Sektionshandboken 7:e upplagan

Transkript

1 Sektionshandboken 7:e upplagan Studentkåren för utbildningsvetenskap och Filosofisk fakultet vid Linköpings universitet

2 Hej! Det här är en bok som StuFF har tagit fram för att hjälpa dig. Oavsett om du just har börjat engagera dig eller har varit aktiv en längre tid hoppas vi att innehållet som du hittar här kan ge dig vägledning och goda råd. Vi har här försökt samla all kunskap du kan tänkas behöva, alltifrån en bredare information om universitets- och studentlivet till mer praktiska tips om hur man bäst organiserar ett möte eller vem man bör kontakta om man stöter på frågor eller problem. Vi önskar dig en fortsatt rolig tid som sektionsaktiv, och kom ihåg att det bland annat är tack vare dig som StuFF gör skillnad! - gör skillnad Detta är den 7:e versionen av sektionshandboken framtagen under vårterminen När du bläddrat igenom handboken och när du använt den i ditt arbete är vi så klart nyfikna på vad du tycker. Vad gillade du med Sektionshandboken, Vad var mindre bra och vad saknade du? Mejla till info@stuff.liu.se så ska vi jobba för att göra nästa sektionshandbok ännu vassare!

3 Innehåll Kontakt 1 Länkar 2 Organisation 3 StuFF - En studentkår 3 StuFFs fullmäktige 3 Styrelsen 5 StuFF och sektionerna 6 Samarbeten, avtal och ekonomi 6 SEKT och INSEKT 7 Andra möten för aktiva 8 Utbildningar 8 Att vara en sektion 10 Stadgar 11 Ekonomi 11 Mötesteknik 14 Minnesanteckningar/protokoll 18 Mer om möten 21 Utbildningsbevakning 22 Fest och evenemang 25 Överlämning 27 Fem tips att göra som nyvald styrelse 27 Tio tips för en bra överlämning 27 Kårservice 30 Våra kårhus 31 Lika villkor & Studenthälsan 33

4 Kontakt Ni får väldigt gärna kontakta oss i styrelsen! Vi har kontor både på Kårallen Campus Valla och på Trappan Campus Norrköping. Adresser: StuFF, Kårallen Linköpings universitet Linköping StuFF, Trappan Campus Norrköping Norrköping Kontaktuppgifter till styrelsen Kårordförande ko@stuff.liu.se Vice kårordförande vko@stuff.liu.se Informatör info@stuff.liu.se Koordinator med sektionsansvar ksa@stuff.liu.se Koordinator med externt ansvar kea@stuff.liu.se Studiesocialt ansvarig sa@stuff.liu.se Utbildningsutvecklare för Filosofisk fakultet uuf@stuff.liu.se Utbildningsutvecklare för Utbildningsvetenskap uuu@stuff.liu.se Hela styrelsen går att nå på styrelsen@stuff.liu.se 1

5 Länkar Här har vi försökt samla länkar som vi tror att ni kan ha nytta av i sektionen. StuFF Vår hemsida innehåller mycket användbart, exempelvis mallar för dokument, terminsrapporter, allt du behöver veta om kårens styrdokument, länkar till sektionernas hemsidor med mera. Men framförallt finns här nyheter om vad som är på gång hos oss! Kårservice (sid 30) Linköpings tre kårers serviceorganisation. Det är en ideell förening med de tre kårerna som medlemmar. Föreningen äger aktiebolaget med samma namn, som har till uppgift att förvalta och driva våra fem kårhus LiUs regelsystem Universitetets egna policydokument läggs löpande upp på: Lika villkor (sid 33) Universitetes handlingsplan för jämställdhet, genus, etnisk och religiös mångfald, tillgänglighet och delaktighet för personer med funktionsnedsättning, sexuellt likaberättigande samt för likvärdig behandling oavsett ålder eller könsöverskridande identitet Studenthälsan (sid 35) Studenthälsan är en studentresurs vid LiU dit man kan vända sig för rådgivning och stödsamtal. Studenthälsan brukar även ordna kurser och grupper som syftar till att man ska må bra under sin studietid. SFS Sveriges förenade studentkårer samlar en mängd nyttig information om saker som påverkar studenters tillvaro, både i Sverige och runtom i världen. StuFF är medlemskår i SFS SAH Studieadministrativa handboken är ett enklare guide till att förstå universitetets regelverk. 2

6 Organisation StuFF - En studentkår StuFF är studentkåren för dig som studerar utbildningsvetenskap eller vid Filosofisk fakultet vid Linköpings universitet. Med mer än studenter utgör vi den kår av tre vid Linköpings universitet med flest potientiella medlemar. Precis som en stat är summan av alla sina medborgare utgörs StuFF summan av alla sina medlemmar - dig med andra ord! Kåren arbetar för att tillvarata dina intressen i en mängd olika frågor. Kortfattat går det att säga att kårens övergripande mål är att skapa en så bra miljö som möjligt för dig som student vid Linköpings universitet. StuFF består av många olika delar, alla viktiga för att verksamheten ska fungera. Arbetet bedrivs på två av universitets fyra campus, Valla och Norrköping, med målet att utveckla kvaliteten på utbildningarna och att göra Linköping och Norrköping till ännu bättre studentstäder. Att studenterna har möjlighet att påverka vad som händer vid universitet och högskolor är ingen hemlighet. Studentinflytandet är till och med reglerat i svensk lag! Det är lärarnas och studenternas gemensamma ansvar och intresse att utveckla universitetets utbildningar. En stor och viktig del av inflytandet sker i mötet och dialogen mellan lärare och student men det finns också andra arenor. Ett exempel är studentkåren som är ett försök att skapa en demokratisk struktur för att tillvarata och föra vidare studenternas intressen och åsikter. För den som inte varit förenings- eller sektionsaktiv tidigare kan studentkårens arbetsformer vid första anblicken verka krångliga och de flesta har någon gång frågat sig hur det går till när studentkåren driver en fråga gentemot universitetet. StuFFs fullmäktige 3 I likhet med andra demokratiska organisationer har StuFF ett högsta beslutande organ. Detta kallas kårfullmäktige och dess 25 ledamöter väljs direkt av kårens medlemmar, det vill säga av studenterna vid Utbildningsvetenskap och Filosofisk fakultet.

7 Hur du gör skillnad! En snabbguide till StuFF:s organisation Styrelsen Studentkåren Vi är alla en del av kåren! När du blir medlem i StuFF bidrar du till möjligheterna att påverka Filfak och utbildningsvetenskap Universitetet Kårstyrelsen Som en av LiUs tre studentkårer sitter StuFF med i flera grupper och råd placerade både högt och lågt runt om universitetet Där verkar vi för att göra våra studenters röster hörda! Fullmäktige (FUM) väljer ut kårstyrelsen för varje verksamhetsår bland de kandidater som söker. Alla de åtta ledamöterna jobbar i styrelsen på heltid. StuFFs styrelse verkar direkt för sina medlemmar, sektionerna och deras respektive utskott. Totalt representerar StuFF ca studenter på universitetet. Listor Medlemmar Sektioner Utskott Medlemmar bildar listor, ställer upp i Kårvalet där alla StuFFs medlemmar får rösta, och blir på så sätt invalda på platserna i fullmäktige T ex fadderier och festerier Kårfullmäktige bestämmer vilka åsikter kåren ska företräda och vilka frågor kåren ska arbeta med. De väljer också styrelse, bestämmer budget och faställer verksamhetsplan. Med andra ord är det genom att väljas in i kårfullmäktige man som student har störst möjlighet att styra kårens arbete. När fullmäktige väl fattat beslut om en fråga är det kårstyrelsens ansvar att driva den. Vägen från att en av kårfullmäktiges ledamöter får en idé till ett beslut eller 4

8 en åtgärd av universitetet är emellertid ofta en lång process, och därför jobbar kåren ofta med långsiktiga planer och förändringar. Några exempel på sådant som StuFF har varit med och arbetat fram är Campusbussen som alla studenter åker gratis mellan Norrköping och Linköping, beslutet om att införa ett ekonomiskt stöd för sektionernas genomförande av Nolle-P (Som idag är rankat som ett av Sveriges bästa) och beslutet om att införa anonyma tentor (och senare: övriga examinationsformer) på hela universitetet. Varje år hålls val till StuFFs fullmäktige, kallat Kårvalet, då alla medlemmar har rätt att kandidera till, och rösta på, de olika listorna (partier) som ställer upp. Det finns olika typer av listor, allt från partipolitiska till sektionslistor. Alla medlemmar i StuFF kan också skicka in motioner till fullmäktige i vilka de till exempel kan föreslå att StuFF ska jobba för en viss fråga. Styrelsen StuFFs styrelse väljs av fullmäktige vid kårens årsmöte, kallat KONST-FUM (konstituerande fullmäktige) inför varje verksamhetsår. Styrelsen består av 8 studenter som tagit studieuppehåll för att under ett år arbeta heltid med de frågor som kåren driver. Styrelsen har i uppgift att verkställa det fullmäktige bestämmer samt att representera medlemmarna i olika centrala organ på universitetet. Styrelsen har också ansvar för den dagliga verksamheten såsom utbildningsbevakning och studentfall, medlemsrekrytering och marknadsföring, ekonomi och projektledning. 5

9 Sektionen för slöjd, hantverk & formgivning StuFF och sektionerna Sektionerna är enskilda föreningar, vars verksamhet syftar till att skapa en bättre studiesituation för studenterna på pecifika program eller kurser. Sektionerna är för oss mycket viktiga samarbetspartners och fungerar ungefär som kårens förlängda arm för att komma närmare studenterna. Utan sektionerna skulle StuFF ha svårt att driva en del typer av frågor, framförallt på programnivå, och på samma sätt behöver sektionerna StuFF för att driva sina frågor vidare till universitetsnivå. Vi är beroende av varandra helt enkelt! NATIONALEKONOMI OCH STATSVETENSKAP LINKÖPINGS UNIVERSITET SHF ocionom.. N O R R K O P I N G S Samarbeten, avtal och ekonomi För att stärka våra samarbetsband så samarbetar StuFF och sektionerna i många frågor och skriver även avtal gällande flera av dessa. De största områdena som skrivs avtal kring är utbildningsbevakning, medlemssystem och mottagningen av nya studenter. Huvudsyftet med att samarbetsavtalen skrivs är att få ett genemsamt och långsiktigt mål om en aktiv studentrörelse som hela tiden arbetar för att utbildningskvaliteten vid Linköpings universitet ska vara hög. Nolle-P-avtalen skrivs för att få en garanti på att mottagningen av de nya studenterna ska fungera på ett bra sätt. Dessa avtal mellan StuFF och sektionerna reglerar hur de kan hjälpa varandra i arbetet. Sektionerna arbetar ofta mycket närmare studenterna och har betydligt större inblick i hur saker fungerar i berörda kurser och program. StuFF i sin tur har en god överblick och stora möjligheter att påverka på fakultetsnivå och övergripande universitetsnivå och inblick i vad som händer nationellt när det gäller studentfrågor. Detta gör att sektionerna och StuFF är perfekta samarbetspartners då de kan driva frågor ihop, men på olika plan! 6

10 För de arbetsuppgifter sektionerna tar på sig att göra får de ekonomisk ersättning från StuFF. Bidragssystemet baserar sig på hur många studenter som läser på de kurser eller de program som sektionen ansvarar för samt hur många av de punkter i samarbetsavtalet som sektionen uppfyller under varje termin. Naturligtvis innebär avtalen även att StuFF ska genomföra vissa saker utöver att ekonomiskt stödja sektionerna. Tillsammans ordnar vi föreläsningar, organiserar möten, deltar i gemensamma kampanjer och hjälps åt med olika problem som dyker upp. Dessutom så anordnar StuFF sektionsutbildningar för att sektionerna ska känna sig trygga i sina roller och ha kunskapen och verktygen för att kunna genomföra ett så bra arbete som möjligt under sitt verksamhetsår. SEKT och INSEKT Det finns flera forum där sektionerna och StuFF träffas regelbundet för att samarbeta och diskutera arbetet i studentrörelsen. Sektionernas ordföranden och koordinatorn med sektionsansvar från StuFFs styrelse träffas under SEKT- och INSEKT-mötena som äger rum ungefär en gång i månaden. 7 I SEKT träffas ordförandena från Linköping, och i INSEKT de från Norrköping. Detta är ett öppet forum där man diskuterar vad som händer inom sektionerna och inom StuFF och här kan man ta upp nästan vad som helst, allt från mindre problem till större frågor eller varför inte ett projekt man gärna vill driva tillsammans med någon annan? Dessa möten är till för att man som sektion ska få ett naturligt och enkelt sätt att kontakta kåren och andra sektioner, och man är därför alltid välkommen att anmäla punkter man vill ha med på dagordningen.

11 Andra möten för aktiva Det är inte bara sektionernas ordföranden som träffar varandra på informationsträffar, utan det gör även sektionernas utbildningsbevakare och arbetsmiljöombud. Dessa möten kretsar ofta kring kring olika teman som dels utgår från vad StuFF huvudsakligen arbetar med för större frågor under året men även de frågor som sektionernas representanter väcker. Ibland tas externa gäster in till dessa träffar för att ge extra stöd och kunskap inom specifika områden. Mötena är till för att ge sektionerna fortlöpande information och kunskap om utbildningsbevakning och arbetsmiljö men också för att StuFFs utbildningsutvecklare och arbetsmiljöombud ska få en bättre bild av hur det ser ut på olika utbildningar och sektioner. Dessa möten är dessutom bra tillfällen för sektionerna att utbyta erfarenheter och lära av varandra. Genom att sektionernas och StuFFs representanter träffas regelbundet så hjälps vi åt med att med sätta upp mål kring utbildningsfrågor så att vi tillsammans får en otrolig styrka i syfte att driva frågor på ett effektivt sätt! Utbildningar Varje år arrangerar StuFF flera utbildningar för hela sektioner och utskott såsom fadderier och festerier. Här är exempel på olika utbildningar som kan finnas under ett verksamhetsår: Sektionsutbildning Två gånger per år håller StuFF i sektionsutbildningar för alla sina sektioner. Utbildningarna innehåller sådant som relationen mellan StuFF och sektionerna, mötesformalia och annat som gör dig förberedd för ditt uppdrag. 8

12 Fadderutbildning - Del 1 Fadderutbildningen ges i samarbete med de andra studentkårerna LinTek och Consensus tillsammans med Studenthälsan. Del 1 innefattar pass om mottagningspolicyn, lika villkor, grupprocesser ur ett fadderperspektiv, konflikthantering och utbildning om studenter och alkohol. Det ges också tid till gruppdiskussioner om fadderrollen i blandade grupper. Utbildningen ges i april/maj i både Linköping och Norrköping. Fadderutbildning - Del 2 Del 2 av fadderutbildningen ges i direkt anslutning till att Nolle-p börjar för alla faddrar och innefattar genomgångar och gruppdiskussioner i faddergrupper utifrån case. Fadderistutbildning Fadderistutbildningen hålls under våren för nya fadderister i både Linköping och Norrköping av mottagningssamordnarna. Utbildningen är väldigt lik den som ges under fadderutbildningen med extra fokus på fadderiet som arbetsgrupp Festeristutbildning Festeristutbildningen arrangeras under våren för nya festerister i både Linköping och Norrköping av Förenade festerier (FF) i samarbete med kårerna. Utbildningen genomförs vid ett tillfälle och syftet är att underlätta för festeristernas arbete och ge dem information inför det kommande året. AMO-utbildning och UB-utbildning Sektionernas arbetsmiljöombud och utbildningsbevakare får under sina respektive poster extra utbildning av kåren där de får nödvändiga kunskaper och verktyg i hur de på bästa sätt kan arbeta för bättre arbetsmiljö och utbildning. 9

13 Att vara en sektion En sektion i sig är normalt en ideell förening om den har ett ideellt ändamål. Vad innebär detta? Sektionen har oftast inkomster som inte är skattepliktiga, typiska sådana inkomster är medlemsavgifter samt bidrag och gåvor som är avsedda för den ideella verksamheten. Att föreningen i sig är ideell är dock inte samma sak som att den är helt skattebefriad, huvudregeln är att en ideell förening är skatteskyldigi samma mån som alla andra juridiska personer. Juridisk person En förening blir en juridisk person i och med dess bildande. Föreningen betraktasalltså ur rättslig mening som en egen människa. Den kan då äga saker, ha tillgångar och skulder. För att en ideell förening ska anses ha bildats krävs att medlemmarna har fattat beslut om bildande, antagit ordentliga stadgar och valt en styrelse som kan företräda föreningen mot tredje person. Någon registrering eller så krävs formellt sett inte. Organisationsnummer En juridisk person kan få ett organisationsnummer från Skattekontoret som är att betrakta som en organisations personnummer. Detta underlättar kontakten med andra företag, skatteverket och banker men är inte nödvändigt för föreningens existens. För att få tag på blankett för att ansöka om organisationsnummer hos Skatteverket, gå in på deras hemsida och sök på organisationsnummer. Skulder Medlemmarna har inget personligt ansvar för föreningens skulder utan det är föreningen i sig självt som bär ansvaret. Detta innebär att skulder till andra betalas från föreningens egna tillgångar, inte dess medlemmars. 10

14 Stadgar En idell förenings stadgar bör innehålla ett antal punkter. Här är en checklista, kolla av om era stadgar är kompletta! föreningens namn sätet (staden/orten där föreningen är verksam) ändamålet vilken verksamhet som ska bedrivas regler om medlemskap och uteslutning av medlemmar regler för medemsavgiften, hur den ska fastställas uppgift om tiden för verksamhetsårets sträckning. regler om beslutande organ (föreningsstämma) regler för kallelse till föreningsmöten (föreningsstämmor) regler för rösträtt på föreningsstämma regler om styrelsen sammansättning (anta ect.), hur den väljs, mandattid och för dess arbete regler om hur revisorerna utses, deras antal och mandattid regler för ändring av stadgarna regler för upplösning av föreningen med en uppgift om hur eventuella kvarvarande tillgångar ska fördelas Ekonomi Att hålla koll på sektionens ekonomi är A och O för en bra verksamhet. Alla sektioner har olika förutsättningar, men det finns några saker som är gemensamma för de flesta. Här är våra tips. Sektionens ekonomi Förutsättningarna för att sköta sektionens ekonomi varierar mycket beroende på hur stor verksamheten är och hur den är upplagd. Det finns dessutom ett ganska stort antal kunskaper inom t.ex. praktisk bokföring och redovisning som det inte finns plats för här. Vi kommer därför här fokusera mer på allmänna tips 11

15 gällande ekonomin, som dessutom inte bara föreningens kassör har nytta av att ha koll på. Att göra budget En budget måste vara användbar. För att man under löpande år ska kunna få en bild av hur ekonomin ser ut är det viktigt att budgetens olika konton överensstämmer med den verksamhet som bedrivs. Den måste dessutom vara heltäckande, d.v.s. inkludera alla ekonomiska händelser som kommer inträffa under ett verksamhetsår. Därför är det viktigt att man utgår från den verksamhet som är planerad när budgeten görs, och inte bara t.ex. utgår från förra årets budget. Dessutom är regelbundna rapporter till t.ex. styrelsen viktiga för att kunna bedöma huruvida budgeten följs, och om verksamheten måste ändras för att kunna hållas inom de ekonomiska ramarna. Realism En budget är inte en önskelista. Den bör i första hand vara realistisk. Naturligtvis bör man kunna sätta upp ambitiösa mål kring att exempelvis få in mycket sponsring eller hålla nere vissa kostnader, men de bör vara genomförbara. För att inte riskera att budgeten spräcks bör i första hand utgifter uppskattas högt och inkomster uppskattas lågt. Vilka utgifter är för små? Verksamhet drivs inte bara för att spara pengar. Alla kostnader bör således inte hållas nere. Att minimera mängden pengar som läggs på administration är naturligtvis bra, men vissa kostnadsposter innebär också aktivitet. Att ha för smal budget för sådant som gynnar och uppskattas av medlemmarna är alltså inte en god idé. Föreningens pengar bör genom medvetna val läggas på ett fokuserat sätt där de behövs bäst. 12

16 Bokföring Att sköta bokföring ordentligt är nyckeln till att ha ordning på pengarna. Även om det sker väldigt få transaktioner under en period är det enklast och mest effektivt att sköta bokföringen löpande, t.ex. som ekonomiansvarig avsätta en särskild tid varje månad då man för in allt som hänt under perioden. Om detta inte sker löpande är det nästan omöjligt att under perioden veta hur mycket pengar som spenderats på olika projekt, och hur mycket man har att röra sig med framöver. Verifikat Det är viktigt att alla ekonomiska händelser styrks i bokföringen. Detta innebär helt enkelt att man skall ha kvitton, kontoutdrag etc. på allt som har hänt. Så fort något betalats eller satts in bör verifikatet sparas och bokföras så fort som möjligt. Observera att det nästan aldrig räcker med att personen som gjort av med pengarna intygar vad inköpet kostade själv. Firmateckning Att utse firmatecknare innebär att formellt besluta kring vilka personer som har rätt att exempelvis ta ut pengar från föreningens konto eller sluta avtal i föreningens namn. I stadgarna bör finnas regler för hur detta skall se ut. Det är vanligt att ideella föreningar utser två eller fler firmatecknare som skall teckna firma i förening (med varandra), dvs. det krävs två underskrifter för att exempelvis kunna ta ut pengar. Det är rimligt att den ekonomiansvarige samt ytterligare någon person utses till firmatecknare, om inte stadgarna anger något annat. Fullmakt Ofta finns det personer som inte är firmatecknare som ska kunna använda sektionens konton. Det kan exempelvis vara ett utskott (som ett fadderi eller ett näringslivsutskott) som har ett eget konto. Då löser man det enklast genom att styrelsen ger en eller flera personer en fullmakt att använda det kontot eller att teckna avtal för en viss sak. Kontakta gärna den bank ni använder er av för att få reda på hur de vill att fullmakterna ska se ut. Bokslut När verksamhetsåret är slut är det dags att göra bokslut. Även detta går att förklara mer i detalj, men det finns några viktiga punkter som kan vara bra att tänka på om man är ekonomiansvarig. 13

17 Börja i god tid Du bör börja med bokslutet i god tid. Det dyker ofta upp saker i bokslutet som ser konstiga ut, och som behöver redas ut genom att helt enkelt prata med dina kollegor. Det är alltid viktigare att bokslutet blir rättvisande än att det blir klart fort (även om det naturligtvis inte ska dröja för länge, det är som sagt därför man ska börja i god tid!). Färdigbokfört? Se till att allt är färdigbokfört innan du börjar med bokslutet. Alla verifikat skall vara införda och alla andra åtgärder genomförda. Om ni t.ex. bestämt i början av året att pengar som ni redan har ska flyttas på ett eller annat sätt (till eller från en fond eller dylikt), är det bra att ha fixat det innan själva bokslutsarbetet börjar. På ditt eget sätt Om man använder bokföringsprogram händer det ofta att en ren utskrift därifrån inte är särskilt pedagogiskt upplagd. Ta dig därför tid att sammanställa informationen på ett sätt du själv förstår. Om inte du som ekonomiansvarig själv riktigt förstår utskriftens innebörd är risken otroligt stor att de som ska lyssna på din rapport inte heller gör det. Kolla gärna två gånger att du inte fört över fel och att alla summor stämmer. Mötesteknik Inför mötet Datum och tider Se till att alla som berörs bokat in tider för mötena och att bokningarna är rätt. Det finns egentligen två varianter: att boka alla möten för en termin på en gång (t.ex. en fast mötestid), eller att bestämma löpande (t.ex. att boka nästa möte i slutet av varje möte). Det spelar egentligen ingen roll vilken modell man väljer, så länge alla har samma information i god tid. Om man väljer att boka många möten på en gång är det t.ex.extra viktigt att alla blir informerade om ändringar i det som beslutats. 14

18 Information Det är ofta bra att ha en, och bara en, tydlig informationsväg att förlita sig på när det gäller att sprida formell information som rör mötena. Det kan med fördel vara en maillista där t.ex. tider, dagordningar och beslutsunderlag skickas ut. I en förening där de flesta känner varandra väl träffas man naturligtvis i många olika sammanhang, men att ha en tydlig informationsväg just för mötena har ändå flera poänger. Dels säkerställer man att alla berörda verkligen nås, dels gör det saker och ting mycket enklare för den som ansvarar för mötena. Kallelse I god tid innan ett möte bör det skickas ut en kallelse, även om mötet varit bokat sedan länge. Det bidrar till att undanröja eventuella missförstånd och fungerar inte minst som en påminnelse. Glöm inte att det ska framgå vilken lokal mötet äger rum i och den exakta starttiden. Bifoga gärna dagordningen också. Dagordning Varje möte bör ha en dagordning som annonserats i förväg, för att det ska bli enklare att följa arbetet. Det är också viktigt att denna följs, både vad gäller vad som tas upp och eventuella tider för mötet. Att lägga till viktiga punkter under mötets gång kan vara problematiskt. Dels för att de som inte är där nekas möjlighet att påverka, dels eftersom det inte finns så mycket tid till förberedelser. För att undvika otrevliga överraskningar och för att göra arbetet tydligare är det bra om t.ex. ordföranden har som rutin att på något sätt kolla med övriga ledamöter vad som bör tas upp på mötet innan dagordning och kallelse skrivs. Beslutsunderlag Ordentliga, skriftliga, beslutsunderlag kan ofta göra besluten och gruppens sätt att fungera bättre. Att som ansvarig för en fråga tvingas skriva ned och strukturera sina tankar gör att man enklare kan upptäcka eventuella problem. Samtidigt blir det tydligt för alla som närvarar vad man egentligen beslutar om. Ett beslutsunderlag behöver absolut inte vara en formell skrivelse med högtidlig underskrift, ett enkelt mejl eller dokument med uppstapling av förslagen räcker ofta gott. Det hjälper också om man sammanfattar det man vill att mötet beslutar om i slutet av beslutsunderlaget. Under mötet Mötestekniska val Det är bra att utse en mötesordförande som håller ordning på mötet. I vissa föreningar är det av tradition föreningens valde ordförande som även håller i mötena, men man kan också med fördel rotera detta ansvar. En mötessekreterare 15

19 som för protokoll eller minnesanteckningar (det går också att ha en fast sekreterare, vilket har flera fördelar) samt en eventuell justerare (se sid. 21) bör också utses i början. Enkel talarlista En av de saker som ofta känns mest onaturliga när man är få på mötet eller när alla känner varandra sedan tidigare är att ha en talarlista. Emellertid har det flera fördelar att ordföranden noterar vem som begärt ordet och sedan delar ut det i tur och ordning. Först och främst är det ett sätt för alla att kunna komma till tals, och att få tala färdigt. Om det inte finns någon talarlista är det ofta de i gruppen som tar mest plats socialt som också dominerar mötena. Det kan också vara svårt att påpeka för en av gruppens dominerande personer att man känner sig avbruten eller inte fått komma in i diskussionen ordentligt. Genom att ge alla samma möjligheter att uttala sig, utan att behöva höja rösten eller avbryta någon annan, undviker man att detta problem uppstår. Dessutom är svåra diskussioner, när man är oense, mycket enklare med talarlista eftersom de inte lika lätt blir personliga eller slutar med regelrätta gräl. Det är dock viktigt att använda talarlistan konsekvent. Att ha en på alla punkter, även de oviktiga, gör att deltagarna ganska snart vänjer sig och heller inte har några problem med att hålla sig till den när de blir väldigt engagerade eller upprörda. Dubbel talarlista För att ytterligare se till att alla kan komma till tals kan man använda dubbel talarlista. Det betyder att den som redan har yttrat sig i en viss diskussion sätts upp på en andra talarlista, som mötet inte påbörjar förrän första talarlistan är tom. Det innebär rent konkret att den som ännu inte sagt något i diskussionen går före den som gjort det. Dubbel talarlista har samma fördelar som en vanlig talarlista, men kräver mer av mötesordföranden. Andra förslag Ofta har en person i gruppen i uppdrag att ansvara för något som diskuteras. Denna person har då också allt som oftast ett beslutsförslag som inte alla håller med om. Se till att det blir tydligt vilka förslag till beslut som finns under en diskussion. Den tydligaste men samtidigt mest formella metoden är att använda sig av skriftliga yrkanden som på särskilda lappar lämnas till ordföranden. Då specificeras exakt vilket beslut personerna vill att gruppen skall fatta. Denna metod har större förtjänster ju fler man är på mötet. Om man inte vill använda sig av skriftliga yrkanden kan mötesordföranden muntligt sammanfatta vilka förslag hon eller han uppfattat. Det kräver dock att de som deltar i diskussionen 16

20 17 (åtminstone vid slutet av den) är tydliga med vad de vill besluta, eftersom det naturligtvis är svårt att ta upp en uppfattning av typen»det här känns nog kanske lite fel«till beslut. Att en diskussion slutar med att alla tror sig veta vad som beslutats innebär tyvärr allt för ofta att de fattat saken olika, vilket skapar problem när besluten skall genomföras. Till beslut När diskussionen är avslutad och alla förslag på ett eller annat sätt inkommit är det dags att gå till beslut. Det är ofta så att alla mötesdeltagare har rösträtt, och att man tillämpar enkel majoritet. Även om det bara finns ett förslag är det bra att markera att mötet gått till beslut, så att alla uppfattar att punkten är på väg att lämnas och därmed ges möjlighet att lägga till saker till diskussionen. Vid fler än ett förslag ansvarar mötesordföranden för att beslutet och omröstningen går till på ett tydligt sätt. Detta görs med fördel genom att upprepa vilka förslag som inkommit, och därefter genomföra omröstning. Det är viktigt att ordföranden tydligt markerar vilket förslag som hon eller han uppfattar har fått flest röster, för att deltagarna skall ges möjlighet att kräva att omröstningen görs om vid tveksamheter. Allt detta kan eventuellt verka onödigt formellt, men kräver väldigt liten ansträngning och innebär stora fördelar. Återigen: arbetet blir väldigt mycket enklare om alla har samma uppfattning om vad man faktiskt har beslutat. Efter mötet Mötesutvärdering Precis i slutet av mötet kan det vara en god idé att ha en runda där alla som närvarat får ge sin åsikt om hur mötet fungerade. Det hjälper till i planeringen och upplägget inför nästa gång. Det är emellertid viktigt att det inte blir en utvärdering av de beslut som fattats, utan handlar just om hur själva mötet fungerade. Spenderades det för mycket tid på det dåliga skämtet om blåmesar, hade man för få pauser, kom man bort från ämnet någon gång eller var ordföranden för hård med att följa talarlistan? Den typen av frågor kan komma upp i en mötesutvärdering. Minnesanteckningar/protokoll För anteckningar från mötena! Gör det i vilken form som helst, och låt vem som helst göra det. Skriv ned hela diskussionen, bara de formella besluten eller något mittemellan, men skriv! Om det finns någon form av dokumentation från mötena blir saker och ting ofantligt mycket enklare. Viktigt är naturligtvis att få med vad man beslutar, men även vem som ansvarar för att olika saker blir av. Det

21 kan förvånande ofta bli otydligt när diskussionen slutar i ett allmänt»bra, men då fixar det sig«. Se till att det är tydligt vem som skriver minnesanteckningarna eller protokollet i början av mötet, och att den personen också skickar ut dem efteråt. Det finns olika sätt att föra protokoll. Här är några av de vanligaste: Beslutsprotokoll Beslutsprotokoll innebär att man enbart skriver ned punktens rubrik, eventuellt vem som föredrog den, vilka andra yrkanden som kom upp och vad som beslutades. Fördelen är att allt blir väldigt tydligt och enkelt att skriva, nackdelen att man kanske inte riktigt får med alla bakomliggande skäl till olika beslut. Det kan se ut så här:» 7. Inköp av badbollar Anders föredrog förslaget, som innebär - Att vi köper in badbollar - Att på detta spendera alla sektionens pengar Sara yrkar - Att endast köpa in 350 badbollar - Att lägga resten av pengarna på ordinarie verksamhet Beslut - Att avslå Anders yrkande - Att bifalla Saras yrkande 8. Raggmunksröj 9 maj Anna föredrog planerna för raggmunksröjet 9 maj Beslut - Att lämna punkten efter diskussion«18

22 19 Diskussionsprotokoll Diskussionsprotokoll innebär att man skriver samma sak som i ett beslutsprotokoll, men lägger till mer eller mindre text om hur diskussionen gick. Det kombinerar tydligheten i ett beslutsprotokoll med möjligheten att få fram hur resonemanget bakom beslutet gick, men är självfallet jobbigare att skriva. Det kan se ut så här:» 7. Inköp av badbollar Anders föredrog förslaget, att köpa in badbollar. Han menade att detta skulle kunna innebära att sektionen gör en historisk insats (och får enorma mängder PR) genom att kunna förse nästan alla studenter vid Filosofiska fakulteten och Utbildningsvetenskap med varsin badboll inför sommaren. Det skulle visserligen ta upp alla sektionens resurser, men eftersom han ändå ska sluta i styrelsen snart spelade detta inte så stor roll. De flesta i styrelsen höll på det stora hela med om att badbollar är bra för studenterna, men diskuterade också det problematiska i att just vår sektion skall ta ansvar för att bjuda alla på varsin. Sara menade att det är mycket rimligare att bjuda alla sektionens medlemmar på badboll inför sommaren, samtidigt som man ändå kan köpa in några extra att dela ut på campus för marknadsföringens skull. 350 totalt borde räcka, och det ger dessutom fördelen att det finns pengar kvar till allt annat. Anders yrkar - Att vi köper in badbollar - Att på detta spendera alla sektionens pengar Sara yrkar - Att endast köpa in 350 badbollar - Att lägga resten av pengarna på ordinarie verksamhet Beslut - Att avslå Anders yrkande - Att bifalla Saras yrkande 8. Raggmunksröj 9 maj Anna berättade att hon kollat upp möjligheten att erbjuda extra fläsk till raggmunkarna, men att det tyvärr inte fungerade eftersom det inte i dagsläget finns nog med stekpannor. Lisa frågade om det kommer att finnas mjölk till raggmunkarna, och fick svaret att det självklart erbjuds mjölk då det nästan är omöjligt att dricka något annat till raggmunk för att det ska bli gott. Lokalen är nu bokad och deltagarantalet beräknas till ca 100 personer. Lingonsylten är snart färdig, Anton skall bara köpa extra socker först. Beslut - Att lämna punkten efter diskussion«

23 Minnesanteckningar Minnesanteckningar är ett mindre formellt sätt att skriva, där man återger diskussionen och besluten i en friare form. Viktigt är dock att det fortfarande framgår vad man egentligen kom fram till. Det hela kan se ut så här:» 7. Inköp av badbollar Anders föredrog förslaget, att köpa in badbollar. Han menade att detta skulle kunna innebära att sektionen gör en historisk insats (och får enorma mängder PR) genom att kunna förse nästan alla studenter vid filosofiska fakulteten och utbildningsvetenskap med varsin badboll inför sommaren. Det skulle visserligen ta upp alla sektionens resurser, men eftersom han ändå ska sluta i styrelsen snart spelade detta inte så stor roll. De flesta i styrelsen höll på det stora hela med om att badbollar är bra för studenterna, men diskuterade också det problematiska i att just vår sektion skall ta ansvar för att bjuda alla på varsin. Sara menade att det är mycket rimligare att bjuda alla sektionens medlemmar på badboll inför sommaren, samtidigt som man ändå kan köpa in några extra att dela ut på campus för marknadsföringens skull. 350 totalt borde räcka, och det ger dessutom fördelen att det finns pengar kvar till allt annat. Mötet beslutade efter en lång diskussion att gå på Annas linje. 8. Raggmunksröj 9 maj Anna berättade att hon kollat upp möjligheten att erbjuda extra fläsk till raggmunkarna, men att det tyvärr inte fungerade eftersom det inte i dagsläget finns nog med stekpannor. Lisa frågade om det kommer att finnas mjölk till raggmunkarna, och fick svaret att det självklart erbjuds mjölk då det nästan är omöjligt att dricka något annat till raggmunk för att det ska bli gott. Lokalen är nu bokad och deltagarantalet beräknas till ca 100 personer. Lingonsylten är snart färdig, Anton skall bara köpa extra socker först. Arbetet går vidare, och vi ser alla fram emot ett lyckat raggmunksröj den 9 maj.«mer om möten Justering Om man för mötesprotokoll behöver det ofta också justeras. Rent konkret innebär det att en person förutom den som förde protokollet skriver på för att intyga att det som står även var det som faktiskt beslutades. Det görs av en justerare som utses i början av mötet. Hur detta fungerar beror lite på vad som står i föreningens stadgar, men är en god idé eftersom man då ytterligare kan säkerställa att allt blivit rätt. Kom ihåg att även om det nästan aldrig är så att någon medvetet försöker manipulera besluten, kan det vara lätt att som mötessekreterare glömma saker eller råka skriva fel. Det är först när ett protokoll justerats som ett beslut börjar gälla! 20

24 Beslutsuppföljning Bland det mest demoraliserande en grupp kan vara med om är att komma på en superbra idé, med stor entusiasm besluta sig för att genomföra den och någon månad senare upptäcka att inget har hänt. Därför är det bra med ett system för beslutsuppföljning som täcker åtminstone de viktigaste projekten. Det behöver inte vara svårt, utan det räcker med att man helt enkelt skriver ned en särskild lista över de saker som beslutats, när de ska vara gjorda och vem som ansvarar. Denna lista kan man sedan gå igenom vid tillfälle för att alla ska få koll på hur läget är. Absolut viktigast Oavsett hur man väljer att lägga upp sina möten finns det en grundläggande regel: metoden skall vara förankrad i gruppen. Talarlista eller inte, yrkanden hit eller dit, tider för kallelser och ansvarsområden överlägset viktigast är att alla är överens i förväg om hur man vill att det ska fungera. Detta skall sedan efterföljas tills gruppen beslutar något annat. En god idé är att ha ett möte precis när man tillträtt sina uppdrag där man diskuterar hur man vill att mötena ska fungera och vilka förväntningar personerna i gruppen har på arbetet i stort. 21

25 Utbildningsbevakning Alla sektioner har en eller flera utbildningsbevakare och det är framförallt dessa som brukar delta på utbildningsbevakarträffarna. Vad som ingår i uppdraget att vara utbildningsbevakare regleras till stor del av det avtal sektionen och StuFF skriver, det kan även skilja sig en hel del åt från sektion till sektion då både utbildningar som sektionerna ansvarar för och sektionernas struktur skiljer sig åt på många olika sätt. Överlag går det att säga utbildningsbevakarna i sektionerna framförallt har fyra uppgifter: att sammanställa och följa upp studenternas åsikter om utbildningen - att representera studenterna - att bevaka och främja utveckling av utbildningen att hjälpa enskilda studenter med utbildningsrelaterade frågo Viktigt vara aktiv part Den viktigaste av dina uppgifter som utbildningsbevakare är att vara en aktiv part i att utveckla utbildningen, så att den ständigt förbättras och blir sådan som vi studenter vill ha den. Dels sker det genom att förändra enskilda kurser till det bättre, men också genom att förändra utbildningens struktur och upplägg. Det kan till exempel handla om att flytta kurser mellan olika terminer, ändra olika moment i kurser, lägga ned inaktuella kurser eller skapa nya. Det finns ett stort antal människor som på olika sätt har inflytande över utbildningen. De som arbetar inom programmet är i allmänhet väldigt intresserade av studenternas åsikter, så var inte rädd för att prata med vem som helst. Försök att identifiera vilka som är nyckelpersonerna för utbildningen och skapa goda personliga relationer till dem. Förankra dina idéer och förslag hos dem först, gärna innan de kommer upp till diskussion på ett möte. Var dock inte rädd för att kasta fram idéer direkt på möten också, men många är reflexmässigt negativa till nya saker första gången de hör dem. Programråden viktiga Varje program leds av en programansvarig. Hon eller han har det högsta ansvaret för utbildningen, dess innehåll, form och kvalité. Ofta har han eller hon visioner och idéer om utbildningen i stort, men dålig koll på enskilda kurser. De flesta programansvariga är mycket lyhörda för studenternas åsikter och idéer. Försök att ha en god kontakt med den som är programansvarig. En god idé kan vara att ni bestämmer att du och programansvarige ska träffas en gång i månaden för att 22

26 diskutera situationen på utbildningen. En viktig typ av möten är de så kallade programråden som ska finnas på varje program. Här bör den som är ansvarig för utbildningsfrågorna i sektionsstyrelsen ingå, samt ytterligare några studenter som är så representativa som möjligt för studenterna på utbildningen. Programrådet är rådgivande till programansvarig och ett forum för information och diskussion. Programrådet behandlar frågor som ligger inom programansvarigs ansvarsområde såsom budget, samordning av programmets olika delar och verksamheter, löpande utvärdering av programmet och uppföljning av utvärderingar, revision av utbildningsplaner, bevakning av studieresultat samt kvalitetssäkring. Den verksamhetsberättelse som programansvarig årligen lämnar till fakultetsnämnden bör också diskuteras i programrådet. Inom utbildningsvetenskap motsvaras programråden av så kallade Team, som har i stort sett liknande uppgifter som filosofiska fakultetens programråd. En sak som är viktig att komma ihåg är att alla studenter som är representanter för studenterna, så kallade studentrepresentanter, utses av kåren och inte av sektionerna. Sektionerna brukar dock på uppdrag av StuFF föreslå studentrepresentanter till bland annat olika institutionsstyrelser, så var noga med att ta reda på av era företrädare vilka styrelser och grupper ni ansvarar för att föreslå studentrepresentanter till samt att föra en dialog med StuFFs koordinator med sektionsansvar, som antagligen har bättre koll än företrädarna på vilka poster som finns, vilka som vilka sektioner kan ta, som kan flytta runt olika poster mellan sektionerna och vet vilka som är upptagna. Koordinatorn har inte alltid en f örteckning över vilka poster som en viss sektion haft tidigare, och kan mycket väl ha hunnit ge posten till någon annan. Att studentrepresentanterna väljs av StuFF innebär bland annat att StuFF ansvarar för att ordna speciella utbildningar för studentrepresentanter samt ingår särskilda personliga avtal med dessa. Det innebär även att studentrepresentanterna behöver sätta sig in i kårens åsiktsprogram där det står vad StuFF tycker i olika frågor, vad som finns med i det åsiktsprogrammet bestämmer fullmäktige om. Ett viktigt verktyg i arbetet med att utveckla universitetets utbildning är naturligtvis de kursvärderingar som universitetet enligt lag är skyldigt att genomföra och sammanställa på varje kurs. Ur dem kan du som utbildningsbevakare få många tips på hur utbildningen skulle kunna utvecklas. 23

27 Att hjälpa enskilda studenter Ibland händer det att studenter hamnar i kläm i sin utbildning eller blir felbehandlade av universitetet. Det kan gälla exempelvis tentor som inte blivit rättade i tid, att man inte får rätt till omtenta, att det blir problem med tillgodoräknande av kurser som lagts ned m.m. Det kan vara svårt att ensam stå emot en föreläsare, programledningen med flera, särskilt när man inte närmare vet vilka regler som gäller. Här har du som utbildningsbevakare en möjlighet att hjälpa studenten med information kring regler och rättigheter. Det kan handla om att gå igenom kursplanen med studenten för att se vad som egentligen gäller på kursen, eller att hitta aktuella passager i universitetets regelsamling. I rutan nedan hittar du 5 bra tips att känna till när det gäller att läsa en kurs. Det är dock mycket viktigt att skilja på din roll som utbildningsbevakare och de personer som faktiskt arbetar professionellt med att hjälpa studenter. Varje utbildning har en eller flera studievägledare knutna till sig. De kan diskutera studentens studiesituation via enskilda samtal och har tystnadsplikt. Studievägledarna jobbar också med olika former av stöd till studenter och kan tillsammans med programledningen upprätta individuella studieplaner m.m. De två utbildningsutvecklarna och studiesocialt ansvarig i StuFFs styrelse har också befogenhet och kunskap i att hjälpa studenter med olika problem, både studierelaterade, arbetsmiljömässiga och studiesociala. 1. Alla program och kurser skall ha en utbildnings- respektive kursplan som universitetet är skyldigt att följa. 2. Titta på kursplanen innan du börjar på kursen då vet du vad du ger dig in på och kan kräva av kursen. 3. Du skall ges tillfälle att utvärdera kursen du läst och framföra dina synpunkter. Du skall även få ta del av sammanställning av utvärderingarna. 4. Examinator ska hålla en skrivningsgenomgång eller utge ett skriftligt lösningsförslag efter varje skriftlig tentamen. 5. Glöm för all del inte att registrera dig på kursen så att du får skriva tentan och kan få ut dina poäng. 24

28 Har studenten problem av mer fysisk eller psykisk karaktär kan Studenthälsan ge mer kvalificerad hjälp. Du hittar till Studenthälsan på Hur man ska gå tillväga när man hjälper en student varierar naturligtvis från fall till fall, men nedan följer en lista på några steg i vilket det vanligtvis är passande att arbeta utifrån kring studentärenden. Be studenter att berätta om situationen, sätt dig ner och lyssna vad hon/han har att säga. Ta kontakt med de personer som är inblandade i det aktuella problemet. Kan det kanske röra sig om ett missförstånd? Om problemet handlar om en specifik kurs så diskutera problemet med berörda lärare på kursen. Varje kurs har en kursansvarig. Fest & evenemang Vid evenemang där man skall servera alkohol måste man ansöka om alkoholtillstånd. Ansökningsblankett finns på kommunens hemsida och det är blankett LK2176 (Ansökan om servering av alkoholdrycker vid enstaka tillfälle) som skall användas. Man skall med ansökan skicka med en karta över lokalen/ området. Glöm inte bort att markera»vin«om ni har tänkt sälja cider. För att få servera alkohol måste ni servera något att äta - om det inte framgår av»tillställningens art«att ni kommer att servera mat (»sittning«är tillräckligt,»fest«är det inte), måste ni skriva detta på ansökan, gärna under rubriken»tillställningens art«. Då ni kommer att servera maten till ett slutet sällskap behöver ni inget ytterligare tillstånd för att få servera maten. Att ni måste servera mat gäller under hela den tid som alkoholen serveras. Man kan alltså inte ha en sittning och sedan fortsätta att servera alkohol utan att dessutom erbjuda gästerna möjligheten att köpa något att äta. Dessutom måste minst ett alkoholfritt alternativ erbjudas. 25

29 Om ni har tänkt vara på allmän plats måste ni söka tillstånd från polisen för att få vara där. Ansökningsblankett finns på polisens hemsida och det är blankett RPS (Ansökan tillstånd ordningslagen) som skall användas. Ni skall göra en ansökan om»begagnande av offentlig plats«. Glöm inte bort att skicka med en karta över platsen (det räcker med en karta från eller liknande). För att kunna få tillstånd om att servera alkohol på en offentlig plats måste ni skicka med polisens beslut med»ansökan om servering av alkoholdrycker vid enstaka tillfälle«. Platsen måste dessutom spärras av så att det är tydligt var gränsen för alkoholtillståndet går. Under mottagningsperioden brukar vanligtvis kårernas mottagnignsansvariga vara behjälpliga i administrerandet av dessa former av ansökningar och blanketter. När man har en fest där man har ett alkoholtillstånd får ingen medhavd alkohol finnas i lokalen, utan all alkohol måste ha köpts in av ansvarig för tillställningen. All personal som serverar alkohol måste dessutom vara helt nykter. Om någon alkohol ingår i ett biljettpris måste det finnas ett annat alkoholfritt alternativ - man får aldrig tvinga någon att betala för alkohol som denne inte vill ha. 26

30 Överlämning Fem tips att göra som nyvald styrelse: 1. Utse firmatecknare Firmatecknare är den eller de personer som har befogenhet att teckna avtal och ta ut och sätta in pengar på föreningens konto osv. Ibland när man ska göra något i egenskap av firmatecknare kan det krävas utdrag ur årsmötesprotokoll, där det framgår att man har rätt att teckna avtal för föreningen. 2. Fixa kontaktuppgifter Kontakuppgifter vill vi alla ha. Skaffa ett straffregister med foto, namn, mejl och mobilnummer. En idé är att skaffa, eller för den delen ändra era mailadresser. Om ni har ordf@sektionen.stuff.liu.se kan ni dkicka ett mail till Kårservice (it@ks.liu. se) så fixar de flera mailladresser! 3. Kontakta programansvarig Alla program har en programansvarig. Kontaka henne eller honom och presentera er. Ett utmärkt tillfälle att även visa vilka ni är och att ni är intresserade av ett gott samarbete ett år framöver. 4. Gå igenom era dokument Det är alltid bra att gå igenom era stadgar och policydokument så att ni vet vad ni arbetar mot, glöm heller inte att kolla på avtal såsom samarbetsavtalet och mottagningsavtalet med StuFF. 5. Använd era resurser Använd er av de gamla rävarna. Gamla styrelsen sitter säkert på bra vanor och idéer. Glöm inte heller att StuFF gärna hjälper till när de kan. Tio tips för en bra överlämning: Här är tio bra tips för att fixa en så bra överlämning som möjligt när det är dags för er att lämna över till nästa styrelse. Studentföreningar skiftar oftast till en helt ny styrelse efter ett år. Detta medför att det inte är allt för ovanligt att bra saker som gjorts glöms bort och måste uppfinnas igen av nya personer. Men det går att undvika om den gamla och nya styrelsen samarbetar och följer våra tips här nedan. 27

31 1. Skriv och läs testamenten Skriv ner vad ni gjort och hur ni gjort det. Men glöm inte bort att ta en titt i de redan befintliga testamenten som skrivits av dina företrädare. Det är inga dokument som behövs visas upp för sektionens medlemmar utan ska skrivas på ett enkelt sätt som vänder sig från den personen som haft ett visst uppdrag till dennes efterträdare. Testamenten fungerar ofta som ett stort stöd, särskilt i början när man är ny på en post. Det kan vara skönt att få lite konkreta tips och idéer på hur det går att göra med olika saker och vad som är extra viktigt att tänka på. 2. Läs in er Läs in er på sektionens styrdokument och se till att den gamla och den nya styrelsen går igenom dessa ihop. Vad säger sektionens stadgar? På vilka sätt går det att tolka dessa? Vad finns det för fler styrdokument än stadgarna som gäller för just er sektion? För varje verksamhetsår bör en verksamhetsberättelse skrivas där man i stora drag tar upp vad som gjorts under året, denna är en viktig del när sektionens medlemmar ska ta ställning till om de kan ge sektionsstyrelsen ansvarsfrihet. Naturligt vis är det jättebra om den nya styrelsen noga läser igenom verksamhetsberättelsen för föregående år och även gärna för flera år tillbaka då dessa kan ge en ganska bra bild av vad som hänt i sektionens historia. 3. Gå parallellt Ha en överlämningsperiod där gamla styrelsen och nya styrelsen går parallellt. Det är inte alltid så lätt att bara sätta igång och genomföra ett arbete och det kan vara skönt och bra att få ha varit med på lite möten med sina företrädare innan man själv har det riktiga ansvaret. Att ha en period då man går parallellt innebär även att man som ny får möjlighet att bli pressenterad för olika viktiga samarbetspartner, något som är mycket viktigt för att det hela ska flyta på smidigt! 4. Få med båda delar Se till att överlämningen både innehåller delar då de nya får direkt hjälp av den/ de som haft samma post eller ansvarområde, men även av hela föregående styrelse om sådant som mer handlar om styrelsearbetet i stort! 5. Delta i StuFFs sektionsutbildning Här får du som ny grunden i bland annat mötesteknik, övergripande juridiska bestämmelser för föreningar så som sektioner, hur StuFF och sektionerna samarbetar samt att ni även får träffa massa folk från andra sektioner. 28

32 6. Lär känna varandra Kanske känner flera i styrelsen varandra redan innan de hamnar i samma styrelse. Det är dock viktigt att tänka på att lägga tid i början på att lära känna varandra och ta reda på hur man ser på olika saker som har med sektionsarbetet att göra. Se även till att lära känna era företrädare, då blir det betydligt enklare att höra av sig och ställa frågor. Ha någon enklare form av teambuilding. Ett starkt tips är att göra olika värderingsövningar kring sånt som har med sektionsarbete att göra. Exempel på övningar återfinner ni längre fram i denna bok. 7. Fixa praktiska saker Se till att greja de saker som står under avsnittet»fem bra sakerna att göra när man skiftat«i denna bok. 8. Gör en årsöversikt Se till att nya och gamla styrelsen gemensamt går igenom alla de rutinsaker som sektionen årligen ska göra och när dessa saker lämpligt kan ske under året. Hur ser det typiska verksamhetsåret ut? När ska aktivitet X och Y genomföras under året? 10. Sätt upp mål med ert arbete Olika sektioner arbetar på olika sätt. Vissa sektioner har en verksamhetsplan där medlemmarna i sektionen bestämt vad som ska arbetas med. Andra har så att medlemmarna besluta lite mer löst om olika områden eller mål som ska uppnås under verksamhetsåret och ytterligare andra sektioner har det ännu mer löst så att det framförallt ligger på styrelsen vad för speciella frågor som ska drivas under verksamhetsåret. Ta dock tid att diskutera igenom vad ni vill åstadkomma under ert verksamhetsår. På vilka sätt ska ni få er sektion att bli ännu bättre? Vilka ungefärliga tidsramar kan ni sätta upp för olika projekt? Går det att få uppgifterna utspridda på ett bra sätt över verksamhetsåret? 29

33 Kårservice Kårservice är precis vad det låter som - service till kårerna och deras medlemmar - vi studenter! Som sektionsaktiv är det bra att känna till följande områden inom Kårservices regi: Kårser NAVET I STUD Studiemedelsombud Har du frågor eller problem som gäller studiemedel och CSN? Kontakta studiemedelsombuden som kan ge dig både hjälp och råd. Studiemedelsombudens uppgift är att hjälpa studenter föra fram sitt budskap till CSN. Tjänsten tillhandahålls av Juristgruppen i samarbete med Kårservice. Hör av dig några dagar i förväg juristgruppen.lkpg@ gmail.com för att boka ett personligt möte! Handlån När du väntar på CSN eller annan inkomst kan Kårservice ge dig som är medlem i någon av kårerna ett handlån om max 5000 kronor i 7 månader. Du måste personligen lämna in ansökan på Kårservice expedition, samt uppvisa giltig legitimation. IT-frågor Kårservice har som uppgift att hantera studentföreningars / sektioners / nationers IT-relaterade frågor. Det som Kårservice ansvarar för är: - Fasta nätverket på Kårallen - Domänpekning av studorg-domäner - Administration av webbhotell för studentföreningar Frågor som rör egna webbsidor samt punkterna ovan skickas till support@ks.liu. se. Övriga frågor hänvisas till LiU-IT:s kundcenter. Vill din förening ha en hemsida via Kårservice ska ni vara LUST-godkända. Ert domännamn blir x.studorg.liu.se om ni inte köper en egen.se/.nu eller annan domän, annars får ni hemsidan utan kostnad. För att få ett webbkonto måste du som är ordförande i sektionen/föreningen skicka en e-post till support@ks.liu.se, där det framgår vilken förening/sektion det är frågan om, vilket namn webbplatsen skall ha samt vilken person som ska erhålla inloggningsuppgifter och bli administratör. 30

34 31 Våra kårhus Kårallen Kårallen fyller funktionen som administrativ byggnad på dagtid och festlokal kvällstid. På Kårallen hittar du bland annat Kårservice expedition, en bokhandel, en restaurang, Sektionscafé Baljan, LIU-store, studentkårerna StuFF och LinTek, boendeservice med mera. Då många studentföreningar hyr lokaler i Kårallen blir kårhuset en naturlig samlingspunkt för studenter, inte minst genom de stora fester som olika sektioner och föreningar ordnar varje år. Sittningslokaler & kapacitet: Gasquen 120 personer, Matsalen: 400 personer (Bokas via Eurest) Mat & dryck: All sorts dryck förbokas genom Kårallens driftchef. Ingredienser beställs via Kårallens driftchef. Maten lagar man själv och man har tillgång till ett fullutrustat kök. Det går även att catera från exempelvis HG eller NH. På Kårallen arrangerar man festen själv. All planering och kontakt sker mot Kårallens driftchef, dc@ks.liu.se, och dagsansvariga. Trappan Kårhuset Trappan är det självklara navet i Norrköpings studentliv. På dagarna finner du här studieplatser och på kvällstid anordnas pubkvällar, sittningar och eftersläpp/kravaller. Trappan har de perfekta lokalerna för sittningar, konferens infokvällar eller en mer avslappnad pubkväll. Sittningslokaler & kapacitet: Stora salen, upp till 200 personer. Mat & dryck: Pubmeny och sittningsmeny För bokning och frågor kontaktar du driftechefen på bokning@trappan.nu NH - Nationernas hus Nationernas Hus är ett studentställe med många ansikten. Dagtid bedrives lunch- och caféverksamhet medan det på kvällen agerar restaurang och pub med fullvärdig à la carte-meny. Fredagar och lördagar erbjuds det nattklubb med musik mixad av egna DJ s. Nationernas Hus syftar till att bedriva en

35 studentverksamhet som sträcker sig över sektionsgränserna och blandar Linköpings studenter till en skön mix i en trevlig atmosfär. Sittningslokaler & kapacitet: Scholanders sal 220 personer, C-salen 64 personer, Klubben 40 personer. Scholanders sal samt C-salen har en nedsänkningsbar vägg som kan öppnas upp och möjliggör plats för 280 personer. Mat & dryck: A la Carte-meny, trerättersmeny För boknings och allmänna frågor, kontakta evenemangsansvarig hanna@nationernashus.se [hg] - Ryds Herrgård Ligger i hjärtat av bostadsområdet Ryd. [hg] är Linköpings äldsta studentställe och har funnits i studenternas drift sedan [hg] har sedan 80-talet bedrivit pub och festverksamhet för Linköpings studenter. Sittningslokaler & kapacitet: Stora sittningssalen 90 personer, lilla sittningssalen 60 personer, Bistro 40 personer. Mat & dryck: Diner med bordsbokning, sittningar, catering och pubmeny att erbjuda med olika menyer. För att arrangera på [hg] kontakta främst driftchefen på dc@hg.se Örat På den före detta öronkliniken och numera kårhus Örat kan du ta en fika eller varför inte en öl på torsdagskvällarna när dörrarna för PUB Örat öppnar. Ska du ha fest eller en annan trevlig tillställning finns festlokalen att hyra till en billig peng. Sittningslokaler & kapacitet: Festlokalen 80 sittande, hela planet 150 personer. Mat & dryck: Café, lunch och pubmeny. Vid uthyrning har man tillgång till ordentligt kök där man tillagar maten själv. För arrangemang på Örat kontakta driftcehefen på dc@orat.nu 32

36 Lika villkor & Studenthälsan Lika villkor Linköpings universitet ska motverka alla former av kränkningar av studenters integritet. En likvärdig behandling av alla är uttryck för demokrati och jämlikhet. När en student upplever sig kränkt är det viktigt att veta hur processen ska hanteras och till vilka studenten kan vända sig. Man kan välja informell eller formell ärendehantering. Huvudsyftet i båda fallen är att få det kränkande beteendet att upphöra. En informell hantering innebär t.ex. att den utsatte kan prata med personen i fråga, ensam eller tillsammans med någon annan. Nedan följer ett antal viktiga kontaktpersoner: Studentkåren StuFF Studenthälsan Studierektor eller programansvarig Studievägledare Arbetsmiljöombud Koordinatorer för lika villkor Diskrimineringsombudsmannen Det är viktigt att känna till att det är endast Studenthälsan som har tystnadsplikt enligt sekretesslagen. En formell ärendehantering ställs till universitetet genom den biträdande universitetsdirektören som ansvarar för att en utredning sker. Handlingar i en formell utredning blir diarieförda, och möjligheter att sekretessbelägga uppgifter är begränsade. En utredning sker där universitets jurister bistår. En rådgivande grupp kan kopplas in beroende på ärendets karaktär. Beslut om fortsatt handläggning fattas av vicerektor för lika villkor när det rör studenter. Rektor beslutar om överlämning till nästa instans. 33

37 De insatser som kan bli inkopplade som resultat av en formell utredning är: disciplinnämnden, personalansvarsnämnden och Statens ansvarsnämnd. Exempel på följder: varning, avstängning eller löneavdrag. En annan följd kan vara att det sker någon form av återkoppling till fakulteter, avdelningschef, kursanvarig m fl. Tänk på att: Du har rätt att bli behandlad med respekt Universitetet har en skyldighet att arbeta för att arbetsmiljön är fri från kränkande särbehandling, diskriminering och trakasserier Det är inte ditt fel om du har blivit kränkt Ovanstående information är hämtad från Kränkande särbehandling, diskriminering och trakasserier ärendehantering vid LiU. Dokumentet i sin helhet finns tillgänglig på: StuFF arbetar aktivt med att uppnå lika rättigheter för studenterna vid Filosofiska fakulteten och Utbildningsvetenskap genom att representera dem i det som kallas Strategigruppen för Lika Villkor. Här arbetas konkreta åtgärder fram för att studenter och anställda ska känna sig respekterade och väl bemötta vid LiU. Dessa åtgärder finns nedskrivna i en årligen uppdaterad strategi- och handlingsplan som gäller för hela universitetet. Exempel på detta kan vara att information om LiU ska finnas på andra språk än svenska, att se över hur tillgänglig arbets- och studiemiljön är på LiU ur ett funktionshinderperspektiv och att underlätta för studenter med barn att kombinera studier med föräldraskap. 34