Rapportering från PwC

Transkript

1 Rapportering från Förvaltningsrevision 2015 Nybro Elnät AB November 2015

2 Rapportering från Inledning I den här rapporten presenterar vi det revisionsarbete som vi har utfört tillsammans med er hittills under året. Syftet är att ge er en bättre bild av vår revision av bolagets interna kontroll och styrelsens och VDs förvaltning av bolaget samt de iakttagelser som vi har gjort under arbetets gång. Rapporten innehåller både våra förslag på utvecklingsområden och områden där vi bedömt att bolaget har en bra intern kontroll. Kopplat till de utvecklingsområden som vi har identifierat hittar ni även våra förslag på hur ni kan arbeta med dessa framöver. Vi har även sammanfattat de frågeställningar som vi tycker är väsentliga att beakta inför bokslutsprocessen. Innehållsförteckning Del 1 Revisionens inriktning 2 Revisionen 3 Sammanfattning 4 Bokslutsfrågor Bilaga 1 Ordförklaring Bilaga 2 Trafikljus Yvonne Lundin yvonne.lundin@se.pwc.com Telephone: +46 (0) AB Sjöbohem 2

3 1. Revisionens inriktning Revisionens inriktning Revisionens syfte Vårt uppdrag består av att avge en revisionsberättelse och att kontrollera den finansiella informationen. Vi vill också ge förslag på förbättringar vad gäller processer och rutiner för ert bolag. Vår revisionsgranskning är baserad på risk* och väsentlighet*. I revisionsuppdraget ingår även att granska styrelsens och VDs förvaltning av bolaget vilket sker genom vår förvaltningsrevision*. Revisionens risk- och fokusområden Vi har identifierat följande områden som fokusområden inom er verksamhet: Nettoomsättning, fullständighet och riktighet Intern kontroll Väsentlighetsgräns* I vår revision är väsentlighetsgränsen för bolaget fastställd till tkr vilket baseras på vårt professionella omdöme och vår kännedom om er verksamhet. För mer information om väsentlighetsbegreppet vänligen se bilaga 1. *Finns beskrivet i bilaga 1 Nybro Elnät AB 3

4 Förvaltningsrevision granskningsområden Förvaltningsrevision Här presenterar vi kort granskningsområden vid förvaltningsrevisionen Områden Finansiell rapportering och huvudbok Kopia på resultat- och balansräkning per Löner, skatter & avgifter Genomgång och uppdatering samt granskning av lönerutinen Stickprov på lönelistor, avstämning mot huvudbok och utbetalningar samt löneunderlag. Avstämning mot uppbördsdeklarationer och kontoutdrag från Skatteverket. Avstämning mellan lönesystem och deklarationer avseende dessa betalningar. Tillgång till anställningsavtal. Kopior av samtliga skattekontoutdrag från för att säkerställa att inbetalningar skett i rätt tid. Moms Stickprov på momsdeklaration med tillhörande underlag, kontoutdrag från Skatteverket där dessa betalningar finns med samt en avstämning mellan momsdeklarationerna och huvudboken. Skatter och eventuell punktskatt Tillgång till eventuell korrespondens med Skatteverket under räkenskapsåret. Kopia på bolagets deklaration för räkenskapsåret Kopia på deklaration, betalning och underlag till eventuella punktskatter. Bolagsformalia Uppdatering och granskning vid förändringar av bolagsformalia, ex organisationsschema, registreringsbevis, sponsorsavtal, attestinstruktioner med signaturlista, protokollutdrag som styrker vald firmatecknare, kopia på gällande fullmakter för bank- och postgirokonton, förteckning över väsentliga avtal. 4

5 Förvaltningsrevision granskningsområden Förvaltningsrevision Här presenterar vi kort granskningsområden vid förvaltningsrevisionen Områden Övrigt Stickprovsgranskning av balansposter (likvida medel, anläggningstillgångar, kundfordringar, leverantörer, löner mm). Uppföljning av rutinbeskrivningar (försäljningsprocessen, inköpsprocessen, lönehantering mm). Löpande bokföring; granskning av att bokföringslagens krav på bokföring och verifikationer är uppfyllda genom kontroll av en månads verifikationer med ett stickprovsurval. Uppföljning av att det finns beskrivning av bokföringssystemets organisation och uppbyggnad (systemdokumentation) samt beskrivning över genomförda bearbetningar inom systemet (behandlingshistorik). Uppföljning av att det finns en beskrivning av bolagets redovisningssystem och IT-miljö. Kontroll om företagets verksamhet omfattas av miljöskyddslagen, dvs. påverkar eller kan påverka miljön på sådant sätt att tillstånds- eller anmälningsplikt föreligger enligt miljöskyddslagen. Kopia inhämtas på tillstånd för verksamheten samt lämnade miljörapporter till tillsynsmyndigheten. 5

6 2. Revisionen Revisionen Intern kontroll Vår granskning har bland annat omfattat genomgång av de väsentliga processerna för löpande bokföring. Här sammanfattar vi våra slutsatser och utvecklingsområden. Område Vår iakttagelse Kommentarer Företagsledningens kommentar Löpande bokföring Bolaget har bra rutiner och kontroller avseende: Löpande bokföring av manuella verifikationer, leverantörsskulder och kundfordringar Bokföring sker med en dags eftersläpning, den bedöms därmed vara á-jourförd. Bankkonton stäms av löpande, dagligen. K+ mot Agresso stäms av löpande Man måste göra ett nytt verifikat med en rättelse i bokföringen, det går inte att ta bort en redan bokförd verifikation Rutinerna som finns är goda och det finns ingen väsentlig risk för felaktigheter 6

7 2. Revisionen Revisionen Intern kontroll Vår granskning har bland annat omfattat genomgång av de väsentliga processerna för faktureringen. Här sammanfattar vi våra slutsatser och utvecklingsområden. Område Vår iakttagelse Kommentarer Företagsledningens kommentar Intäkter/ försäljningsproc essen Vi bedömer att bolaget har bra rutiner och kontroller vad gäller försäljningsprocessen: Elnätskunder faktureras utifrån faktisk förbrukning baserat på avläsning av mätare, månadsvis. Lägenhetskunder faktureras kvartalsvis. Vid avvikelser i överföringen av data via exportfiler från bolaget Kamstrup kan det ibland behöva göras manuella korrigeringar av värdena. Viss risk för att värden saknas vid överföring av filer till V-store och vidare till K-plus där fakturering sker. Bedömningen är dock att Imel:s debiteringskontroll fångar upp dessa värden manuellt. VA-kunder faktureras preliminära värden då inga mätare finns. Faktureringen baseras på beräknad förbrukning för innevarande och föregående månad. Den avvikelse som uppkommer mellan preliminär och faktisk förbrukning bedöms fångas upp vid avläsning som görs med jämna mellanrum. 7

8 2. Revisionen Revisionen Intern kontroll Vår granskning har bland annat omfattat genomgång av de väsentliga processerna för inköp. Här sammanfattar vi våra slutsatser och utvecklingsområden. Område Vår iakttagelse Kommentarer Företagsledningens kommentar Inköpsprocessen Bolaget har bra rutiner och kontroller avseende Avstämning av leverantörsreskontran. Bokföring sker per automatik och kontroll sker löpande av att ingen faktura förblir obetald. Attester sker alltid med två i förening systemet kräver detta. Betalningar från Swedbank kan göras var för sig och kräver ej två i förening. Detta kan innebära en säkerhetsrisk. Rutinerna som finns är goda och bedömningen är att det inte finns någon väsentlig risk för felaktigheter. Attestinstruktion synes efterföljas bra. Vi rekommenderar att behörigheterna gås igenom hos banken. Denna risk minskas för tillfället av att utbetalningsfilen alltid attesteras av VD efter att betalning gjorts. 8

9 2. Revisionen Revisionen Intern kontroll Vår granskning har bland annat omfattat genomgång av de väsentliga processerna löner. Här sammanfattar vi våra slutsatser och utvecklingsområden. Område Vår iakttagelse Kommentarer Företagsledningens kommentar Löneprocess Bolaget har bra rutiner och kontroller avseende löner. Emma Johansson är nyanställd som löneadministratör. Identifierade kontroller vad gäller lön är: Arbetsledaren/chefen attesterar alltid tidrapporter samt frånvaro. Löneadministratören attesterar utbetalningsunderlaget som därefter sänds till kommunen för utbetalning. Utbetalningsfilen attesteras av vd Håkan Dahlgren. Avstämning av information på utbetalningslista och summa per anställd jämförs med mottagen/bokförd fil. Attest av tidrapport görs av närmaste chef för kontroll av tid. Attesteras av två personer. Rutinen granskad utan anmärkning. Vi bedömer att det är tillfredsställande kontroll vid slutlig avstämning av överensstämmelse av utbetalningsfiler och utbetalningslista. 9

10 2. Revisionen Revisionen Förvaltningsrevision Vår granskning har bland annat omfattat efterlevnad av ABL* och betalning av skatter och avgifter Här sammanfattar vi våra iakttagelser. Område Vår iakttagelse Kommentarer Företagsledningens kommentar Skatt Vi har noterat att skatter och avgifter vid de två granskade tillfällena betalats i tid och med rätt belopp Ovanstående gäller även preliminär skatt Rutinerna som finns är goda och det finns ingen väsentlig risk för felaktigheter Formalia Vi har tagit del av och gått igenom diverse formalia som exempelvis bolagsordning, registreringsbevis från bolagsverket, registrerutdrag från skatteverket, försäkringsbrev, aktiebok etc. Vi har noterat att bolagets aktiebok inte är uppdaterad efter omstruktureringen i koncernen som genomfördes under förgående år. I övrigt har inget framkommit som tyder på risk för ersättningsskyldighet gentemot bolaget. 10

11 3. Sammanfattning Sammanfattning Vi bedömer att rutiner och intern kontroll är god, det finns ingen väsentlig risk för felaktigheter Vi har läst styrelseprotokollen t o m augusti Protokollen är informativa och följer den styrelseinstruktion som upprättats. Vi uppskattar att vi erhållit dokumentation i god tid inför vår förvaltningsrevision, vilket underlättade vårt arbete. Vi uppskattar också att ni fanns till hands när vi genomförde vår förvaltningsrevision. 11

12 4. Bokslutsfrågor Väsentliga frågeställningar inför bokslutet? Vid vår granskning under löpande år och genom vår tidigare erfarenhet har vi identifierat nedanstående väsentliga frågeställningar som är viktiga inför årets bokslutsprocess. Intäktsredovisning Förbered gärna ett flödesschema över försäljningsprocessen inför bokslutet VA Hantering av investeringsfonder Övrigt Identifiera områden med manuell hantering vad gäller insamling och registrering av data Smurfit Kappa lägger ner sin verksamhet. Bolaget har kontakter med en eventuellt ny kund som önskar fjärrvärme istället för olja. Förhandlingar pågår. Vi noterar att bolaget har avsiktsförklaring med flera presumtiva kunder som idag är fast i kontrakt. Uppföljning görs vid bokslutet. 12

13 firms provide industry-focused assurance, tax and advisory services to enhance value for their clients. More than 161,000 people in 154 countries in firms across the network share their thinking, experience and solutions to develop fresh perspectives and practical advice. See for more information. This publication has been prepared for general guidance on matters of interest only, and does not constitute professional advice. You should not act upon the information contained in this publication without obtaining specific professional advice. No representation or warranty (express or implied) is given as to the accuracy or completeness of the information contained in this publication, and, to the extent permitted by law, PricewaterhouseCoopers in Sverige AB, its members, employees and agents do not accept or assume any liability, responsibility or duty of care for any consequences of you or anyone else acting, or refraining to act, in reliance on the information contained in this publication or for any decision based on it PricewaterhouseCoopers i Sverige AB. All rights reserved. In this document, "" refers to PricewaterhouseCoopers i Sverige AB, which is a member firm of PricewaterhouseCoopers International Limited, each member firm of which is a separate legal entity. SO LA

14 Bilagor 14

15 Bilaga 1 Ordförklaring Ord Risk Väsentlighet Förvaltningsrevision Standardutformning ABL Kontrollbalansräkning Förklaring Revision baseras på risk och det innebär att vi fokuserar på områden som vi anser vara särskilt riskfyllda eller väsentliga. Områdena varierar beroende på bolagets bransch, storlek och situation samt noteringar som gjorts vid tidigare års revisioner. Riskområden är till stor del poster som företagsledningen kan påverka. Fel i årsredovisningen kan betraktas som väsentliga om de är av sådan omfattning eller typ att de, om de varit kända för en välinformerad läsare av årsredovisningen med intressen i bolaget, hade påverkat dennes bedömning av bolaget. Detta kan inkludera kvalitativa som kvantitativa fel och varierar mellan olika bolag och verksamheter. Om det totala felet som noterats i revisionen understiger beloppet för väsentlighetsgränsen så medför felet inte någon anmärkning i revisionsberättelsen och vi har då fortfarande möjlighet att avge en revisionsberättelse enligt standardutformning. Det kan dock finnas andra bristser som gör att vi avger en revisonsberättelse som avviker från standardutformningen. I vår revision av styrelsens och VD:s förvaltning ( förvaltningsrevision ) granskar vi om det finns åtgärder eller försummelser som, gentemot bolaget kan föranleda skadeståndsskyldighet från VD eller någon av styrelsens ledamöter. I förvaltningsrevisionen granskar vi även bolagets hantering av skatter och avgifter, den interna kontrollen i bolaget och övrig efterlevnad av aktiebolagslag och annan tillämplig lag. I vår revision av styrelsens och VD:s förvaltning ( förvaltningsrevision ) granskar vi om det finns åtgärder eller försummelser som, gentemot bolaget kan föranleda skadeståndsskyldighet från VD eller någon av styrelsens ledamöter. I förvaltningsrevisionen granskar vi även bolagets hantering av skatter och avgifter, den interna kontrollen i bolaget och övrig efterlevnad av aktiebolagslag och annan tillämplig lag. Innebär en revisionsberättelse som inte har en avvikande formulering. Aktiebolagslagen, denna lag innehåller bestämmelser om aktiebolag. Kontrollbalansräkning är en balansräkning som styrelsen skall upprätta i vissa föreskrivna fall. 15

16 Bilaga 2 Trafikljus Trafikljus Förklaring Ett rött ljus åsätts normalt observationer som har eller kan ha en väsentlig påverkan på bolagets finansiella rapportering eller som utgör en väsentlig svaghet i den interna kontrollen. Som sådana kräver de därför stor uppmärksamhet från företagsledningens sida. Ett gult ljus indikerar observationer som, även om de inte möter kriteria för att åsättas ett rött ljus, har eller kan ha en sådan påverkan på den finansiella rapporteringen att de bör komma till företagsledningens kännedom. Ett grönt ljus kan åsättas observationer som tidigare klassificerats som gula eller röda, men som nu har åtgärdats. Frågeställningar där vi förvisso inte har några avvikelser eller brister att rapportera kan också åsättas ett grönt ljus om de är av sådan magnitud eller behäftade med en sådan grad av komplexitet att företagsledningen bör få kännedom om dem. 16