Utvärdering Skogsbranden i Västmanland Modern tids största samverkansinsats

Transkript

1 Utvärdering Skogsbranden i Västmanland 2014 Modern tids största samverkansinsats

2 Innehåll Sammanfattning...4 Inledning...4 Syfte...4 Avgränsningar...4 Centrala begrepp och förkortningar...4 Utvärderingens genomförande...4 Disposition...4 Bakgrund...5 Om Frivilliga resursgrupper (FRG)...5 Västerås stads FRG...5 Organisation vid insats...5 Resurser och utbildningar...5 Sammanfattning skogsbranden i helhet...5 Händelselogg FRG:s insats dag för dag...6 Utvärdering...9 Uppgifter...9 Lärdomar...9 Samverkan, ansvar och ledning...9 Personalförsörjning...9 Kommunikation/ information...9 Media...10 Ekonomi...10 Resurser/tilldelning av resurser...10 Spontanfrivilliga/ e-spontanfrivilliga...10 Arbetsmiljö och säkerhet...10 Rekvirering av andra grupper...11 Efter insatsen...11 Slutsatser och rekommendationer till förbättringar...12 Kunskap och förbättringar...12 Förslag till utveckling av FRG-konceptet...12 Bilaga - organisationsschema...14 Ansvariga för denna rapport är Västerås stads Frivilliga resursgrupp. Utvärderingsansvariga: Andreas Weiborn & Christopher Forsberg Kontaktuppgifter till ansvariga för utvärderingen: Christopher Forsberg FRG-ansvarig, , forsberg.christopher@gmail.com Andreas Weiborn FRG-ledare, , andreas.weiborn@gmail.com Övriga frågor om Västerås FRG: frg.vasteras@gmail.com Diarienummer: 2015/309-KS-169

3 Förord Västerås stad har sedan år 2010 haft en frivillig resursgrupp (FRG) att kunna nyttja när kommunen drabbas av kriser eller samhällsstörningar. Före sommaren 2014 bestod gruppen av 60 individer och gruppen hade aldrig nyttjats av staden i skapt läge. Skogsbranden i Västmanland 2014 kom att bli Västerås FRG:s första skarpa insats. Gruppen var den FRG som var först att bli involverad i räddningsarbetet samt den FRG som deltog längst i arbetet. När branden startade var kunskapen om vad FRG kunde bidra med låg bland i princip alla organisationer som medverkade i arbetet med skogsbranden. Den 11 september när räddningstjänstarbetet avslutdes var det få som inte kände till hur FRG kan bidra i hanteringen av kriser. Tillsammans med andra FRG:er kom Västerås FRG att utgöra en viktig funktion under räddningsarbetet. FRG:s insats kom att bli en milstolpe i svensk krishantering som visar på att samhället vid större händelser behöver frivilliga resurser och att frivilliga insatser med rätt hantering kan vara en viktig styrka och förmåga under en kris. Vidare kom insatsen att bli ett kvitto på att FRG:s konceptet fungerar vid större samhällsstörningar. Föreliggande rapport tar sin utgångspunkt i FRG Västerås insats. Rapporten belyser insatsen och problematiserar densamma samt lämnar förslag för framtiden och hur avnämnare kan utveckla konceptet. Johan Ahlström Västerås stad Christopher Forsberg FRG-ansvarig Andreas Weiborn FRG-ledare UTVÄRDERING Skogsbranden i Västmanland

4 Sammanfattning Den 31 juli 2014 startade en skogsbrand i Västmanland som kom att bli den största i modern tid. Branden omfattade ett område på ca hektar med en omkrets på nästan 65 km. Efter att Västerås stad hade ställt sin FRG till Mälardalens brand- och räddningsförbunds förfogande beslutades lördagen den 2 augusti att FRG skulle kallas in och vara i insats från och med 3 augusti. Västerås FRG var den första gruppen att kallas in och kom senare att kalla på förstärkning från andra grupper. För Västerås FRG var detta den första skarpa insatsen och för hela FRG-konceptet kom detta att bli den mest omfattade insatsen och sett till insatsens omfattning även den längsta. Från den 3 augusti till den 17 augusti pågick FRG:s insats i Ramnäs. För svensk krishantering bör FRG:s insats ses som en milstolpe. Denna utvärdering kommer att behandla FRG:s insats med fokus på Västerås-gruppens arbete. Syftet med denna utvärdering är att sprida lärdomar och erfarenheter från FRG:s insats till aktörer inom Sveriges krisberedskapssystem på alla nivåer. De slutsatser och förslag till åtgärder som utvärderingen kommer fram till handlar bland annat om kunskapsluckor och en bristande ledningsstruktur i FRG-konceptet vid större händelser. Utvärderingen har genomförts av ledare och ansvariga som arbetade under insatsen. Inledning Syfte Utvärderingens syfte är att ta vara på Västerås FRG:s erfarenheter och lärdomar från insatsen vid skogsbranden i Västmanland Dessa lärdomar ska sedan bidra till utveckling och förbättringar för gruppen. I ett större perspektiv vill vi sprida lärdomar och erfarenheter till andra FRG-grupper och krisberedskapsaktörer i Sverige för att visa på styrkor, brister och förbättringsrekommendationer i FRGkonceptet. Avgränsningar Utvärderingen kommer att begränsas till Västerås FRG:s insats och kommer inte behandla övriga aktörers verksamheter under insatsen. Däremot kommer den samverkan som skedde med andra aktörer under insatsen att beröras i utvärderingen. För den del av utvärderingen som berör den operativa insatsen kommer utvärderingen att vara avgränsad till tiden 2 augusti - 17 augusti Centrala begrepp och förkortningar Spontanfrivilliga - Frivilliga som inte tillhör någon organisation utan spontant uppsöker FRG eller andra organisationer och vill bistå i arbetet. FRG Frivillig resursgrupp. MBR Mälardalens brand- och räddningsförbund. RC Räddningscentralen Vallby, MBR:s ledningscentral. MSB Myndigheten för samhällsskydd och beredskap. Utvärderingens genomförande Utvärderingen bygger på dokumentation från loggar, gruppsamtal, observa tioner och enskilda samtal med ansvariga, ledare samt myndigheter. Materialet bearbetades enligt utvärderingens syfte, strukturerades i olika kapitel som slutligen sammanfattades i förbättringsförslag. Disposition I Inledning presenteras utvärderingens övergripande syfte, avgränsningar, centrala begrepp samt utvärderingens genomförande. I kapitlet Bakgrund ges en kort bakgrundsbeskrivning av FRG-konceptet och Västerås FRG. I det tredje kapitlet Händelselogg dag för dag redogörs för FRG:s insats från den 2 augusti t o m den 17 augusti. Utvärdering beskriver gruppens lär domar utifrån olika teman. Sista kapitlet Slutsatser och rekommendationer är de slutsatser vi ska ta vidare för att förbättra vår egen organisation men här ges även rekommendationer för hur FRG konceptet kan utvecklas i hela Sverige (på regional och nationell nivå). 4 UTVÄRDERING Skogsbranden i Västmanland 2014

5 Bakgrund Om Frivilliga resursgrupper (FRG) 1 Konceptet FRG är ett organiserat sätt för en kommun eller myndighet att ta vara på frivilliga från frivilliga försvarsorganisationer, i syfte att förstärka sin krisberedskapsförmåga. I Sverige finns idag 18 frivilliga försvarsorganisationer, exempelvis Röda korset, Frivilliga radioorganisationen och Försvarsutbildarna. För att ta vara på dessa 18 organisationer på ett effektivt sätt i det civila krisberedskapssystemet utvecklades konceptet FRG. FRG är ett koncept där medlemmar från samtliga 18 frivilliga försvarsorganisationer har möjlighet att representeras. Syftet med FRG är att stödja en kommun när ordinarie resurser inte räcker till, exempelvis vid större olyckor, avbrott eller extraordinära händelser. En grupp bildas när en uppdragsgivare, vanligtvis en kommun, gör en beställning. Civilförsvarsförbundet har sedan i uppdrag att rekrytera en FRG-ansvarig (gruppens högst ansvariga) i samråd med beställaren. Vidare skrivs en lokal överenskommelse som reglerar gruppens uppdrag, ersättning och andra praktiska arrangemang. Därefter rekryterar FRG-ansvarig gruppens FRG-medlemmar. För att bli en fullgod medlem krävs en grundutbildning på 36 timmar samt ett påskrivet individavtal mellan kommun (uppdragsgivare) och de frivilliga. Gruppen sammansätts och anpassas efter uppdragsgivarens lokala förhållanden. År 2014 finns FRG i 120 kommuner och varje år startas nya grupper. Västerås stads FRG År 2010 utbildades gruppens första medlemmar. Våren 2014 har gruppen ca 60 medlemmar och representerar 10 av de 18 frivilliga försvarsorganisationerna. Hälften av gruppens medlemmar utbildades under våren 2014, vilket innebar att många var oövade och saknade tidigare erfarenhet av FRG-verksamheten när de sattes in i arbetet med branden. Organisation vid insats FRG-ansvarig FRG-ansvarig larmar ut gruppen efter uppdragsgivarens beslut/behov och har vidare det strategiska ansvaret för bemanning, samverkan med uppdragsgivaren och ledning. FRG-ledare Leder gruppen operativt i fält under insats och samverkar med aktörer under insats. FRG-medlem Utför det operativa arbetet under ledning av FRG-ledaren. Resurser och utbildningar Gruppen är integrerad i Västerås stads krisorganisation. Vid händelser där FRG kallas in sitter en representant med i den centrala krisledningsorganisationen. Till vardags inbjuds FRG till att delta i stadens övningar, utbildningar och är representerade i stadens säkerhetsnätverk. Gruppen har tillgång till Rakelmobil, lokaler och annan utrustning som kan vara nödvändig vid insats via staden. Vidare har gruppen möjlighet att nyttja krisledningssystemet Crisis Commander där ansvariga kan larma och informera medlemmar via masssms, e-post och röstmeddelanden. Detta gör att gruppen sparar mycket tid vid alarmering som annars hade skett genom alarmering via telefonlistor. Systemet möjliggör att FRG kan logga och att andra aktörer inom Västerås stad kan se det. Sammanfattning skogsbranden I slutet av juli drabbas Västmanland av en kraftig värmebölja, eldningsförbud införs och på vissa ställen uppmäts rekord i torka. Den 31/7, ca får SOS-alarm in ett samtal om skogsbrand. MBR skickar styrkor till platsen. Senare visar det sig att platsen ligger i Sala kommun, och räddningstjänsten Sala-Heby tar därför över ledningsarbetet. De första dagarna sprider sig branden relativt sakta. På morgonen måndagen den 4/8 omfattar branden ca 2800 hektar. Den allt mer ökande vinden gör att branden sprider sig snabbt och beräkningar som gjorts visar att branden hade en hastighet på upp emot 1,8 km/h. På måndag kväll kl är branden ca hektar till ytan och stannar upp. Under kommande veckor sprider sig inte branden mer utan kan hållas inom det avgränsade området. Den 5/8 på tisdagen är räddningsinsatsen enorm med hundratals brandmän, hemvärnsmän, polis, ambulans helikoptrar m.fl. På tisdag förmiddag tar Länsstyrelsen över räddningsinsatsen och räddningsledare blir Lars-Göran Uddholm. Den 11/8 meddelas att branden är under kontroll och en månad senare på torsdagen den 11 september avslutas räddningsinsatsen officiellt. Det innebär att staten lämnar över ansvaret för marken och det fortsatta eftersläckningsarbetet till skogsägarna själva. 1) För mer information om Frivilliga resursgrupper besök: eller UTVÄRDERING Skogsbranden i Västmanland

6 Händelselogg FRG:s insats dag för dag Händelseloggen bygger på egen dokumentation från observationer, intervjuer och loggar i systemet Crisis Commander. Fredagen den 1 augusti diskussion påbörjas Diskussion påbörjas mellan Västerås stad och FRG-ansvarig om huruvida en stödinsats till MBR kan vara aktuell för FRG om brandläget förändras. Lördagen den 2 augusti Inkallning Västerås stad ställer FRG till MBR:s förfogande. Beslut tas kl av MBR:s stf räddningschef att kalla in FRG. 8 FRG-medlemmar begärs in för att stödja räddningsinsatsen med start söndagen den 3 augusti kl Avtalet mellan medlem och Västerås stad gäller. Följande kompetenser, fördelning och resurser begärs från MBR: 3 tankbilsförare - kräver c-körkort. 1 på ledningsplats/ brytpunkt Seglingsberg 4 trafikledare, 2 platser 2 personer 1 sköter transporter med skåpbil. Bensin, mat etc. 1 på MBR Vallby. Stödja stab med logg, radio, möta media. 8 Rakel lånas från Västerås stad. 1 husvagn lånas och placeras vid brytpunkt Seglingsberg. FRG lånar minibuss och skåpbil från MBR. Arbetstid mellan och Söndagen den 3 augusti Dag 1, väntan och många oklarheter Gruppen åker ut till brytpunkt Seglingsberg och är på plats ca De första timmarna händer inte mycket. Det råder svårigheter att få tag på insatsledare som kan hänvisa till uppdrag. Initialt sker fåtalet matoch utrustningsleveranser. Kl beslutas att FRG:s brytpunkt vid Seglingsberg ska flyttas till Ramnäs hotell och konferens. Strax före kl flyttas även främre ledning 2 från Klämstorp till konferensen. En FRG-medlem har tidigare skickats till ledningsplatsen och bistår med flytten till den nya platsen. På RC arbetar FRG med stabsassistans och planering av FRG:s egen insats med personalförsörjning inför måndagen. Många samtal når FRG från människor som vill hjälpa till. FRG hänvisar all gåvohantering till FRG på plats vid den nya ledningsplatsen. På kvällen har FRG fullt upp med att leverera mat till räddningspersonal. Söndagen avslutas kl med samling på Vallby brandstation. Under dagen har totalt 9 medlemmar från FRG deltagit i insatsen. Måndagen den 4 augusti Dag 2, uppdraget växer, FRG:s roll blir tydligare Arbetet fortsätter med leveranser av mat och utrustning som under söndagen, men uppgifterna blir fler och FRG begär därför att få kalla in mer resurser och får beslut att ta in 4 medlemmar från Arbogas FRG. Gruppen får utökade uppdrag med transportuppdrag i Västerås samt bistår med stabsassistenter i Ramnäs. Kl är totalt 16 FRG-medlemmar involerade. På RC får FRG i uppgift att administrera MBR:s Facebooksida. Utöver detta pågår som tidigare loggföring och planering av egen verksamhet med personalförsörjning. I slutet av dagen börjar FRG att motta gåvor från privatpersoner och företag. De professionella matleverantörer som anländer till Ramnäs bistår FRG med expertkompetens inom livsmedelshantering och bistår även med olika värme-/kylmöjligheter. Ett frivilligcenter öppnar i Västerfärnebo Sala, av Sala kommu, dit frivilliga från allmänheten kan vända sig. FRG Västerås Facebook-sida blir en viktig informationskanal vid samordnandet rörande gåvor och frivilliga. Ett inlägg når ca personer och delas nästan 700 gånger. För FRG blir detta en väldigt intensiv dag, där våra resurser som tidigare var tillräckliga börjar kännas otillräckliga. FRG ansvarig i Västerås tar då kontakt med en FRG medlem i Dalarna, för att orientera sig om möjligheten att få stöd av FRG:er från Dalarna. Medlem kallas in till tisdag för stabsorientering. Måndagens insats avslutas kl ) Räddningsledningen fanns initialt vid en gård som heter Klämstorp. Räddningsledningen bestod av räddningsledare, Polisens insatschef, helikopterdirigering och militär insatschef. 6 UTVÄRDERING Skogsbranden i Västmanland 2014

7 Tisdagen den 5 augusti Dag 3, fler FRG grupper kallas in och gåvor blir ett problem Under tidig morgon deltar två ledare från Västerås FRG på ett stabsmöte i Ramnäs. I och med att räddningsinsatsen växer måste FRG utöka organisationen. FRG får av räddningsledningen beslut om att kalla in de resurser FRG behöver för att lösa våra uppgifter. FRG begär förstärkning genom Dalarnas FRG-medlem. Avesta FRG bistår med två bilar och fyra personer Gåvorna fortsätter att komma in och det som tidigare bara var en husvagn börjar sakta byggas upp till en verksamhet i Ramnäs. På fm får FRG ut ökade arbetsuppgifter och ska bevaka utgångar i stabsbyggnaden. Efter en stund får även Dalarnas FRG-medlem fler uppgifter tilldelade Dalarna som kallar in totalt 25 extra FRG-medlemmar från Skinnskatteberg, Avesta och Hedemora. Parallellt med insatsen i Ramnäs pågår ett antal mindre FRG-insatser i de drabbade kommunerna, med egna FRG-resurser. Mot kvällen börjar problem uppstå när för många gåvor strömmar in till Ramnäs, och det är en stor blandning, allt från livsmedel och läke medel till djur foder, leksaker samt kläder mm. Folkets park i Sura hammar blir provisoriskt gåvolager. Det blir en sen kväll och FRG Västerås inser att kvällsskiftet måste förlängas. Onsdagen den 6 augusti Dag 4, Facebookgrupp hjälper till FRG:s totala insats i storlek uppskattas till medlemmar. FRGledare från Västerås FRG önskar att starta en FRG-stab för den totala insatsen men får inte gehör för det av FRG Dalarna. Den frivilliga insatsen uppmärksammas i många riksmedier. Det frivilliga engagemanget kring branden är enormt. Flera Facebookgrupper arbetar dygnet runt med att samla in gåvor. Västerås FRG får under dagen kontakt med en av de större grupperna och inleder samverkan med den, något som visar sig vara framgångsrikt. Nu kan gåvor styras utifrån de behov som finns. De övriga FRG som är med i insatsen får utökade uppgifter kring trafik- och parkeringsvakter och behörighetskontroller i stabsbyggnaden för att inte släppa in obehöriga. ICA:s personal från olika butiker och lager runt om i Västmanland bistår oss under kvällstid alla kommande dagar t o m den 15 augusti. Torsdagen den 7 augusti Dag 5 FRG:s insats växer och utvecklas i samma takt som resten av räddningsinsatsen. För varje dag som går blir strukturen bättre och bättre i FRG:s organisation. Inom gruppen skapas tydliga funktioner och roller. Under början av veckan vet inte många om att FRG ansvarar för logistik av livsmedel, vilket gör att när informationen når fler kommer fler beställningar av mat och uppdrag in. I genomsnitt körs mellan 200 och 300 portioner mat ut, frukost, lunch och middag. Till detta mellanmål och stora mängder vätska. Övriga FRGinsatser pågår som tidigare. Dalarna bidrar som tidigare med parkeringsvakter, vägvakter, logistöd i sovsalar, stabsstöd, dörrvakter och berörighetskontroller. Fredagen den 8 augusti Dag 6, nattskift Det införs avstämningsmöten under dagen vid skiftbyten så att alla ska få information om vad som är gjort, vad som ska göras och vilka resurser som finns. Detta tillsammans med organisationen som bygger på olika funktionsansvar blir en stor förbättring. Under dagarna som kommer finns följande funktionsansvariga: Matansvarig Logistikansvarig Samverkansansvarig Tältansvarig Bilansvarig Insatsen förlängsa med nattskift. Detta gäller FRG Västerås verksamhet med mat, parkeringsvakter och dörrvakter. För gruppens del innebär det konkret att ett nytt pass införs med två personer från till Nu arbetar gruppen dygnet runt. Lördagen den 9 augusti Dag 7, lugnare tempo Första nattskift har genomförts, FRG fortsätter planera kommande vecka för nattskift i samma utsträckning. I Ramnäs blir tempot lugnare då många aktörer drar ner på sin bemanning under helgen. Övriga aktiviteter från dagarna före pågår oförändrade och bemanningsstorleken på FRG:s insats är st. Måndagen den 11 augusti Söndagen den 17 augusti Kl tas beslutet om att en funktionsrepresentant för FRG ska ingå i ledningsstaben. Det är Västerås FRG som får i uppgift att bistå med representanten då gruppen var först på plats och initierade hela FRGinsatsen. Detta innebär i praktiken att FRG för första gången under insatsen är en del av krisledningsstaben från det att Länsstyrelsen tagit över ansvaret för insatsen. Det blir en av Västerås FRG-ledare som får ta uppgiften som funktionsrepresentant. Genom platsen i staben kan det totala FRG uppdraget börja diskuteras. Många grupper ställer sig frågan hur länge uppdraget ska hålla på, vilket är något som blir lättare att besvara med vår nya kontaktväg in mot staben. På onsdagen den 13 augusti beslutar MBR att avveckla det administrativa stöd som givits av FRG inne på RC då behovet inte längre är lika stort. I övrigt fortsätter gruppen med tidigare uppdrag i samma omfattning och vår FRG-ledare fortsätter att koordinera hela FRG-insatsen. De andra FRG-grupper som kallats in av Dalarnas FRG arbetar fortsatt med UTVÄRDERING Skogsbranden i Västmanland

8 sina uppdrag och i samma omfattning. I mitten av veckan byter Dalarnas FRG av hela sin verksamhet med FRG från Örebro och närliggande kommuner. Insatsen börjar lida mot sitt slut och senare under veckan bestämmer staben att FRG:s insats ska avvecklas samtidigt som staben flyttar på söndag kväll och hela insatsen övergår i ett nytt skede. På lördagen den 16 augusti går Västerås FRG ut med ett pressmeddelande som når TT och på så sätt större delen av Sveriges medier: Expressen, Aftonbladet, SVT, DN, SvD, GT, P4 m.fl. Insatsen avslutas med en ceremoni där samtliga FRG-grupper som är med i insatsen deltar i. Länsstyrelsen i Västmanland beslutar senare att kalla in Västerås FRG ännu en gång för fortsatt stöd med leverans av mat, dock i mindre skala. Detta är en insats som består t o m den 30 augusti. Organisation Under insatsen kom FRG att vara en del i flera organisationer och strukturer. Det på grund av att insatsens organisering förändrades i och med att ansvaret för insatsen förändrades samt att FRG från det att Länsstyrelsen hade tagit över ansvaret rent organisatoriskt förändrades. Delvis på grund av att antalet FRG:er ökade samt att FRG som enhet var både enskild aktör och blev senare även en del av insatsen och en stabsfunktion. Från det att FRG larmades ut den 2 augusti till den 5 augusti löd FRG under MBR. Under denna period hade FRG kontakt med inre befäl genom att FRG hade personal på plats vid RC. Från den 5 augusti tills det att FRG avslutade sin insats i Ramnäs den 17 augusti löd FRG under Länsstyrelsen i Västmanland. När myndigheten tog över ansvaret förändrades organisationen både för insatsen i stort och för FRG. FRG:s organisation bestod från den 5 augusti av grupper från Dalarnas och Västmanlands län. Rent organisatoriskt var dessa autonoma enheter parallella med varandra men de utgjorde gemensamt en enhet. Varje enhet bestod av ett antal grupper. FRG definierades under perioden som en av flera övriga aktörer som opererade och samverkade med dessa och insatsen. Under perioden gick FRG från att ha ett aktivt ledarskap till att ha ett passivt ledarskap. Under perioden gavs uppdragen från flera aktörer utan någon konkret tydlighet. Organisationsschemat nedan syftar till att illustrera FRG under den aktuella perioden. Den 11 augusti blev FRG en del av staben genom att FRG fick en funktionsrepresentant i staben underställd stabschefen. FRG återgick då till ett aktivt deltagande och fick nu en tydlig kontaktpunkt mot insatsen. Insatsen fick också en punkt till FRG. Inträdet i staben förändrade också organisationen för FRG. Organisationsschemat i bilaga 1 syftar till att illustrera FRG:s ställning från den 3 augusti fram tills det att FRG avslutade sin insats i Ramnäs. 8 UTVÄRDERING Skogsbranden i Västmanland 2014

9 Utvärdering Uppgifter Nedan sammanfattas de uppgifter FRG Västerås hade tillsammans med andra FRG:er under insatsen: Stabsassistenter Initialt fanns två stabsassistenter hos MBR:s bakre ledning på Vallby brandstation. Från måndagen den 4 augusti bistod FRG även med 2-4 assistenter i den stora krisledningsstaben på Ramnäs konferens. Denna uppgift pågick nästan dygnet runt med ca 3 byten/dag. Informatörer Tidigt i insatsen fick FRG uppdrag att ansvara för MBR:s Facebooksida. Där fick medlemmar i uppgift att svara på allmänhetens frågor och publicera information. Hantering av gåvor/ livsmedel Alla de gåvor som strömmade in och som var till nytta för räddningsinsatsen tog Västerås FRG emot, sorterade och distribuerade. Logistik Den absolut största uppgiften var matlogistik samt transport av utrustning och manskap. Parkeringsvakter FRG Västerås bistod med personal till uppdrag som parkeringsvakter. Till största del bedrevs detta av andra FRG-grupper. Inköp Ett av de första uppdragen var att köpa in utrustning till MBR, exempelvis rökskydd, kartor och livsmedel. Service Allmän service var en del av alla de uppdrag FRG Västerås åtog sig. Senare under insatsen drev FRG service och logi i en idrottssal som gjordes om till en stor sovanläggning. Funktionsrepresentant FRG Västerås fick bidra med en person som blev FRG:s funktionsrepresentant i ledningsstaben. Lärdomar Nedan sammanfattas i utvärderingen de viktigaste lärdomarna och erfaren heterna utifrån olika teman. I redo görelsen nedan förekommer även egna reflektioner och tankar från oss som skrivit utvärderingen. Samverkan, ansvar och ledning Initialt fanns en bra lägesbild över FRG:s insats då MBR var uppdragsgivare. När insatsen växte blev lägesbilden sämre, detta i kombination med att staten tog över ansvaret och vår tidigare utarbetade kontakt på MBR inte fanns längre. Vid den tidpunkt då fler grupper anslöt förlorades lägesbilden helt. Vi hade där emot bra grepp om Västerås FRG:s egen insats. Behovet av en gemensam FRG-stab hade varit nödvändig, men så blev det aldrig utan alla grupper arbetade på sina håll. Dock fördes ständigt samtal och samverkan mellan grupperna. Efter ca 1 vecka blev FRG erbjuden en plats i staben vilket gjorde att vi åter igen fick en bra lägesbild över den totala insatsen och samverkan blev betydligt bättre. Personalförsörjning För Västerås FRG var det initialt svårt att uppbringa tillräckligt mycket personal då många var på semester. Efter några dagar blev det enklare att fylla våra scheman. Till största del klarade vi oss genom att bemanna våra uppdrag endast med vår egen personal inklusive 3-6 från Arboga FRG. Även spontanfrivilliga från allmänheten stöttade vår försörjning. I ett samtal med gruppen i efterhand menar många att vissa av passen var allt för långa och att ett tak för hur länge man fick arbeta per dag hade varit nödvändigt. I samma diskussion säger medlemmar att det är en svår avvägning att göra då det inte fanns tillräcklig mängd personal för att genomföra kortare arbetspass. Fanns viljan hos medlem att arbeta längre än 8 timmar var det av stor betydelse. Kommunikation/information Facebook blev ett viktigt verktyg för gruppen. Redan dagen före uppdraget började ledare och ansvariga aktivt publicera på Västerås FRG:s Facebooksida. Ett syfte var att informera om FRG:s verksamhet under insatsen. I efterhand har mycket beröm givits till den verksamhet som bedrevs. Många vände sig endast till vår Facebooksida för att få information UTVÄRDERING Skogsbranden i Västmanland

10 då vi var så aktiva och hade aktuell information om insatsen. Vi ökade antal gilla-markeringar från 94 till ca 1500 under två veckors tid. Facebook användes även som ett verktyg för att kommunicera behov av gåvor och hur man som frivillig kunde hjälpa till. Det frivilliga engagemanget via sociala medier är något som vi i efterhand valt att kalla e-spontanfrivilliga, dvs. oorganiserade frivilliga som ville hjälpa till via nätet att samla in gåvor med mera. På detta sätt kunde vi styra gåvor mot de reella behov som fanns. Initialt skickades fel typ av gåvor till Ramnäs, något som vi senare kunde styra med att kommunicera via Facebook. Vi vill poängtera vikten av att endast förmedla information från betrodda myndighetskällor och inte sprida information som inte kommer från trovärdiga källor. Våra medlemmar anser att det fanns en bristande intern kommunika tion. Det vill säga information till våra medlemmar i insatsen men även till dem som skulle arbeta kommande dagar. Anledningen till att det blev på sådant vis var att det inte fanns någon utsedd person att ansvara för den interna informationen. Det enda som skickades ut var ett schema, och aktuellt behov av personal. Media Under insatsen kom FRG i kontakt med flertalet medier, både lokal- och riksmedia. Våra frivilliga anser sig ha blivit positivt bemötta av media under insatsen men betonar samtidigt att det är viktigt att endast tala om FRG:s insats och inte hur övriga myndigheter och organisationer arbetade. En frågeställning som har uppkommit från våra frivilliga är i vilken grad media ska tillåtas att vara närvarande. Detta med hänsyn till professionellas och annan personals möjligheter till återhämtning samt förmåga att kunna arbeta ostört under insatsen. Ekonomi Ett av FRG:s större uppdrag var inköp av utrustning och dylikt. Tidigt i insatsen när FRG löd under MBR var det tydligt vart faktureringen skulle gå samt att det då fanns möjlighet att disponera förbundets kreditkort för inköp. När Länsstyrelsen tog över insatsen försvann denna tydlighet och det var enligt gruppens frivilliga otydligt om inköp kunde genomgöras och hur inköpen skulle administreras. Efter insatsen uppstod problematik när ersättning skulle betalas ut till gruppens frivilliga och de spontana frivilliga. Oklarheten grundade sig i vem som skulle sköta administrationen, vem som skulle betala ut ersättningen samt vilket avtal som gällde. Slutligen betalades ersättning ut från Västerås stad enligt tidigare ersättningsvillkor och gruppen fick denna gång OB (vilket inte ingår i nuvarande avtal). Staden sammanställde sedan den totala löneutbetalningen och fakturerade MSB via Länsstyrelsen Västmanland. Resurser/tilldelning av resurser Gruppen anser att de resurser som fanns tillgängliga räckte väl. Detta tack vare den sponsring från företag och privatpersoner som skedde. Även försvarsmakten bidrog med ett stort tält vilket bidrog till en bättre arbetsplats. De system som Västerås FRG hade tillgång till, Rakel och Crisis Commander, användes flitigt. Rakel slutade dock att användas några dagar in i insatsen då andra aktörer hade större behov av dessa. Det initiala problemet med Rakel var att det inte gick att tilldela FRG rätt talgrupper. Trots att räddningschef i beredskap skrev intyg på att FRG skulle ha tillgång till två av MBR:s talgrupper kunde ingen aktör lösa detta. Spontanfrivilliga/ e-spontanfrivilliga Betydelsen av hur viktiga spontanfrivilliga är blev tydlig. Vi klarar oss inte utan samhällets hjälp. Lärdomen är hur viktigt det är att bemöta frivilliga väl även om de inte behövs för till fället. För detta ändamål hänvisade vi alla frivilliga till att registrera sig på listor som tillhandahölls av Sala kommun. När det fanns avsaknad av en viss kompetens tog vi in frivilliga som passade in på profilen. Exempelvis saknade vi kunskap om livsmedelshantering (värmekedjor mm), och då tog vi in frivilliga (oftast från privata företag) som bistod med kylmöjligheter/värmemöjligheter och instruerade i hantering av livsmedel. Med det digitala samhället som vi lever i idag får vi inte bortse ifrån kraften från sociala medier. Detta gör att alla kan hjälpa till som har tillgång till internet. Genom att finnas tillgänglig i sociala medier kan man som FRG ta till vara denna kraft, vilket vi också gjorde. Exempelvis som tidigare beskrevs att vi efterfrågade olika gåvor för att täcka vårt behov. Arbetsmiljö och säkerhet Även om de frivilliga inte arbetade direkt med släckningsarbetet var arbetsmiljön riskfylld utifrån ett flertal perspektiv. Genom den fysiska arbetsmiljön fanns det exempelvis en riskbild för dem som körde transporter. Det fanns risk att möta tung trafik som körde snabbt på smala vägar. Det var även riskfyllt för de FRG-medlemmar som var parkeringsvakter och vägvakter. Många frivilliga beskrev att röken från branden irriterade ögon och andningsvägar, något som resulterade i att de frivilliga fick andningsmasker. Den psykosociala arbetsmiljön var även den ansträngd och under vissa perioder stress, något som dock är helt naturligt vid insatser av denna storlek. I en sådan miljö finns även en risk för irritationer och konflikter, något som våra frivilliga dock menar inte fanns i större utsträckning. Det beskrivs i stället en bra laganda och en glädje i arbetet. På andra håll rapporterades om något som liknade vuxenmobbing och att frivilliga blev illa bemötta av personal på plats. 10 UTVÄRDERING Skogsbranden i Västmanland 2014

11 FRG lärde sig hur viktigt det är med att reda ut arbetsmiljöansvaret. Slutsatsen är att detta ansvar var delat av Västerås stad och MBR fram till den 5 augusti. Från den 5 augusti ansvarade Länsstyrelsen för FRG:s arbetsmiljö. Största ansvaret har ledare och ansvariga på plats som ska säkerställa en trygg arbetsmiljö. Rekvirering av andra grupper Under skogsbranden tog FRG Västerås direktkontakt med ansvarig för FRG Arboga och genom Civilförsvarsförbundet fick gruppen kontakt med FRG:er i Dalarna. Eftersom FRG är en kommunresurs bör utlarmningen anses som felaktig. Kontakterna och utlarmningen av andra grupper borde i början av insatsen ha förmedlats genom Västerås stads ansvariga personal. Från det att Länsstyrelsen tog över ansvaret för insatsen borde utlarmningen av andra grupper inte ha skett genom Civilförsvarsförbundet eller andra grupper utan genom en stabsfunktion mot respektive ansvarig användare. Efter insatsen Avlastande samtal Ungefär en vecka efter avslutad insats hölls ett första avlastande samtal med gruppen. Samtalet leddes av en medlem i gruppen som har lång tidigare erfarenhet av krisstöd. Gruppsamtalet var nödvändigt i syfte att säkerställa medlemmarnas psykiska välmående, och även för att identifiera behov och informera om att mer professionellt stöd finns om så är nödvändigt. Under samtalet genomfördes även en utvärdering där gruppens medlemmar fick diskutera vissa frågor. Totalt genomfördes två avlastande samtal och en gemensam utflykt. Avtackning I början av 2015 genomförde FRG Västerås en gemensam träff med gruppen för att blicka tillbaka på branden och tacka alla medlemmar. Samtidigt delades det ut intyg och minnesmedalj till alla deltagare. Återställning Under insatsen fick gruppen en stor mängd sponsrad utrustning som till viss del skänktes bort i efterhand, men den utrustning som anses komma till nytta har behållits av gruppen. Under nästan 5 månader bedrevs ingen verksamhet inom övning och utbildning för gruppen, detta för att ansvariga var fullt upptagna med administration kring efterarbete men även för att vila och hämta kraft. Det finns ett stort intresse från kommuner, länsstyrelser, myndigheter och andra organisationer att komma och föreläsa för dem om branden och FRG:s erfarenheter. Fortfarande 2015 får gruppen förfrågningar om att hålla i föreläsningar. Gruppens bedömning är att detta kommer att fortsätta under överskådlig tid framöver, något som anses viktigt då gruppen vill sprida lärdomar och erfarenheter. UTVÄRDERING Skogsbranden i Västmanland

12 Slutsatser och rekommendationer till förbättringar Kunskap och förbättringar Livsmedel FRG bör säkerställa kunskap inom livsmedelshantering. FRG:s största uppgift var att hantera livsmedel vilket ställer stora krav på så väl kunskap som kvalitet och hantering. Allmänheten och spontanfrivilliga kunde dock bistå med denna kompetens. Redan 2015 planerar Västerås FRG i samarbete med Västerås stad att genomföra utbildningsinsatser inom detta område. Koordinater Under insatsen arbetade FRG med koordinater och olika former av koordinatsystem. Allt eftersom löstes de problem som uppkom men gruppens erfarenhet är att gruppen bör förbättra sin förmåga att hantera kartor och koordinatsystem. Medlemmarna måste snabbt kunna hitta till platser utan hjälp av GPS. Ledningsförmåga Stabs- och ledningsmetodik fyller ett viktigt behov vid denna storlek av insats. Efter insatsen har ansvariga och ledare genomgått en kvalificerad utbildning just inom området för att reparera kunskapsluckan. Stabs- och informationsstöd Även stabs- och informationsstöd, vilket blev en av FRG större uppgifter, försvårades av att kompetensen saknades som i gruppen. En utbildning som idag finns att tillgå via Svenska lottakåren och FRG bör därför uppmana medlemmar att söka utbildningen. Media Under insatsen visade sig hur stort intresset var från media att intervjua FRG och de frivilliga. FRG bör därför säkerställa att personer är utbildade i att hantera media. Intern information Vid framtida insatser bör en person vara ansvarig för att informera FRG om insatsen, med fokus på händelseförloppet och vad vår egen organisation arbetar med. Därför bör FRG utbildas inom informationshantering och källkritik. Arbetsmiljö FRG bör sträva efter att alltid utse en säkerhetsansvarig på plats, som i samverkan med uppdragsgivaren fokuserar på fysisk och psykisk arbetsmiljö. Ersättning Det är av yttersta vikt att frivilliga snabbt får sin ekonomiska ersättning efter avslutat uppdrag, något som inte gick vägen. Idag finns nu upparbetade rutiner hos Västerås stads lönecenter samt en skriftlig rutin skapad av FRG för att säkerställa att utbetalningsprocessen blir mer effektiv. I första hand ska kommunen alltid betala ut ersättning och sedan fakturera even tuell andreparts uppdragsgivare. Förslag till utveckling av FRG-konceptet Roller och strukturer Det är viktigt att skapa förståelse för roller och strukturer som gör det möjligt att skala upp. Avnämarna bör exempelvis utse personer i respektive län som kan agera läns-frgansvarig och läns-frg-ledare och leda flertalet grupper samt vara kontakt inför en större FRG-insats. Deras mandat bör även tydliggöras i en överenskommelse mellan avnämarna inom respektive län. Befattningar Det måste finnas en standardisering kring FRG-befattningar i Sverige. Under insatsen vid skogsbranden förekom västar med FRG-chef. Oklarheter bidrar endast till att försvåra ledningsarbetet. Att vara ut bildad FRG-ansvarig eller FRGledare innebär inte att man alltid är det, när flera FRG arbetar tillsammans. Ett problem som uppstod var just att detta skedde i Ramnäs, vilket gjorde det väldigt svårt att hitta de riktiga ledarna/ ansvariga för insatsen. De befattningar som finns inom FRG bedöms kunna användas på en högre nivå men förståelse och kunskap för detta saknas idag. Därför bör befattningssystemet inom FRG-konceptet anpassas i syfte att skapa förutsättning för avnämare eller nationell, regional aktör att genomföra rekvirering av flera FRG:er. FRG bör få tillgång till informationssystemet WIS, dels för att kunna logga själv vid en insats, och dels för att kunna ta del av andra organisationers information och logga åt andra organisationer. 12 UTVÄRDERING Skogsbranden i Västmanland 2014

13 MSB-utbildning Vi rekommenderar att det ska finnas en specifik stabs- och ledningskurs för FRG-ledare och FRG-ansvariga som bygger på MSB:s projekt Ledning och samverkan. Problemet idag är att grupper genomför egna lednings- och stabsutbildningar som tyvärr inte går ihop med den metodik som MSB och länsstyrelser implementerar, vilket försvårar samverkan. Nationell TIB för FRG Att på lång sikt införa en nationellt FRG-TIB (Tjänsteman i beredskap) eller liknande hos MSB. Funktionen bör således kunna bistå med samband till frivilliga försvarsorganisationer och frivilliga resurser men också kunna bistå med samband till expertis och kunnig person vid krishändelser. Funktionen bör även kunna genomföra rekvirering av avnämares FRGresurser. Funktionen bör också ha förmåga och mandat att vid behovs kontakta avnämare för rekvirering av FRG-resurser. FRG webbplats Nationellt föreslås att det ska finnas en egen FRG-webbplats som alla frivilliga försvarsorganisationer står bakom och ansvarar för. Webbplatsen ska möjliggöra informationsspridning om FRG-relaterad verksamhet såsom incidenter och utbildning. Vidare bör webbplatsen också främja e-baserat erfarenhetsutbyte mellan FRG:er. Utbildning som FRG medlemmar kan söka hos de frivilliga försvarsorganisationerna bör även presenteras. Dessutom bör ett gemensamt ansökningssystem skapas i syfte att underlätta ansökningsprocessen. 30-minutersmetoden En del i FRG grundutbildning är 30-minutersmetoden, vilken bör ses över. Verkligheten visar helt andra typer av flöden än de som 30-minutersmetoden baseras på. Exempel på nya flöden är gåvor, e-spontanfrivilliga och informationsbehov. Större delen av koordineringen av spontanfrivilliga skedde över internet eller via telefon. Av de frivilliga som ville hjälpa FRG var det endast ett fåtal som hade rätt kunskap kopplat till behov. 30-minutersmetoden föreslås utvecklas med fortsättning- och påbyggnadskurser i syfte att skapa en starkare och flexiblare förmåga hos FRG. Försäkring- och ersättning Det bör finnas bättre stöd och information centralt för frågor kring försäkring och ersättning. Även om kommunen i slutänden bestämmer bör det finnas förslag till olika typer av standard. Inte minst kring ersättning. FRG:er bör följa aktuellt RIB-avtal 3. Dessutom bör Sveriges Kommuner och Landsting (SKL) i samverkan med Frivilliga Försvarsorganisationernas Samarbetskommitté (FOS) och MSB utreda frågan i syfte att likrikta avtalen och ersättningarna samt skapa förutsättningar för större FRG-insatser. Nätverk och erfarenhetsutbyte För att främja samverkan över länsgränser och utveckla FRG nationellt rekommenderar vi att FOS med SKL och MSB skapar ett nationellt forum/ nätverk för FRG där varje län representeras av 3-4 FRG-ansvariga utsedda i samråd mellan ett läns avnämare. FRG:s uppbyggnad bör utgå från de tre nivåerna: lokal, regional och nationell, men konceptet bör även fortsättningsvis vara ämnat för kommuner. Att ha detta tankesätt kan komma att underlätta större insatser. Rakel Fler och fler grupper börjar få tillgång till Rakel. FRG bör få egna regionala talgrupper, vilket är något som Länsstyrelsen i varje län bör se över och MSB beaktar i de nationella riktlinjerna för Rakel. WIS FRG bör få tillgång till informationssystemet WIS, dels för att kunna logga själv vid en insats, och dels för att kunna ta del av andra organisationers information och logga åt andra organisationer. 3) Kollektivavtal för räddningstjänstpersonal i Beredskap RiB UTVÄRDERING Skogsbranden i Västmanland

14 Bilaga FRG 3-5 augusti MBR Andra aktörer Polisen Kommuner Andra räddningstjänster Försvarsmakten FRG Västerås FRG Arboga Sala kommun Sala-Heby Västerås kommun Södra Dalarna FRG Surahammar Norberg kommun Surahammars kommun Fagersta kommun 14 UTVÄRDERING Skogsbranden i Västmanland 2014

15 FRG 5-11 augusti Övriga aktörer Stab Räddningsledare Försvarsmakten Polisen Landshövding FRG Stabschef FRG Västmanland FRG Dalarna Ledning FRG Västerås FRG Arboga FRG Surahammar FRG:er från Dalarna FRG:er från Stockholm Evakuering Info Logistik Krishantering på kort- och lång sikt FRG augusti Landshövding Övriga aktörer Räddningsledare Försvarsmakten Polisen MSB Stabschef Planering Ledningsstöd FRG Info Personal Insats Logistik FRG Västmanland FRG Dalarna, Örebro-Värmland FRG Västerås FRG:er från Dalarna FRG Arboga FRG:er från Örebro och Värmland FRG Surahammar UTVÄRDERING Skogsbranden i Västmanland

16 Västerås stad Trygghets- och säkerhetsenheten Västerås Kontaktcenter: Produktion: Västerås stad Konsult och Service