11 Strategikartan

Transkript

1 Magistraternas strategi för

2 5 Verksamhetsidé och värden 7 En föränderlig verksamhetsomgivning 11 Strategikartan Verkställandet av strategin 17 Uppföljning och utvärdering BILAGA Magistraternas serviceprocesser

3 BEREDNINGEN AV STRATEGIN Magistraternas strategi innehåller de strategiska målsättningar för åren som härletts från förändringarna i verksamhetsomgivningen och programmet för statsminister Juha Sipiläs regering. Strategin utgör magistraternas och de styrande parternas gemensamma uppfattning om hur magistraterna bör ta i beaktande de rikstäckande målsättningarna i sin verksamhet. Strategin har författats i samarbete av ministerierna som styr magistraterna och myndigheter inom centralförvaltningen, magistraternas styrnings- och utvecklingsenhet vid regionförvaltningsverket i Östra Finland samt magistraternas chefer. Personalens åsikter har också spelat en stor roll vid beredningen av innehållet i strategin. Beredningen av strategin har styrts av styrningsgruppen för magistraterna, som för egen del godkände verksamhetsplanen vid sitt möte den 29 september Strategin träder i kraft den 1 januari 2016 och gäller för hela regeringsperioden. Vi godkänner magistraternas strategi för åren Finansministeriet den 1 oktober 2015 Anu Vehviläinen Kommun- och reformminister Päivi Laajala Avdelningschef

4 FÖDDA BARN OCH FASTSTÄLLDA FADERSKAP 2014 födda barn: fastställda faderskap: Källa: Statistikcentralen och magistraternas dokumenthanteringssystem Maisa

5 VERKSAMHETSIDÉ OCH VÄRDEN DINA LIVSUPPGIFTER I FÖRVAR OCH TILLGÄNGLIGA VI SVARAR FÖR registreringen av privatpersoners personuppgifter samt för förmyndarmyndighetstjänsterna VI TILLHANDAHÅLLER även informationstjänster, vittnestjänster samt konsumentrådgivning åt privatpersoner, samfund och företag. KUNDTILLVÄND Vi erbjuder en positiv kundupplevelse där kunden känner sig uppskattad. FÖRNYAD Vi utvecklar vår verksamhet modigt och med hänsyn till personalens välbefinnande. RÄTTVIS Vi agerar rättvist, öppet, jämlikt och ansvarsfullt mot våra kunder, samarbetsparter och varandra. SAKKUNNIG Vår verksamhet baserar sig på mångsidig, högklassig och kontinuerligt utvecklad expertis.

6 INTRESSEBEVAKNINGS- TJÄNSTERNA I FÖRMYNDAR- VERKSAMHETEN Antalet huvudmän och gällande intressebevakningsfullmakter i slutet av året ÅR ANTAL Källa: Magistraternas dokumenthanteringssystem Maisa

7 EN FÖRÄNDERLIG VERKSAMHETSOMGIVNING Magistraternas verksamhetsomgivning kommer att genomgå betydande förändringar under de kommande åren. Hög Föränderliga kundbehov och digitalisering Knappa offentliga finanser Nya verksamhetsstrukturer FÖRÄNDRINGENS INVERKAN Internationaliseringen Åldrandet Låg Kortare sikt 2016 VERKNINGENS TIDSSPANN Längre sikt 2025 Bild 1. Förändringarna i magistraternas verksamhetsomgivning i förhållande både till förändringens tidpunkt och dess inverkan

8 Kundernas behov och förväntningar på magistraternas tjänster befinner sig i en brytning Kunderna vill i allt större mån påverka innehållet i servicen som gäller dem själva och förverkligandet av den. Man begär också allt mångsidigare ärendehanteringskanaler och önskar allt flera digitala tjänster som kan utnyttjas oberoende av tid och plats. Målet med digitaliseringen är att svara mot förändrade kundbehov. Digitaliseringen kommer även att påverka förnyandet av magistraternas verksamhet och serviceproduktion. Hela magistraternas servicemodell och servicenätverk kommer samtidigt att förändras. Vi kommer stegvist att ta i bruk en digital verksamhetsomgivning inom kundservicen från och med ingången av Digitaliseringen kommer att effektivisera produceringen av service och frigöra resurser för krävande sakkunnigarbete och personlig kundbetjäning. Enkel tillgång till service bör säkerställas även för de kunders del som inte är vana med eller som inte kan utnyttja digitala tjänster, eller vilkas ärenden förutsätter ett personligt besök vid magistraten. Den strukturella reformen inom statens regionförvaltning kommer under de närmaste åren att leda till förändringar även inom magistratsorganisationerna. I regeringsprogrammet konstateras följande: Ett separat beslut som förenklar organiseringen av den offentliga regionförvaltningen (staten, regionerna och kommunerna) ska fattas om samordningen av statens regionförvaltning och landskapsförvaltningen. Den primära lösningen innebär att verksamheten koncentreras till tydliga självstyrelseområden vad beträffar uppgifter och befogenheter. Finansministeriet utvecklar dessutom den offentliga förvaltningens gemensamma kundservice. Gemensamma serviceställen ska utnyttjas för tryggandet av ärendebesök i ett läge där magistraternas eget verksamhetsnät minskas. Magistraterna bör producera tjänster allt effektivare Det allt mer åtstramade ekonomiska läget innebär att produktiviteten måste förbättras även inom den offentliga sektorn. Vi måste fastslå de handlingsmodeller och strukturer genom vilka vi kan producera den nödvändiga servicen åt medborgarna på ett högklassigt och kostnadseffektivt sätt med de ekonomiska resurser vi har till vårt förfogande. Kunderna inom förmyndarverksamheten kommer att öka till antalet i och med att de stora årskullarna föråldras. Vi måste kunna tillhandahålla service utan att kunden nödvändigtvis måste infinna sig fysiskt i magistratens lokaler. De digitala tjänsterna måste göras enkla. Utmaningen för magistraterna består också i att dela med sig av och att utveckla kompetensen då en allt större del av personalen åldras och går i pension. Internationaliseringen medför ökad efterfrågan på service åt utlänningar, och magistraterna kommer att samarbeta allt oftare med utländska myndigheter.

9 Stark- och svagheterna med nuläget för magistraterna Den kompetenta och sakkunniga personalen hör till magistraternas viktigaste starkheter. Andra starkheter är bl.a. den kundvänliga servicen. Den nuvarande organisationsmodellen har möjliggjort flexibel allokering av resurser inom magistraten. Utvecklandet av digital ärendehantering har framskridit långsamt inom den offentliga förvaltningen. För magistraternas del har projekt som stöder digital ärendehantering under de tidigare strategiperioderna antingen delvis förblivit ofullbordade eller uppskjutits med ett antal år. Den viktigaste utmaningen i strategin är att genomföra digitaliseringen av magistratens tjänster. Man har utvecklat olika modeller för producering av service med hjälp av gemensamma resurser, med enhetliga processer som det slutliga målet. Arbetet pågår emellertid fortfarande och kommer delvis att anknyta till kommande strukturella reformer. Ledningskulturen har också utvecklats och utvecklandet kommer att fortsättas. STARKHETERNA SVAGHETERNA Vi har en kompetent och sakkunnig personal Vi är kundtillvända Vår organisationsmodell möjliggör flexibel allokering av resurser skilt för varje magistrat Digitaliseringen har utvecklats långsamt Lednings- och verksamhetskulturen är fortfarande delvis ämbetsverksspecifik MOTIVERING Våra anställda är erfarna och välmotiverade Vår serviceförmåga är god Resurser kan överföras internt inom magistraten Projekten som omnämnts i strategin för digital ärendehantering har inte förverkligats Processer har utvecklats, men harmoniseringen av processer och gemensamt utnyttjande av resurser pågår fortfarande

10

11 STRATEGI- KARTAN Kartan beskriver vår vision och våra strategiska målsättningar före 2025 samt resultatmålen för strategiperioden Vi har även berett en verkställighetsplan som konkretiserar tidtabellerna och ansvar för de viktigaste åtgärderna. MÅL 2019 MÅL 2019 Vi säkerställer förverkligandet av kundernas rättsskydd VISION 2025 En digital magistrat som betjänar interaktivt SAMHÄLLELIGA EFFEKTIVITETSMÅL Vi garanterar för egen del den offentliga servicens och förvaltningens genomslagning och effektivitet VERKSAMHETSMÄSSIG EFFEKTIVITET Vårt arbete löper smidigt och vi åstadkommer resultat Kunden får lämplig service på ett smidigt sätt MÅL 2019 Vi organiserar vår verksamhet på ett kundvänligt sätt Personalen är kompetent och välmående RESURSER (personal- och ekonomiresurser) Vi förbättrar verksamhetens kvalitet Våra målsättningar och resurser är i balans Vi utvecklar vår kompetens genom stöd för professionellt ledande Vi förstärker den mentala och fysiska arbetsförmågan och en engagerande arbetskultur Vi ordnar vår verksamhet på ett produktivt och ekonomiskt sätt

12

13 VERKSTÄLLANDET AV STRATEGIN Vi säkerställer förverkligandet av kundernas rättsskydd Kundernas rättsskydd förverkligas då vi agerar enligt processer och tolkningspraxis som är enhetliga på riksplan. Det är viktigt för oss att den regionala och språkliga jämställdheten också förverkligas. Vi förtydligar handlingsmodellen för utveckling av processer med fokus på kundaspekten. MÅL 2019 SAMHÄLLELIGA EFFEKTIVITETSMÅL Vi garanterar för egen del den offentliga servicens och förvaltningens genomslagning och effektivitet Kunden får lämplig service på ett smidigt sätt Vi erbjuder service via olika kanaler med hänsyn till kundens behov och styr ärendehanteringen. Vid utvecklingen fokuserar vi på digitaliseringen av tjänsterna och verksamheten. Vi vill också förstärka kundernas engagemang i utvecklandet av tjänsterna. Kunderna kommer främst att utnyttja magistratens nättjänster. Vid sidan av digitala tjänster är det möjligt att sköta ärenden via telefon, videoförbindelse och under kundbesök hos magistraten eller den offentliga förvaltningens gemensamma servicepunkt. Vi minskar på kundens administrativa börda genom att förbättra tillgången till lätthanterligare tjänster. Vi samarbetar med olika myndigheter och främjar digital överföring av kunduppgifter mellan myndigheterna. Vi underlättar kundernas vardag också genom att främja undanröjandet av onödig reglering. Vi publicerar statistiskt material som kunderna kan utnyttja. ÅTGÄRDER Vi säkerställer förverkligandet av kundernas rättsskydd Enhetliga serviceprocesser Kunden får lämplig service på ett smidigt sätt Utveckling av tjänster och servicekanaler ur kundperspektiv Minskning av kundens administrativa börda Statistik och öppen information

14 Vi organiserar vår verksamhet ur kundperspektiv Vi genomför organisationsreformen i enlighet med regeringsprogrammet och riktlinjerna från projektet som tillsätts med stöd av det. Vi förbättrar arbetets produktivitet och effektiviserar processerna genom att automatisera den direkta informationsöverföringen till informationssystemen från kunders självbetjäning. Magistraternas eget servicenätverk minskas under strategiperioden. Vi tryggar möjligheterna till kundbesök genom att utnyttja den offentliga förvaltningens gemensamma servicepunkter. Vi förbättrar verksamhetens kvalitet Vi etablerar CAF självutvärderingsmodellen till en del av den övergripande kvalitetsutvärderingen och utvecklingen av magistraterna.* ÅTGÄRDER MÅL 2019 Vi organiserar vår verksamhet ur kundperspektiv Organisationsreform VERKSAMHETSMÄSSIG EFFEKTIVITET Vårt arbete löper smidigt och vi åstadkommer resultat Vi förbättrar verksamhetens kvalitet Kvalitetskontroll som en del av verksamhetsutveckling Ledning med hjälp av information Riskkontroll Vi tar i bruk ledningens informationssystem till stöd för planeringen och uppföljningen av verksamheten och ekonomin. Riskhanteringen görs också till en etablerad del av magistraternas verksamhet. * CAF (Common Assessment Framework) är EU-ländernas gemensamma kvalitetsutvärderingsmodell för den offentliga sektorn.

15 Vi utvecklar vår kompetens genom stöd för professionellt ledande Vi identifierar och kartlägger magistraternas kärnkompetensområden. Vi utvecklar personalens kompetens mångsidigt och långsiktigt med särskild fokus på kundbetjäningsexpertis. Personalens rörlighet och personalrotation förstärker vårt kompetenskapital. Ledandet är professionellt och engagerande. Vi förstärker den mentala och fysiska arbetsförmågan samt en engagerande arbetskultur Vi främjar personalens välbefinnande och arbetsiver genom att lära oss av gemensamma försök. Vi utvecklar kontinuerligt samarbete och nya arbetssätt. Vi ser till att välbefinnandet i arbetet stöds av en sund och säker arbetsmiljö. Vi ordnar vår verksamhet på ett produktivt och ekonomiskt sätt Vi allokerar resurser på ett flexibelt och effektivt sätt med hänsyn både till verksamheten och till kundernas behov. Vi utnyttjar statsförvaltningens gemensamma tjänster och verksamhetsmodeller. Verksamheten utvecklas med hjälp av övergripande arkitekturer. Vi söker gemensamma lokalitetslösningar tillsammans med andra statliga aktörer och övergår stegvist till flexibla verksamhetslokaler. Lokalitetsbesluten fattas med hänsyn till statens övergripande intresse. ÅTGÄRDER MÅL 2019 Vi utvecklar vår kompetens genom stöd för professionellt ledande Kompetensutveckling och stödjande av innovativitet Personalen är kompetent och välmående En sund och trygg arbetsmiljö RESURSER (personal- och ekonomiresurser) Vi förstärker den mentala och fysiska arbetsförmågan samt en engagerande arbetskultur Utveckling av engagerande handlingssätt och förstärkning av en försökskultur Våra målsättningar och resurser är i balans Allokering av resurser och flexibelt utnyttjande av dem med hänsyn till behov som följer av verksamheten Vi ordnar vår verksamhet på ett produktivt och ekonomiskt sätt Utnyttjandet av gemensamma verksamhetsmodeller och tjänster inom statsförvaltningen

16 INGÅNGNA ÄKTENSKAP OCH REGISTRERADE PARFÖRHÅLLANDEN 2014 äktenskap och registreringar av parförhållanden sammanlagt äktenskap och parförhållanden som ingåtts och registrerats vid magistraten Källa: Statistikcentralen och magistraternas förteckningar

17 17 UPPFÖLJNING OCH UTVÄRDERING Finansministeriet och magistraternas styrnings- och utvecklingsenhet vid regionförvaltningsverket i Östra Finland svarar för uppföljningen och utvärderingen av strategin tillsammans med magistraterna och andra ministerier och centralförvaltningsmyndigheter som styr magistraterna. Förändringarna i verksamhetsomgivningen följs kontinuerligt upp och strategin uppdateras vid behov. Förverkligandet av strategin utvärderas årligen. De viktigaste mätarna för uppföljning och utvärdering av förverkligandet av strategin är följande: SAMHÄLLELIGA EFFEKTIVITETSMÅL Digitaliseringsgraden hos tjänsterna Proportionella andelen av digital ärendehantering Resultaten från kundbelåtenhetsenkäter VERKSAMHETSMÄSSIG EFFEKTIVITET Resultaten från CAF-självutvärderingsenkäter Antalet tjänster som omfattas av direktregistrering Proportionella andelen av direktregistreringar RESURSER Personalen Resultaten från arbetsbarometrar Ekonomin Kostnadsmotsvarighet De viktigaste magistratsvisa målsättningarna och åtgärderna definieras i resultatavtal som baserar sig på strategin. Förverkligandet av dessa följs upp och utvärderas regelbundet årligen.

18 MAGISTRATERNAS SERVICEPROCESSER INFORMATIONS- FÖRSÖRJNINGS- TJÄNSTER FÖR SAMHÄLLET Informationsförsörjningen Säkerställandet av uppdateringen och korrektheten hos registren som magistraten upprätthåller Informationstjänsterna Informationstjänstsavtal Invånarinformationstjänst Massinformationstjänst Direktanvändning av system Informationsservicen mellan system/ register Utskrifter, uttag, intyg, statistik och kopior på register och handlingar som magistraterna förfogar över Självbetjäning

19 RÄTTSTJÄNSTERNA Konsumentrådgivningstjänsterna Förebyggande av konfliktsituationer Rådgivning åt konsument och/eller näringsidkare Förlikning i konfliktsituationer Utbildning Konsumentupplysning Intressebevakningstjänsterna inom förmyndarverksamheten Bestyrkning och indragning av förmyndarfullmakt Förordnande av förmyndare Ansökan till tingsrätten om förordnande av förmyndare Registrering av förmyndare för minderåriga Tillsynen över förmyndare (tillstånd för rättsåtgärder, bestyrkning av egendomsförvaltningsplan, granskning av egendomsförteckningar och konton) Utvärdering av förmyndarbehov Beslut om förmyndarskap Vittnestjänsterna samt vigsel och registrering av partnerskap VITTNESTJÄNSTER Bestyrkning av CV Bestyrkning av underskrift Bestyrkning av dokumentkopia Intyg över innehållet i handlingar Levnadsintyg Öppning och stängning av bankfack Protest Apostille-intyg Kompetensintyg Intyg över innehållet i finland lag Övervakning av lotterier Mottaggning av faderskapserkännanden Annat intyg eller annan åtgärd av notarius publicus Bestyrkande av köp VIGSEL OCH REGISTRERING AV PARTNERSKAP Utredning av hinder för registrering av äktenskap/ parförhållande Registrering av vigsel/parförhållande Beviljande/registrering/indragning av vigselrätt Person-, familje- och arvsrättsliga tjänster PERSONRÄTTSLIGA TJÄNSTER Registrering av födsel Registrering av död Hemkommun- och adressärenden Registrering av uppgifter om barn Registrering av utlänningar Registrering av medborgarskap Namnärenden Registrering av adoption Bestyrkning av en transsexuells könstillhörlighet till det motsatta könet Utträdande ur religionssamfund Andra ändringar av personuppgifter Dödförklaringar Beslut om säkerhetsförbud Registrering av förbud som gäller överlåtande av uppgifter FAMILJE- OCH ARVSRÄTTSLIGA TJÄNSTER Indragning av äktenskapsrätt (registrering av äktenskapsförord eller registrering av anmälan om indragning av äktenskapsrätt) Bestyrkning av delägarförteckningen i bouppteckningen Registrering av gåvoanmälningar Registrering av avvittringsinstrument Registrering av avtal om makars förmögenhetsförhållande Lagring av anmälan om arvsavstående Registrering av åtskiljandehandlingar och handling om gottgörelse eller andra handlingar Bestyrkande av faderskapserkännande Europeiskt arvsintyg