Handlingar till socialnämndens sammanträde den 17 oktober 2012

Transkript

1 Handlingar till socialnämndens sammanträde den 17 oktober 2012

2

3 Socialkontoret TJÄNSTESKRIVELSE Datum Vår beteckning Dnr Socialnämnden Budget- och skuldrådgivning Nordväst Förslag till beslut Socialnämnden beslutar att: 1. I samverkan med Sollentuna kommun och Järfälla kommun inrätta en kommungemensam Budget- och skuldrådgivning. 2. Järfälla kommun är huvudman för verksamheten. 3. Verksamheten startar den 1 februari Upplands-Bro kommun godkänner samverkansavtal om Budget- och skuldrådgivning Nordväst, inklusive bilaga. 5. Socialchefen bemyndigas att teckna samverkansavtal samt vidta erforderliga åtgärder av praktisk karaktär (om lokaler, personal, mm) som är nödvändiga för start av den gemensamma verksamheten den 1 februari 2013, samt bemyndigas att fatta erforderliga beslut i anslutning till detta. Sammanfattning På uppdrag av socialcheferna i nordvästkommunerna har Sollentuna kommun utrett frågan om en kommungemensam budget- och skuldrådgivning. I utredningen framkommer att budget- och skuldrådgivningen skulle kunna utvecklas på ett positivt sätt genom ett samarbete. Järfälla kommun har tagit fram ett förslag på hur ett samarbete kan organiseras och utformas samt ett förslag på samverkansavtal. Järfälla tar också på sig att bli huvudman för verksamheten. Utöver Järfälla kommun har Sollentuna kommun och Upplands-Bro kommun ställt sig positiva till förslaget. Ytterligare kommuner i nordväst kan tänkas komma att ansluta sig i ett senare skede, vilket välkomnas av nu deltagande kommuner. Samverkansavtalet föreslås gälla från och med den 1 februari Beslutsunderlag Socialkontorets tjänsteskrivelse den 28 september 2012

4 2(4) Ärendet På uppdrag av socialcheferna i nordvästkommunerna har Sollentuna kommun utrett frågan om en kommungemensam budget- och skuldrådgivning. Utredningen visar på att kommunerna har mycket att vinna på ett samarbete. Att arbeta ensam i en verksamhet som budget- och skuldrådgivare i en kommun innebär risker för verksamhetens effektivitet och stabilitet. Genom att budget- och skuldrådgivare arbetar ihop kan kunskaper och erfarenheter spridas på ett effektivt sätt vilket också gynnar metod- och kompetensutvecklingen. Rådgivarna kan tillsammans skapa en användbar plattform genom en samlad expertis för kommunernas invånare. Rådgivningen blir pålitlig och varaktig och personer som behöver vägledning slipper vänta på hjälp och undgår ytterligare försämrad ekonomi. Syfte Syftet med den kommungemensamma verksamheten är att erbjuda invånarna i deltagande kommuner råd och anvisningar i frågor om budgetrådgivning, skuldrådgivning och skuldsanering. Samverkan ska medverka till att budgetoch skuldrådgivningen kan erbjudas med god kompetens och kvalitet samt med bra tillgänglighet och servicenivå. Samverkansavtal De samverkande kommunerna enas om att samverka i en gemensam budgetoch skuldrådgivning genom ett samverkansavtal. Avtalet föreslås gälla från och med den 1 februari Förhandlingar av uppsägning av avtalet upptas senast 24 månader före önskat utträde. I samverkansavtalet beskrivs bland annat syfte, målgrupp, organisation, lokalisering, ledning och finansiering. Järfälla kommun är huvudman för verksamheten och svarar för dess operativa drift, samt har arbetsgivaransvar. Verksamheten ska bedrivas med en enhetlig servicenivå gentemot samverkande kommuner. Huvudmannen ansvarar för att en verksamhetsplan, budget och verksamhetsberättelse årligen upprättas samt för uppföljning och löpande rapportering till de samverkande kommunerna. Samverkansavtalet tar även upp annan kompletterande information av betydelse. Organisation Verksamheten kommer att vara lokaliserad i Järfälla kommun och ligga under socialförvaltningens egen regi-verksamhet, Järfälla Stöd och Behandling (JSB). Huvudmannen svarar för att det för verksamhetens räkning finns ändamålsenliga lokaler med nödvändiga inventarier och utrustning. Där kommer huvuddelen av besök, telefonsamtal och brevkorrespondens att äga rum. Vid synnerliga skäl kan besök komma att bokas in och erbjudas invånarna i den egna kommunen. Det ankommer på respektive kommun att erbjuda ändamålsenlig lokal för dessa besök.

5 3(4) Personal Huvudmannen svarar för att det i verksamheten finns bemanning för att utföra uppgifterna, samt att personalen har lämplig utbildning och erfarenhet. Antalet tjänster är beroende av antalet invånare i kommunerna. I nuvarande budgetförslag ligger tre (3,0) tjänster. JSB kommer att tillse att daglig arbetsledare finns att tillgå. Samverkan förutsätter avtal och erbjudanden om verksamhetsövergång för personal som vid den gemensamma verksamhetens start finns i var och en av de samverkande kommunerna. Frågan om verksamhetsövergång hanteras i särskild ordning av personalmyndigheterna i kommunerna. Styrgrupp Styrningen ska följa det kompletterande avtalet för Politisk styrning av gemensamma verksamheter i samverkan Nordväst, vilken upprättades i april 2012 (Son 2012/370). Den politiska insynen säkras därmed genom denna nyordning. Enligt avtalet har den politiska styrgruppen att bereda och återföra strategiska frågeställningar inför beslut i respektive kommun och kan inom detta uppdrag ge socialchefsgruppen i uppgift att bereda frågor. Styrgruppen kan inte fatta beslut i frågor som avser de avtalade gemensamma verksamheterna. Verksamhetsplan, verksamhetsberättelse och budget skall årligen behandlas av styrgruppen. Socialchefsgruppen utgörs av förvaltnings- eller motsvarande verksamhetschef i respektive kommun med ansvar för den operativa driften av de gemensamma verksamheterna. Gruppen fattar beslut rörande ansökan för medel för extern finansiering (verkställighet). Gruppen är också beredande inför sammanträdena med den politiska styrgruppen. Ekonomi Den totala kostnaden för verksamhetens drift dvs. för personal, lokaler, administration och verksamhet ska fördelas mellan de ingående kommunerna i förhållande till antal invånare och antal ärenden per kommun under föregående år. Första året fördelas kostnaderna enbart efter antalet invånare per kommun. Förslag till budget återfinns i bilaga. Slutsatser Vinsterna med en kommungemensam budget- och skuldrådgivning är flera: förbättrad service till medborgarna, ökad tillgänglighet och kortare köer, minskad sårbarhet då uppdraget vilar på flera personer samt samordnad kompetensutveckling vilket säkerställer uppdragets långsiktiga kvalitet. På sikt kan fler kommuner komma att ansluta sig vilket påverkar enhetens storlek, ytterligare stärker fördelarna samt ökar förutsättningarna att också kunna arbeta förebyggande i högre utsträckning. För Upplands-Bros del kan Socialkontoret inte se några nackdelar med verksamheten. G:\Socialförvaltningen\Admin\Socialnämnden\2012\121017\01.01 Tjänsteskrivelse gemensam budget och skuldrådgivning.doc /

6 4(4) SOCIALKONTORET Eva Folke Socialchef Birgitta Dickson Avdelningschef, Myndighets- och beställaravdelningen Bilagor: 1. Samverkansavtal 2. Bilaga till samverkansavtal 3. Ekonomi 4. Politisk styrning Kopia av beslut till: Järfälla Kommun

7 Samverkansavtal om gemensam Budget- och skuldrådgivning Nordväst Sedan Järfälla, Sollentuna och Upplands-Bro kommuner enats om att samverka om en gemensam Budget- och skuldrådgivning har följande avtal träffats: 1 Syfte Syftet med den gemensamma verksamheten Budget- och skuldrådgivning Nordväst är att erbjuda invånarna i respektive kommuner råd och anvisningar i frågor om budgetrådgivning, skuldrådgivning och skuldsanering. samverkan ska medverka till att budget- och skuldrådgivningen kan erbjudas med god kompetens och kvalitet samt med bra tillgänglighet och servicenivå. 2 Målgrupp Målgrupp för verksamheten är skuldsatta personer eller personer som är i riskzonen för överskuldsättning. 3 Huvudman Järfälla kommun är huvudman för verksamheten och svarar för dess operativa drift, samt har arbetsgivaransvar för kommunal personal. 4 Organisation Huvudmannen svarar för att det i verksamheten finns bemanning för att utföra uppgifterna, samt att personalen har lämplig utbildning och erfarenhet. Det skall eftersträvas att i enheten/arbetsgruppen finns en bred kompetens i förhållande till uppgifterna i verksamheten. Respektive kommun svarar för möjligheten för dess invånare att via kommunens växel och e-postsystem kommunicera med Budget- och skuldrådgivning Nordväst. 5 Lokaler Huvudmannen ansvarar för att det för verksamhetens räkning finns ändamålsenliga lokaler med nödvändiga inventarier och utrustning. Samverkande kommuner skall tillhandahålla lokaler för kundbesök och samtal vid mottagning i respektive kommun när synnerliga skäl föreligger. 6 Verksamhetens innehåll Verksamheten ska bedrivas med en i princip enhetlig servicenivå gentemot samverkande kommuner. Verksamheten omfattar - hushållsekonomisk rådgivning

8 - skuldrådgivning samt - stöd vid skuldsanering 7 Ledning och styrning Verksamheten ingår hos huvudmannen i Järfälla stöd och behandling (JSB) inom Socialförvaltningen i Järfälla. Styrningen ska följa det kompletterande avtalet för Politisk styrning av gemensamma verksamheter i samverkan Nordväst, vilket upprättades i april Enligt avtalet har den politiska styrgruppen att bereda och återföra strategiska frågeställningar inför beslut i respektive kommun och kan inom detta uppdrag ge socialchefsgruppen i uppgift att bereda frågor. Styrgruppen kan inte fatta beslut i frågor som avser den avtalade gemensamma verksamheten. Verksamhetsplan, verksamhetsberättelse och budget skall årligen behandlas av styrgruppen. Socialchefsgruppen utgörs av förvaltnings- eller motsvarande verksamhetschef i respektive kommun med ansvar för den operativa driften av de gemensamma verksamheterna. Gruppen fattar beslut rörande ansökan för medel för extern finansiering (verkställighet). Gruppen är också beredande inför sammanträdena med den politiska styrgruppen. Den politiska styrgruppen sammanträder vid tre tillfällen per år. Socialchefsgruppen sammanträder vid minst sex tillfällen per år. Ansvarig/operativ chef för verksamheten kan adjungeras som föredragande till den politiska styrgruppen och till socialchefsgruppen. 8 Planering, uppföljning och utvärdering Huvudmannen, Järfälla kommun, ansvarar för att verksamhetsplan, budget och verksamhetsberättelse årligen upprättas i samråd med i avtalet ingående kommuner. Huvudmannen ansvarar för uppföljning och löpande rapportering till de samverkande kommunerna. I samråd med den politiska styrgruppen alternativt socialchefsgruppen (se 7) avgör huvudmannen om särskild uppföljning och utvärdering av verksamheten ska genomföras. 9 Verksamhetsberättelse och årsredovisning Huvudmannen, Järfälla kommun, skall efter varje verksamhetsårs utgång inför den politiska styrgruppens sammanträde i januari/februari, lämna verksamhetsberättelse och årsredovisning för verksamheten till de i avtalet ingående parterna. Handlingar ska utsändas till parterna minst en vecka före utsatt mötesdag. 10 Finansiering Verksamhetsår 1 (dvs. under år 2013) finansieras verksamheten i förhållande till invånarantalet den 31 december 2011 i respektive kommun som ingår i avtalet.

9 Från och med verksamhetsår 2, år 2014, skall den totala kostnaden för verksamhetens drift (dvs. för personal, lokaler, administration och verksamhet) fördelas mellan de ingående kommunerna enligt följande fördelning: o 50 % av kostnaderna fördelas i förhållande till invånarantalet den 31 december föregående år (det vill säga 2012 för verksamhetsår 2, 2013 för verksamhetsår 3 etc) i respektive kommun som ingår i avtalet. o 50 % av kostnaderna fördelas i förhållande till antalet budget- och skuldrådgivningsärenden per kommun under föregående år. Kostnadsfördelning för respektive år fastställs i enlighet med ovanstående modell i samband med behandling av budget enligt det kompletterande avtalet för Politisk styrning av gemensamma verksamheter i samverkan Nordväst. 11 Betalning Ersättning enligt 10, dvs. enligt fastställd budget och fördelning mellan kommunerna för innevarande år, ska av vardera kommunen betalas till verksamhetens huvudman senast den 30 juni respektive år. 12 Verksamhetsövergång Start av Budget- och skuldrådgivning Nordväst förutsätter s.k. verksamhetsövergång för personal som vid verksamhetens start finns i var och en av de samverkande kommunerna. Verksamhetsövergången regleras i ett särskilt avtal. 12 Ändrade förutsättningar Om förändring av medverkande kommuns organisation och verksamhet eller annat oförutsett inträffar som påverkar tillämpningen av detta avtal ska berörd part uppta överläggningen om eventuella förändringar av avtalets innehåll. Detsamma ska gälla om förändringar sker i lag eller annan författning som påverkar tillämpningen av avtalet. 13 Avtalstid Detta avtal gäller från och med den 1 februari Förhandlingar av uppsägning av avtalet upptas senast 24 månader före önskat utträde.

10 Av detta avtal har 3 likalydande exemplar upprättats och utväxlats. För Sollentuna kommun För Järfälla kommun namnförtydligande titel namnförtydligande titel..... För Upplands-Bro kommun namnförtydligande titel

11 1 (2) Bilaga till samverkansavtal om gemensam Budget- och skuldrådgivning Nordväst Som komplement till samverkansavtalet redovisas nedan ett antal förutsättningar, överväganden och annat underlag. Underlag för avtalet är även Utredning angående en kommungemensam budget- och skuldrådgivning i nordvästkommunerna (daterad , Dnr 2010/92 SN.700) som upprättats inom Sollentuna kommun. Bakgrund Enligt skuldsaneringslagen (2006:548) ska kommunerna lämna råd och anvisningar i budgetoch skuldfrågor till skuldsatta personer. Kommunens roll när det gäller budget- och skuldrådgivningsarbetet anges i 2, andra stycket skuldsaneringslagen: Kommunen skall inom ramen för socialtjänsten eller på annat sätt lämna råd och anvisningar i budget- och skuldfrågor till skuldsatta personer. Denna skyldighet gäller även under skuldsaneringsförfarandet och under löptiden för en betalningsplan. I propositionen 2005/06:124 framgår vidare: Grundidén är att de kommunala rådgivarna genom olika former av ekonomisk rådgivning dels skall bidra till att förebygga överskuldsättning, dels skall hjälpa skuldsatta personer att finna en lösning på sina problem rådgivarna skall ge råd till och verka för olika former av frivilliga uppgörelser även för gäldenärer som av en eller annan anledning inte kan eller vill komma i fråga för en skuldsanering enligt lagen. Det finns inga ytterligare lagar eller regler som direkt styr budget- och skuldrådgivarens verksamhet och kommunerna kan själva välja hur de vill lägga upp arbetet. Det ställs i lagen inget krav på att budget- och skuldrådgivningen ska vara organiserad under socialnämnden. Rådgivarna utövar ingen myndighetsutövning och behöver därför ingen övergripande nämnd. Om organisation och bemanning Det skall enligt avtalet eftersträvas att i enheten/arbetsgruppen finns en bred kompetens i förhållande till uppgifterna i verksamheten. Verksamheten måste sammantaget behärska ett brett fält av kunskaper, från juridiska och ekonomiska till sociala och psykologiska. För att klara detta bör gärna i verksamheten finnas rådgivare med olika kompetens, det kan vara ekonomer, jurister och socionomer. Genom att kompetensen finns i gruppen kan kollegorna dra nytta av varandras kunskaper. Verksamheten planeras vid start ha en bemanning med tre (3) årsarbetare. Förändringar i bemanningen med hänsyn till servicenivå eller servicebehov överenskommes mellan kommunerna vid fastställande av verksamhetsplan för respektive år. Lokaler mm Verksamheten har sitt säte i Järfälla och förutsätts bilda en enhet med gemensamma lokaler i Järfälla. Med hänsyn till verksamhetens karaktär är det samtidigt viktigt att den kan erbjuda en lättillgänglig service till invånarna i respektive kommuner. Verksamheten bör därför, när särskilda skäl föreligger, kunna erbjuda möjlighet till besök och samtal i lokaler i respektive av

12 2 (2) de samverkande kommunerna. Det ankommer på respektive kommun att erbjuda lokal för dessa besök/samtal. Respektive kommun svarar för information och ev. annonsering om verksamhet till invånare i den egna kommunen. Verksamhetens innehåll Det ska eftersträvas att verksamheten erbjuds på en enhetlig servicenivå i de samverkande kommunerna. Med hänsyn till att den tidigare verksamheten i olika kommuner kan ha olika inriktning måste alla vara beredda på anpassningar. Det är naturligt att verksamheten får den inriktning som eftersträvas på mera nationell nivå, dvs. mot ett arbetssätt som anpassas efter enskildas behov och förmåga. Inriktningen av verksamheten skall förankras i verksamhetens politiska styrgrupp och i socialchefsgruppen. Ledning och styrning Järfälla stöd och behandling (JSB) är en utförarorganisation inom Socialförvaltningen. JSB utför dels öppna sociala tjänster, dels tjänster på grundval av myndighetsbeslut (bistånd). JSB arbetar renodlat på uppdrag, dvs. är ingen anslagsstyrd verksamhet. Verksamheten finansieras till 100 % genom de uppdrag som JSB utför. Budget- och skuldrådgivningen planeras att bli en egen enhet inom JSB men kommer som sådan att arbeta utifrån samma förutsättningar som övriga enheter. Finansiering Finansiering av verksamheten förutsätts ske enligt en modell som tillämpas vid andra samverkansavtal mellan nordväst-kommunerna, dvs. med 50 % med koppling till invånarantal och 50 % med koppling till antal budget- och skuldrådgivningsärenden i verksamheten. Med budget- och skuldrådgivningsärenden avses ärenden som innefattar tydliga inslag av rådgivning. Enkla svar på frågor, hänvisningar etc. (per telefon eller i annan form) utgör inte ärende. Ett ärende är normalt knutet till en person (dvs. inte ett hushåll). Eftersom verksamheten ser olika ut i de samverkande kommunerna bedöms det svårt att inför starten av Budget- och skuldrådgivning Nordväst få en rättvisande bild av antalet ärenden i befintlig verksamhet i respektive kommuner. För verksamhetsår 1 (dvs. för år 2013) föreslås därför finansieringen till 100 % baseras på invånarantalet i respektive kommun.

13 Förslag 3 kommuner: Specifikation 3 tjänster Helår Personalkostnader Lokaler Administrativa kostn Utbildning etc Resor etc Verksamhetssystem (Boss etc) OH-Telefoni OH-IT (datorarbetsplats etc) OH-Personal OH-ekonomi- och persadm, juridiskt stöd, mm Initiala kostnader /start etc./ Totalt tjänster Fördelning per invånare (enligt SCB) 31 dec 2011 Helår Järfälla kommun Sollentuna kommun Upplands-Bro kommun Totalt

14

15

16

17

18 Socialkontoret TJÄNSTESKRIVELSE Datum Vår beteckning Dnr Socialnämnden Reviderad dokumenthanteringsplan Förslag till beslut Socialnämnden fastställer reviderad dokumenthanteringsplan. Sammanfattning Socialförvaltningen har gjort en genomgång och revidering av tidigare fastställda dokumenthanteringsplan för socialnämndens verksamhetsområde. Föreslagen dokumenthanteringsplan innefattar socialnämndens samtliga verksamhetsområden. Beslutsunderlag Socialförvaltningens tjänsteskrivelse daterad den 1 oktober Ärendet Socialförvaltningen har gjort en genomgång och revidering av tidigare fastställda dokumenthanteringsplan för socialnämndens verksamhetsområde. Tidigare dokumenthanteringsplan återfinns i: Dokumenthanteringsplan för Socialnämndens ansvarsområde, fastställd av socialnämnden Genomgång och revidering av dokumenthanteringsplaner har genomförts med anledning av att det har skett en omorganisation inom socialkontoret. Avdelningen gemensam administration har blivit avdelning för kvalitet och verksamhetsstöd.. Avdelningarna individ- och familjeomsorg och äldre- och handikappomsorg har slagits ihop och delats till myndighets- och beställaravdelning och utföraravdelning. Fler dokument sparas digitalt i ärende och dokumenthanteringssystemet. Med stöd av internet kan man numera hämta den information man behöver i sitt arbete på ett lätt sätt. Informationen behöver inte samlas in och förvaras inom den egna förvaltningen.

19 2(2) Föreslagen dokumenthanteringsplan innefattar socialnämndens samtliga verksamhetsområden. SOCIALKONTORET Eva Folke Socialchef Karin Lindbom Avdelningschef Bilagor: Dokumenthanteringsplan för socialnämndens ansvarsområde

20 DOKUMENTHANTERINGSPLAN FÖR SOCIALNÄMNDENS ANSVARSOMRÅDE Fastställd den XX XXXXXX XXXX av Socialnämnden 1(14)

21 INNEHÅLL DOKUMENTHANTERINGSPLAN ALLMÄNT... 3 Struktur...3 Registrering av handlingar...3 Digitala handlingar...3 Bevarande och gallring...3 Rensning av personakter...5 Verksamhetssystem... 5 Arkivbeskrivning... 6 Enskilda utförarverksamheter...8 DOKUMENTHANTERINGSPLAN NÄMND KVALITET OCH VERKSAMHETSSTÖD... 9 DOKUMENTHANTERINGSPLAN MYNDIGHET OCH BESTÄLLARAVD DOKUMENTHANTERINGSPLAN - KOMMUNAL HÄLSO- OCH SJUKVÅRD (14)

22 DOKUMENTHANTERINGSPLAN ALLMÄNT Socialnämndens dokumenthanteringsplan ger anvisningar i vilket verksamhetssystem handlingar ska registreras och var handlingarna placeras, arkiveras. Struktur I denna dokumenthanteringsplan redovisas de handlingar som förvaras på socialkontoret. Handlingarna redovisas på nämndnivå, avdelningsnivå och verksamhetsnivå avseende kommunal hälso- och sjukvård. Registrering av handlingar Enligt 5 kap. 1 offentlighets- och sekretesslagen har varje myndighet skyldighet att registrera allmänna handlingar så snart de har kommit in till eller upprättats hos myndigheten. Registreringsskyldigheten gäller inte om: En myndighet hos en annan myndighet har elektronisk tillgång till en upptagning för automatiserad behandling som är en allmän handling ska handlingen registreras endast av den myndighet som gjort upptagningen tillgänglig för den andra myndigheten. Offentliga handlingar behöver inte registreras om de hålls ordnade så att det utan svårigheter kan fastställas om de har kommit in eller upprättats (T.ex. i en systematisk förvaring i en pärm). Det är uppenbart att en allmän handling är av ringa betydelse för myndighetens verksamhet, behöver den varken registreras eller hållas ordnad. T.ex. enklare förfrågningar, reklam, kurserbjudanden m.m. Regeringen har meddelat särskilda föreskrifter om att handlingar av ett visst slag hos en myndighet inte behöver registreras. Digitala handlingar Enligt 2 kap. 3 tryckfrihetsförordningen begreppet handling omfattar utöver framställning i skrift eller bild samt upptagning som kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas endast med tekniskt hjälpmedel. Det innebär att digitala handlingar, uppgifter i olika IT-system samt bild- och ljudupptagningar ska behandlas på samma sätt som andra skriftliga framställningar. Oavsett om en handling finns på papper eller enbart i digital form gäller de gallringsregler som framgår av dokumenthanteringsplanen. Bevarande och gallring Dokumentationen inom myndighets- och beställaravdelningen och kommunal hälso- och sjukvård sker i personakter som dels finns i pappersformat och dels i digitalt i olika IT-baserade verksamhetsstöd. Hantering av personakter enligt socialtjänstlagen Gallring Anteckningar och andra uppgifter i en personakt hos socialnämnden som tillhör en sådan sammanställning av uppgifter som avses i lagen (2001:454) om behandling av personuppgifter inom socialtjänsten skall gallras fem år efter det att sista anteckningen gjordes i akten. Uppgifterna skall dock inte gallras så länge uppgifter om samma person inte har gallrats av nämnden enligt andra stycket. 3(14)

23 Uppgifter i en sammanställning som avses i lagen om behandling av personuppgifter inom socialtjänsten skall gallras fem år efter det att de förhållanden som uppgifterna avser har upphört. Observera att uppgifter i socialregistret skall gallras senast i samband med att personakten gallras eller avställs för bevarande. Den del av personakten som förs digitalt (i Procapita) och den s.k. pappersakten skall gallras vid samma tillfälle och gallringen dokumenteras. Om en anmälan/förhandsbedömning tillförs en redan existerande personakt där samtliga ärenden och insatser är avslutade sedan tidigare förlängs gallringsfristen för redan befintliga handlingar i akten. Gallringen skall göras årligen och den skall vara avslutad senast kalenderåret efter det att gallringsskyldigheten inträdde. Handläggaren ansvarar för att handlingar av tillfällig eller av uppenbart ringa betydelse gallras ur personakten före avställning för arkivering. Gallring av handlingar med kortare gallringsfrist än 5 år ska genomföras kontinuerligt utan hänsyn till när ärendet avslutas. Avtal enligt 6 kap. 6, 14 a andra stycket eller 15 a andra stycket föräldrabalken som godkänts av socialnämnden skall arkiveras separat och får inte gallras förrän barnet fyllt arton år. Bevarande i individens intresse Av rättssäkerhetsskäl och för att vissa personer skall ha möjlighet att söka reda på sitt sociala ursprung skall enligt 12 kap. 2 SoL följande handlingar bevaras under obegränsad tid: 1. Handlingar som kommit in eller upprättats i samband med utredning av faderskap. 2. Handlingar som kommit in eller upprättats i samband med utredning om adoption. 3. Handlingar som kommit in eller upprättats i samband med att ett barn har placerats i ett hem för vård eller boende, i ett familjehem eller i ett annat enskilt hem som inte tillhör någon av föräldrarna eller någon annan som har vårdnaden om barnet. Observera att för personakter rörande placerade barn är det endast ärenden som resulterat i en placering som skall bevaras. Bevarande för forsknings behov Förutom handlingar i ovanstående ärenden skall även vissa handlingar av hänsyn till forskningens behov undantas från gallring. Det gäller handlingar i ärenden för personer som är födda den 5, 15 och 25 i varje månad (12 kap. 2 SoL och 7 kap. 2 socialtjänstförordningen). Detta krav gäller endast under förutsättning att personen är föremål för ärende inom socialtjänsten. Personakter bör redan vid avställning för arkivering delas upp i ärenden med handlingar som skall bevaras respektive ärenden med handlingar som skall gallras. Hantering av personakter enligt lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade Gallring Bevarande och gallring av handlingar i en personakt regleras i 21c och 21d i lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS). Om anteckningar och andra uppgifter i en personakt tillhör en sådan sammanställning som avses i lagen (2001:454) om behandling av personuppgifter inom socialtjänsten skall uppgifterna gallras fem år efter det att sista anteckningen gjordes i akten. Handläggaren ansvarar för att handlingar av tillfällig eller av uppenbart ringa betydelse gallras ur personakten vid arkivering. Bevarande För att vissa personer skall ha möjlighet att söka reda på sitt sociala ursprung skall handlingar som kommit in eller upprättats i samband med att en insats i form av boende i ett familjehem eller i bostad med särskild service för barn och ungdomar som behöver bo utanför föräldrahemmet bevaras (21d LSS). Av hänsyn till forskningens behov skall även handlingar i ärenden för personer födda den 5, 15 och 25 i varje månad undantas för gallring. 4(14)

24 Hantering av journaler i kommunal hälso- och sjukvård Gallring och bevarande Journaler skall gallras tio år efter sista anteckning enligt patientdatalagen. För forskningens behov undantas dock journaler för personer födda den 5, 15 och 25 i varje månad. Gallringsbestämmelserna gäller lika för både pappersakter och digitala akter. Rensning av personakter När ett ärende är avslutat ska personakterna rensas. Handlingarna som saknar aktualitet och betydelse för ärendets bedömning ska rensas ut. Sekretessbelagda handlingar som ska rensas ut läggs i låsta sekretessbehållare. Verksamhetssystem På socialförvaltningen används flera verksamhetssystem I vilka handlingar registreras och förvaras digitalt. System Verksamhetsområde Ansvarig alternativt Används av Agresso Ekonomisystem KSF Samtliga socialnämndens avdelningar och enheter Diabas Postlista Allmänna ärenden Nämndadministration ProCapita Ärende- och dokumentsystem Registrering, utredning, beslut, verkställighet SoL, LVM, LVU, familjerätt och statistik SoL, LSS akter (myndighet och verkställighet). Statistik HSL- journal. Statistik Myndighets- och beställaravd. Utföraravdelning Myndighets- och beställaravd. Utföraravdelning Mobipen Verktyg för dokumentation Utföraravdelning Symphoni Registrering Tandvård Landstingets databas. Myndighets- och beställaravd. Palliativa registret Registrering äldreomsorg Landstingets databas. Myndighets- och beställaravd. TimeCare Arbetsschema för Utföraravdelning Web Care omvårdnadspersonal Gemensam databas för utskrivningsklara patienter inom slutenvården Landstingets databas. Myndighets- och beställaravd. Utföraravdelning Samtliga socialnämndens Out Look Inkomna och utgående e-post meddelanden avdelningar och verksamheter Socialförvaltningens officiella Samtliga socialnämndens myndighetsbrevlåda avdelningar och verksamheter PJP Testverktyg för anställning KSF/personalenhet Rekryterande chefer Reach me Inkommande ansökningar om anställning Ansvarig Personalenhet/ Chefer som rekryterar KS: förvaltning 5(14)

25 G: Annat Arbetsmaterial förstöras efter inaktualitet Gemensam katalog Myndighets- och beställaravd. Utföraravdelning ALK T Serveringstillstånd Kvalitets- och verksamhetsstöd Arkivbeskrivning Arkivbeskrivningen visar socialnämndens arbetsuppgifter och organisation från och med tidpunkten för senaste större omorganisation, arkrivets struktur (aktskåp/aktrum, närarkiv, slutarkiv m.m.) samt vilka gallringsregler som tillämpas. Arkivbeskrivningen ska också upplysa om vem eller vilka som ansvarar för myndighetens arkivvård. Socialkontoret leds av socialchef och består av tre avdelningar d.v.s. avdelningen för kvalitetsoch verksamhetsstöd och myndighets- och beställaravdelningen samt utföraravdelning. Avdelningen för kvalitets- och verksamhetsstöd Avdelningen för kvalitets- och verksamhetsstöd ansvarar för frågor för ekonomi, fakturahantering, information, allmänna utredningar och remisshantering, allmänna ärenden, nämndhantering, framtagande av statistik, serveringstillstånd, tillsyn enligt alkohollagen, tillsyn av försäljning av tobak enligt tobakslagen, tillsyn över försäljning av receptfria läkemedel, avgiftshantering.. Arkivrutiner för kvalitets- och verksamhetsstöd Närarkiv Aktuella och/eller pågående handlingar förvaras i närarkiv eller hos handläggare. Med närarkiv avses låst aktskåp/aktrum. Datahandlingar tas ut på papper enligt dokumenthanteringsplan. Mellanarkiv Handlingar sparas i mellanarkivet enligt dokumenteringshanteringsplan. Kommunarkiv Handlingar som ska bevaras skickas till kommunarkivet (slutarkivet). Myndighets- och beställaravdelning Avdelningen bistår enskilda personer och familjer med socialt stöd i form av ekonomiskt bistånd, vård- och behandlingsinsatser, råd- och stödinsatser, samordning av kommunens flyktingmottagande, dödsboanmälan. Verksamheten styrs av socialtjänstlagen (SoL), lag om vård av missbrukare (LVM, lag med särskilda bestämmelser om vård av unga (LVU), föräldrabalken, lag om färdtjänst och lag om riksfärdtjänst. Avdelningen för individ- och familjeomsorg har följande enheter: 1. Vuxenenheten 2. Barn- och ungdomsenheten 3. Biståndsenheten Arkivrutiner för individ- och familjeomsorgen Närarkiv Aktuella och/eller pågående handlingar förvaras i närarkiv eller hos handläggare. Med närarkiv avses låst aktskåp/aktrum eller bokhylla. Datahandlingar tas ut på papper enligt dokumenthanteringsplan. 6(14)

26 I pågående enskilda personärenden förvaras pappersdokument i personakter. Akterna ska förvaras i låsta aktskåp/aktrum på berörd enhet där ärendet är aktuellt. Myndighets- och beställaravdelningen förvarar dokumentationen om enskilda ärenden i en s.k. huvudakt. Utföraravdelningen förvarar dokumentationen om enskilda ärenden i s.k. inneliggare. När ärendet avslutas ska inneliggare skickas till huvudakten. Datahandlingar tas ut på papper enligt dokumenthanteringsplan. Mellanarkiv Handlingar och personakter sparas i mellanarkivet enligt dokumenteringshanteringsplan. Kommunarkiv Handlingar och personakter som ska bevaras skickas till kommunarkivet (slutarkivet). Socialnämnder i Upplands-Bro och Järfälla kommun har en s.k. kommungemensam organisation för familjerättsfrågor och har en egen plan för dokumenthantering. Utföraravdelning Avdelningen ansvarar för stöd och service till äldre personer och yngre personer som har fysiska och/eller psykiska funktionsnedsättningar. Verksamheten styrs av socialtjänstlagen (SoL), lag en om stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS), lag om assistansersättning (LASS), hälso- och sjukvårdslagen (HSL)samt lag om färdtjänst och lag om riksfärdtjänst. Avdelningen består av följande enheter: 1. Enhet för hemtjänst, servicehus. 2. Enhet för Kungsgårdens äldreboende samt för kommunal hälso- och sjukvård 3. Enhet för Norrgårdens och Allégårdens äldreboende samt dagverksamhet. 4. Enhet för Hagtorps äldreboende 5. Enhet för LSS-verksamheter (personlig assistans, kontaktperson, ledsagarservice, dagliga verksamheter, avlösarservice och gruppboenden) 6. Enhet för verksamheter till personer med psykisk funktionsnedsättning (sysselsättning, boendestöd och öppen träfflokalverksamhet) 7. Enhet Solängen, ungdomsmottagning, Härnevimottagning och arbetsmarknadsåtgärder. Arkivrutiner för äldre- och handikappomsorg Närarkiv Aktuella och/eller pågående handlingar förvaras i närarkiv eller hos handläggare. Med närarkiv avses låst aktskåp/aktrum eller bokhylla. Datahandlingar tas ut på papper enligt dokumenthanteringsplan. I pågående enskilda personärenden förvaras pappersdokument i personakter (SoL, LSS). Akterna ska förvaras i låsta aktskåp/aktrum på berörd enhet där ärendet är aktuellt Biståndsenheten förvarar myndighetens dokumentation om enskilda ärenden i en s.k. SoL huvudakt alternativt LSS-huvudakt. Utförarenheterna förvarar dokumentationen om enskilda ärenden i s.k. inneliggare. När ärendet avslutas ska inneliggare skickas till huvudakten. Datahandlingar tas ut på papper enligt dokumenthanteringsplan. Mellanarkiv Handlingar sparas i mellanarkivet enligt dokumenteringshanteringsplan. 7(14)

27 Kommunarkiv Handlingar och personakter som ska bevaras skickas till kommunarkivet (slutarkivet). Arkivrutiner för kommunal hälso- och sjukvård Närarkiv Aktuella och/eller pågående handlingar förvaras i närarkiv eller hos handläggare. Med närarkiv avses låst aktskåp/aktrum eller bokhylla. Datahandlingar tas ut på papper enligt dokumenthanteringsplan. I pågående enskilda personärenden förvaras pappershandlingar i HSL-aktomslag i låsta HSL-aktskåp på berörd sjuksköterskeexpedition i den enhet där ärendet är aktuellt. HSL-journal finns även digitalt (data). När ärendet avslutas ska digitala (data) HSLjournaler tas ut på papper och sammanfogas med övrig HSL-dokumentation i HSLaktomslaget. Därefter ska journal skickas till kommunhuset. Mellanarkiv Handlingar sparas i mellanarkivet enligt dokumenteringshanteringsplan. Kommunarkiv Handlingar och personakter som ska bevaras skickas till kommunarkivet (slutarkivet). Enskilda utförarverksamheter 7 kap. 3 a SoL: Handlingar i en personakt i enskild verksamhet som avser barn som har placerats eller tagits emot i ett hem för vård eller boende eller tagits emot i ett hem för vård eller boende eller i sådant boende som avses i 5 kap. 7 tredje stycket ska överlämnas för bevarande till den socialnämnd som beslutat om insatsen, när gallringsskyldigheten enligt 3 första stycket inträder. I 8 Arkivlagen anges att Kommunstyrelsen är arkivmyndighet i kommunen. Att ta hand om personakter i enskild verksamhet kan bli aktuellt i följande tre fall: Socialstyrelsen får besluta att en personakt i enskild verksamhet som står under Socialstyrelsens tillsyn enligt denna lag ska tas om hand 1. om verksamheten upphör 2. om det på sannolika skäl kan antas att personakten inte kommer att handhas enligt föreskrifterna i denna lag eller enligt föreskrifter som meddelats med stöd av lagen, eller 3. om den som ansvarar för personakten ansöker om det och det finns ett påtagligt behov av att akten tas om hand. Personakter som har tagits om hand ska förvaras avskilda hos arkivmyndigheten i den kommun där akterna omhändertagits. 8(14)

28 DOKUMENTHANTERINGSPLAN NÄMND KVALITETS- OCH VERKSAMHETSSTÖD Nämnden: Socialnämnden Förvaltning: Socialkontoret Verksamhet: Nämndhantering, gemensam administration, tillståndsgivning och tillsyn enligt alkohollagen, anmälan tobakslagen, receptfria läkemedel, föreningsbidrag, ekonomi Mellanarkiv Plan 2 Arkivansvarig: Avdelningschef för gemensam administration Rutin Handling Medium Arkivordning Förvaring Handlingar rörande allmän administration Protokoll, SN, original Papper Datum Närarkiv plan 4 Protokoll, AU, original Papper Datum Närarkiv plan 4 MBL-protokoll och bekräftelser Papper Datum Närarkiv plan 4 Kommunarkiv Plan 1 Gallras/ Bevaras Första giltighetsdatum: Anmärkning efter 5 år Bevaras Arkivbeständigt papper efter 5 år Bevaras Arkivbeständigt papper efter 5 år Bevaras Arkivbeständigt papper MBL-kallelser Digitalt Datum Digitalt Vid inaktualitet Ledningsgruppsprotokoll Digitalt Datum Digitalt 5 år Original Dagordning till arbetsplatsträffar Digitalt Datum Digitalt Vid inaktualitet Protokoll från arbetsplatsträffar Digitalt Datum Handläggare 5 år Ordförandebeslut Papper Paragraf Närarkiv efter 1 år Bevaras plan 4 Förteckning över delegationsbeslut Digitalt Diariet Bevaras Diabas- diariesystem Digitalt Diarieförda handlingar Digitalt Dnr.nr. Diariet/närarkiv plan 4 efter 5 år Bevaras Förvaras i diarieakt. Utredningar som blir följd av inkommen handledning skrivs på arkivbeständigt papper. Ej diarieförda handlingar Digitalt 2 år Pappersexemplar kastas direkt, Kallelser, föredragningslistor, SN, AU Delegationslistor för anmälan till SN Digitalt Papper Datum Närarkiv plan 4 Vid inaktualitet 2 år dokumentregistreras och skannas. 9(14)

29 Rutin Handling Minneanteckningar från samverksansforum Minnesanteckningar från olika samarbetspartners Medium Arkivordning Förvaring Mellanarkiv Plan 2 Kommunarkiv Plan 1 Gallras/ Bevaras Anmärkning Digitalt Datum Närarkiv plan 4 2 år Dokumentregistreras och skannas. Bevaras om de innehåller beslut eller information av direkt betydelse för verksamheten. Annars gallras. Digitalt 5 år Bevaras om de innehåller beslut eller information av direkt betydelse för verksamheten. Gallras annars. Enkäter inkomna och svar Papper Alfabetisk Registrator Dokumentregistreras och skannas. Vissa enkäter av större intresse diarieförs. Postlista Papper Datum Registrator 2 år Veckovis pappersuttag Budget och skuldsanering Papper Personnummer 5 år Handlingar rörande ekonomi administration Utbetalda checkar (kopior) Papper Löp nr. Närarkiv plan 4 efter 2 år 10 år Kontoutdrag Sparbanken Papper Datum Kamrersass. 10 år Kopia attestlista Procapita Papper Närarkiv plan 4 2 år Utbetalningar från F-kassan Papper Datum Närarkiv plan 4 10 år Beslut assistansersättning, LSS, kopior Räkningar assistansersättning LSS, kopior Debiteringslista vård och omsorg hemtjänst Papper Datum Närarkiv plan 4 10 år Papper Datum Närarkiv plan 4 10 år Papper Datum Kamrersass. Efter 1 år närarkiv plan 4 efter 2 år Verifikationer Agresso Papper Datum Närarkiv plan 4 efter 2 år 10 år Avgiftsbeslut ÄO Papper Personnr. Närarkiv plan 4 efter 2 år 10 år Anbud vid upphandling, antaget Bevaras Anbud vid upphandling, ej antaget 2 år 10(14) 10 år

30 Rutin Medium Arkivordning Förvaring Mellanarkiv Kommun- Gallras/ Anmärkning Handling Plan 2 arkiv Plan 1 bevaras Handlingar rörande ekonomi administration Arbetsskadeanmälan, kopia Papper Enhet Närarkiv 3 år Original till försäkringskassan (tillbud, hot och våld plan 4 Klottersanering Papper Assistent Efter 1 år 3 år 11(14)

31 DOKUMENTHANTERINGSPLAN Nämnden: Socialnämnden Förvaltning: Socialkontoret Verksamhet: Barn, ungdom och familj, flykting, ekonomiskt bistånd missbruk/beroende, dödsboanmälan Äldre- och handikappomsorg SoL, LSS, Färdtjänst, Riksfärdtjänst MYNDIGHETS- OCH BESTÄLLARAVDELNING Arkivansvarig: Avdelningschef Första giltighetsdatum: Rutin Handling Personakter SoL, LVM, LVU Medium Papper Digitalt Förvaring Närarkiv plan 1 och 2 Mellanarkiv Plan 2 Arkivordning Personnummer Kommunarkiv Plan 1 Alla födda dag 5, 15 och 25 Gallras/ bevaras Bevaras alla födda 5,15,25 samt enl regler se sid 3-4 Anmärkning ProCapita används för digitalt stöd.. Inneliggare (ärenden hos utföraren) enligt SoL Nyckelkvittenser/förteckning över utlämnade nycklar Rapporter och anmälningar som inte tillhör ärende och inte ger upphov till ärende Papper Digitalt Personnummer Närarkiv ute på enheter Papper Datum Närarkiv plan 1 pärm Papper Datum Närarkiv plan1 pärm Agressofakturor (original) Papper Löp nr. Närarkiv plan1 pärm Verifikationer Papper Löp nr. Närarkiv plan1 pärm Ansökan statsbidrag flykting Papper Närarkiv plan 2 pärm Krav för återbetalning Papper Närarkiv plan 2 pärm Transaktionslista original Papper Närarkiv plan 2 efter 2 år efter 2 år Övriga akter gallras 5 år efter sista anteckning Vid inaktualitet Vuxna 3 månader Barn 2 år 10 år 10 år 10 år 10 år 2 år Efter avslut, inneliggare rensas och skickas till huvudakten. När nyckeln återlämnats/efter sista anteckningen 12(14)

32 Mellanarkiv Plan 2 Rutin Handling Medium Arkivordning Förvaring Attestlista Papper Närarkiv plan1 Utbetalda checkar Papper Närarkiv plan 1 Kommunarkiv Plan 1 Gallras/ bevaras 10 år 10 år Anmärkning 13(14)

33 Nämnden: Socialnämnden Förvaltning: Socialförvaltning Verksamhet: Kommunal hälso- och sjukvård DOKUMENTHANTERINGSPLAN - KOMMUNAL HÄLSO- OCH SJUKVÅRD Arkivansvarig: MAS Första giltighetsdatum: Rutin Handling HSL-journal Medium Papper Digitalt Förvaring Närarkiv ute på enheterna t.o.m. 6 månader efter avslut av journal Mellanarkiv Plan 2 10 år, utom födda dag 5, 15 och 25 Arkivordning Personnummer Kommunarkiv Plan 1 Alla födda dag 5, 15 och 25 Lex Maria Papper Digitalt Avvikelserapporter Papper 10 år Gallras/ Bevaras Bevaras alla födda 5,15,25s amt enl regler se sid 3-4 Övriga akter gallras 10 år efter sista anteckning Anmärkning ProCapita används för digitalt stöd. Digitalt förda handlingar som ska bevaras tas ut på papper. Efter avslut, HSL journal rensas och skickas till kommunhuset. Ansvarig MAS, bifogas till journalen 14(14)

34 Socialkontoret TJÄNSTESKRIVELSE Datum Vår beteckning Dnr Socialnämnden Utredning angående ett gemensamt ombud för äldre och personer med funktionsnedsättning tillsammans med nordvästrakommunerna Förslag till beslut Socialnämnden godkänner socialkontorets utredning om ett gemensamt ombud för äldre och personer med funktionsnedsättning tillsammans med nordväst kommunerna. Sammanfattning December 2011 beslutade socialnämnden att inte tillsätta tjänsten ombud för äldre och personer med funktionssättning eftersom de få uppdragen utförs av andra inom organisationen. Samtidigt gav nämnden till socialkontoret i uppdrag att utreda möjligheten med en gemensam funktion tillsammans med övriga nordvästkommuner i Stockholms län. Enligt utredning har de andra nordvästkommunerna inte någon funktion som ombud och planerar inte införa sådan. Beslutsunderlag Socialkontorets tjänsteskrivelse daterad den 29 augusti Ärendet I Sveriges 289 kommuner har 13 en äldreombudsman/konsulenter. Upplands- Bro kommun har under åren haft ett deltidsanställt ombud (50 %) för äldre och för personer med funktionsnedsättning. Socialnämnden beslutade den 7 december 2011 att inte tillsätta tjänsten på nytt. Enligt socialkontorets utredning från den 1 augusti 2011 hade i genomsnitt 1,5 personer per vecka kontakt med ombudet. Mer än hälften av personerna var anhöriga som fick råd och stöd via kommunens anhörigkonsulent som tillsattes maj Uppdragen som ingått i ombudets funktion har under året utförts av andra funktioner som t.ex. anhörigkonsulent, utvecklingsledare och biståndshandläggare inom äldre- och handikappomsorgen. Dessa uppdrag har ingått som en naturlig del av deras arbetsuppgifter. Utifrån Socialstyrelsens föreskrifter har socialnämnden beslutat om ansvarsfördelning för hur utredning av rapporterade missförhållanden och anmälan av Lex Sarah hanteras i kommunen. Avdelningschef för kvalitet och verksamhetsstöd har därmed ansvar för utredning av Lex Sarah. Samtliga medarbetare har skyldighet att rapportera missförhållanden.

35 2(2) Utifrån Socialstyrelsens föreskrifter har socialnämnden beslutat om ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete inom äldre- och handikappomsorgen. Enligt ledningssystemet ingår det i verksamheternas uppdrag att kontinuerligt följa upp, utvärdera och utveckla kvaliteten. Socialkontoret har för samtliga verksamheter enhetliga rutiner för hantering av synpunkter och klagomål. I biståndshandläggares arbetsuppgifter ingår att ge tydlig information om äldre- och handikappomsorgen samt att hänvisa enskilda till rätt instans. I utvecklingsledarens arbetsuppgifter ingår att följa upp kvaliteten och föreslå kvalitetsförbättringar. Vidare ingår i utvecklingsledarens arbetsuppgifter omvärldsbevakning samt att följa forskning och utveckling inom äldre och handikappomsorgen. Detta sker bl.a. genom att ingå i FOUnu rådet (forskning och utveckling) I FOU nu:s uppgift ingår att integrera ett vetenskapligt förhållningssätt i det vardagsarbete som sker inom vård och omsorg. I anhörigkonsulentens arbetsuppgifter ingår bl.a. att tillsammans med frivilligorganisationer delta i den fortsatta uppbyggnaden av anhörigstöd. Den oberoende granskningen av socialnämnden åligger (enligt lagstiftning) och utförs av Socialstyrelsen via tillsyn och tillsynsärenden (när enskild klagat på kommunens verksamhet till Socialstyrelsen), genom den enskildes rätt att överklaga beslut samt genom Lex Sarah och Lex Maria. Socialkontoret har kontaktat samtliga nordvästkommuner i Stockholms län i syfte att utreda möjligheten med en gemensam funktion. Samtliga nordvästkommunerna anger att de inte har funktionen ombud och planerar inte införa någon sådan. Socialkontorets förslag Socialkontoret föreslår att nämnden godkänner kontorets utredning avseende en gemensam funktion som ombud för äldre och personer med funktionsnedsättning. Enligt utredning planerar de andra nordvästkommunerna inte att införa funktionen ombud. Enligt socialkontoret säkras god kvalitet i verksamhet genom att ombudets uppdrag utförs av andra funktioner i enlighet med utredningen. Barnperspektiv Socialkontoret konstaterar att det ovan angivna beslutförslaget inte står i strid med barnets bästa. SOCIALKONTORET Eva Folke Socialchef Karin Lindbom Avdelningschef Bilagor: 1. Socialnämnden beslut den 7 december Socialkontorets tjänsteskrivelse till Socialnämnden den 7 december 2011

36 Sn 97 Utredning angående funktionen, ombud för äldre och personer med funktionsnedsättning Dnr Sammanfattning Socialförvaltningen föreslår att tjänsten som ombud för äldre och personer med funktionsnedsättning (ÄoH) inte tillsätts. Antalet personer som kontaktat ÄoH under de tre åren som ombudet funnits är i genomsnitt cirka 1,5 person per vecka. Mer än hälften av de personerna är anhöriga som idag kan få råd och stöd via anhörigkonsulent i Upplands-Bro, vilken tillsattes i maj Uppdragen som ingått i funktionen utförs idag och kommer att kunna utföras av andra funktioner som t.ex. anhörigkonsulent och utvecklingsledare inom äldre- och handikappomsorgen. Beslutsunderlag Socialförvaltningens tjänsteskrivelse daterad den 21 november Socialnämndens beslut 1. Socialnämnden beslutar att inte tillsätta tjänsten, ombud för äldre och personer med funktionsnedsättning. Uppdragen utförs av andra funktioner inom socialförvaltningen. 2. Socialnämnden ger socialförvaltningen i uppdrag att utreda möjligheten med en gemensam funktion tillsammans med nordvästkommunerna.

37 Socialförvaltningen TJÄNSTESKRIVELSE Datum Vår beteckning Dnr Socialnämnden Utredning angående funktionen, ombud för äldre och personer med funktionsnedsättning Förslag till beslut 1. Socialnämnden beslutar att inte tillsätta tjänsten, ombud för äldre och personer med funktionsnedsättning. Uppdragen utförs av andra funktioner inom socialförvaltningen. 2. Socialnämnden ger socialförvaltningen i uppdrag att utreda möjligheten med en gemensam funktion tillsammans med nordvästkommunerna. Sammanfattning Socialförvaltningen föreslår att tjänsten som ombud för äldre och personer med funktionsnedsättning (ÄoH) inte tillsätts. Antalet personer som kontaktat ÄoH under de tre åren som ombudet funnits är i genomsnitt cirka 1,5 person per vecka. Mer än hälften av de personerna är anhöriga som idag kan få råd och stöd via anhörigkonsulent i Upplands-Bro, vilken tillsattes i maj Uppdragen som ingått i funktionen utförs idag och kommer att kunna utföras av andra funktioner som t.ex. anhörigkonsulent och utvecklingsledare inom äldre- och handikappomsorgen. Beslutsunderlag Socialförvaltningens tjänsteskrivelse daterad den 21 november Ärendet Bakgrund Sveriges första äldreombudsman infördes i Solna Idag finns det äldreombudsman/konsulent i tretton av landets 289 kommuner. Ombud för äldre och personer med funktionsnedsättning på deltid 50 % har funnits i Upplands-Bro Kommun sedan 2008 enligt beslut i socialnämnden den 25 oktober 2007.

38 2(5) Äldre- och handikappombudsmannens (ÄoH) uppdrag Det definierade uppdraget enligt beslut i socialnämnden är att: Vägleda, stödja och informera äldre, funktionshindrade och deras anhöriga och närstående aktivt tillsammans med frivilligorganisationer delta i den fortsatta uppbyggnaden av anhörigstöd följa upp, utvärdera samt föreslå kvalitetsförbättringar av insatserna till äldre, funktionshindrade och deras anhöriga. följa upp klagomål och synpunkter gällande äldre funktionshindrade och deras anhöriga följa forskning och utveckling inom äldre och handikappomsorgen delta i kommunala pensionärsrådet och handikapprådet Äldre- och handikappombudsmannens (ÄoH) kontakter Vilka och hur många har tagit kontakt med ÄoH? (årsrapport ÄoH 2011) mån Närstående/Anhöriga Enskilda över 65 år Enskilda under 65 år Personal och andra intressenter Totalt Vad har samtalen handlat om samt kortfattat vad som gjorts utifrån samtal? (årsrapport ÄoH 2011) Åtgärd Myndighetsutövning: ansökan, beslut, uppföljning av insatser, överklagande Hemtjänst: innehåll, kontinuitet, delaktighet, bemötande Vidtalat ansvarig chef, biståndsbedömare. Uppföljning med kund. Vidtalat ansvarig chef, samordnare. Uppföljning med kund SÄBO servicehus kortids boende/avlösningsplats 9 13 LSS/ psykiskt funktionsnedsatta 2 5 varav Anhörigstöd, avlösning i hemmet, samtalsgrupp skola Information ansvarig chef och kund Information ansvarig handläggare, chef och andra myndigheter Återkoppling kund Aktiviteter för dementa m. äldrepedagog. Inf. anhörigkonsulent. Tillgänglighet: bostadsanpassning, färdtjänst, hjälpmedel Andra myndigheter: 8 18 Lämnat information. Vid behov kontakt ansvarig myndighet. Informerat heminstruktör 2 16 Lämnat information. Kontaktat andra myndigheter. Total 33 84