SUS Lathund Arbetsgången i SUS FINSAM och Tvåpartsfinsam

Transkript

1 SUS Arbetsgången i SUS FINSAM och Tvåpartsfinsam

2 Innehåll 1 DOKUMENTINFORMATION SYFTE LÄSANVISNING SAMVERKANSORGANISATION BESTÄLL OCH LÄGG UPP SAMVERKANSORGANISATION ADMINISTRERA SAMVERKANSORGANISATIONEN INSATSER SKAPA INSATSER DELTAGARE HANTERA DELTAGARE SAMTYCKESBLANKETTEN SUPPORT VID PROBLEM... 9 Versionshantering Datum Version Ändring RevA Första fastställda utgåva PB1 Anpassat efter systemutveckling RevB Andra beslutad utgåva. Copyright, Försäkringskassan Sid. 2 (10)

3 1 Dokumentinformation 1.1 Syfte Denna lathund beskriver arbetsgången i SUS för samverkansformerna FINSAM och Tvåpartssamverkan. Du kan läsa hur du som användare lägger upp din samverkansorganisation, skapar insatser och slutligen registrerar deltagare. I detta dokument beskrivs inte arbetsgången för samverkansformen Af/FKsamarbete. För att du ska kunna jobba i SUS måste du ha behörighet till SUS och ha tilldelats ett uppdrag i en samverkansorganisation och/eller insats. Du kan ha flera behörighetsroller samtidigt. För mer information om behörighetsadministrationen och behörighetsroller se Användarhandledning - Behörigheter som finns på Läsanvisning För att lättare förstå vad som ska göras används dessa anvisningar: Text som visas på skärmen, katalog- och filnamn visas med Lucida Console, t.ex. Klicka på knappen Spara. Tangenttryckningar och svar från program visas i Lucida Console fetstil, t.ex. Enter eller Hårddisken kommer att formateras Ska två knappar tryckas ner samtidigt står det ett plustecken (+) emellan. T.ex. Alt+Tab betyder att du börjar med att trycka ner Alt och sen ska Tab hållas nere samtidigt. Finns det ett snabbkommando anges det efter instruktionen i fetstil, t.ex. Klicka på Spara (Ctrl+s). Kursiv stil i ett kommando, domän- eller datornamn visar att informationen kan variera, exempelvis FKxx eller Wxxxxyzzz. Copyright, Försäkringskassan Sid. 3 (10)

4 2 Samverkansorganisation 2.1 Beställ och lägg upp samverkansorganisation För att en samverkansorganisation ska skapas måste först en beställning om att skapa en samverkansorganisation skickas in till Försäkringskassan. Beställningen görs på blankett 9447 som finns att ladda ner från På blanketten anges: samverkansorganisationens namn, vilken samverkansform den verkar inom (FINSAM eller Tvåpartsfinsam), startdatum, vem som ska vara den första registrerade samverkansadministratören (denne kan sedan lägga till andra). Beställarens kontaktuppgifter ska anges. Den som beställer upplägget ska vara en ansvarig tjänsteman inom eller för samverkansorganisationen. Endast en blankett per samverkansorganisation skickas in. Två uppgifter på blanketten förtjänar särskild uppmärksamhet, dels namnet på samverkansorganisationen och dels startdatumet. Namn: Namnet skall vara så tydligt som möjligt och får inte överstiga 50 tecken inklusive blanksteg. För FINSAM används samordningsförbundets namn (t.ex. Samordningsförbundet Pyramis). För Tvåpartsfinsam används LFC-områdets och landstingets namn (t.ex. LFC XX och Landstinget i YY). Lägg aldrig till uppgift om samverkansform i namnet. Startdatum: Startdatum är det datum då samverkansorganisationen skapades, (för exempelvis nystartade samordningsförbund) eller från och med det datum då det ska vara möjligt att registrera in deltagare. Lämpligen fylls i om samverkansorganisationen beställs under 2013 och det inte finns något behov av att registrera deltagare eller budgetuppgifter för föregående år. Observera att om anges så går det inte att registrera budgetuppgifter för Copyright, Försäkringskassan Sid. 4 (10)

5 2012 eller tidigare eller registrera in deltagare som startade före Blanketten skickas till e-postadressen: 2.2 Administrera samverkansorganisationen När samverkansorganisationen och behörigheterna är upplagda kommer beställaren att få en bekräftelse över e-post och arbetet i SUS kan börja: Användaren med behörighetsrollen samverkansadministratör kan nu logga in i SUS och uppdatera uppgifterna om samverkansorganisationen. Detta görs på bilden Hantera samverkansorganisation. Användaren lägger även upp finansiering och budget för samverkansorganisationen. Uppgifterna registreras per kalenderår. Samverkansadministratören måste dessutom tilldela uppdrag till insatsansvariga samverkansorganisationen. Observera att man bara kan tilldela uppdrag till de användare som har fått behörigheter upplagda och beställts med behörighetsrollen insatsansvarig. Samverkansadministratören kan även tilldela uppdrag till samverkansadministratörer till samverkansorganisationen. Observera att man bara kan tilldela uppdrag till de användare som har fått behörigheter upplagda och beställts med behörighetsrollen samverkansadministratör. Copyright, Försäkringskassan Sid. 5 (10)

6 3 Insatser 3.1 Skapa insatser Under samverkansorganisationen skapas en eller flera insatser. Den som kan göra detta är den användare som har rollen insatsansvarig och som har tilldelats uppdrag till samverkansorganisationen. Den insatsansvarige skapar insatser genom att gå till bilden Registrera ny insats. Insatsen skapas genom att ange ett insatsnamn. Namnet ska vara unikt, och komplettera med uppgifter om insatsen. Kategorisera insatsen. Kategoriseringen av insatser ligger till grund för de rapporter som tas ut ur SUS. Valet av kategori får därför stor betydelse. Det går inte att ändra kategoriseringen när en deltagare har registrerats i insatsen. Mer information om kategorisering av insatser finns i - Kategorisering av insatser som finns på Den insatsansvarige lägger upp en budget för insatsen. Budgeten registreras per kalenderår. Om deltagare (med personnummer, försörjning etc.) ska kunna registreras till insatsen, måste den insatsansvarige koppla deltagaransvariga till insatsen. Observera att man bara kan koppla de användare som har fått behörigheter upplagda och beställts med rollen deltagaransvarig. Copyright, Försäkringskassan Sid. 6 (10)

7 4 Deltagare 4.1 Hantera deltagare Användare med behörighetsrollen deltagaransvarig som har tilldelats uppdrag i en insats av en insatsansvarig kan registrera uppgifter om deltagare i insatsen. Deltagare kan registreras på tre sätt i SUS: 1. Genom att personnummer, uppgift om försörjning och sysselsättning före samt efter insatsen etc. registreras; eller 2. att deltagaren registreras anonymt med uppgift om kön; eller 3. genom att deltagarna endast registreras som ett totalt antal För att registrera deltagaruppgifter med personnummer krävs ett samtycke från deltagaren. Endast användare som är deltagaransvariga och kopplade till insatsen, kan registrera dessa deltagare. Deltagare registreras in i samband med att de startar och slutar i insatser. Det är viktigt att registreringen sker löpande så att en ögonblicksbild av insatsen verkligen visar hur många deltagare som just nu finns i insatsen och resultatet för de som redan slutat. Vid registrering av deltagare är det viktigt att tänka på följande: Säkerställa att ett samtycke från deltagaren finns. Blankett 9443 som finns på susam.se ska användas. Om samtycke finns, ska deltagaren registreras med personnummer. Registrering görs i bilden Registrera deltagaruppgifter. Om deltagaren har skyddade personuppgifter eller inte undertecknar samtycket, kan deltagaren registreras anonymt utan personnummer. Registrering görs i dessa fall i bilden Registrera anonym deltagare. I detta fall registreras endast vilket kön deltagaren har och vilket år denne startar i insatsen. När deltagare endast ska registreras som en total summa (exempelvis i anslutning till utbildningar, konferenser, pinnstatistik av möten etc.), görs detta av den insatsansvarige och inga deltagaransvariga behöver därmed tilldelas uppdrag i insatsen. Som stöd för den deltagaransvariga finns samtycket samt in- och utregistreringsblanketter på Copyright, Försäkringskassan Sid. 7 (10)

8 4.2 Samtyckesblanketten För att behandla personuppgifter i SUS om deltagare måste deltagaren ge sitt samtycke och skriva under samtyckesblanketten (9443). Det är den deltagaransvariges uppgift att säkerställa att deltagaren har undertecknat blanketten samt blivit informerad om varför vi behöver uppgifterna från honom/henne. Samtyckesblanketten ska sparas och sändas in i original till Försäkringskassan för arkivering. Adress: Försäkringskassan Diariet Samtycket Östersund En kopia av blanketten bör sparas hos övriga inblandade myndigheter. Observera att inga avsteg från denna samtyckesblankett får ske. Detta innebär att samtyckesblanketten inte får anpassas lokalt och inga alternativa blanketter får användas. Copyright, Försäkringskassan Sid. 8 (10)

9 5 Support vid problem Om användare får problem i SUS eller har frågor om systemet finns det två olika kanaler de ska vända sig till beroende på var de är anställda. Anställda på Arbetsförmedlingen, kommuner, landsting och/eller samordningsförbund vänder sig till Försäkringskassans Kundcenter för partner. Anställda på Försäkringskassan vänder sig till Helpdesk i tekniska frågor och till Försäkringsprocesser via ARS i verksamhetsrelaterade frågor. Kundcenter för Partner Telefon: E-post: kundcenterpartner@forsakringskassan.se Helpdesk: Anknytning: Försäkringsprocesser Skicka ARS: Verksamhetsärende Partnersamverkan - SUS På finns ytterligare användarstöd att tillgå: Användarhandledning SUS: FINSAM/Tvåpartsfinsam Användarhandledning Behörigheter Användarhandledning Rapporter Kategorisering av insatser Copyright, Försäkringskassan Sid. 9 (10)

10 Kundcenter för partner Systemägare Förvaltning verksamhet Nationella rådet Partner Helpdesk IT förvaltning, drift etc. FK-anställda Behörighetsadmin. Copyright, Försäkringskassan Sid. 10 (10)