Kajsa tog hjälp av Exportrådet säljer knasiga prylar i fem länder

Transkript

1 tidningen för dig som vill förenkla ditt företagande Nr Kajsa tog hjälp av Exportrådet säljer knasiga prylar i fem länder läs mer om hur ditt företag kan växa med export, smart varuplacering och hur du bäst använder video i din marknadsföring

2 Tröttnat på tidsödande kontant- och fakturahantering? Minska din administrativa börda varje dag. Genom att synkronisera kassasystemet med Vismas affärssystem vinner du mycket tid bokföringen blir automatiserad och du håller register såsom lager, artiklar, priser med mera synkroniserade mellan båda systemen. Synchronizer for Visma fungerar med alla våra kassasystem: Small, Medium och Large. Och om du väljer ett Cash IT Retail Medium- eller Largepaket kan du skapa en faktura eller order direkt i kassan till dina kunder. Underlaget hamnar i affärssystemet redo för vidare behandling. Du kan även förbereda en order som du hämtar upp i kassan när du tar betalt av kunden vid ett senare tillfälle. Om du har ett Cash IT Retail Largepaket kan du hantera handpenning som automatiskt blir korrekt bokförd, och du kan skapa offerter. Sedan 2001 har vi haft integration mot Visma Administration och 2008 utsågs vi till årets integrationspartner. Vi är även Visma Certified Partner och säljer Vismas produkter och tjänster. Funktioner Cash IT Synchronizer for Visma Stöd för Visma Administration 500 Stöd för Visma Administration 1000 Stöd för Visma Administration 2000 Synkroniserar artikelregister Synkroniserar lager Synkroniserar kundregister Synkroniserar rabattavtal Synkroniserar offert Synkroniserar order Synkroniserar faktura Orderbetalning Kan placeras på en annan ort än kassan Säker överföring via Internet (SSL) info@cash-it.se cash-it.se

3 Svenskar är mästare på export Nr 74 juni 2012 Just nu handlar det mesta om fotboll. Det får mig osökt att tänka på export. Nästan hela den svenska landslagstruppen i EM är ju faktiskt såld till andra fotbollsländer. De bästa spelarna är till vardags stjärnor i länder som Italien, Grekland, Frankrike, Holland och England. Ett av många exempel på framgångsrik svensk export. Jag ska berätta om ett mindre lyckat exempel, som jag känner till väldigt väl. Jag var nämligen i högsta grad själv inblandad. Det finns en del att lära av det. När ursprunget till Visma Spcs Scandinavian PC Systems grundades på 80-talet var planerna mycket ambitiösa. Det framgick redan av företagsnamnet att internationella marknader hägrade. De snabba framgångarna i Sverige för SPCS Ordbehandling, det allra första programmet, gav extra skjuts åt idén om lansering även i andra länder. Där precis som här saknades lättanvända och billiga ordbehandlingsprogram. Vi anlitade översättare för att göra bl a spanska, grekiska, franska, tyska och engelska versioner av programmet och handboken. Medan arbetet pågick knöt vi affärskontakter i de länder vi skulle försöka komma in i. Rätt varuplacering ger positiv säljutveckling 4 Gyptech bygger fabriker på löpande band 14 Viljan att växa förenar företag med exportambitioner 8 Programmen kom ut och visst såldes de. Men långtifrån lika lätt och snabbt som i Sverige. Det gick snart att konstatera att det inte skulle bli en bra affär. Ju snabbare satsningen lades ner, desto bättre. Vad gjorde vi fel? Sannolikt många saker, men bristen på en konsekvent plan kan nog sammanfatta den uteblivna framgången. Vi fick å andra sidan massor av kunskap med oss hem. Den har vi tagit vara på när vi nu långt senare lanserat produkter och tjänster i de nordiska grannländerna. Vad det handlar om är inte att exportera ett program utan ett helt affärsupplägg, där kundernas förväntningar motsvaras av den kvalitet, prissättning och support som vi kan erbjuda. Det som går på export är i själva verket ett helt affärskoncept anpassat till landets specifika förutsättningar och drivet av lokala medarbetare som utbildats i vår företagskultur. På det viset kan exempelvis norska småföretagare bokföra och fakturera över nätet och danska näthandlare jobba med samma webbutikslösning som svenska företagare. Svensk export har gamla traditioner. Med internet har helt nya möjligheter öppnat sig. Aldrig tidigare har så många svenska företag verkat på den internationella arenan som nu. Om detta handlar flera artiklar i det här numret av din tidning från oss. Trevlig läsning! Med fotbollsresor i fokus 23 alltid i Du&Datorn Nya tider kräver nytänkande och mobil tid Rätt tid för utbildning Läs mer i höstens kursschema Löneskolan: Så underlättar du rapporteringen med Vismas löneprogram 20 Företagsskolan: Så här använder du video i din marknadsföring 24 Fem sidor frågor och svar om våra program och tjänster 30 Höstens kursschema 31 Knäck kluriga Krysset Omslaget: Kajsa Knapp driver företaget Coolstuff tillsammans med Christian Omander. Med hjälp av smart marknadsföring på sociala medier och aktivt bistånd av Exportrådet har de två e-handlarna utvecklat Coolstuff till ett internationellt företag med 23 anställda. Läs mer på sidan 10. Foto: Petter Hammarbäck. Rolf Dahlberg, vd, Visma Spcs Du&Datorn ges ut av Visma Spcs AB, Växjö. Utgivare: Rolf Dahlberg. Redaktion: Petter Hammarbäck, Filip Lendahls, Alexander Rehnborg och Therese Palm. Grafisk produktion: Giv Akt Information AB, Växjö. Tryck: V-TAB, Vimmerby. Tidningen trycks på 80 gram Grapho Cote. Adress: Du&Datorn, Visma Spcs AB, Växjö. Annonsbokning: Adressändring: ISSN Eftertryck av text och bilder förbjuds. Redaktionen svarar inte för insänt icke beställt material. Allt redaktionellt material producerat för Du&Datorns räkning lagras elektroniskt och kan komma att publiceras på Vismas webbplatser eller i annan digital kommunikation utan att särskilt meddelande lämnas eller särskild överenskommelse görs angående sådan publicering. Externa medarbetare måste meddela eventuella förbehåll mot detta. I princip publiceras inte material med förbehåll mot elektronisk publicering. E-post: duochdatorn@visma.se. Visma Du&Datorn nr 74 juni

4 De leder kunderna rätt i varuhyllan I en genomtänkt affär ställs inga varor ut slumpvis. Bakom varje hyllmeter, rabattkorg och varustapel döljer sig mänsklig psykologi. Det vet Sten-Åke Friman och Madeleine Eliasson på småföretaget Positiv Säljutveckling, som är experter på hur vi handlar. Vi människor tror gärna att vi är rationella, men i verkligheten är vi faktiskt flockdjur, berättar Madeleine Eliasson medan vi promenerar i storköpskedjan City Gross och observerar fredagströtta konsumenter slingra sig med kundvagnar mellan rabattstånd, stapelberg och brödkorgar. Är inte det en något cynisk bild av hur vi konsumenter fungerar i affären? Nej, det mesta är ren statistik, i alla fall om vi får tro eldsjälarna bakom det Växjöbaserade företaget Positiv Säljutveckling. Vi tar det från början. I mitten på 80-talet jobbade Sten-Åke Friman för den holländska varujätten Unilever med varuplacering i svenska butiker. Space management, som det heter på engelska, eller idén om hur man kategoriserar och utplacerar varor i butiker, var på den tiden en ny affärsverksamhet både i världen och hemma i Sverige. Till slut bestämde sig Sten-Åke för att idén var så bra att han ville starta eget företag. Han började med att hjälpa leverantörsföretag att få sina varor utplacerade i affärer, men insåg snabbt att inte bara leverantörer, utan även butiker hade ett intresse av att öka sin försäljning genom smart varuplacering. Sten-Åke berättar att butikerna inledningsvis var kritiska till hans affärsidé. Många affärsägare såg sin butik som unik. De såg helt enkelt inte hur någon skulle kunna gå in, placera om varor på ett smartare sätt, och få dem att sälja Madeleine Eliasson och Sten-Åke Friman är experter på hur vi handlar. mer. Det som till sist övertygade dem var försäljningsresultaten som följde av insikten om att det faktiskt finns generella sanningar om hur kunder agerar i en affär. Ren psykologi och statistik I dag har hans företag växt till fem anställda med Madeleine Eliasson som delägare, och kunderna består av allt ifrån bensinmackar, livsmedelsföretag och byggbolag, till apotek och glas- och porslinsaffärer. Vad är då egentligen Space management? Man kan enkelt förklara det som en teori om hur kategorisering och utplacering av varor i en butik påverkar konsumenter och försäljning. Space management är förklaringen till varför du alltid tvingas gå genom hela butiken för att nå mejeriavdelningen och varför munsköljen står bredvid tandkrämen. Det handlar om konsumentpsykologi och försäljningsstatistik. Och om att packa upp varor på rätt sätt, på rätt hylla, vid rätt tidpunkt. Vi försöker sätta oss in i hur människor tänker när de handlar och använda den kunskapen för att butiker och varuleverantörer ska öka sin försäljning. Att du måste gå genom hela butiken för att köpa mjölk är ju till exempel för att du ska tvingas passera en massa andra varor på vägen och bli lockad. Munskölj är en produkt som folk i princip aldrig köper om den inte står bredvid en viktigare vara som tandkräm, säger Madeleine Eliasson. Hon beskriver sitt jobb som ett ständigt schackspel där det gäller att hela tiden ligga steget före med vad som kan locka konsumenten. Drive-through är framtiden Inom Sten-Åkes och Madeleines bransch måste man därför ständigt förutse och följa trender inom handel och konsumtion. De ser just nu flera viktiga förändringar inom detaljhandeln. Den dyra bensinen har gjort att allt fler väljer närbutiker i stället för att ta bilen ut till stora köpcentrum. De små detaljhandlarna går med i större inköpsorganisationer med gemensamma varumärken för att försöka priskonkurrera med de stora butikskedjorna. Lågprisbutikerna flyttar in till stadskärnorna medan de små livsmedelstillverkarna köps upp av större aktörer. Näthandeln har växt rejält sedan i julas och öppnat upp en ny och viktig 4 Visma Du&Datorn nr 74 juni 2012

5 Det går att sälja mer av en produkt genom att lyfta fram en hel produktfamilj. försäljningsmarknad. Men Sten- Åke och Madeleine blickar ännu längre framåt. Vi ser att en klyscha som slit och släng faktiskt fortfarande är sann folk köper inte längre produkter som ska hålla hela livet, som samlingsservis. Men det går också att på lång sikt se stora förändringar i hur vi lever och konsumerar. Jag tror att de färdiga matkassarna ännu är i sin linda. I framtiden kommer du att åka till din butik och hämta upp färdigpackade kassar med medicin, mat och vin. Det blir drive-through -konsumtion, tror Madeleine. Sträva efter gyllene balans Det finns förändringar i samhället och bland människor som egentligen ingen kan förutse, och så finns det regler och beteenden som nästan aldrig förändras eller slår fel. Dessa är speciellt viktiga för småföretagen att ta till sig om de vill kunna sälja mer på en allt hårdare marknad, påpekar Sten- Åke och Madeleine. En sådan regel är att man alltid bör sträva efter en gyllene balans mellan stort och litet utbud av varor. Många småhandlare tänker ofta att de kan sälja mer produkter om de utökar sitt utbud och det är ju sant, till en viss punkt. Om utbudet däremot blir för stort krävs det mer plats i butiken och då finns det alltid en risk att kunden mister överblicken av sortimentet, säger Sten-Åke. En annan beprövad försäljningsmetod är att sälja mer av en produkt genom att lyfta fram en hel produktfamilj. Om du till exempel vill sälja fler gitarrer kan du visa att du även säljer nya strängar, stämgaffel, fodral och notböcker. Kringprodukterna lockar kunderna till att hitta och se värde i huvudprodukten. Vi blir aldrig färdiga i affären Placeringen av varor är jätteviktig enligt teorin om Space management. Börja med att rita upp vad du säljer för varor. Se om du hittar kategorier av varor som hör ihop. Kanske bör de placeras tillsammans? Till vilka grupper riktar sig varorna? Kanske vill dina kunder leta efter cd-skivor och datorspel i samma hylla? Genom att bli medveten om hur kunderna prio riterar när de handlar i affären, kan du placera ut varorna i förväg enligt deras egen logik. All denna försäljningserfarenhet och trendspaning har gjort Positiv Säljutveckling till experter i Sverige inom sitt område. Men Sten-Åke erkänner att det även har sin baksida när han själv ska in i affären för att handla. Min fru klagar jämt på att vi aldrig blir färdiga. Jag kan ju inte hålla mig i affären, utan vill gärna rätta till varor på hyllorna och fundera över deras placering. Jag antar att det skulle kunna klassas som en arbetsskada, skrattar han. Text: Alexander Rehnborg Sten-Åkes och Madeleines tips till näthandlare fakta Positiv Säljutveckling Antal anställda: 5 Omsättning: 5 miljoner kronor Experter på Space management Foto: Petter Hammarbäck Driver du försäljning på internet? Då har du säkert insett att det är merförsäljningen av kringprodukter som verkligen kan öka dina intäkter. För att lyckas med detta föreslår Sten-Åke och Madeleine att du lägger fokus på att länka varor till varandra på ett logiskt sätt. Om kunden till exempel tittar på digitalkameror kanske du även bör erbjuda minneskort, väska och extrabatteri? Försök även att förfina nätbutikens sökfunktion så att kunden kan göra specifika sökningar på vanliga produktkategorier, som barn, flicka och storlek. En annan utmaning för näthandlare är att få kunden att återvända till sajten. En metod som många nätbutiker använder är att göra regelbundna mejlutskick om tävlingar, rabatter och nya varor. Ekonomiprogram/tjänster Visma Compact 1500 och Visma XOR Lön Internet Visma Du&Datorn nr 74 juni

6 Joakim Karlsson, Anna Svensson och Malin Hellborgsson hälsar dig välkommen till Visma Spcs nya supportwebb med forum. På Visma Spcs supportwebb kan du ta del av filmer, instruktioner, frågor och svar. Ny supportwebb med forum Visma Spcs nya supportwebb är nu sjösatt och i full gång. Vi har även öppnat ett forum där du kan ställa frågor, diskutera med andra användare, ge tips och få svar. Varmt välkommen! Nu kan du få hjälp med alla dina Visma-program, när du vill, oavsett var du är. Visma Spcs nya supportwebb ger dig full tillgång till alla våra instruktioner, steg för steg-guider och supportfilmer. Här kan du även ladda ner de senaste versionerna av dina program. Visma Spcs supportwebb är en samlad yta där du kan hitta hjälp om din produkt. En hjälp som du kan ta del av på flera olika sätt. Du kan se filmer, läsa instruktioner i vår skrivna hjälp eller fråga och svara i vårt forum. På vår supportwebb kan du ta del av hjälpinformationen på det sätt som passar dig bäst, berättar Malin Hellborgsson som är ansvarig för den grupp som jobbar med supportwebben på Visma Spcs. Fler valmöjligheter Men supportwebben är förstås inte den enda vägen till hjälp. Du kan självklart även ringa oss via telefon och nå oss direkt via chatten också. Fördelen med supportwebben och dess forum är att de inte är begränsade i tid utan är öppna dygnet runt alla dagar om året, fyller Anna Svensson i. Anna Svensson är en av de personer du möter i forumet på Visma Spcs supportwebb. Så på vilket sätt är då Visma Spcs nya forum unikt i detta sammanhang? Forumet är ett ställe där våra kunder kan ta del av information från oss, men också utbyta information med varandra. För att läsa i forumet behöver man inte vara inloggad eller ens kund hos oss. Det är öppet för alla, förklarar Anna. En annan fördel är att man kan få svar på rent bokföringstekniska frågor, både av andra kunder men också av experter som vi samarbetar med, tillägger Malin. Öppet för alla Det krävs alltså ingenting för att få ta del av forumet. Både supportwebb och forum är öppen för alla att läsa. Men det krävs ett kundnummer hos oss för att du ska kunna ställa frågor och göra egna inlägg. Just möjligheten att ta del av och diskutera med andra kunder och höra deras erfarenheter tror jag kan vara värdefull. Vi på supporten vet mycket om våra program, men vi vet också att många kunder hittat nya lösningar i våra program som vi inte ens har tänkt på. Det kan vara olika branschlösningar som hur man sköter sin bokföring i exempelvis djuraffärer eller andra mer branschspecifika frågor som vi inte kan så mycket om, förklarar Joakim Karlsson som du också möter i forumet. På forumet kan du även lämna önskemål om framtida funktioner och möjligheter i våra program. Du kan presentera ett problem eller rapportera om du hittar en bugg. Du kan även betygsätta oss som företag, de produkter du använder och följa en produkt över tiden. Det innebär att du får meddelanden om när det kommer nya inlägg som rör just den eller de produkter du är intresserad av. Tre skäl att besöka Visma Spcs supportwebb och forum: Det är alltid öppet Du väljer själv vilken sorts support du vill ha telefon, chatt, film eller fråga och få egna svar Du kan även få hjälp och ta del av erfarenheter från andra användare Du hittar Visma Spcs supportwebb och forum på www. vismaspcs.se/support Text och bild: Petter Hammarbäck 6 Visma Du&Datorn nr 74 juni 2012

7 Vill du byta upp dig? Förr eller senare inser vi alla att det finns dem som har skaffat sig det bästa. Och att det lönar sig. Vill du också ligga i gräddfilen istället för i bakvattnet? Då är det dags att byta upp sig till moderna grejer! Öka din försäljning med E-butik Flex E-butik Flex är en e-handelsplattform där du kan få all funktionalitet du önskar. Kunniga medarbetare hjälper dig att utforma din webbshop så att du kan sälja mer och mer för varje år. Optimerad för Google och med avancerade designmöjligheter står du väl rustad för framtidens konkurrens. Några av fördelerna med E-butik Flex: Komplett koppling till Visma Administration Olika prislistor och rabattavtal för inloggade kunder Flera språk och valutor Frakt- och momshantering för internationell handel Möjlighet till specialanpassningar exakt efter dina behov Och mycket mer! HÖR GÄRNA AV DIG! TELEFON: E-POST: FLEX@E-BUTIK.SE WEBB: Visma Du&Datorn nr 74 juni E-butik i Norden AB, Lovisinsgatan 3, Södertälje

8 Sverige är en liten marknad med många företag. För många små företag som vill växa och bli större kan det vara mer lönsamt att etablera sig på nya marknader än att försöka öka sina andelar på hemmamarknaden. Och det behöver inte vara så svårt som det kan verka. Många har redan tagit steget och det finns gott om goda råd, erfarenheter och direkt hjälp att få. Export för Sverige i framtiden Japan är med sina 128 miljoner invånare världens största exportland, men också världens största importör. Vy från Tokyo Tower som med sina 332,6 meter är världens högsta självstående stålstruktur. När Tillväxtverket undersökte internationaliseringen i svenska småföretag visade det sig att ungefär vart fjärde företag var verksamt internationellt. Bland de minsta företagen med 0-9 anställda var andelen omkring 23 procent. En viktig gemensam nämnare visade sig vara en vilja att växa. Framgångsfaktorer för tillväxt På annan plats i denna tidning kan du läsa om två vitt skilda företag som båda jobbar med exportfrågor, men på ganska olika sätt. Båda har använt sig av Exportrådet (som du också kan läsa mer om här intill) men på lite olika sätt och med lite olika resultat. Trots olikheterna går det att hitta en del gemensamma framgångsfaktorer. Nyckeln till framgång verkar vara ett gediget förarbete, lokal anpassning, att fokusera på kärnverksamheten och att ta hjälp. Förutsättningarna skiljer förstås mellan olika branscher och marknader. Ju längre bort från Sverige desto större blir de kulturella skillnaderna. Bara det kan vara ett skäl att börja i mindre skala och expandera i närområdet först. Men det är också stora skillnader mellan att verka i andra EU-länder och att nå ut utanför EU. Den kanske viktigaste lärdomen verkar vara att det är bättre att köpa in lokal hjälp än att försöka göra allt själv från början. Och det behöver inte alls vara speciellt svårt. Här finns hjälpen Den största och kanske viktigaste parten med 60 kontor i över 50 länder är Exportrådet som kan hjälpa småföretag att dra i gång verksamheter utomlands och knyta lokala kontakter. Men det finns många fler parter. Vill du ha hjälp att säkra betalningar och trygga finansieringen är Exportkreditnämnden en myndighet som kan hjälpa till med just detta att försäkra exportföretag med säkra betalningar och finansieringshjälp över nationsgränser. Almi och Sveriges Handelskamrar erbjuder tillsammans mentorer med exporterfarenhet till blivande och befintliga exportörer. Mentorerna ställer dessutom upp ideellt för att hjälpa företag med exportambitioner. Ytterligare en instans är Internationaliseringsguiden som kan hjälpa till med rådgivning, expertkunskap och finansiering, från första exportaffär till etablering och utlandsinvesteringar. Statligt finansierad hjälp Många av dessa organisationer är delfinansierade med statliga medel och har som uppdrag att främja svenska småföretags exportmöjligheter. Handelsminister Ewa Björling, som lanserat ett program med 40 åtgärder för att främja svensk export, har en vision om att Sverige ska fördubbla sin export. Ökad export skapar jobb och gynnar tillväxten. Vi vet att företag som exporterar är mer produktiva och anställer fler. Därför måste det till bättre möjligheter för svenska företag att göra affärer i andra länder, förklarar handelsminister Ewa Björling. Den politiska viljan att underlätta exporten för småföretag är alltså stor, så det kan vara en god affär att ta emot den hjälp som erbjuds. Text och foto: Petter Hammarbäck Handelsminister Ewa Björling vill fördubbla svensk export. Foto: Johan Oedmann Småföretagen störst Under 2009 sålde svenska företag något på export. Hela 93 procent av dessa var småföretag. Ser man enbart till omsättning stod småföretagen för 19 procent av det sammanlagda exportvärdet. Men då underskattas småföretagens betydelse för de är även delaktiga som underleverantörer i de större företagens andel. De främsta exportländerna Våra fem främsta exportländer år 2010 var Tyskland, Norge, Storbritannien, USA och Danmark. Dessa fem stod tillsammans för 41,2 procent. Kina hamnar först på tionde plats med en andel på 3,1 procent. Enorma värden 2010 var värdet på den svenska exporten miljarder kronor. Varor stod för miljarder och tjänster för 463 miljarder svenska kronor. Omräknat innebar detta att småföretag i snitt omsatte mer än 9 miljoner var, enbart på export. Se saken från andra hållet Hur ser omvärlden och dina tilltänkta marknader på dig och ditt företag? Vilken föreställning har de om svenskar och svenska företag? Du kan lära dig mycket om skillnader och likheter den vägen. Rätt använd kan den kunskapen vändas till din fördel i stället för att vara din svaghet. 8 Visma Du&Datorn nr 74 juni 2012

9 Exportrådet hjälper många småföretag Exportrådet hjälper varje år ungefär småföretag som har ambitioner att utvecklas internationellt. En förändring som skett under de senaste fem åren är att Exportrådets tjänster utvecklats och anpassats efter de olika faser som ett mindre företag ofta befinner sig i. Sedan en tid tillbaka gör Exportrådet även särskilda satsningar på småföretag, strategiska marknader och affärsområden där vissa av tjänsterna är avgiftsfria, andra delfinansieras av staten. Exportrådet är nämligen en organisation som ägs av svenska staten och näringslivet med uppdrag att främja svensk export. Alla företag är välkomna att boka in en kostnadsfri träff med Exportrådets regionala exportrådgivare. Det kan vara en bra start för att klargöra vilka alternativ som finns och vad som krävs av företaget. Martin Hellström, som är chef för Exportrådets småföretagsprogram, berättar mer om vad Exportrådet kan göra för småföretagen. Vi jobbar normalt sett vidare med ungefär hälften av de företag vi träffar initialt. En del företag inser under en första dialog att de har vissa saker att reda ut innan de ska satsa resurser på nya kunder utomlands, förklarar Martin Hellström. Vad kan egentligen Exportrådet hjälpa till med? Det som gör vårt stöd så värdefullt är framför allt våra kontakter och kunskaper. Exportrådet finns nämligen på plats i alla svenska län och i ett 60-tal länder. Vi öppnar dörrar och sparar arbete åt våra kunder genom att hjälpa dem att förbereda sig, kartlägga marknaden och anordna träffar med tänkbara kunder och partners på plats. Vilka länder är lättast att börja med? Det är svårt att säga generellt. Våra kunder är ofta väldigt nischade och har ibland personliga kunskaper som gör att de satsar på oväntade marknader. Det viktiga är att ha bra koll innan man investerar alltför mycket resurser. Under fjolåret satsade många av våra småföretagskunder på Norge och EU. De är enkla att komma in på som förstagångsexportör och de är köpstarka närmarknader. Men en stor andel av småföretagen satsar även på Kina. Martin Hellström är chef för Exportrådets småföretagsprogram. Foto: Håkan Flank, Exportrådet Ett speciellt program för småföretag Exportrådet har även tagit fram ett speciellt paket till småföretag som täcker hela processen från exportinformation till konkret sälj- och marknadsstöd på plats. I småföretagarprogrammet engageras såväl regionala exportrådgivare som Exportrådets utlandskontor. Det innebär att man som småföretagare kan få hjälp med allt från att starta ett företag i det nya landet till att anlita lokala kontakter och samarbetspartners. Småföretagarprogrammet riktar sig till svenska företag med högst 10 miljoner euro i omsättning och max 50 anställda. Det kan genomföras i sin helhet eller i den omfattning som passar det enskilda företaget. I sommar lanserar Exportrådet ännu en ny tjänst kallad E- handelsguiden som ska göra det enklare för svenska e-handlare att etablera sig i våra nordiska grannländer. Text och foto: Petter Hammarbäck 2010 uppgick svensk export enbart till Hongkong, med sina 6,9 miljoner invånare, till 4,2 miljarder kronor. Totalt sett motsvarar det bara 0,2 procent av den svenska exporten. fakta Exportrådet Verksamhet: Att främja svensk export Ägare: Ägs gemensamt av staten och näringslivet Omsättning: 630 miljoner kronor Antal anställda: 500 Finns i: 66 kontor i 57 länder och i Sveriges alla län Internet Martin Hellströms bästa tips Tänk igenom saken i förväg tillsammans med någon som har erfarenhet. Spetsa till ditt exporterbjudande så att du har något unikt att kommunicera under dina första möten. Sälj inte allt på en gång. Tänk igenom de krav du har på en eventuell mellanaktör och säkerställ att han eller hon kan tjäna pengar på affären. Se till att du har aktuella referenser. Gör en kalkyl över hur mycket tid och pengar satsningen kommer att kosta på fem års sikt och vilka intäkter som krävs. Om du behöver finansiering, ta kontakt i ett tidigt skede. Våra köpstarka grannar 2009 spenderade norrmännen nästan dubbelt så mycket pengar på e-handel som svenskarna. Norrmännen gör 10 procent av sina e-handelsköp från utländska e-handlare, främst sådana i Norden, USA eller Storbritannien. Danska konsumenter föredrar danska e-butiker men handlar även från Storbritannien, Sverige och Tyskland. Även finländarna har hittat e-handeln och har nu ökat sina inköp online med 10 procent det senaste året. Det är framförallt finska ungdomar som spenderar allt mer på nätet, men även äldre kundgrupper i Finland har numera blivit mer aktiva konsumenter på nätet. Källa: Exportrådet Visma Du&Datorn nr 74 juni

10 BananaGuard ett ventilerat och lättdiskat bananfodral i hårdplast. Gör 4,5 x 3 centimeter stora kyssmärken med kysstämpeln. Lunchbox i olika storlekar så att du kan separera såsen och salladen. De säljer knasiga pryla Coola och knasiga prylar på nätet, det är vad e-handelsföretaget Coolstuff håller på med. Och det har visat sig vara en synnerligen lyckad kombination, även utanför Sveriges gränser tack vare Exportrådets hjälp och smart marknadsföring i sociala medier. Det började dock som ett sidoprojekt medan de två grundarna Kajsa Knapp och Christian Omander studerade ekonomi på dagtid. På kvällarna omsatte de sina nyförvärvade kunskaper i praktisk affärsverksamhet. Vi hade lagret hemma i lägenheten och fick smyga ner med leveranserna till bilen i Ikea-kassar så att inte grannarna skulle märka vad vi höll på med, berättar Kajsa Knapp och ler åt minnet. Nu snart åtta år senare är Coolstuff ett internationellt företag med 23 heltidsarbetande och finns representerat i fem länder. Men småföretagarandan märks fortfarande väl. När jag besöker dem i är det inte i butiken på Hamngatan vi möts, utan på lagret i ett ruffigt industriområde. Efter att ha hittat in i den ganska oskyltade tegelbyggnaden som ser ut att ha haft sin storhetstid på 1970-talet är det som att stiga in i en annan värld. Bakom den skamfilade plåtdörren kliver man rätt in i ett modernt lager med smart uträknade packsystem där man expedierar ordrar på löpande band. På insidan är lokalerna ljusa och trevliga med takfönster och stämmer inte alls med det förstaintryck fasaden ger. Men det är ganska trångt. I höst flyttar vi till större och mer ändamålsenliga lokaler, mer centralt men fortfarande i ett industriområde, förklarar Christian Omander. Varför e-handel? För åtta år sedan var inte e-handel speciellt vanligt i Sverige. Så varför blev det just e-handel? Det var egentligen inte e- handeln vi började med utan den typ av smarta prylar vi i dag kallar för gadgets. Vi hittade dem i England och USA, så vi tänkte att de vore perfekta att sälja även i Sverige. Dessa gadgets behöver du som regel inte känna på eller prova, de förklarar sig själva och är lätta att visa på bild och i film. Så vi tänkte att detta borde vara de ideala produkterna att sälja på nätet, berättar Kajsa Knapp. Den första produkten blev bananfodralet. Coolstuff var faktiskt först i Europa att ta in denna pryl från Kanada. Och företaget har fortsatt på den inslagna vägen att hitta nya smarta produkter som säljer bra på nätet. Kajsa demonstrerar genom att plocka fram en flaska med sololja. När hon delar flaskan på mitten och visar gömstället inuti för värdesaker som telefon och smycken, förstår även jag vad hon menar. Det är produkter av det här slaget det handlar om. Vi surfar runt väldigt mycket och hittar mycket den vägen. Vi får även tips från kunder och hittar en del på mässor i Asien och USA. I dag har vi ungefär 450 produkter och nästan lika många leverantörer. Det är ju vår konkurrensfördel att bara välja ut det bästa, förklarar Kajsa. Om sociala medier Coolstuff har nästan fans på sin Facebookgrupp. Och det är klart, deras varumärke passar ovanligt bra i sociala medier. Men de jobbar också hårt med att förmedla sitt budskap den vägen. Vi vill vara kompisar med våra kunder. Vår policy är att alltid ge korrekta svar och att vara helt ärliga, säger Christian. Bra talande exempel är Coolstuffs produkttester som filmas och publiceras. De köper nämligen inte in något utan att testa först och när de lägger ut filmen från testet kan kunderna både bedöma produkten och vara delaktiga i om den håller måttet. För även produkter som klarar sig sämre visas på detta sätt. Då sållar vi ju bort dåliga produkter och visar dessutom våra kunder att vi faktiskt väljer bort en hel del, förklarar Kajsa. Det kanske är en annan del av Coolstuffs trovärdighet och varumärke, att inte bara visa upp en vacker fasad om säljande grejer och sig själva, utan att visa helheten, på gott och på ont. Facebook är huvudkanalen Trots att Coolstuff bedriver e- handel i egen webbshop är det Facebook som är huvudkanal för deras kommunikation med kunderna. Men Coolstuff har även testat Twitter och blogg. Vi la ner Twitter för det formatet funkade inte alls för oss. Vi började även med en blogg där vi tänkte blogga om företaget. Men det är ju på Facebook alla är så bloggen har blivit mer av en nyhets och informationskanal på hemsidan. När vi kommunicerar löpande är det Facebook som är det stora och lyckade sociala mediet för oss, fortsätter Kajsa. I mina öron låter det konstigt att driva en ledande webbshop och kommunicera med kunderna på Facebook. Men jag förstår bättre vad Kajsa menar när jag 10 Visma Du&Datorn nr 74 juni 2012

11 Ett läckert vinställ. Gråt inga tårar mer för lökens skull. Smart gömställe för värdesaker på stranden. r så in i Norden Kajsa Knapp om livet som småföretagare: Man får nog gilla det här att vara lite riskbenägen. Det är vi varenda dag. Tycker man inte det är kul går det nog inte så bra. Därför har Coolstuff anställt utländsk personal som jobbar med just de här frågorna. I jobbar nu en tysk, en dansk, en norsk och en finsk medarbetare som håller i respektive lands drift och kontakter. De har även hjälpt till att anpassa de olika ländernas webb- och Facebook-sidor efter språk och kulturella skillnader. ser vad Coolstuff faktiskt gör på Facebook. Som besökare möts man av filmer, tips, och aktuella erbjudanden som kryddats med en god portion humor och fått rikligt med kommentarer och förslag från gillarna. En riktigt levande sida värd att återkomma till, så ett studiebesök rekommenderas varmt. Du hittar aktuell länkadress i faktarutan. Coolstuff jobbar även mycket med bevakning av kunders inlägg på andra forum som i Sverige och i Danmark. Om det skrivs negativa saker om CoolStuff försöker de fånga upp och åtgärda det direkt på plats genom att kommentera eller förklara vad som eventuellt gått snett. Och bloggen som verktyg är definitivt inte ute ur bilden. Kulturella skillnader Även om vår egen blogg är under omarbetning jobbar vi mycket med andra bloggare och tipsar dem om våra produkter. Skriver de något om oss kan det sprida sig som ringar på vattnet. Bloggkulturen är jättestor i Sverige och Norge, men inte alls lika stor i Danmark, enligt Kajsa. Det finns även kulturella skillnader på sociala medier i olika länder så Coolstuff har en Face booksida för varje land. Deras Facebookgrupper fungerar ganska lika i Sverige, Danmark, Norge och Finland, men skiljer sig mer i Tyskland. I Tyskland finns dessutom ett annat forum att ta hänsyn till - StudiVZ - som är stort inom den tyska skolvärlden. Vi läste in oss på de olika länderna när vi etablerade oss där och skillnaderna kan ibland vara stora, även mellan länder som Danmark och Sverige trots att det är så nära. Tyskland skiljer sig dock mer från oss här uppe i Skandinavien, säger Christian. Christians och Kajsas bästa tips för att etablera sig på nya marknader är att läsa på, gå på Exportrådets seminarier och ta hjälp av lokalbefolkningen. Som svensk kan det vara mycket svårt att förstå alla kulturella skillnader även om man behärskar språket. Import och export Coolstuff importerar lejonparten av sina produkter och säljer även en hel del på export. I dag bedriver företaget e-handel i fem länder. Men e-handeln är väl gränslös, går det inte att sälja överallt via nätet? Jo, visst kan man ha en drop down-list med olika språk och skicka varor worldwide, men vi menar att man måste gå in i olika länder och vara närvarande där för att det ska fungera i längden, säger Christian. När vi etablerar oss i ett nytt land startar vi en filial där så att vi har ett lokalt organisationsnummer och telefonnummer som kunderna kan ringa. Samtalet hamnar här hos oss i, men besvaras på deras eget språk. För exempelvis Finland, som är vår senaste marknad, sköts även den finska marknadsföringen och de finska kontakterna av Marjaana Sirén som är vår finländska representant, förklarar Kajsa. FORTS. PÅ NÄSTA sida Visma Du&Datorn nr 74 juni

12 Norge väl värt besväret För oss som har så nära till Danmark var steget inte så långt till att etablera en första filial där. Det känns ju nästan som hemmaplan och Postens tjänster sträcker sig dit också. Då var det mycket mer komplicerat att börja sälja i Norge eftersom de ligger utanför EU. Faktum är att både Tyskland och Finland var enklare, säger Christian. Även om det krävdes mer arbete att etablera sig i Norge visade det sig vara en lönsam investering. Norge är numera Coolstuffs näst största marknad trots att man bara funnits där i ett och ett halvt år. Norrmännen verkar verkligen gilla våra produkter, för de köper som galningar och verkar ha mycket mer pengar att röra sig med, säger Kajsa. Fraktfritt på sikt Fraktkostnader är ett problem som nog de flesta e-handlare brottas med då allt mer säljs med enhetsfrakter. Coolstuff jobbar med en fast fraktavgift till alla länder som på det stora hela ska täcka fraktkostnaderna. Utvecklingen inom e-handel går dock mot att sälja fraktfritt och då blir förstås kostnaderna inbakade i priset i stället. Nackdelen med fri frakt är att det blir svårare att sälja riktigt billiga eller skrymmande saker där fraktkostnaden utgör en större andel av priset. Även om leveranserna sker från lagret i sköts de på lite olika sätt beroende på vart de ska. Till Sverige, Danmark och Finland går de via Postens nät, men det är Coolstuff Danmark och Coolstuff Finland som står som avsändare för leveranserna i de länderna. Till Norge och Tyskland skickar de pallar över gränserna som sedan splittas upp av den norska respektive tyska posten som därefter sköter leveranserna. Vid mer brådskande leveranser kan vi även skicka med UPS. Det blir så klart lite dyrare, men det vore ännu dyrare med lokala lager i respektive land. Men vem vet, om några år kanske vi har ett europeiskt centrallager, tillägger Kajsa. Coolstuff om Exportrådet Varje gång Coolstuff gått in i ett nytt land har de tagit hjälp av Exportrådet. Det kostar cirka kronor och då hjälper de oss med allt som krävs för att starta ett företag i landet. Så det är ju inte vi som gör det jobbiga, vi köper den tjänsten av Exportrådet, berättar Kajsa. Men det var långt ifrån givet hur de skulle börja. Kajsa gick på ett seminarium där Exportrådet var med och talade om export till Danmark. Exportrådets tjänster visade sig passa Coolstuff mycket bra och har varit mer värda ju längre bort från Sverige de kommit. Vi är jättenöjda och skulle haft svårt att göra allt detta själva, framförallt i Norge och Tyskland som skiljer sig mer. Exportrådet har försett oss med en personlig kontakt i varje land och vi har även fått hjälp med att hitta redovisningstjänster i olika länder, avslutar Kajsa och blickar drömmande söderut. Text och foto: Petter Hammarbäck Produktbilder: Coolstuff vad är en gadget? En gadget är ett verktyg eller en pryl som löser en speciell uppgift eller funktion. Gadgetar är ofta speciellt designade eller utformade för sitt ändamål. På svenska skulle man närmast kunna beskriva en gadget som en smart, självförklarande pryl eller lösning. Källa: Wikipedia. fakta Coolstuff Verksamhet: Innovativa och knasiga prylar på nätet Ägare/grundare/vd: Kajsa Knapp och Christian Omander Omsättning: 78 miljoner kronor Antal anställda: 23 + timanställda E-handel i: Sverige, Danmark, Norge, Tyskland och Finland Kontor och lager i: Ekonomiprogram Visma Faktura, Visma Lön 600 Internet Möt oss på Facebook Nu finns det nya möjligheter att kommunicera med Visma Spcs. I maj öppnade våra butiker egna Facebooksidor. Här kan du löpande följa vad som händer i våra butiker och få tips om småföretagande. Vi vill komma närmare Sveriges många entreprenörer och fortsätta att underlätta vardagen för alla som driver företag. Facebook är i dag en självklar mötesplats och därför ska vi också vara där. Vi öppnar för ytterligare dialog i de regioner där vi har butiker - och för övriga Sverige. Det är ett steg i riktningen mot en mer direkt kommunikation, säger Fredrik Skoglund, som ansvarar för Visma Spcs butiker i Göte borg,, och Växjö. Kommer närmare Syftet med Facebooksidorna är att komma närmare alla som är intresserade av företagande. Fokus kommer att ligga på lokala frågor, information om frukostseminarier, aktiviteter och mycket annat som kan hjälpa regionens småföretagare. Givetvis kommer här att finnas inslag för alla, även för dig som bor och arbetar utanför regionerna. Tips, inspirationsinlägg, information om företagande och annat smått och gott kommer att dyka upp. Självklart vill vi även få in synpunkter och kommentarer från dig, säger Fredrik Skoglund. Sedan tidigare finns Visma Spcs Facebooksidor för redovisningsbranschen och för lärare och elever. Vi ses! här hittar du oss på facebook Visma Du&Datorn nr 74 juni 2012

13 SKATTEVERKET Denna sida är en annons Är du trött PÅ allt ditt Se vår informationsvideo på PaPPersarbete? Låt det inte ta mer tid än nödvändigt. Fakturera direkt när arbetet är avslutat med AddMobile Toolbox får du ett snabbt och lätt verktyg som hjälper dig att ta vara på din tid. KÖRJOURNAL ARBETSORDER TIDRAPPORT Med fältpersonal kommer pappersarbete, jagande av tidsedlar och slarvigt ifyllda arbetsordrar. Låt AddMobiles mobila system Toolbox för montörer, servicetekniker eller fordon underlätta för dig! Skapa och planera arbetsordern på kontoret i din dator med Toolbox kraftfulla planeringsmodul. Skicka ut ordern till fältpersonalens telefon och spara onödig körning. Eftersom systemet är helt webbaserat krävs ingen lokal installation det kan nås från vilken dator som helst. Personalen rapporterar löpande i sin telefon om utfört arbete, nedlagd tid, använt material och fyller i sin kontrollblankett. De ser sina arbeten, det är mindre risk för missuppfattningar och att några jobb ska glömmas bort. På kontoret följer man statusen på uppdragen löpande, beläggningen på de olika montörerna och får överblick över alla tider som man enkelt attesterar. Bättre kontroll över både pågående och utförda uppdrag sparar tid och pengar, samtidigt som man kan fakturera mycket snabbare. AddMobile Toolbox är integrerat med Visma Administration, vilket gör att man direkt kan skicka en faktura när ordern är klar. färdiga branschlösningar Vi har färdiga lösningar för de flesta branscher; hantverksföretag (som elektriker, VVS, golv läggare, målare etc.) bygg-och entreprenad, serviceföretag, transport, FAKTURA vinterväg hållning med mera. JOURNAL ATT BETALA: Vad addmobile kan göra för just ditt företag: FAKTURA ATT BETALA: INFORMATION JOURNAL INFORMATION KÖRJOURNAL ARBETSORDER TIDRAPPORT Med AddMobile Toolbox som arbetar direkt med Visma Administration slipper du en massa onödigt pappersarbete. en ny generation av toolbox Är HÄr Använd appen på iphone, Android, ipad eller PC. Välj själv en hårdvara som passar din verksamhet och din personal! Viktigast för oss är precis som tidigare: programmet ska vara lätt att använda, ha lokal data för att kunna arbeta i miljöer utan mobiltäckning och spara pengar för företaget. kontakta addmobile info@addmobile.se Med elektroniska körjournaler är Skatteverket inga problem. Inget missas eller glöms bort och framför allt slipp pappersarbetet! Bättre planering och kontroll över pågående arbeten, samt full uppsikt över var fordonen befinner sig. SKATTEVERKET Visma Du&Datorn nr 74 juni

14 Gipsskivefabriker på löpa De flesta av oss associerar nog gips med benbrott utan närmare tanke på vad gips egentligen är. Visste du att gips är ett mineral som heter kalciumsulfat och att det kan krävas stora mängder energi för att framställa gipsskivor? Det här vet Stig Hesse allt om, liksom hur man bäst optimerar tillverkningen av gipsprodukter. Faktum är att Stig och hans företag Gyptech ligger bakom en stor del av världens produktion av gipsskivor. Nej, de tillverkar inte gipsskivorna i sig, de är världsledande på den utrustning som används vid tillverkningen. Ett stort litet småföretag Det låter som om Gyptech vore ett stort multinationellt företag, men Gyptech AB är 14 ingenjörer i Växjö, mitt i Småland, som säljer fabriker i USA, Europa, Saudiarabien, Australien och Asien. Hur går det till egentligen? Ja det är stort, men vi säljer inte så många fabriker eftersom varje fabrik är väldigt stor. Ett par ordrar per år ger oss mer än full beläggning. I Sverige finns redan två mindre fabriker som täcker Sveriges behov. De nya fabriker vi nu bygger i USA är tre till fyra gånger så stora. En av dem skulle alltså kunna fylla Sveriges behov dubbelt upp, förklarar Stig Hesse, som är vd för Gyptech AB. Gyptech står för all utrustning som krävs, från att ta hand om och anpassa gipsråvaran till att torka och stapla de färdiga gipsskivorna, men tillverkning och montering köps in externt. Gyptech är alltså ett rent exportföretag och i Nordamerika har man lyckats få 90 procent av all nyproduktion de senaste tio åren. Det är halva världsmarknaden, förklarar Stig och tillägger att de även lyckats väl på andra marknader. Men i Sydeuropa händer inte så mycket nu. Där har en färdigbyggd fabrik aldrig startats, eftersom det inte finns behov av fler gipsskivor. Byggindustrin är nästan död i Spanien. Gyptech om Exportrådet Vi har varit i kontakt med Exportrådet för att få hjälp med Stig Hesse, vd och Helen Söderlund, controller på Gyptech AB. att hitta möjliga underleverantörer i olika länder. Exportrådet har hjälpt oss med flera kontakter, även tillverkare i Kina, men vi har faktiskt inte accepterat dem. Vi är lite för oroliga för kvalitetsproblem i Kina. Därför har vi valt att gå på säkrare kort med tillverkare i Tjeckien och andra östländer, berättar Stig. Enligt Stig bör man vara på plats själv i Kina och åtminstone kontrollera en del av tillverkningen för att allt ska bli rätt. Det kan vara svårt att kommunicera exakta detaljer om tillverkningen på distans och det passar inte oss så bra som inte har någon serieproduktion utan bara jobbar med styckproduktion, förklarar Stig. Energispecialister Råvaran är antingen gipssten eller avsvavlingsgips som är en biprodukt från rening av svavelhaltigt bränsle i kolkraftseldade kraftverk. Gyptechs specialitet är egentligen de enorma torkanläggningar som krävs för att kunna avdunsta upp till 50 ton vatten per timme vid tillverkning av gipsskivor. Vatten är en nödvändig ingrediens vid gipsskivetillverkning, men också dess största problem. Först ska vattnet torkas ur kristallerna och gipset malas till pulver. Sedan ska vatten tillsättas så att gipset blir till en smet som kan formas och till sist ska det vatten, som inte återgår in i gipskristallerna, avdunstas. Det handlar om fyra liter vatten per kvadratmeter gipsskiva. Genom att minimera vattnet med hjälp av ytspänningsnedsättande kemikalier, använda värmeåtervinning och smarta luftsystem kan vi reducera den energimängd som krävs för avdunstning av överskottsvattnet. Och det är stora besparingar det är fråga om. En stor gipsskivefabrik kan göra av med lika mycket energi som en hel stad, förklarar Stig. Nyckelfärdiga fabriker Gyptechs moderbolag i Kanada levererar transportörer, system för sågning och stapling, liksom systerbolaget i Tyskland. Det tyska bolaget vänder sig till de europeiska och asiatiska marknaderna. Svenska Gyptech AB gör torkanläggningar till alla anläggningar och de gör även energianläggningarna till den del av fabriken som tar bort det kemiskt bundna vattnet ur gipsstenen. Gyptech-koncernen kan därför leverera all maskinutrustning som behövs för en nyckelfärdig fabrik. Just denna process har vi förädlat ytterligare för att få fram ett mer homogent gipspulver som kräver mindre vatten för att bli till en smet vilket även innebär mindre vatten att avdunsta. Men det är en process som vi precis tagit fram och börjat sälja, säger Stig. Gyptechs framtidsutsikter ser alltså lysande ut där både gamla och nya fabriker kan dra fördel av energisnålare torkningsprocesser. Men det har också varit nära att ni fick lägga ner innan ni riktigt hann komma igång? Ja, vi startade egentligen som ett gäng avhoppare från ABB Fläkts verksamhet i Växjö, köpte loss torkdelen och började med det här under namnet Dryco. Vi fick hjälp med kapital av Industrifonden och hoppades få till ett avtal med ett tyskt företag 14 Visma Du&Datorn nr 74 juni 2012

15 nde band Toppbetyg! Stig visar stolt upp Skatteverkets protokoll från skatterevisionen inga anmärkningar och inga önskemål om några förändringar. som behövde hjälp med torkanläggningar. Men sedan köpte tyskarna en annan torktillverkare, vilket omöjliggjorde det tänkta samarbetet. Så efter två år i lågkonjunktur och svårigheter med att sälja torkanläggningar fann de för gott att sälja företaget. Fördel med småföretag Det blev Gypsum Technologies Inc i Kanada som blev vår nya partner och det passade ju perfekt då vår verksamhet kompletterade deras. Vi har dessutom fått fortsätta jobba självständigt som ett småföretag inom koncernen och det har vi tjänat mycket på och tänker fortsätta med, säger Stig. Stigs tidigare erfarenheter från större företags system för rapportering och uppföljning är inget han längtar tillbaka till. Redan när de drog igång Dryco tittade de efter enkla system som bara skulle hjälpa dem med det de behövde utan att krångla till administrationen. Men det verkade som om allt vi tittade på siktade på mer än vad vi egentligen ville ha. Vi ville ju ha det så lätt att förstå och enkelt att använda som möjligt så att vi kunde ägna oss åt att sälja fabriker och bygga anläggningar i stället. Det var så vi hittade Visma Spcs. Visma Spcs program mötte nästan alla våra krav utom en tillräckligt detaljerad projektuppföljning. Det var ett problem, men vi bestämde oss för att göra det själva i ett Excel-ark i stället, och det har vi aldrig ångrat. Det är inte mycket som hamnar i Excel-arket egentligen, fyller Helen Söderlund i, som sköter all administration, bokföring och lönehantering med Visma Spcs program på företaget. Mer flexibelt än de insåg Under åren har vi även lärt oss att Visma Administration 2000 är mycket mer flexibelt än vad vi insåg från början. Om man använder det lite fel kan vi faktiskt få fram en tillräcklig projektåterföring också, inflikar Stig och förklarar med att de är glada om de får in tre order på ett år började vi använda Visma Lön Special, som 2010 uppgraderades till Lön 600. Sedan kom Visma Stämpla, Visma Reseräkning och Visma Bokslut. Vi kan bara säga att vi är mycket nöjda, det fungerar verkligen mycket bra. Lönerna skötte vi tidigare med en Excel-mall, men det är ju så mycket smidigare att få allt serverat och veta att det blir rätt med automatiska uppdateringar av procentsatser, traktamenten med mera. Och supporten är verkligen jättebra. Vi har inte slösat bort en enda timme i onödan, berättar Helen. Och fått ett fint kvitto på hur bra det faktiskt fungerar, tillägger Stig. Ett fint kvitto Gyptech fick nämligen ett brev från Skatteverket där de noterat att Gyptech gjort en stor utbetalning till Kanada och ville granska detta närmare om sex veckor. Jag ringde upp och frågade om de kunde komma tidigare, eftersom jag skulle vara bortrest då. De ville stanna en vecka för att gå igenom allting. Jag frågade om de inte kunde komma nästa vecka i stället. Skatteverket trodde inte sina öron, deras erfarenhet var att alla företag villa ha mer tid att göra i ordning inför besöket, men jag visste ju att vi hade alla papper i ordning, så de kom veckan därpå och lämnade oss redan efter tre dagar. När de lämnade oss sa de att de brukar lämna en kommentar i protokollen, men det behövdes inte hos oss. Och så överlämnade de ett rent protokoll med full skatterevision på allting som finns här, utan anmärkningar eller önskemål om några förändringar, berättar Stig och visar stolt upp protokollet. Text och foto: Petter Hammarbäck Gips är ett salt av svavelsyra Ett annat namn på gips är kalciumsulfat, CaSO4 2 H2O. Brytvärda tillgångar av mineralen finns bland annat i Italien, Tyskland, Storbritannien, Spanien, Irland, USA och Kanada. Gips är också en biprodukt i flera industriella processer som till exempel vid svavelrening med skrubbrar i fossileldade värmekraftverk. När man blandar halvhydratet CaSO4 1/2 H2O med vatten stelnar blandningen genom att kristallvatten tas upp och bildar CaSO4.2H2O. Gips även i maten Gips används som byggmaterial för beklädnad av väggar, innertak och undergolv, till bandage och som livsmedelstillsats. I mat är det ett surhetsreglerande medel och betecknas som E 516. Gips är även ett bra material för att göra avgjutningar och/eller gjutformer med. fakta Gyptech AB Ägare: Gypsum Technologies Inc Vd/grundare: Stig Hesse Omsättning: Cirka 300 miljoner/år Antal anställda: 14 Kontor i: Växjö, Mississauga i Kanada och Neuburg i Tyskland Ekonomiprogram/tjänster: Visma Administration 2000, Lön 600, Stämpla, Reseräkning, Bokslut Skissen visar en gipsskivefabrik där gipssmeten hälls ut i formar och sedan torkas, kapas, staplas och packas på det löpande bandet. Internet Visma Du&Datorn nr 74 juni

16 Muntra toner i Kosta med mobil tidsregistrering I en bransch som just nu genomgår total förvandling kommer det att krävas förenkling, mod och nytänk för att Smålandsföretaget Kosta Musikprodukter ska kunna fortsätta växa i framtiden. Med smart lönearbete har de redan kommit en bra bit på vägen. Elvis svajiga barytonröst fyller den stora lagerlokalen med ekande bluesmusik medan vi går mellan höga hyllor, fyllda från botten till toppen med cd- och dvd-skivor. Där, i ett litet hörn av lokalen, visar vd Marcus Johansson upp en blinkande och välljudande jukebox av klassiskt snitt, mot en stor bildfond av New Yorks trafikerade Manhattangator. Det är ett smått bisarrt inslag i de skogiga utkanterna av glasbruksorten Kosta i Småland. Vi har varit på flera affärsresor tillsammans i New York och träffat en hel del kända artister. Nu är det andra tider, vi befinner oss i en bransch som snabbt förändras och tvingas därför skapa en helt ny verksamhet från grunden, förklarar Marcus, och syftar med vi på sig själv och företagets grundare och numera senior advisor Björn Rosander. Vinyl och bensinmackar Resan till framgångsrik distributör av media är minst lika spännande som Kostaföretagets musikpräglade arbetsmiljö. Allt började under sent 1970-tal då Björn jobbade i som musiksäljare för musikbolaget Play Music. När företaget konkursade valde Björn att fortsätta sälja musik som egenföretagare. Så föddes Kosta Produkter, som företaget hette på den tiden, i oktober Jag jobbade 16 timmar om dagen med att sälja vinyl och stora musikkassetter till bensinmackar. Men allting förändrades egentligen då vi 1990 fick Ica som kunder och omsättningen verkligen tog fart. Det var också under den här vändan som Marcus kom in i bilden, först som säljare 1995 och sedan som vd i september förra året, berättar Björn. I dag består företaget av 25 anställda och har 75 Maxivaruhus som största kunder, samt Coop som senaste kund. Affärsidén är egentligen densamma som för 30 år sedan då företaget startades: Säljare åker ut till butiker, packar upp det senaste och mest populära från musik-, film- och spelvärlden. Centralt för verksamheten är inte bara försäljningen av fysisk media, utan även den personliga servicen, som innebär att alla mediahyllor i butikerna städas, regelbundet Att kunna stämpla direkt i mobilen underlättar arbetet för Kicki Sangefors. uppdateras och följs upp digitalt över webben av både butiker och leverantörer. Nu håller allt på att förändras, säger Marcus. Vi är övertygade om att all media i framtiden kommer att digitaliseras. Näthandeln kommer att ta över försäljningen av fysisk media, därför måste vi inrikta oss på att börja erbjuda service även för andra produkter. Det gäller för oss nu att förenkla och tänka nytt för att hänga med på marknaden. Sparar otroligt mycket tid Ett led i detta nytänk är förenklingen i administrationen av arbetstid och löner. Kicki Sangefors sköter lageradministrationen på företaget och har koll på alla säljare, som är ute på butiksuppdrag runt om i landet. Hon skrev tidigare ner arbetstiderna för hand i långa timlistor, men allt detta har förändrats sedan hon började arbeta i Visma Lön 600 och Visma Stämpla. Kalendariet i löneprogrammet sparar mig otroligt mycket tid. Det sköter automatiskt allt från sjuklön till karensdagar. Det är också jättesmidigt att man kan efterregistrera om man råkar felregistrera viss arbetstid. Vi har dessutom olika anställningsavtal 16 Visma Du&Datorn nr 74 juni 2012

17 Ungt företagande ett samhällsansvar En ständig förenkling av vardagen är inte bara en utmaning, utan lite av själen i ett livskraftigt småföretag, tycker kompanjonerna Marcus Johansson och Björn Rosander. Jublen avlöste varandra på smässan under prisutdelningen i UF-SM, Sverigemästerskap i ung företagsamhet. Visma var på plats för att dela ut priset till årets UF- skola, Vansbro Utbildningscenter i Dalarna. Vi på Visma ser ungt företagande som en del av vårt samhällsansvar, inledde Anette Citron, utbildningsansvarig på Visma Spcs, när hon intog scenen under galakvällen. Visma Spcs har mer än 28 års erfarenhet av att arbeta med och stötta småföretagare. Vi är stolta guldpartners till Ung Företagsamhet Sverige och brinner för Sveriges unga entreprenörer. Därför är vi glada att kunna kora årets UFskola som stöttar dessa förmågor. Med de orden överlämnade Visma utmärkelsen Årets skola till Vansbro utbildningscenter i Dalarna. Priset innehöll läromedel och en check värd kronor att använda till marknadsföring av skolans arbete med entreprenörskap i valfri mediekanal hos TV4-huset. Bästa UF-företag Galakvällens storpris, Bästa UF-företag, gick till småländska hockeyföretaget SWEknob, bestående av kompanjonerna Anton Falk och Sebastian Nilsson från Växjö Fria Gymnasium. Priset till Växjökillarna blir en resa till Rumänien, där de ska representera Sverige i Europamästerskapet i UF-företagande. Prisutdelningen, ledd av Peter Settman och Julia Tollin, blev kulmen på två dagars intensivt UF-mässande den 14 och 15 maj. Text: Alexander Rehnborg Foto: Ung Företagsamhet för olika anställda, men detta håller löneprogrammet själv reda på. Kicki gick en tvådagarsutbildning på Visma Spcs i Växjö om hur man byter från Visma Lön Special till Visma Lön 600. Hon uppskattade att utbildningen var individuell och anpassad till just hennes verksamhet och arbetsuppgifter. För att ytterligare förenkla registreringen av arbetstider har en av säljarna i Norrland börjat använda Visma Stämpla i mobilen. Kicki är än så länge imponerad av hur enkelt det fungerar. Det är jättesmidigt att kunna stämpla direkt i mobilen, den har man ju ändå alltid med sig. För mig blir det lättare att uppskatta uppdragstiden för våra anställda. Det är viktigt att vi använder ett noggrant mätverktyg för detta, eftersom det är arbetstiden som utgör underlag för prissättningen av våra tjänster. Med Visma Stämpla kan vi tryggt ge rätt siffror till våra leverantörer. Småföretagarpatos Och många stämplingar lär det bli i framtiden med 13 anställda säljare ute hos kunder. Både Marcus och Björn är överens om att denna typ av nytänk kommer att krävas på alla områden för att företaget ska kunna fortsätta växa och må bra. För Björn, 65 år fyllda och envis smålänning, är utmaningen en naturlig del av vardagen. Jag blev företagare en gång i tiden för att jag inte ville ha någon som talade om för mig hur jag skulle jobba. Det är såklart viktigt att också gå med vinst, men som småföretagare vill jag inte bara räkna siffror, jag vill ha riktiga utmaningar. Hårt arbete är enda vägen till framgång! Text: Alexander Rehnborg fakta Foto: Petter Hammarbäck Kosta Musikprodukter Antal anställda: 25 Omsättning: 96 miljoner (2011) 30-årig distributör av musik, film och spel Ekonomiprogram/tjänster Visma Lön 600 Visma Stämpla Internet Vi har fantastiska elever, ett fantastiskt näringsliv och en fantastisk kommun. Vi älskar UF-konceptet, det betyder otroligt mycket för oss som lärare, tackade lärarna från Vansbro Utbildningscenter, som blev bästa UF-skola i Dalarna i fjol. På bilden från vänster rektor Martin Olsson, lärarna Kalle Björklund, Stefan Karlberg och Cayenne Cranning samt prisutdelaren Anette Citron från Visma. Skräddaren Saman Amel stack ut på UFmässan med fräcka kavajer och slipsar till lite högre UF-priser än vad som är vanligt. 15-åriga Hampus Hedström är den enda UF-företagaren hittills, som så ung har fått lov att tävla nationellt i ungt företagande. Foto: Boo Gunnarsson Visma Du&Datorn nr 74 juni

18 Rapportera från Visma När företag växer och får fler anställda ökar även myndigheternas krav på rapportering. De flesta användare av löneprogrammen vet säkert att man kan få ut kontrolluppgifter till Skatteverket och redovisning till Fora från löneprogrammen. Men det finns även andra rapportmöjligheter i programmen som alla kanske inte hittar och därför gör manuellt helt i onödan. I detta nummers löneskola beskriver Ulla Lindblad hur man underlättar rapporteringen med Vismas löneprogram. Om du har Visma Lön 300/600 kan du rapportera till Collectum och LÖSEN. Du som har Visma Lön 600 kan dessutom rapportera till Svenskt Näringsliv och till SCB. Det enklaste och snabbaste sättet att rapportera är via fil. I Företagsinställningarna under Import/Export väljer du exportkatalog till Collectum. För övriga filer som skapas av programmet kan du välja var de ska sparas i samband med att du skickar redovisningen. Övriga förberedelser gör du i anställningsregistret på flik 6 Övriga uppgifter. Här ansluter du anställda till Collectum och väljer ITP-plan. Du skriver in yrkeskod och anger fördelningstal, uppgifter som behövs för LÖSEN. Även för redovisning till Svenskt Näringsliv och SCB krävs att du skrivit in yrkeskod på alla anställda. Du får information i de gula rutorna till höger i bilden. Vill du veta mer klickar du på tangenten F1 för att öppna programmets Hjälp. All statistikrapportering bygger på att de lönearter du använder har rätt inställningar. Löneprogrammets standardlönearter har färdiga inställningar som sällan behöver ändras. Om du skapar egna lönearter måste du själv kontrollera hur de ska påverka olika typer av redovisning. Collectum Collectum, som ägs av Svenskt Näringsliv och PTK (Privattjänstemannakartellen) administrerar tjänstepension för tjänstemän. Företag som har ett kollektivavtal genom att de är medlemmar i Svenskt Näringsliv eller har ett hängavtal med ett PTK-förbund är skyldiga att teckna ITP för sina tjänstemän. Det finns tre avtalsplaner för ITP att välja på ITP1, ITP2 och Alternativ ITP. Huvudregeln är att anställda som är födda 1979 eller senare har ITP 1 medan anställda som är födda 1978 eller tidigare har ITP 2. Företaget kan ansöka om att alla tjänstemän, oberoende av ålder, ska vara anslutna till ITP 1.En tjänsteman som tjänar mer än 10 inkomstbasbelopp kan komma överens med sin arbetsgivare om Alternativ ITP. Denna pensionslösning gäller då bara för den del av lönen som överstiger 7,5 inkomstbasbelopp. Innan du kan rapportera direkt från löneprogrammet via fil måste du ansluta dig Collectums internetkontor. När det är dags att redovisa väljer du Collectumrapportering under Företagets rutiner. Du kan redovisa alla ITP-planer samtidigt. När du skrivit in alla uppgifter, valt månad och hämtat löneuppgifterna, skapar du filen. Du kan sedan klicka på Gå till Collectumwebb för att öppna Collectums hemsida. LÖSEN 2010 bestämdes i byggavtalet att byggföretag ska skicka lönegranskningsunderlag till Byggnads. Sveriges Byggindustrier och Byggnads tog då fram ett elektroniskt verktyg kallat LÖSEN (Löneunderlag, säkert och enkelt). Du går till Företagets rutiner LÖSEN när du ska rapportera. Första gången du ska skicka filen får du fylla i Avtalsområde samt Län och kommunkod. Dessa uppgifter ligger kvar till nästa gång. Övriga obligatoriska uppgifter hämtas från anställningsregistret. Du kan skriva ut uppgifterna på papper och skapa en fil. Eftersom rapporteringen ska göras varje månad sparar du mycket tid när du gör det i programmet. SCB När det gäller lönestrukturstatistik och konjunkturlönestatistik till SCB ska bara de privata företag som blir tillfrågade rapportera. Det finns inga generella regler för vilka företag som är skyldiga att rapportera men enligt lag föreligger det uppgiftsskyldighet. Du kan ta ut tre typer av rapportering till SCB från Visma Lön 600. All rapportering görs från Företagets rutiner Statistik. Konjunkturlönestatistik Ett urval av företag inom den privata sektorn anmodas redovisa Konjunkturlönestatistiken till SCB. Statistiken redovisar inga uppgifter för enskilda anställda utan är en sammanställning för hela företaget. Det går inte att skapa en fil på uppgifterna. Du kan skriva ut statistiken och sedan måste du fylla i uppgifterna på den originalblankett du fått från SCB. Lönestrukturstatistik De företag som berörs ska redovisa Lönestrukturstatistiken till SCB för september månad. Denna statistik görs på individnivå. När du skapar statistiken kan du få ett meddelande 18 Visma Du&Datorn nr 74 juni 2012

19 Lön Du hittar rapportunderlagen för LÖSEN, SCB och Svenskt Näringsliv i anställningsregistret bakom flik 6 Övriga uppgifter. Rapportering till Collectum gör du under Företagets rutiner Arbetsmarknadsförsäkringar. SCB kräver att du redovisar Konjunkturlönestatistiken på SCB:s originalblankett. Lönestatistiken till Svenskt Näringsliv innehåller uppgifter för varje anställd. Fält 8 Veckoarbetstid för heltid ska fyllas i för anställda som inte har en fast Veckoarbetstid. Kontrollera att de lönearter du använder påverkar rätt fält i olika typer av rapportering. På Arbetsgivarintyget flik 6 Kompletteringar, visas de extra ersättningar som en anställd fått. om att du måste komplettera någon uppgift på en anställd. Det gäller till exempel extra personal som inte har något arbetsschema. Du kan dels skriva ut uppgifterna dels skapa en fil. Du kan inte skicka utskriften från programmet till SCB. Om du väljer att inte skicka filen måste du fylla i alla uppgifter på SCB:s originalblankett. Sjuklönestatistik Sjuklönestatistiken ska göras för sjuklöneperioden alltså de första 14 dagarna av sjukskrivningen. Det är inte alla företag som behöver redovisa. Inom den privata sektorn görs ett urval bland företag som har mellan 1 och 199 anställda. Företag som har fler än 199 anställda ska redovisa varje månad. Uppgifterna kan lämnas på blankett eller via internet. Om du vill skicka uppgifterna på papper måste du använda SCB:s originalblankett. Svenskt Näringsliv Lönestatistiken till Svenskt Näringsliv gäller för september månad och berör bara de medlemsföretag som blir tillfrågade. Precis som till SCB ska varje anställds lön, arbetstid med mera redovisas. Kontakta Svenskt Näringsliv om du saknar inloggningsuppgifter till deras hemsida. Från dem kan du också få hjälp om du är osäker på företagets medlemsnummer, förbundsnummer och avtalskod. Dessa uppgifter behövs för att du ska kunna skapa statistiken. Arbetsgivarintyg Här finns tid att spara. När du har använt programmet under en tid finns de flesta uppgifter samlade för att ta ut ett arbetsgivarintyg. Det kan vara personal som slutar som behöver ett intyg för att söka nytt arbete. Men du kan också ta ut intyget för personal som fortfarande arbetar kvar. Även om du inte använt programmet så länge kan du ändå använda funktionen, men du måste då registrera fler uppgifter manuellt, precis som om du går in på internet för att där manuellt fylla i och skriva ut ett arbetsgivarintyg. Fördelen med att du ändå gör det i programmet är att det finns sparat där och är lätt att ta upp igen, komplettera och skriva ut på nytt. När du skapar ett arbetsgivarintyg får du först välja för vilken period intyget ska gälla. Sedan får du gå in på flera av de sex flikar som läggs upp för att fylla i kompletterande uppgifter. Det finns obligatoriska fält med uppgifter som inte finns i anställningsregistret. Du måste ange vilken befattning den anställde har, om det gäller en anställning i ett bemanningsföretag med mera. Om du har använt löneprogrammet under den tid intyget gäller får du däremot med automatik bland annat uppgifter om arbetad tid per månad samt ersättningar utöver grundlönen. löneskolan Ulla Lindblad Visma Du&Datorn nr 74 juni

20 Nå nya kunder med video Om en bild säger tusen ord, vad säger då en video? Förmodligen mer. Bra videomaterial kan lyfta din hemsida och få fler kunder att välja ditt företag, dina produkter och dina tjänster. I det här avsnittet av Du&Datorns företagsskola tänker jag ge dig en introduktion till hur du som småföretagare kan använda dig av video i din marknadsföring. Målet är att ge dig en rad tips och idéer som du kan använda dig av i din verksamhet, utifrån ditt företags förutsättningar. Varför satsa på video? Att använda video för att marknadsföra sitt företag är i och för sig inget nytt. I dag är det dessutom betydligt enklare och billigare att producera och sprida video än vad det var för tio år sedan. Ändå tycker jag att det är förvånansvärt få småföretag som gör det. Tekniken är här tacka och ta emot. Det ökar dina chanser att sticka ut i konkurrensen. Video har blivit ett av de mest populära sätten att ta till sig information på nätet. Enligt undersökningen Svenskarna och internet 2011 från stiftelsen.se har cirka åtta av tio svenska internetanvändare besökt Youtube (den överlägset största videodelningssajten, mer om den senare). Hälften av dem gör det varje vecka. Det finns även många exempel på företag som har ökat andelen köpande besökare i sina nätbutiker med hjälp av video. Och det skrivs nya bloggposter varje dag om hur video kan hjälpa dig att klättra i sökmotorresultaten. Jag tänker inte gå ner på detaljnivå kring de bitarna, men om du vill lära dig mer finns det hur mycket information som helst bara en googling bort. Sök på exempelvis video seo eller videomarknadsföring så får du många relevanta träffar. Hur som helst, min poäng är att många människor gillar att kolla på video på webben och hellre väljer det än att läsa en lång text med samma information. Om du kompletterar texter och bilder på din hemsida med video så ökar dina chanser att: Öka trafiken till din sajt Attrahera fler och nya kunder Engagera dina besökare Lansera dig själv som expert inom din bransch Sticka ut i konkurrensen, särskilt jämfört med konkurrenter som inte använder video Vad ska dina videor innehålla? Det finns såklart flera olika typer av videomaterial som kan passa för en småföretagare att visa på sin hemsida. Jag ska ge dig några konkreta exempel, men först några mer generella tips. Till att börja med skulle jag vilja ge rådet att fokusera på tittarens behov. Videoklippen ska inte i första hand handla om dig och ditt företag, utan vilken nytta dina kunder kan ha av dig och ditt företag. Blanda inte heller flera olika budskap i ett och samma videoklipp. Håll dig till en sak och presentera den rakt och enkelt. Det finns ingen exakt formel för hur lång en bra video ska vara, men med det sagt håll dig kort. I de allra flesta fall kan du få fram det du vill visa på högst en eller ett par minuter och enligt mig finns det ingen anledning att bre ut sig i onödan. Du kommer givetvis stöta på undantag. Mitt bästa tips är att prova dig fram, kolla hur andra har gjort och fundera kring vilka filmer du själv tycker är bra och varför du fastnar för just dem. Oavsett längden på dina videor, se till att fånga tittaren redan under de första tio sekunderna. Som tittare vill jag veta direkt vad din video handlar om och varför jag ska fortsätta titta. Annars är risken stor att jag klickar bort filmen och surfar vidare till något annat. Det är egentligen precis samma principer som gäller för att fånga en läsares intresse med en bra rubrik och ingress som lovar mervärde i resten av texten. När du väl har kommit så långt att jag faktiskt ser hela din film, lämna mig då aldrig utan en tydlig uppmaning, en så kallad call-to-action. Det kan till exempel vara att köpa en specifik produkt i din nätbutik, kontakta ditt företag, prenumerera på dina nyhetsbrev eller att kommentera videon. En liten summering: Fokusera på kundernas behov Ett videoklipp ett budskap Kort, rakt och enkelt Starten viktig fånga tittaren Tydlig call-to-action i slutet Och nu vidare till de utlovade exemplen. För att göra det lite mer överskådligt delar jag in filmerna i några olika kategorier. Egentligen finns det inga skarpa gränser mellan kategorierna och ibland kanske en mix är den bästa lösningen för just dig. Prova dig fram och känn efter vad som funkar. 20 Visma Du&Datorn nr 74 juni 2012