POLITIK I ORGANISATIONEN

Transkript

1 POLITIK I ORGANISATIONEN Av Magnus von Stapelmohr Bakgrund När jag under min studietid vid Uppsala Universitet skulle välja ämne för mitt examensarbete kom jag bland annat i kontakt med maktfrågor inom organisationsteorin. Det mesta av materialet var hämtat från en SOU utredning under Olof Petterssons ledning som rätt och slätt kallades Maktutredningen 1. Här fanns ett flertal intressanta bidrag om maktfrågor i allmänhet men också många ledtrådar till det jag uppfattade som problem med inkonsekvenser inom organisationer avseende skillnaden mellan det som sägs och det som i själva verket sker. I utbildningen ingick även ett projektarbete som jag genomförde som en teoretisk studie inom området Servicemangement. Det bestod även av en empirisk del i form av en enkätundersökning om upplevd kvalitet. Undersökningen gjordes på ett renodlat tjänsteföretag som jag under den tiden hade förmånen att samarbeta med. Jag hade under arbetets gång haft kontakt med en person som var helt nytillsatt som avdelningsansvarig med uppgift att hålla i kvalitetsfrågorna inom företaget. Man hade precis påbörjat ett kvalitetssäkringsarbete och man hade beslutat från ledningen att det skulle resultera i en ISOcertifiering. Det hade vidare bestämts att det strukturerade kvalitetsarbetet som rörde själva certifieringsarbetet skulle i alla väsentliga bitar köpas in från en externkonsult och den avdelningsansvarige hade som uppgift att övervaka och driva processen internt. Det intressanta för mig var själva formuleringsfasen innan externkonsulten kom i bilden eftersom kunskaperna om, och erfarenheterna av ett kvalificerat kvalitetsarbete saknades i organisationen. Företaget var fristående inom en större koncern som hade en till stora delar stark traditionell hierarkisk uppbyggnad samti- 1 Maktutredningen har utkommit i ett flertal olika böcker under olika författares namn utgivna på framför allt Carlssons förlag digt som dess verksamhet präglades av en extrem kåranda och professionalitet. Samtidigt agerade man på en marknad som leverantör av kvalificerade tjänster med stort kundfokus. Detta innebar att det fanns en kluvenhet i organisationen mellan som jag förundrades mycket över. Det var många informella samtal vi hade om det här med kvalitetsfrågor. Jag å ena sidan, en nyfrälst entusiastisk akademiker utanför den hierarkiska strukturen i den organisation jag var satt att studera. Min kontakt å andra sidan var nyligen befordrad från linjeorganisationen för att driva ett projekt vars teoretiska utgångspunkter han hade initialt dålig kunskap om. Han hade dessutom plats i ledningsgruppen, en situation som sannolikt avkrävde honom någon form av lojalitet både uppåt och nedåt i organisationen! Följaktligen uppstod ett gap mellan våra respektive förutsättningar att diskutera kvalitetsfrågor utifrån ett kunskapsteoretiskt innehåll. Vid ett tillfälle, under ett av våra informella samtal, kommer jag ihåg att han i frustration slog ut med armarna och resignerat beklagade sig över hur lite exekutiv kraft beslutade åtgärder hade ute bland medarbetarna på de olika avdelningarna som hade varit berörda. Han som kvalitetsansvarig ansåg att få tycktes bry sig om att följa de riktlinjer man hade kommit överens om, trots att han hade tålmodigt varit ute och informerat och fått, vad han upplevde, bra respons bland medarbetarna. Till saken hör även att jag under min studietid hade haft helgjobb som vakt i företagets reception. Receptionen var en ypperlig plats att sitta på om man ville ha reda på det inofficiella pratet som gick i företaget! Många av de informella samtal jag hade med olika medarbetare i receptionen innehöll en resignation över en upplevd maktlöshet att påverka sin arbetssituation.

2 2 Frågeställningen uppifrån Varför gör inte medarbetarna det som vi kommit överens om kom att kollidera med det prat jag hade snappat upp underifrån De där uppe bestämmer en massa nya saker över våra huvuden och det blev ganska uppenbart att man både från ledningen och från produktionen upplevde i stort sett samma sak dvs. att det inte fanns ett förtroende mellan de beslutande och verkställande funktionerna i företaget. Detta dubbelsidiga misstroende väckte mitt intresse att söka mig bakom de gängse tankar om organisationen som varandes en rationell helhet och försöka formulera en idé om de inkonsistenser jag upplevde fanns mellan beslut och handling. Sökandet förde mig i sin tur ganska snabbt fram till idén om det kraftfält där de informella och osynliga hierarkierna var huvudaktörer. Tanken om ett slags osynligt parlament i organisationen som existerande sida vid sida med det produktiva innehållet och som mätte resultat utifrån helt andra parametrar än årsrapporterna och balansräkningarna. Politik i Organisationen Definitionen av ordet politik skall här ses med utgångspunkt att det inte handlar om politik från ett ideologiskt perspektiv (t.ex. partipolitik), utan om ett beteende för påverka maktbalansen inom och mellan personer och subgrupper. Jag tyckte det skulle vara intressant att beskriva politiskt beteende som ett fenomen som inte är strikt kopplat till specifika nivåer eller definierade grupper i organisationen, inte heller något som antar en ensidig vertikalitet (uppifrån-ner flöde) enligt traditionell ideologisk polaritet. Jag var ville diskutera formerna samt konsekvenserna av dess existens helt fritt. Kort sagt, jag ville söka en deskriptiv och förutsättningslös diskussion av idén med politiskt beteende. En författare som behandlat fenomen av politisk art är Nils Brunsson vars alster jag kom att konsultera mycket under skrivandet av mitt examensarbete. Hans eminenta bok The Organization of Hypocrisy 2 kom till stora delar att idémässigt bilda ryggraden i mitt skriveri. Min utgångspunkt var att det finns ett politiskt spänningsfält i de flesta organisationer som kan verka hämmande på kreativitet och konkret handling. Å ena sidan policys och riktlinjer formulerade uppifrån som inte sällan ger förskönande omskrivningar av verkligheten (eufemismer), å andra sidan den tröghet som finns i organisationer där man i realiteten sitter i ett konservativt järngrepp och som motarbetar konsekvent handlande, fri kreativitet och gemensam målorientering! Brunsson hade (likt Max Weber) använt sig av idealtyper för att illustrera de olika särarterna i en politisk respektive en handlingsorienterad organisation. Därmed var inte begreppet politik knutet till en befintlig fysisk organisation. Jag spann jag vidare på Brunssons idéer och införde begreppet politik som en variabel i en tänkt marknadsorienterad organisation. Jag fann alltså möjligheten att använda dikotomin politik handling även inom en marknadsorienterad, tjänsteproducerande organisation som ett tänkbart scenario. Till detta infogade jag en miljö dimension som sträckte sig mellan ytterligheterna teknisk miljö och strukturell miljö som idealtyper. Tanken var att förena personer och miljö som löst kopplade till varandra för att skapa ett analysinstrument att kunna spåra inkonsistenser inom en given organisations väggar. Vad är då politiskt beteende? Det politiska beteendet i en organisation kan ta sig många uttryck. Det kan ibland vara svårt att isolera och identifiera när, var och hur ett sådant beteende förekommer i en verksamhet men det viktiga är att ha en förståelse för beteendets existens och när de skall tas på allvar. I Brunssons inter-organisationella analysnivå förklarar han varför det han kallar den politiska organisationen agerar som den gör. Han menar att det råder en fun- 2 John Wiley & sons, Chichester 1989

3 3 damental skillnad mellan denna och en handlingsorienterad organisation i de flesta aspekter som motiverar organisationens existens. Ledtrådar ges som till exempel att en reglerad förvaltningsorganisation skulle kunna exemplifiera en starkt politiskt motiverad organisation, medan ett hårt marknadsanpassat, vinstdrivande företag utgör sinnebilden för en extremt handlingsorienterad organisation. En av den politiska organisationens främsta uppgifter är enligt detta att spegla sin omgivning vilket bland annat åstadkoms genom: Rekrytering av personal med olika övertygelser för att uppnå så hög representativitet (legitimitet) mot omvärlden som möjligt. Att inte ha en stark organisationsideologi som skulle kunna gynna en grupp före en annan. En stark fokus på beslutsfattande funktioner i verksamheten (i praktiken producerar man beslut) Att inte ha en strävan mot specialisering som skulle kunna gynna en grupp före en annan. Att problem är motorn. Finns där inga problem producerar man dem gärna själv. Uppmuntran av kritik som en demokratifråga (t.ex. whistle-blowers och Lex-Maria -fenomen) Ge uttryck för en hög grad av rationalitet där orsak-verkan kedjor följer bestämda ritualer som i sin tur följer ett fastlagt program oavsett innehållet för att inte förorsaka mannamån. (Byråkrati) Eftersom dessa är kriterier eller kännetecken på en idealt politisk organisation, och således ämnar beskriva organisationsformen och inte enskilda beteenden, så kan inte en rak översättning till en marknadsorganisations inre struktur vara giltig helt ut. Vissa av kriterierna ovan ger dock en fingervisning om att även extremt politiska beteenden primärt har andra motiv än rent produktionsfunktionella. Det skulle kunna förklara avdelningschefens dilemma, som jag tidigare nämnde, vad gällde handlingsutrymme för sitt arbete. Man bestämmer i koncernledningen att en kvalitetscertifiering skall göras för att visa att man tar dessa frågor på allvar (ett politiskt budskap) medan det konkreta arbetet sedan innanför företagets väggar hindras i stora stycken på grund av andra orsaker än rent funktionella (där informella strukturer bromsar). Ett kännetecken för starkt politiskt beteende är just att det viktiga inte är att man handlar rätt med utgångspunkt i produktivitet utan i form och sak, det vill säga att det är större att ta rätt beslut än att göra rätt saker. Beslutsfattandet skall vara av sådan art att det inte kan kritiseras i sig, utan äga legitimitet för beslutsfattaren. Ett typexempel på detta är när ett beslut visats sig vara fel eller fått felaktiga konsekvenser och där chefer eller ansvariga i efterhand kan komma undan med ursäkten att de bara gjorde vad som verkade bäst vid tillfället med den information de hade. Sedan att beslutet, hur galet det än var vid beslutstillfället, har fått leva sitt eget liv och rättfärdigats i efterhand av ett politiskt korrekt beteende, det verkar för en del som helt okej! Varför studera politiskt beteende i organisationer? De allra flesta människor är kreativa till sin natur och vill nog inget hellre än att få utlopp för sin kreativitet på arbetet men det finns anledning att tro att många upplever sig hämmade i sin kreativitet på sina arbetsplatser idag. Det handlar oftast om fenomen som relaterar till politik och politiska beteenden. Jag upplever att dessa fenomen är svåra att diskutera på arbetsplatser, dels på grund av den prestige som omger politiskt beteende, men också att det saknas kunskaper om, och alternativ till dem. Reformer, nytänkande och omstruktureringar är alla starkt kopplade till politiskt beteende på alla nivåer inom organisationer, och blir aldrig bättre än vad det politiska klimatet i företaget medger.

4 4 Det är alltså i första hand i situationer som orsakar låsningar mellan beslut och handling i verksamheter där idén med politiskt beteende kan vara viktig att synliggöra. Även om man kan hävda att det förvisso inte är ett nytt grepp att studera skillnader mellan målformulering och måluppfyllnad inom organisationsteorin så tror jag att uppmärksamheten tidigare inte varit riktad så mycket på politik som ett beteendevetenskapligt fenomen utan managementforskningen har mer haft ett fokus på ledarteori från ett traditionellt macchiavellianskt perspektiv. Det finns dock andra, viktigare anledningar att i högre grad börja uppmärksamma den politiska problematiken framöver: Slutsatser Utifrån sett är det alltid ekonomiska motiv som föranleder omstruktureringar i organisationer, men jag tror att de ekonomiska motiven även kan kopplas politiskt beteende. Tar man fasta på ett av de kriterier som kännetecknar en starkt politiskt orienterad organisation jag nämnde ovan, nämligen att bl.a. ge uttryck för en hög grad av rationalitet, så kan man lite vågat resonera att ekonomi i termer av ensidig kostnadsminimering har en hög rationalitets- och maktpolitisk potential. Genom sitt nästan kusliga tolkningsföreträde har den som talar i termer av kostnader en hög politisk maktfaktor i organisationer av framför allt marknadsorienterat slag (nuförtiden också i allt större utsträckning även inom offentlig verksamhet). Ibland är gränsen hårfin mellan vad som är ekonomiskt betingad handling och vad som har politiska orsaker. Inte sällan görs förändringar under förevändningen att man vill sprida kompetensen i organisationen, men där det istället handlar om att jaga faktiska eller imaginära kostnader som ett led i att stärka eller vidmakthålla politisk makt. (Just användandet av eufemismer och metaforer är också ett signum för politiskt beteende). Beslut som tas på en plats i organisationen (både vertikalt och horisontalt) riskerar hamna i konflikt med den operativa synen på en annan. Visst handlar politik om makt, men det är mer maktens form än dess egentliga existens eller dess motiv som idén om politiskt beteende söker beskriva. Jag är övertygad att politiskt beteende är något som existerar på i stort sett alla nivåer i de flesta organisationer och att detta utgör stora blockeringar för produktivitet men framför allt en stor källa till vantrivsel på många arbetsplatser. Jag tror vidare att det är väldigt vanligt med resignation på alla nivåer inom verksamheter inför problem relaterat till politiskt beteende och som i förstone verkar olösliga eller åtminstone svårlösliga. Det är oftast lättare att personrelatera problem och stigmatisera enskilda medarbetare än att försöka förstå och gå till botten med politisk problematik. Det passar dessutom mycket bra in i det politiska spelet eftersom det på så sätt också skapas en rädsla och nervositet i organisationen där den enskilde medarbetaren inte känner trygghet eller att han har en kontroll över sin arbetssituation. Detta är i sin tur en bidragande orsak till hög sjukfrånvaro, utbrändhet och personalomsättning, med stora kostnader som följd. Prioriteringen på åtgärder som inte är direkt eller tydligt kopplade till snabb ekonomisk utväxling har sällan eller aldrig en chans att hävda sig mot rationella ekonomiska argument med mindre än att de existerar som tillfälliga trender. Många problem, som verkar svårformulerade i organisationer, förblir olösta eller får tillfälliga bristande lösningar genom stigmatisering av enskilda individer eller funktioner därför att kunskaper saknas om politiskt beteende. Samtidigt har många viktiga mellanchefs-funktioner som tidigare kunde fånga upp och hantera konflikter mellan beslut och handling försvunnit på omstruktureringens kalhygge. Det gör att organisationer blir idag hänvisade i större utsträckning än tidigare till externa konsulter, som trots stor kunskap befinner sig utanför den historiska axel som organisationen agerar på och kan därför ej heller helt ut omfatta den osynliga kunskap om

5 5 informella strukturer som finns inom organisationen. Det politiska beteendet kommer då att spela en mycket mer framträdande och osminkad roll och det i sin tur riskerar att ta kraft av företag som befinner sig i utsatta lägen. Det finns med andra ord anledning att ta det politiska beteendet på allvar och skapa utrymmen både för diskussion och handling, men framför allt genom att tillföra en högre grad av både personlig och organisatorisk mognad i arbetslivet idag! Magnus von Stapelmohr 2005