar samtidigt upp om det än någon av dessa som inte genomfört en röstsignatur, så att han vet vem eller vilka som måste göra en sådan innan sammanträdet startar. Mötesledaren ser till sist till att det finns rätt antal mikrofoner kopplade till DIM och byter ut scannern mot sin elektroniska whiteboard som han kommer att använda under mötet. Genomförande av själva sammanträdet När deltagarna kommer säger den ansvarige vilka som behöver genomföra en röstsignatur och låter dessa läsa in några rader för att deras röster ska kunna kännas igen av systemet. Varje deltagare får också en unik signatur i och med röstsignaturen. Dessa signaturer kommer i den resulterande sammanfattningen att visa vem som sagt vad under mötet. När sammanträdet sätter igång, har alla försetts med mikrofoner och den ansvarige har dessutom den elektroniska whiteboarden till sitt förfogande. Sammanträdet sker på vanligt sätt, där alla deltar i diskussioner och där den ansvarige visar sina OHbilder på en vanlig OH-apparat och där han antecknar och ritar på den elektroniska whiteboarden för att åskådliggöra vissa saker för de deltagande. Efterarbete När mötet är över har DIM läst in allt som sagts under mötet och gjort om ljudet till text. Den ansvarige ber nu DIM att sammanställa den hett eftertraktade sammanfattningen av mötets innehåll. DIM sammanställer all text och alla bilder som matats in, d.v.s. OH-blad och sammanträdespunkter från förarbetet samt det som skrivits på whiteboarden och texten som skapats av det som deltagarna sagt under sammanträdets gång. Sammanfattningen innefattar alltså alla 3

4 dessa olika delar, där dessutom de respektive deltagarnas signaturer visar på vem som sagt vad. Alltså, för varje citat visas källan. Nu återstår bara att förmedla resultatet till deltagarna och andra som bör ha tillgång till vad som sagts. Detta kan ske på tre olika sätt: 1.På papper. En skrivare kan enkelt anslutas till DIM och på så sätt kan man snabbt dela ut kopior till vissa eller alla på företaget. 2.Via direktöverföring till datorer. Vissa deltagare kanske har med sig laptops till mötet för att föra egna anteckningar eller för att ha sin elektroniska kalender nära till hands. För dessa finns alltså möjligheten att koppla upp sig mot DIM och direkt få textfilen överförd. Eftersom bluetoothtekniken endast klarar av korta avstånd, måste alltså deltagarna ha sina laptops nära till hands. 3.Via e-post. Mail-listorna i DIM är ett sätt att snabbt kunna skicka ut sammanfattningen till vissa eller alla i företaget. En mail-lista över alla företagets anställda finns redan inprogrammerad i DIM, och den ansvarige har också möjlighet att skapa en mail-lista som bara innefattar de deltagande i sammanträdet samt kanske några chefer eller andra som måste ha en kopia av sammanfattningen. ORGANISATORISKA ASPEKTER En fråga man måste ställa sig vid egentligen all typ av systemutveckling är hur systemet kommer att påverka sin omgivning. Hur omgivningen uppfattar systemet eller artefakten är av avgörande betydelse för hur väl systemet kommer att fylla sin funktion. designprocessens egentliga resultat är inte uteslutande ting eller artefakter utan framförallt förändrade handlignsmönster för användarna. (Stolterman, 1991) Främmande teknik Vad kan vi förvänta oss för förändringar inom organisationerna som använder DIM? Först och främst så tror vi att det krävs att information delges till berörda inom organisationen och gärna en förevisning av tekniken. Detta för att göra alla införstådda med vad DIM är och hur den är tänkt att användas. Detta gäller framförallt de anställda som förväntas hålla i möten eller sammanträden och således kommer att vara de aktiva användarna av systemet. Eftersom tekniken är ny och i viss mån revolutionerande så är det extra viktigt med formell utbildning. Orlikowski (1996) beskriver personalens mentala modell som ett avgörande element för hur ny teknik tas emot. Personalens uppfattning grundar sig på tidigare erfarenheter. Om det bland dessa inte finns någon motsvarighet till den nya tekniken så kan resultatet bli en misslyckad implementation tekniken upplevs som främmande. Orlikowski (1996) beskriver i en fältstudie rörande införande av grupprogramvara en misslyckad implementation som delvis berodde på att användarna använde den nya tekniken på samma sätt som de använt den gamla tekniken. Detta innebar att den nya tekniken användes felaktigt och dess möjligheter kom inte till användning. Med andra ord använde de anställda bara de delar av det nya systemet som hade en liknande funktion som det gamla systemet, och gick därmed miste om de nya funktioner som den nya tekniken erbjöd. Företaget hade misslyckats i att utbilda och informera sina anställda. Det vore dock naivt att tro att en ny teknik som denna skulle gå obemärkt förbi. Till en början så kommer säkert DIM att uppfattas som en distraktor under mötena men detta är förhoppningsvis ett snabbt övergående fenomen. Orlikowski (1992) menar att all mänsklig interaktion med teknologi kan delas in i en designfas och en användarfas, där designfasen är övergående. Under designfasen försöker användarna förstå hur den nya tekniken kan utnyttjas och vilka möjligheter den erbjuder. Det är viktigt att de aktiva användarna av DIM, exempelvis mötesledaren, inte ser den som en svart låda (Stolterman & Löwgren, 1998) utan att den inbjuder till utforskande och experimentering. Det finns alltså en fara med att användarna betraktar teknik som ett slutet och färdigt system. it is not surprising that users of a technology often treat it as a closed system or black box. (Orlikowski, 1992) Informationsåtergivning Ett möte är i hög grad en mänsklig process med en intensiv interaktion mellan människor. Ett möte är långt ifrån enbart en fråga om ren informationsöverföring som ljud, bild eller text. Omedvetet och indirekt så förmedlar vi även ett budskap med vårt uppträdande, kroppsspråk eller betoning som inte alls behöver sammanfalla med det vi säger eller påstår. Ett problem med detta kan vara att resultatet av DIM:s bearbetning inte motsvarar förväntningarna. De medverkande på mötet kan ha uppfattat ickespråket som ett väsentligt inslag under mötet, men detta kan inte tolkas av DIM. Med andra ord syns inte det underförstådda i resultatet av DIM:s sammanfattning. Detta är som sagt en svaghet, men det är även en styrka då resultatet blir helt objektivt och inte styrt av starka och dominerande viljor. 4

5 Integritet Inte kan väl en maskin återge det jag sagt? Och tänk om det blir fel? Detta kan vara en frågeställning som dyker upp hos användarna i ett första skede. Hur ska man undvika att DIM:s närvaro upplevs som obehaglig och avslöjande? I värsta fall kan det påverka vad som blir sagt på mötena vilket verkligen inte är avsikten. Deltagarna är kanske rädda för att resultatet blir förvrängt och kan användas till deras nackdel i ett senare skede. Bara vetskapen om att det som de säger kommer att finnas på papper och finnas tillgängligt för andra, inte bara de som sitter med i mötet, kan verka hämmande. Vi tror att nyckeln är en ordentlig utbildning samtidigt som organisationen måste skapa normer för hur DIM ska användas och avsätta resurser för införandet av tekniken. Det måste finnas ett medvetande om och runt ny teknik i organisationen som uppmuntrar till användning. Ciborra (1996) betecknar detta i en artikel om Groupware som appropriation and care. Med det menas helt enkelt att företaget måste skapa förutsättningar för användning och att detta sker under rätt omständigheter. Sammanfattning av riskerna Tekniken upplevs som främmande DIM uppfyller inte förväntningarna med avseende på korrekt informationsåtergivning DIM uppfattas som integritetskränkande AVSLUTNING Under årens lopp har arbetsuppgifter inom företag och organisationer, som tidigare skötts manuellt, mer och mer börjat hanteras med hjälp av IT-lösningar. Samtidigt har nya typer av uppgifter uppstått och de gamla ibland bytts ut mot de nya, i och med att IT gett möjligheter som de gamla manuella metoderna inte kunnat ge. I och med detta har många företag och organisationer ökat sin lönsamhet. I dag talas det mycket om att man måste satsa på att använda tekniken för att skapa en ny verklighet och inte bara för att lösa problem (Ljungberg, 2000). Samtidigt som detta är en vettig tanke (självklart ska vi inte gå och trampa i samma spår för evigt när det finns sådana fantastiska möjligheter) så måste man kanske lugna sig lite och konstatera att inte allting har en lösning ännu. Därför måste man också fortsätta hitta lösningar till mer och mindre vardagliga arbetsuppgifter. DIM designas inte för att skapa en ny verklighet eller för att ändra arbetsrutiner och strukturer inom målgruppen. Men den är heller inte bara till för att lösa ett problem, nämligen svårigheten med att hantera stora mängder information på ett smidigt och effektivt sätt, utan den skapar också möjligheter som inte funnits tidigare. Här talar vi främst om möjligheten att sammanfatta både den muntliga och den skriftliga kommunikationen på ett objektivt sätt. En artefakt som denna, med dess nyskapande teknik och möjligheter till stöd för informationshantering, kan innebära enorma faciliteter för företag och organisationer av olika storlekar och slag. I dagens IT-samhälle är det just lösningar som denna hjälpmedel i arbetet för att spara tid, arbetskraft och som i slutändan innebär att pengar tjänas, eller snarare icke spenderas som är hett eftertraktade. Och undra på det. Varje företags mål är att, genom att så effektivt som möjligt utföra sina uppgifter, expandera och dra in pengar. Och det som DIM gör är ju egentligen att förenkla för företaget i dess jakt på detta mål, även om det bara omfattar en liten del av arbetet. Att DIM är ett brett system som passar för alla typer av organisationer eftersom det är anpassat efter hur ett normalt möte eller sammanträde går till, gör dessutom att fler företag och organisationer kan få nytta av den. I produktbeskrivningen har både för- och nackdelar tagits upp. Nackdelarna, som egentligen kan benämnas som risker, kan dock undvikas om utvecklarna och kunden klarar av att hantera en del väsentliga punkter, som har med tiden innan systemet tas i bruk att göra. Dessa punkter har också tagits upp och noggrant klargjorts. Om dessa risker tas under beaktande, kommer fördelarna med DIM att göra så att produkten kommer att bli till stor hjälp för vår målgrupp. KÄLLFÖRTECKNING Avison, D.E., Fitzgerald G. Information systems development technologies: a classification according to problem situation, Journal of Information Technology 12,

6 Avison, D.E., Taylor V. Information Systems Development: Methodologies, Techniques and Tools 2:nd ed, Cambridge UK, McGraw-Hill, 1995 Ciborra, C. Introduction: What does Groupware Mean for the Organization Hosting it? In C. Ciborra (Ed,), Groupware and Teamwork, New York, John Wiley & Sons, 1996 Henfridsson, O., Söderholm, A. In search of Windows of opportunity : On Obstacles for Learning around Technology, Accounting, Management, and Information Technology, Vol. 10, Number 1, 2000 Kling, R., Allen, J.P. Can Computer Science Solve Organizational Problems? The case for Organizational Informatics, In R. Kling: Computerization & Controversy, San Diego, Academic Press, 1996 Ljungberg, F. Practical Informatics, In Braa, Carsten Dahlbom (eds.), Planet Internet, Lund, Studentlitteratur, 2000 Löwgren, J. och Stolterman, E., Design av informationsteknik, Lund, Studentlitteratur, 1998 Orlikowski, W.J., Learning from notes: Organisational Issues in Groupware Implementation, In R. Kling (Ed.), Computerization & Controversy, San Diego, Academic Press, 1996 Orlikowski, W.J., The duality of technology: Rethinking the concept of technology in organisations, Organisation Science 3, Maryland USA, 1996 Stolterman, E., Designarbetets dolda Rationalitet, Umeå, Institutionen för informatik, 1991 Suchman, L., Plans and situated actions The problem of human-machine communication, Cambridge University Press,