Socialförvaltningens systematiska arbetsmiljöarbete

Transkript

1 EXAMENSARETE 2005:06 P Socialförvaltningens systematiska arbetsmiljöarbete Enheten funktionshindrade VIKTORIA KERTTU PÅYGGNADSUTILDNINGAR Arbetsmiljöledning Luleå tekniska universitet Institutionen för Arbetsvetenskap Avdelningen för Industriell produktionsmiljö 2005:06 P ISSN: ISRN: LTU - P - EX /6 - - SE

2 Luleå tekniska Universitet Institutionen för Arbetsvetenskap Socialförvaltningens systematiska arbetsmiljöarbete enheten funktionshindrade Viktoria Kerttu Examensarbete, D-nivå 20 poäng Programmet för Arbetsmiljöledning Höstterminen 2004

3 Förord Hösten 2004 inleddes arbetet med denna D-uppsats, som är en del av breddmagister utbildningen i arbetsmiljöledning. Det har varit en lång process med både upp- och nedförsbackar, men tack vare mina klasskamrater och tillika projektpartners; Felor Soltani och Susanne Eriksson, så har denna expedition till slut nått sitt mål. Då även de valde att skriva sina D-uppsatser åt socialförvaltningen har vi kunnat bolla funderingar med varandra, vilket har varit till ovärderlig hjälp under arbetets gång. Därför vill jag börja med att ge dem ett stort tack för hjälpen och stödet. Ett särskilt tack vill jag rikta till alla de som genom att svara på enkäterna bidragit till uppsatsen. Jag vill också tacka alla de på socialförvaltningen som tagit sig tid och ställt upp på intervjuer, svarat på frågor och funderingar samt på annat sätt visat intresse. Hade det inte varit en sådan uppslutning, så hade detta arbete naturligtvis inte varit möjligt. Tack allihopa! Jag vill naturligtvis även tacka Stig Karlsson för handledningen på vägen. Ett tack till Lars Sundström också för de tips och idéer han bidrog med vid utformningen av enkäten. Slutligen vill jag även tacka min familj som stöttat mig under arbetets gång. Tack! Viktoria Kerttu Luleå den 19/5 2005

4 Abstract Ever since the middle of the 90 s the number of sickdays connected to reported cases of work related decease caused by physical stress, social and organizational factors have dramatically increased. Increasing numbers of people are experiencing problems within their work due to stress and other psycological strain. During the years the Swedish Work Environment Authority is prioritising actions towards branches with substantial work environment problems such as welfare and social services. The purpose of this study was to survey the Social Services Department s systematic work environment management within one unit to then be able to develope an occupational health and safety management system, which should be implementable in the department and lead to improving the work environment management. The study was limited to two workplaces within the unit working with the disabled and was carried out through a survey and interviews. The gathered information was mainly analysed qualitatively so that a deeper knowledge would be obtained. The sources used to develope a system included for instance, provisions of the Swedish Work Environment Authority and material produced by others active within work environment related areas. The result of the survey showed apparent differences between the two studied workplaces; however, both managers at these workplaces stated that it was the psycosocial work environment that was problematic. The conclusion was that the organisation theoretically has a functioning systematic work environment management, but that there are obvious shortages in the practical work with the work environment in the workplaces.

5 Sammanfattning Sedan mitten av 90-talet har antalet sjukdagar kopplade till anmälda fall av arbetssjukdom orsakad av belastningsfaktorer samt sociala och organisatoriska faktorer ökat dramatiskt. Allt fler får problem i arbetet på grund av stress eller andra psykiska påfrestningar. Under åren prioriterar Arbetsmiljöverket insatser mot branscher med stora arbetsmiljöproblem så som omsorg och sociala tjänster. Syftet med denna studie var att kartlägga socialförvaltningens systematiska arbetsmiljöarbete inom en enhet för att sedan kunna utveckla ett arbetsmiljöledningssystem som skulle kunna implementeras i förvaltningen och leda till förbättrat arbetsmiljöarbete. Studien begränsades till två verksamheter inom enhet funktionshindrade och genomfördes genom en enkätstudie och intervjuer. Den insamlade informationen bearbetades i huvudsak kvalitativt för att en djupare kännedom skulle erhållas. De källor som användes för att arbeta fram ett system omfattar bland annat Arbetsmiljöverkets föreskrifter och material framställt av andra aktörer verksamma inom arbetsmiljö relaterade områden. Resultatet av enkätundersökningen visade på tydliga skillnader mellan de två undersökta verksamheterna, men båda verksamhetschefer uppgav att det var den psykosociala arbetsmiljön som var det problematiska. Slutsatsen blev att organisationen teoretiskt sett har ett fungerande systematiskt arbetsmiljöarbete, men det finns tydliga brister det praktiska arbetet med arbetsmiljö ute i verksamheterna.

6 Innehållsförteckning 1. INLEDNING AKGRUND SYFTE AVGRÄNSNINGAR METOD VALIDITET OCH RELIAILITET PRESENTATION AV SOCIALNÄMND OCH SOCIALFÖRVALTNING Några av Socialnämndens mål för Rehabilitering inom Socialförvaltningen Arbetsmiljöpolicy för socialförvaltningen ARETSMILJÖLAGEN, AML ARETSMILJÖNS UTFORMNING ALLMÄNNA SKYLDIGHETER KOMMUN SOM ARETSGIVARE ENLIGT ARETSMILJÖLAGEN SYSTEMATISKT ARETSMILJÖARETE, SAM VARFÖR EHÖVS SAM? ARETSMILJÖPOLICY OCH RUTINER UPPGIFTSFÖRDELNING OCH KUNSKAPER NATURLIG DEL I DEN DAGLIGA VERKSAMHETEN DET PRAKTISKA ARETET Undersöka arbetsförhållanden och identifiera riskkällorna Åtgärder Allmänt om skriftlig dokumentation Uppföljning Utredning vid tillbud Utbildning och kompletterande kunskaper Utbildning i arbetsmiljökunskap Hur hålls arbetsmiljöarbetet aktivt? INDIVIDUELLA OCH GRUPPINRIKTADE STRATEGIER ARETSMILJÖFAKTORER PSYKOSOCIAL ARETSMILJÖ Arbetsorganisatoriska faktorer Ledarskap Arbetsklimat och trivsel Organisations och förändringsarbete Stress RESULTAT REDOVISNING AV RESULTAT FRÅN ENKÄTUNDERSÖKNINGEN Allmänna frågor Arbetsmiljökartläggning Organisation och ledarskap Psykosocial arbetsmiljö Arbetsmiljöarbete... 31

7 5.2 INTERVJU MED ENHETSCHEF FÖR ENHET FUNKTIONSHINDRADE Organisation Arbetsmiljöarbete Förebyggande hälsoinsatser Sjukfrånvaro INTERVJU MED VERKSAMHETSCHEF ANSVARIG FÖR OENDE A Ansvarsområde Arbetsmiljöarbete Arbetsmiljöproblem Uppföljning av olyckor/tillbud och arbetssjukdom Handlingsplan för förbättrad arbetsmiljö Feedback åt personalen Introduktion av nyanställda Kompetensutveckling/utbildning Verksamhetschefens arbetsmiljö Organisation, ansvar och befogenheter INTERVJU MED VERKSAMHETSCHEF FÖR OENDE Ansvarsområde Arbetsmiljöarbete Arbetsmiljöproblem Uppföljning av olyckor/tillbud och arbetssjukdom Feedback till personal Introduktion till nyanställda Kompetensutveckling/utbildning Ansvarsfördelning Verksamhetschefens arbetsmiljö Organisation, ansvar och befogenheter Kompetensutveckling för verksamhetschefen DISKUSSION/ÅTGÄRDER RESULTATDISKUSSION Organisation och ledarskap Psykosocial arbetsmiljö Arbetsmiljöarbete Verksamhetschefernas arbetsmiljö DET SYSTEMATISKTARETSMILJÖARETET - ÅTGÄRDER Vilka brister finns i systemet? Hur åtgärdas bristerna? METODDISKUSSION LITTERATURLISTA ILAGA 1.1 ENKÄT ILAGA 1.2 SAMMANSTÄLLNING AV ENKÄT

8 1. INLEDNING 1.1 akgrund För hundra år sedan var Sverige ett fattigt jordbruksland och nio av tio svenskar arbetade med jordbruk. Du var husbonde eller tjänstehjon och husbonden hade laglig rätt att slå sina tjänstehjon. På landet var du i stort sett självförsörjande och kontanter användes enbart när sådant som inte kunde produceras på egen hand behövdes införskaffas. Detta förändrades dock i och med den industriella revolutionen. Det hårda slitet inom jordbruket var inte längre det enda alternativet samtidigt fick fler människor tillgång till egna pengar. Detta var dock inte bara något positivt utan det medförde även begränsade möjligheter till att själv bestämma arbetstakten och upplägget av arbetet. Arbetsuppgifterna blev mer avgränsade och enformiga samtidigt som helheten i det utförda arbetet blev svårare att se, vilket orsakade att du som anställd kunde uppfatta din roll som mindre viktig. Den industriella revolutionen innebar också en ökad risk för isolering från andra människor, eftersom du ofta utförde ditt arbete ensam vid din arbetsstation. (Dahlkwist, 1995) År 1889 inrättades en statlig yrkesinspektion men arbetsmiljön var trots detta på många håll förfärlig långt in på 1900-talet. I början av 1930-talet introducerades löpande band och ackordsarbete blev vanligt, vilket innebar att ju mer du producerade desto mer tjänade du. Detta sätt att arbeta lockade människor till att ta risker och antalet olycksfall steg i rask takt. Med tiden började man tala om arbetsmiljö och lagar gällande arbetsmiljön började växa fram. (Dahlkwist, 1995) Idag handlar arbetsmiljö inte bara om buller, ventilation och farliga maskiner. Det handlar även om anställningsskydd, jämställdhet samt hur hälsa och friskvård påverkar vår arbetsmiljö. Hur vi trivs på vår arbetsplats är en central fråga i våra liv och arbetet, som tar upp en stor del av våra liv, ses i allmänhet som något positivt. Arbetet kan även vara en fara för vår fysiska och psykiska hälsa och den som inte trivs på sin arbetsplats har små möjligheter att göra en god insats för andra menar Dahlkwist (1995). För att vi ska trivas på vår arbetsplats är det därför viktigt att vi får hålla oss friska och för att hålla oss friska behöver vi balans i hela vår livssituation. Förändringar som skett i arbetslivet de senaste åren gör det svårt för många att hitta denna balans menar Micha Lange (2002). Sedan mitten av 90-talet har det genomsnittliga antalet sjukdagar som är kopplade till anmälda fall av arbetssjukdom ökat dramatiskt. Det är till största delen arbetssjukdomar orsakade av belastningsfaktorer samt sociala och organisatoriska faktorer. Arbetsmiljöverkets undersökningar visar dessutom att allt fler får problem i arbetet på grund av stress eller andra psykiska påfrestningar och under åren prioriterar Arbetsmiljöverket riktade insatser mot branscher med stora arbetsmiljöproblem så som omsorg och sociala tjänster. En kvalitetssäkring av arbetsmiljön är nödvändig på grund av de problem vi har på våra arbetsplatser. Systematiskt arbetsmiljöarbete är ett sätt att kvalitetssäkra arbetsmiljön och leder enligt Micha Lange (2002) till lägre frånvaro, färre arbetsskador och lägre personalomsättning. 1.2 Syfte Syftet med denna uppsats är att kartlägga socialförvaltningens systematiska arbetsmiljöarbete inom en enhet för att sedan kunna utveckla ett system som kan implementeras i förvaltningen och leda till förbättrat arbetsmiljöarbete. 1

9 1.3 Avgränsningar Avsikten med uppsatsen var endast att undersöka hur socialförvaltningens arbetsmiljöledningssystem fungerar inom en enhet. Lotten föll på enhet funktionshindrade. Denna avgränsning gjordes eftersom socialförvaltningen är en stor arbetsplats, med flera enheter och över 2200 anställda (enligt Socialnämndens årsredovisning 2003). En studie av hela socialförvaltningen hade blivit alldeles för omfattande och tagit längre tid än ett fåtal månader. Av samma anledning valdes endast två verksamheter inom enhet funktionshindrade att undersökas. 1.4 Metod Skolans krav var att det systematiska arbetsmiljöarbetet vid en arbetsplats med minst 10 anställda skulle undersökas. Därefter skulle ett arbetsmiljöledningssystem utvecklas, som skulle vara möjligt att implementera på den valda arbetsplatsen. Eftersom det var tre studerande, som hade för avsikt att skriva uppsats i samma syfte, uppgjordes ett slags samarbete för att få ut så mycket som möjligt av denna erfarenhet. Olika arbetsplatser kontaktades och valet föll slutligen på socialförvaltningen, eftersom de visade ett stort intresse för arbetet. I valet togs även med i beräkningen att socialförvaltningen är en stor arbetsplats med flera olika enheter. För att täcka så stor del som möjligt av verksamheten bestämdes att tre olika uppsatser som bygger på samma bakgrund, syfte, metod och instrument skulle skrivas. Uppsatserna undersöker tre olika enheter inom socialförvaltningen: enhet funktionshindrade, äldreboende och ordinärt boende. Detta urval gjordes av personalchefen och att valet föll på enheterna funktionshindrade, äldreboende och ordinärt boende berodde på att den fjärde enheten, socialtjänst, inte ville ingå i undersökningen. När enheterna var tilldelade respektive författare kontaktades enhetscheferna för tidsbokning av intervjuer. Efter det konstruerades intervjuunderlaget utifrån hur det systematiska arbetsmiljöarbetet beskrivs i teorin. Syftet var att få en bild av hur respektive enhet arbetar med dessa frågor. Dessutom ställdes frågor om organisationen och dess struktur. Intervjuernas huvudpunkter skickades i förväg via e-post till respondenterna för att dessa skulle ha möjlighet att förbereda sig inför intervjuerna. Vid intervjutillfällena närvarade alla tre författare i syfte att få en så god bild som möjligt av socialförvaltningen. Intervjuerna spelades även in på band. Undersökningen begränsades till två arbetsplatser inom respektive enhet. Därför ombads enhetscheferna välja ut två ytterligheter för att en så bred bild av personalens upplevelse av arbetsmiljön och arbetsmiljöarbetet som möjligt skulle erhållas. I och med detta blev urvalet av medverkande strategiskt. (Patel, 2003) Med intervjuerna från enhetscheferna som grund konstruerades en enkät som personalen på respektive arbetsplats skulle svara på. För att få ytterligare tips och idéer användes tidigare konstruerade enkäter inom ämnet, vilka utvecklats av institutionen för arbetsvetenskap. Enkätundersökningens syfte var att få en bild av hur väl arbetsmiljöarbetet fungerade på arbetsplatserna enligt personalen. Två utomstående med erfarenhet och kunskap i enkätstudier fick granska enkäten innan den delades ut bland personalen. När arbetsplatserna var kända kontaktades verksamhetscheferna ansvariga för respektive arbetsplats för att boka tid för intervju med dem. Intervjuunderlaget konstruerades utifrån 2

10 intervjuerna med enhetscheferna samt enkäterna. Syftet var att få en bild av deras arbetsmiljöarbete. Frågorna var öppna och lämnade stort svarsutrymme åt den intervjuade. Ett antal förutbestämda frågor ställdes, men ett par frågor formulerades även under respektive intervju. I och med detta kan man säga att det var relativt hög standardisering, men låg grad av strukturering. (Patel 2003) Vid dessa intervjuer användes också bandspelare för att dokumentera det som sades. Enkäterna delades ut efter intervjuerna med verksamhetscheferna. Vid utlämnande av enkäten gavs noggranna instruktioner, för att säkerställa att syftet med dem var klart. Personalen uppmanades även att kontakta någon av författarna om det fanns några oklarheter eller funderingar angående enkätens innehåll. Tillsammans med var enkät delades kuvert ut, som enkäten skulle läggas i när den svarats på. Detta för att säkerställa att ingen annan än författare skulle få tillgång till svaren. Efter cirka en vecka hämtades enkäterna hos verksamhetscheferna, som hade samlat in dem. Den inhämtade informationen bearbetades i huvudsak kvalitativt för att en djupare kunskap än den fragmentiserade kunskap som enligt Patel (2003) oftare erhålls vid användande av kvantitativa metoder. De två intervjuerna med verksamhetscheferna kategoriserades för att sedan kunna jämföras. Kvantitativ bearbetning gjordes genom deskriptiv statistik i syfte att genom diagram ge en mer överskådlig beskrivning av insamlat material. 1.5 Validitet och reliabilitet egreppen validitet och reliabilitet används för att beskriva hur bra datainsamlingen eller testen har fungerat. God validitet och reliabilitet är en förutsättning för att resultaten skall kunna generaliseras till att gälla även andra än de som undersökts. Det är viktigt att alltid kritiskt granska den metod som väljs för insamling av information. Anledningen till varför det är viktigt är för att avgöra hur tillförlitlig och giltig informationen som framkommer är. Tillförlitligheten som även kallas reliabilitet talar om i vilken utsträckning ett instrument eller tillvägagångssätt ger samma resultat vid olika tillfällen. (ell, 1993) I reliabilitet ligger därmed att data är stabila, de växlar inte såvida inte de yttre omständigheterna förändras. Data ska också vara homogena det vill säga, information inom ett avgränsat område ska stämma överens med varandra. Ju mer strukturerade metoder som används desto större sannolikhet för hög reliabilitet. Reliabilitet anger även hur pass sann informationen är. Sann är ett relativt begrepp. Informationen kan vara sann sedd ur en persons synvinkel eller sakligt sann; fakta. Vid genomförande av enkätundersökning är det viktigt med hög svarsfrekvens för att få hög reliabilitet. ortfall minskas genom att tydligt motivera varför det som efterfrågas i intervju och enkät efterfrågas. En väl genomförd utprövning av frågor och metoder för insamling av uppgifter minskar risken för bortfall och hindrar också att de som svarar tolkar frågorna på olika sätt. (Kylén, 2004) Validitet är värdet av den information vi får in. Hur användbar är den för att lösa det problem vi arbetar med? Validiteten är beroende av att vi får in relevant data och att vi inte får in onödig data som inte behövs för att lösa problemet. Validiteten bedöms efter om vi får data som leder till slutsatser, som i sin tur leder till bra beslut och effekter. De som svarar ska förstå frågan och varför vi frågar för att undvika missförstånd. De informella metoderna, som är friare i sin struktur, kan ge högre validitet än de fast strukturerade. Ju mer formella och strukturerade metoder som används, desto större risk blir det att mätinstrumentets validitet 3

11 sänks. (Kylén, 2004) Låg reliabilitet sänker validiteten. Däremot behöver inte hög reliabilitet öka validiteten. Tillförlitliga, men irrelevanta uppgifter är faktiskt ointressanta för undersökningen (ell, 1993) 1.6 Presentation av socialnämnd och socialförvaltning Det politiska uppdraget för socialnämnden handlar framför allt om att sätta mål och göra strategiska val inom nämndens ansvarsområde. Socialnämnden fastställer målen för verksamheten och beslutar hur pengarna ska fördelas. Nämnden har ett särskilt ansvar för att stödja utsatta individer och familjer som behöver särskilda samhällsinsatser. Socialförvaltningen har som uppgift att arbeta mot målen för att uppnå socialnämndens verksamhetsidé Meningsfullt liv i Luleå, som syftar till att socialnämndens verksamheter ska stödja invånarna i Luleå i deras strävan efter ett meningsfullt liv. (Årsredovisning 2003, Socialnämnden) Socialförvaltningen ger stöd och hjälp på många sätt, alltifrån information och råd till omsorg och vård av barn, ungdomar och vuxna. Verksamheten är relativt detaljreglerad angående kommunens skyldigheter och den enskilde individens rättigheter. (Verksamhetsplan och budget för Socialnämnden) Chefer och arbetsledare har ansvar för och ska leda verksamheten i enlighet med visionen, grundläggande värderingar, gällande lagstiftning och tilldelade resurser. Under förvaltningsledningen är verksamheten organiserad i fyra enheter för verksamhet och tre stabsenheter. De fyra enheterna är enhet socialtjänst, enhet äldreboende, enhet ordinärt boende och enhet funktionshindrade. (Årsredovisning 2003, Socialnämnden) Några av Socialnämndens mål för 2002 Mål - Förbättrad arbetsorganisation: Mäta nuläge för nöjd medarbetarindex. Minska sjukfrånvaron med 20 procent. Flexibla arbetstider och valfri sysselsättningsgrad till 100 procent av personalen. Minska deltidsarbetslösheten till noll. Minska antalet vikarier. (Årsredovisning 2003, Socialnämnden) Resultat Mäta nuläge för nöjd medarbetarindex En medarbetarenkät, som är gemensam för hela kommunen, genomfördes under december Syftet med enkäten var att få en samlad nulägesbeskrivning av personalens arbetssituation. Efter att resultatet av enkäten granskats beslutades att hela kommunen skulle fokusera på fyra faktorer, där det ansågs viktigt att höja nivån. Dessa fyra faktorer var: ledarskap, målmedvetenhet och effektivitet, samverkan och arbetstillfredsställelse. (Medarbetarenkät 2003, Luleå Kommun) Minska sjukfrånvaron med 20 procent Under 2003 ökade socialförvaltningens sjukfrånvaro med fyra dagar jämfört med 2002 trots att en mängd åtgärder satts in, bland annat erbjudande om subventionerade träningskort till alla anställda samt ytterligare inköpta insatser från Kommunhälsan. Förvaltningen satsade på ledarutvecklingsprogram, arbetsmiljöinsatser vad gäller personal och material, flexibla arbetstider, kompetensutveckling och balanserad styrning. En rapport över rehabiliteringsarbetet inom socialförvaltningen presenterades med syfte att visa hur förvaltningen arbetar med hälsa 4

12 och rehabilitering. Rutiner för bättre hälsoarbete utarbetas vidare i samband med arbetsmiljöarbetet MAJ, ett nytt system som börjar användas Flexibla arbetstider och valfri sysselsättningsgrad till 100 procent av personalen Under 2003 och till och med utbildade två resurspersoner kontinuerligt arbetsledare och arbetslag i Time Care. De arbetsplatser som införde systemet införde även flextid och så kallad självservice. Syftet med dessa tre data system var att underlätta lönehanteringen och planeringen för arbetsledare och arbetslag. Personalenhetens lönekonsulter utbildar i flextid och självservice. Minska deltidsarbetslösheten till noll Tillsammans med Norrbottens läns landsting och Arbetsförmedlingen arbetade Luleå kommun i ett projekt, vars huvudmål var att halvera deltidsarbetslösheten inom vård och omsorg. En halvering av deltidsarbetslösheten åstadkoms under året. Minska antalet vikarier Antalet vikarietimmar minskade med cirka 8000 timmar i jämförelse med Mål Ansvar och befogenheter: Ansvar och befogenheter ska följas åt till 100 procent. Resultat Avstämning med delegationsordningen görs regelbundet i anslutning till förändringar i de lagar som styr nämndens verksamhet. Om behov finns görs mindre omarbetningar. Medarbetarsamtal genomförs regelbundet. Rätten att anställa har flyttats från personalkontoret till socialnämnden och den chef som enligt delegationsordningen har ansvar för ekonomi och arbetsmiljö. Målet anses vara uppfyllt då ansvar och befogenheter följs åt. Mål alanserad styrning Alla arbetsplatser etablerar balanserad styrning under perioden Resultat Vid slutet av 2003 var verksamhetsplanering och uppföljning med hjälp av balanserad styrning inom socialförvaltningen på väg att införas vid alla arbetsplatser. Processledare utbildades och arbetade aktivt med att stödja verksamheterna i det fortsatta arbetet för en balanserad styrning. Inom hela socialförvaltningen hade vid årets slut 43 procent av alla arbetsplatser infört balanserad styrning. (Årsredovisning 2003, Socialnämnden) Inom enheterna ordinärt boende och socialtjänst hade i december 2003 ett antal arbetsplatser infört balanserad styrning och inom enhet funktionshindrade pågick arbete med övergripande styrkort. Det balanserade styrkortet byggs utifrån de fem fokusområdena: medborgare, medarbetare, process/arbetssätt, ekonomi och lärande/förnyelse. Under hösten 2003 framarbetades en revidering av nämndens balanserade styrkort. (Verksamhetsplan och budget för Socialnämnden) Rehabilitering inom Socialförvaltningen Arbetsmiljöarbete, där rehabilitering ingår, är integrerat i linjeorganisationen och ska utgå från en helhetssyn på människan. Förvaltningschefen är ytterst ansvarig för rehabiliteringsarbetet medan ledningsgruppen är ansvarig för förvaltningens övergripande rehabiliterings- 5

13 arbete där policys och riktlinjer utarbetas. Cheferna/arbetsledarna ansvarar för att arbetet med rehabilitering på förvaltningens arbetsställen utförs. Samtidigt har varje anställd ansvar för sin egen hälsa och arbetsmiljö i det dagliga arbetet. Som stöd i det löpande arbetet har förvaltningen tre personalkonsulter vid personalenheten. De arbetar med stöd och rådgivning i olika faser av rehabiliteringsarbetet. Personalenheten har även byggt upp rutiner för att månadsvis ta fram statistik som beskriver antal pågående rehabiliteringar samt sjuktalen inom förvaltningen. Rehabiliteringsförloppet När en anställd varit sjuk i fyra veckor ska arbetsledaren göra en rehabiliteringsutredning/ handlingsplan i samverkan med den anställde. Utredningen skickas sedan till Försäkringskassan för vidare handläggning. Rehabiliteringsutredningen påbörjas även om den anställde inte är medicinskt färdigbehandlad eller aktuell för att återgå till arbete. Efter att rehabiliteringsutredning påbörjats bildas i regel en rehabiliteringsgrupp. Gruppen kan bestå av personalkonsult, representant från Försäkringskassan, representant från Kommunhälsan, läkare och fackligrepresentant. I den fortsatta utredningen bestäms vilka åtgärder som ska vidtas för att den anställde ska gå vidare i sin rehabilitering. Det vanliga är att återgången till arbetslivet börjar i form av en arbetsträning/arbetsprövning i syfte att ge personen en möjlighet att påbörja arbete helt utifrån sina egna förutsättningar utan att behöva känna verksamhetens krav. I vissa fall måste arbetsgivaren dessutom köpa en individuell funktionsutredning för att hjälpa den anställde att komma vidare i sin rehabilitering. Den kan exempelvis bestå av en medicinsk utredning i kombination med en intressekartläggning av olika yrkesval. De åtgärder som socialförvaltningen vidtar vid rehabilitering ska i första hand leda till återgång i ordinarie arbete. I andra hand är målet att hitta ett alternativt arbete. Exempel på åtgärder som vidtas kan vara att en anställd som arbetar natt byter till dagtjänstgöring eller att en personlig assistent byter enhet för att arbeta på en gruppbostad. Nästa steg är att se över möjligheterna att arbeta någonstans inom socialförvaltningen med nuvarande kompetens eller efter viss utbildningsinsats. Om ingen av ovanstående åtgärder ger resultat kan utbildning till annat arbete i eller utanför Luleå Kommun bli aktuellt. Ett avslut på en rehabilitering kan vara en permanent eller tidsbegränsad sjukersättning (f d sjukpension). Det vanligaste rehabiliteringsavslutet är dock en återgång till ordinarie arbete eller arbete inom den egna enheten. (Rehabiliteringsrapport, Personalenheten Socialförvaltningen Luleå Kommun, 2003) Arbetsmiljöpolicy för socialförvaltningen Nyckelbegrepp för arbetsmiljöarbetet vid socialförvaltningen är: Utveckling; socialförvaltningens arbetsplatser ska ge möjlighet till personlig utveckling och engagemang i arbetet. Mål och ansvar; socialförvaltningen ska sträva mot gemensamma mål och hög kvalitet i arbetet och i arbetsmiljöfrågor genom ett gemensamt ansvarstagande på olika nivåer med arbetsgivaren som huvudansvarig. 6

14 Samverkan och kommunikation; Detta ska ske i samverkan och genom öppen, tydlig och konstruktiv kommunikation mellan arbetsgivarrepresentanter och arbetstagare på lägsta möjliga nivå i organisationen. Engagemang; Alla arbetstagares engagemang i arbetet är en förutsättning för en god arbetsmiljö. Hur ska socialförvaltningen leva upp till policyn? Arbetsmiljöarbetet ska integreras i det dagliga arbetet som en naturlig del i olika processer till exempel budgetarbete, verksamhetsplaner, uppföljningar, arbetsledning, personalvård och rehabilitering. Utbildningar, arbetsplatsträffar och samverkan i personalkommittéer ska vara medel för att åstadkomma en god arbetsmiljö. Alla tillsvidareanställda arbetstagare har rätt till återkommande utvecklingssamtal minst en gång per år. Policyn är ett övergripande dokument om arbetsmiljöns betydelse för det goda arbetet. Respektive avdelning ska med policyn i bakhuvudet utarbeta ett arbetsmiljöprogram med bland annat följande innehåll: Mål Riskanalys Handlingsplaner Dokumentation Revision Arbetsmiljöprogrammet ska revideras årligen och redovisas för socialförvaltningens ledningsgrupp och socialnämndens arbetsutskott senast 31 mars varje år. (Arbetsmiljöpolicy, Luleå Kommun) 7

15 2. ARETSMILJÖLAGEN, AML Arbetsmiljölagens syfte är att i alla avseenden uppnå en god arbetsmiljö, men i synnerhet att förebygga ohälsa och olycksfall i arbetet. Denna lag gäller varje verksamhet där arbetstagare utför arbete för arbetsgivares räkning (1 kap. 1 och 2 AML), förutom arbete som utförs i arbetsgivarens hushåll av den som har fyllt 18 år. (1 kap. 4 AML) 2.1 Arbetsmiljöns utformning Arbetsmiljön ska enligt Arbetsmiljölagen (2004) vara tillfredsställande med hänsyn till arbetsuppgifterna och den sociala och tekniska utvecklingen i samhället. Arbetsförhållandena ska också anpassas till människors olika förutsättningar i både fysiskt och psykiskt avseende. Arbetstagaren ska ha möjlighet att delta i utformningen av sin egen arbetssituation samt i förändrings- och utvecklingsarbete av arbetet. Vidare ska teknik, arbetsorganisation och arbetsinnehåll utformas så att arbetstagaren inte utsätts för fysiska eller psykiska belastningar som kan medföra ohälsa eller olycksfall. Även löneformer och förläggning av arbetstid skall tas i beaktning. Arbetet ska så långt det är möjligt ge tillfälle till variation, social kontakt och samarbete samt ett sammanhang mellan enskilda arbetsuppgifter. Arbetsgivaren ska dessutom sträva efter att arbetsförhållandena ger de anställda möjligheter till personlig och yrkesmässig utveckling liksom till självbestämmande och yrkesmässigt ansvar. (2 kap. 1 AML) 2.2 Allmänna skyldigheter Arbetsgivare och arbetstagare ska samarbeta för att skapa en god arbetsmiljö. (3 kap. 1a AML) Enligt 3 kap. 2 AML har arbetsgivaren också skyldighet att ta hänsyn till den särskilda risk för ohälsa och olycksfall som kan följa av att arbetstagaren arbetar ensam. I verksamheten skall det finnas en på lämpligt sätt organiserad arbetsanpassnings- och rehabiliteringsverksamhet för utförande av de uppgifter, som enligt denna lag och enligt 22 kap. lagen (1962:381) om allmän försäkring ligger på arbetsgivaren. (3 kap. 2a AML) Arbetsgivaren har även skyldighet att se till att den företagshälsovård som arbetsförhållandena kräver finns tillgänglig (3 kap. 2b AML). Arbetstagaren ska genom arbetsgivaren få god kännedom om arbetsmiljön. Arbetsgivaren ska se till att arbetstagaren upplyses om de risker som kan vara förenade med arbetet samt förvissa sig om att arbetstagaren har den utbildning som behövs och är medveten om vad hon bör göra för att undgå riskerna i arbetet. (3 kap. 3 AML) Arbetstagaren ska även medverka i arbetsmiljöarbetet och delta i genomförandet av de åtgärder som behövs för att skapa en god arbetsmiljö. Hon ska följa de föreskrifter som gäller samt iaktta den försiktighet som behövs för att förebygga ohälsa och olycksfall. (3 kap. 4 AML) 2.3 Kommun som arbetsgivare enligt Arbetsmiljölagen Fullmäktige svarar för grundläggande organisation och uppgiftsfördelning i kommun och landsting men saknar rätt att besluta i ärenden som rör den löpande verksamheten. Nämnderna sköter verksamheten och ska då ta hänsyn till samtliga föreskrifter som gäller för denna verksamhet. Nämnderna ska även se till att verksamhetens arbetsmiljöaspekter tillvaratas, om fullmäktige inte uttryckligen beslutat något annat. Arbetsgivarens högsta ledning bestämmer i princip själv på vilket sätt och av vem verksamheten ska bedrivas. Det finns dock olika författningsregler som arbetsgivaren måste ta hänsyn till. Reglerna i kommunallagen, hälso- och sjukvårdslagen, lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade, skollagen och socialtjänstlagen är exempel på detta, liksom 8

16 föreskrifterna om systematiskt arbetsmiljöarbete. Den högsta ledningen ansvarar för att fortlöpande övervaka att det systematiska arbetsmiljöarbetet fungerar: att uppgiftsfördelningen fungerar bra och göra ändringar i fördelningen när det behövs. Om det finns oklarheter i uppgiftsfördelningen faller detta ytterst tillbaka på den högsta ledningen. Kommuner driver verksamhet enligt flera olika lagar. Det kan i vissa situationer vara svårt att samtidigt uppfylla krav i olika lagstiftningar. Som exempel kan nämnas situationer när hälsooch sjukvårdslagen, lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade, skollagen och socialtjänstlagen gäller samtidigt med arbetsmiljölagen. Alla lagar stiftas av riksdagen och gäller i princip med samma styrka. Ingen lag tar alltså rent juridiskt över någon annan. Det är arbetsgivarens uppgift att i varje enskilt fall avgöra hur olika lagstiftningar ska beaktas. I vissa fall kan nödsituationer göra att en viss lagstiftning måste komma i första hand. (Arbetsmiljöverket, 2003) 9

17 3. SYSTEMATISKT ARETSMILJÖARETE, SAM Systematiskt arbetsmiljöarbete, SAM är att i det dagliga arbetet uppmärksamma både psykosociala förhållanden och arbetsmiljöfrågor av fysisk karaktär, det vill säga att ta hänsyn till alla förhållanden som påverkar de anställdas hälsa och säkerhet. SAM betyder också att det i det dagliga arbetet fattas beslut och genomförs åtgärder så att de anställda varken skadas, blir sjuka eller far illa på annat sätt.(arbetsmiljöverket, 2004) Arbetsmiljöverkets föreskrifter om systematiskt arbetsmiljöarbete definierar SAM i sin 2, som arbetsgivarens arbete med att undersöka, genomföra och följa upp verksamheten på ett sådant sätt att ohälsa och olycksfall i arbetet förebyggs och en tillfredställande arbetsmiljö uppnås. Arbetsmiljöarbetet behöver bedrivas både under löpande drift och vid förändringar exempelvis omorganisationer och när nya arbetsmetoder skall införas. Det är viktigt att arbetsmiljöarbetet inte begränsas till arbetsmiljön för huvuddelen av arbetstagarna utan även omfattar förhållanden som kanske bara berör en person eller ett fåtal. (AFS 2001:1) 3.1 Varför behövs SAM? Ett fungerande SAM leder till att risker i arbetet upptäcks och åtgärdas i tid och därmed minskar och förebygger arbetsrelaterade skador och olyckor. (Arbetsmiljöverket, 2004) Ett aktivt SAM förbättrar inte bara arbetsmiljön utan är även en viktig framgångsfaktor som bidrar till en friskare personal. (Angelöw, 2002) Personal som trivs och är engagerad, bidrar också till förbättringar i verksamheten. Dessutom ökar klienternas förtroende för verksamheten. Det kan också vara lättare att rekrytera personal till en verksamhet som uppfattas som en bra arbetsplats. Genom ett fungerande SAM blir arbetsmiljöarbetet etablerat och därmed inte så sårbart vid personalförändringar. (Antonsson, 2001) 3.2 Arbetsmiljöpolicy och rutiner Det ska finnas en arbetsmiljöpolicy som beskriver hur arbetsförhållandena i arbetsgivarens verksamhet ska vara för att ohälsa och olycksfall i arbetet skall förebyggas och en tillfredsställande arbetsmiljö uppnås. Rutiner som beskriver hur SAM ska gå till ska också finnas till hands. Om det finns minst tio arbetstagare i verksamheten ska både arbetsmiljöpolicy och rutiner dokumenteras skriftligt. (5 AFS 2001:1) I stora verksamheter har ledningen ofta inte möjlighet att delta aktivt i det löpande arbetsmiljöarbetet. Genom att sätta upp en arbetsmiljöpolicy kan ledningen inför de anställda klargöra hur ledningen ser på arbetsmiljön och hur arbetet med den ska fungera. Ledningen ska formulera policyn i samråd med personalen. Antingen direkt utgående från det som är känt om organisationens arbetsmiljö och det man arbetat med tidigare eller börja med att göra en ny undersökning av hur arbetsmiljön ser ut och utifrån det formulera mer övergripande och långsiktiga mål för att markera vad arbetsmiljöarbetet skall leda till. Arbetsmiljöpolicyn kan innehålla olika delar. En del med önskade riktlinjer för arbetsmiljön som kan formuleras olika, till exempel: Varje anställd ska följa de regler som gäller för arbetsmiljön och påpeka eventuella brister som upptäcks. Andra delen av arbetsmiljöpolicyn är de konkreta målen som ska vara mätbara och gärna tidsplanerade. Ett exempel på detta är Halvera antalet olycksfall inom loppet av fem år. Det är företagsledningens ansvar att alla i företaget känner till arbetsmiljöpolicyn. Det är viktigt att policyn ses över regelbundet exempelvis i samband med årliga uppföljningen. Det ska kontrolleras om något avklarats och kan strykas eller om det finns något som måste ändras eller läggas till. (Antonsson, 2001) 10

18 För att bedriva aktivt arbetsmiljöarbetet behövs det rutiner, det vill säga i förväg bestämda tillvägagångssätt som visar hur man ska agera i olika situationer. Detta kan förhindra felaktiga beslut. Rutinerna bör ge besked om när, hur och av vem SAM skall genomföras samt vilka som skall medverka, men de behöver inte vara omfattande. (AFS 2001:1) De ska däremot överensstämma med de regelverk och föreskrifter som gäller för den aktuella verksamheten. Det är särskilt viktigt att bestämma när och hur undersökning av arbetsförhållandena ska göras. Några exempel på de här rutinerna är: Rutiner vid förändringar i verksamheten Rutiner vid sjukdom, olyckor och tillbud i arbetet Hur arbetsmiljöarbetet ska följas upp Vilka rutiner gäller vid dokumentation, vare sig finns krav eller inte Hur ofta undersökningar och riskbedömningar görs Rutiner vid introduktion av nyanställda Inköpsrutiner Rutiner för underhåll, service och besiktningar (Arbetsmiljöverket, 2003) 3.3 Uppgiftsfördelning och kunskaper En god arbetsmiljö kan bara skapas av varje enskild verksamhet. Det är vad som görs i verksamheten som styr hur dess arbetsmiljö är. Det är svårt för utomstående, till exempel, Arbetsmiljöinspektionen eller företagshälsovård att annat än i särskilda fall påverka enskilda verksamheters arbetsmiljö. För att arbetsmiljön ska bli bättre, krävs det att företagen har metoder och rutiner för att själva arbeta systematiskt med arbetsmiljön. Huvudansvaret för SAM har arbetsgivaren. Ledningen behöver känna till arbetsmiljölagen och de arbetsmiljöregler som gäller för verksamheten, så att arbetsmiljöarbetet kan läggas upp på ett bra sätt. Arbetsmiljöarbetet bygger på samverkan. (Antonsson, 2001) Arbetstagare har också ett ansvar att medverka i arbetsmiljöarbete och varje arbetstagare har en viktig funktion i arbetsmiljöarbetet. Det blir därför mycket viktigt att främja en dialog mellan arbetsgivare och arbetstagare, så att alla blir delaktiga i arbetsmiljöarbetet. (Angelöw, 2002) Arbetsgivaren bör därmed försöka komma överens med arbetstagare och skyddsombud om hur samverkan ska gå till. Detta kan exempelvis ske genom personalmöten och gemensamma undersökningar av arbetsmiljön. Arbetstagarna kan vara delaktiga genom att rapportera exempelvis risker, tillbud, olycksfall, föreslå åtgärder och lämna synpunkter på det som genomförts. Skyddsombudet är med vid planering och genomförande av arbetet till exempel vid undersökning av arbetsförhållandena, planering av åtgärder och årliga uppföljningar Samtliga skyddsombud ska ha arbetsmiljöutbildning. (AFS 2001:1) En expertresurs som företagshälsovården kan anlitas vid undersökningar, riskbedömningar och för att föreslå åtgärd och utbilda personal. (Arbetsmiljöverket, 2004) Arbetsgivaren ska fördela uppgifterna i verksamheten på ett sådant sätt att en eller flera chefer, arbetsledare eller andra arbetstagare får i uppgift att arbeta för att risker förebyggs och en tillfredsställande arbetsmiljö uppnås. Det är viktigt att de som får dessa uppgifter är tillräckligt många och har de befogenheter och resurser som behövs. Arbetsgivaren ska dessutom se till att de som får uppgifterna har tillräcklig kompetens för att bedriva ett väl fungerande SAM. Uppgiftsföredelningen ska dokumenteras skriftligt om det finns minst tio arbetstagare i verksamheten. (6 AFS 2003:4) 11

19 Följande förutsättningar är viktiga för att få en fungerande fördelning av arbetsmiljöarbetet: Fördelningen ska utgå från hur organisationen ser ut. Chefer ska svara för arbetsuppgifter som är bredare och direkt kopplade till chefens ansvarsområde och personalen. Chefen ska till exempel svara för att anställda följer de föreskrifter och lagar som rör den egna verksamhetens arbetsmiljö. Mer avgränsade uppgifter kan läggas på andra anställda i verksamheten. Uppgiften läggs på den person som bäst kan utföra den och den personen måste ha rätt kompetens, kunskap, resurser och befogenheter. Hon eller han måste vidare vara väl insatt i hur SAM är upplagt i verksamheten, vilka krav och regler som gäller. Personen i fråga ska även ha tillgång till information om olyckor, tillbud, arbetssjukdomar och frånvaro. Varje uppgift ska helst läggas på en enda person eller befattning för att undvika stress. All personal ska informeras om fördelningen och inga uppgifter får glömmas bort. Det är slutligen viktigt att se till att den person som fått en uppgift, har uppfattat den rätt och det är särskilt viktigt med tydlig uppgiftsfördelning när arbetet utförs på annat håll än på en fast arbetsplats. (Antonsson, 2001) Det är även viktigt att bestämma vad som ska gälla till exempel vid sjukfrånvaro och semester, eftersom det vid varje tillfälle bör stå klart för alla berörda arbetstagare vem som ska göra vad i arbetsmiljöarbetet. Arbetsgivaren har alltid kvar sitt ansvar för arbetsmiljön, även om olika uppgifter i arbetsmiljöarbetet fördelats. (AFS 2001:1) 3.4 Naturlig del i den dagliga verksamheten Arbetsmiljöfrågor behöver på samma sätt som produktion, ekonomi och kvalitet hanteras i verksamheten och inte som ett eget system för sig. Många verksamhetsbeslut berör arbetsförhållandena och därför behöver följderna för arbetsmiljön bedömas och beaktas innan besluten fattas (AFS 2001:1). De metoder som används för SAM ska vara enkla och inte kräva för mycket tid av ett företag. Det är en nödvändig förutsättning för att SAM ska fungera. Metoderna ska också ge företag det som saknas idag: En kontroll av att företag klarar kraven i arbetsmiljölagen och arbetsmiljöverkets föreskrifter. En regelbundet i arbetsmiljöarbetet för att upptäcka risker tidigt, planera långsiktiga insatser och rutinmässigt ta hänsyn till arbetsmiljö i samband med alla förändringar. En klarare arbetsfördelning om sådant som rör arbetsmiljön. I många företag är ansvaret oklart. Om företagsledningen inte har lagt ut arbetsuppgifter på andra, ligger det arbetet kvar på företagsledaren. Klarare mål för arbetsmiljöarbetet, så att både ledning och anställda arbetar för att uppnå samma sak. Att fundera över målen är ofta ett sätt att börja bearbeta arbetsmiljöproblem som på kort sikt upplevs omöjliga att lösa. En uppföljning exempelvis av olyckor, sjukfrånvaro och personalomsättning ger grund för att vidta åtgärder och förhindra att liknade händer igen. Det är också viktigt att följa upp beslut om åtgärder, så att det inte glöms bort. (Antonsson, 2001) 12

20 3.5 Det praktiska arbetet Undersöka arbetsförhållanden och identifiera riskkällorna Enligt 8 SAM ska arbetsgivaren regelbundet undersöka arbetsförhållandena och bedöma riskerna i arbetet. Detsamma gäller när ändringar i verksamheten planeras. (8 AFS 2001:1) Riskerna sammanställs och bedöms om de är allvarliga eller inte. Till sist dokumenteras riskerna och det ska då framgå vilka som är allvarliga. Den skriftliga riskbedömningen är en viktig grund i det fortsatta arbetsmiljöarbetet. (Arbetsmiljöverket, 2004) Några metoder för att undersöka arbetsförhållandena och identifiera riskkällor: Skyddsronder/ arbetsmiljöronder Personalmöten där planerade arbetsmiljöfrågor tas upp Medarbetarsamtal/ utvecklingssamtal Intervjuer med arbetstagare och skyddsombud Skriftliga enkäter Mätningar av till exempel buller och belysning Medarbetarsamtal är viktiga för att få en tydligare bild av förhållandena. Enkäter och intervjuer kan ge en bild av förhållanden som innebär fysiska och psykiska påfrestningar. Det är också väsentligt att ta hänsyn till hur människan fungerar i olika arbetssituationer eftersom människor reagerar, tänker, beter sig och samspelar med andra personer på olika sätt.(afs 2001:1) Då det sällan bara är en orsak bakom varje risk behöver man vanligen tillämpa flera olika metoder för att identifiera riskkällor i verksamheten. Av denna anledning är det extra viktigt att alla förhållanden som kan innebära risk för den enskilde arbetstagaren kartläggs. Ett exempel på ett sådant förhållande är oväntade situationer i arbete med andra människor, till exempel i vård- och omsorgsarbete. (Arbetsmiljöverket, 2004) Det finns olika underlag som kan vara till hjälp vid genomförandet av undersökningar. Arbetstagarnas och skyddsombudens erfarenheter är till exempel värdefulla. Andra viktiga faktorer är förekomst av sjukskrivningar, sjukdom, olycksfall och tillbud i arbetet. Arbetsmiljöregler, checklistor, information från branschen och företagshälsovårdens kunskaper kan också användas. (Arbetsmiljöverket, 2004) Åtgärder Arbetsgivaren ska omedelbart eller så snart det är praktiskt möjligt genomföra de åtgärder som behövs för att förebygga ohälsa och olycksfall i arbetet. Arbetsgivaren ska också vidta de åtgärder som i övrigt behövs för att uppnå en tillfredsställande arbetsmiljö. Åtgärder som inte genomförs omedelbart ska föras in i en skriftlig handlingsplan där det anges när åtgärderna ska vara genomförda och vem som ska se till att de genomförs. Genomförda åtgärder ska även kontrolleras. (10 AFS 2001:1) Alla risker kan inte undvikas helt och en del av dem måste hanteras på annat sätt, till exempel genom att arbetstagarna får särskilda instruktioner, stöd och handledning. När det gäller negativ stress och ensidigt fysiskt arbete kan det till exempel ofta behövas ändringar i organisationen, utbildning och träning för att få en tillfredsställande arbetsmiljö med meningsfulla och utvecklande arbetsuppgifter. Risker i arbetet som inte åtgärdas kan vara tecken på att arbetsmiljöarbetet fungerar dåligt. (AFS 2001:1) 13