Att göra och inte göra i offentliga tal som volontär. Volontärers ABC för kommunikationen med externa organisationer

Transkript

1 Basnivå - Kommunikation: Kursintroduktion Modul 1 Modul 2 Att tala inför publik Att göra och inte göra i offentliga tal som volontär Kommunikation med externa organisationer Volontärers ABC för kommunikationen med externa organisationer Modul 3 Användning av IT i kommunikationen Hur man skapar mångsidiga databaser för användning i volontärarbete

2 Kursintroduktion Den här kursen riktar sig till dig som är volontär och som vill lära dig grunderna i kommunikation och bli bättre på att tala inför publik och representera din egen organisation i kontakter med andra organisationer. Du lär dig också hur du skapar en effektiv mångsidig databas för att på bästa sätt klara era kommunikationsmål som NGO. Modul 1 Att tala inför publik Att hålla tal som volontär: så här gör du Ralph Waldo Emerson sa, Speech is power, speech is to persuade, to convert, to compel. (Att tala är att utöva makt, övertyga, omvända, tvinga). Förmågan att tala väl inför publik är något vi kan lära oss. Precis som vi lärde oss att cykla. Nervositet är naturligt och bara att vänta sig. Det är till och med nödvändigt, något som även de bästa talarna i historien kan skriva under på. Nervositet, eller fjärilar i magen är en biprodukt av adrenalin som du behöver för att ladda ditt tal med känsla och övertygelse. Nyckeln till att övervinna din rädsla och bemästra din nervositet ligger inte i berömda knep som att föreställa sig sin publik naken (Winston Churchill-tekniken) eller ett litet glas whiskey innan du ställer dig upp (Churchill igen, faktiskt). Satsa i stället på de här: Var förberedd och väl insatt i ämnet: Det finns inget bättre botemedel mot nervositet än vetskapen om att du kan mer om ämnet än din publik. Försök inte göra för mycket i ett tal eller en presentation. Välj ett fåtal (färre än fem) huvudpunkter som du vill att publiken ska komma ihåg efteråt. Upprepa dem ofta. Säg dem på olika sätt. Använd berättelser och exempel som publiken kommer att minnas. Om du använder siffror eller statistik, tolka dem så att de illustrerar en av dina poänger eller berättar en historia. Fundera på att ge ut åhörarkopior som publiken kan ta med sig hem. Känn dig själv. Om du är ovan att tala inför public, börja inte med att ge ett tal för hundra människor. Börja smått, och utmana dig själv gradvis genom att tala i små grupper; tala på större möten, göra korta offentliga presentationer och sedan slutligen hålla tal. Vänj dig vid att grupper av människor vill höra vad du har att säga. Använd alltid ett språk som du känner dig hemma med och prata om saker som du behärskar. Klä dig i bekväma och professionella kläder. Känn ditt material. Öva ditt tal och revidera det om det behövs. Om du inte kan ditt material bak och fram eller är osäker på det kommer din nervositet att öka. Disponera ditt tal i en logisk

3 ordningsföljd, till exempel kronologist. Tala tydligt och hörbart. Använd enkla meningar, gör tydliga övergångar, undvik utvikningar och synonymer och minska användningen av pronomen som kan förvirra. Tala långsamt och medvetet samt använd pauser. Känn dina mål. Vad vill du uppnå genom att hålla ditt tal? Att ge information? Att förändra människors uppfattning? Att få dem att agera? Var tydlig med dina målsättningar och forma ditt tal för att uppnå dem. Generellt sätt är det bra att hålla sig till ett fåtal enkla mål: försök inte att göra för mycket. Känn rummet. Bli bekant med platsen där du kommer att tala. Anländ tidigt, gå runt i lokalen och öva dig använda mikrofonen och alla visuella hjälpmedel. Känn situationen. Olika situationer kräver olika talstilar: avslappnade eller formella, korta eller djupgående, roliga eller passionerade. Anpassa ditt budskap till tillfället. Ta också reda på hur mycket tid du har till förfogande, och planera in ca 25 % mindre (tal blir alltid långa). Olika tal har olika mål, så du bör utforma ditt budskap på olika sätt. Känn din publik och vet hur du får kontakt. Hälsa på några i publiken när de anländer. Det är lättare att tala till en grupp vänner än till en grupp främlingar. Använd språk, exempel och historier som är meningsfulla för dina lyssnare. Utgå ifrån att din publik är en grupp smarta, hyggliga människor med sunt förnuft. Använd rimliga argument och passionerade exempel för att nå både deras hjärtan och deras huvuden. Var positiv. Undvik negativa taktiker som skam, kritik, ilska eller rädsla: dessa slår ofta tillbaka på talaren. Ta redan på vilka förkunskaper publiken har om ditt ämne så du varken talar ned till den eller over huvudet på den. Och relatera ditt ämne till vad lyssnarna bryr sig om så du kan göra det relevant för dem. När du talar, talar du till människor: så sök kontakt med dem. Var vänlig. Använd ögonkontakt, ledigt kroppsspråk och gester för att hålla uppmärksamheten på dig. Använd pauser när du talar för att låta både publiken och dig själv att andas ett ögonblick. Arbeta från ditt personliga varumärke. (Pröva övningen.) Framför allt så bör ditt tal representera dig - som en myndighet och som en person. Kopiera inte gester från någon bok eller från en annan talare, var bara naturlig. Använd visuella hjälpmedel som är relevanta för ditt ämne. Forskning har visat att när kunskap förmedlas endast genom tal, är det kvarvarande budskapet efter tre dagar endast 10 procent. Däremot ökar det till 65 procent när både tal och visuella hjälpmedel används. Visuella hjälpmedel hjälper din publik att minnas ditt budskap längre vilket innebär att de minns dig längre, vilket är bättre för din marknadsföring och dina framtida möjligheter. Visualisera dig själv i färd mer att hålla håller ditt tal. Föreställ dig själv talande, din röst stadig, tydlig och säker. Föreställ dig att du håller ett lyckat tal, så kommer du också att göra det. Koncentrera dig på budskapet inte mediet. Strunta i dina egna bekymmer utan koncentrera dig på ditt budskap och din publik. Din nervositet kommer att försvinna. Fokus på publiken, inte dig själv: Tala mycket mer om er, alltså åhörarna, än jag eller mig. Börja med äkta ögonkontakt med flera individer i publiken (en i taget under ditt tal). Det är

4 bättre än att titta i ditt manus eller att låta blicken svepa över publiken utan att ha kontakt med någon enskild person. Kom ihåg att publiken vill att du ska lyckas och är välvilligt inställd: Inte ens en publik som är fientligt inställd till ditt budskap vill att du ska hålla ett dåligt tal eller presentation. De vill inte att du ska misslyckas. Publiken vill att du ska vara intressant, stimulerande, informativ och underhållande. Den är på din sida! Det är en paradoxal del av mänsklig psykologi som fungerar för din fördel. Föreställ dig publiken applådera dig det kommer att öka ditt självförtroende. Dra inte uppmärksamheten till din nervositet genom att prata om den, eller genom att hålla dina armar skyddande runt dig själv. Det gör bara saken värre. Även om du är osäker, låtsas inte om det. Be inte om ursäkt. Om du nämner din nervositet eller ber om ursäkt för eventuella problem du tror du kan ha med ditt tal riskerar du att göra publiken uppmärksam på något den inte skulle ha märkt. Ha en öppen hållning och öppna armar och ditt självförtroende smittar av sig på publiken. Det i sin tur motiverar dig och få dig att känna dig bättre. Varje gest bör vara en total kroppsrörelse som utgår från axeln aldrig från armbågen. Halvhjärtade gester ser konstlade ut. Slappna av och le. Bli av med din spänning genom att göra övningar. Börja med att tilltala publiken. Det ger dig tid och lugnar nerverna. Pausa, le och räkna till tre innan du säger något. Medan du väntar på att hålla ditt tal, gör dessa enkla övningar: knyt nävarna och håll i 3-5 sekunder, släpp sedan. Lägg märke till hur avslappningen i dina händer sprids till dina axlar och käket. Upprepa tre gånger. Före anförandet, andas djupt, andas in långsamt och andas ut helt och hållet. Gör detta tre gånger. Vänd nervositeten till positiv energi. Utnyttja din nervösa energi och förvandla den till livfullhet och entusiasm. Skaffa erfarenhet och öva. Erfarenhet bygger självförtroende som är nyckeln till effektiva tal. Du har aldrig lärt dig att göra något svårt utan att öva och det är likadant med att hålla tal. Träna genom att ofta tala i grupper eller på möten. Öva ett tal eller en presentation flera gånger innan du ger den: öva i din grupp, med dina vänner eller familj, och framför en spegel. Det kanske känns konstigt men det är enda sättet att bli bättre och öka sitt självförtroende. Repetera högt med all den utrustning som du planerar att använda. Revidera vid behov. Lär dig använda utfyllnadsord med måtta. Öva, pausa och andas. Öva med ett tidtagarur och ge tid för de oväntade. Tänk på vad du tyckte om i din erfarenhet och vad du kunde förbättra. Om möjligt, spela din ditt tal. Granska inspelningen och upptäck dina styrkor och svagheter när du talar.

5 Modul 2 Kommunikation med externa organisationer Kommunikation med andra organisationer: ABC för volontärer När vi studerar kommunikationsfrågor hör vi om sändare, mottagare, budskap och kommunikationsstilar. Men ibland glömmer man bort människorna. Det är egentligen omöjligt för människor att inte kommunicera. Vi kommunicerar alltid något, genom tal eller tystnad, genom handling eller inaktivitet. I själva verket har kommunikation med externa media en snöbollseffekt. När vi börjar rulla bollen vet vi att vi startar något, men det är svårt att förutse var bollen hamnar. Vårt grundläggande mål med kommunikation är att skapa förutsättningar för samarbete och stöd för verksamheten. Det är därför kommunikation med en extern organisation är avgörande för vårt volontärarbete och bör baseras på gemensamma intressen. Vi kan definiera extern kommunikation på följande sätt: Extern kommunikation går ut på att göra mottagarna bekanta med den egna organisationen och den aktuella produkten, tjänsten eller idén, bana väg för samarbete, och förmå dem att agera Extern kommunikation kan alltså betraktas ur fyra olika aspekter: Idén eller handlingen: Vad vill vi kommunicera? Värdet: hur viktig är denna idé för vår organisation eller för mottagarna? Varför är det viktigt att kommunicera den idén eller handlingen? Media: hur ska vi sprida informationen, nå vår målgrupp, vilka kanaler och system ska vi använda? Hur nådde vi andra människor? Utbytet: hur ska vi etablera förbindelsen mellan publiken och produkten vi erbjuder? Hur kan publiken använda den? Är publiken deltagare, kunder, mottagare, stödmottagare? Blev utfallet det avsedda? När utbytet sker, äger extern kommunikation rum. Det är bara genom att öppna den egna NGO:n för externa organisationer som vi får ser hur vårt budskap uppfattas av andra, vilka resultaten är och hur folk förhåller sig till vår idé. Vi måste berätta för andra vad vi har, vi måste sälja våra tjänster och profilera oss, vi måste få människor delaktiga och hitta samarbetspartners. Det finns vissa aspekter som vi måste ta hänsyn till när vi kommunicerar med externa organisationer, nämligen: "I vilket sammanhang är min NGO aktiv, vad berättar vi för andra och hur, vad vill vi

6 uppnå med det, vem talar vi till, vad får de för faktisk behållning, vad är resultaten av detta kommunikationsutbyte, hur reagerar vi på dessa resultat. När vi analyserar alla konsekvenser som följer av dessa frågor, kan kommunikationen bli en risk som måste hanteras. Ibland begränsar vi oss till att kommunicera till våra egna grupper och missar att vända oss utåt, kanske av oro för att saker kan gå oss ur händerna. När vi öppnar upp för kommunikation börjar saker hända. Men om vi sätter oss in i hur vår omgivning fungerar så minskar vi risken i kommunikationen och ökar i stället chansen att lyckas. För att lyckas med vår kommunikation med externa organisationer finns det vissa riktlinjer som kan vara användbara: Känn din uppgift, din vision och dina mål. Det är det enda sättet du kan få fram ditt budskap till andra. Om du inte är säker på dina prioriteringar och mål är det mycket svårt att förmedla till andra människor vad du gör. Det finns en skillnad mellan informationskampanj och insamling: du kan inte använda "samma refräng" i båda sammanhangen. Tänk över vad du vill få fram. Vad är syftet med din kommunikation? Beroende på syftet kommer dina strategier och metoder att vara olika. Anpassa dig till din målgrupp: Skaffa dig en klar bild av din målgrupp och utveckla din strategi utifrån den. Det är värt mödan att hitta ett gemensamt och enkelt språk för att sammanföra deras intressen med dina. Ditt grundläggande mål i kommunikation är samverkan. Lyhördhet. Om du är intresserad av kommunikation med andra organisationer kan du inte börja med tanken att du och din organisation är alltings centrum och att andra måste stödja er. Risken är att du stöter bort mer än du lockar. Grundtanken är att vi alla har behov, så berätta vilken typ av utbyte ni vill ha och visa att du är villig att samarbeta och lyssna. Kommunikation bör baseras på ömsesidighet. Din organisation tar emot information och förfrågningar från externa organisationer som du svarar på, och vice versa: när du vill få ut information får du hjälp på samma sätt. "Föregå med gott exempel" är ett bra sätt att etablera goda relationer med externa media. Var därför beredd på att ägna tid och resurser åt att hålla kontakt och kommunicera med andra. Upprätta samarbetsrelationer. Som frivilligorganisation har ni förmodligen redan etablerat en relation med medierna på orten media. Om ni redan har etablerat goda relationer blir det lättare för dig att få ut din organisations budskap. Du bör ha en uppdaterad lista av nyhetsmediekontakter, med deras fullständiga namn, nyhetsorganisation, telefonnummer, faxnummer och e-postadresser. Detta gör att du snabbt kan ringa ett samtal till nyhetschefen på lokaltidningen eller programchefen på din lokala radiostation när behovet uppstår. Personlig kontakt är viktig: du kan skicka e-post och brev hur mycket som helst men det blir meningslöst om den personliga kontakten saknas. Anpassa meddelanden till olika media. Information bör levereras på olika sätt beroende på kanal, t.ex. radio, pressmeddelanden eller tv. Vi vill nå så många som möjligt. Se därför till att formulera era budskap både muntligt, skriftlig och visuell form, beroende på strategi.

7 Förstå medierna. Medierna kommer att rapportera det de tycker är nyheter. Det du berättar för dem ser de nödvändigtvis som viktigt. Dessutom ingår det i en journalists uppdrag att söka flera perspektiv, källor och åsikter om en nyhet. Förvänta dig inte att journalisterna gör dig några tjänster, som att skriva om exakt det du ber dem om, även om ni har vänskaplig relation. Se till att din frivilligorganisations uppdrag och historia blir intressant för medierna. Våra handlingar måste översättas till nyheter för att göra dem lockande för medierna. Respektera media. Behandla reportrar, redaktörer, mediechefer och alla andra organisationschefer med samma respekt som du förväntar dig från dem. Låt mediernas utsända veta att du vill hjälpa dem uppnå sina mål att informera allmänheten. Försök inte tala om för en reporter eller redaktör hur de ska sköta sina jobb. Ge inte nationella eller internationella medier mer uppmärksamhet än lokala medier. Håll reda på mediernas deadlines och ge dem information i tid. Nyheterna klockan fyra kommer att börja klockan fyra oavsett om du är redo för en intervju eller inte. Och medierna kommer att rapportera någonting. Så det gäller att ditt kommunikationssupportteam finns till hands för att besvara journalisternas frågor i tid. Du kan hjälpa journalister och reportrar genom att ge dem bakgrundsinformation om din frivilligorganisation. Kommunikationen går smidigare om mycket av den information som ska sändas till media skrivs och förtydligas före ett evenemang. Mottaglighet, beredskap att ge och ta. Detta är en uppgift för hela organisationen, vilket innebär att man i princip alltid ska vara tillgänglig. Om din frivilligorganisation är öppen för andra blir det lättare att uppnå synergieffekter. Så var öppen. Se dessutom till att varje medlem av din organisation och din personal har kopior av allt material du skickar ut för att de ska kunna besvara frågor som kan uppstå. Var selektiv när du väljer vad du går ut med, och glöm inte att följa upp. Var noga med att ta fram den viktigaste informationen, och skilj det överflödiga från det väsentliga. Kom till saken direkt och låt inte folk drunkna bland sidor, klipp och inspelningar. När du gör dina val, tänk då på vad som är viktigast för ert uppdrag och era aktiviteter, och för organisationens identitet. Pressmeddelanden bör vara högst en eller två sidor långa, och bara innehålla precis så mycket bakgrundsinformation så att läsarna får ett sammanhang. Börja pressmeddelande med dina viktigaste budskap, och låt den kompletterande informationen komma längre ner. Skicka ditt pressmeddelande till alla relevanta medier per fax eller e-post (eller båda, om det är nödvändigt för att säkerställa leverans). Ta på förhand reda på vilka personer du vill skicka dina pressmeddelanden till. Adressera fax och e-post direkt till dessa personer, och be att få tala med dem när du följer upp. Var beredd på att skicka din ditt pressmeddelande på nytt till dem som säger att de inte fått det.

8 Modul 3 Användning av IT i kommunikationen Hur man skapar mångsidiga databaser för användning i volontärarbete E-post har blivit ett viktigt verktyg för många ideella organisationer som behöver sänka kostnaderna när de ska nå ut till givare och supportrar. Tryckta nyhetsbrev och liknande kostar stora pengar, och därför utgör elektroniska nyhetsbrev ett sätt att kommunicera effektivt samtidigt som man minskar kostnaderna och sparar miljön. Tryckt material är inte bara dyrt i initialskedet det blir ofta fråga om ineffektiv resurshantering när organisationen tvingas kasta bort material som blivit inaktuell. E-post ger möjlighet att distribuera riktade digitala nyhetsbrev, insamlingsvädjanden och andra uppdateringar direkt till en supporters inkorg. Detta eliminerar tryckkostnaderna nästan helt och löser också problemet med föråldrat material och fysiska lager. Men du behöver en bra mångsidig databas för att nå dina kommunikationsmål. I din dagliga rutin i volontärarbetet kommer du i kontakt med massor med människor och bra kontakter som kan vara till nytta i era dina framtida aktiviteter. Var därför noga med att spara och organisera dessa kontakter eftersom var och en av dem kan användas för olika ändamål (förmånstagare, beslutsfattare, sponsorer, media)! En "databas" kan vara många olika saker, men den som används av de flesta av oss är en adressbok (kontaktlista) som innehåller namn, adresser, e-postadresser, telefonnummer och annan relevant information om volontärer, bidragstagare och affärskontakter. Microsoft Excel är idealisk för att skapa en sådan databas även om det tekniskt sett är ett kalkylprogram. Börja med att skriva rubriker på översta raden, t.ex. förnamn, efternamn osv. Använd Arkiv>Spara som för att namnge kalkylbladet och gå därefter vidare med att fylla i de olika uppgifterna under rubrikerna. Ett av de första tipsen för att skapa en effektiv databas för ditt mål med volontärarbete är att ta reda på namnet på den person som ringer eller är inblandad i ett evenemang, media eller organisation och, om möjligt, all annan information som kan vara användbar i framtiden.

9 Du kan också samla kontakter från din hemsida, Facebook, sociala nätverk, blogg, forum, e- postlistor, mottagare av nyhetsbrev, undertecknare av listor, insamlingsevenemang eller andra evenemang som du arrangerat. Internet är också en bra källa till information även om dessa datakällor vanligtvis kräver ytterligare ansträngningar när det gäller att stärka kontakten, till exempel genom att ringa och fråga efter en kontaktperson, för att skapa användbara synergier. Undvik att köpa blinda e-postadresslistor. Att samla e-postadresser på lokala evenemang och som svar på nyhetsbrevsförfrågningar gör att dina mejl når människor som är intresserade av din organisation. Att köpa listor av e-postadresser är däremot sällan någon idé. Din databas bör delas upp i olika typer av kontakter kategoriserade i ett fält, så att du kan välja ut de som är relevanta för varje ändamål. Se till att du gör dina kontakter personliga genom att lägga till en kontaktperson och annan användbar information som deras roll i organisationen, deras intresseområde som organisation. Sådana upplysningar är bra att ha när du vill kontrollera om de fått informationen eller om de är intresserade av att samarbeta, och det är alltid trevligt att etablera denna kontakt genom att använda en persons namn. Se till att hålla denna information uppdaterad din frivilligorganisation har stor hjälp av ett komplett och aktuellt register över kontaktpersoner. Därför är det också klokt att skicka nyhetsbrev med jämna mellanrum så att vi direkt vet om kontakterna fortfarande är giltiga. Sammanfattningsvis: din databas bör innehålla följande information: Förnamn, Efternamn, e-postadress, telefonnummer (både hem och arbete), mobilnummer, adress, postnummer, ort, land, tid tillgänglig för kontakt/samarbete, organisation (Obs: En organisation kan använda en konsult, ha fler än en fysisk adress, ha fler än en kontaktperson, eller fler än en "typ" kopplad till den.), roll i organisationen, intresseområde, typ av kontakt (volontärer, media, förmånstagare, beslutsfattare, institutioner, givare, kunder, leverantörer, supportrar ), prioritet (detta är mer en intern fråga men ger dig en rangordning av de mest effektiva kontakterna), uppföljningar (detta kan vara antingen ett ja eller ett nej i ett öppet fält) och samtycke (om din kontakt har gett sitt samtycke till integritetspolicyn). Förr eller senare vill du troligen sortera informationen (alfabetiskt), förmodligen efter efternamn. Klicka på bokstaven ovanför Efternamn för att markera kolumnen. Klicka sedan på Data>Sortera. Du får då frågan om du vill utöka markeringen för att hålla de övriga kolumnerna synkroniserade. Klicka Ja, och välj sedan "Mina data har rubriker."

10 Dessutom vill du kanske filtrera efter typ, intresseområde, ort, eller till och med prioritet för att se till att din filtrerade databas passar ditt syfte.