Anvisning för registrering av fakturaunderlag samt redovisning av projektstöd

Transkript

1 1 Anvisning för registrering av fakturaunderlag samt redovisning av projektstöd Allmänt Projektledaren är ansvarig för att beviljade medel används i enlighet med de regler som finns angivna i avtalet samt för den vetenskapliga och ekonomiska redovisningen. Bokföringen ska göras så att en detaljerad redovisning till FoU-ledningen kan uppvisas vid anmodan, till exempel utifrån ett särskilt upprättat projektkonto. Beviljade medel får inte användas till stipendium. Merparten av medlen ska gå till anställda inom Stockholms läns landsting eller vid vårdenhet med annat huvudmannaskap som utför vård åt Stockholms läns landsting enligt vårdavtal och är belägen i Stockholms län. För att beviljade medel ska kunna användas till lönekostnader för anställda vid Karolinska Institutet, krävs en skriftlig överenskommelse med personaldirektör Maria Englund, SLL Personal (ALF Pedagogik), men fortfarande gäller att merparten av medlen (minst 51%) ska användas till lönekostnader för SLL-anställda. Overheadkostnader får endast i ringa omfattning, mindre än 5 procent, belasta projektmedlen. Om projektledaren ändrar anställningsförhållande eller av annat skäl inte kan utöva sitt projektledarskap, ska FoU-ledningen Karolinska Universitetssjukhuset (ALF Medicin, PickUp och PPG Projekt) respektive SLL Personal (ALF Pedagogik) underrättas och beslut om eventuell fortsatt disposition av medlen fattas i varje enskilt fall. Dispositionstid Beviljade medel disponeras av i ansökan angiven projektledare. Dispositionstid är anslagsperioden plus 6 månader, det vill säga beviljat anslag för 2013 disponeras till och med 30 juni 2014, beviljat anslag för 2014 disponeras till och med 30 juni 2015 och så vidare. Medel som inte tagits i anspråk inom dispositionstiden utbetalas inte. Detta gäller även fleråriga projekt. Om dispositionstiden av någon anledning behöver förlängas måste en skriftlig framställan om detta insändas till FoU-ledningen/SLL Personal.

2 2 Angivande av ekonomiskt stöd Vid publicering eller annan presentation av forskningsresultat ska det framgå att stöd erhållits från ALF-projektmedel, Stockholm. Engelsk version: Financial support was provided through the regional agreement on medical training and clinical research (ALF) between Stockholm County Council and Karolinska Institutet. Projektets hemvist Projektets hemvist; sjukhus/motsvarande, division/motsvarande och klinik/motsvarande är registrerad i databasen i enlighet med lämnade uppgifter i ansökan. Med hemvist menas den klinik/motsvarande som ska administrera projektet samt vilket sjukhus/motsvarande och division/motsvarande som kliniken/motsvarande tillhör. Division gäller enbart vid Karolinska Universitetssjukhuset. Beviljade medel ska administreras av enhet inom Stockholms läns landstings sjukvårdsorganisation, inklusive privata vårdgivare med vårdavtal. Beviljade medel kan således inte administreras av Karolinska Institutet. Fakturaunderlag (görs av projektledare och/eller controller/klinikekonom) Fakturaunderlag ska registreras i systemet två gånger per år (halvårsvis), första fakturaunderlaget ska omfatta januari-juni och andra fakturaunderlaget ska omfatta juli-december. Maximalt kan tre fakturaunderlag göras per bevillningsår (medlen är disponibla i 18 månader, det vill säga till och med juni efterföljande år). Sista datum för fakturering kommuniceras på controllerns startsida. Detta datum är viktigt att notera eftersom det innebär en skarp stängning. Efter detta kan inga fler fakturaunderlag göras för det halvåret. Vid fleråriga projekt är regeln att medel från tidigare bevillningsår används först, förutsatt att det är inom de 18 månaderna som medlen är disponibla. Under halvår 3 visar systemet därför först fakturaunderlag för halvår 3 föregående bevillningsår. Efter att disponibla medel förbrukats visar systemet automatiskt halvår 1 för innevarande bevillningsår. Pengar för ett bevillningsår ska förbrukas inom 18 månader, i annat fall återtas medlen som därmed inte längre är disponibla. Detta innebär att fakturaunderlag ska klarmarkeras senast i augusti efterföljande år. Fakturaunderlaget ska täcka så stor del som möjligt av upparbetade kostnader. Alla fakturaunderlag som framtagits i systemet sparas i systemet. Fakturering som skett fram till och med januari 2009 finns noterat i systemet som reg. kansli (det vill säga registrerat av kansliet).

3 3 Viktigt! För enheter utanför Karolinska Universitetssjukhuset ska alla fakturaunderlag från ett sjukhus/en enhet sammanfattas i ett samlingsfakturaunderlag. Därefter ska en faktura skickas till: ALF Medicin-, PickUp-projekt och PPG Projekt Karolinska Universitetssjukhuset Box Huddinge Referens: Fakturaunderlagen behöver inte skickas med fakturan, FoU-ledningen och Redovisningssektionen på Karolinska har tillgång till samlingsfakturaunderlag i forskningssystemet. ALF Pedagogik Stockholms läns landsting LSF, ref Box Stockholm Registrering av fakturaunderlag Gå in på och välj Fakturering. Välj Controller om du är controller. Ange HSA-ID och lösenord och logga in. Även projektledare kan registrera fakturaunderlag, dock inte godkänna fakturaunderlag, detta kan endast göras av controllern. Projektledaren kan endast se sitt eget projekt och ta fram fakturaunderlag genom att gå på Se fakturaunderlag. Projektledaren loggar in med ansökningsnummer och lösenord. Genom att klicka på texten Se fakturaunderlag kommer controllern till sidan Registrera fakturaunderlag. Hit kan man även komma via Fakturering i menyn till vänster. På sidan Registrering av fakturaunderlag framgår disponibelt belopp för innevarande år. I rutorna i fakturaunderlaget fyller controllern i kostnad i kronor. I personalkostnaden ska PO-pålägg ingå. Fakturaunderlaget måste sparas innan det kan godkännas. En projektledare kan spara fakturaunderlaget, men inte godkänna det. Godkännandet kan endast göras av behörig controller och endast godkända fakturaunderlag kan tas med i ett samlingsfakturaunderlag. Om totala kostnaden i fakturaunderlaget överskrider disponibelt belopp kan fakturaunderlaget inte klarmarkeras. Alla godkända fakturaunderlag kan granskas via knappen Godkända fakturaunderlag i menyn till vänster. Tidigare fakturaunderlag visas, men kan inte editeras. Registrering av samlingsfakturaunderlag Enheter som inte tillhör Karolinska måste ställa en faktura på beloppet i samlingsfakturaunderlaget med referens till samlingsfakturaunderlaget i Forskningssystemet. Vid granskning av fakturan används underlaget i Forskningssystemet. Enheter som tillhör Karolinska Universitetssjukhuset ska inte färdigställa samlingsfakturaunderlaget. Klicka på knappen Godkända fakturaunderlag i menyn till vänster. Då tas en lista på alla godkända fakturaunderlag för ditt sjukhus/division/klinik fram.

4 4 Genom att markera fakturaunderlagen i boxen till höger, gör controllern ett urval på vilka underlag som ska ingå. Ver-ID är endast till för kansliet och har ingen annan betydelse för bokföringssystem etc. Genom att trycka på knappen Samlingsfaktura tas samlingsfakturaunderlaget fram. På samlingsfakturaunderlaget kan benämning och kommentarer anges. Detta är för sjukhusets interna bruk. När samlingsfakturaunderlaget sparas är den färdig och kan inte längre förändras. För samlingsfakturaunderlag utanför Karolinska Universitetssjukhuset läggs 6 procent moms på automatiskt. Genom att trycka på knappen Samlingsfakturor kommer en uppställning på sparade samlingsfakturaunderlag upp. Genom att använda knappen Lista/Utskrift kan en lista på alla fakturaunderlag som ingår i samlingsfakturan tas fram. Denna lista kan kopieras och klistras in i exempelvis Excel. Kontrakt för projektet samt diarienummer och beslutsdatum för godkänd etikprövning ska vara insända till Lena Olsén för att kunna fakturera. Redovisning av projektstöd Intyg Anvisningar för intyg och vetenskaplig slutrapportering finns tillgängliga och rapportering sker på hemsidan under Min ansökan. Underskrivet intyg, 1 A4-sida, ska insändas till FoU-ledningen (ALF Medicin, PickUp och PPG Projekt) respektive SLL Personal (ALF Pedagogik) senast den 1 december varje år för att beviljade medel för nästkommande år ska bli disponibla. Progressrapport Vid ansökan om fortsättningsanslag registreras uppgifter i en progressrapport i registreringsformuläret i det elektroniska ansökningssystemet. Dessa uppgifter hämtas sedan från databasen vid registrering av den vetenskapliga slutrapporten. Vetenskaplig slutrapport Vetenskaplig slutrapport ska registreras via det elektroniska ansökningssystemet och en underskriven rapport ska skickas till FoU-ledningen (ALF Medicin, PickUp och PPG Projekt) respektive SLL Personal (ALF Pedagogik) senast den 1 december året efter anslagsperiodens slut. Kontaktpersoner Frågor om fakturaunderlag och samlingsfakturaunderlag för ALF Medicin, PickUp och PPG Projekt besvaras av: Gunilla Eriksson, , gunilla.e.eriksson@karolinska.se ALF Pedagogik: Magnus Hammarberg, , magnus.hammarberg@sll.se

5 5 Adressuppgifter FoU-ledningen Lena Olsén Eugeniahemmet T4:01 Karolinska Solna Stockholm SLL Personal och utbildning Anders Engqvist Box Stockholm Internadress: Hantverkargatan 26 Senast uppdaterad