nuvarande resmönster.

Transkript

1 Anbudsförfrågan 1 (17) Rikspolisstyrelsen Polisens verksamhetsstöd Affärsenheten/Upphandlingssektionen Sara Kinnander Upphandlare Datum Diarienr (åberopas vid korresp) A / /2013 Sista anbudsdag: UPPHANDLING AV RESEBYRÅTJÄNSTER (9 bilagor) 1 FÖRUTSÄTTNINGAR Förutsättningarna för denna upphandling framgår nedan. 1.1 Allmänt Upphandlingen genomförs för att tillgodose nedanstående (punkt 1.2) myndigheters ( Myndigheterna ) behov av resebyråtjänster för tjänsteresor inom Sverige och utomlands. Myndigheterna använder vid bokningar av tjänsteresorr i dagsläget de statligt upphandlade ramavtalen (återfinns på dvs. avtalen för inrikes- och utrikes flyg, hyrbil och hotell. Vidare nyttjas det statligaa ramavtalet för betaltjänster med betalkort samt resekonto (BTA). Bokning av resor görs av resenärenn eller av en utsedd resebokare. Resenärenss bokning av flyg, hotell, hyrbil och taxi etc. sker på olika sätt inom Myndigheterna och idag är online-användandet strax över 1 % av det totalaa antalet resebokningar. Myndigheterna har en målsättning att under kommande avtalsperiod öka användandet till minst 60 %, idag är inte samtligaa Myndigheterna anslutna till ett självbokningssystem. Myndigheterna har för avsikt attt teckna avtal med en (1) leverantör. Anbud lämnas på hela åtagandet, alternativa anbud kommer inte att utvärderas. 1.2 Myndigheterna Nedan återfinns en beskrivning av de myndigheter som omfattas av denna upphandling samt kortfattad information om myndigheternas nuvarande resmönster. Brottsförebyggande rådet (Brå) är ettt centrum för forsknings- och utvecklingsverksamhet inom rättsväsendet. Brå arbetar på uppdrag av Sveriges regering och ofta i samverkan med andra myndigheter och organisationer. En viktig utgångspunkt för den svenska kriminalpolitiken är att arbeta för att förhindra att brott sker. Brå är en myndighet som verkar för att brottsligheten minskar och tryggheten ökar i samhället genom att ta fram faktaa och sprida kunskap om brottslighet och brottsförebyggande arbete.

2 2 Brå producerar även den officiella kriminalstatistiken, utvärderar reformer, bedriver forskning för att ta fram ny kunskap och stödjer lokalt brottsförebyggande arbete. Brå:s målgrupper är beslutsfattare och anställda inom rättsväsendet, brottsförebyggande aktörer samt medier och allmänhet. Brå har cirka 90 medarbetare och ligger i Stockholm. Huvuddelen i myndighetens resande sker inom Sverige men det förekommer utlandsresor i samband med konferenser och samarbetsprojekt. Brå står för arrangemanget av det internationella Stockholm Criminology Symposium varje år. Ekobrottsmyndigheten (EBM) är en specialistmyndighet för ekobrottsbekämpning med uppgift att förebygga, upptäcka, förhindra, utreda och lagföra ekonomisk brottslighet. Inom EBM arbetar ca 420 personer. Myndigheten har kontor i Stockholm, Göteborg, Malmö. Myndigheten erhöll riksansvar den och ska utöka de orter där Ekobrottsmyndigheten ska finns lokaliserad. Dessa orter är from slutet av 2012 Umeå, Sundsvall, Uppsala, Örebro, Linköping. Huvuddelen av myndighetens resande sker inom Sverige mellan Stockholm, Göteborg och Malmö, men det förekommer även utlandsresor. Polisen, i Polisens organisation ingår förutom Rikspolisstyrelsen, Statens kriminaltekniska laboratorium och 21 länsindelade polismyndigheter, samt SÄPO. Rikspolisstyrelsen är central förvaltnings- och tillsynsmyndighet för Polisen. Polisen har ca anställda och genomför främst resor inom Sverige och Europa. Rikspolisstyrelsen kommer i denna upphandling teckna avtal för såväl Rikspolisstyrelsen som för övriga myndigheter inom Polisens organisation. År 2015 blir SÄPO en egen myndighet, SÄPO ska dock ha möjlighet att avropa från detta avtal även när SÄPO är en myndighet skild från Polisen. Post- och telestyrelsen (PTS) är den myndighet i Sverige som bevakar tele-, IT-, radio-, och postområdena. PTS verkar för att alla i Sverige ska få tillgång till effektiva, prisvärda och säkra kommunikationer. PTS är en utåtriktad myndighet som arbetar på en dynamisk marknad och med många internationella kontakter. Myndigheten har ca 280 anställda varav de flesta arbetar vid huvudkontoret i Stockholm. Huvuddelen av resandet sker inom Europa men det förekommer en hel del resor både inom Sverige och interkontinentalt. Riksrevisionen är en del av riksdagens kontrollmakt. Det övergripande målet för Riksrevisionen är att bidra till god resursanvändning och en effektiv förvaltning i staten genom en oberoende granskning av den statliga verksamheten. Riksrevisionens uppdrag genomförs i form av årlig (finansiell) revision och effektivitetsgranskningar som redovisas till riksdag och regering som underlag för styrning av statsförvaltningen. Riksrevisionen har dessutom internationella kontakter i stor omfattning, både i form av biståndsarbete och med motsvarande professioner i andra länder över hela världen.

3 3 Riksrevisionen leds av tre riksrevisorer, valda av riksdagen och har ca 300 anställda, varav ca 260 i Stockholm. Lokala kontor finns i Jönköping, Karlstad och Uppsala med ca 25 anställda per kontor. Tullverket är en statlig myndighet med drygt anställda. Myndigheten kontrollerar flödet av varor in och ut ur Sverige, bidrar till ett säkert samhälle och säkerställer konkurrensneutral handel. Vårt arbete ska leda till att korrekt tull, skatter och andra avgifter tas in samt att restriktioner för in- och utförsel följs. Vi förenklar den legala handeln och förhindrar den illegala genom att erbjuda smidiga tullrutiner för utrikeshandeln, en enkel gränspassage för resande och ett effektivt gränsskydd. Tullverket verkar i hela landet, men finns främst vid gränsorter med större resande- och godsflöden, i huvudsak i Stockholm, Göteborg och Malmö. Åklagarmyndigheten är en statlig myndighet med ca anställda, varav ca 900 åklagare, medan övriga arbetar inom olika stödfunktioner. Den centrala administrationen finns på Riksåklagarens kansli som är lokaliserat i Stockholm. Myndigheten har verksamhet i hela landet. Den operativa verksamheten utövas på landets 39 åklagarkammare samt tre utvecklingscentrum lokaliserade i Stockholm, Göteborg och Malmö. Åklagarmyndigheten genomför ett stort antal tjänsteresor såväl nationellt, vilket utgör huvuddelen, som internationellt. Åklagarmyndighetens resor beställs av en eller flera resebeställare inom respektive kammare. 1.3 Omfattning Denna upphandling omfattar resebyråtjänster och profilhantering. Myndigheterna söker en resebyrå som kan tillhandahålla resebyråtjänster såväl online som offline. Med online avses bokning som görs via ett webbaserat självbokningssystem och med offline avses bokning som görs genom att ringa till resebyrån och genomföra en bokning. I tjänsterna ingår att boka, omboka och avboka transporter såsom flyg-, tåg-, mark- och båttransporter samt genomföra bokning, ombokning och avbokning av logi. För såväl offline som onlinebokning är tillgången till en profildatabas med myndighets- och resenärsuppgifter väsentlig. För närvarande finns sammanlagt drygt 6000 profiler inlagda och ambitionen är att antalet ska öka under kommande avtalsperiod. 1.4 Resevolymer Nedan återfinns en översiktlig bild av antalet bokningar år Produkt Antal biljetter/rumsnätter/hyrbilar Flyg inrikes Flyg Europa Flyg internationellt Tåg inrikes Hotell

4 4 Hyrbil 700 Myndigheterna kan inte garantera några kommande avropsvolymer. 1.5 Avtalstid Ramavtalet träder i kraft från och med dagen då det undertecknats av respektive Myndighet och antagen leverantör, dock tidigast från och med den 1 april 2014 och gäller i två (2) år. Rikspolisstyrelsen tecknar avtal för samtliga polismyndigheter, Statens kriminaltekniska laboratorium samt SÄPO. Varje Myndighet äger rätt, men saknar skyldighet, att förlänga avtalet med upp till ett (1) år i taget i upp till totalt två (2) år. 2 ADMINISTRATIVA BESTÄMMELSER 2.1 Upphandlande myndighet Rikspolisstyrelsen genomför denna upphandling för samtliga under punkt 1.2 uppräknade myndigheters räkning, samtliga dessa myndigheter är upphandlande myndigheter. 2.2 Upphandlingsförfarande Vid denna upphandling tillämpas ett förenklat förfarande i enlighet med 15 kap. 3 lagen (2007:1091) om offentlig upphandling (LOU). Anbud kan komma att antas utan föregående förhandling. Eventuell förhandling sker på initiativ av Rikspolisstyrelsen. 2.3 Annonsering Annonsering sker i databasen Förfrågningsunderlag Upphandlingens omfattning och de krav som ställs framgår av denna anbudsförfrågan jämte bilagor (Förfrågningsunderlag). Förfrågningsunderlaget är publicerat på Rikspolisstyrelsens upphandlarprofil; Anbudsgivaren bär själv ansvar för att tillägna sig fullständigt Förfrågningsunderlag. 2.5 Frågor och svar Frågor upprättas skriftligen på svenska och skickas till upphandlaren på följande e-postadress: sara.kinnander@polisen.se. Rikspolisstyrelsen besvarar endast frågor som inkommit till upphandlaren senast den 5 februari Frågor och svar samt annan för upphandlingen relevant information publiceras löpande på Rikspolisstyrelsens upphandlarprofil fram till och med den 7 februari Endast den information som publiceras på Rikspolisstyrelsens upphandlarprofil ska anses utgöra del av Förfrågningsunderlaget.

5 5 Anbudsgivaren bär själv ansvar för att tillägna sig frågor och svar samt annan för upphandlingen relevant information som publiceras på Rikspolisstyrelsens upphandlarprofil. Observera att inga frågor och svar kommer att publiceras mellan och Anbudets form och struktur Anbud skall upprättas skriftligen och av anbudet skall all information av betydelse för utvärderingen framgå på svenska. Detta innebär att alla handlingar som är av betydelse för utvärderingen och som är författade på annat språk än svenska måste åtföljas av en vidimerad översättning. Anbud struktureras på så vis att information framgår i den ordning som de efterfrågas i detta Förfrågningsunderlag med undantag för information som anbudsgivaren anser vara hemlig. Sådan information placeras sist i anbudet tillsammans med en motivering till varför informationen anses vara hemlig, jämför punkt Använd hålat A4-papper och undvik pärmar, plastfickor, gem och liknande. Anbud lämnas i en sluten neutral försändelse försedd med följande text som upplysning om att försändelsen innehåller anbud. A /2013 ANBUD Resebyråtjänster 2.7 Anbudets giltighet Anbud skall vara undertecknat av behörig företrädare för anbudsgivaren och anbudsgivaren skall vara bunden av sitt anbud till och med den 31 december 2014 om inte annat överenskommes. Överenskommelse om förlängning av anbudets giltighetstid initieras av Rikspolisstyrelsen. 2.8 Anbudets avlämnande Anbud skall ha ankommit till Rikspolisstyrelsen senast den 18 februari Anbud som lämnas till Rikspolisstyrelsen personligen eller via bud avlämnas vid Polhemsgatan 30 i Stockholm, helgfria vardagar mellan kl. 06:00 och kl. 20:00. Anbud som skickas till Rikspolisstyrelsen med post adresseras till: Rikspolisstyrelsen Att: Registratorskontoret Box Stockholm Anbudsgivaren svarar för att anbud ankommer i rätt tid. Anbud som ankommer efter sista anbudsdag eller som lämnas via telefax eller e-post kommer inte att beaktas.

6 6 2.9 Anbudskostnader Anbudsgivaren äger inte rätt till ersättning för anbudet eller för kostnader i samband med anbudsgivningen Kontrakt Civilrättsligt bindande avtal mellan upphandlande myndighet och antagen anbudsgivare i denna upphandling sluts genom ett kontrakt. Enligt definitionen i 2 kap. 10 LOU avses med kontrakt ett skriftligt avtal med ekonomiska villkor som a) sluts mellan en eller flera upphandlande myndigheter och en eller flera leverantörer; b) avser utförande av byggentreprenad, leverans av varor eller tillhandahållande av tjänster och c) undertecknas av parterna eller signeras av dem med en elektronisk signatur Offentlighetsprincipen Som myndighet omfattas Rikspolisstyrelsen av offentlighetsprincipen, vilket innebär att Rikspolisstyrelsen är skyldig att lämna ut information som inte är hemlig. Rikspolisstyrelsen genomför en prövning om information är hemlig eller inte endast i samband med att en begäran om att få ta del av informationen inkommer till Rikspolisstyrelsen. Rikspolisstyrelsens beslut om att hemlighålla information kan överklagas och prövas i domstol. För att underlätta Rikspolisstyrelsens prövning ombeds anbudsgivaren att i anbudet precisera vilken information som anbudsgivaren anser vara hemlig samt vilken skada anbudsgivaren skulle lida om informationen röjdes. 3 KRAV PÅ ANBUDSGIVARE De krav som ställs på anbudsgivare och underleverantörer som ska utföra tjänsterna som omfattas av det aktuella ramavtalet samt de bevis som fordras för att styrka att kraven är uppfyllda framgår nedan. Med underleverantör avses företag som anbudsgivare anlitar för att genomföra hela eller vissa delar av ramavtalet. Avser anbudsgivaren att anlita fler än en (1) underleverantör får bilagt Formulär för underleverantör mångfaldigas. 3.1 Företagsuppgifter Anbudsgivare lämnar sina egna och underleverantörers företagsuppgifter förslagsvis i bilagda Formulär för anbudsgivare och Formulär för underleverantör samt fogar dem till anbudet. 3.2 Uteslutningsgrunder Rikspolisstyrelsen kommer att utesluta anbudsgivare och underleverantörer, för vilka grund för uteslutning enligt 10 kap. 1-2 LOU föreligger. Anbudsgivare och underleverantörer skall skriftligen intyga på heder och samvete att grund för uteslutning enligt 10 kap. 1-2 LOU inte föreligger.

7 7 Behörigen undertecknade Formulär för anbudsgivare och Formulär för underleverantör godtas som skriftligt intyg. 3.3 Socialförsäkringsavgifter och skatter Anbudsgivare och underleverantörer skall ha fullgjort sina skyldigheter avseende inbetalning av socialförsäkringsavgifter och skatter i det egna landet. Rikspolisstyrelsen kommer att kontrollera att anbudsgivare och underleverantörer som är skattskyldiga i Sverige inte har restförda skulder avseende socialförsäkringsavgifter och skatt genom att inhämta uppgifter från Skatteverket. Anbudsgivare och underleverantörer som inte är skattskyldiga i Sverige skall styrka att de inte har restförda skulder avseende socialförsäkringsavgifter och skatter i det egna landet med handlingar eller intyg, utfärdade av behörig nationell myndighet, som innehåller de uppgifter som Rikspolisstyrelsen inhämtar från Skatteverket. För information om de uppgifter som avses hänvisas till bilagd Blankett från Skatteverket. Om det inte utfärdas handlingar eller intyg med efterfrågade uppgifter i det egna landet skall dessa ersättas av en utsaga som har avgetts på heder och samvete. Dokument som inlämnas för att styrka att kravet i denna punkt är uppfyllt får inte vara äldre än tre (3) månader från den sista dagen att inkomma med anbud, vilket skall framgå av dokumenten eller styrkas skriftligen av oberoende part som är insatt i anbudsgivares respektive underleverantörers verksamhet, såsom auktoriserad revisor. 3.4 Registrering Anbudsgivare och underleverantörer skall vara registrerade i aktiebolags- eller handelsregister eller motsvarande register som förs i det egna landet under förutsättning att anbudsgivare och underleverantörer är skyldiga att vara registrerade i sådant register, i enlighet med lagen i det egna landet. Rikspolisstyrelsen kommer att kontrollera att svenska anbudsgivare och underleverantörer har fullgjort sina registreringsskyldigheter genom att inhämta uppgifter från Bolagsverket. Utländska anbudsgivare och underleverantörer skall styrka registrering enligt det egna landets bestämmelser om aktiebolagsregister, handelsregister eller motsvarande register med handlingar eller intyg, utfärdade av behörig nationell myndighet. Om det inte utfärdas handlingar eller intyg med efterfrågade uppgifter i det egna landet får de ersättas av en utsaga som har avgetts på heder och samvete. Dokument som inlämnas för att styrka att kravet i denna punkt är uppfyllt får inte vara äldre än tre (3) månader från den sista dagen att inkomma med anbud, vilket skall framgå av dokumenten eller styrkas skriftligen av oberoende part som är insatt i anbudsgivares respektive underleverantörers verksamhet, såsom auktoriserad revisor.

8 8 3.5 Certifieringar Anbudsgivaren skall vara IATA-ackrediterad (International Air Transport Association). Intyg som styrker detta skall bifogas anbudet. Anbudsgivaren skall uppfylla PCI DSS (Payment Card Industry Data Security Standard) och skall till anbudet foga en kopia på godkänd AOC (Attestation of Compliance). 3.6 Ekonomisk ställning Anbudsgivare skall ha en sådan ekonomisk ställning att den kan upprätthålla ramavtalet som den upphandlande myndigheten avser sluta i denna upphandling under hela dess giltighetstid, inklusive eventuella förlängningar. Rikspolisstyrelsen kommer att göra en bedömning av anbudsgivarnas ekonomiska ställning med hjälp av affärs- och kreditupplysningsföretaget Upplysningscentralen AB:s (UC) riskklassificering. Anbudsgivare som är placerade i riskklass 3-5 baserat på ekonomiska värden kommer att anses ha uppfyllt kravet på ekonomisk ställning. Anbudsgivare, som av UC a) inte har placerats i någon riskklass eller b) har placerats i riskklass 1-2 eller c) har placerats i riskklass där riskklassen inte är baserad på ekonomiska värden, kan komma att anses ha uppfyllt kravet på ekonomisk ställning under förutsättning att anbudsgivare fogar sådana handlingar till anbudet som gör att det kan anses klarlagt att anbudsgivaren har motsvarande ekonomiska ställning. Sådana handlingar kan exempelvis utgöras av intyg från något annat affärs- och kreditupplysningsföretag, såsom Creditsafe AB, Kreditfakta AB eller Dun & Bradstreet, som visar att anbudsgivaren är placerad i en riskklass som motsvarar riskklass 3-5 enligt UC eller en moderbolagsgaranti. Sådana handlingar får ej vara äldre än tre (3) månader från sista dag att lämna anbud. 3.7 Utbildnings- och yrkeskvalifikationer Anbudsgivare ska tillhandahålla personal med de utbildnings- och yrkeskvalifikationer som krävs för att tillhandahålla tjänsterna som omfattas av denna upphandling. Anbudsgivaren skall tillhandahålla ha minst fem (5) personer som kan tala och skriva svenska språket obehindrat med nedanstående kompetens för utförande av uppdraget: - TRAC-utbildning eller motsvarande utbildning samt - Minst två (2) års arbetslivserfarenhet som Resekonsulter. Anbudsgivaren skall styrka att kravet uppfylls genom att bifoga anbudet meritförteckningar på den personal som kan bli aktuella för utförandet av tjänsterna. I bifogade meritförteckningar skall det tydligt framgå att erbjuden personal har den erfarenhet och kompetens som krävs i strecksatserna ovan.

9 9 3.8 Tidigare åtaganden Anbudsgivaren skall i sitt anbud ange två (2) tidigare uppdragsgivare/referenser för vilka anbudsgivaren tillhandahållit tjänster av liknande karaktär av vad som nu upphandlas samt en beskrivning av referensuppdragen. Åtagandena skall ha påbörjats eller ha slutförts efter februari 2011 eller vara nu pågående och skall vara av liknande karaktär som det som nu upphandlas. För att betraktas som liknande den tjänst som nu upphandlas, skall åtagandena omfattat i stort sett motsvarande produktutbud som den nu aktuella upphandlingen omfattar samt omfattat ett större antal transaktioner. Anbudssökanden skall inkomma med följande uppgifter om tidigare åtaganden, förslagsvis i bilagt svarsformulär samt inkludera: 1. Namn på uppdragsgivaren, 2. kortfattad beskrivning av tidigare uppdrags art, tidpunkt för uppdragen, ungefärligt antal transaktioner och beskrivning av vilka tjänster uppdragen omfattade samt 3. kontaktuppgifter till respektive uppdragsgivare. 3.9 Säkerhetsledning Anbudsgivaren skall arbeta enligt ett ledningssystem för säkerhetsarbete. Anbudet skall inkludera en beskrivning av Anbudsgivarens ledningssystem för säkerhetsarbete alternativ intyg om ISO-certifiering enligt ISO eller motsvarande Kvalitetssäkring Anbudsgivaren skall arbeta efter ett kvalitetssäkringssystem. Anbudet skall inkludera en beskrivning av Anbudsgivarens kvalitetssäkringsarbete, kvalitetspolicy eller andra styrande dokument för kvalitetssäkring Miljöledning Anbudsgivaren skall aktivt arbeta med miljöfrågor. En redovisning av hur Anbudsgivaren arbetar med miljöfrågor, såsom miljöpolicy, miljömål, intyg om ISO-certifiering eller motsvarande skall bifogas anbudet Underleverantör Avser anbudsgivaren att anlita underleverantörer för att genomföra vissa delar av tjänsten skall dessa anges i anbudet. Anbudsgivaren redovisar i anbudet vilka delar av uppdraget som underleverantören kan komma att utföra. Anbudsgivaren skall till anbudet foga ett åtagande från underleverantören i fråga eller på annat sätt i anbudet styrka att Anbudsgivaren kommer att förfoga över nödvändiga resurser när kontraktet ska fullgöras.

10 10 4 KRAV PÅ FÖREMÅLET De krav som ställs på föremålet för upphandlingen samt de bevis som fordras för att styrka att kraven är uppfyllda framgår nedan. Många av kraven återfinns såväl nedan som i bilagt avtalsutkast. Genom att underteckna bilagd sanningsförsäkran accepterar Anbudsgivaren samtliga s.k. skall-krav som återfinns under punkt 4 Krav på föremålet, observera dock att för att uppfylla vissa av kraven måste Anbudsgivaren foga viss information till sitt anbud. 4.1 Allmänt Anbudsgivaren skall boka, omboka samt avboka transporter av olika slag, dvs. flyg, tåg, mark och båttransporter samt genomföra bokning, ombokning och avbokning av logi. Anbudsgivaren skall inneha en fungerande rutin för hantering av Myndigheternas resepolicys, dvs att resor bokas enligt respektive Myndighets policy. Anbudsgivaren skall hantera de statliga ramavtalen inom områdena flygresor - Europa, flygresor -inrikes, flygresor -Nordamerika, flygresor -övriga världen, hotelltjänster samt taxiresor, dvs. att genomföra bokningar i enlighet med ovan nämnda avtal. Observera att statliga ramavtal inom aktuellt område såväl kan upphöra som tillkomma under kommande avtalsperiod. Anbudsgivaren skall utföra bokningar samt inneha stödsystem för bokningar av lågprisflyg, s.k. LCC-bolag när inte Myndigheternas avtalspriser eller avtalsleverantörer finns tillgängliga för inrikesresor, resor i Norden samt Europa. 4.2 Beställning och bokning Resenärer och Beställare skall ha möjlighet att göra beställningar av de resebyråtjänster som räknas upp i bilaga 9, Prisbilaga, tjänsterna skall kunna bokas via telefon, e-post samt via ett webbaserat självbokningssystem. Anbudsgivaren skall utifrån de förutsättningar som ges av resenär eller beställare erbjuda det mest fördelaktiga resealternativet vid varje enskild bokning. Vad som avses med mest fördelaktigt avgöras av den som bokar och kan avse exempelvis restid eller färdsätt. Anbudsgivaren skall tillämpa vid varje tidpunkt gällande statligt ramavtal avseende resor och logi enligt samt respektive Myndighets avtal med SJ. Anbudsgivaren skall vid bokning erbjuda resenären en bokningsbekräftelse elektroniskt t.ex. via e-post eller sms.

11 11 Bekräftelse av bokning samt följesedel skall omgående översändas till resenären via e-post och/eller sms samt till av resenären anvisad adress. Kopia skall, om så önskas, skickas till annan person inom Myndigheten. Anbudsgivaren skall tillhandahålla E-voucher för bokningar av hotell i Sverige. Priser skall stämma överens med de publicerade eller de av Myndigheterna upphandlade/avropade avtalspriserna t.ex. genom Kammarkollegiets statliga ramavtal. Detta innebär att inga påslag får göras av resebyrån på leverantörens priser, det är endast ett transaktionsarvode som får adderas priserna och det är detta transaktionsarvode som skall anges i bilaga 9, Prisbilaga. Anbudsgivaren skall vid bokning informera om resmåls pass-, visum- och vaccineringsbestämmelser. Anbudsgivaren skall hantera bokningar vid s.k. särskild händelse, då behov uppstår för ett antal personer som kan vara spridda över hela landet att resa till ett område med kort varsel. Antal personer och hur snart resan måste företas kommer vid en eventuell händelse anges, det kan ej uppges i förtid. 4.3 Service Anbudsgivaren skall ha bemanning för bokning av tjänster via telefon eller e- post under ordinarie kontorstid måndag fredag mellan kl och Anbudsgivaren skall tillhandahålla personlig service på svenska språket inom trettio (30) sekunder för minst 90 % av inkommande samtal via telefon samt svar på e-post inom 60 minuter. För ärenden utöver ordinarie kontorstid skall Anbudsgivaren ha personlig service på svenska språket varje dag året runt. 4.4 Informationsflöde från anbudsgivaren Anbudsgivaren skall informera Myndigheternas kontaktpersoner om nyheter och händelser inom reseområdet som kan ha påverkan på Myndighetens resande. Denna information kan lämnas via e-post. Vid akuta situationer skall denna information lämnas via telefonsamtal eller sms. Anbudsgivaren skall på förfrågan tillhandahålla information om var resenären befinner sig, vad respektive resenär bokat samt vilka resor som är genomförda. Rätt att få ta del av denna information kommer endast ges till ett fåtal personer per Myndighet (omkring tre (3) personer). 4.5 Självbokningssystem (resebyråtjänst-online) Anbudsgivaren skall tillhandahålla ett webbaserat självbokningssystem som skall vara tillgängligt dygnet runt. Det skall vara möjligt att i systemet boka inrikes och utrikes resor. Det skall vara möjligt att i systemet boka flyg, tåg, hotell samt eventuell marktransport såsom flygbuss, taxi eller motsvarande enligt såväl Kammarkollegiets ramavtal och Myndighetens egna avtal.

12 12 Systemet skall på samma sätt som vid offline bokning ta hänsyn till bifogade resepolicys och reseregler för respektive myndighet. För bokning via självbokningssystemet skall det finnas en supportfunktion, support ska tillhandahållas via e-post eller telefon. Anbudsgivaren skall tillhandahålla personlig service på svenska språket inom trettio (30) minuter, avseende e-post innebär detta någon form av svar som inte är automatiskt genererat. 4.6 Implementering av resebyråtjänst Anbudsgivaren skall tillsammans med Myndigheterna implementera avtalet. Implementeringen av Avtalet skall vara genomförd senast 12 veckor efter att affärsavtalet undertecknas. Anbudsgivaren skall i sitt anbud beskriva hur implementering kommer att ske vid ett eventuellt avtalstecknande. Beskrivningen skall innehålla implementeringsaktiviteter, tidplan samt ange vilka uppgifter som erfordras från myndigheterna. Inga kostnader för införandet får belasta Myndigheterna. 4.7 Resenärsprofil, profildatabas och säkerhetskrav Anbudsgivaren skall tillhandahålla en profildatabas med myndighets och resenärsuppgifter, något som är av väsentlig betydelse för såväl offline- som onlinebokning. Profildatabasen skall placeras fristående från Anbudsgivaren och vid ett eventuellt byte av resebyrå skall all data föras över till ny leverantör utan kostnad. 4.8 Gränssnitt och säkerhetskrav Profildatabasens grafiska gränssnitt skall vara placerad och installerad så att minst nedanstående säkerhetskrav enligt nedanstående normer eller motsvarande tillgodoses: - Vara Webbaserat och tillgängligt via Internet. - Stödja webbläsare Internet Explorer 9.0 eller högre och Mozilla Firefox 19.0 eller högre. - Stödja XHTML 1.0 och HTML 4.01 eller högre. - Kunna genomföra inloggning och överföring av data genom krypterad uppkoppling med minst SSLv3/TLS All Webbbaserad kodutveckling ska följa OWASP. Anbudsgivaren skall i anbudet ange vilken lösning som erbjuds samt bifoga beskrivning av hur lösningen fungerar. 4.9 Fysiska säkerhetskrav Profildatabasen skall fysiskt vara placerad och installerad så att minst nedanstående säkerhetskrav enligt nedanstående normer eller motsvarande tillgodoses;

13 13 - Lägst skyddsklass 2 (SSF 200:4) i alla omslutande ytor. - Inbrottslarmanläggning med aktiv åtgärd vid larm. - Skydd mot obehörigt tillträde med inpasseringssystem. - Brandlarmanläggning. - Automatiskt släcksystem lämpat för datahallar. - Kameraövervakning med inspelning av tillträde till datahall (inspelning ska sparas i minst 90 dagar från inspelningstillfället). - Avbrottsfri kraft (UPS-system samt generatorkraft för minst 72 timmars drift). - Redundant anslutning mot Internet (beskriv den tekniska lösningen i anbudet). - Skydd mot förlust av data. Anbudsgivaren skall i anbudet ange vilken lösning som erbjuds samt bifoga beskrivning av hur lösningen fungerar Logiska säkerhetskrav Profildatabasens logiska säkerhetsmekanismer skall vara placerad och installerad så att minst nedanstående säkerhetskrav enligt nedanstående normer eller motsvarande kan tillgodoses; - Skydd mot obehörig anslutning till/från Internet. Med minst följande funktioner; o Behörighetskontrollsystem. o Brandväggsfunktion. o IDS/IPS-system. o Applikationsbrandvägg eller kvartalsvisa applikationssårbarhetsskanningar. - Personliga konton och unika lösenord. - Konton och behörigheter endast delas ut till de som behöver det för sina arbetsuppgifter. - Konton har ej högre behörigheter än vad som minst krävs för arbetsuppgifter. - Tvåfaktorsautentisering för administratörer. - Ett unikt engångslösenord används för alla nya användare. - Säker utdelning av engångslösenord och transport till användarna samt att lösenordens giltighet ej överstiger 24 timmar efter utsändandet. - Tvingande att byta från systemet utskickat lösenord vid första inloggning i samband med uppläggning av nya användare i systemet. - Lösenordet innehåller minst 12 tecken (stora och små bokstäver, specialtecken och siffror). - Begäran om nytt lösenord från användare hanteras. - Bokning ej kan utföras om inte ett giltigt lösenord kan uppvisas. - Skydd mot införande av elak kod med Antivirus. - Filintegritetsskydd av känsliga filer. - Loggar av administratör-, operatörs- och användarhändelser sparas i 5 år och innehåller minst; o Tid och datum för händelse (lyckad eller misslyckad) o Information om händelse

14 14 o Uppgift om vem (användarnamn/konto) som lagt till, tagit bort eller förändrat en uppgift i databasen. - Loggar övervakas. - Möjlighet till analys av logghändelser. - Minst kvartalsvis och vid förändringar som kan påverka säkerheten utförs sårbarhetsskanningar. Eventuella sårbarheter skall riskprioriteras och åtgärdas enligt PCI DSS Minst årsvis och vid förändringar som kan påverka säkerheten utförs ett penetrationstest enligt PCI DSS krav Penetrationstestet skall minst omfatta; o Applikationslager. o Nätverkslager. o Säkerhetsmekanismer. o Ske både från Internet och internt. Anbudsgivaren skall i anbudet ange vilken lösning som erbjuds samt bifoga beskrivning av hur lösningen fungerar Hantering av data efter avtalets upphörande Vid avtalets upphörande skall myndighetens data på profildatabasen samt samtliga resenärsprofiler kopplade till Myndigheten efter överföring ny resebyråleverantör raderas på ett permanent sätt, antingen genom att samtliga aktuella datamedia som lagrat informationen överlämnas till aktuell myndighet för destruktion eller genom att på annat sätt visa hur data har raderats på ett varaktigt sätt Uppdatering och förändring av data Respektive myndighet skall ansvara för uppdateringen och förändringar av de data som lagras på databasen och utser självt administratörer som ges möjlighet att via webbgränssnitt på ett säkert och spårbart sätt gå in och redigera erforderliga myndighets- och personuppgifter samt gallra/radera personuppgifter i resenärsprofiler för anställda som slutar. 5 KOMMERSIELLA KRAV De kommersiella krav som ställs samt de bevis som fordras för att styrka att kraven är uppfyllda framgår nedan: 5.1 Pris Anbudsgivaren skall ange priser i SEK, exklusive mervärdesskatt, i enlighet med bilaga 9 Prisbilaga. Priserna skall omfatta ersättning för samtliga kostnader och utgifter för fullgörandet av de åtaganden som anges i bilagt Avtalsunderlag. För att en rättvisande utvärdering av lämnade priser ska kunna genomföras skall de prisuppgifter som begärts lämnas utan reservationer, ändringar eller tillägg. I underlaget anges ett uppskattat antal transaktioner, baserat på 2012 års värde. Myndigheterna kan dock inte garantera någon volym under avtalsperioden.

15 Avtalsunderlag I bilagt Avtalsunderlag, jämte bilagor, anges samtliga kommersiella villkor som ska reglera avtalsförhållandet mellan respektive myndighet och antagen anbudsgivare. Anbudsgivaren skall acceptera samtliga kommersiella villkor utan reservationer, ändringar eller tillägg. Behörigen undertecknat Formulär för anbudsgivare godtas som accept av villkoren i bilagt Avtalsunderlag. Myndigheterna i punkt 1.2 ovan tecknar var för sig Avtal med antagen Leverantör. Rikspolisstyrelsen kommer i denna upphandling teckna avtal för såväl Rikspolisstyrelsen som för övriga myndigheter inom Polisens organisation Särskilda kontraktsvillkor Antidiskrimineringsvillkor Enligt förordning (2006:260) om antidiskrimineringsvillkor i upphandlingskontrakt ska Rikspolisstyrelsen i kontrakt som tilldelas en leverantör av en tjänst eller byggentreprenad i samband med en upphandling enligt lagen om (2007:1091) offentlig upphandling (LOU) ställa upp villkor som ska ha till ändamål att motverka diskriminering hos leverantören, om kontraktet a) har en löptid på 8 månader eller längre; och b) har ett beräknat värde på minst kr. Rikspolisstyrelsen skall enligt samma förordning förena villkoren med en sanktion och kontrollera att leverantören efterlever villkoren. Med anledning av ovanstående har Myndigheterna i under rubriken Förbud mot diskriminering i bilagt Avtalsunderlag infört ett särskilt kontraktsvillkor som anbudsgivaren skall acceptera. Behörigen undertecknat Formulär för anbudsgivare godtas som accept av det särskilda kontraktsvillkoret i bilagt Avtalsunderlag. 5.3 Förutsättningar för att teckna avtal Antagen anbudsgivare kommer att delges och självständigt arbeta med samt förvara sekretessbelagda uppgifter i egna av Rikspolisstyrelsen godkända lokaler. För arbetet erfordras att antagen anbudsgivare och dess personal har genomgått en säkerhetsprövning, i enlighet med säkerhetsskyddslagen (1996:627) och därvid blivit godkända av Rikspolisstyrelsen samt att anbudsgivaren har tecknat ett säkerhetsskyddsavtal med Rikspolisstyrelsen. Rikspolisstyrelsen kommer att ingå ramavtal med antagen anbudsgivare först då bifogat Säkerhetsskyddsavtal (nivå 1) har ingåtts och anbudsgivaren blivit godkänd efter genomförd säkerhetsprövning. Anbudsgivaren skall acceptera samtliga villkor i bilagt Säkerhetsskyddsavtal (nivå 1) jämte bilagor utan reservationer, ändringar eller tillägg. Behörigen undertecknat Formulär för anbudsgivare och Formulär för underleverantör godtas som accept av villkoren i bilagt Säkerhetsskyddsavtal (nivå 1).

16 Personuppgifter Respektive myndighet kommer i samband med undertecknande av affärsavtal teckna ett Personuppgiftsbiträdesavtal med antagen anbudsgivare (Rikspolisstyrelsen tecknar dock för hela Polisen). Anbudsgivaren skall acceptera samtliga villkor i bilagt utkast till personuppgiftsbiträdesavtal. Behörigen undertecknat Formulär för anbudsgivare godtas som accept av samtliga villkor i bilagt utkast till personuppgiftsbiträdesavtal. 6 ANBUDSPRÖVNING 6.1 Grund för tilldelning av kontrakt Rikspolisstyrelsen kommer att utvärdera samtliga anbud som har inkommit i rätt tid i enlighet med nedan angivet förfarande och därvid tillämpa värderingsgrunden lägsta pris som grund för tilldelning av kontrakt. 6.2 Uteslutnings- och kvalificeringsfasen I denna fas kontrolleras inledningsvis om de administrativa bestämmelserna är uppfyllda och om det finns grund för att utesluta anbudsgivaren. Därefter kontrolleras anbudsgivarens lämplighet utifrån kraven ställda i Förfrågningsunderlaget avseende anbudsgivarens ekonomiska ställning samt tekniska och yrkesmässiga kapacitet. Endast anbudsgivare som bedöms uppfylla kraven kvalificerar sig till utvärderingsfasen. 6.3 Utvärderingsfasen I denna fas kontrolleras inledningsvis att anbudsgivaren uppfyller kraven på föremålet för upphandlingen och de kommersiella kraven. Därefter sker en prövning av vilken anbudsgivare som har lämnat anbudet med det lägsta priset. Endast anbudsgivare som bedöms uppfylla kraven på föremålet för upphandlingen och de kommersiella kraven genomgår denna prövning. Anbudsgivarens angivna priser i bilaga 9 Prisbilaga multipliceras med Myndigheternas uppskattade volym och resultatet av samtliga multiplikationer läggs samman till en anbudsumma (såväl online som offline). Anbudsgivaren som angivit den lägsta anbudssumman kommer ha ansetts lämnat det lägsta priset. Sara Kinnander

17 17 Bilagor 1 Formulär för anbudsgivare 2 Formulär för underleverantör 3 Blankett från Skatteverket (information för utländska anbudsgivare) 4 Avtalsunderlag, jämte bilagor 5 Säkerhetsskyddsavtal Nivå1, jämte bilagor 6 Miljödepartementet, dnr. M2008/2746H Utkast till Personuppgiftsbiträdesavtal 8 Myndigheternas resepolicys 9 Prisbilaga