SBS SödertäljeBåtsällskap KLUBBKONFERENS 5-6 Mars 2016

Transkript

1 SBS SödertäljeBåtsällskap KLUBBKONFERENS 5-6 Mars 2016 Ombord på Birka Cruises Dokumentation 1. Redovisning av grupparbete 1 2. Redovisning av grupparbete 2 3. Redovisning av grupparbete 3 4. Redovisning av grupparbete 4 5. Konferensdeltagare samtliga 6. Planering 7. Arbetsuppgifter- och grupper 1. Grupp 1 - Organisation och arbetsformer Gruppmedlemmar: Seppo Martikainen, sekreterare Peter Ståhl Anders Uvgård Anders Österberg Beatrice Hebbel Hans Larsson UTGÅNGSPUNKTER 1. I grupparbetet hade gruppen siktet på framtiden dvs ca 5 till 10 år framåt. 2. SBS storlek fastställs av det land och vattenområde vi har tillgång till. Vi tror att läget och omgivningarna gör att vi får behålla det vi har och att inga utökningar kommer till stånd. 3. SBS är i jämförelse med många andra en stor båtklubb. ÖVERGRIPANDE INRIKTNING I perspektivet att SBS är en förhållandevis stor båtklubb har vi många medlemmar som skulle kunna engageras mer i verksamheten. I mindre båtklubbar sker det mer naturligt eftersom en större andel av medlemmarna per automatik måste engageras för att verksamheten ska fungera. Gruppen ansåg det angeläget att fortsätta att bedriva verksamheten på ideell basis och därför försöka öka delaktighet och engagemang som funktionärer. Genom att arbetsplikt nu gäller för samtliga medlemmar även pensionärer har vi tillgång till fler arbetspliktiga medlemmar. Modeller för att ta vara på detta göra detta diskuterades och det konstaterades att det gjorts insatser vars modell skulle kunna tjäna som vägledning och tas till vara i större omfattning. Exempel på detta är

2 bokning av arbetsgrupper via hemsidan (modell Uffe), BAS-systemet, bokningslistor (jmf sjösättningslistor och vaktlistor), fasta aktiviteter som städdagar, fester, våffeldagar etc. Gruppen ansåg det också bra om vi kan kombinera nytta med nöje tex genom att jobba först (städa, arbeta) och göra något roligt (grilla, dansa ) sedan. ORGANISATIONSSTRUKTUREN I STORT Den befintliga strukturen med sektionerna båthantering, hamn, hallar, Fifong etc anses fungera bra och det finns ingen anledning att ändra den i grunden. Det finns ideer och aktiviteter för att bilda nya funktionärsområden under en del sektioner som bryggansvarig inom hamnsektionen och hallansvarig inom hallsektionen det uppskattas. Sedan tidigare finns motsvarande tankar beträffande områdessektionen vilket får aktualiseras. De arbetsbeskrivningar som upprättades år 2011 behöver ses över och signeras. Nya arbetsbeskrivningar för tillkommande funktionärer inom sektionerna behöver också upprättas. Arbetsbeskrivning för klubbmästare & stugvärd behöver också upprättas efter som den saknas där behöver städrutinen ses över eftersom vi nu har ett uppfräschat klubbhus. ARBETSBESKRIVNINGAR Seppo får i uppgift att tillsammans med resp funktionär uppdatera och signera befintliga arbetsbeskrivningar. Nya och tillkommande arbetsbeskrivningar som respektive sektionsledare får ansvar för att upprätta är - Bryggansvarig 7st - Hallansvarig 14 st - Områdes ansvarig (ett antal enl tidigare upprättad plan) - Projektledare t ex Bygga trä däck, byta tak i Axvik etc - Klubbmästare & stugvärd (inkl städansvarig och städinstruktion) SKAPA ENGAGEMANG Föreslås att städdagarna görs om till arbetsdagar! Tanken är att alla sektioner går igenom behov av arbetsinsatser, upprättar en kort beskrivning av vad man vill ha gjort och hur många personer som behövs. En lista med beskrivning och med plats för(antal rader) det antal personer/ kompetens som behövs. För varje aktivitet ska det finnas en rad för ledning och samordning av arbetet. Listorna anslås sedan före kommande arbetsdagar i klubbstugan. Visionen är att det upprättas ett antal listor tex för att

3 - Röja sly på området - Städa området - Lägga tak i Axvik - Stänga Axvik - Bogsera bastu från Axvik till Torpa I de bästa av världar har vi också en bank av arbeten att ta till om det blir efterfrågan på arbetsuppgifter. UPPLÄGGET SKULLE KUNNA VARA : ARBETE: Man börjar med att utföra arbetsuppgifter man tecknat sig för. GRILLNING: Korvgrillning, grillning spädgris AKTIVITETER FÖR BARN STYRELSEN SVARAR: Styrelsen mot väggen DANS, MUSIK (Hallfack, stugan ) Tidpunkt: Föreslås helgen före midsommar. KLUBBFEST Det har gått lång tid sedan en gemensam SBS fest därför föreslås en sådan nu tas upp på styrelsemöte. Skulle kunna planeras in under senhösten / kommande vinter. KLUBBSTUGAN Planeras att klubbstugan ska kunna användas för medlemmarnas privata fester. Bea kommer att upprätta rutiner för detta. En ide som framfördes var att ha en depositionsavgift innan på ca Kronor. NOTERINGAR Här redovisas noteringar för områden som diskuterades redovisningen visar gruppens synpunkter vilka behöver stämmas av på kommande styrelsemöten. 1. Möte nya medlemmar Föreslogs att informera om värdet av eget arbete alla måste hjälpas åt att hålla ner avgifter. 2. Personkännedom

4 Det är bra med personkännedom men alla kan inte känna alla när vi är fler än 600 medlemmar. Modellen för SBS borde vara att det bildas mindre kärngrupper, kanske 8-10 personer, för olika aktiviteter t ex Axviksgruppen, hallgruppen dvs medlemmar som känner att de kan bidra på något område där det finns återkommande spontana eller planerade behov. 3. Kalla in folk Uffes modell att kalla in folk via uttalade behov på hemsidan = en modell att tillämpa i större skala. 4. Utöka användningen av listor typ vaktlistor, listor för sjösättning etc 5. Nya området/beläggningsgrad De ytor och bryggplatser som är outnyttjade ska beläggas. Uppfattningen är att så sker per automatik på sikt. Frågan blir om vi ska agera eller sitta med armarna i kors och vänta på ansökningar.när det gäller det nya området är tanken att flytta dit befintliga trailerbåtar för att ge plats för tyngre båtar på deras plats. 6. Skepp Framkom att SBS inte behöver ta höjd för att ta in skepp dvs båtar längre än 12 m och bredare än 4 m eftersom den planerade marinan på andra sidan Hallsfjärden kommer att ha ca 800 platser och kan ta emot båtar upp till 50 ton. 7. Goda exempel på grupper inom SBS= - Tillsynsgrupperna på Fifong - Uffes rekrytering till bryggarbetena - Bastubygget - Vågbrytarna

5 2. Grupp 2 - Underhåll och investeringar Arbetsgrupp: Lars Wigren Sekr Mautitz Forsström Uffe Oscarsson Rolf Pettersson Lars Axelsson Roger Blomqvist Pecca Wikman Uppdrag: Organisation se utskickad modell Inventarieförteckning och anläggningsregister Investerings-, underhållsplan Resultat av diskussionerna Gruppen kom överens om att börja med investerings- och underhållsplanen och sen ta de andra uppgifterna i mån av tid. Det första som behandlades var anläggningsregistret och de anskaffningsvärden och livslängder som fanns angivna. Samtliga poster i registret gicks igenom och anskaffningsvärden och livslängd korrigerades efter bästa kunskap. Det som inte behandlades var de anläggningar och inventarier som ungdomssektionen förfogar över. Dessa poster måste stämmas av med ansvarig för ungdomssektionen. Organisationspunkten hann vi tyvärr inte med. Fortsatt arbete Lars W sammanställer befintligt material i lämplig Excel fil och resp. funktionsansvarig funderar på vilka underhållskostnader vi normalt har. Därefter kan vi sammanställa det till en första utgåva av en underhållsplan. Målet är att har ett förslag framme till styrelsemötet i april.

6 3. Grupp 3 Försäkringar och avgifter Deltagare: Jan Gulan Gugala, sekr Rolf Sallander PG Traung Birger Möller

7

8 Samtal om avgifter: Det är nästan inga medlemmar som klagar över klubbens avgifter. De höjningar vi tvingats till under senare år har accepterats nästan utan knot. Det tolkas som att vi har förhållandevis låga avgifter tack vare frivilligt arbete och gott kamratskap. Men det är lite oroande att så få kommer med motförslag om mer frivilligt arbete mot lägre avgifter. Finns det en tendens i tiden att hellre betala än jobba? Vår avgiftsmodell är en blandning av medlemsavgifter och förbrukningsavgifter. Ingen båtklubb har hittat en modell som alla finner 100 % rättvis. Men båtglädje och kamratskap gör att det fungerar.

9 4. Grupp 4 Damgruppen Frågeställning: Hur kan vi göra SBS till en attraktiv förening att vara medlem i? Gruppmedlemmar : Eva Martikainen Forsell sekreterare Maria Ekenhall Ulla Wickman Inger Ahlin Annika Uvgård Eva Falk Lillemor Axelsson Inka Olsson Gunilla Sallander Dahlberg Keith Larsson 1. Vilken plats ska klubbkonferensen vara på? Vi enades om att det är bra att vara ombord på en båt. Det är lätt att nå alla om man har frågor som man behöver diskutera samt att man är tillsammans många timmar så det kan bli fördjupade diskussioner. 2. Ordförandeskap För att det inte ska vara för betungande att vara ordförande förordar vi delat ordförandeskap. Vi föreslår att Beatrice Hebbel delar ordförandeskapet med Seppo Martikainen. 3. Aktiviteter för damer Om intresse finns skulle man kunna anordna kurser i förarbevis och sjösäkerhet. 4. Klubbhuset i Torpa För att göra miljön mera inbjudande föreslår vi att ett trädäck utanför klubbstugan byggs med tak och grillplats. 5. Bastuflotte vid Fifång För att göra Fifång ännu mer attraktivt föreslår vi att en bastuflotte liknande den vid Axvik ankras upp. Den skulle kunna vara tillgänglig att boka mellan t.ex. kl. 17 och 21 vissa kvällar i veckan med herr- och dambastu olika timmar, dessutom gå att hyra för eget bruk, t.ex. en familj. Man får ta med egen ved och betala en summa (300 kr/timme?) till tillsynsmannen som ansvarar för öppning och stängning. För att få kvällssol skulle den kunna ligga vid östra stranden. 6. Hur göra ungdomssektionen mer attraktiv? Namn som nämndes på personer som är engagerade i ungdomsfrågor och som kan vara lämpliga som ledare: Johnny Rickman, kassör Jörgens fru samt Vasse.

10 5. Konferensdeltagare - samtliga 1 Seppo Martikainen Man 2 Eva MartikainenForsell Kvinna 3 Mauritz Forsström Man 4 Maria Ekenhall Kvinna 5 Pecca Wickman Man 6 Ulla wickman kvinna 7 Uffe Oscarsson Man 8 Anita Forselius Kvinna 9 Anders Österberg Man 10 Inger Ahlin Kvinna 11 Anders Uvgård Man 12 Annika Uvgård Kvinna 13 Rolf Petersson Man 14 Eva Falk Kvinna 15 Lars Axelsson Man 16 Lillemor Axelsson Kvinna 17 Beatrice Hebbel Kvinna 18 RogerBlomqvist Man 19 Peter Ståhl Man 20 Inka Olsson Kvinna 21 Rolf Sallander Man 22 Gunilla SallanderDahlberg Kvinna 23 Birger Möller Man 24 Lars Wigren Man 25 Per-Göran Traung Man 26 Jan Gugala Man 27 Hasse Larsson Man 28 Keit Larsson Kvinna

11 6. Planering TID AKTIVITET PLATS LÖRDAG 18:30-20:00 UPPSTARTSMÖTE KONFERENSRUM Deltagare Praktikaliteter på plats? Arbetsuppgifter Grupper 20:30-22:00 MIDDAG SJÖSALEN SÖNDAG 07:30-09:00 FRUKOST? 09:00-11:00 GRUPPARBETE? 11:15-12:00 RAG läge rött,gult,grönt? 12:00-14:00 LUNCH Compagniet 14:00-15:00 DOKUMENTATION? WORD DOKUMENT MÅNDAG 08:00-17:00 TILL TISDAG 08:00-17:01 BIRGER VIA MAIL

12 7. Arbetsuppgifter och grupper ARBETSUPPGIFTER 1. SBS ORGANINSATION OCH ARBETSSÄTT Processer (Årsprogram ), rutiner Vem gör vad + tex org städdagar Arbetsbeskrivningar - se utskickade samt tillkommande befattn(hallfogdar mfl) ARBETSGRUPPER Seppo Martikainen Sekr Anders Österberg Anders Uvgård Hasse Larsson Bea 2. UNDERHÅLL OCH INVESTERINGAR Lars Wigren Sekr Lars Axelsson Organisation - se utskickad modell Mauritz Roger Blomqvist Inventarieförtackning Uffe Invetsreings-, underhållsplan Rolf Petersson 3. FÖRSÄKRINGAR Jan Gugala Sekr Analys -> kravspec Rolf Sallander Sekr Arbetsgrupp / deltagare / Ledning Birger Möller Plan PG Traung 4. AVGIFTER Analys Åtgärder ( Informatio, handläggning ) Attesträtter 5. VÄRVNING AV FUNKTIONÄRER Peter Ståhl Sekr Pecca Börje 6. ÖVRIGT Rampen Nya området BAS implementering Fester, eskadersegling, -motorbåts mmm MEDFÖLJANDE DAMER - Nästa år. Eva MartikainenForsell Ulla Wickman Keit Larsson Annika Uvgård Lillemor Axelsson Gunilla Sallander- Dahlberg Inger Ahlin Maria Ekenhall Eva Falk Inka Olsson