SITHS. Kontakt: E-post: Webbsida:

Transkript

1 SITHS Kontakt: E-post: Webbsida: 19 april

2 Agenda SITHS Presentation av grupp Från idé till handlingsprogram Nationell ehälsa Från ett införande till en användning SITHS koncept Utbildning RA SÄK + Registeransvarig Support LRA - Reservkort KRA Nya kort

3 3

4 Utbildning Identifieringskrav 1. Handling från medarbetaren - plockas ut ur fodral, edyl av medarbetaren. 2. Personbedömning - finns det en anledning till att vara misstänksam? 3. Titta först på individen - därefter på ID-handlingen. 4. Kontrollera ID-handling - ej ändrad/skadad/giltighetstid/notering av NID, SIS, KK eller EU-Passnummer. 5. (Kontroll av kort för betalning - utgår då vi ej hanterar VISA-kort eller liknande) 6. Kontroll av namnteckning - en namnteckning skall överensstämma med IDhandlingens namnteckning. 7. Återlämna handling Vid misstanke; djupare kontroll, behåll om möjligt ID-handling, fotografera om möjligt medarbetaren, samråd med närmaste chef, larma polisen via 112. Identifiering vid SITHS kortets beställning OCH utlämnande sker enligt denna princip 4

5 Administrering av kort och certifikat Fotot ska vara välliknande och av god skärpa Bakgrunden skall vara ljus. Använd gärna Bio-duk, roll-up eller liknande. Är medarbetarens hår eller kläder mycket ljust, så får bakgrunden vara ljusgrå så att det blir kontrast. Bilden skall ha god färgbalans, kontrast och skärpa. OBS! Bilden på kortet blir svartvit, även om du skickat in ett färgfoto! Ingen huvudbonad får bäras Undantag för religiösa/medicinska skäl, hela ansiktet måste dock vara synligt. Används peruk i dagligt bruk, bör bilden visa detta. Ansiktet skall vara jämnt belyst och det får inte finnas skuggor i bakgrunden Ansiktet skall vara avbildat rakt framifrån. Tag med axlar i bilden. Undvik vita kläder! Hela huvudet skall vara synligt (inte bara ansiktet) och blicken skall vara riktad mot kamerans lins. Pupiller skall synas tydligt Blicken skall vara riktad mot kamerans lins. Används glasögon i dagligt bruk får de inte vara mörka, färgade eller ge reflexer som döljer ögonen. Praktiska anvisningar vid fotograferandet inför SITHS kortet 5

6 Utbildning Nya kort Befintliga kort Reservkort Beställningsrutin Identifiering Roller 6

7 Utbildning Kontrollfrågor vid kortbeställning Rätt beställare? Vem och vad avser Beställningen? Finns personen upplagd i HSA? Är jag registrerad Handläggare? Är SCS installerad? (gäller nya kort) Finns giltig ID-handling med? Skall intygsgivning hanteras? Skall fotografering genomföras? Hur ofta sker en Beställning? Skall Foto återanvändas? 7

8 Utbildning Kontrollfrågor vid kortutlämning Finns giltig ID-handling med? Skall Intygsgivning hanteras? Finns informationsmaterial om kortet och dess användning tillgängligt? Finns kvittensmall och Villkor för E-legitimation utskrivet? Finns begäran om att avregistrera/spärra tidigare kort/certifikat? 8

9 Utbildning Kontrollfrågor vid arkivering Använder vi elektronisk eller manuell arkivering? Vem är er Registeransvarige? Var och hur förvarar vi manuella kvittenser? 9

10 Utbildning Kontrollfrågor vid återtagande/spärr Är det en behörig beställare? Vet jag spärrorsak? Skall såväl certifikat spärras? Eller skall kort och certifikat spärras? Spärra alltid varje certifikatpar (identifiering och signering)! 10

11 Utbildning RA/SÄK Leverantör Support SÄ/SF Verksamhetsansvarig 11

12 Utbildning Presentation av SITHS Admin 12

13 Utbildning Din organisation Din organisation Övning 1 Logga in 13

14 Utbildning Välj gren (om du använde snabblänkarna sker detta med automatik) 2. Välj HCC Administration 3. Ange sökalternativ 4. Sök 3 Skall du söka fler personer? Upprepa steg Övning 2 Sök person 14

15 Utbildning Statusbegrepp i SITHS Admin Beställnings status Certifikat status Kortstatus Övning 3+4 Beställd Aktiva beställningar Skickad Utlämnad Mottagen Avregistrerade Makulerad 15

16 Utbildning Hantering av Reservkort 16

17 Utbildning - Reservkort Reservkort Beställningsuppdrag Beställningsunderlag (Beställning) Lämna ut kort Återta kort / Spärra certifikat 17

18 Utbildning - Reservkort Papperskvittens 1. Identifiering 2. Beställning av HCC 3. Utlämning av reservkort och PIN-koder 4. Kvittens 5. Arkivering 6. Nedladdning av HCC 7. Kvittering Kvittens sker även i systemet 18

19 Utbildning - Reservkort 19

20 Utbildning - Reservkort! Kontrollera begärd giltighetstid. Avsluta med att aktivera Signera och skicka. Du får då ange PIN-kod för signering (underskrift). OBS! Aktivera därefter funktionen Lämna ut kort. Se till att medarbetaren undertecknar Kvittensen för utlämnat kort. 20

21 Utbildning - Reservkort Ett kort måste alltid Lämnas ut. Även ett reservkort måste lämnas ut för att en medarbetare skall kunna ladda ned ett SITHS certifikat. Övning 5 Reservkort 21

22 Utbildning Hantering av Befintliga kort 22

23 Utbildning Befintliga kort Befintliga kort Beställningsuppdrag Beställningsunderlag (Beställning) (Lämna ut kort) (Återta kort) Spärra certifikat 23

24 Utbildning Befintliga kort Övning 6 Befintliga kort 24

25 Utbildning Hantering av Nya kort 25

26 Utbildning Nya kort Nya kort Beställningsuppdrag Beställningsunderlag Beställning Lämna ut kort Återta kort / Spärra certifikat 26

27 Utbildning Nya kort Beställningsunderlag kan genomföras innan medarbetaren anländer till Handläggaren 27

28 Utbildning Nya kort!! Kontrollera att det är fem år (standardinställning) och avsluta med att aktivera Signera och skicka. Du får då ange din PIN-kod för signering (underskrift). 28

29 Utbildning Nya kort Övning 7 Nya kort När du genomfört alla beställningsunderlag kan du aktivera fliken SCS Beställningar. Beställningarna finns här tillgängliga för fortsatt handläggning. Samtliga, enstaka eller ett enskilt, beställningsunderlag öppnas här för slutgiltig bearbetning, t ex fotografering och inskickande av beställningar. 29

30 Utbildning Nya kort Medarbetaren som skall få ett nytt kort har nu anlänt till Handläggaren för fotografering, mm. Fotografering genomförs i SIS Capture Station programvaran. Denna aktiveras genom: a) via fliken SCS Beställningar eller b) via SIS Capture Station programmet (genväg på skrivbordet eller i programmenyn) Välj Starta i SIS-läge om du avser beställa SIS kort. Välj Starta i ICKE SIS-läge om du avser beställa vanliga Företagskort. 30

31 Utbildning Nya kort! Om Titel skall anges på kortet krävs det först att det ingår i verksamhetens överenskomna kortprofil med leverantören. Fältet Övrig info används för manuell titelinmatning. 31

32 Utbildning Nya kort Ange identifieringssätt, t ex körkortsnummer om körkort visats upp. 32

33 Utbildning Nya kort Aktivera Fånga bild om nytt foto skall tas. Aktivera Hämta bild från fil om tidigare foto skall importeras. 33

34 Utbildning Nya kort Aktivera Livebild om nytt foto skall tas. Flera foto kan tas. Markera det foto du önskar gå vidare med. 34

35 Utbildning Nya kort Aktivera Fånga signatur för att scanna in namnunderskriften. En inskannad namnteckning kan hamna upp o ned. Detta åtgärdar du med funktionen Rotera. 35

36 Utbildning Nya kort Är du nöjd med foto o namnteckning samt att övriga uppgifter är korrekta, så aktiverar du Signera. Är något oklart, gå Tillbaka eller Avbryt. 36

37 Utbildning Nya kort Övning 8 Nya kort Ett hänglås indikerar att personposten är godkänd och klar för att skickas in för kortbeställning. Dock måste den senare godkännas igen för att kunna skickas iväg. Detta dubbelarbete är en konsekvens just för att möjliggöra att flera administratörer kan dela upp arbetet med foto och beställning. 37

38 Utbildning Nya kort OBS! Använd Telia E-leg För att skicka in den samlade beställningen av ett eller flera kort: Starta SCS Beställningsstation och logga in. Använd denna gång din E-legitimation - inte SITHS. 38

39 Utbildning Nya kort Din lista med färdiga beställningar visas upp. Du har här en möjlighet att göra en sista kontroll att allt stämmer i beställningen. Är något oklart, så kan du Låsa upp och Radera beställningen. 39

40 Utbildning Nya kort Är du nöjd med foto o namnteckning samt att övriga uppgifter är korrekta, så aktiverar du Godkänn. Gör gärna en utskrift av beställningen. Är något oklart, aktivera Godkänn ej. För att bläddra till nästa person i din lista aktivera Nästa. När du är klar klicka på Tillbaka. 40

41 Utbildning Nya kort Övning 9 Nya kort Aktivera Skicka beställning(ar) och signera beställningen. Beställningsunderlaget översänds elektroniskt till kortleverantören. Om alla beställningsunderlag var godkända blir listan nu tom. Annars ligger några beställningsunderlag kvar för fortsatt arbete. 41

42 Utbildning Nya kort Hur gör ni?! När beställningen är genomförd, så erbjuds du att spara foton som skapats för denna beställning. Du får upp en vanlig filbrowser och kan då fritt välja fram den mapp (lokalt eller centralt) som du har tillgång till. Du kan även skapa nya undermappar för en bättre struktur. 42

43 Utbildning Utlämning av kort 43

44 Utbildning Ett kort måste alltid Lämnas ut. Även ett reservkort måste lämnas ut för att en medarbetare skall kunna ladda ned ett SITHS certifikat. 44

45 Utbildning Hur gör ni?! Övning 10 45

46 Utbildning Presentation av SITHS Självadministration 46

47 Utbildning Övning 11 Självadm SITHS Självadministration Kortinnehavaren hämtar själv ner e-tjänstelegitimationen till sitt SITHS kort genom SITHS Självadministration. Nytt Certifikat 47

48 48

49 49

50 Utbildning Återta kort eller spärra certifikat 50

51 Avregistrering/spärr av kort/certifikat Återlämning av ett SITHS-kort eller reservkort till Korthandläggaren ska ske då personen slutar sin anställning eller sitt uppdrag. Det är chefen eller uppdragsgivaren för den anställde som ansvarar för att detta sker. Återlämning sker också då identitetsuppgifterna på SITHS kortet och/eller i den personliga e-legitimationen på kortet har blivit ogiltiga, t ex då giltighetstiden på kortet och e-legitimationen gått ut eller om det är något tekniskt fel på kortet. Vid återlämning av SITHS kort spärras tillhörande giltiga e-legitimationer och själva kortet klipps genom chippet. Reservkort återlämnas då det har använts i väntan på ett SITHS kort. Skälet till återlämning/spärr skall registreras. 51

52 Avregistrering/spärr av kort/certifikat Övning 12 Avregistrering/Spärr 2 1. Du spärrar ett kort genom funktionen Avregistrera kort Du spärrar ett certifikat genom att välja funktionen Spärra vid statusrutan för HCC. 52

53 Utbildning Arkivering av kvittenser 53

54 Arkivering I samband med beställning och utlämning av SITHS kort och certifikat finns det krav på arkivering. Det som ska arkiveras är beställningsunderlag för SITHS kort (hanteras elektroniskt) och kortkvittenser som skrivs på i samband med utlämning av SITHS kort (hanteras med fördel elektroniskt). Undantag! Kvittensunderlag för Reservkort och Funktionscertifikat skrivs ut på papper och undertecknas. Dessa underlag skickas till registeransvarig som arkiverar det enligt gällande regler. 54

55 Arkivering Kortkvittenser till Företagskort arkiveras under Företagskortets giltighetstid och tio år därefter. SIS kräver kortets giltighetstid och ett år därefter. = 15 år! Registret skall förvaras med betryggande säkerhet, exempelvis valv, värdeskåp eller annat väl skyddat utrymme. Eller elektroniskt. Registret får endast vara tillgängligt för register- och säkerhetsansvarig personal samt handläggare och vid kontrollbesök även för Driftleverantörens kontrollant. Tips! Manuella kortkvittenser arkiveras förslagsvis i ordning efter födelsedag, exempelvis i pärmar. Registret skall vara i sådan ordning att telefonförfrågningar om uppgifternas riktighet omgående kan besvaras. Normalt sker arkiveringen av kort/certifikat elektroniskt i form av SITHS Admin. 55

56 Statistik Funktionen Statistik och Loggar fokuserar på fyra huvudområden: Kort (uppföljning av kort), HCC (uppföljning av certifikat), Roller (uppföljning av utförda roller inom organisationen) och Konfigurering (uppföljning av konfigurationsändringar) 56

57 Statistik Övning Statistik Funktionen Sök off-line hämtar databassvar under lägre belastad tid och finns som nedladdningsbara filer under fliken Mina Rapporter. 57