EXPORTPROCESSEN version

Transkript

1 Avfall Sveriges arbetsgrupp för export EXPORTPROCESSEN version Denna arbetsmetodik/checklista beskriver de steg som bör gås igenom när en projektmöjlighet har identifierats, via inkommande förfrågan eller via aktiv marknadsföring, för att: 1. Tillsammans med kund definiera uppdrag med utgångspunkt i kundens behov och mognadsgrad 2. Göra bedömning av uppdragets potential 3. Besluta om och i vilken form gå vidare 4. Om samverkan: Välj modell för samverkan och upprätta avtal mellan i uppdraget ingående part Nej,#ingen#poten)al# 1.#Defini)on# av# uppdraget# 2.# Bedömning# av#poten)al# 3.#Beslut# Ja,#poten)al#för#annan# Ja,#vi#går#vidare#själva# Länka#vidare# Ja,#vi#går#vidare#i# samverkan#med#annan# 4.#Samverkan# Avtal med kund omfattas ej (i dagsläget). Syftet med denna gemensamma metodik är främst att Använda en accepterad och vedertagen metodik i uppdrag i exportnätverket samma synsätt Samla checklistor/verktyg slippa börja om från början varje gång och dra nytta av andras erfarenheter Effektivisera - korta tider och sänka trösklar för att komma igång Processen och dess checklistor/verktyg är under ständig utveckling inom ramen för Avfall Sveriges exportsatsning ( 1

2 Steg 1 Definiera uppdraget Ja,(kunden(( ändrar(si?(scope( Inhämta( grundinforma1on(( (Bedömning( mognadsgrad( rela1vt(önskat( erbjudande( Nej( Ja( Rekommendera( kunden(a?( ändra(si?(scope( Bedömning(av( poten1al( Nej( Börja med att inhämta grundinformation om uppdraget, t ex: Vilket problem vill kunden lösa? Förväntade resultat? Vilket Erbjudande matchar förfrågan (bilaga 1)? När grundinformationen hämtats in, görs en bedömning av mognadsgraden och om kundens mognadsgrad matchar erbjudandet. Exempelvis vill kunden ibland börja med att bygga en anläggning (motsvarande Erbjudande 4), vilket ställer krav på en hög mognad hos kunden för ett framgångsrikt projekt. Om kundens mognadsgrad ej bedöms matcha erbjudandet kunden efterfrågar kan de behöva vägledas genom att Erbjudande 1-3 eller 6-7 rekommenderas. Eventuellt behöver då ny information inhämtas om uppdraget. Några nyckelcheckfrågor att använda för bedömning av mognadsgraden: Erbjudande 1 och 2 Är insamlingssystemet välstrukturerat med tydlig ansvarsfördelning? Finns utpekade/tydliga mandat för att genomföra förändring? Finns tillförlitlig information över mängd och av olika avfallsflöden som genereras? Tar dessa hänsyn till ev. säsongsvariationer i avfallets kvantitet och kvalitet? Finns ansvar för alla avfallstyper? Förekommer okontrollerad deponering? 2

3 Är deponierna miljömässigt godkända? Är effekter på den informella sektorn inom avfallshanteringen och hur det kan påverka planerna utredda? Finns en avgiftsstruktur för insamling och behandling? Erbjudande 3, 4, 5 Täcks kostnaderna för insamling och behandling (efter ev. intäkter för såld produkt) av den som genererar avfallet? Är planerad lokalisering gynnsam för möjlighet att få in avfall och avsätta produkter? Finns marknadsanalys och/eller avtal med användaren av produkter som avses genereras (material, el/ånga, värme, biogas, biogödsel)? Är projektet förankrat med relevanta aktörer (t ex allmänhet, myndigheter samt politiskt)? 3

4 Steg 2 Egen bedömning Bedömning av affärspotential utifrån uppdragets art, landet och egna förhållanden När kund och leverantör har enats om ett scope, bedöms följande kriterier, och används som vägledning och diskussionsunderlag för beslut om hur gå vidare. Tänk igenom vilken vikt respektive kriterier har för organisationen. Vikten kan variera mellan olika typer av organisationer, t ex kan lönsamheten vara viktigare för vissa organisationer och kompetensförsörjning viktigare för andra. Kriterier Bedömning Vikt för den egna organisationen Om uppdraget 1. Matchar kundens mognad det erbjudande kunden efterfrågar? (efter ev. rekommendation att ändra scopet) 2. Behov av typ av kompetens, framförhållning, längd och volym på uppdrag hur matchar det den egna tillgången på kompetens och resurs? 3. Kundens engagemang, finns t ex LoI (Letter of Intent) eller annat? Är det finansiären eller slutkunden som driver? 4. Kundens intentioner och strävan: är det kompetenshöjning för att kunna använda egna landets resurser kunden vill ha? 5. Finansieringsläget samt säkerhet vid finansiering. Några checkfrågor: Finns finansieringsinstitut (hög säkerhet)? Finns garantier för finansiering? Finns kulturella skillnader gällande affärskultur (t ex gällande att genomföra hela betalningsplanen)? Möjlighet att sträva mot framtung betalningsplan? Tips: EKN s landriskbedömning 4

5 6. Lönsamhet i uppdraget? Om landet 1. Avstånd 2. Landets mognadsgrad 3. Språk och kultur (lägg i tillgång på resurser med kunskap i språk och kultur i bedömningen) 4. Politisk situation 5. Säkerhetsaspekter Om egna förhållanden 1. Finns marknadskännedom, tidigare närvaro (egen eller annan), tidigare analyser? Verktyg: projektdatabas 2. Finns facilitator på plats, t ex lokalkontor för företag, kontakter via kommuns vänort, engagerad ambassad, el dyl? 3. Andra drivkrafter, t ex ger det kompetens tillbaka, varumärkesstärkande, vänortsrelation, främjande av lokala näringslivet, el dyl? 5

6 Steg 3 Hur gå vidare, beslut Utifrån kriterierna ovan görs en bedömning av följande alternativ: 1. Nej, ingen potential 2. Ja, potential för någon annan, länka vidare 3. Ja, vi går vidare själva 4. Ja, vi går vidare i samverkan med annan 6

7 Steg 4 - Samverkan Välj%modell% Tjänstledighet /anställning% Samverkan% mellan%en% eller%flera% parter% Anställningsavtal% Omfa<ande%rel.%delar%av% samverkansavtalet% Definiera% organisa@on% Huvudmannaskap% Parternas%innebörders% förhållande%(styrgrupp,% ref.%grupp)% Inblandade%personer% SamverkansL avtal% Samverkan bör definieras redan i ett inledande skede (idé- stadiet), genom ett kort avtal som reglerar valda delar av innehållet nedan, t ex insatser för att ta fram offert och inledande intentioner. Avtalet kan sedan växa och förändras under anbudstiden, iterativt anpassas till kundkrav, etc. Ett slutligt samverkansavtal bör innehålla följande delar (givetvis anpassat till typ av uppdrag): Samverkansavtal Avtalstid inkl. option till förlängning o dyl Finansiär Parternas ombud Vad reglerar parternas åtagande av: o Avtalet o Ev underliggande dokument (lämnade anbud) Beskrivning av uppdraget inkl. arbetsfördelning mellan parterna (hänvisa till ev. mer detaljerade beskrivning): omfattning, inställelsetid, hur sker avrop och av vem, etc. Namngivna personer eller ej? Hur sker byten av personal? Kontakter med kunden resp. finansiär. Lokala resurser hos konsulten i landet o Vad finns och får utnyttjas (telefon, kontor, etc) o Vem finns? Namngiven eller ej? Fördelning av kostnader och insatser för o Upphandling/beställning och kostnader för ev. tredje part, t ex tolkar och översättning 7

8 o Lokala transporter o Rapporter och trycksaker o Personaladministration (inklusive försäkring o ev. arbetstillstånd) Ersättning: o Timkostnad o Rätt till andra utlägg (resor mm) samt ev. kostnadsram för detta o Verifiering/timrapportering av personal och andra kostnader o När och hur sker betalning: betalningsplan o Typ av ersättning (lokal valuta), VAT Äganderätt till material och resultat Användning av material o resultat o projekt, kommunikation under o efter projektet (vad, hur, till vem) Skadeståndskrav (inbördes) Riskdelning (om projektet havererar) Personalvillkor (försäkringar, ev arbetstillstånd) 8

9 Bilaga 1 - Erbjudanden 1. Management på lokal nivå, regional nivå, branschnivå ("hur hittar vi formen och verktygen för att arbeta med att nå dit vi vill") 1.1 Samverkansformer mellan bolag /kommuner 1.2 Organisation av ett avfallshanteringsbolag / kommun, outsourcing / egen regi 1.3 Avfallsekonomi. Finansiering av verksamheten, kostnader och intäkter av olika slag, abonnemang, taxor, intäkter från materialåtervinning,etc. 1.4 Taxekonstruktion som styrmedel 1.5 Branschsamverkan 2. Avfallshantering i hållbar stadsutveckling ("vad ska vi göra på övergripande nivå utifrån gällande förutsättningar, regelverk, etc") 2.1 Systemanalys (nuläge) och utveckling av avfallshantering i den riktning som avfallshierarkin anger 2.2 Avfallsprevention/minimering 2.3 Avfallsplanering: planeringsprocessen 2.4 Sortering. Analys av lösningar för att separera olika slags avfall och materialslag: källsortering i hushållen, centraliserad manuell sortering, mekanisk sortering, optisk sortering, etc 2.5 Insamlingssystem. Analys av olika sätt att samla in avfall: olika fordon, sugsystem, återvinningsstationer, återvinningscentraler, etc 3. Tillhandahållande av behandlingskapcitet (inkl logistiklösningar) som en omställningslösning ("vi behöver behandlingskapacitet men har inte medel eller tid att prioritera att bygga upp all kapacitet själva") 4. Uppförande av avfallsanläggningar/insamlingssystem ( vi vet vad vi vill uppföra, men hur gör vi") 3.1 Finansiering 3.2 Förstudier 3.3 Upphandling 3.4 Projektering 3.5 Byggande 5. Drift, support och optimering av avfallsanläggningar/insamlingssystem ("vi har en anläggning men vi vill bli bättre på att sköta den och få ut det mesta av den") Deponi 9

10 Rötning Kompostering Förbränning Sorteringsanläggningar Insamlingssystem Farligt avfall 6. Kommunikation och kampanjer 7. Utbildning / praktik i Sverige eller i utlandet (kan gälla det mesta av erbjudande 1-6) 10