Förbättringsprogram Äldre Programrapport

Transkript

1 Blekinge kompetenscentrum Forskning och utveckling inom hälsa, vård och omsorg. Landstinget Blekinge i samverkan med länets kommuner Planeringsoch utvecklingsavdelningen Förbättringsprogram Äldre Programrapport Populärutgåva 2011:2

2

3 Blekinge kompetenscentrum Forskning och utveckling inom hälsa, vård och omsorg. Landstinget Blekinge i samverkan med länets kommuner Planeringsoch utvecklingsavdelningen Förbättringsprogram Äldre Programrapport Populärutgåva 2011:2

4 Förbättringsarbete Äldre Programrapport 2011 Författare och Blekinge kompetenscentrum Samarbete mellan Karlshamns kommun, Ronneby kommun, Sölvesborgs kommun, Karlskrona kommun, Olofströms kommun och Landstinget Blekinge KOPIERINGSFÖRBUD Detta verk är skyddat av upphovsrättslagen. Kopiering är förbjuden utöver vad som avtalats mellan upphovsrättsorganisationer och högskolor enligt avtalslicensen i 13 upphovsrättslagen. BESTÄLLNING: TRYCK: Tryckeriet, Landstinget Blekinge, Karlskrona 1:a tryckningen Printed in Sweden 2011 Populärutgåva 2011:2 ISBN (tryck) ISBN (pdf)

5 Innehållsförteckning Inledning Utmaningen att ständigt bli bättre...7 Hemtjänst och hemsjukvård i Ronneby...11 Karlskrona kommun, Adlersten...19 Ronneby kommun, Ålycke...31 Karlshamns kommun, Eklunden...43 Olofströms kommun, Garvaregården...51 Sölvesborgs kommun, Utsikten

6

7 Utmaningen att ständigt bli bättre På olika nivåer inom vård och omsorg finns en ständig önskan om att utveckla och förbättra olika delar av verksamheten. Det ställs en rad frågor kring hur vården och omsorgens kvalité kan utvecklas och därmed bättre svara upp mot de nya behov som hela tiden tycks uppstå; Hur kan vi som finns närmast patienten/brukaren bidra till en god, säker och effektiv vård och omsorg? Hur kan vi hitta nya arbetssätt? Hur kan vi öka samverkan mellan olika verksamheter eller mellan olika huvudmän? Hur vet vi att en förändring är en förbättring? I ett systematiskt förbättringsarbete kan man med stöd av metoder och verktyg få hjälp att identifiera förbättringsbehov, fastställa förbättringsmål samt planera, genomföra och följa upp ett konkret och resultatinriktat förbättringsarbete. Förbättringskunskap Förbättringskunskap skall ses som ett komplement till den kunskapsmassa som idag benämns professionell kunskap. Tillsammans skall dessa kunskaper öka värdet för dem som vård och omsorg är till för. Förbättringskunskapen är en etablerad kunskap som bygger på de fyra hörstenarna; systemtänkande, kunskap om variation, kunskapsbildning och psykologi (Fig. 1). Professionell kunskap Ämneskunskap Personliga färdigheter Värderingar, etik Förbättringskunskap Systemförståelse Förståelse för variation Förändringspsykologi Kunskap om förbättring och lärande Förbättring av diagnos, omvårdnad, stöd och behandling + Förbättring av processer och system i socialtjänsten/hälsooch sjukvården Ökat värde för dem vi finns till för Figur 1. Kopplingen mellan professionell kunskap och förbättringskunskap. Utvecklat efter Batalden 7

8 Systemtänkandet är grundläggande för ett framgångsrikt förbättringsarbete. Systemet ses som ett nätverk av komponenter som strävar efter att uppnå ett gemensamt syfte. Det är ledningens roll att tydliggöra det mål som gäller för systemet, musiker i en symfoniorkester är inte utvalda för att var och en individuellt skall spela så bra som möjligt, de deltar i orkestern för att stödja varandra till en helhet. Kunskap om variation, världen är full av variation och för att förstå världen måste vi beakta den variation som finns. Ofta skiljer man på de två typerna av variation; Slumpmässig och urskiljbar. För att veta vilken som är vilken och därigenom få information om vilken som är påverkbar, krävs datainsamling och analys snarare än bara förändring. Alltför ofta reagerar och agerar vi på slumpmässig variation, något som i sin tur kan leda till en ökad grad av variation. Kunskapsbildning, för att kunna lägga upp planer för framtiden måste det finnas en förståelse för vilka konsekvenser som följer olika handlingsalternativ. Man måste kunna göra förutsägelser, prognoser om framtiden och för att kunna göra detta räcker inte bara kunskap. Utan teori finns inget sätt att foga samman informationen till en bild av framtiden. För att kunna göra en förutsägelse krävs således att vi känner till nuläget och historien men även att vi har den teori som kan foga samman pusselbitarna. Psykologi, är en mycket viktig del eftersom det mänskliga beteendet i mångt och mycket bestämmer framtiden hos mänskliga system. Vi måste ha kunskap om psykologi för att förstå vad som motiverar människor och för att förstå samspelet mellan människor. Det psykologiska perspektivet är också avgörande för att skapa förståelse för hur man skapar samspel och långvariga relationer mellan individer, grupper och organisationer. (källa: Bergman, B. Klefsjö, B. Kvalitet från behov till användning) Förbättringsprogram Äldre Under hösten 2010 inledde sju olika enheter från Blekinges fem kommuner och Landstinget Blekinge en gemensam förbättringsresa. Målet med denna var att öka graden av förbättringskunskap hos samtliga deltagare men också att detta utvecklingsprogram skulle skapa kreativa och påtagliga förbättringar för de patienter och brukare som är kunder i våra gemensamma processer och flöden. Till utvecklingsprogrammet som benämndes Förbättringsprogram Äldre , inbjöds ett team från respektive kommun och 2 team från landstinget. Teamen innehöll personal aktiva i vård och omsorg av äldre och bestod av 5-8 personer av varierande yrkeskategorier. I respektive team var chefen en självklar teamdeltagare. Programmet innebar att deltagarna träffades vid fem lärandeseminarier (LS) för att inhämta kunskap men också för att utbyta erfarenheter och lära av varandra. I programmet fanns fokus på att uppnå en gemensam fördjupning inom det problem som varje team hade med sig från sin enhet. Således fick teamen genomföra processkartläggningar och grundläggande mätningar samt formulera gemensamma syften och mätbara mål. De fick genomgå utbildning och genomföra övningar för att bättre förstå vad som händer med människor och grupper i förändring. Men också fördjupa de sidor av förbättringsarbetet som medför behov av att kunna hantera Excel, PowerPoint och att kunna göra en bra presentation. Under utvecklingsprogrammets resa gavs också teoretiska inslag mot temat Äldre. Härigenom fick de olika teamen en möjlighet att 8

9 fördjupa sig inom områdena; Äldre och läkemedel, måltidsmiljö och nutrition, demens och digitala spel som aktivitet och träning för äldre. Mellan de fem lärandeseminarierna jobbade teamen aktivt med att mäta, testa förändringar, dokumentera och förankra arbetet bland kollegorna på hemmaplan. Som ett stöd i detta arbete fick teamen kontinuerlig handledning i förbättringsarbetet (Fig. 2). LS 1 LS 2 LS 3 LS 4 LS 5 Arbetsperiod Arbetsperiod Arbetsperiod Arbetsperiod Figur 2. Programupplägg Som ständig följeslagare under sin resa hade teamen PGSA-hjulet (PDSA-cirkeln) och Nolans modell, detta för att i varje steg säkerställa att en förändring inte bara blir en förändring utan verkligen en förbättring för dem som vi är satta att möta i vårt dagliga arbete (Fig. 3) Vad vill vi åstadkomma? syfte - mål! Hur vet vi att en förändring är en förbättring? mått! Vilka förändringar kan leda till en förbättring? idéer! PDSA-cirkeln Agera Studera Planera Gör test! Figur 3. Förbättringsmodell (T Nolan, E Deming) 9

10 Genom utvecklingsprogrammets genomförande tog de deltagande teamen sina första steg mot en starkare och mer ändamålsenlig verksamhet där varje medarbetare och dennes kreativa förmåga utgör en stor del av verksamhetens kapital. En verksamhet där dessa medarbetare idag har god kännedom om att man i sitt arbete har två arbetsuppgifter att utföra det dagliga arbetet och att ständigt sträva efter att fina nya arbetssätt och kreativa lösningar för att kunna utföra det dagliga arbetet på ett ännu bättre sätt, med bättre resultat, högre kvalitet och effektivitet och därigenom uppnå nöjdare patienter och brukare. Organisationens ledning är av avgörande betydelse för förbättringsarbetets fortlevnad och spridning. Att driva förbättringsarbete kräver kunskap, energi, tålamod och tid. Det är viktigt att ledningen ger team som arbetar med förbättringsarbete stöd och uppmuntran i sitt fortsatta arbete. Denna rapport ger en sammanfattning av de spännande förbättringsarbeten som genomförts av sex av teamen under Förbättringsprogram Äldre Vi önskar er en trevlig läsning! Karlskrona, augusti 2011 Mats Wennstig Programansvarig Projektledare FoU äldre Blekinge Kompetenscentrum Annelie Runesson Ottosson Programansvarig Verksamhetsutvecklare Planering och utvecklingsavdelningen 10

11 Trygghet och kvalité för vårdtagare med hemtjänstinsatser Hemtjänst och hemsjukvård i Ronneby Teammedlemmar/deltagare Team KoLa: Annika Svahn sjukgymnast Ronneby Kommun, Katarina Andersson distriktssköterska hemsjukvården, Kerstin Inganäs-Olofsson arbetsterapeut hemsjukvården, Anna Nilsson enhetschef Ronneby kommun, Gun Engemoen undersköterska hemtjänsten Ronneby kommun, Yrsa Magnusson undersköterska hemtjänsten Ronneby kommun, Anne Olofsson arbetsterapeut/ samordnare Kontaktuppgifter: Anna Nilsson Enhetschef Anne Olofsson Teamledare Bakgrundsbeskrivning/problembeskrivning: I Ronneby kommun påbörjades under våren 2010 ett samverkansprojekt, KoLa mellan kommun och landsting. Mål var bland annat att utveckla teamsamverkan, skapa trygghet och kvalitet för den enskilde individen och att de olika professionerna skulle arbeta utifrån ett rehabiliterande synsätt. Delar av kommunens omvårdnadspersonal och landstingets hälso- och sjukvårdspersonal ingick i projektet. I arbetet runt den enskilde individen är hemtjänstpersonal, enhetschefer, biståndshandläggare samt hälso- och sjukvårdspersonal delaktiga i olika omfattning. De olika professionernas roller och yrkesfunktion har inte varit tillräcklig tydlig eller känd i de olika verksamheterna. Vårdpersonalen har upplevt svårigheter att kontakta hälso- och sjukvårdspersonal och har inte fått tillräckligt stöd och instruktion. Vårdpersonalen har inte alltid varit samspelta utan lämnat olika besked till hälso- och sjukvårdspersonal. Ett exempel kan vara att vårdpersonal ringer till hälso- och sjukvårdspersonalen om samma problem men med olika åsikter. Dubbelarbete har ofta förekommit. Under KoLa projektet har teammöten införts varje vecka mellan vårdpersonal, enhetschef och hälso- och sjukvårdspersonal. Dessa möten har gjort att en del av ovanstående problem har lösts. Under hösten 2010 blev vi erbjudna att vara med i ett förbättringsarbete via Blekinge kompetenscentrum. En hemtjänstgrupp, Havsgruppen, från KoLa projektet valdes ut att delta. Det första uppdraget var att göra ett flödesschema. Flödet från att den enskilde vårdtagaren får ett biståndsbeslut till en uppföljning av genomförandeplanen beskrevs. Flödesschemat delades upp i tre delar, en del för hemtjänsten, en del för hälso- och sjukvårdspersonal och en del där samtliga professioner samverkar. När flödesschemat var färdigt fick alla deltagare i förbättringsarbetet markera vad som var viktigast att börja arbeta med. Kontaktmannaskap kom upp som nummer ett, det vill säga fick flest markeringar. När vi arbetade med detta upptäckte vi att genomförandeplanen också var något som var viktigt att lyfta fram. 11

12 Genom diskussioner i gruppen konstaterades att kontaktmannaskapet mer kännetecknats av en fördelning på papper än ett givet arbetssätt. Kontaktmannaskapet och genomförandeplanen har inte varit känt hos den enskilde vårdtagaren och har inte efterfrågats i tillräckligt hög grad av omgivande professioner. Var och en har arbetet på sitt håll och vägarna har inte mötts så ofta. Olika besked har lämnats till vårdtagaren och man har inte känt ett gemensamt ansvar för de problem som uppstått. För den enskilde vårdtagaren är kontaktpersonalens arbetsuppgift viktig eftersom det då finns en person att vända sig till som har mer kunskap och ansvar. Det blir också lättare för all personal att kontakta rätt person i olika frågor. Missförstånd som kan uppstå då många personer är inblandade kan undvikas. I Ronneby kommun finns framtagna riktlinjer för kontaktpersonal inom äldreomsorgen. Se bilaga. Arbetet fortsatte med att göra ett fiskbensdiagram (Ischikawa diagram) utifrån frågeställningen; Varför fungerar inte kontaktmannaskapet? Genom brainstorming hittades en rad faktorer som kan påverka detta. Här är några exempel på vad som togs upp. Rutiner saknas Vet vårdtagaren vem som är kontaktman Dålig planering Tidsbrist Fungerar jag med min vårdtagare Ser inte vinsten Kontaktman ej utsedd Vikarie För spridda i området Ovanstående ligger till grund för det fortsatta arbetet och utifrån denna kunskap har målsättningen satts upp. Förbättringsarbetets syfte: Avsikten är att öka kvalitet och trygghet för vårdtagaren i hemtjänstområdet Havsgruppen. Detta genom att arbeta aktivt med kontaktmannaskap och genomförandeplaner. Förbättringsarbetets mål/delmål: (beskrivs för kort sikt och eventuellt för lång sikt): Mål: ska det i Havsgruppen finnas ett för hemtjänst- och hemsjukvårdspersonal fungerande arbetssätt i flödet från biståndsbeslut till uppföljning av genomförandeplan. Delmål: 1. Från och med ska alla vårdtagare ha en kontaktperson utsedd inom en vecka från första hemtjänstinsatsen 12

13 2. 25% av alla vårdtagare ska ha en aktuell genomförandeplan % av alla vårdtagare ska ha en aktuell genomförandeplan % av alla vårdtagare ska ha en aktuell genomförandeplan % av alla vårdtagare ska ha en aktuell genomförandeplan % av alla vårdtagare ska veta vem som är kontaktpersonal % av hemtjänstpersonalen ska känna till vad kontaktmannaskapet innebär % av hemtjänstpersonalen ska veta vem man är kontaktpersonal för Vårdtagare med dagliga insatser ska träffa sin kontaktpersonal minst 1 gång per vecka Hälso- och sjukvårdspersonal ska ha kännedom om vårdtagarnas kontaktpersonal senast Vilka mätningar har ni följt: Hur många vårdtagare har en kontaktpersonal utsedd? Enhetschef mäter en gång varje månad ur verksamhetssystemet. Hur ofta träffar kontaktpersonalen sin vårdtagare i dagliga insatser? Hemtjänstpersonalen markerar i ett kryssformulär varje dag under en tvåveckors period om hon träffat de vårdtagare hon är kontaktpersonal för. Mätningen är genomförd tre gånger och fler mätningar planeras. Hur många genomförandeplaner är klara? Mäts kontinuerligt av enhetschef ur social dokumentation. Individperspektiv - hur ser vårdtagaren på kontaktmannaskapet? Intervju av vårdtagaren efter frågeformulär görs av hälso- och sjukvårdspersonal. Sker vid tre tillfällen och av 10 vårdtagare per tillfälle. Genomförandeplanen- upplever vårdtagaren en högre kvalité på hemtjänstinsatserna? Fem vårdtagare utan och fem vårdtagare med genomförandeplan tillfrågas efter intervjumall av hälso- och sjukvårdspersonal. Genomförda aktiviteter: Deltagarna i förbättringsarbetet har haft regelbundna möten och fått kontinuerlig handledning. Havsgruppen har informerats på arbetsplatsträff om förbättringsarbetet. Poster med mål, syfte och mätningar har satts upp utanför personalrum i hemtjänstens lokaler centrala Ronneby. Future café har genomförts med frågeställningen Hur skapar vi det goda kontaktmannaskapet. Deltagare var enhetschefer, hemtjänstpersonal och hälso- och 13

14 sjukvårdspersonal från de hemtjänstgrupper som ingått i KoLa projektet. Verksamhetschef inom äldreomsorgen, Sammanställning från Future café har satts upp utanför personalrum i hemtjänstens lokaler centrala Ronneby. Rutiner för att skriva in vårdtagarens kontaktpersonal i landstingets journalsystem har tagits fram. Redovisning av förbättringsarbetet med inbjudna gäster från landstinget i Blekinge och Ronneby kommun. Information till hemsjukvårdspersonal i Havsgruppen och hälso- och sjukvårdspersonal på arbetsplatsträffar. Genomförda förändringar/tester/pgsa: Hur ofta träffar vårdtagaren sin kontaktpersonal Utifrån baslinjemätning och intervjuer framkom att de flesta vårdtagare vill träffa sin kontaktpersonal en gång i veckan. Kommentarer som kom fram var bara man vet hur man kommer i kontakt eller en gång/dag i början sen en gång/ vecka. Det finns också vårdtagare som vill att det skall vara 3 5 ggr/ vecka. Utifrån denna mätning sattes delmål sex. PGSA 1 Mål; Alla vårdtagare ska ha en kontaktpersonal utsedd inom en vecka från första hemtjänstinsatsen. Förändringsidé; Utse kontaktpersonal på gemensamma veckomöten. PGSA 2 Mål; 100% av alla vårdtagare ska ha en aktuell genomförandeplan. Förändringsidé; När vårdtagare får ett nytt biståndsbeslut har kontaktpersonalen 14 dagar på sig att göra en genomförandeplan. Tiden räknas från veckomötet och planen skall tas upp på veckomöte två veckor senare. Vårdtagaren skall under denna period få en omvårdnadspärm. Där skall planen förvaras efter att enhetschefen godkänt den. PGSA 3 Mål; Vårdtagare med dagliga insatser ska träffa sin kontaktpersonal minst 1 gång per vecka Förändringsidé; Fördela kontaktmannaskapet utifrån geografiska områden. PGSA 4 Mål; 80% av alla vårdtagare ska veta vem som är kontaktpersonal Förändringsidé Vid hemtjänstpersonalens första besök hos vårdtagaren lämnas omvårdnadspärmen ut och vårdtagaren informeras om vem/vilka som är kontaktpersonal. Några PGSA hjul är slutförda och andra pågår. 14

15 Resultat: Rutiner för att utse kontaktpersonal har tagits fram. Samtliga vårdtagare har nu utseed kontaktpersonal från första dagen med hemtjänstinsatser Kontaktmannaskap nov dec jan feb mars Genomförandeplaner Det första delmålet om 25% genomförandeplaner är uppfyllt. Ny mätning i april månad. Hur ofta kontaktpersonalen träffar sina vårdtagare Baslinjemätningen visade på att 85% av vårdtagarna med dagliga insatser träffade sin kontaktpersonal minst en gång per vecka. Förändringsidén genomfördes med start i mars månad och nya mätningar planeras. Kännedom om kontaktmannaskap Genom att fördela kontaktmannaskapet utifrån geografiska områden har nu hälso- och sjukvårdspersonalen alltid kännedom om vilken person som är kontaktpersonal. Vårdpersonalen vet nu också vilket geografiskt område som är deras ansvar. Så här säkrar vi vårt resultat: För att få ett bestående resultat av genomfört förändringsarbete är det av vikt att få in förhållningssättet som en naturlig del i verksamheten. För att veta att resultatet är bestående kommer uppföljande mätningar ske fortlöpande vilket planeras i dagsläget. Skriftliga rutiner utifrån de förändringsidéer som testats och fungerat. Fortsatt arbete utifrån förbättringsmetoden och implementering och kunskapsöverföring till övriga medarbetare i gruppen. Men också att sprida idéer och kunskap till andra grupper inom verksamheten. För att få ett bestående resultat måste medarbetarna göras delaktiga, hållas informerade och ges utrymme att komma med idéer. Viktigt att deltagarna i förbättringsarbetet fortsätter med träffar. 15

16 Slutsatser kring måluppfyllelse: Delmål 1 som berör att ta fram kontaktpersonal inom en vecka har klarats av. Hemtjänstgruppen utsåg kontaktpersonal på första teamträffen efter anmälan. Under det arbetet kom förslag att om man har en geografisk indelning så kan kontaktpersonal utses direkt en ny vårdtagare anmäls till gruppen. Hemtjänstområdet delades nu in i 7 mindre områden. Vårdtagaren kommer vid första kontakten att få veta vem som är kontaktpersonal. Genom att ha framtagna riktlinjer vad arbetet att vara kontaktpersonal innebär ökar det tryggheten för vårdtagaren. Reflektion kring hur det har varit att bedriva förbättringsarbete: Förbättringsarbete är en process som sträcker sig över tid. När man går in i det har man inte som deltagare kunskap fullt ut hur det går till, vad det leder till. Det gör att det är svårt att informera övrig personal om arbetet. Vi har nu förstått vikten av att hålla alla informerade och att försöka få övriga att förstå vad man gör i ett förbättringsarbete, detta har varit svårt. För den personal som är berörd är det bra att så många som möjligt är delaktiga i mätningar. Viktigt ta fram ex bilder/diagram på hur arbetet fortskrider för att visa vad som händer vid de olika mätningarna. Rutiner behöver skrivas ned när någon förbättring genomförs. Det har varit bra att ha deltagare från alla professioner med i förbättringsarbetet. Diskussioner lyfts fram och vi har kunnat se varandras arbetsområden. Nu gäller det att fortsätta med arbetet. Deltagarna i förbättringsarbetet är en resurs till övrig verksamhet för att föra ut arbetsmodellen. Under förbättringsarbetet har det varit mycket givande att träffa personer från andra områden. Att ta del av andras arbeten och lära utifrån detta. Föreläsningarna som har varit är en stor del i att förstå metoden. Under internaten har vi kunnat ta fram arbetsområden som vi arbetat vidare med på hemmaplan. Under arbetets gång har en förståelse för att ett förbättringsarbete inte kan genomföras utan att man har ett underlag som fås via mätningar växt fram och att arbetet måste få ta tid. 16

17 Kvalitetshandbok Omsorgsverksamheten Ronneby kommun Ansvarig: Verksamhetschef Ärende: Riktlinjer för KONTAKTPERSONAL Äldreomsorgen Handläggare: Britt-Marie Karlsson Datum: Ersätter datum:: Flik: Varje enskild person som har omsorgsinsatser ska erbjudas en kontaktpersonal alternativt två kontaktpersonal om behov finns. Även personer som endast har sporadiska serviceinsatser skall erbjudas kontaktpersonal. För den enskilde ska systemet med kontaktpersonal bidra till att skapa ett tryggt boende och bibehållen god livskvalitet. Det skapar också större trygghet för närstående genom att möjligheterna att nå kontakt med rätt personal underlättas. För personalen är målsättningen att intresset och engagemanget blir större genom egna initiativ och ett utökat personligt ansvar. Vår verksamhet ska vara en professionell verksamhet med struktur och handlingskraft. Kontaktpersonalens uppgifter: Bevaka att de insatser som den enskilde blivit beviljad enligt SoL (Socialtjänstlagen) eller LSS (Lag om stöd och service till vissa funktionshindrade) utförs på ett sådant sätt att den enskildes behov tillgodoses. Samordna och följa upp att det är kontinuitet i omsorgsarbetet kring den enskilde, både när det gäller utförande av insatser och personal, vid behov kontaktas berörd enhetschef. Värna om och skydda den enskildes integritet. Hålla omvårdnadspärmen aktuell. Vara närvarande vid vårdplaneringar om behovet finns. Vara delaktig i upprättande av målstyrd arbetsplan. Sätta upp delmål tillsammans med den enskilde utifrån dennes förutsättningar. Dokumentera uppgifter om den enskildes nätverk, intressen, vanor och livsstil vid välkomstsamtalet - samtal mellan den enskilde, närstående/god man /förvaltare, kontaktpersonal och eventuellt enhetschef. Göra uppföljningar utifrån checklistan i Magna Cura och informera kollegor och enhetschef vid förändringar. Hålla kontakt och samarbeta med närstående/god man/förvaltare.. Möten med värdighet 17

18 18

19 Att skapa den goda måltidssituationen för brukarna på Adlersten Teammedlemmar/deltagare: Team Adlersten som består av Priyani Ljungkvist undersköterska, Camilla Salomonsson vårdbiträde, Kristina Lidman undersköterska, Linda Johansson undersköterska och Marie Gärdh områdeschef och teamledare tel e-post: Bakgrundsbeskrivning/problembeskrivning: Adlersten är ett omvårdnadsboende med 28 lägenheter fördelade på fyra grupper: Rubinen, Safiren, Korallen och Opalen. Det arbetar 29 personal på boendet inklusive områdeschef och patientansvarig ssk. Vid projektets början skulle ett förbättringsområde i verksamheten tas fram och vid diskussioner i teamet så hade teamdeltagarna en upplevelse av att måltidssituationen inte var så bra som man skulle vilja. Detta berodde bl.a. på störande ljud, oro och konflikt mellan brukare, besökare under måltiden och utrymmesbrist. Adlerstens problemformulering blev Varför har vi en mindre bra måltidssituation? Förbättringsarbetets syfte: Att skapa den goda måltidssituationen för brukarna på Adlersten och möjliggöra för personalen att förverkliga detta genom att uppnå en samsyn på vad den goda måltidssituationen innebär. Förbättringsarbetets mål/delmål: (beskrivs för kort sikt och eventuellt för lång sikt): Övergripande mål: Att uppnå en måltidssituation på Adlersten som bidrar till att måltiden upplevs som rofylld och harmonisk och som skapar trivsel åt våra boende genom att minimera störningsmoment i form av störande ljud och andra orosmoment. Delmål: Rubinen - Att senast ska inga besökare vara närvarande i matsalen då brukarna intar sin måltid på Adlersten Safiren - Att senast skapa förutsättningar för samtliga brukare på Adlersten att få hjälp vid matbordet under måltid. Opalen - Att senast minska upplevelsen av störande ljud under måltiden på Adlersten. Korallen - Minska oron hos brukarna på Adlersten under måltiden från 3 till 2 senast

20 Vilka mätningar har ni följt: På Rubinen har vi mätt antal besökare vid lunch genom pinnstatistik under vecka 48 (se bilaga 1). Resultatet blev inte som förväntat då en av de besökare som brukar närvara var sjuk. Det påbörjades även en förändring redan innan mätningen då personal satte upp en informationslapp om att besökare var välkomna men bör inte besöka verksamheten under måltiden. En ny mätning gjordes under v. 9 och en slutmätning kommer att ske v.21 Lärdom: Mäta innan förändringen. På Safiren har vi mätt arbetsmiljö/ytor med en 1-5 skala under en vecka (v.50) för att all personal skulle kunna vara delaktiga. Ny mätning kommer ske v.20 och slutmätning v. 46. Opalen använde sig först av ett frågeformulär avseende störande diskslammer men det som framkom var vad det störande diskslamret kunde bestå av och gav därmed inget underlag om det var någon som upplevt störande ljud alls så en ny mätning med hjälp av frågeformulär (se bilaga 2) fick göras även denna gång. Mätningen var baserad på om man som personal hade upplevt störande ljud under måltiden innan förbättringsarbetet började och om ja, i så fall vad det störande ljudet bestod av. Lärdom: Redan när personalen blev medvetna om att man skulle mäta upplevelsen av störande ljud så sjönk ljudnivån dvs att bara öka medvetenheten hos personalen har en viss effekt och även rädslan över vad man ska ha mätresultatet till påverkar resultatet. Störande ljud Opalen Störande ljud Disk Radio Prat mellan personal Tv Telefon Brukare Annat 20

21 Även en mätning gjordes på arbetsmiljö/ytor där man som Safiren använde en 1-5 skala under v. 5, tjänstgörande personal fick notera. Ny mätning ska genomföras v. 20. Safiren skala Arbetsmiljö/Ytor Måndag Tisdag Onsdag Torsdag Fredag Lördag Söndag Vecka 50 1 Mycket dåligt utrymme/miljö 5 Mycket bra utrymme/miljö Opalen Skala Arbetsmiljö/Ytor Måndag Tisdag Onsdag Torsdag Fredag Lördag Söndag Vecka 48 1 Mycket dåligt utrymme/miljö 5 Mycket bra utrymme/miljö 21

22 Korallen använde sig av en konfliktskala 0-5 (se bilaga 3) och en oroskala 0-5 vid mätning under vecka 48. Mätningen av konflikter v. 48 visade inte nåt tydligt resultat därför gjordes istället en konfliktmätning utifrån pinnstatistik och dygnsklocka (se bilaga 4) nattetid för att se om sömnens betydelse påverkade antalet konflikter under måltider. Lärdom: Att i en snabbt föränderlig verksamhet är det viktigt att arbeta snabbt med förbättringsarbete och inte vänta med att mäta och testa förändringar. Det är också relevant att ha med kommentarer vid en del mätningar så att det blir lättare att analysera resultatet. Genomförda aktiviteter: Efter teamets första utbildningstillfälle ville teamet omgående nå ut till all personal med information och även få dem delaktiga i arbetet så i november 2010 genomfördes två planeringsdagar. Under dagarna gav teamet kollegor och medarbetare en kort introduktion i systematiskt förbättringsarbete. Och vi presenterade förbättringsarbetets problemformulering. All personal fick i uppgift att enskilt skriva ner på post-it lappar vad de trodde var bakomliggande orsaker till problemet och därefter sätta in dessa i ett fiskbensdiagram, ett av de verktyg vi fått till oss under lärandeseminarie 1. I januari bjöds all personal in till ett Future Café där de under tre timmar fick arbeta i grupper med att fastställa nuläget, arbeta fram visioner och också upprätta en handlingsplan på hur vi skulle arbeta vidare med förbättringsarbetet. Det vi tog fasta vid var att det kan vara värdefullt att bjuda in till Future Café emellanåt för att inspirera och kunna utvärdera hur arbetet fortgår ute i grupperna, framförallt efter jul och nyårsledigheter och efter sommarsemestrar. I mars hade all personal åter planeringsdagar där teamet presenterade resultat av mätningar och visade diagram. De fick även en repetition av PGSA-hjulet och pröva på att göra ett eget PGSA-hjul. Många bra PGSA-hjul framkom och som också sparas för att kunna plocka fram för att jobba med vid senare tillfälle. Genomförda förändringar/tester/pgsa: Rubinen har prövat att ha flera bord istället för ett där brukarna intar sina måltider. Hypotesen är att få en bättre stämning bland brukarna. Vid utvärdering blev resultatet att miljön kring måltiden har blivit lugnare vilket har påverkat brukarna på ett positivt sätt. Muntlig samt skriftlig information till besökare (se bilaga 5). Förändringen förväntas leda till en lugn och harmonisk måltid. Resultatet har blivit minskat antal besök under måltider. Safiren ska pröva att möblera om till två mindre köksbord istället för ett. Vilket förväntas leda till ökat utrymme för både brukare och personal. Inte testat ännu. Korallen testade en förändring som innebar att brukarna fick möjlighet att sitta på ett annat sätt för att minska konflikterna men eftersom brukarna blev sämre så kunde man inte analysera resultatet, dock tror personalen att det kan vara en bra lösning vid framtida problem. Säröbomber har testats under perioden samt även dygnsmätning med kommentarer för att kunna jämföra före och efter att drinkarna testades. Hypotesen var att 22

23 brukarna skulle sova bättre och att det skulle påverka dagen på ett positivt sätt. Utvärdering är inte gjord ännu. Opalen testar att göra om dagrummet till matsal och byter från ett bord till två. Hypotesen är att brukarna kan få matro och har lättare för att kommunicera med och också höra varandra. Även att arbetsytorna ska öka i köket. Testet har inte utvärderats ännu men personalen har ändå sett förändringar i kommunikation och upplever nu att de har större arbetsytor. Resultat: Även om inte en slutmätning är gjord ännu på Rubinen så märks en tydlig skillnad på antalet besök under måltiderna när halvtidsmätningen gjordes v.9 så var resultatet 0 besökare vid måltiden. Detta har medfört att brukarna får en mer lugn och harmonisk miljö under måltiden. Safiren kan inte uppvisa något resultat än då de inte har haft möjlighet att göra de förändringar som var planerade, slutmätning i november. På Opalen minskade störande ljud redan vid projektets införande dvs då medvetenheten bland personalen ökade. För övrigt är det för tidigt att se några resultat, slutmätning i november. Korallen har en minskad oro bland brukarna då besöken vid måltiderna har minskat. För övrigt är det för tidigt att se några resultat, slutmätning i maj. Så här säkrar vi vårt resultat: Teamet kommer att träffas en gång var femte vecka för att göra en avstämning och lägga upp planering inför arbetsplatsmöten, där förbättringsarbetet har en stående punkt, så all personal blir delaktiga. Att all personal stöttar varandra, hjälper till med problemlösningar och uppmuntrar till förbättringsarbete i verksamheten. Boka in ett Future Café i augusti när all personal är tillbaka från semestern. Slutsatser kring måluppfyllelse: Tack vare de olika verktyg och den kunskap som vi har fått ta del av är vi på Adlersten på väg att uppnå målen vilket märks i och med att måltidsmiljön har blivit mer lugn och harmonisk. Reflektion kring hur det har varit att bedriva förbättringsarbete: - Fördelar: Samarbetet har ökat genom att alla fokuserar på samma synliga mål. Ger en känsla av tillfredställelse när personal kan lösa det som upplevs som svåra problem. Den kunskap och de verktyg som team medlemmarna fått till sig under projektets gång har varit väldigt lärorika och bra. Det har också blivit en ökad medvetenhet bland personalen när det gäller brukarna och verksamheten. 23

24 - Nackdelar: Svårt att lösgöra tid då alla teammedlemmar kan träffas samtidigt, för att arbeta med projektet. Tiden att informera och arbeta med de fyra arbetslagen har varit för kort, vilket har inneburit att de inte alltid förstått varför mätningar, PGSA-hjul etc. ska göras. Personal har en känsla av att de tar tid från brukarna för att arbeta med administration. Teammedlemmarnas frånvaro i ordinarie verksamhet har skapat irritation i en redan ansträngd situation. - Mest givande: Byta erfarenheter med andra arbetsgrupper, få kunskap om förändringsarbete. - Svårast: Svårt att ibland hinna med att göra mätningar och förändringar och se resultat i en så snabbt föränderlig verksamhet. Det har varit tydligt att för att ett förbättringsarbete ska kunna få en positiv genomslagskraft så krävs att information till arbetsgruppen sker oftare och mer regelbundet så att alla känner sig delaktiga, vilket har varit svårt eftersom teamet bestått av representanter från fyra arbetslag och inte har haft tid för att jobba med att nå ut med information ut i arbetslaget. Rädslan från personalen att projektet är ett led i att kunna dra ned på personal gör att det finns ett visst motstånd till förbättringsarbetet men kommer troligtvis minska när de ser de positiva effekterna. - Lärdomar: Rätt information och allas delaktighet ger bra resultat. När någonting inte går på ena sättet får man pröva på ett annat sätt. 24

25 Besök under måltiden Rubinen Måndag Antal Kommentar Tisdag Onsdag Torsdag Fredag Lördag Söndag 28/

26 Störande ljud Upplevde du störande ljud under måltiden (middagen) innan förbättringsarbetet började? Ja Nej Om ja kryssa i rutorna/rutan Disk Radio Prat mellan personal Tv Telefon Brukare Annat t.ex. 26

27 Konfliktskala Markera i vilken grad ni upplever konflikter under måltiden : Måndag Tisdag Onsdag Torsdag Fredag Lördag Söndag Inga konflikter vid måltiden 5 Många konflikter vid måltiden 27

28 28

29 29

30 30

31 Kommunikation och dokumentation kring vårdtagare med förändrade hälsotillstånd Ronneby kommun, Ålycke Teammedlemmar/deltagare Hanna Andersson enhetschef, tel e-post: Britt-Marie Lomyr sjuksköterska, Ingela Karlsson undersköterska, Helena Olsson undersköterska. Bakgrundsbeskrivning/problembeskrivning: Ålycke är ett särskilt boende i Johannishus, 1,5 mil öster om Ronneby. Ålycke består av 26 lägenheter varav 14 är gruppboende för dementa. På Ålycke finns tillgång till bibliotek, frisör och fotvård. I samma byggnad finns även ett dagis. När vi blev utvalda att delta i projektet så valde vi ämne relativt snabbt. Kommunikationen mellan sjuksköterska och undersköterskor hade under de senaste åren varit ett återkommande ämne på arbetsplatsträffarna och vid medarbetarsamtal togs det upp att det upplevdes som sårbart och komplicerat om hur de skulle kommunicera med varandra på ett säkert sätt. Vi hade även under det senaste året fått ett nytt verksamhetssystem, Magna Cura, som gav möjlighet till kommunikation mellan olika professioner. Vi hade också brustit vid enstaka tillfällen i kommunikationen som lett till missförstånd kring den enskilde vårdtagaren. Känslan var också att personal som varit ledig inte alltid hade kunskap om hur pensionärerna mådde när de kom tillbaka från ledighet och kunde ibland inte svara på sjuksköterskans frågor när hon följde upp en vårdtagares förändrade hälsotillstånd. Vår ambition blev alltså att jobba med kommunikationen och dokumentationen kring den enskildes förändrade hälsotillstånd mellan olika yrkesgrupper. Vi ville öka kvalitén och tryggheten för våra vårdtagare. En personal ska veta hur en pensionär mår, vad som hänt även om personalen varit ledig och vårdtagaren ska då bli bemött utifrån sin situation. Förbättringsarbetets syfte: Syftet med förbättringsarbetet på Ålycke är att förbättra kommunikationen kring en vårdtagares förändrade hälsotillstånd mellan olika yrkesgrupper. Förbättringsarbetets mål/delmål: (beskrivs för kort sikt och eventuellt för lång sikt): Långsiktigt mål: Förbättra och standardisera kommunikationen och flödet mellan olika yrkesgrupper kring våra vårdtagare på Ålycke. Våra delmål som vi tror ska hjälpa oss att nå huvudmålet är direkt kopplade till hur personalen ska uppleva informationen, både den muntliga och skriftliga. Delmålen har mynnats ut ur svaren på enkäter som personal och hälso och sjukvårdspersonal fick svara på. Delmål 1: Personalen ska uppleva informationen i Magna Cura som tillräcklig, alltså en 4 på en 5 gradig skala 30 mars Delmålet är kopplat till dokumentationen i Magna Cura där både undersköterskor, arbetsterapeut, sjukgymnast och sjuksköterska kan dokumentera kring den enskilde. Delmål 2: Personalen ska också uppleva den muntliga informationen som tillräcklig, alltså en 4 på en 5 gradig skala senast den 30 mars Detta delmålet är kopplat till att personalen upplever avsaknad av muntlig rapporttid mellan dagpersonal och nattpersonal. 31

32 Delmål 3: Personalen ska uppleva informationen i Magna Cura kring en vårdtagares förändrade hälsotillstånd som tillgänglig, alltså en 4 på en 5 gradig skala senast den 30 mars Personalen upplevde att det var svårt och ovant att söka information och dokumentera i ett datorsystem. Vilka mätningar har ni följt: I december 2010 hade vi ute tre enkäter, en enkät med sex frågor till omvårdnadspersonalen. Frågorna handlade om den muntliga och skriftliga informationen kring en vårdtagares förändrade hälsotillstånd. (Se bilaga 1) Svarsfrekvensen var relativt hög, men resultaten var låga och det gav oss flera indikationer om vad vi behövde jobba vidare med. Vi hade samtidigt ute en enkät till anhöriga till våra vårdtagare på Ålycke. (Se bilaga 2) 17 enkätsvar fick vi och resultatet visade på att de anhöriga upplevde personalen ha god kunskap om sina anhöriga. Vilket kändes bra. Åtta vårdtagare intervjuades också av sjuksköterskan, som vi såg som någorlunda neutral i sammanhanget och frågorna handlade om hur de själva upplevde omvårdnadspersonalens kunskap om dem själva. (Se bilaga 3) Även vårdtagarna upplevde personalens kunskap som god, men då vårdtagarna är i en beroendeställning så är det alltid svårt att avgöra hur stor inverkan det har haft på svaret. Enkäterna besvarades anonymt i samtliga fall. Två enkäter utformades i feburari som handlade om kommunikation mellan omvårdnadspersonal och hälso- och sjukvårdspersonal. (Se bilaga 4 och 5.) Både enkäten ställd till anhöriga och till vårdtagare la vi åt sidan och istället jobbade vi vidare med dokumentationen och kommunikationen mellan omvårdnadspersonalen och med hälsooch sjukvårdspersonalen. Genomförda aktiviteter: Den 2 december hade vi Future Café på Ålycke för att personal. Future Café var mycket uppskattat av alla som var med. Många av omvårdnadspersonalen, både från dagen och från natten, var med, sjuksköterska, sjukgymnast, arbetsterapeut och enhetschef. Dagen gav alla tillfälle att förstå projektets syfte och komma med egna idéer om hur vi skulle arbeta vidare. Vi blev indelade i olika grupper och fick diskutera och sedan redovisa våra tankar. Vi diskuterade våra rädslor, problem, utmaningar, förhoppningar och möjligheter. Vad som var jättetydligt och som gav oss mycket energi och kraft var att vi kände, upplevde och ville ungefär samma sak. Att trots att vi hade olika professioner, jobbade på olika avdelningar eller natt, så hade vi samma mål. Det som vi samtidigt tog speciellt fasta på var att alla upplevde rapporttid mellan dagpersonal och nattpersonal fattades. Genomförda förändringar/tester/pgsa: Vi har gjort en schemaändring (se bilaga 6) där vi infört rapporttid 10 minuter morgon och kväll. Schemaändringen har medfört nya rutiner (se bilaga 7), manualer (se bil 8) med mera som utvecklats vidare efter utvärdering. Superanvändare har även utsetts på varje avdelning. Superanvändaren är engagerad lite extra i att rutinerna följs och är en extra resurs för gruppen när något nytt ska implementeras kopplat till datorn, eller om någon behöver hjälp. Vi har även utvecklat tvärprofessionella möten där enhetschef, omvårdnadspersonal på dagen och natten, sjuksköterska, arbetsterapeut och sjukgymnast träffas för att diskutera vårdtagarna. Tidigare träffas vi enstaka tillfällen under terminen, nu en gång per månad. Vid utvärderingen av rapporttid visade det sig att omvårdnadspersonalen på Ålycke hade upplevt att de nya rutinerna hade gett efterkall på den sociala samvaron på Ålycke, då alla som började på morgonen inte längre träffades i samma rum. Lärdom, en förändring på ett område kan ge effekt på något annat. 32

33 Resultat: Enligt våra delmål vill vi nå en 4 på en 5-gradig skala utifrån tre frågeställningar i den första enkäten ställd till omvårdnadspersonalen. Vi har tagit fram att det i baslinjemätningen var ett medel på 3,01, 2,79 och 2,86 idag. 15 mars 2011 var resultatet istället: 3,3, 3,3 och 3,4. Vilket innebär att alla upplever en förbättring, men vi når inte riktigt upp till vårt mål ännu. Dock kan vi se en ökning från baslinjemätningen som genomfördes i december och tar då slutsatsen att vi är på rätt väg. Samma gäller mätningarna vi gjort där vi undersökt kommunikationen mellan HSL-personal och omvårdnadspersonal. Där har värdena ökat i de flesta fall. Dock har vi inte nått målvärdet 4 av 5, men likväl en bit på väg. 33

34 Så här säkrar vi vårt resultat: Att enbart vara med i ett projekt där vi arbetat med ämnet kommunikation och dokumentation har gjort att alla diskuterar kring ämnet på ett helt nytt sätt. Vi kommer att träffas igen i teamet med jämna mellanrum för att höra hur det går. Göra ny mätning innan sommaren 2011, för att se om vi nått målvärdet då. Vi har en rutingrupp som är ansvariga för rutinerna på Ålycke. Gruppen får till uppgift att även följa upp de nya rutinerna som kommit ur projektet. Vi har också en känsla av att vi kan närma oss ämnet kommunikation på fler sätt för att nå vårt mål. Exempelvis vilka förväntningar vi har på varandra. Slutsatser kring måluppfyllelse: Kommunikation och dokumentation är ett stort och svårt ämne att jobba kring. Det är också svårt att mäta, då det ofta handlar om en känsla och upplevelse. En pensionär eller anhörig som bor på Ålycke ska känna trygghet att personalen hela tiden vet hur de mår, vad de varit med om och vad som hänt, även om personalen varit lediga. Reflektion kring hur det har varit att bedriva förbättringsarbete: - Fördelar: Det har gett oss nya verktyg som är enkla och användbara i stort och smått. Vi har fått ett nytt sätt att tänka och belysa saker och ting. - Nackdelar: Att ett projekt under en kortare period förutsätter att mycket tid avsätts. Det har varit svårt emellanåt. - Mest givande: Att träffas i ett tvärprofessionellt team och diskutera saker utifrån våra olika synvinklar. Att få tillfället att genomdriva ett förbättringsprojekt tillsammans med handledning och inspiration från handledare och föreläsningar. - Svårast: Det som också har varit svårt är att förmedla det vi i teamet upplevt på LS 1-4 till våra kollegor på hemmaplan. Även att hitta tiden till att träffas. Ingen av oss i teamet har avlastas för att vara med i projektet, utan tiden har fått hittats ändå. - Lärdomar: Man måste mäta för att veta! Det finns alltid saker som kan förbättras! En förändring på ett område kan medföra konsekvenser på något annat. 34

35 Enkät 1 Upplever du att informationen i Magna Cura, skriven av dina kollegor som berör en vårdtagares förändrade hälsotillstånd, tillräcklig? Ej tillräcklig Tillräcklig Fullt tillräcklig Kommentar: 2 Upplever du att informationen, som du får muntligen från dina kollegor som berör en vårdtagares förändrade hälsotillstånd, tillräcklig? Ej tillräcklig Tillräcklig Fullt tillräcklig Kommentar: 3 Förutom via Magna Cura och via muntlig kommunikation, får du information som berör en vårdtagares förändrade hälsotillstånd på annat sätt? Ja Nej Om ja, hur? 4 Upplever du informationen rörande en vårdtagares förändrade hälsotillstånd som lättillgänglig? Ej tillgänglig Tillgänglig Lättillgänglig Kommentar: 5 Upplever du att du vet vad du ska göra med informationen (information du får direkt från vårdtagare) du fått till dig? Ja Ibland Nej Kommentar: 6 Upplever du att du vet vilken information, gällande en vårdtagares förändrade hälsotillstånd, som du ska lämna på vilket sätt? Ja Ibland Nej Kommentar: 35

36 Enkät Sätt ett kryss på linjen där du tycker det överensstämmer med din åsikt. 1 När du besöker din anhörig på Ålycke och pratar med personalen som är i tjänst, upplever du då att personalen har tillräcklig kunskap/information om hur din anhörig mår? Ej tillräcklig Tillräcklig Fullt tillräcklig 2 Upplever du att personalen har kunskap om din anhörig har ett förändrat hälsotillstånd? Ej tillräcklig Tillräcklig Fullt tillräcklig 3 Upplever du att den kunskapen personalen har om din anhörig som tillräcklig för att ge god omsorg? Ej tillräcklig Tillräcklig Fullt tillräcklig 36

37 Enkät 1 Upplever du att personalen fått information om hur du mår även om personalen varit ledig ett par dagar? Ej tillräcklig Tillräcklig Fullt tillräcklig 2 Upplever du att den kunskapen personalen har om dig som tillräcklig för att ge god omsorg? Ej tillräcklig Tillräcklig Fullt tillräcklig 37

38 Enkät 1 Upplever du att den informationen du får från nedanstående professioner gällande förändringar hos en vårdtagare via Social dokumentation i Magna Cura som tillräcklig? Sjuksköterska Ej tillräcklig Tillräcklig Mycket tillräcklig Kommentar: Arbetsterapeut Ej tillräcklig Tillräcklig Mycket tillräcklig Kommentar: Sjukgymnast Ej tillräcklig Tillräcklig Mycket tillräcklig Kommentar: 38

39 Enkät 1 Upplever du trygghet i att den informationen du lämnar gällande förändringar hos en vårdtagare via Social dokumentation i Magna Cura, når fram till personalen? Otrygg Trygg Mycket trygg Kommentar: 39

40 Planera Gör en detaljerad plan för testen Vem ska göra vad, var, när och hur? planering på projektmöte om hur schemat kunde se ut. Team Ålycke Hanna informerar personalen via mail om förändringen som ska träda i kraft A S P G Utföra test Rapporttid Genomför planen. A P Beskriv eventuella avvikelser från planen och oförutsedda effekter. S G Mät och samla data/observera. Studera och analysera Tolka data. Utvärdering vecka 7. Både positiv och negativ upplevelse av rapporttiden. Behöver justeras en del för att den ska bli bättre. A P Jämför resultaten mot hypotes och reflektera över utfallet. S G Agera Är vi redo att införa förändringen? Vi gör nya rutiner och riktlinjer kring rapporttiden. Superanvändare utses. A P Behöver den testas i större skala eller under andra förhållanden? S G Eller ska vi släppa just denna förändring? Vad har vi lärt av denna test? Förändringen ledde till något positivt. Rapporttiden blev bra med lugn tid till det som var tänkt. Förändringen gav effekt på något helt annat, den sociala samvaron minskade. 40

41 Ålycke Servicehus Arbetsrutiner Dokumentation och rapporttid Omfattning All personal på Ålycke Rutiner: Personal som börjar nattpersonal träffas i personalrummet och har muntlig rapport. Personal som börjar går direkt till avdelningens personalrum och tar fram den skrivna rapporten i social dokumentation, dels från kollegor och från HSLpersonalen. Dokumentation sedan ett dygn tillbaka dras ut i pappersform och sätts i avvikelsepärmen. Se instruktioner Bilaga 1. När personalen som började kommer upp till avdelningen personalrum delger man den muntliga rapporten och den sociala dokumentationen för varandra. Personal som börjar senare än läser den utskriva dokumentationen. All personal har under dagen ansvar att kontinuerligt dokumentera och ta del av dokumentationen i Magna Cura. Personal som jobbar kvällen tar del av den sociala dokumentationen i Magna Cura när den kommer till jobbet. Muntlig rapport sker i personalrummet. Därefter tar nattpersonalen del av den sociala dokumentationen på respektive avdelning i Magna Cura. Superanvändaren är ansvarig för att rensa ut äldre än tre månader gamla papper. Skall strimlas. Avvikelsepärmen förvaras utifrån sekretessbestämmeler. 41

42 Planera Gör en detaljerad plan för testen Vem ska göra vad, var, när och hur? planering på projektmöte om hur schemat kunde se ut. Team Ålycke Hanna informerar personalen via mail om förändringen som ska träda i kraft A S P G Utföra test Rapporttid Genomför planen. A P Beskriv eventuella avvikelser från planen och oförutsedda effekter. S G Mät och samla data/observera. Studera och analysera Tolka data. Utvärdering vecka 7. Både positiv och negativ upplevelse av rapporttiden. Behöver justeras en del för att den ska bli bättre. A P Jämför resultaten mot hypotes och reflektera över utfallet. S G Agera Är vi redo att införa förändringen? Vi gör nya rutiner och riktlinjer kring rapporttiden. Superanvändare utses. A P Behöver den testas i större skala eller under andra förhållanden? S G Eller ska vi släppa just denna förändring? Vad har vi lärt av denna test? Förändringen ledde till något positivt. Rapporttiden blev bra med lugn tid till det som var tänkt. Förändringen gav effekt på något helt annat, den sociala samvaron minskade. 42

43 Guldstunder Karlshamns kommun, Eklunden Teammedlemmar/deltagare Undersköterskor Eken: Gunilla Wallinder, Lorna Ståhl. Tel e-post: Undersköterskor Lunden: Zusanne Månsson, Ann-Kristin Nilsson. Tel Arbetsterapeut: Cecilia Pettersson Tel Sjukgymnast: Susanna Ribman Tel Sjuksköterska: Sandra Olsson Tel Enhetschef: Anette Johansson Tel Bakgrundsbeskrivning/problembeskrivning: Eklunden är ett särskilt boende beläget i Hällaryd, Karlshamns kommun. Boendet har två våningar med sammanlagt 20 vårdtagare. Personalstyrka 23 st dag/natt. På Eklunden har egentid/kvalitetstid sedan tidigare varit inplanerat till varje vårdtagare minst en gång per vecka. Aktiviteter av olika slag har utförts enskilt eller i grupp. Teamets tankar kring vårt förbättringsarbete landade därför omgående på, hur kan vi förbättra egentiden/kvalitetstiden för våra vårdtagare? Hur skapar vi det där lilla extra Guldstunden? Tanken var att den enskilde ska vara mer delaktig i valet av aktivitet utifrån behov, förmåga och intresse. Individen i fokus. Kan vi hitta guldstunder som gör att dessa vårdtagare känner mindre oro och därmed känner ett ökat välbefinnande? När på dygnet/under veckan är dessa aktiviteter bäst att utföra? Diskussion fördes om mer tid för vårdtagaren, vart försvinner tiden? Hur påverkar störningar utifrån ex telefonsamtal, oplanerade besök etc egentiden för vårdtagaren? Hur kan vi sålla bort det som avbryter störningarna utifrån, går det att planera in avbrotten? Något vi lade mycket fokus på var hur vi skulle definiera ordet guldstund, var det detsamma som kvalitetstid? Då Karlshamns kommuns definition på kvalitetstid löd Den enskilde vårdtagarens enskilda aktivitetsinnehåll utifrån nuvarande intresse, roller och förmågor som ger meningsfullhet och välbefinnande i vardagen valde vi definiera Guldstund som: Det lilla extra utöver kvalitetstid Stunden ska upplevas av vårdtagaren som ett totalt välbefinnande. Kan vara korta eller långa stunder. Förbättringsarbetets syfte: Öka och bibehålla välbefinnande för vårdtagaren i vardagen på Eklundens äldreboende. 43

44 Förbättringsarbetets mål/delmål: (beskrivs för kort sikt och eventuellt för lång sikt): Huvudmål: Höja kvalitén på aktiviteter så väl enskilda som i grupp. Delmål 1: 80% av vårdtagarna ska erbjudas en unik Guldstund enskilt eller i grupp minst en gång per vecka. Ska vara uppnått Delmål 2: 100% av vårdtagarna ska ha 3 eller högre på glädje och välbefinnande skalan. Ska vara uppnått Delmål 3: Personalen på Eken ska sålla bort det som avbryter störningarna utifrån och på så vis frigöra mer tid för vårdtagarna. Mätning kommer att ske under Hur mätning ska ske är ännu inte fastställt, något som teamet kommer fortsätta att arbeta med. Vilka mätningar har ni följt: Delmål 1: Mätning har gjorts med en kryssmätning, ett kryss i ja/ nej spalt visar om vårdtagarna erbjuds minst en guldstund i veckan. Baslinje gjord i november Uppföljningsmätning i februari och maj Slutmätning i augusti/ september Delmål 2: Mätning har gjorts med Glädje och välbefinnande skala (bil 1 och 2), observation av vårdtagarna under en vecka, 3 tillfällen per dag och 3 tillfällen per natt. Baslinje gjord vecka Uppföljningsmätning vecka 8 och vecka Slutmätning vecka Delmål 3: Eken har under en vecka kartlagt in och utgående samtal för att se vart tiden försvinner. Baslinje vecka Uppföljningsmätning kommer eventuellt att göras. Guldstund: För att veta att en guldstund är en guldstund gjordes en mätning med hjälp av Sinnesstämning PMAS (bil 3) där punkterna Fridfull och Förnöjd skala 1-5 plockades ut. Mätning gjordes före och efter vald aktivitet tre dagar i följd. För att stunden ska definieras som guldstund är det viktigt att välbefinnandet kan identifieras. Genomförda aktiviteter: I ett första steg av vårt arbete informerade vi personalen på Eklunden att vårt val av förbättringsarbete skulle vara att öka och bibehålla välbefinnandet i vardagen för vårdtagaren på Eklunden. För att förankra vårt arbete på hemmaplan gjorde vi en processkarta samt ett fiskbensdiagram som sattes upp på varje avdelning under en veckas tid. Personalen dag som natt fick tillgång till Post-itlappar för att kunna bidraga med sina tankar kring Vart försvinner tiden för aktiviteter för våra vårdtagare Störningar utifrån. Resultatet utvärderades och sammanställdes för vidare analys samt framtida mätning och åtgärd genom PGSA hjul. Arbetsgruppen började sammanställa en korg med Guldstunder åt varje vårdtagare. Guldstunderna valdes ut efter individens intresse, önskemål samt behov. En mängd olika aktiviteter lades i korgarna, efter ett tag sållades det som vi märkte inte varit fullt så uppskattat bort. Det kunde vara allt från massage, nagelvård, titta i album, promenader, läsa böcker, musik, film etc. 44

45 Under våren 2011 hade Eklunden Future Cafe där personal från båda enheterna deltog samt HSL personal. Vi bjöd in personal från en annan enhet i kommunen som deltagit i förbättringsprogram Inbjuden personal berättade om deras arbete och framgångar i sitt förbättringsarbete. Future Cafe`t var uppskattat av alla och vi upplevde att Eklundens personal fick en större förståelse för vårt arbete, de kände sig mer delaktiga och många förslag på nya aktiviteter tog form. Teamet har under arbetets gång haft återkommande handledning för att få hjälp med att komma vidare samt bolla idéer som framkommit efter hand. Vi har alla nu i efterhand förstått hur stort och tidskrävande förbättringsarbetet varit och handledningen har därför varit värdefull för arbetets kvalitet. Genomförda förändringar/tester/pgsa: Enskilda aktiviteter har intensifierats till Guldstunder. PGSA-hjul är gjorda på två vårdtagare, övriga har vi provat oss fram med. Vi har iordningsställt en korg med Guldstunder inne hos vårdtagarna. Gav PGSA-hjulet positivt resultat för vårdtagaren skrevs detta ner på ett papper och lades i vårdtagarens korg. I korgen med Guldstunder kan allt ifrån massage, nagelvård, titta i fotoalbum, läsa böcker, lyssna musik finnas. Det hade varit lättare om vi gjort PGSA hjul på alla men tidsbrist har gjort att detta inte varit möjligt. Arbetsgrupperna har fått en ökad medvetenhet angående betydelsen av Guldstunden. Resultat: Ett gott arbete visar sig i ett fint resultat. Individuella korgar, fulla med förslag på guldstunder skapats till alla vårdtagare på Eklunden. Detta genom ett gott samarbete i teamet och vårdpersonalen hemma på boendet samt ett gott samarbete avdelningarna emellan. Många olika PGSA hjul har utförts, några av dem finns dokumenterade, andra inte och detta pga. att ett stort engagemang hos vårdpersonalen inte har hunnit med mätningen i viljan att nå ett positivt resultat. Och dessa korgar har visat på ett ökat välbefinnande hos vårdtagarna. 45

46 Resultatet av kryssmätningen i delmål 1 visade på en stadig ökning av personer som fick en unik Guldstund varje vecka. Resultatet kommer att följas upp med ytterligare mätningar i maj och september. Glädje och välbefinnande - mätning gjord dag och natt under en veckas tid Procent vårdtagare över 3 poäng v v v v eken lunden målvärde Diagrammet ovan är skapat efter två mätningar, dag som natt under en veckas tid, vid två tillfällen v.45 och v.8. Mätningarna gjordes med hjälp av mätinstrumentet Glädje och Välbefinnande skalan (bilaga: Glädje och välbefinnande). Den gula linjen visar på ett av våra delmål, att 100% av Eklundens vårdtagare ska ha 3 eller högre på Glädje- och Välbefinnandeskalan. Detta mål ska vara uppnått sista september. Den blå linjen visar på resultatet för Eken där 78% av vårdtagarna nådde en trea eller högre på Glädje och Välbefinnande skalan vid första mätningen och redan vid andra mätningen v 8 var målet uppnått, 100% hade en trea eller högre på skalan. Den rosa linjen visar på resultaten för Lunden där 80% av vårdtagarna nådde 3 eller högre på Glädje och Välbefinnande skalan vid första mätningen och 88% vid den andra mätningen. Det goda resultat vi sett ska fram tills idag ska bibehållas och förbättras varpå vi ska utföra två mätningar till under v.18 respektive v.35. Att vi ska fortsätta med våra mätningar ska också hjälpa oss att hålla förbättringsarbetet levande. Så här säkrar vi vårt resultat: Fortsatt utveckling av guldstunder. Vi fortsätter att mäta kvalitén i guldstunderna. Identifiera nya förbättringsområden som kan öka och bibehålla välbefinnandet för vårdtagarna på Eklunden. Fortsatta mätningar ska göras med PGSA hjul inom de områden vi vill använda oss av för att bibehålla den höga kvaliteten för vårdtagaren. PGSA hjul ska genomföras på alla vårdtagare. Vi kommer även att göra en uppföljningsmätning av glädje och välbefinnande. 46

47 Utifrån våra olika professioner skapa en gemensam idébank och ge möjlighet till fortsatt förbättringsarbete. Enhetschefens roll i det fortsatta arbetet kommer att vara att frisätta tid för arbetet, uppmuntra personalen till fortsatt arbete. Informera om gällande lagstiftning, omsorgsnämndens mål för verksamheten. Varför är det så viktigt att arbeta efter individen i fokus? Slutsatser kring måluppfyllelse: Vi anser att vi uppnått goda resultat inom kort tid på grund av stort intresse inom personalgruppen. Delmål 1 och 2 är till viss del redan uppnått. Vårdtagarna har blivit mer delaktiga i utformandet av den egna guldstunden. Personalgruppen märker att vårdtagarna är positiva och nöjda med sina aktiviteter. Personalgruppen känner sig tillfreds med sitt arbete och har fått ett större engagemang för utvecklandet av guldstunder. Delmål 3 angående kartläggning av in och utgående telefonsamtal är genomförd. Resultatet visade att störningarna inte var av betydande art. Fortsatta mätningar kommer att ske angående störningar utifrån. Reflektion kring hur det har varit att bedriva förbättringsarbete: Fördelar: - Ökad kunskap om mätmetoder PGSA hjul, hur vi ska utvärdera det vi gör. Nackdelar: - Svårt att samla gruppen, tidsbrist, i inledningsfasen av vårt arbete svårt att engagera personalgruppen i vårt arbete syftet med arbetet. Mest givande: - Team-medlemmarna har fått ökad förståelse för varandras arbete och proffession. - Trevlig samvaro under utbildningsdagarna. - Matnyttiga föreläsningar som har tillfört ökad kunskap i gruppen. - Future Cafe ökade hela personalgruppens intresse för förbättringsarbetet, dag/natt. - Många nya idéer föddes. Svårast: - Förklara de olika mätningsmetoderna för enhetens arbetsgrupper samt att förklara syftet med mätningarna. - Frigöra tid för genomförande av arbetet. Lärdomar: - Vi har fått verktyg att använda oss av i framtida förbättringsarbeten. - Fått upp ögonen för hur svårt det kan vara att samarbeta och komma till gemensamma mål. Sedan hittat lösningar på hur vi kan komma förbi dessa hinder, anpassa oss, ta del av hela teamets kunskap och åsikter för att tillslut nå gemensamma mål. - Hur viktiga våra olika professioner är och hur dessa kan tillföra betydelsefulla faktorer i arbetet. - Värdera utifrån en skala 1-5 görs olika av olika personer, en 3:a har en viss förklaring men tolkas olika av oss alla. Olika resultat om en mätning görs överskådligt över den utsatta tidsperioden, om vårdpersonalen ger sin bedömning vid ett specifikt tillfälle eller om vårdpersonalen frågar vårdtagaren. 47

48 NAMN: VECKA: Glädje- och välbefinnandeskala - Dag Glädje och välbefinnandeskalan ska mätas på en skala från 1 till 5, där 1 är väldigt olycklig och nedslagen, och 5 är väldigt glad och harmonisk. Det mäts tre gånger per dag; förmiddag, eftermiddag respektive kväll Bekymrad, Neutralläge en smula olycklig Djupt olycklig, nedslagen, väldigt nedslagen eller illa till mods Någorlunda nöjd o belåten, relativt obekymrad och harmonisk Mycket glad, på väldigt gott humör Veckodag Mätning förmiddag Mätning eftermiddag Mätning kväll Mätning natt Måndag Tisdag Onsdag Torsdag Fredag Lördag Söndag 48

49 Ola Winquist Förlaga av Uggledalens glädje- och välbefinnandeskala NAMN VECKA Glädje- och välbefinnandeskala - Natt Vaken, orolig Vaken, lugn och uppe Neutral. Sover men blir störd av ex. vändning, KAD-tömning, toalettbesök eller blöjbyte Sover utan någon störning Sover djupt Veckodag Mätning förmiddag Mätning eftermiddag Mätning kväll Mätning natt Måndag Tisdag Onsdag Torsdag Fredag Lördag Söndag 49

50 SINNESSTÄMNING (PMAS) Skatta personens sinnesstämning på den femgradiga skalan i vilken 1 representerar en positiv dimension och 5 dess negativa motsats. Utgå från hur Du upplevt patienten den senaste veckan genom att sätta en ring runt lämplig siffra. Tillitsfull, trygg Misstrogen, rädd Självständig, oberoende Osjälvständig, beroende Nyfiken, engagerad Likgiltig, apatisk Säker, tveklös Osäker, tveksam Tydlig, stolt, jagmedveten Vag, osäker, skamsen Varm, tillgiven Kylig, avståndstagande Fridfull, lugn, harmonisk Ångestfylld, orolig, förtvivlad Godmodig, fredlig Argsint, aggressiv Förnöjd, glad Sorgsen, ledsen, missnöjd Skojfrisk, humoristisk Torr, humorfri 50

51 Ökad valfrihet och självbestämmande vid måltider Olofströms kommun, Garvaregården Teammedlemmar/deltagare Susanne Sjöberg, undersköterska Helena Wihlborg-Palm, undersköterska Petra Kimberg, undersköterska Mia S Ericsson, undersköterska Eva Sunesson, enhetschef tel , e-post: eva.sunesson@olofstrom.se Bakgrundsbeskrivning/problembeskrivning: Garvaregården består av två gruppboende med 8 lägenheter vardera samt 16 servicelägenheter. Vårt team arbetar med hemtjänstinsatser till servicelägenheterna på Garvaregården. Alla i arbetslaget har en önskan av att få arbetet att flyta bättre och att vårdtagarna får sina insatser utförda utifrån önskemålen. Socialtjänstlagen som gäller från pekar bl.a. på; - Att socialtjänstens verksamhet, som rör omsorg av äldre, ska inriktas på att äldre personer får leva ett värdigt liv och kunna känna välbefinnande (värdegrund). - Man ska få möjlighet att upprätthålla och respekteras för sitt självbestämmande. - Individanpassning och delaktighet i beslut och insatser. Med detta som utgångspunkt beslutade vi oss för att inrikta vårt förändringsarbete på att ge de boende på Garvargårdens servicelägenheter, ett större inflytande i sin vardag inom olika områden och frågor. Enligt de arbetsrutiner som arbetslaget hade fick de boende i servicelägenheterna maten levererad till sin lägenhet på helgerna, men på vardagarna fanns det möjlighet att äta gemensamt med de andra boende på den närliggande dagcentralen, vilket flertalet av de boende gjorde. En del av de boende hade uttryckt önskemål om att få äta huvudmålet på dagcentralen även på helgdagarna. Teamet upplevde att det var av gammal vana som arbetslaget utförde matleveransen till den enskilda lägenheten på lördagar och söndagar, men nu såg man att genom medverkan i förbättringsarbetet fanns det en möjlighet att ta reda på hur de boende i servicelägenheterna själva önskade ha det. Förbättringsarbetets syfte: Boende på Fridaforsvägen 18 ska få ökad valfrihet och självbestämmande i sitt vardagsliv. 51

52 Förbättringsarbetets mål/delmål: Mål: Ökad nöjdhet hos de boende vad gäller självbestämmande och inflytande i frågor som rör vardagslivet. Delmål: % ska få äta middagen, huvudmålet där de vill, alla dagar i veckan. Målet ska vara uppnått vecka 3, % av de boende ska ligga på 4 eller mer på en skala 1-5 över nöjdheten över matsituationen, alla veckans dagar utifrån enkätresultaten. Målet ska vara uppnått vecka 9, 2011 Mätningar vi har utfört: Teamet och arbetslaget gjorde en processkartläggning över dagen för de boende och såg då att vi behövde gå ut och fråga mer om hur de ville ha det med hjälpinsatserna vid matsituationen under veckans alla dagar. En intervju utifrån fastställda enkätfrågor gjordes vecka 50, 2010, se bilaga 1 Intervjun gjordes av en neutral person som inte jobbar kontinuerligt i gruppen. Frågorna som de boende skulle svara på var de åt sitt huvudmål, middag idag (dagcentralen eller i den egna lägenheten), hur nöjda de var och var de ville äta huvudmålet/middagen. Alla 16 boende på Fridaforsvägen 18 och en från servicelägenhet på Gårdsjövägen svarade på enkäten. En ny intervju utifrån samma fastställda enkätfrågor gjordes igen vecka 9, 2011 av samma neutrala person som gjorde första enkätintervjun. Mätningen över nöjdheten var på en skala 1 5, där 5 var maximalt nöjd. Vårt mål var att 90 % av de boende skulle svara 4 eller mer på skattningsskalan. Lärdomar vi gjort då det gäller våra mätningar: - Det var bra att använda samma mått för att kunna jämföra. - Det var bra att ha en neutral person som skötte intervjuerna. - Det var svårt att ha en procentredovisning då antalet vårdtagare inte var så stort. Genomförda aktiviteter: Hela arbetslaget var överens om att vi skulle arbeta utifrån hur de boende på Garvaregårdens servicelägenheter skulle kunna öka sitt självbestämmande och delaktighet i vardagen. Därför valde vi i detta förbättringsprojektet att börja jobbar med matsituationen för huvudmålet, middagen. Future cafe: Gav en bra motivation för hela arbetslaget. Vi fick alla träffa handledarna och de som inte var med i teamet kände att efter detta tillfälle var alla i arbetslaget delaktiga i vårt 52

53 förbättringsarbete. Lärdomar vi gjort då det gäller våra genomförda aktiviteter: - Future cafe var bra för att få med hela arbetslaget i förändringsarbetet. - Det är viktigt att återföra resultatet från mätningarna snabbt till övriga i arbetslaget. - Att avsätta tid för förändringsarbetet och att tid för reflektion behövs. - Att göra en tydlig tidsplan för alla inblandade. - Att alltid utse vem som skall gör vad och när det ska vara klart. - Att göra en basmätning och därefter en förändring och sedan mäta igen för att se om förändringen blev en förbättring Genomförda förändringar/tester/pgsa: Att alla boende äter sitt huvudmål/middag alla dagar i veckan där de själva önskade utifrån den intervjuenkät som gjordes. Resultat: Alla boende äter sitt huvudmål, middag alla dagar i veckan där de önskar från och med vecka 3, Resultat nöjdhet över måltidsituationen mån-fred? 10 53

54 Resultat nöjdhet över måltidssituationen lördag & söndag? 11 Resultaten från mätningarna över nöjdheten: Röda linjen visar mätningen från vecka 50, 2010 och den blå från vecka 9, Vi valde att se över nöjdheten även vardagar. Vårt resultat över nöjdheten vardagar har också ökat. När det gäller lördag och söndag som var vårt huvudsakliga förbättringsarbete så har nöjdheten ökat markant, som exempel kan nämnas att vårdtagare 1 har ökat från 2 till 5. Nu efter förändringen ligger ALLA på en fyra eller mer och detta innebär att vi uppnått vårt delmål över nöjdheten Så här säkrar vi vårt resultat: En manual håller på att utarbetas så att vi när någon flyttar in i servicelägenhet håller kvar detta förhållningssätt, att den boende får ha sitt inflytande och självbestämmande i vardagsfrågorna ex var de vill äta sitt huvudmål, middagen, dag och tid när de vill duscha mm. Vi gör också en manual med frågor som vi ska använda så att vi alla ställer rätt frågor när genomförandeplanen görs framöver. Förbättringsarbete blir en stående punkt på teamträffar och arbetsplatsträffar. I arbetslagets grupprum hänger en förbättringstavla men den ska flyttas så att den blir väl synlig för alla där vi hänger aktuella PGSA - hjul 54