Drift av Vård- och omsorgsboendet Berggården Göran Gunnarsson Sov 167/2011

Transkript

1 Förfrågningsunderlag Upphandlingsansvarig Upphandling Örebro kommun Drift av Vård- och omsorgsboendet Berggården Göran Gunnarsson Sov 167/2011 Sista anbudsdag: :59 Symbolförklaring: Texten/frågan innehåller krav som måste uppfyllas Texten ingår i kvalificeringen Frågan är viktad och ingår i delen av upphandlingen Texten kommer att ingå i avtalet Texten innehåller sekretessbelagd information Frågan besvaras av köparen 1. Anbudsinbjudan 1.1. Inledning Bakgrund Örebro kommun har drygt invånare. I Örebro kommun finns universitet, universitetssjukhus och ett gymnasialt vårdcollege. Kommunen är under kommunstyrelsen organiserad med tre övergripande programnämnder och 21 driftnämnder. Antal fast anställda i kommunen uppgår till ca personer. Programnämnd Social välfärd ansvarar för driftsnämnderna Socialnämnd öster och väster, Vård- och omsorgsnämnd öster och väster, nämnd för funktionshindrade samt Överförmyndarnämnd. Programnämnden har beslutat upphandla driften av vård och omsorgsboendet Berggården. Syftet med upphandlingen är att stimulera till verksamhetsutveckling genom ökad konkurrens och ge möjlighet att pröva andra arbetssätt samt ge vård och omsorg med god kvalitet till ett rimligt pris Upphandlingsobjekt Denna upphandling avser drift av vård och omsorgsboendet Berggården. Kommunen använder sig av nio olika platsinriktningar: Vårdboende Boende för äldre med psykisk funktionsnedsättning Vårdboende demens Gruppboende demens Boende för yngre demenssjuka Speciaboende demens Utskrivet: :19 Sida 1 av 9

2 Korttidsboende Korttidsboende demens Korttidsboende rehabilitering Inriktning Berggården 2011 Vårdboende 12 Gruppboende demens 12 Vårdboende demens12 Totalt antal platser 36 Inriktningen fastställs inför varje verksamhetsår men kan ändras löpande. Ändras inriktningen måste kommunen ge utföraren rimlig omställningstid. Uppdraget avser verksamhetsdriften vid angivet boende och innebär att utföraren ska ge service, omvårdnad och hälso- och sjukvård inkl. rehabilitering till de boende dygnet runt (heldygnsinsatser). Verksamhetens utförande skall baseras på kompetens, vetenskap och beprövad erfarenhet. God samverkan mellan kommunen och utförarna är en viktig förutsättning för att utförarna ska lyckas med sitt uppdrag. Kommunen och kommunens kvalitetsansvariga har inte bara en uppföljande funktion utan ska också kunna fungera som diskussions- och samarbetspartner vad gäller kvalitetsutveckling. Upphandlingen baseras på de villkor och förutsättningar som anges i detta förfrågningsunderlag inklusive bilagor. Bilaga 1: Referensblankett Bilaga 2: Riktlinjer för in- och utflyttning av brukare Bilaga 3: Överenskommelse utskrivningsklara Bilaga 4: Riktlinjer för brandskyddskompetens Bilaga 5: Inventarieförteckning Berggården Bilaga 6: Informationshantering och journalföring i kommunal HSL Bilaga 7: Miljöprogram och miljömål Bilaga 8: Klimatplan Bilaga 9 a-c: Ritningar Berggården Bilaga 10: Verksamhetsuppföljning av vård och omsorgsboendet Berggården Bilaga 11: Skydds- och begränsningsåtgärder Bilaga 12: Riktlinje för mat, måltider och nutrition inom Vård och omsorg Bilaga 13: Överenskommelse landstinget Bilaga 14: PAL Bilaga 15: Avvikelser inom hälso- och sjukvård Bilaga 16. Riktlinj Akut Buffert Förråd Bilaga 17: Läkemedelshantering Bilaga 18: Delegering och instruktion Bilaga 19: Riktlinjer för medicintekniska produkter i Örebro kommun Bilaga 20: Riktlinjer för inkontinenshjälpmedel Bilaga 21: Europeiska deklarationen för jämställdhet Bilaga 22: Mall för handledaravtal inom ramen för vård och omsorgscollege Bilaga 23: Överenskommelse om verksamhetsförlagd utbildning. OBS: Ej med vid publiceringen, kompletteras senare Bilaga 24: Riktlinje för verksamhetsuppföljning Bilaga 25: Riktlinjer för stöd till anhöriga Bilaga 26: Handbok för verkställighet Bilaga 27: Policy Samverkan civila samhället Utskrivet: :19 Sida 2 av 9

3 Kort beskrivning av nuläget Berggården drivs av extern utförare sedan början av nittiotalet. Attendo Care AB är sedan 2005 utförare. Nuvarande avtal löper t.o.m Avtalstid Avtalstiden är med option för kommunen om förlängning i 2 x 3 år. Överenskommelse om förlängning skall vara skriftlig och träffas senast tolv månader före respektive avtalstids utgång. Längsta möjliga sammanlagda avtalstid är nio år Tidplan för upphandlingen Sista dag för inlämnande av anbud: Anbudsöppning: Beräknad tidpunkt för tilldelningsbeslut: , beslut i Programnämnd Social välfärd. Avtal beräknas kunna tecknas i april 2012 Tillträde planeras ske den Anbudsgivare som erhåller avtal ska vara beredda att ta över verksamheten, så att entreprenaddriften i sin helhet fungerar från denna tidpunkt Upphandlande myndighet Upphandlande myndighet för denna upphandling är Örebro kommun, org.nr Beslut i upphandlingen fattas av programnämnd Social välfärd. Örebro kommun är som huvudman för äldreomsorgen ytterst ansvarig för den enskilda boendeplaceringen och beslutar i alla frågor som innefattar myndighetsutövning. Kommunens ansvar som myndighetsutövare och ytterst ansvarig för verksamheten kvarstår alltid Internt bud Örebro kommun kommer inte att lämna något internt bud (egenregi-anbud) Den upphandlande myndighetens miljöarbete Miljöfrågorna har stor betydelse för Örebro kommuns arbete och för helhetssynen på sambandet mellan människa, miljö och hälsa. Kommunens miljöarbete innehåller bl.a. miljöpolicy, miljömål och miljökrav i samband med upphandling. I detta förfrågningsunderlag med bilagor redovisas i förekommande fall de miljökrav, som ställs på efterfrågade tjänster Upphandlingsföreskrifter Upphandlingsform Denna upphandling genomförs som förenklat förfarande enligt Lagen om offentlig upphandling, LOU kapitel 15, SFS 2007:1091. Upphandlingsformen innebär att upphandlingsbeslut får föregås av eventuella förhandlingar på kommunens initiativ. Anbud kan komma att antas utan föregående förhandling, varför det är av stor vikt att alla krav och villkor enligt detta förfrågningsunderlag följs och att bästa Utskrivet: :19 Sida 3 av 9

4 villkor lämnas i anbudet Obligatoriska krav Förfrågningsunderlaget med bilagor innehåller ett antal obligatoriska krav. Förutsättningen för att ett anbud skall kunna prövas, utvärderas och antas är att dessa krav är uppfyllda. Anbud som inte uppfyller kraven kommer att förkastas. Kraven avser såväl krav på anbudsgivaren som på efterfrågad tjänst Anbudets form och innehåll Anbud ska vara skrivet på svenska. Örebro kommun använder i denna upphandling elektronisk anbudsgivning via upphandlingssystem Visma tendsign. Anbudsgivare som vill delta i upphandlingen lämnar i första hand in elektroniskt anbud via system Visma tendsign. Bilagor accepteras bara gällande täthetsschema för bemanning. Anbudsgivaren får genom Visma tendsign: - tillkommande information - kontroll av att alla frågor ställda i förfrågningsunderlaget är besvarade vid avlämnandet - en tydlig information ifall inte alla obligatoriska krav är uppfyllda För tillgång till systemet krävs en inloggning. Användarnamn och lösenord erhålls genom att göra en enkel registrering på Det är kostnadsfritt för leverantörer att använda systemet och att lämna anbud. Efter genomförd registrering fås omedelbar tillgång till systemet. Har ni frågor eller behöver support kring hanteringen av systemet kan ni kontakta Visma tendsigns support på För anbud som inte lämnas via tendsign gäller: Anbud skall vara skriftlig, avfattad på svenska samt undertecknad av behörig företrädare hos anbudsgivaren. Anbud bör följa förfrågningsunderlagets struktur för att granskning av anbud skall kunna ske på ett effektivt och rättvisande sätt. Anbud bör levereras i lösblad, väl numrerat och ej hophäftat Upplysningar, frågor och svar samt rättelser m.m. Frågor ställs via frågor och svarsfunktionen i tendsign.com. Kommunen besvarar frågor via fråge- och svarsfunktionen i tendsign.com. Frågor- och svarsfunktionen är tillgänglig för allmänheten via annonsen till upphandlingen under länken "Frågor och svar". De som inte har registrerat sig i systemet har skyldighet att själva bevaka eventuella frågor och svar i upphandlingen. Om anbudsgivaren upplever förfrågningsunderlaget som oklart eller otydligt i något avseende är det viktigt att kommunen kontaktas så att missförstånd kan undvikas. Frågor och synpunkter på förfrågningsunderlaget ska ställas senast Svar på frågor lämnas senast till alla som begärt förfrågningsunderlaget. Projektledare för denna upphandling är Carina Carlsson, Vård- och Omsorgsförvaltningen Handläggare för denna upphandling är Göran Gunnarsson, Upphandlingsenheten Miljösamordnare Lisa Pettersson, Upphandlingsenheten, Sekretess Kommunen omfattas av offentlighetsprincipen, vilket innebär att allmänheten har rätt att ta del av kommunens inkomna handlingar. För att en uppgift i en sådan handling ska kunna hemlighållas måste stöd för detta finnas i Offfentlighets- och sekretesslagen. Enligt Utskrivet: :19 Sida 4 av 9

5 offentlighets- och sekretesslagen (SFS2009:400) gäller absolut anbudssekretess till dess att tilldelningsbeslut om val av leverantör fattats. Därefter blir anbud och andra ingående uppgifter normalt offentlig allmän handling. Av Offentlighets- och sekretesslagen följer dock att sekretess kan gälla för uppgift i anbud som rör anbudsgivarens affärs- eller driftförhållanden, om det av särskild anledning kan antas att anbudsgivaren lider skada om uppgiften röjs. Anser anbudsgivaren att vissa uppgifter i anbudet ska sekretessbeläggas måste det preciseras vilka uppgifter det är samt lämnas en motivering till på vilket sätt anbudsgivaren skulle lida skada om uppgifterna lämnades ut. Det ska samtidigt framhållas att det är kommunen som enligt Offentlighets- och sekretesslagen skall besluta om en uppgift ska sekretessbeläggas. Detta sker om och när någon begär att få ta del av anbudet. Kommunens beslut i sekretessärendet kan överklagas Rättelse och förtydligande av anbud Den upphandlande myndigheten kan medge att anbudsgivare får rätta en uppenbar felskrivning eller felräkning eller annat uppenbart fel i anbudet. Den upphandlande myndigheten kan också begära att ett anbud förtydligas och kompletteras om det kan ske utan risk för särbehandling eller konkurrensbegränsning. Förtydliganden och kompletteringar skall bekräftas skriftligt Krav på anbudsgivaren Följande obligatoriska krav skall vara uppfyllda Registrering, skatter och avgifter Anbudsgivare skall uppfylla i Sverige eller i hemlandet lagenligt ställda krav avseende sina registrerings-, skatte- och avgiftsskyldigheter. Kommunen kommer att kontrollera att anbudsgivarna är registrerade hos Bolagsverket samt har betalt föreskrivna skatter och sociala avgifter. Till anbudet behöver inte, utöver i de nedan specificerade fallen, bifogas några intyg från bolagsverk, skattemyndigheter m.fl. om registrering och skatteskulder etc. Kommunen kommer själv att kontrollera dessa förhållanden via Upplysningscentralen och Skatteverket. Anbudsgivare får dock vara beredd att förtydliga sin ekonomiskt/juridiska ställning om så skulle behövas. Anbud kan lämnas av aktiebolag under bildande. Aktiebolaget ska vara bildat senast inför avtalstecknande. Till anbudet ska bifogas stiftelseurkund. Utländska anbudsgivare skall bifoga intyg på att de är registrerade i bolagsregister eller motsvarande, samt att skatter och avgifter är betalda. Organisationer som ej är registrerade i bolagsverket eller motsvarande register, skall inge stadgar samt protokoll. Utförare av tjänster till kommunen måste inneha F-skattsedel Uteslutning av leverantörer Omständigheter som ska medföra uteslutning av leverantörer framgår av 10 kap. 1 LOU. Anbudsgivare kan uteslutas från deltagande i upphandlingen om han är i konkurs eller likvidation, är under tvångsförvaltning eller är föremål för ackord eller tills vidare har inställt sina betalningar eller är underkastad näringsförbud är föremål för ansökan om konkurs, tvångslikvidation, tvångsförvaltning, ackord eller annat liknande förfarande är dömd för brott avseende yrkesutövningen enligt lagakraftvunnen dom har gjort sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövningen och den upphandlande enheten kan visa detta Utskrivet: :19 Sida 5 av 9

6 inte har fullgjort sina åligganden avseende socialförsäkringsavgifter eller skatter i det egna landet eller i det land där upphandlingen sker i något väsentligt hänseende har låtit bli att lämna begärda upplysningar eller lämnat felaktiga upplysningar som begärts med stöd av ovanstående (LOU 10 kap 2 ) Kontroll kan ske hos Skatteverket, Kronofogdemyndigheten och Upplysningscentralen. Härmed intygas att företaget är fri från hinder för deltagande enligt LOU 10 kap 1 och 2. (/ svar) Uppgifter om anbudsgivaren Fyll i uppgifterna nedan: Företagets namn (Fritextsvar) Postadress (Fritextsvar) Telefon (Fritextsvar) Företagets e-postadress (Fritextsvar) Företagets hemsida (Fritextsvar) Organisationsnummer (Fritextsvar) Plusgiro/Bankgiro (Fritextsvar) Kontaktperson (namn, telefon, e-post) (Fritextsvar) Anbudsgivarens finansiella och ekonomiska ställning Det är viktigt att den utförare som driver särskilt boende har ekonomiska förutsättningar att fullgöra uppdraget under den tid som avtalet gäller. Aktuell riskklass får ej understiga riskklass 3 i UC:s (Upplysningscentralen) riskbedömning. Kommunen utför själv kontrollen med UC. Anbudsgivare kan bifoga bevis om motsvarande godkänd nivå hos annat kreditvärderingsinstitut. Utländska anbudsgivare kan istället lämna in intyg från motsvarande institut i hemlandet. Om anbudsgivaren inte lever upp till kravet på minst UC 3 exempelvis p.g.a. att företaget är nystartat, kan anbudsgivarens finansiella och ekonomiska ställning godkännas om denna kan styrkas på annat vis. Det gäller också om företagsformen medför att UC-klassificering inte är möjlig. För att godkännas i dessa fall skall anbudsgivaren inge bevis på att den har tillgång till likvida medel på 3,0 MSEK. Detta kan styrkas med ex.vis koncerngaranti eller bankgaranti. Nystartade företag, ekonomiska föreningar och stiftelser kan lämna in intyg från bank eller verifiera sin ställning genom intyg från revisor. Syftet med detta krav är att säkerställa anbudsgivarens förmåga att klara av utbetalningar i form av löner och andra utbetalningar i anslutning till övertagandet av verksamhet. Resursen ska vara disponibel i två månader från och med övertagandedatumet. Beträffande bolag under bildande ska resursen avse bolaget under bildande. Senast inför avtalstecknande, ska intyg lämnas om att resursen gäller bolaget. Anbudsgivare ingående i koncern ska bifoga koncernintyg om koncernens resurser åberopas. Senast registrerade årsredovisning kan komma att begäras in. Intyg gällande organisationens resurs inges om så krävs enligt ovan. (/ svar) Utskrivet: :19 Sida 6 av 9

7 Uppfylls kravet på ekonomisk och finansiell ställning? (/ svar) Anbudsgivarens erfarenhet i sin organisation av liknande uppdrag Anbudsgivare ska ha dokumenterad kompetens och erfarenhet av att organisera och driva verksamheten enligt de förutsättningar som anges i förfrågningsunderlaget. För att detta ska uppnås ska följande krav uppfyllas: Anbudsgivarens organisation ska antingen ha drivit motsvarande verksamhet avseende äldreomsorg under minst tre år, eller så ska den anbudsgivande organisationen ha minst en person i ledningen som i annan verksamhet varit ansvarig eller medansvarig för driften av motsvarande verksamhet för äldreomsorg under minst tre år. Med motsvarande uppdrag avses drift av vård- och omsorgsboende. Dessutom krävs dokumenterad relevant högskoleutbildning, exempelvis social omsorg/socionom, sjuksköterska, eller likvärdigt för en person i anbudsgivarens ledning. Anbudsgivaren skall som bevis för sin erfarenhet i sitt anbud lämna uppgifter om referenser där anbudsgivaren har motsvarande uppdrag idag eller har haft under de tre senaste åren. Anbudsgivaren skall om möjligt ange två olika kommunavtal. Nystartade företag kan istället ange tidigare erfarenhet för ägarna eller anställda hos anbudsgivaren. Om erfarenhet bara finns från en organisation, lämnas om möjligt tre referenser inom organisationen. Även uppdrag åt Örebro kommun kan anges som referens. Örebro kommuns egna erfarenheter av anbudsgivaren kan komma att vägas in i anbudsprövningen. Kommunen förbehåller sig rätten att även inhämta referenser från andra kunder inom aktuellt upphandlingsområde än i anbudet uppgivna. I synnerhet om uppgivna referenser ej går att nå, har för kort erfarenhet eller inte kan eller vill besvara översänt frågeformulär. I detta moment ingår kontroll genom inhämtande av uppgifter från tillsynsmyndighet. Kommunen kan komma att förkasta anbud från anbudsgivare som har fått allvarlig kritik i sin yrkesutövning från tillsynsmyndighet de senaste åren och inte åtgärdat problemen på ett tillfredställande sätt. Anbudsgivare som inte rekommenderas av referent (se bifogad Bilaga 1 referensblankett) kan komma att bedömas som inte kvalificerad. Upphandlingsenheten skickar ut och tar in denna blankett till referenterna. Beskrivning av företaget, verksamhetens inriktning och kompetensresurser (Fritextsvar) Beskriv tidigare entreprenader eller motsv. verksamhet som organisationen drivit alt. ledningspersonal varit ansvarig eller medansvarig för i tidigare verksamhet (Fritextsvar) Inge meritförteckning innehållande namn, teoretisk kompetens och erfarenhet. (Fritextsvar) Ange namn, adress, telefonnummer samt e-mejl till referenter som kan styrka erfarenhet avseende tidigare drift (Fritextsvar) Anbudsgivaren rekommederas av referenter. (/ svar) Utskrivet: :19 Sida 7 av 9

8 Ledningssystem i organisationen Anbudgivaren ska ha ett ledningssystem som uppfyller de krav som finns i lagar och föreskrifter, Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd om ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete (SOSFS 2011:9) samt Patientsäkerhetslagen (SFS 2010:659). Ledningssystemet ska bl a innehålla rutiner för systematisk klagomålshantering, rutiner för avvikelsehantering samt rutiner för att upptäcka, förebygga och förhindra övergrepp och brister i vården. Beskriv Ert arbete med ett kvalitetssäkrat ledningssystem. (Fritextsvar) Beskrivningen visar att kraven på ledningssystem uppfylls (/ svar) Visning av lokaler Det är ett krav att alla som lämnar anbud skall ha besökt Berggården innan anbud lämnas. Tid för visning avtalas med projektledare Carina Carlsson, via e-post carina.carlsson@orebro.se. Inga frågor utöver de rörande lokalernas beskaffenhet kommer att besvaras vid visningen, utan anbudsgivare hänvisas rörande frågor av annat än lokalspecifik karaktär till frågor och svar i tendsign.com. Anbudsgivaren bekräftar att kravet på besök i lokalerna är uppfyllt. (/ svar) Anbudstidens utgång Anbud, som inkommer efter anbudstidens utgång, får inte prövas. Sista anbudsdag är Anbudets giltighetstid Anbudet skall vara bindande till och med Om upphandlingen blir föremål för rättslig prövning förlängs anbudens giltighetstid fram till dess att upphandlingsavtal kan tecknas, dock i högst fyra månader efter angiven giltighetstid. Anbudsgivaren bekräftar att anbudet är giltigt enligt ovanstående. (/ svar) Plats och tid för anbudsöppning Örebro kommun Upphandlingsenheten Engelbrektsgatan 8, Örebro Vid förrättningen deltar minst två tjänstemän från kommunen. På begäran av en anbudsgivare får en person, utsedd av handelskammare, närvara. Datum för anbudsöppning Anbudsprövning Anbudsprövning kommer att ske i tre steg: Utskrivet: :19 Sida 8 av 9

9 Steg 1 - Kvalificering: Prövning av att krav på anbudsgivaren uppfylls. Endast de anbud som godkänns beträffande kvalificeringskraven går vidare till steg 2 och 3. Steg 2 - Prövning av att krav på tjänsten uppfylls: I kravspecifikationen anges de krav som ställs på driften. Bedöms ett anbud inte klara samtliga dessa krav går anbudet inte vidare till den slutliga värderingen. Prövning av om ett anbud klarar kraven sker i huvudsak utifrån anbudsgivarens intygande och beskrivningar samt täthetsschema. Endast de anbud som bedöms uppfylla samtliga krav i kravspecificeringen går vidare till steg 3, utvärdering. Steg 3 - Bedömning av mervärde: Utvärderingen av de anbud som godkänts i kvalificering och beträffande kravspecificering, sker utifrån vilket som är det ekonomiskt mest fördelaktigt, i form av erbjuden kvalitet till den av kommunen bestämda ersättningen Intervju och förhandling Kommunen kan även bjuda in anbudsgivare för intervju. Dessa tillfällen tjänar till att säkerställa att anbudsgivarens anbud uppfattats på ett korrekt sätt. Om utvärderingsgruppen finner att förhandlingar är erforderliga kommer sådana att upptas enskilt med en eller flera anbudsgivare. Förhandlingar får föras om samtliga relevanta omständigheter. Förhandlingarna får dock inte rubba förutsättningarna för upphandlingen. Ersättning utgår inte för anbudsgivarnas eventuella kostnader och utlägg i samband med intervju eller förhandling Avbrytande av upphandlingen Om inget anbud motsvarar ställda krav eller om anbuden på annat sätt är oförmånliga kan upphandlingen avbrytas och samtliga anbud förkastas utan ersättning till anbudsgivarna. Om upphandlingen avbryts kommer samtliga anbudsgivare att underrättas om detta Tilldelningsbeslut Tilldelningsbeslut med anledning av denna upphandling fattas av Programnämnd Social välfärd. Snarast efter det att tilldelningsbeslutet fattats kommer samtliga anbudsgivare att skriftligen ges upplysningar om beslutet och skälen för val av utförare. Tilldelningsbeslut skickas via tendsign.com. Från det att beslutet lämnats ut löper en tidsfrist om 10 dagar innan upphandlingskontrakt kan tecknas (avtalsspärr). Antagen utförare ska efter det att tilldelningsbeslutet meddelats vara beredd att underteckna avtalet. Avtal sluts genom att parterna undertecknar upphandlingskontrakt och gäller endast under förutsättning av att tilldelningsbeslut och eventuell dom vinner laga kraft Upphandlingskontrakt Upphandlingen avslutas med ett skriftligt avtal med antagen utförare, som undertecknas av parterna. Avtalet baseras på innehållet i detta förfrågningsunderlag och antaget anbud. Utskrivet: :19 Sida 9 av 9