Dagordning till FoU Välfärds årsmöte 2012

Transkript

1 Dagordning till FoU Välfärds årsmöte 2012 Mötesdag: Torsdag den 30 augusti kl Mötesplats: Yasuragi Hasseludden, Stockholm 1. Mötets öppnande 2. Val av mötesordförande 3. Val av mötessekreterare 4. Val av justerare och tillika rösträknare (2 personer) 5. Mötets behöriga utlysande 6. Godkännande av dagordning 7. Verksamhetsberättelse för verksamhetsåret 2011/2012 (se bilaga 1) 8. Rapporter och diskussionspunkter - Årsredovisning av föreningens webbplats (se bilaga 2) - FoU Välfärds roll som språkrör - De regionala stödstrukturerna - Stadgerevision (se bilaga 3) 9. Motioner 10. Nya medlemmar till föreningen 11. Val av ledamöter till styrelsen 12. Val av valberedning 13. Val av arrangörer för FoU-konferensen Övriga frågor 15. Mötets avslutande

2 Bilaga 1 Verksamhetsberättelse FoU Välfärd verksamhetsåret 2011/2012 FoU Välfärd är en intresseförening för FoU miljöer inom välfärdsområdet som bildades år 2001 i Göteborg. Sedan dess anordnar FoU Välfärd årligen en konferens som särskilt riktar sig till FoU miljöer och föreningen har också i allt högre utsträckning blivit talesorgan för FoU miljöer gentemot olika nationella aktörer så som olika departement, Socialstyrelsen och Sveriges Kommuner och Landsting. Idag har FoU Välfärd 31 medlemmar och verkar huvudsakligen genom styrelsen som tillsätts på årsmötet, representanter i olika beredningsorgan och den gemensamma hemsidan med adress. Nedan återfinns en verksamhetsberättelse för de aktiviteter som ägt rum under verksamhetsåret 2011/2012. Styrelsearbete Styrelsen består av ordförande och sju ledamöter, samtliga representerar olika FoUenheter. I januari lämnade en ledamot styrelsen varför det därefter funnits sex ledamöter. Det finns en geografisk spridning i styrelsen, med representanter från Malmö, Göteborgsregionen, Värmland, Sörmland, Nordvästra Stockholms län, Uppsalaregionen och Västernorrlands län. Under verksamhetsåret har fem möten (20 oktober, 20 december, 15 februari, 27 april och 13 juni) genomförts. Styrelsemötena genomförs på Socialstyrelsen i Stockholm i möteslokaler som FoU Välfärd får låna. Uppslutningen på mötena har varit god och med aktivt deltagande. Vid två tillfällen har även Martin Börjeson från FoU Södertörn bjudits in för att informera om den nationella samrådsgruppen kring plattformsarbetet för regionala stödstrukturer. Även Märit Malmberg Nord från FoU i Väst/GR har deltagit vid ett möte för att informera om utbyggnaden av den nya hemsidan. Protokoll från styrelsens sammanträden publiceras på föreningens hemsida. Hemsidan FoU Välfärds hemsida administreras av Märit Malmberg Nord från FoU i Väst/Gr som arvoderas av FoU Välfärd för att sköta det dagliga underhållet. Den årliga avgift på 4000 kronor som medlemmar betalar går huvudsakligen till driften av hemsidan. På årsmötet 2011 fattades beslut om att hemsidan för FoU Välfärd ska utvecklas för att bli ett mer kommunikativt verktyg och en mötesplats för medlemmar. Årsmötet beviljade en utökad budget för att genomföra detta. Under året har webbplatsen gjorts om in och utvändigt. Den har flyttats till en ny plattform som bland annat ska göra det enklare att söka i innehållet. Webbplatsen har också fått ett nytt utseende och försetts med en bloggfunktion som erbjuder ökade kommunikationsmöjligheter.

3 Ordförande har ordet I linje med strävan att utveckla kommunikationskanalerna med medlemmar skrivs ett så kallat ordförandebrev efter varje styrelsemöte. I ordförandebrevet kommuniceras några av de punkter som styrelsen behandlat och andra frågor som kan vara relevanta för medlemmar. Ordförandebreven är ett komplement till protokollen som publiceras efter varje styrelsemöte och ett sätt att göra diskussionerna i styrelsen mer tillgängliga för medlemmar. Den nationella samrådsgruppen för en evidensbaserad praktik FoU miljöernas roll i uppbyggnaden av en evidensbaserad praktik är en central fråga för FoU Välfärd. Hösten 2010 utsågs Martin Börjeson från FoU Södertörn att representera FoU Välfärd i den nationella samrådsgruppen för en evidensbaserad praktik. Samrådsgruppen tillsattes i samband med att Socialdepartementet och SKL slöt en överenskommelse om stöd till en evidensbaserad praktik inom socialtjänstens område och har som uppgift att följa detta arbete. Under verksamhetsåret 2011/2012 har den nationella samrådsgruppen haft 3 möten och då Martin Börjeson inte kunde närvara vid ett möte deltog istället föreningens ordförande, Jenny Malmsten från FoU Malmö. På mötena diskuteras vilka områden som är mest angelägna att utveckla och vilket nationellt stöd som ska prioriteras. Minnesanteckningar från samrådsgruppens möten publiceras på FoU Välfärds hemsida som bilagor till styrelseprotokollen. FoU Välfärds styrelse följer arbetet i samrådsgruppen genom minnesanteckningarna, skriftliga rapporter och Martin Börjeson har som nämndes tidigare deltagit vid två styrelsemöten för att uppdatera styrelsen om samrådsgruppens arbete. Utvecklingen i den nationella samrådsgruppen kommer också att uppmärksammas på den årliga FoU konferensen 2012, Mötesplats FoU Välfärd. Arbetsgruppen kring den forskningspolitiska propositionen I den nationella samrådsgruppen har en särskild arbetsgrupp bildats för att arbeta med en forskningsstrategi för en evidensbaserad praktik. FoU Välfärd representeras i denna grupp av Torbjörn Forkby från FoU i Väst/Gr. Målsättningen för arbetsgruppen är att ta fram idéer på hur forskning kan stimulera utvecklingen mot en evidensbaserad praktik och utarbeta förslag till forsknings och innovationspropositionen. Under verksamhetsåret 2011/2012 har arbetsgruppen träffats vid fyra tillfällen och detta resulterade i ett förslag angående propositionen som lämnades till den nationella samrådsgruppen i december Förslaget från arbetsgruppen avsåg dels konkreta satsningar inom området rörande prioriteringar som görs av forskningsråden, och dels ett diskussionsunderlag riktat till NSG. Det senare avsåg utvecklade former för utvecklingsarbetet framöver, där FoU enheter tänks var viktiga aktörer. Styrelsen har följt arbetet i arbetsgruppen genom skriftlig rapportering från Torbjörn Forkby. Samverkan med SKL FoU Välfärd har sedan lång tid ett upparbetat samarbete med Sveriges Kommuner och Landsting (SKL). Under året har FoU Välfärd tagit ytterligare ett steg gällande samverkan med SKL. Representanter för styrelsen träffar regelbundet representanter från SKL i samband med styrelsemötena. Tanken är att dessa ska ge en kontinuerlig möjlighet till

4 dialog om gemensamma angelägenheter och vara en kanal för att finna nya samarbetsytor. Under dess möten diskuteras frågor som berör till exempel de regionala stödstrukturerna och FoU enheters roll i detta utvecklingsarbete. Mötena fokuserar också på samverkansformer mellan SKL och FoU enheter. SKL medverkar även till den årliga välfärdskonferensen genom ett ekonomiskt bidrag på kr. Årlig konferens Mötesplats FoU Välfärd Vid årsmötet i Sundsvall 2011 var ingen FoU enhet tillfrågad om att överta ansvaret för den årliga konferensen Årsmötet delegerade då ansvaret för att finna en arrangör till den nya styrelsen som under hösten 2011 förde en dialog med ett antal representanter från olika FoU:er angående värdskapet för konferensen. Då ingen FoU enhet med så kort varsel hade möjlighet att axla ansvaret har styrelsen för FoU Välfärd fått överta rollen som konferensarrangör. Detta har gjort att styrelsen nödgats ta en mer operativ roll än vad som är brukligt, för att en konferens ska kunna genomföras även Konferensarbetet har planerats på styrelsemötena och därefter har ledamöterna åtagit sig olika uppgifter och genomfört dessa på hemmaplan. Konferensarbetet innefattar efterforskningar gällande möjliga konferensanläggningar, planering av programpunkter och aktiviteter, kontakter med föreläsare, framtagande och layout av program, spridning av information via mail och hemsida, budgetarbete, sponsringskontakter, anmälningsförfarande och medlemskontakter. Arbetet med konferensen har således överskuggat övrigt styrelsearbete och betonas bör att det framöver inte är möjligt för styrelsen att åta sig denna uppgift. Ett eventuellt överskott från konferensen tillfaller FoU Välfärd och används till kostnaderna för den gemensamma hemsidan. Nya medlemmar Under året har en ansökan om medlemskap behandlats och styrelsen har beviljat medlemskap i intresseföreningen FoU Välfärd till FoU Västerbotten. För intresseföreningen FoU Välfärd Jenny Malmsten, ordförande, FoU Malmö, Malmö Elisabeth Beijer, sekreterare, FoU i Väst/GR, Göteborg Carina Forsman Björkman, FoU i Sörmland, Madeleine Blusi, FoU Västernorrland, Härnösand Lena Chirico, Regionförbundet Uppsala län, Uppsala Lisbeth Eriksson, FoU Nordväst, Sollentuna Birgit Häger, FoU Välfärd Värmland, Karlstad

5 Bilaga 2 Rapport till FoU Välfärds årsmöte avseende fouvalfard.se Sedan årsmötet förra året har fått ett nytt utseende. Det verktyg som används för att administrera webbplatsen har samtidigt uppdaterats. För besökarna innebär det bland annat att det ska vara enklare att söka efter innehåll på webbplatsen. En annan nyhet är att det finns en blogg som är tänkt att underlätta kommunikationen mellan föreningens medlemmar. Det är möjligt att exempelvis föra debatter, ge blänkare om viktig information och presentera material. Bloggen kan också vara ett forum dit föreningen bjuder in debattörer från till exempel SKL, Socialstyrelsen och brukarorganisationer. Under en månad har cirka 500 unika besökare som gör ungefär 1000 besök (flera besökare tittar alltså på mer än en sida). Det är i princip lika många besökare som föregående år. Utvecklingsbehovet det kommande året är avhängigt hur den nya webbplatsen och bloggen fungerar. Exakt vad det innebär i praktiken är svårt att sia om i nuläget. Den budgetpost som anges ska ses som ett maxbelopp. Ekonomi Året som gått (september 2011 augusti 2012) Ingående balans, överskott från tidigare år Intäkt avgift webbplats (30x4000) Kostnad webbredaktör och administration Kostnad underhållsavtal, webbhotell, domän Kostnad infonätverk, medverkan styrelsemöte Kostnad konsult ny webbplats, blogg, plattform Utgående balans, positivt saldo Kalkyl september 2012 augusti 2013 Ingående balans, positivt saldo aug Intäkt avgift webbplats (31x4000) Kostnad webbredaktör Kostnad underhållsavtal, webbhotell, sökmotor Kostnad infonätverk, ev medverkan styrelsemöte Kostnad administration Kostnad utveckling Beräknat positivt saldo aug Märit Malmberg Nord, webbansvarig

6 Bilaga 3 Förslag till stadgerevision Då intresseföreningen FoU Välfärd bildades år 2001 i Göteborg var tanken att skapa en obyråkratisk förening med uppgift att bland annat anordna en årlig konferens och stimulera nätverksbyggande. De stadgar som skrevs är därför tämligen kortfattade och reglerar endast ett fåtal punkter. Tanken med detta är god, att hålla byråkratin minimal för att istället lägga fokus på föreningens aktiviteter är viktigt då en ny organisation startas. Nu har elva år förflutit sedan FoU Välfärd bildades, och föreningens aktiviteter har över tid förändrats och utökats. Exempel på FoU Välfärds alltmer aktiva roll som intresseorganisation presenteras i verksamhetsberättelsen. Stadgar bör vara ett levande dokument, och styrelsen anser därför att det finns anledning att se över om stadgarna idag på ett rättvisande sätt reglerar och tydliggör FoU Välfärds intressen, så som de ser ut idag. FoU Välfärds alltmer aktiva roll innebär i praktiken att styrelsen behöver träffas oftare för att kunna utföra sitt uppdrag. Då flera av de intressenter som FoU Välfärd samverkar med finns i Stockholm, är styrelsemötena förlagda där. I anslutning till styrelsemöten genomförs i nuläget också andra aktiviteter, så som möten med representanter för SKL. Styrelsen för FoU Välfärd vill med detta förslag uppmärksamma årsmötet på stadgeformuleringar som behöver ses över för att anpassas till FoU Välfärds verksamhet i dagsläget. Det handlar bland annat om formuleringar som reglerar styrelsens arbete, som idag riskerar att utgöra ett hinder i styrelsearbetet. I nuvarande stadgar regleras till exempel att motioner ska vara styrelsen tillhanda en månad innan årsmötet. Detta främjar inte en aktiv motionskultur, då årsmötet infaller i slutet av augusti och motionstiden under semestermånaderna. Vidare försvåras en god beredning av inkomna motioner, då den korta perioden från sista inlämningsdag till årsmötet även den infaller under semestertid. Ett annat exempel är att stadgarna fastställer att halva styrelsen väljs om årligen vilket kan tolkas som att halva styrelsen måste bytas ut och att omval inte är möjligt. För att säkra kontinuitet och långsiktighet i styrelsearbetet bör styrelseledamöter vid behov kunna sitta mer än en mandatperiod, vilket tydligt bör framgå i stadgarna. En viktig demokratisk grund i FoU Välfärd är att alla FoU verksamheter som är medlemmar i föreningen ska ha möjlighet att aktivt kunna delta i styrelsearbetet. I praktiken går ansvaret för styrelsen runt mellan olika medlemmar och valberedningen strävar efter att finna representanter från hela landet till styrelsen. Att den arbetstid som ledamöterna i styrelsen bidrar med finansieras av respektive FoU ter sig rimligt, att bidra med arbetstid sker också på lika villkor. Men i dagsläget reglerar stadgarna också

7 att varje FoU miljö svarar för sin ledamots omkostnader med anledning av uppdraget. Det leder till flera frågor kring rättviseaspekter av det ekonomiska ansvaret för FoU Välfärd: Är det rimligt att FoU verksamheter i Stockholmsområdet så gott som aldrig har några omkostnader för sina styrelserepresentanter, medan FoU verksamheter i övriga Sverige betalar reskostnader och ibland övernattning i samband med styrelsemöten i FoU Välfärd? Kan alla FoU verksamheter delta i styrelsearbetet på lika villkor om ekonomiska aspekter spelar roll för deltagande i styrelsearbete? Har alla FoU verksamheter råd att täcka omkostnaderna för en styrelseledamot? Finns det andra organisatoriska lösningar som gör att ingen enskild FoU drabbas av stora kostnader i samband med ett styrelseuppdrag och/eller annat uppdrag för FoU Välfärd? Som jämförelse kan nämnas att FoU Välfärd tar ett gemensamt ekonomiskt ansvar för hemsidan. Även detta regleras i stadgarna. Organisationen resonerar därmed som så att det ekonomiska ansvaret för hemsidan är alltför betungande för en enskild FoU att axla. Liknande resonemang skulle kunna föras då det gäller omkostnader för styrelsearbetet eller andra uppdrag för FoU Välfärds räkning. FoU Välfärd är inne i en fas då intresseorganisationen tar ett allt större ansvar för FoUfrågor och allt oftare blir tillfrågad om att vara diskussionspart vid till exempel statliga satsningar. I ett 5 års perspektiv bedömer styrelsen att denna form av förfrågningar kommer att öka. Detta är positivt och ligger helt i linje med FoU Välfärds ambition, även den reglerad i stadgarna, att vara talesman för FoU miljöer när staten eller andra riksorgan vill ha en dialog med FoU miljöerna. Det finns dock anledning att se över stadgarna som helhet, både för att säkerställa att de återspeglar FoU Välfärds intressen och för att möjliggöra en demokratisk grund där alla har möjlighet att delta. Styrelsen vill därför uppmärksamma årsmötet på behovet av en stadgerevision. Styrelsen föreslår årsmötet att: Ge styrelsen i uppdrag att initiera en stadgerevision för att anpassa stadgarna till FoU Välfärds verksamhet så som den ser ut idag. Ge styrelsen i uppdrag att förankra förslaget till nya stadgar bland föreningens medlemmar, till exempel genom arbetsgrupper eller diskussioner på FoU Välfärds blogg. Ge styrelsen i uppdrag att presentera ett förslag till nya stadgar på årsmötet 2013 som också fattar beslut om desamma.