e-strategisk inriktning och färdplan för Nässjö kommun

Transkript

1 0 (15) Författningssamling Antagen av kommunfullmäktige: Reviderad: e-strategisk inriktning och färdplan för Nässjö kommun Postadress Gatuadress Telefon (v) Telefax Bankgiro Org. nr. E-postadress Nässjö Rådhusgatan

2 1 (15) INNEHÅLL 1 Utgångspunkter och utmaningar Syfte Utgångspunkter Utmaningar Visioner och mål Övergripande Nässjö Kommun Effektmål Ledning & Styrning/Governance Strategiska styrningsprocessen e-/it Roller och ansvar Prioriteringar Samverkan Krav på egenskaper Tillgänglighet Enkelhet Anpassbarhet Standardisering och Automatisering Återanvändning och Samutnyttjande (Konsolidering) Mobilitet Funktionsduglighet (Interoperabilitet) Säkerhet Leverantörer Generellt om regler för köp av tjänster Höglandets IT (HIT) Allmänt roller och ansvar Tjänster Prismodell Arkitektur och Infrastruktur Metoder och arbetssätt Grön IT Fokusområden Bilagor... 15

3 2 (15) 1 Utgångspunkter och utmaningar 1.1 Syfte Syftet med detta övergripande e-strategiska styrdokument är; 1. Att bidra till att realisera Vision 2030 för Nässjö Kommun 2. Att få en styrd och kontrollerad utveckling av e-/it, utifrån verksamhetens mål (t ex effektiva processer i form av användar-/medborgarnytta, service, kvalitet, tillgänglighet, pris/prestanda) 3. Att realisera de mål och effekter som förväntas kring e-samhället och e- Förvaltningen En strategi är ett ramverk för att få spelregler (principer) för organisering, styrning och beslut kring verksamhetsutveckling och tar utgångspunkt i ett ledningsperspektiv. Detta ramverk är styrande för övriga e-/it-strategiska dokument i kommunen. Strategin ska vara ett stöd vid planering, utveckling/upphandling, implementering och drift. 1.2 Utgångspunkter Utvecklingen inom e-området drivs från flera olika håll och är en konsekvens av hela samhällsutvecklingen. Vi är en del av helheten och påverkas av den. På EU-nivå finns initiativ som Europa 2020 och Digital Agenda för Europa. Dessa styr delvis vår strategi på nationell nivå, t ex En digital agenda för Sverige (2011). Den Digitala agendan för Sverige, är en sammanhållen strategi vars syfte är att statens befintliga resurser ska utnyttjas bättre. Den samordnar åtgärder inom ITområdet avseende säkerhet, infrastruktur, kompetensförsörjning, tillit, tillgänglighet, användbarhet, standarder, entreprenörskap och innovation. Andra strategier på nationell nivå är Strategi för esamhället (2012), Nationell ehälsa (2010) och Bredbandsstrategi för Sverige (2009). Till dessa är knutna en rad regionala initiativ beslutade Regionförbundet om den Regionala UtvecklingsStrategin (RUS), Region Jönköping mot Detta är en del av vårt ramverk för e-utveckling. Nässjö kommuns e-strategiska styrdokument är ett resultat av redovisade ambitionsnivåer på både nationell, regional och lokal nivå.

4 3 (15) 1.3 Utmaningar Fram till 2019 kommer ca inom kommun och landsting att gå i pension och det finns ett rekryteringsbehov på drygt inom välfärdssektorn 1. Större krav på den offentliga sektorns välfärdstjänster, begränsade resurser (pengar, kompetens), högt produktivitetstryck och behov av balans mellan kostnadseffektivitet, service och kvalitet, sätter förutsättningarna för produktion och leverans av välfärdstjänster. e-utvecklingen och digitaliseringen erbjuder stora möjligheter till både effektivisering och rationalisering i form av bland annat förbättrad medborgarservice och högre kvalitet i verksamheterna. Eftersom de flesta kommuner inte har egna resurser och kompetenser att klara de utmaningar vi står inför, är lösningen regional samverkan och koordinering. Vi måste skapa medvetenhet och beredskap till en omställning av verksamheterna inför de kommande åren. e-utveckling innebär verksamhetsutveckling i offentlig förvaltning, som drar nytta av informations- och kommunikationsteknik kombinerad med organisatoriska förändringar och nya kompetenser. Det kommer att krävas andra arbetssätt för att fullt ut dra nytta av tekniken. Detta kommer att ställa krav på ökat verksamhetsengagemang, där e-utvecklingen ses som vilken verksamhetsutveckling som helst nationell kraftsamling synkronisering mellan olika initiativ (SKL har tagit fram 32 initiativ, CeHis driver en rad projekt inom området ehälsa och på EU-nivå pågår en rad initiativ) prioritering av områden där insatserna gör störst nytta tydlig målbild och agenda översyn av regelverk för att främja interkommunal samverkan nytänkande och förändringsvilja och där hänsyn tas till behovet av reflektion (förändring kräver tid) SKL konstaterar i Strategi för esamhälle att ökad kommunal samverkan är nödvändig: Det är få kommuner, landsting och regioner som själva har kompetens eller resurser att driva den angelägna verksamhetsutvecklingen som e-förvaltningen innebär och skapa lösningar för e-tjänster. Skillnaderna i olika förutsättningar kan överbryggas med gemensam kraftsamling och ökad kommunal samverkan. Det är avgörande att det blir en nationell uppslutning kring gemensamma spelregler och viss IT-infrastruktur så att inte enskilda kommuner, landsting och regioner behöver hantera olika förutsättningar för olika verksamhetsområden. 1 Källa: Här finns Sveriges viktigaste jobb, 2011, SKL

5 4 (15) Jönköpings län och Höglandet har på regional samt lokal nivå olika samarbeten i form av bland annat e-utvecklingsrådet med länets 13 kommuner samt Höglandets Kommunalförbund, där de fem höglandskommunerna Aneby, Nässjö, Eksjö, Sävsjö och Vetlanda har en organisation för driftsamverkan av IT (Höglandets IT/HIT). 2 Visioner och mål 2.1 Övergripande Regionens övergripande mål ansluter till SKL:s mål 2 : Enklare vardag för privatpersoner och företag Smartare och öppnare förvaltning stödjer innovation och delaktighet Högre kvalitet och effektivitet i verksamheten Vidare pekar SKL ut de strategiska utmaningar som måste hanteras: Att prioritera och samordna utveckling av e-förvaltning Att skapa juridiska möjligheter för utveckling Att definiera strukturer och använda gemensamma begrepp och termer Att skapa tekniska förutsättningar för säker och effektiv hantering och utbyte av information Ökade krav på tillgänglighet, flexibilitet och delaktighet Begränsade resurser Utvecklingen av e-förvaltning ses som ett viktigt led i att nå högt uppsatta samhällsmål. e-utvecklingsrådet i Jönköpings län är regional signatär av den Digitala agendan för Sverige 3. Det innebär att vi: Delar målet om att Sverige ska bli bäst i världen på att använda digitaliseringens möjligheter Har för avsikt att ta fram en regional digital agenda i bred samverkan med olika aktörer i samhället 2 Sveriges Kommuner och Landsting, Strategi för esamhället 3 Näringsdepartementet: Välkommen att bli regional signatär av den digitala agendan för Sverige,

6 5 (15) 2.2 Nässjö Kommun Nässjö Kommuns Vision 2030 lyder: Nu hjärnvägars! Med glädje och fiffighet vässar vi Smålands höjdpunkt. Nässjö 2030 världens rum För människor och möten I denna tar vi avstamp även för färdplan mot esamhället. Under kapitel 4 Styrande egenskaper, återkopplas till visionen. E-utveckling och digitalisering erbjuder stora möjligheter till bland annat effektivisering, vilket innebär att frigöra resurser till verksamheten och skapa högre kvalitet samt förbättra medborgarservicen. För att klara utmaningarna vi står inför behöver vi förflytta oss mer från ett verksamhetsperspektiv till ett medborgarperspektiv och utveckla samverkan och samarbeten, där vi delar resurser och skapar betydande storskalighetsfördelar. Genom att dela kunskap och erfarenheter kan vi också ge bättre förutsättningar för ständiga förbättringar. Förutsättningarna för att realisera dessa ambitioner är bland annat; Ändrade organisatoriska strukturer och processer (arbetssätt) Utveckling av tjänster i samverkan lokalt, regionalt och nationellt Utveckling av kompetens, ledarskap och medarbetarskap Effektmål Som ett komplement till nationella och regionala mål (2.1 ovan) har några effektmål för Nässjö kommun formulerats. Verksamhet och medborgare ska kunna använda modern teknik på ett enkelt och säkert sätt Vi prioriterar lösningar utifrån de effekter och värden/nytta de ger, med verksamhetsmålen som riktmärke Lösningarna ska vara kostnadseffektiva och i balans med behoven av service och kvalitet Användargrupperna ska alltid vara belåtna och uppleva positiva resultat av våra insatser Vi ska ha säkerhetsmässigt acceptabla lösningar som enkelt ger efterfrågad tillgänglighet till information och tjänster Följande kapitel beskriver inriktningen för Nässjö kommun för att steg för steg ta sig till esamhället.

7 6 (15) 3 Ledning & Styrning/Governance Nya strukturella förutsättningar måste utvecklas för digitalisering och e-utveckling, då det kommer att krävas gemensamma plattformar avseende, tjänster, processer, organisation, kanaler mot medborgare och näringsliv samt system och teknik. Det handlar om ett helhetsperspektiv där förändringar kommer att behövas på det strategiska, kulturella och organisatoriska planet. Det innebär att även rättsliga, tekniska och finansiella aspekter kommer att fokuseras. Därför kommer ledning och styrning att vara avgörande för att kunna realisera e-utvecklingen. Strategisk agenda 4 : Nässjö kommun bör verka för tydliga och sammanhängande processer för styrning (governance) och samverkan på lokal, regional och nationell nivå. 3.1 Strategiska styrningsprocessen e-/it Roller och ansvar För att bli effektiv behöver styrningen balansera både långsiktiga och kortsiktiga perspektiv. Motivet är att ta hand om den dagliga operativa verksamheten parallellt med att bädda för att långsiktiga mål uppnås. Därför blir tre roller viktiga att klargöra: Ledningsrollen: Verksamhetsrollen: Leveransrollen: Ledningsrollen är strategisk och fokuserar på helhetssyn, mål och prioriteringar av bland annat utvecklingsinsatser och verksamhetsövergripande resurser. Eftersom e- området kräver beslut över organisatoriska gränser avseende bland annat styrande principer, standarder och tekniska förutsättningar är denna roll viktig (ex vis politisk ledning och kommunledning) Denna roll avser den taktiska och operativa styrningen kring verksamhets- och e-utvecklingen. Rollen ska säkra innehåll (funktionalitet) och verksamhetsnytta (effekter) av beslutade e-initiativ. Detta är en beställar-roll och avser därmed verksamhetsansvariga (ex vis förvaltningschef) Denna roll avser rollen att leverera lösningar i form av t ex e-relaterade tjänster och produkter. Leveranserna ska regleras utifrån avtal med och beställningar från beställarorganisationen. 4 Latinska agere, "handla, verka", egentligen "vad som bör göras"

8 7 (15) De tre rollerna ska fungera i klargjorda, överenskomna och sammanhängande processer. Strategisk agenda: Varje informationssystem och digitala applikation ska ha en systemägare, som äger och förfogar (har beslutsmandat) över system- och informationsresurserna. Systemägare är den som är ansvarig för det verksamhetsområde och de processer som stöds av systemet. Systemet och informationen är att se som en resurs liksom övriga resurser (personal, anläggningar, ekonomi etc.) inom verksamhetsområdet. Systemägare är en lednings- eller verksamhetsroll Prioriteringar Då verksamheterna har att förvalta offentliga medel och har begränsade resurstillgångar blir det nödvändigt att prioritera bland alla välmenade initiativ samt att fördela resurserna så bra som möjligt. Detta bör ske först och främst ur ett medborgarperspektiv men även ur ett verksamhetsperspektiv. Några viktiga utgångspunkter för styrning och prioritering är: 1. Utvecklingsinitiativ ska alltid värderas och prioriteras utifrån värde och nytta (ekonomsikt, kvantitativt och kvalitativt) och vara en integrerad del av verksamhetsplaneringen. Verksamheten bör ha en positiv nyttokalkyl att redovisa för föreslagen lösning över livscykeln. 2. Verksamhetsrollen ansvarar ytterst för att specificera behov och krav, ta fram en nyttokalkyl och realisera förväntade effekter. 3. Ledningsrollen ansvarar för prioriteringar, allokeringar och beslut mellan verksamhetsområden, d.v.s. för den övergripande projektportföljen, gemensamma system och plattformar. Strategisk agenda: Vägledande kriterier för prioriteringar avseende e-/it-relaterade frågor är; Strategisk nödvändighet (t ex politiska beslut och krav på digitalisering och eförvaltning) Konkret nytta för medborgare och verksamhet Få fungerande, effektiva processer (förväntade effekter i verksamheten) Uppfylla juridiska krav och regelverk Minimera risker och sårbarhet Nödvändighet av teknikskifte eller utbyte (t ex föråldrad miljö och support upphör) Samverkan Samverkan kan ske på tre olika nivåer: lokalt (Höglandet), regionalt och nationellt. Eftersom det är få kommuner som själva har kompetens eller resurser att driva den angelägna verksamhetsutvecklingen som e-förvaltningen innebär, blir samverkan och resursdelning en nödvändighet.

9 8 (15) Strategisk agenda: Möjligheterna till samverkan dels mellan Höglandskommunerna dels mellan Höglandskommunerna och Höglandets IT skall beskrivas inför varje utvecklingsinitiativ som är kopplat till eförvaltning och/eller där samordningsvinster kan finnas. I de fall där samverkan inte är möjlig eller ger fördelar skall argument anges och redovisas till en ledningsroll för beslut. I övriga fall skall samverkansprocessen (och metod, t ex projektmetodik) beskrivas för att stödja genomförande och bli ett styrande dokument. Denna beskrivning gör verksamhetsrepresentanter tillsammans. Regional samverkan beslutas inom strukturen för e-utvecklingsrådet inom Jönköpings län. 4 Krav på egenskaper Omställningen av kommunala verksamheter till eförvaltning kommer att innebära en stegvis anpassning av befintliga strukturer och kulturer. Framtidens lösningar på verksamhetsstrukturer, system och tekniska plattformar kommer att bygga på följande principer och krav på egenskaper. 1. Tillgänglighet 2. Enkelhet 3. Anpassbarhet ( flexibilitet ) 4. Standardisering & Automatisering (ex vis självservice) 5. Återanvändning & Konsolidering (kräver samverkan) 6. Mobilitet (rörlighet, obundenhet till plats) 7. Interoperabilitet 8. Säkerhet Målstyrning, fokus (kraftsamla på avgränsade och prioriterade områden) och disciplin (att hålla sig till och fullgöra det som överenskommits) är viktiga ledstjärnor för att lyckas. Här blir kommunens styrmodell styrpilen ett viktigt instrument. Nedan följer en beskrivning av nämnda egenskaper och en strategisk agenda. 4.1 Tillgänglighet Vision 2030: världens rum för människor och möten. Kommunen ska erbjuda tillgänglighet, öppenhet, närhet, stimulerande möten och vara en kommunikativ knytpunkt. Detta innebär tillgänglighet av människor och olika typer av offentlig service och tjänster. Infrastruktur (stadsnät), teknisk arkitektur (hårdvara) och informationsarkitektur (informationsförsörjning) ska klara tillväxt (skalbarhet) och funktionskrav för både medborgar- och verksamhetsperspektivet (kommun och näringsliv). Hit hör bland annat nödvändigheten av driftstabilitet.

10 9 (15) 4.2 Enkelhet Visionen 2030 ska kännas inkluderande och kunna tilltala alla erbjuda glädje.stimulerande möten Det ska vara enkelt att få kontakt och att kunna utföra nödvändiga och relevanta uppgifter digitalt. Detta oberoende av fysisk placering och systemmiljöer. Det betyder t ex att användargränssnitt och funktionalitet ska vara enkelt att använda och förståligt för den målgrupp det är avsett för. Strategisk agenda: Nässjö kommun ska verka för att e-tjänster till medborgare och näringsliv, politiska processer och verksamhetsprocesser ska vara inkluderande och kännetecknas av enkelhet. 4.3 Anpassbarhet Utvecklingen går mycket fort. Det innebär att dagens lösningar snabbt blir föråldrade funktionellt, säkerhetsmässigt och tekniskt. För att inte riskera bli ett ineffektivt och hindrande moment, bör lösningarna utformas så att anpassningar kan ske snabbt och till rimlig kostnad. Inlåsningseffekter måste undvikas. Det omfattar allt från processer till systemlösningar (applikationer, databaser), integrationer, kommunikation och hårdvara. Det ska vara enkelt att både införliva, ersätta och avveckla funktioner och tjänster. En lösning får inte skapa negativa beroenden till andra lösningar och tjänster, utan kunna verka självständigt och vara utbytbar. Dock måste lösningar kunna samverka, interagera, med andra på verksamhetsmässiga grunder. En verksamhetsdel ska samtidigt kunna verka oberoende av en annan (funktionellt, tekniskt och tidsmässigt) så lång det är möjligt. Strategisk agenda: Nässjö kommun ska sträva efter en digital miljö som är uppbyggd på komponenter, delar, som är utbytbara och löst kopplade (integrerade) till varandra. Detta möjliggör också stegvis utveckling och ständiga förbättringar. 4.4 Standardisering och Automatisering Komponenterna i en digital miljö bör baseras på standards för att möjliggöra anpassbarhet (se ovan), enkelhet i integrationer och självbetjäningstjänster. Standards är en förutsättning för samverkan mellan olika aktörer i samhället (andra kommuner, landsting, statliga myndigheter etc.). Strategisk agenda: Nässjö kommun ska verka för standardiserade lösningar i så stor utsträckning som möjligt och där det skapar värde och nytta.

11 10 (15) 4.5 Återanvändning och Samutnyttjande (Konsolidering) För att få en så effektiv resursanvändning som möjligt bör olika komponenter i den digitala miljön kunna återanvändas. Det innebär även att verksamheter delar på mjukvaru- och hårdvarukomponenter där så är möjligt. Detta förutsätter en standardisering (se ovan). Vidare måste undvikas att verksamhetsstöd överlappar varandra (parallella verksamhetsstöd). Strategisk agenda: Nässjö kommun ska verka för återanvändning av digitala lösningar, konsolidering och utveckling av gemensamma lösningar så långt detta är möjligt. 4.6 Mobilitet Den digitala miljön ska kunna möjliggöra ett frikopplande från t ex en fast fysisk plats. Det ska kunna vara möjligt att betjäna vem som helst, när som helst, var som helst. Detta är en del av det framtida sättet att leva och verka. Detta ges uttryck för i Vision 2030: Nässjö 2030 världens rum för människor och möten. Strategisk agenda: Nässjö kommun ska verka för att skapa mobila lösningar i medborgarnas tjänst och för att få både attraktiva och effektiva arbetsprocesser 4.7 Funktionsduglighet (Interoperabilitet) Förmågan hos organisationer och system att kommunicera och fungera tillsammans kallas interoperabilitet. Detta behöver hanteras på flera olika nivåer som en del i e-utveckligen. Morgondagens krav på samverkan och samhällets krav på tjänster, kräver nya sätt att organisera sig (och ny kompetens). Delar att lyfta fram för att möjliggöra interoperabiliteten är tjänsteorientering, processorientering (organisatorisk interoperabilitet), standardisering, lagar och regler (juridisk interoperabilitet), informationsstrukturer (semantisk interoperabilitet) och infrastruktur (teknisk interoperabilitet). Strategisk agenda: Nässjö kommun ska sträva mot interoperabilitet i sina utvecklingsinsatser organisatoriskt, juridiskt, semantiskt och tekniskt i så stor utsträckning som det är möjligt. 5 Säkerhet De utgångspunkter vi har i säkerhetsarbetet bör vara den nationella strategin för ITsäkerhet som ska utarbetas på uppdrag av regeringen (2014), strategi för samhällets informationssäkerhet (Myndigheten för samhällsskydd och beredskap), SKLs skrift om bland annat informationshantering, spårbarhet och arkivering5, samt de lokala säkerhetsbehov som finns. 5 E-förvaltning och informationshantering, Sveriges Kommuner och Landsting, 2011

12 11 (15) Strategisk agenda: Nässjö Kommun ska verka för ett systematiskt informationssäkerhetsarbete för att bland annat förebygga och minimera sårbarhet och driftsstörningar. Det ska även främja funktionalitet, effektivitet, service och kvalitet. Det är även viktigt att värna om personlig integritet. 6 Leverantörer 6.1 Generellt om regler för köp av tjänster När det gäller köp av tjänster och produkter gäller generellt lagen om offentlig upphandling, LOU (2007:1 091). Det finns dock en brytpunkt där kostnader mindre än sek (2014) kan upphandlas utan LOU regler. Ytterst är det pris och prestanda som avgör vad beställaren väljer att köpa utifrån bäst utifrån ett medborgarperspektiv och verksamhetsperspektiv. Vägledande är de kriterier som beskrivits ovan i kap Prioriteringar samt Samverkan. Generellt står det beställaren fritt att välja bästa alternativ för medborgare och kommun utifrån LOU och vägledande kriterier. 6.2 Höglandets IT (HIT) Allmänt roller och ansvar Höglandets Kommunalförbund (HKF) är en samarbetsorganisation för de fem medlemskommunerna på höglandet, Aneby, Eksjö, Nässjö, Sävsjö och Vetlanda. Höglandskommunerna har en gemensam IT -produktion (drift) och kundtjänstorganisation, Höglandets IT (HIT). Det övergripande ansvaret har HKF och dess direktion. Beslutanderätten avseende verksamhetens mål, inriktning, omfattning och kvalitet ligger på förbundet. Förbundsordning och reglemente är gällande för IT-verksamheten. För genomförande och kvalitetssäkring inom ramen för medlemsstyrningen finns ledningsgruppen bestående av kommunchefer och förbundschef. HIT har rätt att anlita underleverantörer eller underkonsulter för att utföra del av sina åtaganden och ansvarar för underleverantörer och underkonsulter såsom för egna anställda

13 12 (15) Tjänster Tjänster som erbjuds och levereras av HIT, skall specificeras i en tjänstekatalog. Tjänsterna kan beställas av kommunernas beställarorganisation och utsedda beställare Prismodell Modellen bygger på att tjänsterna i tjänstekatalogen är prissatta och faktureras beställaren. Ett grundavtal med respektive medlemskommun skall reglera köp och leveranser av tjänster och produkteren mellan beställare och leverantör (HIT). 7 Arkitektur och Infrastruktur En förståelse för arkitekturfrågor inom verksamheten är viktigt eftersom detta är avgörande för möjligheterna till realisering av de e-/it-initiativ som är önsvärda. Specialistkunskap inom detta område bör finnas hos anlitade leverantörer (och inom HIT-organisationen). Detta strategidokument utgör ett ramverk för vilka krav som kan ställas på arkitektur och infrastruktur. Ett komplement till detta är den Bredbandsstrategi som ägs av CNN (Citynätet i Nässjö). 8 Metoder och arbetssätt Det krävs både kompetens och förmåga för att klara de utmaningar som finns kring komplexa miljöer och i samband med förändringsarbete. Organisations- och processtrukturer och inte minst systemstrukturer har svåröverskådliga samband och beroenden. Det finns såväl juridiska aspekter såväl som tekniska att ta hänsyn till. Se bland annat rubriken Interoperabilitet ovan. För att kunna hantera denna omvärld krävs kunskap, erfarenhet, verktyg och modeller för ett systematiskt arbetssätt. Därför bör fokus på kompetensutveckling och en enhetlig arbetsmetodik läggas på följande områden under perioden: Förändringsledning Projektledning Processutveckling Effektvärdering Detta följer också de kompetensutvecklingsinitiativ som e-utvecklingsrådet Jönköpings Län planerar för.

14 13 (15) För att få största möjliga effekt av insatserna kring kompetensutveckling bör de i så stor utsträckning som möjligt göras i samband med projektgenomförande. 9 Grön IT Grön IT syftar till åtgärder som minskar miljöbelastningen. Det handlar dels om att använda informationsteknik för att minska vår egen organisations miljöpåverkan, dels om att minska IT-verksamhetens egen energiförbrukning och miljöpåverkan. Grön IT är en helhetssyn, från att inköpt IT-hårdvara ska ha bra energi- och miljöprestanda samt själva användningen i form av åtgärder såsom inställning av energisparlägen, digitala utskick, dubbelsidiga utskrifter etc. Slutligen när produkten gjorts sitt hos användaren gäller det att se över de möjligheter som finns att återbruka eller återvinna produkten på ett miljömässigt bra sätt. Energieffektivisering handlar mycket om beteende och ökad medvetenhet hos användare, t ex genom kunskap och utbildning av personal, för att ändra rutiner. Strategisk agenda: Nässjö kommun ska beakta miljöperspektivet i alla led avseende IT, från hårdvarans miljöprestanda i samband med inköp, till hur IT används och slutligen hur produkten tas om hand när den är förbrukad. 10 Fokusområden SKL har i sin nationella handlingsplan för esamhället presenterat 32 initiativ som ett led i att nå målen för den kommunala sektorns utveckling av eförvaltning och som bidrag till esamhället. Utifrån de utmaningar som beskrivits, mål som formulerats på nationell och regional nivå samt kommunspecifika behov och mål, bör inriktningen och färdplanen för det e-strategiska arbetet inriktas på följande sex fokusområden: 1. E-Arkiv E-arkiv avser att skapa en säker lösning för att kunna ta emot, bevara och tillhandahålla digital information i framtiden, allt enligt gällande lagstiftning 2. Nationell elevplattform Avser att skapa en enklare och effektivare administration för lärare, skolledning, administratörer, elever och vårdnadshavare samt utveckla en öppen elevplattform med väl definierade gränssnitt för datautbyte 3. Informationssäkerhet Informationssäkerhet är ett komplext och gränsöverskridande område som spänner över bland annat teknik, administration, ekonomi och juridik. Informationssäkerhetsanvaret följer

15 14 (15) verksamhetsansvaret. Myndigheten för samhällsskydd och beredskap (MSB) har formulerat principer och mål för informationssäkerhetsarbetet. Fokusområdet avser att skapa ett för kommunen ändamålsenligt ledningssystem för informationssäkerhet baserat på principer och mål från MSB. 4. ehälsa Nationell ehälsa är den nationella strategin för tillgänglig och säker information inom vård och omsorg. Strategin syftar till att skapa sammanhållna och användarvänliga IT-stöd där information kan presenteras och överföras på ett säkrare och effektivare sätt samt säkerställa koordinerade insatser inom hela vård- och omsorgssektorn. 5. etjänster och självservice Höja medborgarnyttan genom att kunna erbjuda ett antal prioriterade självservicetjänster 6. Kompetensutveckling Erbjuda och genomföra kompetensutveckling i syfte att förbereda och stärka kommunen i förestående förändringsarbete. Några nyckelområden har definierats i kapitel 8 ovan (förändringsledning, projektledning, processutveckling och effektvärdering) 7. Effektivisering av verksamhetsprocesserna inom kommunen Anpassa och utveckla verksamhetens processer så att de klarar kraven på service och kvalitet, resursinsatser samt juridiska krav. Utöver dessa fokusområden kommer arbetet att fortsätta kring ständig förbättring av stabilitet och prestanda i befintlig miljö. Till varje fokusområde kan ett eller flera projekt kopplas för att realisera målen. Arbetet och realiseringen kommer att kräva betydande insatser på samverkan och samarbete nationellt, regionalt och lokalt. Särskild uppmärksamhet bör ges till de framgångsfaktorer som har lyfts fram 6 för att lyckas med omställningsprocessen till eförvaltning och de är; Verksamhetsengagemang (nytänkande och förändringsvilja) Ledarskap och förändringsledning (nytänkande och förändringsvilja) Kraftsamling (fokus och disciplin) Finansiering och resursallokering Tydlig politisk agenda Anpassning av regelverk för att främja interkommunal samverkan Synkronisering mellan olika aktörer och pågående initiativ 6 Guide för effektiv regional e-utveckling, Vinnova, 2013

16 15 (15) 11 Bilagor Till detta styrdokument bifogas följande bilagor för ytterligare beskrivningar. Bilaga: Ledning & Styrning Bilaga: Färdplan Den är inte publicerad i författningssamlingen eftersom den är beroende av vilka projekt som beslutas.

17 Bilaga: Ledning & Styrning Hur styr vi omställningen till framtidens eförvaltning?

18 Utgångspunkter De satsningar som görs inom digitala området ska göras utifrån perspektivet nytta vägd mot kostnad, där fokus är på nyttan både ur ett medborgarperspektiv och ett verksamhetsperspektiv. Tjänster, system och digitala verktyg ska genom att vara flexibla och utvecklingsbara kunna stödja förändringar inom den kommunala verksamheten leverera välfärdstjänster i framtiden och samtidigt medverka till att skapa moderna och attraktiva arbetsplatser Ett antal förhållningssätt och arbetssätt kring styrning är viktiga för att säkerställa att vi arbetar utifrån fastlagda mål på nationell, regional och lokal nivå. Det måste också säkerställas att uppställda informationssäkerhetskrav uppfylls BILAGA till e-strategisk inriktning och färdplan

19 Utvecklingsprocessen Nationella direktiv från regering och riksdag Sveriges Kommuner & Landsting (SKL) Regionala instanser Samverkande kommuner Enskilda kommuner Effektivisering Leverans av tjänster Behov av tjänster Samhälle, medborgare, näringsliv BILAGA till e-strategisk inriktning och färdplan

20 Kommunövergripande e-/it strategisk styrprocess Verksamheter Strategisk nivå Strategisk Utvecklings- & Styrprocess Hur kan vi använda e-/it för att nå målen? Vad behöver göras? Prioriteringar? Hur påverkas medborgare och verksamheten? Taktisk nivå Planering och Uppföljning (VPL) Årlig planeringsprocess (prioritering-planering-genomförande-uppföljning) Operativ nivå (dagligt genomförande) Utveckling & Förbättringar Produktion & Support Avveckling BILAGA till e-strategisk inriktning och färdplan

21 Förslag på övergripande beslutsstruktur för e-utveckling Strategisk nivå 1 (politiska nivån) Politisk styrning T ex Kommunstyrelse, Regionsstyrelse, Direktion Höglandets Kommunalförbund Politiska överenskommelser och beslut kring kommunala, regionala och nationella tjänster och service Strategisk nivå 2 (tjänstemannanivån) Överordnade styrgrupper T ex Regional kommunchefsgrupp Kommuncheferna Höglandet och Förvaltningschefsgrupper Överenskommelser och beslut kring verksamhetsgemensamma, Höglandsgemensamma och regiongemensamma tjänster, system och plattformar Taktisk nivå Verksamhetsspecifika styrgrupper T ex Kommunövergripande nätverk, E- utvecklingsråd, Förvaltningsledning Verksamhetsspecifika överenskommelser och beslut kring tjänster och system Operativ nivå (linjen och projektorganisation) Utveckling & Förbättringar Produktion & Support Avveckling Genomförande av beslutade projekt, implementering, produktion, stöd/support och avveckling BILAGA till e-strategisk inriktning och färdplan

22 Karta över tänkbara besluts- och mötesforum Strategisk nivå Kommunfullmäktige Kommunstyrelse Förvaltningsledning Verksamhet Regionsstyrelse Kommunchefsgrupp regionen Höglandets Direktion E-/IT tjänster (lev) Ej etablerat idag Taktisk nivå E-råd Programkontor/ Portföljstyrning Nämnder Styrgrupper Projekt VU-grupper Systemägargrupper Strategigruppen Arkitekturstöd Kundkontakt (HIT) (key account) Operativ nivå Projekt Superusers Leverans (t ex HIT) Kundsupport (t ex HIT) BILAGA till e-strategisk inriktning och färdplan

23 Förslag på övergripande ramverk som stöd för strategisk dialog och styrning Verksamhetsarkitektur Vision 2030, Pilen Informationsarkitektur Process Org Data Appl Middle ware Teknisk arkitektur Plat form Net work Generalla principer Policy direktiv Tvärfunktionell samverkan E-strategisk inriktning och styrande principer Författningssamling Beställare, Systemägare, mm Informationssäkerhetsstrategi, bredbandsstrategi etc Specifika modeller Projektmodell mm Begreppsmodeller Kenneth Hellman BILAGA till e-strategisk inriktning och färdplan

24 Den strategisk e-/it-styrningens tre roller Arenor för: Dialog Lärande Beslut som förstås och accepteras Gemensam handling Ledningsroll (strategisk styrning) Prioritering och kommunövergripande beslut Strategiska behov Strategiska riktlinjer Strategiska riktlinjer Strategiska behov Verksamhetsroll (taktisk och operativ styrning) Ansvar för verksamhetsutveckling Säkra innehåll och verksamhetsnytta av e-/it-tjänster Beställning*) Tjänster Leveransroll (taktisk och operativ styrning) Ansvar för att leverera e-/it-relaterade tjänster enligt avtal och beställningar *) En beställning måste baseras på en effekt/nyttokalkyl och behovs-/funktionsbeskrivningar. Beslut ska tas av rätt instans. Leveranser ska vara behovsstyrt, dvs aktiviteterna drivs från beställare/kund. Saker görs bara ( lean ): I nödvändig omfattning (kvantiteter) Till överenskommen specifikation När det behövs BILAGA till e-strategisk inriktning och färdplan

25 Verksamhetsansvaret för e-/it Verksamhetsansvarig (chef) = systemägare = Budgetnivå, mandat att besluta om ramar. Har det övergripande ansvaret inför nämnd eller utskott att ett system förvaltas och utvecklas på ett för verksamheten bästa sätt. Initierar verksamhetens behov och beslutar om nyanskaffning, vidareutveckling eller om avveckling av system inom ramen för resurstilldelning för sin verksamhet. Är uppdragsgivare för de projekt som berör den egna verksamheten. Prioritera och besluta om ekonomiska förutsättningar (ekonomiskt ansvar) och lösningar. Initiera / beställa tjänster och åtgärder Ansvarar för att avstämning alltid sker med leverantör innan nyanskaffning, uppgradering eller uppdatering sker av ett verksamhetsspecifikt system. Säkerställa att mål och förväntade effekter uppnås (business case) Organisera sin IT verksamhet för att säkerställa systemägaransvaret Säkerställa att rätt informationssäkerhet*) finns för verksamhetens systemlösningar (verksamhetskritiska system) Tillse att det finns nödvändiga serviceavtal (SLA) utifrån verksamhetens behov och förutsättningar Ansvara för att supportavtal finns med leverantör *) Grundläggande informationssäkerhet innebär att fastställa: Vilket informationsinnehåll systemen ska ha Vilka lagar och andra regelverk som gäller Identifiera både verksamhetskrav och hotbild för systemen Faställa säkerhetsinstruktioner för systemen I samverkan med leverantör fastställa avbrottsplan samt driftgodkänna system Besluta om avregistrering av användare från den gemensamma infrastrukturen Tillsammans med krisledningsgrupp arbeta fram prioritering mellan verksamhetssystemen vid större haverier, dvs. regler för vilka system som ska startas upp respektive stängas ned BILAGA till e-strategisk inriktning och färdplan 9

26 Verksamhetsansvaret för e-/it Systemansvarig = Samordningsnivå Att på uppdrag från systemägare: Koordinera e-/ IT relaterade behov och initiativ inom verksamhetsområdet (kontaktperson internt och mot IT leverantörer) Klargöra verksamhetsområdets krav tillsammans med berörda (kravspecificering) Tillse att nödvändig dokumentation finns, att rätt säkerhets- och servicenivåer är klargjorda Följa upp och utvärdera beställningar och servicenivåer. Informera och kommunicera e-/it relaterade frågor till systemägare och verksamhet BILAGA till e-strategisk inriktning och färdplan 10

27 Roll VU-grupp ( verksamhetsutvecklingsgrupp ) Arbetar på uppdrag från Förvaltningsledningen Skall arbeta för tvärfunktionella nätverk mellan kommuner för samverkan/samarbete för att få en effektivare resursanvändning För olika initiativ och projekt ta fram behov och nyttokalkyler inklusive kostnader i samverkan med bland annat leverantör (t ex HIT) För förvaltningens räkning arbeta fram lämpliga servicenivåer (SLA) samt följa upp dessa. Grundavtal skrivs med leverantör (t ex HIT) kring SLA genom KLKs försorg Kommunicera uppföljning av servicenivåer, eskaleringsrutiner (problem, felanmälan, rättelser, avvikelser etc.) och planer för implementeringar, uppgraderingar, migreringar samt drift och underhåll till förvaltningsledning och verksamheten (förutsätter information från leverantörer och projektansvariga) Kontaktyta för den intern organisation, CIO/e-strateg, leverantör samt till andra kommuner kring utvecklingsfrågor BILAGA till e-strategisk inriktning och färdplan

28 En grov bild över dagens beslutsgång Politiska nivån KF Beslut: Strategier Policies Budget KS Utskott Beslut: Riktlinjer Beredning Projek Nämnder t Utskott Beslut: Riktlinjer Tjänstemannanivån Stora Förv.gruppen KD lgr KD Utvgr Kabinett Initiativ Projektstöd: Kvalificering Review Mallar Beslut: Handlingsplaner Förvaltningsledning Förvaltningsledning V-utv- VU-gr SKL Nationella initiativ E-råd Regionala initiativ VU-gr: Verksamhetsutvecklingsgrupp inom varje förvaltning. Kommunchefsgrupp Regionledning BILAGA till e-strategisk inriktning och färdplan

29 Effektivitet och Produktivitet - Att fokusera vid utvecklingsinsatser Realisera rätt effekter i verksamheten Prioritera rätt insats-/verksamhetsområde (nyttokalkyl) Välj rätt lösning (arbeta systematiskt och med beslutade metoder) Skapa rätt förmåga, användning/arbetssätt (träning, kompetensutveckling) Rätt utvecklingskostnader Förse med rätt kompetens och bemanning Förse med rätt utvecklingsmiljö, metoder och verktyg Effektiva uppföljnings- och kontrollinstrument Rätt drift och produktionskostnader Professionell kravställning Rätt arkitektur och systemstruktur Effektiv beställar-, underhålls- och driftorganisation BILAGA till e-strategisk inriktning och färdplan