Årsredovisning Hjälpmedelsförvaltningen

Transkript

1 Hjälpmedelsförvaltningen, Årsredovisning ( 28 ) Årsredovisning 2005 Hjälpmedelsförvaltningen Beslutad av Servicenämnden

2 Hjälpmedelsförvaltningen, Årsredovisning ( 28 ) KUND av Hjälpmedelsförvaltningens (HMF) uppgift är att stödja vårdkedjans behov av försörjning med hjälpmedelsprodukter, utbildning/information och utveckling Hjälpmedel och metoder. HMF mäter kundernas nöjdhet och omsätter mätresultatet i förbättringsarbete. Förbättringsarbetet har resulterat i ökande kundnöjdhet. HMF arbetar även med avvikelsesystem, som ett instrument att förbättra verksamheten. Kundernas medverkan i systemet, genom att rapportera alla avvikelser - är mycket viktig. Under året, har förvaltningen fått fortsatt förtroende från Västkom och Västra Götalands kommuner, vilket är stimulerande för verksamhet och medarbetare. PROCESS Förvaltningsövergripande modell för kundorienterad verksamhetsutveckling enligt processmetoden, är fastlagd. Implementeringen sker i samverkan med Institutet för kvalitetsutveckling, SIQ. Grundläggande ledningshandbok är kommunicerad. Miljöarbetet innefattas i förvaltningens processperspektivet. HMF uppfyller VGRs krav på miljöledningssystem. En första leverantörsundersökning är genomförd, analys av enkäten pågår. MEDARBETAR Efter genomförd BAS-värdering har ledning och fackliga företrädare konstaterat att ojämlika löner inte förekommer inom HMF. Kvinnors lön är 106 % i relation till männens. Sjukfrånvaron fortsätter glädjande att minska dgr/anställd sen föregående år. Aktiva insatser har genomförts vid alla enheter för att sänka sjuktalen. UTVECKLING Nationell produktdatabas H-info, togs i drift under året. Nyttjandet omfattar i nuläget avtals- och prisuppdateringar. Analys av produktdatabasens framtida möjligheter för HMF och kunder, genomförs Arbetet med enhetlig IT-plattform i förvaltningen har avvaktat resultatet av PC-upphandlingen. Genomförande kommer under För att kunna informera en större mängd personer på kort tid, medverkade HMF för andra gången, på ett uppskattat sätt, vid Leva och fungera mässan i Göteborg. Riktade utbildnings/informationsinsatser till förskrivare/kunder efterfrågas i allt större utsträckning. Ökad förskrivningsrätt för exempelvis sjuksköterskor, kommer ge ökat underlag i förskrivarutbildningarna. Inkontinenscentrum har på kundbegäran dubblerat sitt utbildningsutbud. EKONOMI HMF har för femte året i rad lämnat positivt resultat. Årets resultat är 5.6 mkr, vilket motsvarar 1.6 % av omsättningen. Soliditeten uppgår till 11%, vilket är en procent bättre än VGRs mål. Prissänkningar har genomförts för både hyres- och försäljningshjälpmedel under året. Den genomsnittliga sänkningen till kund är ca 4,4 % Avtal har tecknats med ny distributör inom inkontinensområdet, vilket sänker kostnaden med 5 mkr årligen.

3 Hjälpmedelsförvaltningen, Årsredovisning ( 28 ) A. Sammanfattning Hjälpmedelsförvaltningen (HMF) är en serviceförvaltning, som stödjer vårdkedjans behov av hjälpmedel, servicetjänster och kunskapsutveckling. Förvaltningens tre huvudområden är försörjning med hjälpmedel och tjänster, utbildning och information, samt utveckling av produkter och metoder. Kundkretsen består av både Västra Götalandsregionens (VGR) verksamheter inom primärvård, sjukhus och Handikappförvaltningen, och kommunal hjälpmedelsverksamhet. Avgränsningen är Hjälpmedelscentralernas (HMC) och Inkontinenscentrums (INKO) verksamhetsområden. Inom HMF finns bred och djup kunskap inom ett mångfacetterat arbetsområde, som omfattar såväl funktionshindrades behov, utbud av produkter och deras användning, som regelverk och lagstiftning inom området, till hur serviceinsatser inom distribution, tekniskt underhåll och återanvändning kan bedrivas och utvecklas. HMF har under det gångna året fortsatt arbeta med förhållningssättet - ständiga förbättringar - och i enkätform och kunduppföljningar efterfrågat kundernas behov och sökt omsätta dessa till praktisk verklighet. Som några exempel kan nämnas: - Kundsamverkan i samarbetsråd, kundråd, kontaktpersonsträffar, sortimentgrupper samt i olika projekt. - Organiserat regionalt team för support, drift och utveckling för verksamhetssystemet Sesam. - I samarbete med kundföreträdare, genomfört projekt för förbättrad kundstatistik och kundfaktura. - Utarbetat metod för utveckling av inkontinensvård i kommunerna. - Förbättrat tillgänglighet till kundtjänst, hjälpmedelskonsulenter och hemsida. - Ökat kundförståelsen för avvikelserapporteringen, som ett viktigt kvalitetsutvecklande instrument. Våra medarbetare är engagerade och duktiga på att hitta kreativa lösningar på unika behov hos brukare och kunder. HMF är i grunden en kunskapsorganisation, där tillförsel av kunskap är en förutsättning för att utföra uppdraget och att - vara det självklara valet för kunden. För att upprätthålla efterfrågad kunskaps- och kompetensnivå, pågår fortbildning fortlöpande. Medarbetarna följer den aktuella forskning/utveckling som bedrivs, vilket gör att de efterfrågas i lokala, regionala, nationella och internationella aktiviteter och nätverk inom hjälpmedelsområdet. - Särskild kompetensanalys med Mål 3 medel har genomförts vid 5 av 6 arbetsställen. Medarbetar- och arbetsmiljöfrågor har behandlats ansvarsfullt av ansvariga chefer, personalfunktionen och i de fackliga samverkansorganen i enlighet med förvaltningens samverkansavtal. - psykiska arbetsmiljön har bearbetats utifrån analys av medarbetarenkäten vid alla enheter. - fysiska arbetsmiljön har förbättrats vid tre av enheterna, där största förändringen är HMC Mölndals byte av lokaler, vilket inneburit ett lyft för verksamheten både ur arbetsmiljösynpunkt och i möjligheten att arbeta mera rationellt. Utprovningslokalerna har rönt uppskattning hos kunderna i Göteborgsområdet. Miljöfrågorna ingår naturligt i verksamheten och förvaltningen uppfyller Västra Götalandsregionens krav på miljöledningssystem.

4 Hjälpmedelsförvaltningen, Årsredovisning ( 28 ) De prioriterade miljömålområdena är sortiment, kemikalier, transporter och energi. Kunskap inom miljöområdet är en förutsättning för ett levande miljöarbete i en organisation, 85% av medarbetarna har idag grundläggande miljöutbildning. Två viktiga processer i förvaltningen, är dels att utveckla kunskap hos kund, och dels att utveckla hjälpmedel och metoder. Förskrivarutbildningar, produktmässor och seminarier för vårdpersonal och förskrivare, samt utvecklingsarbete av hjälpmedel för personer med kognitiva funktionshinder inom Trollreda resurscenter vars verksamhet har en nationell kundkrets, har varit viktiga aktiviteter under året. Förbättringsområden finns naturligtvis. För att driva den kundorienterade verksamhetsutvecklingen på ett tydligt och enhetligt sätt, har förvaltningsövergripande processmodell utvecklats i samarbete med svenska institutet för kvalitetsutveckling (SIQ). Förvaltningens huvudprocesser har definierats och grundläggande styrdokument /ledningshandbok har fastlagts. Tillsättning av processägarskap och processgrupper pågår. Alla målsättningar har, av olika skäl, ej uppnåtts under verksamhetsåret. Vi har inte lyckats med att halvera övertiden, som planerat. Flytten av HMC Mölndal och ett växande sortiment- och upphandlingsarbete grusade planerna för året. Ett annat mål som ej uppnåtts, är att öka sjukhusens medverkan i det regiongemensamma sortiment och upphandlingsarbetet för behandlingshjälpmedel. Skaraborgs sjukhus medverkar dock på ett föredömligt sätt. Projekt för prisjämförelser mellan landets regioner har fått läggas ner pga bristande externt intresse. Sammanfattningsvis har 2005 präglats av ett ökat behov av insatser från kunder, förnyat förtroende från kommunkollektivet, minskade kostnader och en stabil ekonomi.

5 Hjälpmedelsförvaltningen, Årsredovisning ( 28 ) B. Regionfullmäktiges prioriterade mål. - Prioriterade uppdrag i budget 2005, för Servicenämndens verksamheter. 1. Att aktivt driva arbetet med översyn av inköpsavtal och begränsning av sortiment, för att reducera kostnader för inköp Upphandlings- och sortimentarbete har fortgått enligt plan, där samtliga sortimentgrupper varit aktiva med att utveckla det regionala sortimentet och utvärdera nya produkter. Särskild styrgrupp har inrättats tillsammans med Westma, för planering och prioritering av upphandlingsarbetet inom HMFs produktområde. Styrgruppen avgör även om nationella ramavtal eller VGR-upphandling skall tillämpas. Uppdragshandling med målformulering utarbetas inför varje upphandling. Effekten av arbetet, beräknas resulterat i ca 14 mkr lägre kostnad/år för kund, vid oförändrade volymer. Resultatet fördelar sig mellan manuella rullstolar 5,5 mkr, personlyftar 1,1 mkr, distribution av inkontinensprodukter 5 mkr och övriga prissänkningar 2.4 mkr. Hjälpmedelscentralernas sortiment- och upphandlingsarbete har varit mer tidskrävande än budgeterat, vilket medfört att resurser dels tagits från det patientrelaterade arbetet och dels förorsakat övertidsarbete, vilket är ohållbart i längden. Nuvarande arbetssätt måste därför utvecklas, översyn för att om möjligt finna ett mindre resurskrävande arbetssätt, sker under Att i egen verksamhet verka för kortare ledtider, effektivare lagerhållning och kundanpassade distributions- och lagerhållningssystem HMFs grundläggande uppdrag - att utgöra stöd i vårdkedjans behov av hjälpmedel och servicetjänster - är en grundläggande utgångspunkt i det kundorienterade förbättringsarbetet. De olika verksamheternas fortlöpande dialog med kundföreträdare, ca 10 ggr / år / område, borgar för att kundbehov -av förbättringar- kan fångas i den löpande verksamheten. Som exempel på några särskilt genomförda aktiviteter kan nämnas: - Förbättring av ITstöd för HMC-området. - Komplettering med elektronisk komponenthantering, tas i drift 06. När komponenthanteringen är införd, bedöms de elektroniska beställningarna öka. - Komplettering med automatisk överföring av kostnadsansvar inom regionen, samt med stöd för kund att ange rätt betalningsansvar vid order. Systemstödet ger högre säkerhet i kundfaktureringen, så att krediterings- och rättningsarbetet kan minska. - Effektivisering av buffertlager inom HMC-området. Buffertförråden hos kunder, kan effektiviseras genom ITstöd för automatisk lagerpåfyllnad. Stödet innebär att lagerkostnaden kan minskas och att lagerbeställningar kan ske automatiskt för de hjälpmedel som omsätts mest och alltid skall finnas hemma. Flera kunder har infört möjligheten med gott resultat. Några kunder har avbrutit införandet

6 Hjälpmedelsförvaltningen, Årsredovisning ( 28 ) eftersom erfarenheten blev att återanvändningen försämrades. Fortlöpande uppföljning sker mellan HMC och kund avseende buffertlager hos kund. - Projekt för inköps- och lageroptimering inom Hmc-området Utvecklingsarbete har bedrivits i huvudsak inom tre områden: - Förbättring av IT-stödet, för att möjliggöra effektivare hantering av virtuellt regionlager, samt vidarutveckling av handatorernas funktionalitet vid returer och inventering. - Infört sk alternativ artikel för att öka möjligheten till nyttjande av begagnade hjälpmedel. - Implementering av nationell produktdatabas H-info, vilken utnyttjas från 2005 för avtals- och prisuppdatering. 3. Att aktivt stödja arbetet med ökad effektivitet i samtliga verksamheter Bland aktiviteterna kan nämnas : - Infört elektronisk fakturahantering av leverantörsfakturor, from Projektets uppgift var att : - att utveckla och förbättra leverantörsfakturaprocessen. - att skapa förutsättning för verksamhetsförändring och nya arbetssätt som möjliggör effektvitet och kvalitetshöjning. - att finna former för att verksamheten bedrivs på mest effektiva sätt, ur regionalt perspektiv. - att införa automatisk fakturaavstämning av hjälpmedelsfakturor och på sikt elektronisk fakturering, när leverantörsledet är moget denna utveckling. - Förbättring av förvaltningens webbaserade information till kunderna Externa webbplatsens struktur och tillgänglighet har omarbetats och förbättrats utifrån synpunkter som framkom i kundenkäten. Driftstart av anmälningsmodul, som utvecklas av extern leverantör, har blivit försenad vilket gör att driftstart sker Sammanslagning av HMC Fyrbodal till en enhet. Arbetet på hjälpmedelscentralerna i Fyrbodal har i hög grad präglats av den förestående samlokaliseringen av Vänersborgs och Uddevalla centralerna, till nya gemensamma lokaler i Uddevalla. Planritningar har tagits fram, kontrakt skrivits och flytten planerats. HMC Fyrbodal har aktivt arbetat med regionens riktlinjer för fysisk tillgänglighet i och med att den nya hjälpmedelscentral har planerats. Nya HMC Fyrbodal, uppfyller så kallad grön tillgänglighet, vilket är den högsta tillgängligheten enligt VGR-normen. - Nätverkssamverkan mellan serviceförvaltningarnas stabsfunktioner. Samverkansinsatser har pågått i olika omfattning inom områdena miljö, ekonomi, personal, kvalitet och IT. - Webbaserad handbok för hjälpmedelsförskrivning. Förslag till struktur för ITbaserat hjälpmedelshandbok är överlämnat till Handikappkommittens kansli, vilka fortsättningsvis ansvarar för publikationen och driften. - Avtalstecknande med upphandlad distributör av inkontinenshjälpmedel För Inkontinenscentrum har 2005, präglats av upphandling av distributionstjänsten. VGR är en stor kund, och distributionsavtalet är strategiskt viktigt för alla anbudsgivarna Posten, Tamro och Kronans Droghandel. Utvärdering av anbuden resulterade i ett tilldelningsbeslut till Tamros favör men detta överklagades av Kronans Droghandel. Efter en långdragen juridisk process, löpte inkomna anbud ut och upphandlingen avbröts 15 september.

7 Hjälpmedelsförvaltningen, Årsredovisning ( 28 ) Ny upphandling genomfördes med ökade skallkrav och utvärdering på lägsta pris. Tilldelningsbeslut till Postens favör annonserades 29/11 och avtal tecknades med Posten 12 december. Det nya distributionsavtalet sombörjar gälla 1/5 2006, innebär en kostnadssänkning på 5 mkr/år. 4 : Att planera för och vidta åtgärder, i syfte att minska sjukskrivningstalen Sjukfrånvaron har kunnat minskas från 7.6 % 2003, till 4.8 % Minskningen i dagar fördelat på kvinnor och män är: 2003: Kvinnor 27 dgr Män: 28.4 dgr 2005: Kvinnor 14.9 dgr Män: 18.5 dgr Efter dialog med Nyckeltalsinstitutet har måltalet för förvaltningen satts till 4.0 % Vi hoppas att det goda resultatet är en effekt av en medveten satsning på det fortlöpande arbetsmiljöarbetet och på medarbetarskapet som bedrivits i verksamheten utifrån den medarbetarenkät som genomfördes Enkätresultatet har varit underlag för flera förbättringsåtgärder som genomförts under Exempel på aktiviteter som genomförts är: - Aktivering av arbetsmiljöarbetet och genomförande av flera förslag inom arbetsmiljöområdet. - Chefs- och arbetsledarutveckling. Inom ett område har en ställföreträdande chef inrättats. - Arbetsgrupper och lokala samverkansgrupper har behandlat olika frågeområden och lämat förslag till förbättringsåtgärder. - Handledning, utbildning och utvecklingsdagar för grupputveckling - Personalsociala aktiviteter Resurser har även satsats på medarbetarutveckling med inriktningen, Teamutveckling - Hälsa och Livsstilsfrågor. Ett av syftena var att skapa en vi-känsla inom förvaltningen och därmed förbättra arbetsmetoderna, genom att vi får ett regionalt perspektiv. Satsningar har även skett på hälsa och livstilsfrågorna med tanken att det skall bidra till en bättre livskvalitet och lägre sjuktal. För att stödja cheferna har såväl individuella utbildningsinsatser som grupputvecklingsinsatser genomförts. Hälsan & Arbetslivet och externa konsulter har anlitats för att hjälpa oss med metoder och verktyg för chefsutveckling. Förvaltningen har genomfört dialogdag för arbetsledare på alla nivåer, där det även fanns utrymme för erfarenhetsutbyte. Erfarenheten av denna var mycket positiv och vi kommer att forsätta med dessa dagar framöver. Tillsammans med förvaltningarna som ingår under Servicenämnden, har program för arbetsledarutbildning påbörjats. Syftet med denna utbildning är att ge kunskaper i det dagliga arbetet som arbetsledare. C. Verksamhetens övergripande uppdrag och vision Hjälpmedelsförvaltningens uppgift är att stödja vårdkedjans behov av hjälpmedel och serviceinsatser, samt verka för effektiv hantering. Huvudsakliga uppgifter för förvaltningen är : - allmän eller individuell rådgivning och utprovning - försörjning av nya och återanvända hjälpmedel - kompetensstöd till förskrivare, information och utbildning - teknisk service med underhåll, specialanpassning, rekonditionering

8 Hjälpmedelsförvaltningen, Årsredovisning ( 28 ) - upphandla inkontinensprodukter och hemdistribution - utgöra stöd i kundens kvalitets- och säkerhetsarbete avseende hjälpmedel - utveckla och vårda regionalt produktsortiment Vision Hjälpmedelsförvaltningen skall som en av landets ledande hjälpmedelsorganisationer aktivt bidra till allas tillgänglighet till det dagliga livet. Härigenom blir vi alltid det självklara valet inom Västra Götaland. Verksamhetsidé Vi skall i samverkan med avtalskunder och ägare, bedriva effektiv och leverantörsneutral hjälpmedelsverksamhet med fokus på kundnytta, kompetens och ekonomi. C. Kundperspektiv Mål Måltal Våra kunder är nöjda med våra tjänster och artiklar - 80% av våra kunder är nöjda eller mycket nöjda med förvaltningens levererade tjänster och artiklar. Svarsfrekvens på vår kundenkät är lägst 70%, bland de kunder som nyttjar förvaltningen 1ggr/mån eller oftare. - Vi har mindre än 1% avvikelser i våra artikel- och tjänsteleveranser i relation till antal utlevererade orderrader Måluppfyllelse HMC : % INKO : mål för kundnöjdhet inarbetas i nytt distributionsavtal Avvikelser : 100 %. Övriga aktiviteter - Kundenkät. Årets kundenkät är genomförd. I helhetsbedömningen får förvaltningen något förbättrad kundnöjdhet än i föregående års mätning, vilket är glädjande. Tillgängligheten till Sesamsystemet visar dock fortfarande låg kundnöjdhet, trots stora ansträngningar att få snabbare kommunikation till kommunkunder. Svarsfrekvensen i enkäten måste även öka i kommande mätningar. - Verksamhetsförbättring för att öka kundnöjdheten. Utifrån kundenkätsresultaten har förbättringsaktiviteter genomförts bl.a. avseende utökad utbildning till websesamanvändare, översyn av tillgänglighet till hjälpmedelskonsulent, ökad dialog avseende kundernas behov av utbildning, bättre bemötande mot kunder, avvikelsehantering, snabbare och förbättrat websesamstöd. Statistikprojekt inom hmc-området, har genomförts tillsammans med kundföreträdare. Kunderna kan numera både ta del av statistik via webben och få rapporter via mail. Det sistnämnda alternativet upplevs mycket positivt av kostnadsansvariga, som enklare kan hantera informationen runtom på olika arbetsplatser. Kundfakturaprojekt. Tillsammans med kundföreträdare, har fakturan förbättrats med ökad tydlighet och informationsinnehåll i såväl pappers- som elektroniska underlag. Målet om enhetlig kundfaktura har nåtts.

9 Hjälpmedelsförvaltningen, Årsredovisning ( 28 ) Målet att alla underlag skall hanteras elektroniskt är ännu ej nått, dels beroende på tillgängligheten i websesam och dels pga kundernas kunskaper i Excel. - Förbrukningsstatistik och analys inom Inko-området Kunderna erhåller varje kvartal statistik över gjorda beställningar och det finns möjlighet till verksamhetsuppföljning / beställarenhet. Statistik för hela VGR presenteras nedan. Vi kan konstatera att antalet individer som får produkter har ökat och att det verkar som om det görs färre men större förskrivningar Det förskrivs fler större skydd och färre små. Förskrivning av tappningskatetrar ökar. ( Bilaga Varuvärde Produktgrupp) Varuvärde miljoner ,6 134,8 136,2 Logistik ,5 Antal individer Antal leveranser Förskrivarna uppmuntras att beställa produkter via elektroniskt beställningssystem Beställningsförfarandet är säkrare och innebär reducerat logistikpåslag. Andelen beställningar som kommer in elektroniskt har under året ökat och utgör nu ca 77 % av totalt inkomna beställningar. Målvärdet är 80 % för kommande distributionsavtal och det krävs ökad aktivitet bland kontaktpersonerna för att nå dit. - Regionalt projekt avseende IT-stöd, inom HMC-området. För att effektivisera arbetet med support, drift och utveckling av Hjälpmedelscentralernas ITbaserade verksamhetsstöd Sesam, beslutades att ett begränsat antal medarbetare i projektform fokuserar på uppgifterna. I den utvärdering som genomförts, såg man vinster med regionalt arbetssätt, varför arbetssättet tillämpas i fortsättningen. IT-koordinatorn utgör processägare och teamet ansvarar för såväl behov vid HMC som hos kunder. - Tillgänglighet / funktionshinder HMF lokaler har en grundläggande god tillgänglighet för funktionshindrade. Under året har HMC Mölndal erhållit nya lokaler, HMC Skövde har genomfört översyn av utprovningslokaler för att på ett bättre sätt tillgodose förskrivarnas och brukarnas behov. Sk grön lokal kommer att stå klar i HMC Fyrbodal under Dialog har förts med handikapporganisationernas samarbetsorgan angående närheten mellan HMC Mölndal och Åby travbana, ur ett allergiperspektiv. Lokaliseringen har skett i samverkan med Västfastigheter. Mölndals kommun har godkänt lokaliseringen ur miljösynpunkt. Verksamheten i Mölndal bevakar om eventuella olägenheter uppkommer framöver.

10 Hjälpmedelsförvaltningen, Årsredovisning ( 28 ) E. Processperspektiv Mål Vår organisation är effektiv och konkurrenskraftig. Våra relationer med leverantörer och samarbetspartners sker utifrån ett professionellt och leverantörsneutralt förhållningssätt. Vi tar ansvar för produkternas miljöpåverkan under hela dess livscykel. Måltal Leveranssäkerhet av lager och saldo artiklar : 98 % Tillgänglighet för kund : lägst 80 % kundnöjdhet med tillgängligheten i verksamheten. Leverantörsindex, helhetsbedömning: lägst 4.0 Miljökunskap avseende hållbar utveckling i sortiment och vardag: 90% av medarbetarna har genomgått grundutbildning. Tillämpa kemikaliehanteringssystemet år Andel miljöfordon 100 % år Årlig enenergiplan : plan / verksamhetsområde Måluppfyllelse : Leveranssäkerhet : HMC 92 % INKO 98 % Tillgänglighet för kund: 96 % Leverantörsindex, helhet : 96 % Miljökunskap : 94 % Kemikaliehanteringssystemet : redovisas 06, - på god väg. Andel miljöfordon : redovisas 08. Energiplan : 100 % Övriga aktiviteter - Strukturförslag kognition / kommunikation inom hmc-området. Förslag till struktur och förändrad organisation är beslutat. Genomförande pågår. Trollreda resurscenter har organisatoriskt flyttats till HMC Fyrbodal. - Leverantörsundersökning och måltal för leverantörsindex Under hösten genomfördes enkätundersökning med syfte att få svar på hur våra ca 50 största leverantörer upplever HMF som kund. Svarsfrekvensen uppgick till 64 %. Leverantörsidex i helhetsbedömning gav värdet Analysarbetet pågår, förslag till och genomförande av förbättringsåtgärder, sker under Utveckla leverantörsdialogen. Efter avslutade upphandlingar av manuella rullstolar och personlyftar har representanter från HMF träffat avtalsleverantörerna för att diskutera förbättrings- och effektiviseringsmöjligheter. Mötena fyller en viktig funktion för att definiera samarbetet med de nya avtalen. De största leverantörerna inom produktområde elrullstolar samt gång- och hygienhjälpmedel, har också träffats i liknande syfte. - Stödsystem för kemikalieredovisning och dokumenthantering. Förvaltningen har under året till största delen genomfört dokumentationen / inventeringen av befintliga kemikalier. Information om en stor mängd kemikalier finns tillgänglig för alla medarbetare via regionens kemikaliehanteringssystem, vilket bl.a. ska användas inför inköp.

11 Hjälpmedelsförvaltningen, Årsredovisning ( 28 ) Införande av dokumenthanteringssystemet är försenat. System är upphandlat i regionen och provperiod pågår inom VGR. Vi räknar med införande nästa år. - Kvalitetskartläggning / internrevision utifrån SOSFS 2005:12. Internrevision genomförts vid en av enheterna. Verksamheten uppfyller till största delen vad som är föreskrivet i Ledningssystem för kvalitet och patientsäkerhet i hälso- och sjukvården (SOSFS 2005:12). Viss skriftlig dokumentation saknades. Förvaltningens påbörjade processutvecklingsarbete kommer i fortsättningen att omfatta framarbete och implementering av de rutiner som krävs enligt föreskriften om kvalitet och patientsäkerhet. - Fortsatt förbättring av miljökunskap hos medarbetarna Drygt 85 % av alla medarbetare har t o m 2005 erhållit minst fyra timmars grundläggande miljöutbildning. Utbildningsinsatser genomförs återkommande alltefter behov. Under 2005 har 16 medarbetare genomgått grundläggande miljöutbildning. Kunskaper som erhålles upprätthålls via lokala träffar och det dagliga arbetet. - Aktivitet för ökad leveranssäkerhet inom HMC-området Vid jämförandestudier under våren, framkom att leveranssäkerheten ej utvecklade sig som önskat, i relation till gällande kundavtal. HMC Mölndal har därför under hösten genomfört särskilda förbättringsinsatser för att öka leveranssäkerheten. Utvecklingen följs månadsvis. F. Medarbetarperspektiv Mål : Våra medarbetare är ansvarstagande, kreativa och kunniga. Vi känner delaktighet och stolthet för vår insats och arbetsplats. Vi bedriver ett aktivt och integrerat arbetsmiljöarbete. Måltal : Alla medarbetare har kompetensutvecklingsplan Minst en medarbetar/ teaumutvecklingsinsats påbörjas / verksamhetsområde / år 100% genomförda riskanalyser och upprättade arbetsmiljöplaner / år Medarbetarindex : lägst 4.0 (skala 1-5 ) Sjukfrånvaro : högst 4.0 % Måluppfyllelse : Kompetensutvecklingsplan : 97 % Medarbetar / teamutvecklingsaktivitet : 81 % Riskanalyser och arbetsmiljöplaner : 100 % Medarbetarindex : 88 % ( 3.5 av 4.0 ) Sjukfrånvaro : 70 % ( 2005 från 6.5% till 4.8 ) Övriga Aktiviteter - Aktivt arbeta med rehabfrågor i nära samarbete med Hälsan- och Arbetslivet, Försäkringskassan, och andra aktörer.

12 Hjälpmedelsförvaltningen, Årsredovisning ( 28 ) År 2004 genomfördes en medarbetarenkät, med svarsfrekvens på 82 %. Resultatet har varit underlag för flera förbättringsåtgärder som genomförts under Exempel på aktiviteter som genomförts är: - aktivering av arbetsmiljöarbetet och genomförande av flera förslag inom arbetsmiljöområdet. - Chefs- och arbetsledarutveckling. Inom ett område har en ställföreträdande chef inrättats. - Arbetsgrupper och lokala samverkansgrupper har behandlat olika frågeområden och lämat förslag till förbättringsåtgärder. - Handledning, utbildning och utvecklingsdagar för grupputveckling - Personalsociala aktiviteter Satsningar har även skett på medarbetarutveckling med inriktningen, Teamutveckling - Hälsa och Livsstilsfrågor. Ett av syftena har varit att skapa en vi-känsla inom förvaltningen, och därmed förbättra arbetsmetoderna genom ett regionalt perspektiv. Särskilda satsningar på hälsa och livstilsfrågorna med syftet att bidra till en bättre livskvalitet och lägre sjuktal, har genomförts. För att stödja cheferna, har såväl individuella utbildningsinsatser som grupputvecklingsinsatser genomförts. Hälsan & Arbetslivet och externa konsulter har anlitats för att hjälpa oss med metoder och verktyg för chefsutveckling. Förvaltningen har genomfört dialogdag för arbetsledare på alla nivåer, där det även fanns utrymme för erfarenhetsutbyte. Erfarenheten av denna var mycket positiv, varför vi kommer att forsätta med dessa dagar framöver. Tillsammans med förvaltningarna som ingår under Servicenämnden, har program för arbetsledarutbildning påbörjats. Syftet med denna utbildning är att ge kunskaper i det dagliga arbetet som arbetsledare. - Jämställdhet, integration och mångfald HMF har jämställdhetsplan där förvaltningens mål och metoder för att uppnå en jämställd arbetsplats beskrivs och följs upp årligen. Jämställdheten är en integrerad del av verksamheten och beaktas i alla frågor som rör organisationen. HMF har en jämn könsfördelning 48 % kvinnor och 52 % män. Andelen kvinnor som är chefer är 46 %. I samband med att olika arbetsgrupper skapas och uppdrag av olika slag fördelas, försöker vi se till att det blir en jämn könsfördelning. BAS-värdering och analys är genomförd. Vi har tillsammans med fackliga företrädare konstaterat att ojämlika löner inte förekommer inom HMF. En löneanalys enligt BAS har genomförts och analyserats. Kvinnornas löner är 106 % av männens. Även när vi tittar på olika befattningskategorier kan vi se att det inte förekommer några ojämlika löner inom förvaltningen. Vid rekrytering beaktas de ansökningar som kommer in, utifrån att den sökande uppfyller kvalifikationskraven och inte utifrån ex. kön eller etnicitet. Ett flertal personer med arbetshandikapp har anställts under året och vi har även erbjudit praktikplatser i rehabiliteringssyfte. Vi planerar att arbeta vidare med mångfaldsarbetet under 2006 och då bl a satsa på utbildningsinsatser. - Struktur och system för arbetet med kompetensutvecklingsplaner.

13 Hjälpmedelsförvaltningen, Årsredovisning ( 28 ) Kompetensutveckling och kompetensplanering är en viktig fråga för HMF. För att skapa en struktur i arbetet med förvaltningens, gruppens och individens kompetensutveckling, har riktlinje för kompetensutveckling tagits fram i samverkan med fackliga företrädare från centrala samverkansgruppen. G. Utvecklingsperspektiv Mål : Vi arbetar aktivt med ständiga förbättringar utifrån omvärldsanalys. Vi utvecklar nytänkande och fördjupad kompetens utifrån interna och externa krav. Måltal : Minst ett utvecklingsprojekt med koppling till brukarbehov eller kundbehov skall igångsättas per verksamhetsområde / år Måluppfyllelse : 100 % Övriga aktiviteter - Produktmässor Inkontinenscentrum och Hjälpmedelscentralerna har genomfört ett antal välbesökta produktmässor under året. Förvaltningen har dessutom medverkat -på ett uppskattat sätt- på Leva och fungera mässan i Göteborg, under våren. - Dialog med högskolan Inkontinenscentrum träffar höst och vår de fyra högskolorna i regionen. Under året har diskussioner förts kring nivån på utbildningarna och hur skolorna gemensamt kan svara upp mot vårdens behov. Göteborgs Universitet har ställt in en 5- poängs utbildning på grund av för få sökande. Hjälpmedelscentralerna har via Hjälpmedelsinstitutet (HI) fört dialog med olika högskolor avseende olika professionsutbildningar. Resultatet är att Hälsohögskolan i Jönköping startar 10-poängsutbildning för hjälpmedelstekniker hösten Förskrivarutbildning. Förskrivarutbildning / fortbildning är en efterfrågad aktivitet som ökat varje år. Inom HMC-området, har förskrivarutbildningen under året haft särskild inriktning mot kognition och specialanpassningar. Som en konsekvens av nya riktlinjer i handboken för hjälpmedelsförskrivning, kommer förskrivarutbildningen att revideras inför 2006 års utbildningar. Inom INKO-området finns ett stort behov av utbildning / fortbildning riktat till olika målgrupper. Under året har bla Basutbildning för vård- och omsorgspersonal, fortbildning för sjukgymnaster, katerervård och RIK i primärvården, genomförts. - Utarbeta jämförbara mätetal i nationellt perspektiv, inom inkontinensområdet. Inkontinenscentrum har genomfört en jämförelsestudie mellan VGR, Stockholm, Skåne och Dalarna/Uppsala /Västmanland. Sammanställningen visar att det finns skillnader i sortimentsbredd och hur man tolkar vad som ingår i inkontinenssortimentet. Inkontinenscentrum har därför initierat ett nationellt arbete för att klassificera sortimentet likartat, vilket är en förutsättning för att kunna göra jämförelsestudier. Hjälpmedelsinstitutet (HI) har genom NIKOLA (Nätverk inkontinens kommuner och landsting) fått i uppgift att sammanställa materialet.

14 Hjälpmedelsförvaltningen, Årsredovisning ( 28 ) - Nationell produktdatabas för hjälpmedel ( H-info ) HMF har medverkat i utveckling av nationell produktdatabas H-info, vilken from 2005 används i verksamheten. Inkörningsproblematik har medfört extraarbete och förseningar, bland annat av prisuppdateringen under våren. Särskilt projekt avseende analys av produktdatabasens framtida möjligheter för HMF och kund genomförs under Informationsinsatser till kunder. Utvecklingen av förvaltningens informationsinsatser är ett ständigt pågående arbete. I år valde förvaltningen att medverka vid Leva och fungera-mässan i Göteborg vilket uppskattades av såväl kunder som egna medarbetare. Möjligheten att så koncentrerat få visa upp förvaltningens existens och verksamhet för en bredare publik är mycket positiv. - Enhetlig intern IT-plattform i förvaltningen. Arbetet med att genomföra en enhetlig IT-plattform har försenats ytterligare, denna gång på grund av att regionen genomfört en stor PC-upphandling. Bedömningen gjordes att det är mer lönsamt att avvakta den av ITC rekommenderade IT-plattformen som beräknas vara klar under första kvartalet Vi hoppas därför att HMF ska kunna påbörja datorutbyte under andra kvartalet 2006 och i samband med att bytet genomförs ansluta de utbytta datorerna till den nya gemensamma plattformen. - Utvecklat stödmaterial för att utnyttja IT-stödet min ekonomi. Projekt som drivits i samverkan mellan Trollreda resurscenter och Trollhättans kommun. Insatsen riktar sig till såväl brukare med kognitiva handikapp, som till personalgrupperinom området. Resurscentret har vidareutvecklat programmet Min Ekonomi och utvecklat ett nytt stödmaterial, som ska ingå. Programmet beräknas börja distribueras i samband med årsskiftet 2005/ Medverka i nationellt utvecklingsarbete av sesam 2.0 Även under 2005 har HMF arbetat aktivt i utvecklingsarbetet av SESAM 2. HMF finns representerade i samtliga projektgrupper (Styrgruppen, delprojektgrupperna Tjänster, Order, Lager/inköp och Ekonomi/bokföring/statistik). SESAM 2 kommer att driftsättas i VGR hösten H. Ekonomiperspektiv Mål Vi har full kostnads- och intäkts kontroll Vi genererar positivt resultat. Vi har balans mellan kostnader och intäkter, inkluderande utvecklings-arbete. All verksamhet bedrivs på mest kostnadseffektiva sätt, sett ur ett regionalt perspektiv. Måltal Positivt resultat: 1% av omsättning Soliditet : 10 % Uthyrningsgrad : 82 % Måluppfyllelse Resultat : 100 % Uthyrningsgrad : 100 % Soliditet : 100 %

15 Hjälpmedelsförvaltningen, Årsredovisning ( 28 ) Övriga aktiviteter Årets verksamhets- och ekonomirapporter har lämnats i enlighet med regionens plan, och godkänts. Olika aktivteter har genomförts för fördjupning av förvaltningens ekonomiska analys, kvalitetssäkra prissättningen och utveckla den ekonomiska statistiken. Internutredning avseende resultat- och kostnadsutveckling på kort och lång sikt pågår. Övriga aktiviteter inom ekonomiperspektivet återfinns under rubriken Regionfullmäktiges prioriterade mål Årets resultat Resultatet för år 2005 visar på en positiv avvikelse jämfört med budget på tkr (4 044 tkr föregående år.) Resultatet är en förbättring med tkr gentemot föregående år. Resultatförbättringen består främst av ökad försäljning av hjälpmedelsartiklar och lägre kostnad för avskrivning och ränta. Regionstyrelsen har beslutat om ägardirektiven och ägarstyrning för Hjälpmedelsförvaltningen som gäller from 1 januari De ekonomiska kraven består av: Överskottsmål 1 % av omsättningen Målet är att soliditeten ska uppgå till 10 %. Överskjutande eget kapital betalas in till ägaren efter beslut. Resultat för 2005 är 1,6 % av omsättningen och soliditeten uppgår till 11 %. Omsättning är värdet av organisationens försäljning i förhållande till resultatet. Soliditet är ett ekonomiskt nyckeltal för att visa den ekonomiska styrkan på längre sikt. RESULTATRÄKNING Utfall Budget Resultat Avvikelse tkr Försäljning av varor och tjänster Övriga intäkter Verksamhetens intäkter Personalkostnader Regioninterna kostnader Material, varor och tjänster Avskrivningar Verksamhetens kostnader Finansiella intäkter/kostnader mm Resultat

16 Hjälpmedelsförvaltningen, Årsredovisning ( 28 ) Intäkter Intäkterna överstiger budget med tkr eller 1 %. Detta beroende på att omsättningen av försäljningsprodukter har ökat med 4 %. Abonnemangs- och lagerhållningsintäkter minskat något mot föregående år. Abonnemanget till hjälpmedelscentralerna har höjts med 2,2 % (400 tkr). Inkontinenscentrums abonnemang är oförändrat. Ränteintäkten för lager hos kund har minskat, vilket tyder på effektivare lagerhållning. Försäljning av konsulent- förråds- och teknikertjänster har ökat med 980 tkr från 2004 till tkr men ej nått budgeterat belopp om tkr. Intäkter för försäljning av hjälpmedel har ökat med drygt tre mkr. Intäkter för uthyrning av hjälpmedel har totalt minskat med 8,5 mkr, vilket var budgeterat. Det är prissänkning på manuella rullstolar och elrullstolar som står för den största delen av prissänkningen. Hyrespriset på manuella rullstolar har sänkts med 11 procent och på elrullstolar med drygt fyra procent. Även hyrespriset för sängar och personlyftar har sänkts under året. Löner och sociala avgifter Personalkostnader avviker positivt med tkr mot budget. Avvikelsen kan härledas dels till vakanser och dels lägre lönekostnadsökning än budgeterat. Lokala varvet gav en lönekostnadsökning om 2.27 procent. De sociala avgifterna har minskat med 0.29% (120 tkr) (Se bilaga personalanalys.) Jämfört med föregående år har personalkostnaderna ökat med tkr och då främst grundlön inkl sociala avgifter (3 482 tkr). En ökning av tillfälliga anställningar står för den största delen. Kostnaden för övertid uppgick till tkr (703 tkr). Ökningen beräknas vara tillfällig och beror på flytt till nya lokaler vid HMC i Mölndal och regionalt sortimentarbete. Kostnaden för sjuklön är 56 tkr lägre än föregående år. (Se bilaga 5 Personalanalys.) Övriga kostnader Utfallet för de interna och externa kostnaderna uppgår till 221,9 mkr jämfört med budgeterade 220,7 mkr. De interna kostnaderna avviker negativt med 5,4 mkr och de externa kostnaderna avviker positivt mot budget med 4,2 mkr. Avvikelsen beror främst på : Inlösen av lokal vid Vänerparken för hmc Fyrbodal. Hanteringen av leasingbilar har övertagits av Westma och blir därmed en intern kostnad i vår bokföring. Kostnaderna för hjälpmedel har minskat med drygt en mkr. Avskrivningar och ränta För inköp av de hjälpmedel som är anläggningstillgångar upptas regionlån. Nya regionlån för 2005 uppgår till tkr och förvaltningens totala låneskulden är tkr. Räntekostnaden för regionlån under året uppgår till tkr.

17 Hjälpmedelsförvaltningen, Årsredovisning ( 28 ) Vid inköp av hjälpmedel som klassas som omsättningstillgångar använder vi oss av checkräkningskredit vilken vid årskiftet uppgick till tkr. Räntekostnaden för 2005 var tkr. Kostnad för avskrivningar avviker positivt med mot budget. Detta beror dels på att färre hjälpmedel har köpts in och dels för att de nya lokalerna i Fyrbodal har senarelagts. Eget kapital Det egna kapitalet uppgår till tkr där årets resultat tkr ingår. Fördelningen av det egna kapitalet; Anläggningstillgångar tkr Omsättningstillgångar tkr Regionlån tkr Likvidkonto tkr Anläggningskapital tkr Kortfristiga skulder tkr Rörelsekapital tkr Investeringar Årets investeringar uppgår till tkr. Där tkr är inköp av hjälpmedel och resterande 192 tkr är investering av övriga maskiner och inventarier. I. Viktiga framtidsfrågor Inom nuvarande finansiella och verksamhetsmässiga förutsättningar, är förvaltningens möjligheter att fortsatt prestera positivt resultat gott - för såväl brukare av hjälpmedel, kunder och ägare. Pga sänkta inköpspriser kommer generellt intäkterna från artikelförsäljning och uthyrning av hjälpmedel att minska under kommande år. Trots detta är ett positivt finansiellt resultat att förvänta, även för år Det finns dock några områden som indirekt eller direkt påverkar HMF framöver och är viktiga att lyfta fram och beakta. Kundperspektivet 1. Dialog med kommunerna för tryggad samverkan Under året som gått har kommunerna förlängt sitt samverkansåtagande för hjälpmedelscentralernas verksamhet fram till 2008, vilket är mycket positivt. Det är viktigt att den dialog som Servicenämnden initierat och genomfört med företrädare för Västkom fortsätter, så att kommunernas intentioner och behov efter 2008 kan planeras in i verksamheten i god tid. Bevakas bör även de förändringar i lagstiftning avseende möjligheter till samverkan, som beräknas komma under senare delen av IT-kommunikation mellan regionen och kommunerna. En väl fungerande elektronisk överföring av olika typer information är ett fundament i HMF. Verksamheten är idag helt beroende av fungerande IT-baserade stöd och kommunikation.

18 Hjälpmedelsförvaltningen, Årsredovisning ( 28 ) Beroendet i den dagliga verksamheten är påtagligt för alla medarbetare, för våra kunder och för våra leverantörer. Allt fler manuella aktivteter och processer övergår till att hanteras elektroniskt. Under de senaste åren har kommunikationsproblemen ständigt varit på dagordningen. I det standardiseringsarbete inom IT-området som pågår i regionen, måste våra behov att kommunicera snabbt och effektivt med exempelvis vår kommunkunder eller leverantörer tillgodoses på ett bättre sätt än hittills. Processperspektivet 1. Kundorienterad verksamhetsutveckling Det interna arbetet med processorienterat förbättringsarbete måste fortsätta. Projektarbetet kommer att pågå under de närmsta två åren med öronmärkta resurser. Medarbetarperspektivet - Öka frisknärvaron Måltalet för sjukfrånvaro högst 4% har inte uppnåtts ännu. Arbetsmiljö-, friskvårds- och teamutvecklingsaktiviteter måste därför fortsätta. Vi bör öka vår omvärldsbevakningen på exempelvis sjukfrånvaro och lära av goda exempel, där man lyckas med att upprätthålla en låg sjukfrånvaro både inom och utanför VGR. Kompetensutveckling och personalförsörjning Fortsatt samarbete med högskolor är viktigt. Underlaget för högskoleinsatser riktat till våra medarbetare är ofta begränsat inom regionen, därför behöver det nationella samarbetet som hittills kanaliserats genom Hjälpmedelsinstitutet, fortsätta. Utvecklingsperspektivet - Forskning och utveckling av hjälpmedel och metoder. Många goda insatser sker idag utifrån individuellt intresse av utvecklingsarbete, även inom HMF. Samordnad strategi för detta arbete saknas dock i regionen. Områden som kan vara aktuella är exempelvis kostnad-nytta analyser, förbättrade behandlingsmetoder, hjälpmedel ur ett genusperspektiv, produktutveckling med miljöperspektiv. - Hemdistribution av läkemedelsnära produkter De ekonomiska effekterna av att inkontinenshjälpmedlen bröts ut från läkemedelshanteringen och den gemensamma satsningen mellan kommun / region, har resulterat i att vi sänkt den totala årskostnaden med ca 90 Mkr / år. Genom att dessutom fokusera på kompetensutveckling bland vårdpersonal, har vi erhållit en kvalitativt bättre inkontinensvård i regionen. Ytterligare patientgrupper i enskilt eller särskilt boende har behov av produkter som kan hanteras på samma sätt. Produkterna omfattar en årskostnad på drygt 200 Mkr. Här finns blodstickor. nutritionsprodukter, stomiprodukter, förbandsartiklar, vätskor, dosförpackade läkemedel m.m.

19 Hjälpmedelsförvaltningen, Årsredovisning ( 28 ) Ett samlat grepp, där hemdistributionen är den gemensamma nämnaren, borde -precis som inom inkontinensområdet, ha stor potential att resultera i betydande kostnadssänkningar med möjlighet till förbättrad kvalitet för både patienter och vårdpersonal. Förstudie inom området är genomförd. Det är viktigt att förstudien snarast resulterar i fortsatt arbete med att genomföra förstudiens rekommendationer. Utvecklingsarbetet kan vid en första anblick ses som logistikinsats, vilket inte är fallet. Man bör istället dra lärdom av utvecklingsarbetet inom Inkontinenscentrum, där rätt kvalitet och stöd till vården är huvudspåret. Utifrån detta förhållningssätt kan man både erhålla högre kvalitet och lägre kostnad. Ekonomiperspektivet - Fortsatt fokus på ständiga förbättringar och kostnadsbegränsningar Drivkraften i HMFs förbättringsarbete utgår från de strategiska målen. Enligt rön från hälso- och sjukvårdsverksamhet, finns det mycket som talar för att ett utvecklat arbete med ständiga förbättringar, är det arbetssätt som ger bäst resultat i längden. Att sänka kostnader är generellt enkelt, men att utgå från kundens behov och skapa verksamhet med tillräcklig kvalitet till lägre kostnad - är utmaningen som kan skapa värde för både kund och ägare. Förvaltningens interna arbete med att sänka kostnader kommer att fortsätta även framledes. Upphandlingsarbetet under närmsta året, förväntas ge ytterligare lägre inköpspriser och generera möjligheter till prissänkningar. En eventuell räntehöjning på marknaden, kan dock ses som ett orosmoln för prisutvecklingen framöver. - Finansiella förutsättningar i ny organisation Hjälpmedelsförvaltningen upphör som självständig förvaltning under 2006 och kommer att ingå som affärsområde i Serviceförvaltningen. Det är viktigt att affärsområdet i den nya organisationen fortsättningsvis ges förutsättningar, så att verksamheten kan fortsätta att utvecklas och att kommunkollektivets behov och förväntningar på insyn, påverkansmöjlighet och delaktighet kan tillgodoses. Nuvarande finansiella system med fullt balansansvar inom förvaltningen har varit mycket positivt för verksamheten, ur ett regionalt perspektiv - inkluderande kommunernas hjälpmedelsservice. Dock har inte kommunkollektivet känt delaktighet i beslut om regioninterna resultatkrav. Kommunkollektivet inom VGR är en viktig samarbetspartner vars behov och önskemål om inflytande på verksamheten, måste beaktas. Mariestad Kjell Andersson Lennart Strömbergh

20 Hjälpmedelsförvaltningen, Årsredovisning ( 28 ) Ordförande servicenämnden Förvaltningschef