Organisation, ansvarsområden och roller

Transkript

1 n av 5 Munkfors, Forshaga, Kils och Grums kommun April 2005 av IT-samverkansgruppen

2 n 2 av 5 Systemförvaltningsorganisationen består av olika funktioner som samarbetar. Dessa funktioner existerar alltid, oavsett om organisationen är uttalad eller inte. För mindre omfattande system kan en eller flera funktioner sammanfalla och åligga en och samma person. Det är viktigt att observera att vi inte skapat någon ny konkurrerande organisation, utan att förvaltningsorganisationen finns parallellt och är integrerad med den vanliga linjeorganisationen. I kommunerna har vi valt att organisera driftansvaret på så sätt att IT-funktionen utgör en central serviceenhet med övergripande ansvar för IT-infrastruktur och teknisk drift. Systemförvaltningsorganisation Verksamheter IT-funktionen Systemägare IT-ledning Systemförvaltare IT-säkerhetssamordnare Användare IT-drift Systemleverantör

3 n 3 av 5 Roller, ansvarsfördelning och arbetsuppgifter Ansvarsrollerna i samband med systemförvaltning har en mycket central betydelse. Ansvaret har ofta felaktigt hamnat hos IT-funktionen istället för hos den verksamhetsfunktion som systemet stödjer. Systemförvaltningen ska präglas av ett gemensamt ansvar.. Systemägare Systemägare är den person som är utsedd av nämnd/styrelse att ansvara för verksamheten, dvs förvaltningschef/vd. Denne är ansvarig för systemet samt för informationen inom systemet. För gemensamma system ) och försörjningssystem 2) kan delegering till annan verksamhetsansvarig förekomma..) Gemensamma system t.ex. ekonomi, Pa/löner, ärendehantering, intranät, e-post mm. 2.) Försörjningssytem t.ex. person-, fastighets- och byggnadsinformationssystem, katalogtjänster mm. Systemägarens ansvar är att säkerställa att systemet stödjer verksamhetens mål på ett sådant sätt att maximal effekt erhålls. organisera systemförvaltningen, såväl materiella som personella resurser. vara övergripande ansvarig för systemets ekonomi, funktion, kvalitet samt juridiska frågor. ansvara för IT-säkerheten. tillse att systemsäkerhetsplan upprättas och följs. i samverkan med kommunens IT-säkerhetssamordnare tillse att fastlagda riktlinjer för IT-säkerheten följs. 2. Systemförvaltare Systemförvaltaren är utsedd och arbetar på delegation från systemägaren. Arbetsuppgifterna är att planera, samordna, följa upp och underhålla systemet under hela dess livslängd samt att ge stöd till användarna. Systemförvaltarens ansvar är att operativt ansvara för systemets säkerhet och behörigheter. kontrollera och följa upp systemets funktioner. tillse att brister åtgärdas och initiera nödvändiga förändringar. tillse att system- och användardokumentation finns och är aktuell. tillse att användarna har rätt utbildning. initiera kontinuerliga träffar med systemanvändarna (systemförvaltningsmöten). aktivt påverka utvecklingen av systemet med hjälp av användarnas önskemål och krav. ha kontakt med IT-funktionen. ha kontakt med systemleverantören.

4 n 4 av 5 3. Användare Användare är alla de som på något sätt använder systemet eller informationen som kommer ur systemet. Användarna ansvarar för att följa de regler och bestämmelser som framgår av systemsäkerhetsplanen samt lagar eller andra dokument som reglerar verksamheten. 4. IT-ledning Användarnas ansvar är att ansvara för att gällande säkerhetsregler följs vid den egna arbetsplatsen. tillse att korrekt information matas in och registreras. kontrollera in- och utdata. registervård samt underhåll av ev. lokala styrtabeller och parametrar. rapportera fel, brister, krav och önskemål till ansvarig för systemförvaltningen. medverka vid test av förändringar eller nya funktioner. IT-säkerhetsarbetet ska bedrivas som en integrerad del av kommunens normala verksamhet. Årliga mål ska fastställas i samband med att verksamheternas övriga mål fastställs i ordinarie budgetprocess. Arbetet utförs av de olika verksamheterna i samverkan med IT-chefen. IT-chefen har det övergripande samordningsansvaret för IT-frågor. 5. IT-drift Med IT-driften avser vi här ansvaret för den IT-tekniska driften av det aktuella systemet. IT-funktionen ansvarar för nätverk och gemensamma datorer (servrar), dvs i huvudsak hårdvaror, operativsystem samt databaser. Detta sker på uppdrag av systemägaren. Genom dialog mellan systemägaren och IT-funktionen ska en ansvarsfördelning för driftansvaret upprättas. Driftansvaret kan antingen skötas av IT-funktionen, det egna (kommunala) bolaget eller av extern leverantör. Driftansvar innebär ett ansvar för att tillse att driftdokumentation upprättas och underhålls. tillse att maskinvaran underhålls. informera om driftstörningar och produktionsinskränkningar. vidta nödvändiga åtgärder vid driftstörningar. vara systemägaren behjälplig så att gällande riktlinjer för IT-anläggningens fysiska skydd (kyla, värme, intrång mm) uppfylls. vara systemförvaltaren behjälplig vid test och driftsättning av nya versioner, uppdateringar, driftrutiner, integrationer mm. ha kontakt med leverantören avseende system- och driftsfrågor.

5 n 5 av 5 6. IT-säkerhetssamordnaren IT-säkerhetsarbetet ska bedrivas som en integrerad del av kommunens normala verksamhet. Årliga mål ska fastställas i samband med att verksamheternas övriga mål fastställs i ordinarie budgetprocess. Arbetet utförs av de olika verksamheterna i samverkan med ITsäkerhetssamordnare, IT- och personalchef. IT-säkerhetssamordnaren har det övergripande samordningsansvaret för IT-säkerheten i kommunen. 7. Systemleverantören Systemleverantören som är en extern part svarar för alla frågor kring den tekniska utformningen av programvaran. Samarbetsformer och ersättningar ska noga fastställas genom avtal. Systemleverantörens ansvar är att underhålla och utveckla applikationen. utföra ändringar i systemet efter beställning från systemansvarig. tillhandahålla och underhålla system- och driftdokumentationen. analysera konsekvenser och kostnader för de förslag som systemansvarig lägger fram. svara för felsökning och felanalys. vara systemförvaltarens expert på programvaran. genomföra tekniska förändringar i design av programvaran och databasfunktionen. Vid entreprenaddrift utser leverantören en driftansvarig som fungerar som kontaktperson mot kommunen vid driftfrågor. IT-säkerhet Beträffande de olika rollernas ansvar gällande kommunens IT-säkerhet se också kommunens IT-säkerhetspolicy och IT-säkerhetsinstruktion Förvaltning.