Hot/risk Kontrollmoment Ansvarig Metod Frekvens Konsekv/Sannol ikhet. Sida 1 av 5

Transkript

1 Kontrollområde (process/styrdokument/ruti n) Campus Gymnasial och grundläggande vuxenutbildning Förordning (2011:1108) om Svårt att ha koll på vilken kompetens alla vuxenutbildning, kap 2, 28 praktik/lärlingshandledarna har för de yrkesutbildningar vi köper in externt. Högre utbildning Lag (2009:128) om yrkeshögskolan, kap Ungdom Enligt 29 kap 9 Skollagen (2010:800). 29 kap 9 Skollagen (2010:800). SFI Skollagen 20 kap 28 Skollagen 20 kap 29 Lag (2015:482). Särskild utbildning för vuxna Hot/risk Kontrollmoment Ansvarig Metod Frekvens Konsekv/Sannol ikhet Risk att arbetslivets traditionella könsrollstänkande implemeteras i utbildningarna via utbildningarnas ledningsgrupper Risk att inte få kontakt med alla ungdomar som omfattas av ansvaret. Risk att missa inflyttade ungdomar som omfattas av ansvaret. Risk att IT-stödet inte motsvarar Skolverkets föreskrifter gällande obligatoriska insamlingsuppgifter gällande aktivitetsansvaret. Med den nuvarande inströmningen av nya flyktingar finns risk att vi inte hinner bygga ut organisationen med behörig personal i den takt vi behöver, för att inte skapa längre väntetider. Risk att övriga invandrare får vänta längre då etableringsflyktingar "har företräde" till studieplatserna och även har kortare och snabbare handläggningstid. Kvalitetskontroll sker årligen med avstämning mot upphandlingsavtalet samt med stickprov. Diskutera i ledningsgrupper hur man bättre kan rekrytera ledarmöter, studerande och lärare till stöd för arbetslivets underrepresenterade kön Samkörning av KIR och antagningen till gymnasieskolan i samband med läsårstart. Månadskontroller av KIR. Utskick av vykort och brev. Tfn samtal, SMS och mail till de som inte svarat. Avstämning med ungdomsstödjare och IM. Kvalitetskontroll. Jämförelse med SCB:s instruktioner gällande insamlingen och mall för detta. Föra frågan till utbildnings och politiken för att informera om de förändrade förutsättningarna och riskerna för kvalitetssänkning. Rektor Stickprov Årlig kontroll 12 KS Rektor Chef Chef Rektor Genomgån g på ledningsgr uppsmöten Inplanerad e kontrollmo ment Kvalitetsko ntroll Årlig kontroll 16 KS Löpande Rapportering 2ggr/år Rapport till KS KS Regelbund en uppföljning av studerande strömmarn a Månadsvis 12 KS Sida 1 av 5

2 21 Kap 10 Hemkommunen ansvarar för att de som enligt 11 har rätt att delta i utbildning på grundläggande nivå och önskar det, också får delta i sådan utbildning. Gymnasiet Skollagen 6 kap. 8 F - åk 9 Skollagen (2010:800 3 kap Det finns svårigheter att nå alla som har rätt till särskild utbildning för vuxna. Olika former av boeneden, andra aktiviteter, andra aktörer och varierande intresse över tid ggör att det finns en risk att vi inte når alla som har rätt till utbildning med information. Osunda påtryckningar från vårdnadshavare angående verksamheten Risk att åtgärder för att förhinda och förebygga kränkande behandling inte genomförs och att elever utsätts för kränkande behandling. Brist på strategisk planering ang mottagande och placering av nyanlända - studiehandledning Två gånger om året besöka boenden och andra aktiviteter såsom daglig verksamhet för att informera om rätten till studier på särskild utbildning för vuxna. Alla medarbetare ska uppmärksamma risker för ohälsa i syfte att kunna arbeta förebyggnade med det. Kontroll av varje enhets årliga plan och rutin för upprättande av plan mot kränkande behandlig (likabehandlingsplan) Att det finns en strategisk plan för Nyköpings kommun Rektor Rektor och utbildnings Utbildnings, Rektor Utbildnings /rektor/ Div för BUK Lärarna på särskild utbildning avsätter tid två gånger om året för att besöka boenden och daglig verksamhe t Dialog och mätning Intervju rektorer och granskning av likabehandl ingsplan Förankrad plan Halvårsvis 6 KS Varje månad 20 KS Årligen i oktober 20 KS Avstämningsmöt en 18 KS Skollagen (2010:800 2 kap Brist på behörig/legitimerad personal utgör risk för att elever inte får den undervisning/stöd/utveckling som krävs Kontroll och analys över enheterna Utbildnings /rektor/ Div för BUK Uppföljning av behörighet skrav Årligen 20 KS Skollag (2010:800) 8 kap 9 Elever med särskilda behov ges inte det stöd de är i behov av Skolans arbetssätt och rutiner ska säkerställa elevens rätt till stöd Rektor och utbildnings Utbildning/ handlednin g till pedagoger Varje månad 20 KS Osunda påtryckningar från vårdnadshavare angående verksamheten Alla medarbetare ska uppmärksamma risker för ohälsa i syfte att kunna arbeta förebyggnade med det. Rektor och utbildnings Dialog och mätning Varje månad 12 KS Sida 2 av 5

3 Förskola Skollag (2010:800) 8 kap 2 Skollag (2010:800) 8 kap 9 Arbetsmiljölagen Kultur och fritid Trygghet för besökare. Arbetsmiljölagen Vision 2020: tillgänglighet och bemötande Ökat antal barn per pedagog utgör risker på barns säkerhet, hälsa, trygghet och utveckling Barn med särskilda behov ges inte det stöd de är berättiga till och i behov av Ökad sjukfrånvaro pga arbetsbelastning vid fler inskriva barn per pedagog Besökare eller personal drabbas av hot om våld eller våld från besökare Prestandaförsämring i publik bibliotekskatalog leder till missnöje bland användarna och därmed minskande användning Det systematiska arbetsmiljöarbetet ska ingå som en naturlig del i förskolans arbete där alla vuxna har ansvar för att uppmärksamma risker i arbetsmiljön som kan påverka barns ohälsa och utveckling. Förskolans arbetssätt och rutiner ska säkerställa barns rätt till stöd Alla medarbetare ska uppmärksamma risker för ohälsa i syfte att kunna arbeta förebyggnade med det. Personalen deltar i Hot om våld-utbildning regelbundet och ges chans att förebygga att hotfulla situtioner inte övergår i våld. Vakt anlitas dagligen för stöd vid stängning på Culturum. Uppföljning i samverkansgrupp vad gäller utbildningar och eventuella händelser Följa upp klagomål och synpunkter. Mäta användning. Diskussion med systemleverantör. Analysera driftsstatistik. Kontrollera prestandan. Förskolech ef och utbildnings Förskolech ef och utbildnings HR i samråd med förskoleche f och utb. Verksamhets Mätning kartläggnin g och dialog Förskolech ef och utbildnings samt RT Mätning och dialog Varje månad 15 KS Varje månad 15 KS Varje månad 20 KS Verksamhets Dokumentera deltagande i säkerhetsutb. Dokumentera tillbud och incidenter 1 g/år 8 KS Driftstatisti k Stickprov 1 g/år, stickprov 1 g/mån 12 KS Sida 3 av 5

4 Arbetsmiljöverkets föreskrifter om systematiskt arbetsmiljöarbete (AFS 2001:1) Rutiner gällande systematiskt säkerhetarbete är felaktiga/inaktuella/följs inte/är okända i organisationen. Ekonomi Ekonomihandbok/Leverantörsreskontra/Leverantörsrutiner. till fel person. Kommunen betalar bluffakturor, alt Leverantörsbetalningar/Utbetalningsorder betalas för saker som aldrig blir levererade. Genomgång och vid behov revidering av rutinbeskrivningar och information. Förankra i organisationen. Utbilda skyddsombud. Avstämning varje samverkansmöte. Information på APT. Kontroll av F-skatt och orgnr. momsavdrag mm Verksamhets Kontroll mot checklista och föreskrifter minst 6 ggr/år 12 KS Divisionsch Stickprov 1 ggr/år 15 KS ef/ Divisionsek onom BUK Ekonomihandbok/Rutiner & Fel person attesterar betalningar reglementen/attestreglemente. Rutin för kontanthantering Ekonomihandboken/Rutiner och reglementen/handkassa, kontanthantering Vid inköp av varor tjänster används upphandlade avtal Redovisning - investeringsrutiner Rutinerna för uppföljning per enhet genomförs enligt plan Följa upp åtgärder för en budget i balans att de genomförs och rapporteras. Förskingring av kontanta medel Att kommunen inte är trogen ramavtal,leder till ökade kostnader. Inköp görs på driften som borde vara investeringar. Vid utebliven eller bristfällig uppföljning finns risk att tilldelade medel inte används enligt uppdrag. Åtgärder som krävs för att nå en budget i balans sätts in för sent eller genomförs inte alls. Att befintlig attestförteckning är aktuell. Att reglementet följs Att rutinen följs, att kontanta medel förvaras på betryggande sätt. Kontroll av leverantörer inom vissa kostnadskonton Uppföljning av några konton Kontroll att alla budgetansvariga er tillsammans med överordnad har genomfört uppföljningarna där ekonomerna också är en resurs i arbetet. Samtliga budgetansvariga er som har upprättat en åtgärdsplan skall kontinuerligt redovisa vilka åtgärder som genomförts och när. ( skriftlig dokumentation). Divisionsch efen/divisi onsekono m BUK Divisionsch ef/division sekonom BUK Divisionsch ef/division sekonom BUK Divisionsch ef/division sekonom BUK Divisionsch ef/division sekonom BUK Utbildnings /Divisi ons BUK Stickprov 1 ggr/år 15 KS Stickprov 1 ggr/år 15 KS Stickprov 1 ggr/år 16 KS Stickprov 1 ggr/år 9 KS Systematis k redovisnin g Systematis k redovisnin g 2 ggr/år 16 KS 4 ggr/år 16 KS Sida 4 av 5

5 HR Lagen om registerutdrag Att vi begår lagbrott samt anställer olämpliga medarbetare i våra verksamheter Uppföljning av befintlig rutin HR- BUK Stickprov personakt Administration Delegationsanmälan Delegationsanmälan ej görs i rätt omfattning Uppföljning delegationsordning Adm. 1 g/år 2 ggr/år KS Sida 5 av 5

6 Kontrollområde (process/styrdokument/rutin ) Hot/risk Kontrollmoment Ansvarig Metod Frekvens Konsekv/S annolikhet Verksamhetsområde omsorg av äldre Kvalitet och säkerhet Inte jobbar med kvalitetssäkring och avvikelser Avvikelsehantering - avvikelser tas upp på APT/ hälsokonferens, åtgärder följs upp Bemanning Att det inte finns personal på alla rader Att skriva återbesättningsprövning till HR Dokumentation Brist i dokumentation Genomförandeplan och socialdokumentation Kvalitet och säkerhet Risk att verksamhetsdokumentation, hur en Säkerhetspärm innehåller verksamhet fungerar, inte finns skriftligt. checklista Osäkerhet okunskap hos och medarbetarna Verksamhetsområde omsorg av personer med funktionsnedsättning Enhetser Stickprov på 1 avvikelse/enhet 1 gång per år 15 KS Enhets Att skriva det fortsatta 1 gång per 16 KS behovet till HR månad Enhets Stickprov 5 stycken i 16 KS månaden Enhetser Utarbeta checklista, 2 gånger per 12 KS kontrollera samtliga pärmar. år; Kollegiegranskning april/oktober Genomförandeplaner; att brukare ej får det dom Att genomförandeplan finns Enhets Stickprov 1 gång per 12 KS Dokumentation har rätt till. upprättad Att man ej följer uppsatta mål i Att genomförandeplan följs upp Enhets Stickprov 1 gång per 12 KS Dokumentation genomförandeplaner Dokumentation Kvalitet kontra beslut Genomförandeplaner Enhets Stickprov 3 st per 12 KS Effektivt resursutnyttjande Att använda resurser på rätt sätt Kringtiden för leg personal Enhets Tidsmätning / deltagande 1 gång per 12 KS observatör år Dokumentation Kvalitetet på HsL-dokumentationen Dokumentation/HsL efter journalgranskning MAS Stickprov 3 st per 12 KS Verksamhetsområde individ- och familjeomsorg Förhandsbedömning Förhandsbedömning inom 2 veckor avseende Att förhandsbedömning gjorts samtliga anmälningar enligt 14:1 SoL. inom 2 veckor, avseende samtliga anmälningar enligt 14:1 Utredningar ViNR Inleda utredning enligt 11:1 SoL vid samtliga anmälningar enl 14:1 SoL innehållande uppgifter om våld i nära relation SoL Att utredning kring barnet omedelbart startas vid inkommen anmälan om våld i nära relation Riskbedömning Riskbedömning utan dröjsmål Att riskbedömning gjorts utan dröjsmål samt att den har dokumenterats, vid samtliga inkomna anm enl 14:1 SoL Felaktiga utbetalningar Försörjningsstöd; Att felaktiga utbetalningar sker Kontroll av kostnadsutvecklingen per handläggare och ändringar i beloppskontrollerna m.m. Placeringar Institutionsplacering av vuxna. Att kostnaden för Att placeringar i första hand placering blir högre än nödvändigt. Att otydligheter görs i första hand inom ramavtal. i avtalet leder till extrakostnader. Köp av tjänster Att placeringsavtal upprättas utanför ramavtalet Enhets Kontroll mot procapita Samtliga 2 12 KS gånger per år Enhets Kontroll av anmälningar och startade utredningar i dessa ärenden Enhets Kontroll av förhands bedömningar Enhets Enhets Komplett/Stickprov/Översiktlig. Kontrollen av försörjningsstöd utgörs av fyra delrutiner/kontrollmoment som redovisas i särskilt dokument Kontroll mot placeringar och beställning Samtliga nya 2 gånger per år Samtliga löpande över året. Månadsvis/K vartalsvis 12 KS 15 KS 15 KS Samtliga nya 12 KS 2 gånger per år. Rapport till Sida 1 av 2

7 Barnperspektivet Ekonomi Intäkter Ekonomi Att barnets behov kommer i skuggan av den Att barnens situation belyses vuxnes. Att barns behov av skydd inte utreds och i utredningar på vuxenteamet. tillgodoses Rubrik barnperspektiv Saknar information och underlag för att kunna Säkerställa att rätt underlag och återsöka bidrag från migrationsverket vilket kan information kommer till den som leda till missade intäkter för kommunen gör återsökningarna Risk för felaktigheter i RS vilket leder till fel i LSS- Kontroll att kostnader bokförs utjämningen och redovisar rätt Ekonomi Felaktiga prognoser Kontroll av kostnadsutvecklingen per handläggare och ändringar i beloppskontrollerna m.m. HR HR Komptensbaserad rekrytering. Följer inte kravprofilen i urvalet vilket kan ge risk för diskriminering. HR Erbjudande om önskad tjänstgöringsgrad. Medarbetare och er har inte kunskap om heltidsmodell Enhets Kontroll av anmälningar och 5 st 12 KS startade utredningar i dessa stickprov, 4 ärenden gånger per Ekonom Samverkan med berörda 4 gånger per 16 KS enheter inom kommunen år Ekonom Genomgång av 1 gång per 12 KS räkenskaperna år Enhets Kontroll av utfall/prognos Varje 12 KS uppföljning Att rutinen följs HR-team Stickprov 1 gång per 9 KS år Att tillämpningsreglerna följs HR-team Stickprov 1 gång per 9 KS år Administration Behörigheter Information kan hamna i fel händer Avstämning med er DSO-IT Utskick via mail 2 gånger per år Uppdrag säbo Person som står i kö för säbo får ej plats Sökning i Procapita av ej verkställda beslut Posthantering Post kommer ej fram, fördröjning av ärenden Kontrollera att rutinen följs Registrator Granskning av rutin och att den efterlevs 16 KS Boendesamor Sökning i Procapita 1 gång per 12 KS dnaren 2 gång per 12 KS år Sida 2 av 2

8 Ekonomi och Upphandling Personal och medarbetare IT och säkerhet Kontrollområde (process/styrdokument/rutin) Leverantörsbetalning/Leverans Attestrutin Personalhandboken IN - APT Instruktion i Personalhandboken Central och lokal kemikalierutin Systematiskt arbetsmiljöarbete Belastade och otillgängliga handläggare har svårt att leva upp till vår servicenivå. Hot/risk Kontrollmoment Ansvarig Metod Frekvens Felaktig leverans/leverantörsbetalning. Fortsatt hög risk Fel attestant på manuella utbetalning och bokföringsordrar som skapar felaktiga utbetalningar. Liten risk men viktigt att det kontrolleras. APT genomförs ej med obligatoriskt innehåll. Frågorna behandlas men formalia runt APT följs inte alltid. Medarbetarsamtal med skriftlig utvecklingsplan genomförs ej Olyckor i samband med hantering av farligt avfall/kemikalier samt brandfarligt avfall Arbetsskador kopplat till fysisk arbetsmiljö. Svårighet att klara svarstider på t ex synpunkter/andra frågor från medborgare. Att varan är beställd och levererad till rätt kvalitet, pris och tid. Kontroll av följesedel mot faktura. Kontroll av attestordningen på utbetalningra och omföringar. Uppföljning av dokumentation från APT:er i Platina Kontroll av antal genomförda utvecklingssamtal och utvecklingsplaner i samband med ledningens genomgång. Miljöingenjörerna kontrollerar att rutinerna följs Uppföljning av gemensam handlingsplan på TEK Mätning av antal synpunkter som ej besvaras i tid. Ekonomi Ekonomi Verksamh ets- Verksamh ets- Stickprov 10 fakturor varje halvår. Stickprov 25 utbetalningar Uppföljning av dokumenta-tion från APT:er 2 gånger per år, i maj och nov 2 gånger per år, i maj och nov Konsekv/ Sannolikh et Rapport till 16 Division 3 Division 1 ggr/år 6 Division Uppföljning 2 ggr/år 6 Division Miljöingen Stickprov 1 ggr/år 15 Division jör Arbetsmilj Mätning av antal ö- Månadsvi tillbud och arbetsskador 15 Division samordna s ren Kvalitetsh andläggar Mätning e Kvartalsv is 12 Verksamhet Beredskap för krishantering Verksamheterna är oförberedda på akuta allvarliga risker och händelser Följs upp vid Kontroll av att krispärmarna ledningens uppdateras och är kända på Verksamh genomgång, divisionen. Övningar ska genomföras ets- protokollförs i 1 gång/år. Lednings-laget. OVK-besiktning Icke godkänd ventilation i kommunens fastigheter Uppföljning av besiktningsprotokoll Elsäkerhetsrutin Bristande elsäkerhet Revision i enlighet med rutin 1 gång/år 10 Division Fastighets 3-5 års Riktad intervall 8 Division Behörig elinstallat Intern-revision 1 gång/år 12 Division ör Sida 1 av 1

9 Kontrollområde (process/styrdokument/ rutin) Attestrutiner/inköpsregler/ Leverantörsgranskning Attestreglemente Verksamhetsuppföljning Sambandskontroll Exploateringsbudget Hot/risk Kontrollmoment Ansvarig Metod Frekvens Konsekv/S annolikhet Felaktiga utbetalningar, utbetalningar gör utan avtal eller underlag Kontroll av fakturor i förhållande till avtal och underlag, (rutin följs) Ekonomiansvarig Överskridande av exploateringsbudget Årlig genomgång av att rätt Felaktiga taxor/debitering. taxor/avgifter debiteras och att avtal Kommunen får inte in intäkter uppdateras/upprättas enligt avtal eller enligt beslut för levererade tjänster. Kostnader belastar fel konton Kontroll att rätt konto belastas vid uppföljning Ekonomiansvarig Kontroll att uppdrag finns från KS/KF Ekonomiansvarig Kontroll att exploateringskalkyl finns (nya uppdrag) Vid större avvikelse mot budget än tillåtet (enl rutin), gör kontroll att godkännande finns från KS/KF Stickprov 1 ggr/kv 15 Förv. Upp-följning Vid varje uppföljning, rapporteras 1 ggr/år 12 Förv. Upp-följning 1 ggr/kv 20 Förv. Kontroll av att -samtliga detaljplan är debiterad vid lagakraft -planavgift tas ut vid bygglov -intäkter för försäljning av fastigheter bokförts -rätt bygglovstaxa tas ut -att nyttjanderättsavgift tas ut vid debitering av nybyggnadskarta -undersöka möjlighet att skapa internfaktura vid debitering av kart och gis-uppdrag inom SHB Enhetsch ef Service Stickprov 1 ggr/kv 12 Förv. Rapport till Medarbetarsamtal inkl utbildningsplan, sjukfrånvaro, arbetsmiljömätninng Låg/hög arbetsbelastning Kompetensbrist IT/verksamhetssystem Genomför medarbetarenkät och medarbetarsamtal och upprättat en utbildningssplan Ansvarig Fullständig 1 ggr/kv 16 Förv. SHB:s grundläggande rutiner Fattade beslut ska verkställas Personal försvinner under uppdrag/ Personskador/ dödsfall Hot under otillbörig påverkan Politiska eller andra beslut verkställs inte Kontroll mot rutiner, skapa lokala rutiner gemensamt för hela SHB, genomgång av rutiner på APT Ansvarig Uppföljningar av att KS/KF beslut verkställs där återrapportering Ansvarig krävs, påverka att besluten tidsbegränsas eller datum för återkoppling Fullständig 1 ggr/kv 20 Förv. Fullständig 1 ggr/kv 12 Förv. Sida 1 av 1

10 Rutin Hot/risk Kontrollmoment Ansvarig Metod Frekvens Konsekve ns/sannol ikhet Ekonomi Rutin för attester Att betalningar görs felaktigt. Att rutinen följs: kontroll att F- skatt och orgnr finns på fakturor Rutin för attester Att fel person attesterar. Att attestförteckning är aktuell i platina Representationsreglemente Höga representationskostnader, att kommunens bestämmelser ej följs. Att reglementet följs: rätt kontering, moms, bilaga med syfte och namn. Momsrutin Felaktigt redovisad moms. Att momsen kontrolleras rätt avseende leasingbilar bl a. Uppdatering av taxor enligt avtal mm Att taxan inte är uppdaterad Att uppdatering av taxan görs i december. Verksamhetsutveckling Olycksundersökningar Kontrollera vilka åtgärder som inte vidtagits. Rutin för tillsyns- och Bristfällig service, rättsäkerhet Genomgång av en del i tillståndsprocessen följs Mål enligt handlingsprogrammet Att verksamheten inte strävar mot målen i handlingsprogrammet (verksamhetsplaner) Arbetsmiljö Tillbudsanmälan Skyddsronder Översyn och uppdatering av rutiner gällande systematiskt säkerhetsarbete (inkl arbetsmiljöföreskrifter) Beredskapslistor uppdaterade Återställning av fordon Att allvarligare skador/olycksfall inträffar Att skyddsronder inte genomförs. Att verksamheten har rutiner som är felaktiga/inaktuella processen Att verksamhetsplaner finns och följs upp. Ekonomi- Handläggare Ekonomi- Handläggare Ekonomi- Handläggare Rappo rt till Uppföljnings månad Stickprov 1 ggr/år 9 KS Maj Stickprov 1 ggr/år 9 KS Maj Stickprov 1 ggr/år 12 KS Maj Ekonomi- Stickprov 1 ggr/år 9 KS Maj Handläggare Ekonom Fullständig 1 ggr/år 9 KS Maj Chef R&M Genomgång 1 ggr/år 9 KS November Chef R&M Stickprov 1 ggr/år 6 KS November Räddnings Fullständig 2 ggr/år 6 KS Maj & November Kontrollera att beslutade åtgärder i samband med tillbudsanmälan är genomförda. Chef för V&U-stöd Stickprov 1 ggr/år 9 KS November Följa upp protokoll. Chef för V&U-stöd Genomgång 1 ggr/år 9 KS Maj - Att rutin att hantera smutsiga larmkläder följs. - Att rutin att hantera externa nycklar följs. Chef för V&U-stöd Stickprov en gång RIB och en gång Nyköping C. 1 ggr/år 6 KS November Att fel i kontaktlistor gör att rätt Att uppdatering görs. Chef KÖ Fullständig 2 ggr/år 6 KS Maj & person ej kan nås November Fordon som står i beredskap År fordon återställda Chef RI Stickprov 3 ggr/år 9 KS Maj & saknar utrustning eller har November brister Sida 1 av 2

11 Att övningsfältet är återställt efter övning Säkerhetsföreskrifter för gasolhanteringen Att övningar inte kan genomföras Att allvarligare skador/olycksfall inträffar Är anläggningen återställd Chef UTB Stickprov 2 ggr/år 6 KS Maj & November Att säkerhetsföreskrifterna Chef UTB Stickprov 4 ggr/år 12 KS följs Sida 2 av 2

12 Kontrollområde (process/styrdokument/rutin) Hot/risk Kontrollmoment Ansvarig Metod Frekvens Konsekv/S annolikhet Rapport till Internöverenskommelse Nat kvalitetssäkrar inte nämndernas verksamhet ( det saknas formulerade kravnivåer) Analys av kravnivåer i internöverenskommelser Tillsyn Nat utför inte tillsyn på nämndernas verksamheter Uppföljning att Nat har inventerat hur nämnderna jobbar med tillsyn. Omvärldsbevakning Nat genomför inte tillräcklig omvärldsbevakning Intervju med enskild vid medarbetarsamtal utifrån kompetensinventering och behov Kompetensutveckling Nat kompetensutvecklar inte i tillräcklig omfattning för uppdraget Intervju med enskild vid medarbetarsamtal utifrån kompetensinventering och behov Prioritering Nat jobbar inte med "rätt" saker Frågor till nämndernas presidier om hur de upplever Nats leverans utifrån uppdraget. Verksamhetsplan Resurser och effektivisering Rutiner och styrdokument Nat utför inte den strategiska planeringen åt nämnden Nat/Beställarkontoret har inte tillräcklig bemanning, mellan nämnder och kontoret som helhet. Nat följer inte administrativa rutiner, lagar och förordningar Kontroll av vilka ärenden som finns som informationsärenden på nämndkallelsen. Följa upp volymer och nyckeltal tex sjukfrånvaro, antal ärenden, medborgarförslag osv. Uppföljning av tjänsteskrivelser och medarbetare och medarbetare och medarbetare och medarbetare Uppföljning i samband med delårsbokslut Uppföljning i samband med delårsbokslut Uppföljning i samband med medarbetarsamtalet. Frågemall Uppföljning i samband med medarbetarsamtalet. Frågemall Enkät i samband med bokslut 1 ggr/år 12 KS 1 ggr/år 12 KS 1 ggr/år 9 KS 1 ggr/år 9 KS 1 ggr/år 9 KS Stickprov 1 ggr/år 8 KS Uppföljning i verksamhetsberätte lse i samband med bokslut 1 ggr/år 8 KS Stickprov 1 ggr/år 8 KS Sida 1 av 1

13 Kontrollområde (process/styrdokument/ruti n) Kompetensförsörjning Uppföljning av arbetsmiljö m.m. Löneprocess Hot/risk Kontrollmoment Ansvarig Metod Frekvens Konsekv/Sanno likhet Arbetsgivaren har inte vetskap om vilken befintlig kompetens som är möjlig att utveckla. Nyköpings kommun har en dålig arbetsmiljö vilket leder till hög personalomsättning och låg service till våra medborgare. Felaktigheter i löneutbetalningar vilket ger svårigheter i löneskuld och redovisning Kompetenskartläggning genomförd inom minst en division. Genomföra uppföljning av att erna följer kraven i SAM. Översyn löneprocess fr inmatning till utbetalning för revidering av process HR- Kartlägg ning 1 ggr/år Konsekvens: 3 Sannolikhet: 3 HR- Enkät 1 ggr/år Konsekvens: 3 Sannolikhet: 2 HR/Lönec hef Kartlägg ning 3 ggr/år Konsekvens: 2 Sannolikhet: 4 Rapport till Sida 1 av 1

14 Kontrollområde (process/styrdokument/ruti n) Ekonomi Avgifter och avtal Hot/risk Kontrollmoment Ansvarig Utförare Metod Frekvens Konsekv/S annolikhet Kommunen får inte in intäkter enligt avtal eller enligt beslut för levererade tjänster. Årlig genomgång av att rätt avgifter debiteras och att avtal uppdateras. Inventarier Kommunens IT-inventarier försvinner Årlig uppdatering av inventarieförteckning och kontroll över existerande inventarier HR Rutin för sjukanmälan. Personalhandbok/Anställning/ Sjukfrånvaro, rutin Personalhandbok/Anställning/ Rutin för lönehantering Personalhandbok/Anställning/ Reseräkning/traktamente/kostf örmån Inget löneavdrag görs vid sjukfrånvaro, VAB Semesterledighet rapporteras inte Felaktigt utbetalda löner, resersättningar, traktamente Uppföljning att resultatet för rutinen kring sjukanmälan, VAB och semesteransökan fungerar Följa upp att rutiner följs samt att underlag är rätt ifyllt och rapporterat Rapport till* IT- Stickprov 1 ggr/år 9 Ek. IT- Stickprov 1 ggr/år 16 KS/PS Ansvarig Ansvarig Fullständig Löpande 12 KS/PS Stickprov Årligen 6 HR. Personalhandboken/ Arbetsmiljö/Arbetsmiljölagen Kompetens IT Behörighet Brister i arbetsmiljö. Tillgång till rätt kompetens saknas för att kunna leverera tjänster till verksamheterna Obehörig åtkomst till IT-system kan leda till t ex ekonomisk förlust, skadegörelse, personsäkerhet som kan skada kommunens goodwill Felaktig tilldelning av behörighet från ej auktoriserad godkännare Flera personer delar användarid och lösen vilket försvårar spårbarhet Skyddsronder, medarbetarsamtal, HRI-mätning. Följ upp att planer finns för grundbemanning och rätt kompetens finns Följa upp att användarid som inte längre används är borttagna från verksamhetssystemen. Följ upp att verksamheterna tillämpar rutiner enligt systemförvaltningsplanen. Matchning mot lista över auktoriserad godkännare Följa upp att gruppkonton inte används Ansvarig Fullständig Årligen 8 HR. IT- Fullständig Löpande 12 KS/PS Systemförv altningssa mordnare Systemansvarig Ann-Mari Sara Info + respektive SA utör Ann-Mari Sara info + respektive SA utför Fullständig 2 ggr/år 12 KS Fullständig Kontinuerli gt 12 KS IT- Johan S Fullständig 2 ggr/år 12 KS Sida 1 av 3

15 Säkerhet Tillämpning av riktlinjer (Länk till IT-riktlinjerna) Inaktuella konton är tillgängliga för obehöriga Följa upp genom checklista när anställning upphör att användarid är borttaget Obehörigt tillträde ökar risken för sabotagekontroll av behörigheter till säkra utrymmen Obehörig kommer åt inloggningsuppgifter som förvaras på otillbörligt sätt och kommer därefter åt känslig informatiopn Försäkra att nyanställd är IT- informerad om innehåller i ITriktlinjerna där det framgår hur lösenord ska förvaras IT- Johan S Fullständig Kontinuerli gt 12 KS IT- Stig Fullständig 2 ggr/år 10 KS Fullständig Kontinuerli gt 16 KS Säkerhetsuppdatering Riktlinjer för systematiskt säkerhetsarbete. Säker förvaring av handlingar. Utbildning i risk- och brandsskydd, stöldskyddsmärkning. Backup Virusangrepp orsakar problem med tillgänglighet Regelbunden genomgång av loggar för antivirusuppdatering och säkerhetsuppdatering av klienter och servrar Brand, stölder, inbrott, skadegörelse, vandalisering. Säkerhetsronder. Tillsyn systematiskt säkerhetsarbete. Följs rutiner? Systemen går inte att återskapa vid ett haveri Tillse att det finns en uppdaterad återstartsplan och att den är testad Backup Återläsning av backup fungerar inte Test att säkerhetskopior går att återläsa Attacker Dataintrång orsakar informationsförlust Genomgång av loggar för kontroll av skydd mot intrångsförsök Övrigt Förskingring och missbruk av medel Överbelastningsattack (ddos)minskar tillgängligheten till Internet Medarbetare skor sig själv på kommunens bekostnad, tex köper saker till sig själv, nyttjar bensinkort privat. Kommunens tillgångar används privat, tex bilar, släpkärror Att loggar signalerar när vi blir utsatta Följ upp att kommunens regelverk följs exempelvis inköpsrutiner, fakturakontroll IT- Fullständig Kontinuerli gt 10 KS IT- Övning 1 ggr/år 9 KD IT- Martin Övning 1 ggr/år 15 KS IT- Martin Stickprov Kontinuerli gt IT- Andreas Fullständig Kontinuerli gt IT- Andreas Fullständig Kontinuerli gt Ansvarig Fullständig Kontinuerli gt 10 KS 15 KS 8 KD 9 Ek. Kontroll av körjournaler avseende körda mil mot förbrukad bensin ITavd/ekavd Stickprov 1 ggr/år 9 Ek. Sida 2 av 3

16 Kontroll att rutinerna för t ex utlämnande av nycklar, bensinkort, bokningsrutiner fungerar IT-avd Stickprov 1 ggr/år 9 Ek. Rapportering till Vem Kommentar Rapport till tjänstemannaledning, Aldrig till produktionen * Under 10 funktionsansvar * Över 10 Rapport till politisk ledning Sida 3 av 3

17 Kontrollområde (process/styrdokument/rutin ) Alla Rutin för inrapportering av flextid Rutin för sjukresp.semesteranmälan Arkivet Rutin för kontroll av arkivmiljön Inte få tillbaka akter som stadsarkivet lånat ut internt Hantering av akter internt Felaktigheter i hanteringen av nitratbilder, t.ex. att de kontanimerar andra handlingar Kansliet Rutin för diarieföring Rutin för bolagsstämmor Hot/risk Kontrollmoment Ansvarig Metod Frekvens Konsekv/S annolikhet Flextidsavtalet används felaktigt, missvisande arbetstid Inget löneavdrag görs vid sjukfrånvaro, VAB eller att semesterledighet inte anmäls Att luftfuktigheten och temperaturen är för höga eller låga eller varierande, vilket inte är optimalt för handlingarna och de kan skadas Om akterna inte lämnas tillbaka inom rimlig tid är risken stor att handlingarna är förlorade för framtiden Om nitratbilderna hanteras felaktigt kan de självantända eller kontaminera annat material Otydlig rubricering av ärenden/handlingar i diarier på enheten. Bristande sökbarhet i diariet Kommunen representeras inte på bolagsstämmor Jämeförelse mellan faktisk arbetstid och inrapporterad tid Jämförelse mellan anmäld sjukdom/semester enl rutin och inkommet material i HR-systemet Att mäta luftfuktighet och temperatur i arkiven och bokföra siffrorna Kontrollera att påminnelser gått ut enligt rutin. Kontrollera i arkivet att miljön är korrekt vad gäller temperatur och luftfuktighet. Kontrollera att kontrollschemat är fullständigt Gemensam genomgång av ärende- och handlingsrubriker i kansliets diarier med registratorerna Kontrollera om Kommunen haft en representat på bolagsstämmorna Ansvarig Ansvarig Arkivarie Stickprov En gång KS per Fullständig Löpande 6 KS Gå och kont-rollera Kommunar kivarie och arkivföreståndar e BOFA E-postpåminnelse Arkivföreståndar kont-rollera Gå och e BOFA Huvudregis trator KK registrator Kontrollera 7 dagar tidigare 1 gång i veckan Var 6:e månad 1 gång i veckan 1 ggr/ 15 KS 15 KS 15 KS 6 KS Fullständig Halvårsvis 8 KS Rapport till PuL och rutin för publicering av webb Att personuppgifter publiceras på webben Kontroll av kallelse och protokoll på webb Rutin för diarieföring Att allt inte diarieförs enl. gällande rutiner Kontroll om rutiner är kända och om de används. Nämndsek r Huvudregis trator Stickprov 1 kallelse och 1 protokol per person Intervju med 3 ansvariga registatorer Halvårsvis 4 KS 1 gg/år 16 KS Sida 1 av 2

18 Rutin för kontroll av öppna ärenden Uppföljningsflik/rapport KS-protokoll Att dokumentmallar inte följer grafiskprofil och standard Kommunens grafiska profil Strategi- och Projektenheten Verksamheten når inte uppsatta mål Dålig ärendebalans Bristande verkställighet av politiska beslut (uppdragsflik fylls inte i) Bristande verkställighet av politiska beslut (bristande underlag för uppföljning av verkställighet) Dokumentmallar i platina följer inte den grafiska profilen Ineffektivt användande av resurser, ej verkställda uppdrag Uppdragsspecifikation saknas Felaktig leverans av uppdrag eller felaktig för uppdrag som omfattar insats förväntan om vad uppdrag ska leverera om minst 80 timmar. Projektbeställning och/eller projektplan kvalitetssäkras inte Strategiskt arbetssätt & delaktighet Förändring av levererade projektrapporter, slutrapporter, tjänsteskrivningar etc. Dialog med politiker Sårbarhet vid sjukdomar/sjukskrivning etc pga ensam resurs Felaktig leverans av projekt eller felaktig förväntan om vad projektet ska leverera Begränsning i delaktighet inom kommunens olika versamheter för enhetens specialistområden Risk är att utfallet och slutsatsen förändras, inte hänger ihop Det finns risk att vi inte förstår mål eller förväntad effekt av uppdrag och därmed inte lyckas leverera resultat enligt förväntningar. Risk att arbete inte blir genomfört i tid. Kontroll av ärenden som har varit öppna längre än tre månader. Registrator Stickprov 10 st per person Fullständig Halvårsvis 6 KS Gå igenom metadata för fliken Uppdrag i Platina Nämndsek r för KS Till varje KS 12 KS Läs KS-protokollen Kansli Kvartalsvis 12 KS Genomgång av dokumentmallar Internbudget, genomgång av bemanning och resurser till nuvarande och kommande uppdrag Kontroll av att uppdragsspecifikation finns för uppdrag som omfattar arbetsinsats om minst 80 arbetstimmar (tavelmöte). Kontroll av att projektbeställningarna och projektplanerna kvalitetssäkrats (tavelmöte) Uppföljning med respektive samordnare/projektledare Uppföljning med respektive samordnare/projektledare Uppföljning med respektive samordnare/projektledare Uppföljning med respektive samordnare/projektledare Systemans varig Enhets Enhets Enhets Stickprov (10%) Uppföljning vid Enhetsmöt e Uppföljning vid tavelmöte Uppföljning vid tavelmöte Uppföljning vid Enhets Enhetsmöt e Uppföljning vid Enhets Enhetsmöt e Uppföljning vid Enhets Enhetsmöt e Uppföljning vid Enhets Enhetsmöt e Helår 4 KS Varje Varje Varje Varje Varje Varje Varje 12 KS 15 KS 12 KS 12 KS 8 KS 9 KS 15 KS Sida 2 av 2

19 Kontrollområde (process/styrdokument/rutin ) Vision Tillgänglighet Vision God service Hot/risk Kontrollmoment Ansvarig Metod Frekvens Konsekv/S annolikhet Att information som är affärskritisk för företag kommer ut för tidigt eller ur sitt kontext till följd av att kommunen är en offentlig verksamhet. En följd av detta kan vara att företaget påverkas negativt och samverkan mellan näringslivet och kommunen försvåras på grund av bristande förtroende. Skapande av tydligare rutiner för processer som innehåller affärskritisk information ska ske. Vi har inte tydliga skriftliga processer för kritiska flöden i vår verksamhet. Vi tappar viktiga saker mellan stolarna, lång handläggning och risk för dubbeljobb. Även detta perspektiv beaktas vid det processarbete som beskrivs ovan. 2 definierade processer ska kvalitetssäkras. Kontroll av att processerna finnsdokumenterade och är kända av relevanta medarbetare. Kontroll av att processerna finnsdokumenterade och är kända av relevanta medarbetare. LK 1 ggn/år 20 MK Uppföljning LK Uppföljning 1 ggn/år 20 MK Rapport till Vision God service Vision God service Vision 2020-God service- Tillgänglighet-Integration Vision 2020-Gott ledarskap- God service-goda resultat Vision 2020-Tillgänglighet - God service Risk att NKI inte ökar om inte alla verksamheter med kundkontakt inom kommunen aktivt arbetar mot målet - NKI 75. Om vi inte har serviceinriktad verksamhet påverkar det företagsklimatet och näringslivet tillväxt. Uppföljning av beslut tagna i KS är alltför svaga- NKI mätning. Själva undersökningarna sker from 2015 varje och sammanställs årligen. Säkerställa rutin för översyn av vår leverans mot alla aktuella KS beslut. MK NKI mätning svis och rapport 1ggr/år 15 MK LK Rutin klar Q2 2 g/år 16 MK Nyköpings Arenor Upplevelsen hos våra besökare på Rosvalla Använda materialet från LP Plan och 2 g/år 16 MK är inte tillräckligt god. Påverkar Swedish Welcome uppföljning medborgarnöjdhet, besöksnäringen och våra föreningars verksamhet. Säkerställa att korrekt/komplett attestträd Rutiner och stickprov MN 2 g/år 16 MK kommer på plats samt rutiner för utbetalning, kontering och uppföljning Nöjdheten inom Program, Brukarundersökning AM Nyckeltal 1g/år 12 MK brukarundersökning behöver höjas Sida 1 av 2

20 Säkerhet och risker Säkerställa att ritningar och säkerhetsplan för Rosvalla är uppdaterade Ska vara klar senast Q2 AM Samarbete K- Fast 1g/år 25 MK Sida 2 av 2

21 Kontrollområde (process/styrdokument/ruti n) Redovisning - investeringsrutiner Redovisning - investeringsrutiner Redovisning - lönekostnader Redovisning - årsskiftesköp Hot/risk Kontrollmoment Ansvarig Metod Frekvens Konsekv/S annolikhet Felaktig redovisning. Inköp görs på driften som borde vara investeringar och kommer därmed inte med i anläggningsregistret Felaktig redovisning. Underhåll och andra driftkostnader hanteras som investering Otillförlitligt HR-system genererar felaktig bokföring och/eller felaktiga kostnader. Verksamheten handlar mer än nödvändigt i december om det finns pengar kvar i budgeten. Kontroll av leverantörsfakturor i dec, att leverans skett. Risk att vi inte får det vi beställt, att leverantören går i konkurs Rapport till Uppföljning av några konton Ekonom Stickprov 1 ggr/år 15 KS Uppföljning av några projekt Ekonom Stickprov 1 ggr/år 16 KS Uppföljning av lönekostnader, bl a utlägg, förmånsbeskattning Uppföljning av större fakturor i december Momslagstiftning Felaktigt redovisad moms. Kontroll av momsredovisning på t ex leasingbilar, representation. Kontroll via Qvalia Attestrutiner/Inköpsregler/ Leverantörsgranskning Upphandling Att leverantörer inte fakturerar eller levererar utifrån avtal, vad gäller pris, kvalitet, kvantitet, t ex antal timmar, leveranstider mm Att kommunen ej är trogen ramavtal, leder till ökade kostnader och risk för skadeståndskrav och trovärdighetsproblem vid upphandling. Fakturagranskning o kvatitetskontroll i förhållande till avtal. Kontrollera pris. Begära in tidrapporter. Kontroll av leverantörer inom vissa kostnadskonton. Ekonom Stickprov 3 ggr/år 15 KS Ekonom Stickprov 1 ggr/år 15 KS Ekonom Stickprov 1 ggr/år 15 KS Upphandlare (ekonom bistår med fakturagranskning, Görs tills m verksamhet) Ekonom, görs tillsammans med upphandlare Specifika upphandlin gar följs upp 1 ggr/år 15 KS Stickprov 1 ggr/år 16 KS Attestrutiner Fel person attesterar betalningar Kontroll att rätt personer Ekonom Stickprov 1 ggr/år 15 KS attesterat vid manuella attester på övriga utbetalningar. Kund Kundfakturor skrivs av utan attesterande underlag och Kontroll av att underlag finns. Ekonom Stickprov 1 ggr/år 15 KS utan att tydlig orsak anges. Kontanthantering Risk för stöld och förskingring om det saknas rutiner. Kontroll att det finns rutin för kontanthantering. Ekonom Stickprov 1 ggr/år 15 KS Systemförvaltningsrutiner Att behörighet att registrera övriga utbetalningar finns kvar trots att man bytt arbetsuppgifter. Kontroll av behörighet Systemförvaltare Utskick för kontroll 1 ggr/år 20 KS Sida 1 av 2

22 Finansregler Att kommunens placeringar och upptagande av lån inte sker enligt kommunens finansregler. Kontroll av befintliga placeringar och lån i förhållande till finansreglerna Controller Fullständig 2 ggr/år 15 KS Representation Höga representationskostnader. Att kommunens och skatteverkets bestämmelser ej följs vad gäller representation/utbildning. Kontroll att rutiner följs Ekonom Stickprov 1 ggr/år 15 KS Sida 2 av 2