myclub FAQ Sök medlemmar Hantering av medlemmar

Transkript

1 myclub FAQ Sök medlemmar Vad bestämmer hur många sökträffar man får? Ju fler sökattribut man anger, desto färre söksvar ger sökningen. Om inget sökattribut angivits så söks alla vanliga och nya medlemmar upp i klubben Om man exempelvis anger "Ander" i efternamn, vilka söksvar får man då? Alla med "Ander" i namnet hämtas in och läggs ut i svarslistan. Det gäller både versala och gemena tecken. Detta innebär exempelvis att alla "Andersson", alla "Anderberg" och alla "Alexandersson" läggs ut i svarslistan. Kan man söka alla i några lag/grupper? Ja, ange vilka lag/grupper som sökningen ska göras för. Vad är skillnaden mellan att söka upp medlemmar i ett lag/grupp via menyvalet "Medlemmar" och att välja laget/gruppen i lag/grupp listan nedanför huvudmenyn? Att göra det i lag/grupp listan medför att möjligheterna för fortsatt bearbetning begränsas. Exempel: Ingen fakturering kan utföras från lag/grupp. Borttag av medlem innebär att medlemmen läggs in bland borttagna medlemmar. Gör motsvarande borttag från huvudmenyn så raderas medlemmen för gott. Sätt som samma person och skapa familj går ej att utföra från lag/grupp. Kan man söka medlemmar som saknar visst attribut? Nej, denna möjlighet finns inte i dag, men kommer att finnas i framtiden. Hantering av medlemmar Hur har en medlem blivit markerad som borttagen och vad innebär det? En ledare i något lag eller grupp har tagit bort den från sin egen medlemslista. För att kansliet ska ha möjlighet att kontrollera vilka som tas bort, så hamnar dessa bland borttagna medlemmar. Dessa medlemmar visas inte i normala sökningar, man får i avancerad sök ange att även dessa ska vara med i sökningen. Hur tar man bort en medlem för gott? Sök upp de borttagna i avancerad sök genom att ange att bara borttagna medlemmar ska sökas upp. I nästa steg anges längst till höger i svarslistan vilka som ska tas bort för gott, därefter väljs symbolen för borttag överst på sidan. Denna typ av definitiva borttag kan alltid göras direkt från sök av admin utan att medlemmarna först måste tas bort från laget/gruppen. Kan man ta tillbaka en medlem som hamnat i borttagna medlemmar? Ja, sök upp medlemmen eller medlemmarna som ska tas tillbaka i avancerad sök genom att välja dem bland de borttagna. Markera i svarslistan vilka som ska tas tillbaka och tryck på symbolen för "ta tillbaka" överst på sidan. När hamnar en medlem bland "Nya medlemmar" i avancerad sök?

2 När en medlem i ett lag/grupp registrerar en ny medlem så hamnar denne bland "Nya medlemmar". Vad är poängen med att särskilja nya medlemmar från vanliga? Genom att de hamnar bland "Nya medlemmar" så får kansliet bra kontrollmöjligheter att avgöra vilka som bör faktureras en eller flera avgifter. Alternativt kan man hitta dessa medlemmar bland "Ej fakturerade" för en viss avgift i avancerad sök, men då blir inte orsaken till varför de inte fakturerats lika tydlig som den blir då man ser att medlemmen är ny. Hur och när bör man flytta "Nya medlemmar" till "Vanliga"? Efter det att de fakturerats de tillämpliga avgifterna bör de sättas som vanliga. Detta görs genom att söka upp "Endast nya medlemmar" i avancerad sök, markera dem i svarslistan till höger på raden och välja den symbol överst på sidan som markerar "Sätt som vanlig". Om en och samma medlem finns som två separata medlemmar, hur gör jag för att slå ihop dem till att bli en och samma person? Ange ett sökbegrepp som gör att båda kommer med i svarslistan i sökningen, ange exempelvis för och efternamn. Markera båda två i svarslistan, tryck därefter på symbolen "Sätt som samma medlem" överst på sidan. Om en och samma medlem registreras från fler olika lag/grupper, skapas det fler personer av samma medlem i myclub då? Om hela personnummer måste anges (detta kan ställas in i Inställningar och fliken Registreringskrav), så blir det aldrig dubblett av samma person. Om detta inte krävs, så gör myclub en egen analys av inskrivna uppgifter och föreslår då fler medlemsattribut redan finns för en befintlig medlem, att det kan vara en kopia som håller på att registreras. Då får användaren välja om det är en kopia eller en ny medlem. Kan man ta bort medlem som har minst en faktura? Ja, men då tas fakturorna kopplade till medlemmen också bort. Varning ges innan borttagen sker. Kan man ta bort medlem som har aktivitet registrerad? Nej, tas medlemmen bort av admin från laget/gruppen så borttagsmarkeras medlemmen, d.v.s. den hamnar bland de som slutat. Kan man ta bort medlem som är med i familj? Om medlemmen är familjehuvud så går det inte. Är hon/han en familjemedlem av två, så tas familjen bort och kvarvarande familjehuvud blir vanlig medlem. Om det är minst två kvar i familjen så tas medlemmen bort utan fråga/meddelande. Hur hanteras borttag av medlem från lag/grupp? Om medlemmen är med i fler lag/grupper, så tas den bara bort. Är det sista kopian av medlemmen så läggs den bland borttagna oavsett om den har fakturor eller aktiviteter kopplade till sig. Uttag i excel och pdf Hur skapar man ett exceldokument med medlemsinnehåll från myclub? Sök upp de medlemmar som ska ingå i dokumentet. Markera dem i svarslistan och tryck på symbolen för exceldokument. Ange vilka attribut som ska finnas med i dokumentet. Ange vilket attribut som dokumentet ska sorteras på.

3 Ange rubrik på eventuella tomma kolumner som läggs till höger om sista kolumn. Dokumentnamnet föreslås av myclub, det går bra att ändra vid "Ange filnamn". Tryck på Ok längst ned på sidan. Öppna dokumentet genom att trycka på den blå länken som visas på sidan eller genom att leta reda på det under menyvalet "Filhanteraren". Kan man skapa medlemslistor i pdf format i stället för i excel? Ja, man har två möjligheter: 1) Smal medlemslista där de vanligaste attributen ingår. Denna pdf skapas i stående A4 format. 2) Bred medlemslista där några ytterligare attribut ingår. Denna pdf skapa i liggande A4 format. Attributen är förutbestämda för det två formaten vilket innebär att man inte kan styra vilka attribut som ska finnas med i respektive pdf. Skicka mail Hur mailar man från myclub? Välj via sök medlemmar de som ska nås med mailet. Markera i svarslistan de som ska nås. Välj symbolen för maila överst på sidan. Välj om mailet ska skickas direkt från myclubs mailserver eller om det ska skickas via det egna mailprogrammet. Välj vilka mailadresser som ska användas vid mailutskicket. Bara medlemmens, bara vårdnadshavare eller allas. Om mailet skickas via myclubs mailserver, ange om kvittens av skickade mail önskas till den mailadress som föreslås av myclub. Den föreslagna är densamma som den mailadress som angivits under menyvalet "Inställningar". Denna kan ändras till annan mailadress som man vill ha kvittensmailet skickat till. Ange om kvittens önskas via mail som skickas till avsändaren efter vissa intervall. Används mest vid massutskick då man vill ha ökade kvittensmöjligheter. Om utskicket av någon orsak skulle brytas, kan det vara bra att man på ett ungefär kan se vilka som fått mailet. Observera att kvittensen gäller att mailet lämnat myclubs mailserver, det är inte därför till 100% givet att det kunnat tas emot av mottagaren. Om mailet "studsar" från en eller fler mottagare, kan det dröja innan besked om detta lämnas till avsändaren. I vissa fall kan kvittensen helt komma bort. Om man vill ha fullständig kontroll över mailutskicket bör man skicka via det egna mailprogrammet. Skriv in den text som ska läggas in i meddelandefältet till mottagarna. Denna text skrivs in i textrutan längst ned på sidan. Texten skrivs in med editor där de vanligaste editeringsmöjligheterna finns. Om man önskar skicka HTML mail så är det enklaste sättet att först skapa dokumentet i ett HTML verktyg och därefter klippa in dokumentet i denna editor. Man måste se till att eventuella bildreferenser sker till myclubs webbserver. Detta innebär att bilderna som används i mailet först måste laddas upp till myclub, görs under menyvalet "Filhanteraren". Därefter går man in under "Källa" (symbolen finns överst i editorn) och ändrar sökvägarna i HTML:en så att de pekar på de bilder som man man laddat upp till myclub. Kan man bifoga dokument till mailet? Skickar man via det egna mailprogrammet kan man alltid bifoga de dokument man man vill innan mailet skickas. Det enda

4 myclub gör i detta läge är att se till att de aktuella mailadresserna läggs in i adressfältet för mailet. Skickar man via myclub kan endast ett dokument bifogas mailet. Detta dokument läggs in som länk i det mail man skickar. Mottagaren öppnar dokumentet genom att klicka på länken som läggs överst i mailet. Risken för att mottagarnas mailservrar ska uppfatta mailet som ett spam utskick blir mindre om man gör på detta sätt än om man bifogar dokumentet med mailet. Vad är fördelen med att skicka mail via myclub? Mottagarna får bara se sin egen mailadress i mottagarfältet. Går man via det egna mailprgrammet så ser mottagarna normalt de övrigas mailadresser. Man kan klippa in mailadresserna i hemlig kopia om man går via det egna mailprogrammet, då får på samma sätt var och en endast se sin egen mailadress i mottagarfältet. Risken för att mailet ska betraktas som spam blir dock alltid större om man skickar via hemlig kopia. Familjer Hur skapar man en familj? Sök upp de medlemmar som ska vara med i familjen. Välj något gemensamt attribut, exempelvis efternamn och/eller adress och/eller hemtelefonnummer. Markera i svarslistan de som ska ingå i familjen och välj symbolen "Sätt som familj" överst på sidan. Markera vem i familjen som är familjehuvud. Bör vara någon av vårdnadshavarna. Dessa måste således först ha registrerats i klubben. Vilken roll spelar familjehuvudet Familjehuvudet är den i familjen som får faktura för en avgift som är markerad som familjeavgift. Denna markering görs under menyvalet "Fakturor" och fliken "Avgifter" och aktuell avgift. Håller myclub reda på att det bara är familjehuvudet som faktureras och att övriga i familjen aldrig får en faktura för en avgift som är familjemarkerad? Ja, om sökning görs på "Ej fakturerade" för en familjeavgift, så visas ej familjemedlemmar som inte är familjehuvud i denna lista om dess familjehuvud är fakturerad. Vad händer med medlemmens faktura om man tar bort en medlem från en familj? Medlemmen kommer då att stå som ofakturerad och därmed dyka upp bland "Ej fakturerade" även om det tidigare familjehuvudet betalat avgift. Vad händer om bara familjehuvudet finns kvar i familjen? myclub raderar familjen och familjehuvudet sätts som vanlig medlem. Vad händer med fakturor innehållande avgift som är familjemarkerad för en medlem om man lägger in denne i en familj? Om familjehuvudet betalat avgiften så registreras den nya medlemmen som att ha betalat avgiften. Om familjehuvudet ej fakturerats avgiften så kommer den nya familjemedlemmen att stå som ej fakturerad om denne inte redan betalat avgiften. Om den nya familjemedlemmen betalat så kommer denne stå som både fakturerad och att ha betalat avgiften. Om familjehuvudet fakturerats men ej betalat avgiften så kommer den nya medlemmen vara markerad som att ha betalat avgiften om denne faktiskt har betalat den. Om den nya familjemedlemmen inte har betalat avgiften så kommer den betraktas som vilken annan som helst i familjen.

5 Fakturor och inbetalningar Hur gör man när man vill fakturera medlemmar? Sök upp de medlemmar som ska faktureras. Görs under menyvalet "Medlemmar". Det kan gälla en eller flera avgifter på samma faktura. De man söker upp kan exempelvis vara medlemmar i ett eller flera lag/grupper. Markera dem i svarslistan. Välj symbolen för fakturering överst på sidan. I nästa bild, välj vilka avgifter som ska ingå på fakturan. I nästa bild visas en sammanställning över de summor/avgifter som varje medlem ska betala. Avgifternas storlek bygger på de uppgifter som registrerats för respektive avgift. Detta är gjort för respektive avgift under menyvalet "Fakturor" och fliken "Föreningsavgifter". Summan kan här ändras för varje enskild medlem och avgift. Tryck på knappen "Skapa fakturaunderlag". Ett nytt fakturautskick har skapats med fakturaunderlag till de medlemmar som söktes upp från start. Fakturautskicket återfinns under "Fakturor" och fliken "Fakturautskick". Varför kan man inte fakturera från menyvalet "Fakturor"? Sökmöjligheterna är bättre i menyvalet "Medlemmar, sök". Ju lättare man har att söka upp medlemmar, desto lättare är det att inte missa någon i faktureringen. På vilket sätt kan man skapa och skicka ut de färdiga fakturorna från de skapade fakturaunderlagen? Sök upp de medlemmar som fakturorna ska skickas till. Görs antingen genom att i menyvalet "Fakturor" och den flik som visas direkt "Sök fakturor", söka upp och markera i svarslistan ett antal fakturaunderlag, eller genom att i fliken "Fakturautskick" välja ett fakturautskick (görs genom att till höger i listan trycka på symbolen för detta) och i nästa steg markera alla som ingår i detta. Välj därefter på vilket sätt faktureringen ska ske: 1) Genom att maila ut dem till vårdnadshavares, eller om medlemmen är myndig, till medlemmens mailadress. Välj symbolen för att maila överst på sidan. Ange i nästa bild om det handlar om ett förstautskick av fakturan eller om det är en påminnelse. Skriv in vissa uppgifter som ska finnas med på fakturan, dröjsmålsränta, antal betaldagar, text efter avgiftsbenämningarna exempelvis "Avgifter 2007", slogantext mellan totalsumman och klubbens adressuppgifter, exempelvis "IFK Fotboll, bredd lika viktig som elit". Överst till höger skrivs texten som ska bifogas mailet, helt enkelt en verbal förklaring till vad avgifterna avser. Skicka därefter mailet. Fakturorna skapas och bifogas som länk till pdf:en överst i det mail som skickas till var och en. Fakturorna återfinns sedan som länk till höger i fakturalistan. 2) Genom att skapa fakturorna som en gemensam pdf, dessutom med en pdf för var och en som vid mailutskick. Om man önskar skriva ut alla fakturorna, öppnar man enklast den kompletta pdf:en som återfinns under menyvalet "Filhanteraren". Information om fakturorna skrivs in på samma sätt som vid mailutskick, texten som skrivs in på den plats där mailtexten skrivs in, skrivs ut på första sidan i den gemensamma pdf:en och används inte på annat sätt än som kommentartext för den gemensamma pdf:en. 3) Genom att skapa fakturaunderlagen som plusgiro eller bankgiro blankett. Detta dokument innehåller alla medlemmarnas blanketter och skrivs ut på särskilda standarblanketter som plusgirot, bankgirot eller IMData kan informera om var de finns att köpa. På samma sätt som vid fakturautskrift så läggs dokumentet under menyvalet "Filhanteraren". Den text som vid mailutskick bifogas mailet, läggs in på den översta delen av plusgiro eller bankgiroblanketten. Efter det att fakturorna har skapats, oavsett om det gjorts enligt punkt 1, 2 eller 3 enligt ovan så kan kvitto över skickat fakturabelopp alltid skrivas ut. Detta kvitto lagras även i filhanteraren. Var ställer man in plusgiro och/eller bankgironummer? Görs under menyvalet "Inställningar".

6 Till vilken mailadress skickas fakturorna vid fakturautskick via mail? I första hand till vårdnadshavare 1. I andra hand till vårdnadshavare 2. Om både vårdnadshavare 1 och 2 saknas, så förutsätts att medlemmen är myndig varvid mailet skickas till medlemmens mailadress. Var ställer man in hur många betaldagar en viss avgift har? Görs under respektive avgift i menyvalet "Fakturor", fliken "Föreningsavgifter" och respektive avgift. Hur markerar man att en eller flera inbetalningar har gjorts? Sök upp den eller de medlemmar som har betalt en faktura. Ange något sökbegrepp, exempelvis fakturanummer eller medlemsid. Om medlemsid eller fakturaid används, separera varje id med ett kommatecken så kan fler sökas upp i en och samma sökning. På så sätt kan denna bearbetning kortas ned i tid genom att man i nästa steg kan sätta att alla har betalt. Markera i svarslistan de som ska ha sina fakturor satta som betalt. Tryck på symbolen för inbetalning överst på sidan. Markera om plusgiro eller bankgiro använts vid betalning. Tryck på knappen att de har betalt. Skriv ut kvitto på utförda inbetalningar och lämna över detta till ekonomisystemet. Var ställer man in dröjsmålsräntan? Görs under menyvalet "Inställningar". Hur skapar man en ny avgift? Gå in under menyvalet "Fakturor" och fliken "Föreningsavgifter". Välj att skapa en ny avgift. Ange namnet på avgiften, exempelvis "Medlemsavgift 2007". Ange även kortnamnet på avgiften, exempelvis "MA07". Kortnamnet visas bland annat i översikten av avgifterna för lagen/grupperna och hur inbetalning gjorts för medlemmarna i dessa. Ställ in avgiftens storlek. Ange om den ska variera beroende av ålder eller medlemstyp. Om den ska gälla för viss medlemstyp så gäller samma för alla med denna medlemstyp, oavsett ålder. Det är dessa summor som bestämmer den storlek på avgift som myclub föreslår då faktureringsunderlagen skapas. Hur anger man att endast en delsumma är inbetald för en faktura? Om man accepterar att delsumman är den summa man totalt kommer att erhålla, markera den först som betald som vid en komplett inbetalning. Gå sedan in på aktuellt fakturaunderlag i fakturalistan och klicka på medlemsid (M.ID) och ändra den fakturerade summan till den faktiskt inbetalda summan. Om man inte accepterar den inbetalda summan eller om man gjort upp om att fakturan ska betalas i flera omgångar, hoppa över steget för inbetalning och ändra bara den inbetalda summan till den som faktiskt är betald i det aktuella fakturaunderlaget (klicka på den aktuella cellen i kolumnen M.ID). Hur skickar man ut påminnelse? Man gör det på samma sätt som vid första utskick av faktura förutom att man anger "Påminnelse" överst till vänster i den bild som visas innan fakturan skapas och eventuellt skickas (mail). Ändra text som bifogas mail alternativt skrivs in på översta delen av plusgiro eller bankgiroblankett. Välj symbolen för datum överst i fakturaunderlagslistan och ställ in vilket datum som påminnelse skickades. Detta datum är endast till för kansliet för att veta när påminnelserna skickats. Observera att originalfakturan ligger kvar som pdf länk i fakturaunderlaget för respektive faktura. Kan man se vilka fakturor som förfallit? Ja, i menyvalet "Fakturor" och fliken "Sök fakturor" kan detta göras för respektive avgift. Dessutom finns länk

7 för varje fakturautskick (under menyvalet "Fakturor" och fliken "Fakturautskick") som visar vilka av dessa som förfallit. Kan man ta bort en faktura och vad händer då? Ja, medlemmen som fakturan är ställd till kommer att stå som ofakturerad för denna avgift efter borttaget. Detta oavsett om medlemmen betalat avgiften eller ej. Kvitto kan skrivas ut för det belopp som borttaget omfattar (kreditsumma). Kan man radera en hel avgift? Ja, men då måste samtliga fakturor för denna avgift vara borttagna. Ska man skapa ny avgift för varje nytt år för exempelvis medlemsavgiften? Ja, på så sätt finns det ingen tidsbegränsning för när man kan skicka påminnelse för en obetald avgift från tidigare år. Kan lagen/gruppens ledare se betalningsförmågan för sina medlemmar? Ja, varje ledare kan se detta genom att i sin meny välja "Medlemmar" och fliken "Avgifter". Kan man ställa in för en avgift om den ska visas för ledare eller inte? Ja, det görs under menyvalet "Fakturor", fliken "Föreningsavgifter" och aktuell avgift. Vad gör man om antal fakturor och fakturautskick blir för många och att det blir svårt att få överblick, men man ändå inte vill ta bort dem? Man kan arkivera avgiften. Det innebär att avgiften och alla fakturarader som gäller denna avgift tas bort från faktura och avgiftslistor. Man får heller ingen träff på dessa i fliken "Sök fakturor" i menyvalet "Fakturor". Arkiveringen görs i menyvalet "Fakturor" och fliken "Föreningsavgifter". Man kan när som helst återaktivera en tidigare arkiverad avgift. Kan man få en översikt av hur mycket som betalats och vad som återstår att betala av ett antal sökta fakturor eller för ett helt fakturautskick? Ja, tryck på symbolen för denna funktion överst på sidan där de aktuella fakturaunderlagen visas. Glöm inte att först markera alla i listan till höger i respektive fakturaunderlag. Kan man spara undan ett antal uppsökta fakturaunderlag i excel? Ja, tryck på aktuell symbol för denna funktion överst på sidan över aktuella uppsökta fakturaunderlag. Välj vilka attribut som ska vara med i exceldokumentet. Kan man maila ut en faktura som redan är betald? Nej, då får man först spara ned fakturan på den egna hårddisken och sedan bifoga denna i ett vanligt mailutskick. Håller myclub reda på att det bara är familjehuvudet som faktureras och att övriga i familjen aldrig får en faktura för en avgift som är familjemarkerad? Ja, om sökning görs på "Ej fakturerade" för en familjeavgift, så visas ej familjemedlemmar som inte är familjehuvud i denna lista om dess familjehuvud är fakturerad. Vad händer med medlemmens faktura om man tar bort en medlem från en familj? Medlemmen kommer då att stå som ofakturerad och därmed dyka upp bland "Ej fakturerade" för en familjeavgift även om det tidigare familjehuvudet betalat avgift. Vad händer med fakturor om man lägger in medlem i en familj?

8 Om familjehuvudet betalat avgiften så registreras den nya medlemmen som att ha betalat avgiften. Om familjehuvudet ej fakturerats avgiften så kommer den nya familjemedlemmen att stå som ej fakturerad om denne inte redan betalat avgiften. Om den nya familjemedlemmen betalat så kommer denne stå som både fakturerad och att ha betalat avgiften. Om familjehuvudet fakturerats men ej betalat avgiften så kommer den nya medlemmen vara markerad som att ha betalat avgiften om denne faktiskt har betalat den. Om den nya familjemedlemmen inte har betalat avgiften så kommer den betraktas som vilken annan som helst i familjen. Kan man få en översikt av hur mycket klubben fått in i betalning per avgift? Ja, under menyvalet "Fakturor" och fliken "Föreningsavgifter" kan man per avgift se hela totalen och totalen per månad. Om medlemmen är under 17 år, måste inte fakturan ställas till vårdnadshavaren? Jo, myclub ställer fakturan till "Målsman för" och därefter medlemmens namn om medlemmen är under 17 år (hon/han anses vara under 17 år under hela det år hon/han kan fylla 17 år). Hur gör man om man vill ha ocr hantering för automatisk mottagning av inbetalningar? 1. Kontakta er bank för att skapa ett ocr konto 2. Lägg upp kontonumret som ett ocr konto i menyvalet Inställningar och fliken Avgifter 3. Bestäm hur medlemmarna ska nås vid utskick. Om avier, antingen plusgiro eller bankgiro ska skapas, prova att ta fram och skriv ut färdig avi på er skrivare. Hör er för med er bank exakt vilken avi som ska sättas i skrivaren. myclub ser till att ocr numren hamnar på rätt plats på avin. Eventuellt kan det behöva justeras, kontakta IMData i så fall. 4. Om avi skapas, skriv ut tester och skicka till er bank elelr till plusgirot för godkännande. 5. Alternativet till avier är att använda vanliga fakturautskrifter. Då anger myclub tydligt på fakturan vilket referensnummer som ska anges vid betalning. 6. När test skickas från plusgirot eller från er bank, skicka motsvarande fil för mottagna inbetalningar via mail till IMData. Vi testar att läsa in filen (görs under menyvalet Fakturor och ocr) så att avbockningar för inbetalningar görs mot rätt fakturor. Aktiviteter Hur skapar man nya aktiviteter? Om man som ledare ska skapa ny aktivitet, så går man in under sitt lags meny "Aktiviteter" och trycker på knappen "Registrera ny aktivitet". Där kan man ange om aktiviteten ska vara återkommande veckovis eller om det bara gäller en enstaka aktivitet. Möjligheten att registrera återkommande aktiviteter finns bara för laget/gruppen, ej i klubbens menyval "Aktiviteter". När väljer man att som admin gå in i aktiviteter genom att välja ett lag/grupp i listan mitt på sidan och när väljer man att gå in via huvudmenyn och menyvalet "Aktiviteter"? Om man vill få en översikt över alla aktiviteter som registrerats i klubben eller då man vill registrera en aktivitet som ska skapas för samtlig lag eller grupper, går man in via huvudmenyn. Om man vill få en översikt över ett visst lags eller grupps aktiviteter eller då man vill generera ett färdigt aktivitetskort för ett lag eller grupp, går man in via det aktuella laget/gruppens meny. Hur gör man för att på bästa sätt dela upp medlemmar i lag/grupper där de tränar tillsammans? Välj att dela in lagen/grupperna i den minsta enhet som kan tänkas ha en egen aktivitet. Detta innebär exempelvis att man inte bör göra större enheter än så stora som används i tävlingssammanhang. Exempelvis om två lag spelar seriespel och tränar tillsammans som en grupp, så bör varje lag ha sin enhet i myclub. På så sätt kan två matcher aktivitetregistreras samma dag de dagar de krockar. Hur gör man om lagen/grupperna blandar medlemmar lite hur som helst från tävling till tävling (från match till match)?

9 Under menyvalet "Aktiviteter" kan man låna in medlemmar från andra lag/grupper till sitt eget lag/grupp. När man går in på en aktivitet, ser man vilka som är det egna lagets/gruppens medlemmar och vilka som är inlånade. Vill man ha full flexibilitet mellan två lag/grupper så bör alla i exempelvis lag 1 låna in lag 2:s medlemmar och lag 2 låna in alla lag 1:s medlemmar. Var ställer man in vilka åldrar som är bidragsberättigade? Under menyvalet "Inställningar" och fliken "Aktiviteter". Man måste vara observat att ändra denna inställning år från år. Kan man registrera närvaro för en medlem som inte är bidragsberättigad? Ja, men det syns tydligt i den aktuella aktiviteten vilka som genereras till aktiviteskort och vilka som inte gör det. Vad är poängen med att registrera närvaro för de som inte är bidragsberättigade? För att man enkelt ska se närvarofrekvensen för sina egna medlemmar i laget/gruppen. Denna närvarofrekvens kommer inom kort att kunna tas fram från myclub. Kan man registrera närvaro för ledare? Ja, man kan registrera för alla. Är de bidragsberättigade kommer de även ut med närvarofrekvens på aktivitetskort. Kan en medlem bli registrerad för två lag/grupper per dag? Nej myclub ser till att inte blir möjligt att registrera medlem för aktivitet som genereras till aktivitetskort om den redan finns registrerad samma dag i annat lag/grupp. Var anger man vilka ledare som ska visas på aktivitetskorten samt vilka idrottsplatser man utnyttjar? I menyvalet "Dokument" för lagen/grupperna och fliken "Aktivitetskort". Behöver ledare i lagen/grupperna generera sina aktivitetskort? Egentligen inte, mest i så fall för egen kontroll. Kansliet kan i vid tid för avrapportering till stat och kommun skapa alla aktivitetskort och be ledarna om underskrifter vid lämpligt tillfälle. Finns det möjlighet att få ut i dokument de sammanställningar över aktiviteter som redovisas till stat och kommun? Nej, inom kort kommer det finnas möjlighet att ta ut statistik för aktiviteter. Denna statistik bildar då underlag för de blanketter som kommun och stat kräver för sin rapportering. Lag/Grupper Hur skapar man ett nytt lag/grupp? Gå till menyvalet Lag/Grupp. Välj fliken "Registrera lag/grupp". Ange lag/gruppnamn samt lösenord vid login. Lösenordet kan ändras när man så vill, görs under menyvalet "Inställningar" för laget/gruppen. Användarnamnet skapar myclub automatiskt. Detta kan inte ändras. Ange om laget/gruppen ska tillhöra fasta grupper kopplade till klubben eller ej. Lämna (om inte fast grupp, dessa får ingen egen inloggningsuppgift) uppgifterna till den/de ledare som ska ha inloggningsrätt för laget/gruppen. Vad är det för mening med att ha fasta grupper kopplade till klubben? Dessa är grupper som är direkt knutna till klubben. Medlemmar i dessa grupper kan ha egna medlemstyper

10 som inte kan väljas från vanliga lag/grupper, exempelvis "Kanslist" eller "Medlemskassör". Sökning på medlemmar som görs av ledare i lagen/grupperna ger aldrig träff på medlemmar som ingår i fasta grupper. Exempel på fasta grupper kan vara olika elitgrupper, kommittéer, kansli, idrottsplatspersonal. Kan man ta bort ett lag eller grupp? Ja, men först måste alla medlemmar i laget/gruppen tas bort. Om en ledare glömt sitt lösenord, kan man se vad detta är och meddela henne/honom det? Man kan aldrig se ett befintligt lösenord, man får skapa ett nytt och skicka till henne/honom. Ett nytt lösenord skapas i menyn "Inställningar" för laget/gruppen. Medlemstyper Kan respektive klubb själv bestämma vilka medlemstyper man ska ha? Ja, det görs under Inställningar och fliken Medlemstyper. Observera att man i denna bild endast kan lägga till, ändra eller ta bort en medlemstyp för varje gång man trycker på Spara knappen längst ned på sidan. Kan man registrera medlemstyper som bara kan ses av admin (kansliet)? Ja, man kan under Inställningar och fliken Medlemstyper ställa in så att en viss medlemstyp bara visas för fasta grupper som kopplas till klubben. Exempelvis kommittéer. Kan man få myclub att, via medlemstypen, avgöra storleken för en viss avgift? Ja, denna inställning görs i Fakturor, fliken Föreningsavgifter och den aktuella avgiften. Om man låter medlemstypen styra avgiftens storlek, så tar denna uppgift över för en eventuell åldersbetingad avgiftsnivå. Menyvalsbenämning Kan man själv ställa in hur man benämner menyvalen? Ja, man gör det under fliken Mitt myclub i Inställningar. Välkomsttext Kan man själv ange vilken välkomsttext som lagen ska få. Alltså den text som visas på den sida som aktiveras direkt efter påloggning? Ja, det görs i fliken Mitt myclub under Inställningar. När läggs det ut ny info på admins startsida? När IMData har ny information att förmedla, läggs detta ut på startsidan. Registreringskrav Kan klubben själv ange vilka uppgifter som ska krävas då man i lagen/grupperna registrerar nya medlemmar? Ja, det görs under Inställningar och fliken Registreringskrav. Hur många siffror måste anges i personnummer vid registrering av ny medlem? Minst, två. Hur många utöver dessa som krävs, ställs in under fliken registreringskrav i Inställningar. En fördel att kräva hela personnumret, är att det aldrig skapas onödiga dubbletter av samma medlem om den registreras i olika lag/grupper.

11 Träningstider Hur fungerar, kort beskrivet, Träningstider? Kansliet registrerar klubbens tillgängliga träningstider och anger beläggningen, vecka för vecka och lag för lag, hur dessa tider används i klubben. Lagen kan se alla tillgängliga tider och kan boka av de egna tider som inte utnyttjas, exempelvis vid match eller tävling. Om det inte finns någonting upplagt om Träningstider, hur kommer man igång med denna funktion, steg för steg? 1. Registrera idrottsplatser där träning/match sker. Görs genom att trycka på knappen Idrottsplatser under Träningstider. 2. Registrera de tider som klubben har tillgänglighet till på upplagda idrottsplatser. Görs genom att trycka på knappen Skapa träningstid under Träningstider. 3. Registrera i schemat som visas i Träningstider vilka lag/grupper som bokas för respektive tider. Registrering görs halvtimmesvis, flera halvtimmar efter varandra kan bokas, och veckovis under en tidsperiod. Hur fyller man i uppgifterna för registrering av Idrottsplats? Tryck på knappen Idrottsplatser. I bilden som visas anges Namn och kortnamn för idrottsplatsen (kortnamnet visas i översikter för att inte ta för mycket plats i sidled), underlag (ex. Gräs, Konstgräs, Grus, Tartan, Trägolv) och typ (ex. 11 manna, 7 manna). Kan man ange att idrottsplatser utnyttjar samma yta? Exempelvis om en 11 mannaplan är det samma som två 7 mannaplaner. Ja, gå in på ändra länken för respektive idrottsplats och ange att en idrottsplats använder samma yta som en annan. Om exempelvis Ekens IP är 11 manna och Ekens IP 1 och Ekens IP 2 är två sjumman som utnyttjar samma yta som Ekens IP, så går man in på Ekens IP 1 och Ekens IP 2 och anger för båda att de använder samma fysiska yta som Ekens IP (nederst på sidan). Hur registrerar man en Träningstid som är tillgänglig för klubben? 1. Tryck på knappen Skapa träningstid i menyvalet Träningstider 2. Ange i nästa bild aktuellt År, Veckor, Veckodagar, Tid (från och till) samt en eller flera Idrottsplatser (om tiderna är exakt desamma kan fler Idrottsplatser anges), tryck på Skapa träningstid. Hur, mer i detalj, bokas en tid för ett eller flera lag/grupper? 1) Tryck på länken Bokning i schemat som visas då man valt menyn Träningstider och på den första tiden i ett tidsintervall. 2) I nästa bild, välj hur många halvtimmar som ska utnyttjas i intervallet. Tryck på knappen Välj tider. 3) I nästa bild, välj de veckonummer som bokningen ska gälla för, tryck på Välj veckor. 4) I nästa bild, välj vilka objekt som ska utnyttja tiderna, normalt är objekt öika med lag eller grupper, men det kan vara egna skapade objekt utöver lagen/grupperna som väljs. Se annan fråga för hur objekt skapas. tryck på Välj objekt. 5) I nästa bild, välj vilken typ av aktivitet som ska utföras på den valda tiden (varje typ representeras av en färg på schemat), tryck på Välj aktivitet. 6) I nästa bild, ange vilken text som ska stå på schemat. myclub föreslår de valda objekten. Om man skriver in eget namn här, så kommer de valda objekten ändå visas då man för markören över namnet på schemat, tryck på Välj namn. 7) Om allt är okay, det som valts redovisas i texten på sidan, tryck på Skicka bokning. Användare Hur lägger man upp en ny användare? Klicka på menyvalet Användare. Välj om den nya användaren ska få tillgång till hela klubbens medlemmar (fliken Ny administratör) eller om det bara är ett eller flera lag eller grupper som den nya användaren ska få

12 tillgång till (Skapa ny ledare). När jag går in på Användare så finns ingen flik Ny administratör. Varför inte? Du har inte fått behörighet att skapa nya användare på denna nivå. Däremot får du skapa nya användare för lagen. Jag måste ange medlemsid för den nya användaren, hur får jag reda på det? Sök upp medlemmen i Medlemmar (ange namn eller något annat medlemsattribut som du känner till), medlemsid framgår till vänster i svarslistan. När man skapar en ny användare finns det en checkbox som heter Användaransvarig. Vad innebär det om man klickar i den? Om man ska lägga upp en ny administratör så innebär detta att den nya användaren också kan skapa ny administratör. Om registreringen gäller en ny ledare så anges i lagets eller gruppens meny om denne ledare ska ha möjlighet att skapa ny användare för ledare i sitt lag eller grupp. Vad innebär det om en ledare ges behörighet till fler lag eller grupper? De lag eller grupper som den nya användaren får behörighet till, läggs in i comboboxen överst på sidan då ledaren loggar in. Detta innebär att ledaren inte behöver logga in och logga ur om hon/han har tillgång till fler lag eller grupper. Kan man råka ta bort den sista användaren med admin rättigheter? Nej, papperskorgen försvinner då endast en användare återstår. Kan jag ändra mina inloggningsuppgifter? Javisst, det är dina uppgifter som visas när du trycker på menyvalet Användare. Lösenordet visas inte, men här kan du om du vill ange både nytt användarnamn och lösenord. Infoblad Hur fungerar det här med infoblad och hur gör man för att få i gång denna funktion? Man kan ha upp till fem olika infoblad, exempelvis Klubbnytt och Ledarnytt. För varje av dessa måste två banner skapas, en för första sidan och en för resterande sidor. Måtten för dessa framgår på första sidan för respekive infoblad. Varje förening kan själva skapa banners. Görs med fördel i Adobe Photoshop. Ladda upp dessa på första sidan för respektive infoblad. IMData kan även hjälpa er med detta. De tre sidbotten texterna som kan skrivas in för respektive infoblad, hamnar längst ned på sidan för respektive blad. Till varje infoblad kan sedan ett antal artiklar skrivas in. Varje artikel kan ha en rubrik, en text och en bild. Artiklarna skapas i flikarna för respektive infoblad. När samtliga artiklar är inskrivna, kan respektive infoblad skapas i pdf format. Tryck på Generera pdf för respektive infoblad så hamnar de dels på sidan för respektive infoblad med en länk, dels i Filhanteraren. Familjeinloggning Vad innebär familjeinloggning? Det innebär att medlemmar och föräldrar kan se kontaktuppgifter för medlemmarna i laget/gruppen. De kan inte uppdatera några uppgifter. Hur gör man för att öppna upp för lagen/grupperna att använda familjeinloggning? I menyvalet Lag/Grupper finns en separat flik för familjeinloggning. Där kan man öppna upp för de lag man vill ska kunna använda denna möjlighet. I samband med att man öppnar upp för ett lag/grupp så läggs ett nytt

13 menyval 'Familjeinloggning' in i lagets/gruppens meny. Vem skapar inloggningsuppgift för respektive lag? Admin eller ledaren? Det kan både ledaren och admin göra. Admin har dessutom möjlighet att ange att flera 'angränsande lag/grupper' ska visas vid en speciell inloggning. Exempelvis då flera lag/grupper tränar gemensamt (exempelvis F95 1 och F95 2). Det kan då vara bra att inloggningen gör så att alla visas i de båda lagen. Kontaktuppgifter för medlemmarna finns ju ofta på hemsidan, behövs denna möjlighet även i myclub? I myclub så är uppgifterna mer detaljerade eftersom de bildar underlag för klubbens medlemsregister. Detta är helt nödvändigt för klubben och för klubbens ekonomi eftersom medlemsavgifterna tas in via myclub. På hemsidan bör ej detaljerade uppgifter visas. Ibland kan dessa uppgifter vara lösenordsskyddade på hemsidan, men de bildar aldrig underlag för medlemsregistret.