Bodens golfklubb. Högskolan i Gävle Institutionen för ekonomi Organisationsteori B, 5 p Handledare: Jonas Kågström

Transkript

1 Högskolan i Gävle Institutionen för ekonomi Grupp: E4 Organisationsteori B, 5 p Handledare: Jonas Kågström Bodens golfklubb Författare Andreas Grundberg Magnus Elofsson Maria Karlström Malin Norberg

2 Årsmöte Det är en mörk höstkväll den 15:e oktober 1999 och det har blivit dags för årsmöte i Bodens golfklubb. Detta möte hålls den sista helgen i oktober varje år i golfklubbens samlingslokal, som i kväll är fylld av folk. Berit, som är golfvärd känner sig utbränd efter en säsong med högt tempo och mycket stress. Hon känner sig också utfryst av ledningen och vissa anställda på golfklubben. Detta tänker hon framföra på mötet för att få en förändring till nästa säsong. Ebbe som har varit medlem i klubben sedan starten ser nu sin chans att få framföra sina klagomål. Banchefen Thomas och medlemmen Åsa har redan slagit sig ned på varsin stol. Efter 10 minuters väntan kommer ordförande Sven-Erik in och mötet kan börja. - Kan det här mötet börja någon gång eller ska vi behöva vänta hela kvällen. Sven-Erik: - Ursäkta att jag blev lite sen men nu förklarar jag mötet öppnat. Första punkten på dagordningen gäller ombyggnationen av golfbanan. Detta projekt blev väldigt lyckat och golfbanan har nu blivit populärare än någonsin, dessutom har antalet medlemmar ökat drastiskt under det här året. Thomas: Thomas: Berit: - Kallar du det här för en lyckad ombyggnation?? Nu finns det aldrig några tider att spela på, det var bättre förr när man kunde spela när man ville. Det är också rent ut sagt skamligt att ni i ledningen inte informerade oss medlemmar när ni såg att ombyggnationen skulle bli så mycket dyrare än vad vi hade bestämt. - Vi i ledningen tog för givet att alla medlemmar var med på detta trots att ombyggnationen blev lite dyrare än beräknat. Det var för er skull vi utökade banan från 9 till 18 hål. -(Blir mer och mer rasande) Då är ni ett gäng pappskallar om ni trodde det. Jag, och många med mig tycker att ni har gått bakom ryggen på oss. - Nu är du lite väl pessimistisk Ebbe. Vi har ju fått en av landets finaste och modernaste golfbanor som är perfekt för större golftävlingar. - Alla dessa tävlingar har inneburit en orimligt stor arbetsbörda. Denna säsong har varit den jobbigaste under de 20 år som jag har arbetat här. Sker det ingen förändring till nästa år så kan ni börja leta efter en ny golfvärd. Sven-Erik: - Berit, du som har dragit benen efter dig i flera år kan behöva arbeta lite mer. Förresten ska du vara glad att du överhuvudtaget har ett jobb att gå till. Berit: -(Brister ut i gråt) - Sluta prata strunt! Berit har varit den mest trogna och tillmötesgående golfvärden genom alla dessa år. Ni får faktiskt börja behandla henne med respekt. Om det uppstår problem ställer hon jämt upp. Förresten skulle jag bra gärna vilja veta varför medlemsavgiften har höjts till ett skandalöst högt pris.

3 Åsa: - Jag tycker att det är värt att betala lite extra för att få spela på en bana som håller en högre klass. Nu har det dessutom tillkommit fler medlemmar som klär sig mer välvårdat på banan. - Snobbar kallas dem, jag vill kunna spela i vilka kläder jag vill. Sven-Erik: - Nu tycker jag att det börjar urarta lite så vi övergår till punkt 2 på dagordningen. - Tack och hej! (Ebbe reser sig upp och lämnar rummet ursinnig) Persongalleri är en äldre man på 70 år som har varit medlem i Bodens golfklubb sedan slutet på 1960-talet. Han tycker att banan var bättre som den var förr och han tycker inte om att klubben höjt medlemsavgiften. Sven-Erik: en gift man på 50 år, kommer ursprungligen från Stockholm. Han har suttit med i styrelsen i fem år och varit ordförande i två år. Han har hela styrelsens förtroende men många medlemmar uppfattar honom som nonchalant och svår att kommunicera med. Thomas: en ung man på 30 år. Han har varit banchef i 2 ½ år. Ända sedan han kom med i styrelsen har han arbetat hårt för att få igenom förslaget om ombyggnationen. Berit: en trogen medlem som varit med i golfklubben sedan början av 1970-talet. De senaste 20 åren har hon arbetat som golfvärd. Hennes huvudsakliga arbetsuppgifter är att ta hand om tidsbokningar och det administrativa arbetet kring tävlingar. Det senaste året tycker hon har inneburit en alldeles för stor arbetsbörda. Åsa: en ung tjej på 25 år som har varit medlem i klubben i tre år. Hon är mycket positiv till ombyggnationen och tycker att det är roligare att spela nu när det har tillkommit fler människor som klär sig mer välvårdat. Ombyggnationen Bodens golfklubb grundades år Till en början var det en liten förening med en 9- håls bana och cirka 300 medlemmar. På senare år har emellertid intresset för golfsporten vuxit markant och medlemsantalet uppgår idag till cirka 900. För att möta denna stora efterfrågan så beslutade styrelsen 1997 att man skulle undersöka möjligheten till en utbyggnad av banan, från 9 till 18 hål. Året därpå tillsatte styrelsen en kommitté som fick uppdraget att sköta upphandlingen av anbudsförfarandet. Som ansvarig för ombyggnationen utsågs banchefen, Thomas. Allt detta skedde utan samråd med medlemmarna. Styrelsen informerade om ombyggnationen, men de förde ingen diskussion med medlemmarna för att höra deras synpunkter kring det hela. Styrelsen undanhöll att man planerade en höjning av medlemsavgiften för att kunna finansiera projektet. Dessutom fördyrades arbetet p.g.a. att det tog längre tid än vad som tidigare var beräknat.

4 När ombyggnationen var klar började klubben anordna många tävlingar. Även större tävlingar såsom Norrlandsmästerskapen. Detta medförde att de lediga speltiderna blev färre. För att vara säker på att få en tid måste medlemmarna boka långt i förväg vilket ställer till problem för dem. Allt detta ledde till att det uppstod en konflikt mellan styrelsen och medlemmarna. Medlemmarna delades upp i två läger, varav den ena stod på styrelsens sida. Främst de yngre var positiva till ombyggnationen. Att medlemsavgifterna höjdes när banan byggdes om sågs av de yngre som självklart när banan blev förbättrad. När de äldre blev informerade om medlemsavgiftshöjningen ändrade de plötsligt attityd till bygget.

5 From: Berit To: Sven-Erik Sent: Subject: Du är dum Hej Sven-Erik! Nu får det vara nog! Här har man slitit och varit engagerad i jobbet många år. Vad får man ut av det egentligen?!? På senare tid har mina arbetsdagar varit mycket jobbiga. Det är inte bara den fysiska delen som varit svår, du och fler med dig har även gjort att jag har fått psykiska besvär. Jag har haft problem med sömnen och många nätter har jag gråtit mig till sömns. Tidigare såg jag fram emot arbetet och ansåg mitt jobb i klubben som viktigt och att jag var en central gestalt i organisationen. Det var du som började mobba och frysa ut mig. Jag känner stor olust inför dig och ditt sätt att uppträda Jag vill att samtliga inblandade ska träffas och reda ut de problem som jag tycker föreligger. Om det inte kommer till någon förändring kan ni vara beredda på att söka en ny golfvärd! Om du tycker att jag är ett problem anser jag att det är bättre att du pratar med mig istället för att nedvärdera mina insatser. ///Berit

6 Teorikoppling Kommunikation och ledarskap Kommunikation inom organisationer är oerhört viktigt för organisationens framgång. Kommunikationen knyter människor samman i sociala system, ger motivation och förutsättningar för styrning och kontroll. Bristfällig kommunikation kan lätt leda till missförstånd och att en del människor inte får ta del av den information som de andra i organisationen får. Det är inte ovanligt att människor i en organisation klagar: Det är för dålig kommunikation mellan ledningen och oss. Vi blir inte frågade till råds eller informerade om det som händer. Detta är precis vad som hände på Bodens golfklubb där kommunikationen inte fungerade. Medlemmarna blev inte informerade om att ombyggnationen skulle bli så mycket dyrare än vad det var sagt från början. Ebbe och flera andra medlemmar känner sig svikna och tycker att ledningen har gått bakom ryggen på dem. Ledningen tog själva detta beslut utan ens bry sig om att höra efter vad medlemmarna tyckte. Figur: Kommunikations- och beslutsprocessen Kommunikation Beslut Förmedling av information (Källa: Dag Ingvar Jacobsen & Jan Thorsvik, Hur moderna organisationer fungerar, sid. 293) För att kommunikationen i en organisation ska fungera är det viktigt att kommunikationsprocessen d v s vilken information som samlas in, hur den tolkas och kommuniceras till andra fungerar så att alla i organisationen känner sig delaktiga. Kommunikationsprocessen bestämmer i stor utsträckning vilken slags information som blir underlag för beslutsfattandet. Ledarskap är en relation mellan ledare och de andra i organisationen. Vid väl fungerande ledarskap växer medlemmarnas respekt, tillit och förtroende för ledaren. Därmed stärks ledarens auktoritet och ledarställning. Vid dåligt fungerande ledarskap avtar medlemmarnas förtroende. Relationen mellan ledningen (som bl. a består av Sven-Erik och Thomas) och vissa medlemmar har efter ombyggnationen blivit oerhört spänd. Varken Sven-Erik eller Thomas har visat sig ha bra ledaregenskaper eftersom de inte lyssnar och tar till sig den skarpa kritik som riktas mot dem på årsmötet. En god ledare ska lyssna på sina anställda då de har problem och inte bara avfärda dem.

7 Sven-Erik beter sig inte som en bra ledare eftersom han inte tar till sig Berits problem utan istället förödmjukar henne inför alla på årsmötet. Ebbe och flera medlemmar men han har nu helt tappat förtroende och tillit för ledningen och hotar nu med att säga upp sina medlemskap i golfklubben. Fiedler har utvecklat en modell som anger tre centrala punkter som har betydelse för ledarens roll: 1. Förhållandet mellan ledare och medarbetare Det är viktigt att detta förhållande fungerar. Detta kan mätas med hjälp av några få kriterier som är hur accepterad ledaren är hos medarbetaren och hur bra eller dålig stämningen är mellan ledaren och medarbetare/medlem. 2. Uppgiftsstruktur Detta kan mätas genom att man klassificerar i vilken utsträckning målen är klart formulerade och kända av alla medarbetare, och om det bara finns en acceptabel lösning eller flera. 3. Positionsmakt Denna punkt innefattar hur stor makt och kontroll ledaren har genom sin position i organisationen. Stämningen mellan ledningen och vissa medlemmar har blivit dålig eftersom ledningen undanhållit viktig information. Målet var att bygga ut och förbättra golfbanan vilket alla i klubben var med på. Ledningen missbrukade sin makt genom att genomföra den dyra ombyggnationen utan att ta hänsyn till medlemmarnas åsikter och önskemål. Mobbing Mobbing är en situation där någon person under en lång tid råkat ut för ett fientligt eller tanklöst agerande från andra som för den drabbade innebär övergrepp eller förnedring. Mobbing kännetecknas av en konfliktbelastad kommunikation på arbetsplatsen mellan kollegor eller mellan chef och underordnad, där den mobbade personen kommer i underläge vid angrepp från en eller ett fåtal personer. Dessa angrepp sker systematiskt, ofta och under lång tid, effekten blir ofta att den mobbade blir utstött. Berit har känt sig utstött på sin arbetsplats under en längre tid. I detta fall sker mobbingen främst mellan ordförande Sven-Erik och Berit, men hon känner sig även utstött från andra kollegor. På årsmötet brister Berit ut i gråt efter det att Sven-Erik sa åt henne att hon gott kunde börja arbeta lite mer. Enligt en norsk undersökning av Ståle Einarsen, psykolog och forskare vid Bergens universitet, sker nästan hälften av alla mobbningsfall mellan chef och medarbetare. Enligt Arbetarskyddsstyrelsens föreskrift om åtgärder mot kränkande särbehandling är arbetsgivaren skyldig att förebygga mobbing. Arbetet ska planeras så att mobbingen inte uppstår.

8 Problemdefinition Den konflikt som uppstått mellan styrelsen och medlemmarna beror på att man inte kommit överens om hur ombyggnationen skulle genomföras och finansieras. Detta kunde ha undvikits om man satt sig ned och diskuterat det hela på ett tidigt stadium. Styrelseordföranden Sven-Erik är ytterst ansvarig, men han tycks inte ha förmågan att kommunicera med medlemmarna för att få höra deras åsikter. Han framstår som en auktoritär ledare som har stora problem med sin ledarstil. Den ter sig inte rätt i denna typ av organisation. Denna kombination har lett till att arbetsmiljön inte är den bästa. Arbetsbördan på t.ex. golfvärden Berit blev alldeles för stor och stressen utgör ett stort hot mot dennes välbefinnande. Till råga på allt så blir Berit mobbad av Sven-Erik, en situation som förstås är ohållbar på sikt. Lösningar Den skada som skett är svår att reparera. Vi tänker då mest på den dåliga stämningen som skapats i samband med ombyggnationen. Genom att personalen och medlemmarna i framtiden känner sig mer delaktiga kan de hjälpas åt att känna en samhörighet och vilja att vara med på förändringar av verksamheten. För att få samtliga intressenter delaktiga föreslår vi att man förutom årsmötet bör träffas och samtala kring de ämnen som är aktuella dels före, under och även efter säsongen. Detta kan ses som en feedback till styrelsens arbete. Det underlättar för dem genom att de får nya infallsvinklar som de förmodligen inte kommit på utan personalens och medlemmarnas engagemang. För att få golfvärdens tid att räcka till föreslår vi styrelsen att anställda en intendent. Denna person ska sköta mycket av det administrativa arbetet inom klubben. Han/hon anser vi ska arbeta som länk mellan de olika delarna i klubben. Dessa olika delar kan t.ex. vara golfshopen, banpersonal och framförallt alla medlemmar. En annan viktig del för intendenten är att den ska ha det övergripande ansvaret över kansliet och ekonomin. Vi lägger fram förslaget att han/hon ska vara direkt underställd styrelsen för att få snabb informationsväg. Intendentens motto bör vara att golfklubben ska utvecklas i rätt riktning. Eftersom Sven-Erik avfärdar Berits problem och fortsätter att behandla henne på ett elakt sätt borde hon istället för att gå till Sven-Erik med sina problem vända sig till någon annan mer förstående i ledningen. De kan då tillsammans med Sven-Erik sätta sig ned och prata om hur Berit känner sig och då kan även Sven-Erik få säga hur han tycker att situationen ska lösas. Det är arbetsgivarens skyldighet att förebygga mobbing enligt Arbetarskyddsstyrelsen. Arbetsgivaren i det här fallet är Bodens golfklubb och det är därför ledningen som bär ansvaret att lösa problemet.

9 Frågor att diskutera kring Bodens golfklubb 1. Vad är huvudproblemet i detta case? 2. Hur hade ledningen kunnat hantera situationen på ett bättre sätt? 3. Hur ska Berits problem lösas? 4. Hur kan problemet lösas ur de missnöjda medlemmarnas synvinkel? 5. Hur kan problemet lösas ur ledningens synvinkel? 6. Hur ska man kunna undvika konflikter som denna i framtiden?

10 Källförteckning Litteratur Thorsvik, Jan & Jacobsen, Dag Ingvar, Hur moderna organisationer fungerar, studentlitteratur 1998 Skärvad, Per Hugo & Buzelius Lars H, Integrerad organisationslära, studentlitteratur 1995 Internet wysiwyg://sok_bottom.52/