KRAVSPECIFIKATION ~~SVENSKA KOMMUNFÖRBUNDET

Transkript

1 KRAVSPECFKATON.. FOR ~~SVENSKA KOMMUNFÖRBUNET

2 r s ~~SVENSKA KOMMUNFÖRBUNET

3 @ Svenska Kommunförbundet 1996 Adress: Stockholm SBN Text: Curt Ericsson, VAB VVS Omslagsillustration: Form & produktion: Michael Schneider Björn C Hårdstedt Tryck: Katarina Tryck AB, Stockholm istribution: Kommentus Förlag, tfn

4 Kravspecifikation för rift. & underhållsinstruktioner Förord Stora krav ställs idag på kommunens lokaler när det gäller förbättringar av inomhusmiljön. Samtidigt har den obligatoriska ventilationskontrollen (OVK) visat på brister när det gäller förekomsten av drift- och underhållsinstruktioner. bland saknar byggnaderna Uinstruktioner helt och hållet, och även om de finns så är de många gånger av varierande kvalitet. e kan ibland ha för hög ambitionsnivåvilket leder till onödigt höga kostnader och att berörd personal inte förstår innehållet - eller för låg ambitionsnivå, i värsta fall några broschyrer som entreprenören satt in i en pärm och som inte självklart är användbara. Med tanke på den kärva ekonomi som råder, redovisar den här skriften ett förslag till en kravspecifikation för U-instruktioner som både tar hänsyn till krav på kostnadseffektivitet och krav enligt OVK. Förhoppningsvis kommer skriften att vara till hjälp för fastighetsförvaltare i arbetet med att ta fram U-instruk- tioner, i första hand till befintliga byggnader men även vid ny-, om-, eller tillbyggnationer. Skriften innehåller bl a en checklista som underlättar arbetet med att bestämma instruktionens utformning och innehåll. Checklistan är även tänkt att fungera som grundunderlag för upphandling av U-instruktioner. Målet är att det ska finnas bra U-instruktioner i alla byggnader. Rätt använda bidrar de till att kommunens byggnader erhåller ett bra inomhusklimat och låga driftkostnader. För skriftens innehåll svarar Curt Ericsson, VABVVS. Till sin hjälp har författaren haft en styrgrupp med kommunala företrädare: Svante Lundqvist, Umeå, Jan Törnqvist, Solna, och Hans Wiberg, Sundsvall. På Kommunförbundet har Ulf Sandgren och Sonya Haroun varit ansvariga för projektet. Svenska Kommunförbundet i april

5 Kravspecifikation för rift. & underhållsinstruktioner nnehåll i=tir()rli ~ l. Verktyg ftir bättre in()mhusmiljti 5 Myndighetskrav - historik Gällande myndighetskrav Utveckl ingsarbete Beställarens roll Viktiga begrepp Checklista Så här används kravspecifikationer 2. M()liell ftir lirift- ()ch unlierhållsinstrukti()n 12 Grundmodell för OVK Modell för befintliga byggnader Modell för nya byggnader ~. Utftiranlie. 14 Exempel på arbetsgång vid upprättande av driftinstruktion riftinstruktion Underhållsinstruktion för förebyggande underhåll okumentationssystem Husguide 4. Pr()liukti()n av U-instrukti()n meli liat()rsttili 16 Ritningsdokument Scanning Textdokument 5. Bilag()r: riftk()rt ()ch checkllist()r 21 4

6 Kravspecifikation för rift. & underhållsinstruktioner Verktyg för bä re inomhusmiljö Kommunerna ställs nu inför stora ekonomiska ansträngningar. Samtidigt ställs det krav på förbättringar av inomhusklimatet i kommunens lokaler. Ett led i detta är lagen om obligatorisk ventilationskontroll (OVK), som nu uppdagar stora brister när det gäller drift- och underhållsinstruktioner. Många kommuner ska nu på kort tid upprätta ett stort antal Uinstruktioner i en kärv ekonomi. etta var den ursprungliga orsaken till det projekt som har lett fram till denna skrift. Syftet var att hjälpa kommunerna med ett förslag till kravspecifikation för U-instruktion som klarade OVK:s krav, en slags miniminivå som man kunde börja med och sedan komplettera när ekonomin så tillåter. nte bara OVK Under projektets gång har ambitionerna och skriften har nu flera syften. ökats enna skrift är tänkt att hjälpa kommunernas förval tningsansvariga med: förslag till U-instruktioner som bygger på förvaltarens initiativ och ställer krav på konsulter eller entreprenörer att upprätta enhetliga U-instruktioner med rätt ambitionsnivå och för rätt målgrupp; förslag till U-instruktioner som bidrar till att man får ett bra inomhusklimat och samtidigt en bättre driftekonomi; ett grundunderlag för upphandling av Uinstruktioner; ett förslag till grundmodell om uppfyller OVK:s krav med möjlighet att komplettera till fullständiga U-instruktioner när ekonomin så tillåter. Rapporten har följande uppläggning: Först kommer en bakgrundbeskrivning som redogör för betydelsen av U-instruktioner och att byggnadsbestämmelserna ända sedan 60-talet har ställt detaljerade krav på hur instruktioner ska se ut. Trots detta saknar ett stort antal byggnader instruktioner helt och där de finns, uppvisar de stora brister. ärefter beskrivs de myndighetskrav som gäller idag och vilket utvecklingsarbete som har skett och sker inom området. Efter denna teoridel följer själva praktikdelen och arbetsverktyget som redovisar alternativa förslag till innehåll och omfattning för U-instruktion och utgör grunden för en kravspecifikation. Verktyget är tänkt att användas på följande sätt: Checklistan används för att ta ställning till vilken omfattningen instruktionen ska ha och samtidigt hänvisa till en textdel som preciserar innehållet i instruktionen. e alternativ som beskrivs i text eller i form av redovisningsexempel ska uppfattas som exempel som i sig är beprövade och goda exempel, men som självklart helt eller delvis kan ersättas med egna varianter. Vi tror att detta verktyg kan vara användbart vid följande tre situationer: 1. en egna organisationen använder sig av checklista och text- och exempeldel för att steg för steg arbeta fram en egen enhetlig modell som i fortsättningen ska gälla i kommunen. 2. Checklista och text- och exempeldel används som ett diskussionsunderlag mellan förvaltare och den konsult som ska upprätta instruktionen. Stegvis går man igenom omfattning och innehåll och när man är färdig så utgör den ifyllda checklistan en kravspecifikation och bekräftelse på uppdraget. 5

7 Kravspecifikation för rift- & underhållsinstruktioner 3. Materialet används i bearbetad och kompletterad form som ett förfrågningsunderlag för upphandling av enhetliga U- instruktioner. Behov av instruktioner inget nytt en starka ekonomiska tillväxten under talet med höga komfortkrav och snabb teknisk utveckling har lett till att våra byggnader blivit mer och mer komplicerade. början av seklet utgjorde kostnaden för installationerna bara ett par procent av byggnadens totalkostnad. dag ligger den andelen uppemot 50 %. Tekniskt komplicerade installationer ställer naturligtvis höga krav på både instruktioner och kunskaper hos den som ska sköta anläggningen. et är dock fel om man tror att gamla självdragsanläggningar alltid fungerade av sig själv utan instruktioner. e krävde en mycket avancerad skötsel med noggranna inställningar för att fungera. ärför kan man också finna mycket utförliga och påkostade instruktioner från 1800-talet. När rådhuset i Umeå byggdes 1890 försågs den med ett luftburet värmesystem typ Professor Cederbloms kalorifärsystem. et var ett mycket avancerat till- och frånluftssystem som byggde på självdragsprincipen. Eftersom ventilationsluften även skulle klara husets uppvärmning kunde den köras med återluft vintertid. en var dessu tom u trustad med anordning för befuktning av luften. Konstruktören Hugo Theorell insåg naturligtvis att en så komplicerad värme- och luftbehandlingsinstallation krävde utförliga instruktioner för att fungera. ärför upprättades en mycket utförlig instruktion speciellt utformad för den aktuella anläggningen. en ger utförliga anvisningar om anläggningens skötsel, hur den skulle inregleras för olika belastningsfall, vilka omställningar som krävdes vår och höst samt erforderliga underhållsarbeten. nstruktionen med titeln "Regler för skötsel av värmeledningar i Umeå Rådhus" är ett prydligt häfte på tolv sidor som trycktes på Nya Boktryckeribolaget i Umeå etta exempel visar att det inte är teknikutvecklingen i sig som lett till att det krävs kunskap och bra instruktioner. Anläggningar med avancerade funktioner har alltid ställt krav på kunskap och bra instruktioner. Sedan är det naturligtvis så att den tekniska utvecklingen gjort det möjligt att relativt enkelt att lägga in flera funktioner för att tillmötesgå kraven på hög komfort. etta har i sin tur lett till att vi fått fler komplicerade anläggningar. Ventilationen har fått större betydelse nneklimat i våra byggnader har också blivit mycket mera sårbart och beroende aven fungerande luftbehandling på grund av bl a följande faktorer: Nya byggmaterial med hög emission av skadliga ämnen; hög värmeavgivning från belysning, datorer och annan teknisk utrustning; husen har blivit tätare; krav på energihushållning; verksamhetsförändringar; alltför korta byggtider och felaktiga byggmetoder har lett till att det i vissa byggnader kan finnas latenta skador som kan ge hälsoproblem. Under de senaste 10 åren har en mängd olika undersökningar kunnat påvisa att dåligt inomhusklimat lett till mycket besvärliga hälsoproblem. et bör dock understrykas att det inte räcker att ha bra ventilation. Kravet måste naturligtvis vara att husen ska vara sunda även i övrigt. Ett av huvudproblemen har dock påvisats vara dåligt fungerande ventilationsanläggningar. Många undersökningar under senare år har gett en mycket skrämmande bild av situationen. Fläktar går ej på grund av avslitna remmar. Aggregat ger nästan inget flöde eftersom 6

8 Kravspecifikation för rift- & underhållsinstruktioner batterier och värmeåtervinningsrotor är igensatta av smuts. Filter som aldrig byts eller ventilationssystem där luften i princip bara går runt i retur. etta är ett allvarligt problem eftersom brister i ventilationsaggregatens funktion medför att inomhusklimatet försämras. Många studier har visat att detta förutom obehag och otrivsel även kan leda till hälsoproblem. Bristande skötsel leder också i regel till oekonomisk drift med hög energiförbrukning. et finns olika orsaker till dåligt fungerande installationer. en del fall är det system som är felkonstruerade eller felmonterade. Lika vanlig orsak är dock utan tvekan brister i drift och underhåll och detta beror ofta på att fastighetsskötarna inte fått tillräckliga instruktioner för att sköta dem. Att drift- och underhållsinstruktioner för luftbehandlingsinstallationer är eftersatta är väl dokumenterat. planverkets rapport 77 (sunda och sjuka hus 1987) redovisades att i ca hälften av de undersökta anläggningarna saknades instruktioner eller så användes de aldrig. e saknades helt i 30 % av anläggningarna. et var endast vid 10 % av de undersökta fallen som instruktionerna utnytljades väl. Erfarenheter från den obligatoriska ventilationskontrollen som nu pågått i tre år bekräftar den bilden mycket tydligt. En statistisk bearbetning av rapporter från besiktningar t o m mars 1994 visade att % av ventilationssystemen saknade eller hade anmärkningsvärt bristfälliga U-instruktioner. Myndighetskrav - SBN 67 historik Första gången som drift- och underhållsinstruktioner nämns i byggnadsbestämmelserna var i Svensk Byggnorm 1967 (SBN 67). et är dock en mycket kortfattad anvisning under punkt där det sägs att: "Anläggning för ventilation ska förses med erforderliga instruktioner för drift och underhåll". Under punkten i :1811 och :1812 anges mycket enkla krav på in- struktionens omfattning. et enda som nämns när det gäller driftinstruktionen är att regler och anvisningar ska finnas för hur anläggningen startas och stoppas och hur omkoppling ska ske vid ändrade belastningsfall. Vid komplicerade anläggningar krävs dessutom ett enkelt felsökningsschema. kravet på underhållsinstruktionen anges att den ska omfatta regler och anvisningar rörande när och hur filter ska bytas samt intervall mellan tidpunkter för rengöring och smörjning mm. SBN 1975 Supplement Med SBN 1975 supplement energihushållning skärptes kraven mycket kraftigt. en anger mycket detaljerade krav på instruktionernas innehåll och omfattning. essutom föreskrivs att instruktionerna i princip ska vara färdiga vid byggnadens slutbesiktning. etta var en tydlig markering att instruktionerna ingick som en viktig del i en färdig byggnad. Supplementet kom till i anslutning till oljekrisen och det var kravet på god energihushållning som var huvudmålsättning. et ställdes mycket detaljerade krav på instruktionernas omfattning. För större byggnader än enbostadshus skulle de innehålla följande uppgifter: riftinstruktioner a) Orientering (adresser) b) Beskrivning av installationernas funktionsprinciper och placering (översiktsritningar och kopplingsschema, uppgifter om styrfunktioner och börvärden, temperaturgränser, flödesschema) c) Apparatförteckning med hänvisning till tillverkarens broschyrer d) Gällande säkerhetsbestämmelser e) Åtgärder vid brand eller driftavbrott f) Märkning och skyltning 7

9 Kravspecifikation för rift. & underhållsinstruktioner Skötselinstruktioner a) Tidsbestämda arbetsrutiner för respektive installationsdel eller systern b) rifttider och arbetsmoment för att upprätthålla ekonomisk drift c) Uppgifter om börvärden för in- och utgående temperaturer d) Underhållsrutiner och krav e) Felsökningsschema (panncentral, luftbehandlingsins talla tion) Allt detta var mycket tydliga myndighetskrav och borde rimligen ha lett till att de allra flesta installationer skulle ha försetts med instruktioner. Men så blev det inte. En viss förbä ttring kunde iakttas, det blev vanligare att det överlämnades någon form av instruktioner. e var dock av mycket skiftande kvalitet. många fall var det inte mycket mera än en broschyrsamling i en pärm med beteckningen skötselinstruktioner. Ofta saknades instruktionerna helt. nstallationer godkändes även om det inte fanns några instruktioner eller om de var mycket bristfälliga. SBN 1980 När SBN 1980 infördes hade de utförliga kraven på instruktionens innehåll minskat betydligt men fortfarande gällde dock kravet att instruktionerna skulle finnas tillgängliga vid slutbesiktning ener vid den tidpunkt som byggnadsnämnden angav. et var dock mycket sällan som det skedde någon kontroll och uppföljning från byggnadsnämndernas sida. Anläggningarna godkändes trots att instruktioner saknades eller var bristfälliga. Nybyggnadsregler 1988 Nybyggnadsreglerna 1988:18 hade myndighetskraven beträffande instruktionens omfattning tagits bort helt. et var i linje med att bestämmelserna inte skulle ange detaljkrav utan bara föreskriva en viss funktion. et skulle då helt ankomma på nyttjaren/beställaren att avgöra vilka instruktioner som skulle levereras. Gällande myndighetskrav Boverkets byggregler 94 Boverkets byggregler har det ånyo införts krav på att instruktionerna ska firu1as när byggnaden tas i bruk. "nnan byggnader eller delar av dem tas i bruk ska det finnas skriftliga instruktioner för hur och när idrifttagande och provning samt skötsel och underhål1 ska utföras för att de krav på byggnader och deras instal1ationer som följer av föreskrifterna i denna författning och i huvudförfattningen ska uppfyllas under brukstiden. okumentationen ska anpassas till byggnadens användning samt till installationens omfattning och utformning." Förordning om FUliktionskontroll av ventilationssystem 1991:1273 den förordning som regeringen u tfärda t om funktionskontroll anges i ~ 5, 3:e stycket att den bl a ska innefatta kontroll av att instruktioner och skötselanvisningar finns lätt tillgängliga för den som ska sköta systemet. etta krav gäl1er för såväl gamla som nya anläggningar. Boverkets allmänna råd 1992:3 tar upp vissa krav angivna beträffande innehåll och omfattning. övrigt hänvisar de till de anvisningar för drift och underhållsinstruktioner som finns i VVS AMA och i Råd och anvisningar till VVS AMA. Utvecklingsarbete et har från många olika håll funnits ambitioner att ta fram anvisningar och mallar för instruktioner, exempelvis; Statens institut för byggnadsforskning "Rapport 30/1970 nstruktioner för drift och underhåll. supplement för SBN 75 angavs att instruktioner som utformats enligt denna rapport var godtagbara. 8

10 Kravspecifikation för rift. & underhållsinstruktioner KBS-Anvisning nr 32 "riftsinstruktioner 1976 " ( BAF 9111, ).enna ersattes av Byggnadsstyrelsens administrativa föreskrifter beträffande riftinstruktion (BAF 9111, )vilken sedan reviderades Syftet med anvisningarna var att när förvaltningspersonalen tog över ansvaret för drift av installationerna skulle de ha tillgång till ändamålsenligt driftunderlag. ärmed skulle förutsättningar skapas för att uppnå avsedd funktion och god driftekonomi. Statens Energiverk: dehandbok riftinstruktioner, Underhållsinstruktioner ess syfte var att ge riktlinjer för framtagning av nivåanpassade U-instruktioner. et som främst hade motiverat framtagningen av handledningen var det stora behovet av U-instruktioner för befintliga byggnader. Byggforskningsrådet: R58:1991nstruktioner för drift och underhåll av VVS-komponenter i fastigheter. Arbetsbeskrivningar. Syftet med projektet var att ta fram en grund för standardiserade arbetsbeskrivningar som skulle kunna användas vid framtagning av underhållsbeskrivningar. Rapporten ger exempel på arbetsbeskrivningar, hur de kan läggas upp, vad de ska innehålla samt hur de ska registreras. Svenska nneklimatinstitutets handbokssystem för kvalitetsstyrt U-arbete enligt dagens teknik, den ingår: Riktlinjer R7, Anvisningar A7 samt Kunskapsunderlag H7. Riktlinjerna R7 ger en kvalitetsstandard för U- instruktioner. Anvisningarna A7 har syftet att underlätta tillämpningen av R7 samt att ge vägledning för projektering och upphandling av U-instruktioner, val av leveransform o d. Svensk Standard SS2643luftbehandlingsinstallationer. Mall för upprättande av driftinstruktioner Beställarens roll Myndighetskraven för U-instruktioner har växlat under de gångna åren. Beställarna har haft huvudansvaret för att anläggningen ska uppfylla de funktionskrav som byggnadsbestämmelserna angett. Tyvärr har det ofta funnits för lite intresse kring frågor som berört drift och underhåll. Många har inte heller insett vilken viktig förutsättning U instruktioner är för möjligheten att kunna uppnå en rationell och effektiv drift av installationerna och vilken betydelse detta har för både luftkomfort och ekonomi. ärför har de inte bevakat att de fått erforderliga instruktioner för drift och skötsel av installationerna. etta är förvånansvärt eftersom den som gjort en så stor investering borde vara mycket intresserad av att anläggningen ska ha en bra funktion. et borde vara lika självklart att det ska finnas en driftinstruktion för installationerna i en byggnad som att en bil alltid levereras med en instruktionsbok. et finns många tänkbara orsaker till varför instruktioner är bristfälliga eller saknas helt. Kunskap om behovet eller ekonomiska resurser i förvaltningsskedet har saknats. Kraven i byggnadsbestämmelserna har setts som en formalitet som ska uppfyllas på enklast och billigaste sätt. Frågan om instruktioner kommer in i programarbetet i ett mycket sent skede och kostnaderna för denna ses därför som en tilläggskostnad som ofta prutas bort. Förvaltningsanvarig har i regel alltför lite inflytande i programarbetet och oftast kommer de in i bilden alltför sent. riftsidan har ej fått medverka i utförande av U-instruktionen. U-instruktioner har många gånger varit av mycket låg kvalitet. Alla dåliga och praktiskt taget värdelösa instruktioner som florerat har förstärkt den negativa bilden av instruk- 9

11 Kravspecifikation för rift. & underhållsinstruktioner tioner. Vem vill betala en massa pengar för dokumentation som inte används av någon utan bara fungerar som hyllvärmare. Beställaren har kanske inte fått den instruktion han tänkt sig. Programhandlingarna beskrev in te tillräckligt tydligt vilken standard och omfattning instruktionerna skulle ha. iffusa krav leder ju ofta till att det är den enklast möjliga produkten som levereras. Många gånger har därför höga ambitioner hos beställare vänts i besvikelse när den instruktion som beställts visat sig vara inte mycket mer än en broschyrsamling med adressuppgifter. Viktiga begrepp riftinstruktion: En driftinstruktion beskriver komponenters (t ex fläktar, pumpar) funktion och placering. denna ingår driftkort, betjäningsområden, situationsplaner, orienteringsplaner. Underhållsinstruktion: En underhållsinstruktion beskriver hur byggnadskomponenter ska underhållas. denna ingår vilka komponenter som ska underhållas och när detta ska göras. essutom ingår reservdelsförteckningar, arbetsbeskrivningar, ventilförteckningar, felsökning. okumentationssystem: Ett dokumentationssystern katalogiserar all ingående dokumentation av fastigheten på ett överblickbart sätt. etta görs lämpligast genom BSAB-systemet. Checklista Till denna kravspecifikation finns en checklista som kan användas som hjälpmedel för den egna organisa tionen eller som underlag för en förfrågan vid upprättandet aven U-instruktion. checklistan finns förslag på punkter som kan ingå i instruktionen. Respektive punkt hänvisar till en bilaga med redovisningsexempel samt i vissa fall även till det kapitel som behandlar punkten. en första checklistan är benämnd "Checklista Arbetsgång" och avhandlar allmänna och administrativa uppgifter. essutom anges vilket underlag som förvaltaren ska tillhandahålla. Finns ett datoriserat underhållsprogram upprättas en kravspecifikation om arbetsgången för uppdatering. en andra checklistan behandlar driftinstruktionen som grundmodell och påbyggnadsbar modell. Punkter som krävs för att uppfylla grundmodellen för OVK är skrivna med kursiv stil. en tredje checklistan omfattar underhållsinstruktionen och upptar typ av planering, beskrivningar, protokoll och förteckningar. en fjärde checklistan behandlar dokumentationssystemet, vilka dokument som ska ingå och hur de ska sorteras. På den femte checklistan anges riktlinjer för en produktion med datastöd. Här görs val av CA-system, ordbehandlingsprogram, textfon t, färger, lager osv. Så här används kravspecifikationen En driftinstruktion upprättas efter en mall som är generell för en fastighetsägares olika typer av byggnader. Fastighetsskötaren och fastighetsägaren ska "känna igen sig" när instruktionen tas fram och ska användas. en ska vara lättläst, tydlig och arbetsbesparande. en kärv ekonomisk situation kanske enbart resurser finns för att tillgodose grundkravet som uppfyller OVK-kraven. nstruktionen upprättas då lämpligen efter en fastställd mall som är påbyggnadsbar och passar hela fastighetsbeståndet, -från enaggregatsfastigheten till fleraggregatsfastigheten med styr och övervakningssystem. efterföljande kapitel redovisas ett exempel på en sådan grundmodell för en instruktion som är påbyggnadsbar beroende på tillgängliga resurser och anläggningens komplexitet. Bilagda checklista kan användas som ett hjälpmedel 10

12 Kravspecifikation för rift. & underhållsinstruktioner vid egenproduktion eller upphandling av Uinstruktioner. Till mallen bifogas även bilagor med exempel på instruktionens utformning, innehåll och driftkortens omfattning. Erfarenheten har visat att instruktionen får ett bättre innehåll och blir bättre nyt~ad om de som kommer att arbeta med instruktionen också deltar i arbetet med upprättandet. För befintliga byggnader är det därför en fördel ur både ekonomisk och funktionell synpunkt om driftpersonalen medverkar i uppläggning och inventering av befintliga installationer och dokumentation. nya fastigheter är det viktigt att driftpersonalen får lämna synpunkter på instruktionens omfattning och innehåll. Generellt bör det inte vara någon skillnad mellan en instruktion för befintliga byggnader och nya byggnader. Men beroende på fastighetens ålder och kvarvarande dokumentation kan däremot kostnaden för instruktionen bli betydligt högre jämfört med motsvarande omfattning i en ny fastighet. et ligger även i förvaltarens intresse att lokalbrukaren/hyresgästen känner till husets funktioner i stora drag och kan sköta anläggningsdelar som är direkt verksamhetsberoende. denna skrift ges ett exempel på en "hus-guide" som är en överskådlig instruktion särskilt anpassad för lokalbrukaren/hyresgästen. en kan komplettera U-instruktionen och bl a omfa tta funktionsöversikt, värme / ven tilation, belysning, kapacitet och tidstyrningar. kommande kapitel redovisas exempel på olika modeller aven driftinstruktion som är generellt utformade för att passa de flesta användningsområden. Omfattning, utformning och innehåll är en rekommendation till en lämplig nivå på en instruktion. För befintliga byggnader kan den utgöra en start som sedan byggs på med hela husets installationer. Följande kapitel samt redovisningsexemplen (bilagorna) ska uppfattas som ett förslag på lämplig omfattning som visat sig fungera vid praktiskt bruk. 11

13 Kravspecifikation för rift- & underhållsinstruktioner Modell för drift. och nderhållsinstruktion nstruktionens omfattning anpassas efter byggnadens installationer. et ska inte upprättas fler driftkort än vad som erfordras för drift och skötsel av anläggningen. All dokumentation ska vara objektsorienterad. och redo- enna mall är generellt uppbyggd visar tre exempel på olika nivåer: Grundmodell för OVK. Modell för befintliga byggnader. Modell för nya byggnader. Grundmodell för OVK lagen om Obligatorisk VentilationsKontroll OVK (9 5 pkt 3 SFS 1991:1273) föreskrivs att det ska finnas instruktioner. är står: fatt instruktioner och skötselanvisningar ska finnas lätt tillgängliga för dem som ska sköta systemet". Nedanstående exempel på en instruktion utgör en grundmodell för OVK. riftinstruktion: ntroduktionsavsnitt Orienteringsplaner alternativt situationsplaner där komponenternas (endast luftbehandling) placering ska framgå. Översiktscheman på fastighetens luftbehandlingssystem. riftkort på ventilationsaggregat och frånluftsfläktar. Se bilaga 20 "Checklista riftinstruktion", exempel på flikregister bilaga 3. samt Modell för befintliga byggnadel~ nstruktionens omfattning anpassas efter installationen. Hänsyn tas till installationernas komplexitet och tillgång till dokumentation som kan variera beroende på byggnadens ålder. Befintliga handlingar sammanställs och revideras för att utgöra underlag till instruktionen. Saknas underlag görs en inventering av de anläggningar som ska ingå i handlingen. riftinstruktion : ntroduktionsavsnitt Situationsplan Orienteringsplaner Översiktsscheman Be~äningsområden (endast vid större anläggningar) riftkort Se bilaga 20 "Checklista riftinstruktion" samt exempel på flikregister bilaga 3. En underhållsinstruktion av komponenter. Underhållsinstruktion: denna kan följande ingå: ntroduktionsavsnitt Arbetsplaneringsschema Underhållskort Arbetsbeskrivningar beskriver underhåll Se bilaga 21 "Checklista Underhållsinstruktion" samt exempel på flikregister bilaga 4. Finns ett datoriserat underhållsprogram upprättas en kravspecifikation om arbetsgång för uppdatering. okumentationsystem Befintlig dokumentation över fastigheten samlas in och sorteras in enligt BSAB-systemet. Se bilaga 22 "Checklista okumentation" exempel på flikregister bilaga 5. samt 12

14 Kravspecifikation för rift- & underhållsinstruktioner Modell för nya byggnader Vid nybyggnad finns möjlighet att ställa höga krav på drift och underhållsinstruktioner samt tillhörande dokumentation. riftinstruktionerna bör upprättas redan i samband med projekteringen av anläggningen. Förfrågningsunderlaget ska innehålla beställarens krav på instruktionens innehåll och utförande. Senast i samband med slutbesiktningen ska instruktionen vara färdigställd. entreprenörens åtagande ska ingå att löpande förse den som upprättar instruktionen med ett erforderligt underlag i relationshandlingsu tförande. riftinstruktion: ntroduktionsavsnitt Situationsplan Orienteringsplaner Översiktscheman Be~äningsområden (endast vid större anläggningar) riftkort Se bilaga 20 "Checklista riftinstruktion", samt exempel på flikregister bilaga 3. Underhållsinstruktion: En underhållsinstruktion beskriver underhåll av komponenter. denna kan följande ingå: ntroduktionsavsnitt Arbetsplaneringsschema Underhålls kort Arbetsbeskrivningar Se bilaga 21 "Checklista Underhållsinstruktion" samt exempel på flikregister bilaga 4. Finns ett datoriserat underhållsprogram upprä ttas en kravspecifika tion om arbetsgång för uppdatering. okumentationsystem En samordnare hos konsulterna (eller entreprenörerna) ansvarar för att samla in all dokumentation över fastigheten, samt sorterar in denna enligt BSAB-systemet. Se bilaga 22 "Checklista okumentation" samt exempel på flikregister bilaga 5. 13

15 Kravspecifikation för rift- & underhållsinstruktioner Utförande Exempel på arbetsgång vid upprättande av driftinstruktion Se även bilaga 19 "Checklista Arbetsgång" Underlag Följande underlag överlämnas till den som ska göra instruktionen: Relationsri tningar VVS och EL / TELE Appara tskåpsscheman Ev programmeringslistor för dataundercentraler nventering en som upprättar instruktionen ska genom platsbesök inventera anläggningen. Någon av driftpersonalen bör vara närvarande. Under inventering antecknas ifall skyltar saknas samt fel och brister i anläggningen. Produktion Produktions tiden ska hållas så kort som möjligt. En tidplan över produktionen ska upprättas. En förhandskopia (svartvit) ska lämnas till beställaren för granskning och synpunkter innan överlämnandet. Överlämnande Situationsplaner, orienteringsplaner, översiktsscheman, be~äningsområden och driftkort överlämnas i färg. En omgång överlämnas i A4- format insatt i pärm Vid varje apparat sätts driftkort i A3-format upp i ställ. respektive undercentral, fläktrum etc sätts erforderliga situa tionsplaner, orienteringsplaner, översiktsscheman samt be~äningsområden upp i A3-format i ställ. Observera att av dessa kan alltså ett antal omgångar behövas. Utbildning samband med överlämnandet ska utbildning med driftpersonalen hållas. Utbildningen ska ge driftpersonalen full kännedom om driftinstruktionens uppbyggnad och hur den används i praktiken. Revideringar Eventuella fel i instruktionen ska antecknas och påtalas för den som upprättat instruktionen inom ett år från överlämnandet. essa ska då åtgärdas utan kostnad. Revideringar efter ombyggnader mm samlas under därför avsedd flik i driftinstruktionen. riftinstruktionen bör därefter uppdateras årligen. riftinstruktion nnehåll ntroduktionsavsnitt. Flikregister, innehållsförteckning, symbolförteckning, funktionsöversikter m m ska ingå. Situationsplan (bilaga 7) utformas så att det från dessa går att utläsa lokalisering av yttre ledningar, huvudavstängningar m m. essa ska om möjligt bygga på skalenliga relationsritningar. bilaga 8 redovisas en sammanslagning av situationsplan och orienteringsplan som kan vara lämplig för mindre anläggningar. Orienteringsplan (bilaga 9,10) utformas så att det från dessa går att finna komponenter till alla teknikområden. Vid nybyggnad ska dessa om möjligt bygga på skalenliga relationsritningar. Översiktschema (bilaga 11,12) utformas så att det från dessa går att utläsa de olika systemens 14

16 Kravspecifikation för rift. & underhållsinstruktioner uppbyggnad, funktionssamband samt huvudsakliga läge för distributionssystemen. Betjäningsområde (bilaga 13) utformas så att det från dessa grafiskt går att utläsa olika centralenheters betjäningsområden. Vid nybyggnad ska dessa om möjligt bygga på skalenliga rela tionsri tningar. riftkort (bilaga 14, 15) utformas så att driftpersonalen med hjälp av dessa ska få fullgod kännedom om funktionen hos det beskrivna objektet. På driftkorten ska manöver, driftfunktion, säkerhetsfunktioner, larm samt inställningsvärden framgå. Underhållsinstruktion för förebyggande underhåll Konventionella underhållssystem Ett konventionellt underhållsystem bör innehålla: Underhållskort. e olika underhållsobjekten i en fastighet grupperas i olika kort (t ex för ventilationsaggregat, undercentraler m m). På dessa kort anges komponenter, hänvisning till arbetsbeskrivningar serviceintervaller, status, placering m m. Arbetsplaneringsschema. Anger när åtgärderna på underhållskorten ska utföras. Vid större anläggningar sätts "miniatyrer" (röd/ gröna) av underhållskorten upp på en tavla. Korten vänds när servicen är utförd. Arbetsbeskrivningar. Ska vara en hjälp för att u tföra service och repara tio- driftspersonal ner. atoriserade underhållssystem et finns ett antal olika program på marknaden och de bör i princip innehålla följande: stället för underhållskort används arbetsorder. På dessa står vilken service som ska utföras. Helst bör också uppgifter ifrån föregående besök finnas. essutom bör det finnas stora möjligheter till att få fram statistik över anläggningen. T ex bör det vara möjligt att utläsa vilket underhåll som är nedlagt på olika fastigheter. et bör också vara enkelt att ta ut rapporter på olika komponenter, reservdelar m m. Arbetsplanering ska kunna ske på ett enkelt och smidigt sätt. T ex ska det vara möjligt att planera arbeten för olika yrkesgrupper. Tekniska data, artikelnummer och garantitider ska gå att registrera på komponentnivå. okumentationssystem All dokumentation tillhörande fastigheten sorteras enligt BSAB-systemet. Observera att även driftinstruktion och ritningar tillhör dokumentationen. BSAB-systemet beskrivs i Svensk Standard SS korthet innebär systemet att olika handlingar sorteras efter tillhörande teknikgrupp. e olika grupperna skiljs åt via ett nummersystem. e olika grupperna sätts in i flikregister (se bilaga 5 och 22) i olika pärmar. Vid större anläggningar upprättas en referenslista för att snabbt hitta den dokumentation som söks. Husguide Se även bilaga 16 "Exempel på Husguide". Ett stor andel av felanmälningar och missnöje bland hyresgäster beror på att de har dålig, eller ingen kännedom om hur byggnadens installationer fungerar. Genom en enkel instruktion kan de få nödvändig kännedom om detta. husguiden finns t ex uppgifter om var felanmälan ska ske, hur ventilation och belysning fungerar, säkerhetsföreskrifter, och annan matnyttig information. essutom bör en enkel orienteringsplan ingå där intressanta objekt kan sättas ut. Allt ifrån var en "timer" är placerad till var rökrum, cafeteria, soprum m m finns. Språket ska vara mycket enkelt och inga fackuttryck ska användas. 15

17 Kravspecifikation för rift- & underhållsinstruktioner Produktion av U-in ruktion med datorstöd med dator- Se bilaga 23 "Checklista Produktion stöd". Krav på programvaror CA-ritningarna bör upprättas i AutoCA eller något program som är kompatibelt med AutoCA, d v s kan exportera filer i WG- alternativt XF-format. Textdokumentet bör upprättas i Word, Page- Maker eller någon kompatibel programvara. Arbetsmetod Flödescheman och ri tningar ritas i ett CAprogram och länkas därefter till ett textdokument. textdokumentet bakas bild och text samman. okumentnamn Filernas digitala namn ska överensstämma pappersnamnen. med et är viktigt att någon form av system används för att namnge dokumenten. Nedan följer ett exempel på ett sådant system: xxx - L-l _ - Löpnummer Typ (se nedan) Hus/Byggnad nforma tion (nnehållsförteckning, symbolförklaring m m) S Situationsplan O Orienteringsplan BL Betjäningsområden Luftbehandling BV Betjäningsområden Värme Ö Översiktschema VA Vatten och avlopp V riftkort Värme K riftkort Kyla L C V SÖ UP lp riftkort Luftbehandling riftkort El riftkort Tele riftkort Styr och övervakning Utrymningsplan nsatsplan igital leverans Filer levereras på 3,5" disketter om inget annat avtalats. Packas filerna ska programvara för uppackning samt handhavandeinstruktion medfölja. Leverans av disketter sker samtidigt med leverans av pappersomgångar. Samtliga filer dokumenteras enligt bilaga 17 eller 18. Viruskontroll isketter ska viruskontrolleras innan de överlämnas till beställaren. Kontrollen ska dokumenteras på filförteckningen enligt bilaga 17 eller 18. Är kontrollen ej genomförd returneras disketterna och uppdraget betraktas ej som slutfört. Ritningsdokument Symboler och färger et finns idag ingen officiell standard över vilka färger som ska användas i driftinstruktioner. Bilaga 6 innehåller ett förslag på färger. Symboler i bilaga 6 överenstämmer med SO 4067/1. lagerhantering et finns idag ingen officiell standard över vilka lagernamn som ska användas i driftinstruktioner. et är dock viktigt att ett system tillämpas konsekvent så att man får samma lagernamn på driftkort i olika fastigheter. På nästa sida återges ett förslag till hur ett sådant system kan se ut. 16

18 Kravspecifikation för rift- & underhållsinstruktioner Media Lagernamn Tjocklek, pline Färgjlinjetyp Uteluft UL 1,0 mm Blå/Heldragen Tilluft TL 1,0 mm RÖd/Heldragen Frånluft/ Avluft FL 1,0 mm Grön/Heldragen Brandgas BL 1,0 mm Brun/Heldragen Värme primär VP 0,7 mm Violett/Heldragen Värme sekundär VS 0,5mm Röd/Heldragen Värmebärare VB 0,5mm Grön/Heldragen Varmvatten VV 0,5mm RÖd/Heldragen VVC VVC 0,5 mm Grön/Heldragen Kallvatten KV 0,5mm Cyan/Heldragen agvatten 0,5mm Grön/Heldragen Spillvatten S 0,5 mm Brun/Heldragen Köldmedium KM 0,5 mm Brun/Heldragen Köldbärare KB 0,5 mm Blå/Heldragen Kylmedel KYM 0,5 mm Gul-Grön/Heldragen El/styr ES 0,5 mm Grön/Streckad Symboler, egna Symb 0,7 mm Vit/Heldragen Vägar Vag 0,3mm Vit/Heldragen Hus Hus 0,7 mm Vit/Heldragen Ram Ram 0,3mm Vit/Heldragen Text Text 0,3 mm Vit/Heldragen Orienteringsplaner: Luftbehandling L 0,3 mm Blå/ Heldragen Värme/sanitet VS 0,3 mm RÖd/ Heldragen Kyla K 0,3 mm Violett/ Heldragen El/styr E 0,3 mm Grön/ Heldragen Brand B 0,3 mm Orange/ Heldragen Betjäningsområden (bokstaven anger mönstervariation, siffran färgvariation): Hatchmönster Färger Al-A5 Al,A2,A3,A4,A5 Ansi 31 Röd, Blå,Grön,Violett,Orange Bl-B5 Bl, B2, B3, B4, B5 Ansi 31, Cl-C5 Cl,C2,C3,C4,C5 Ansi Av ovanstående lager kan lokala variationer i färg och linje~ocklek förekomma, beroende på anpassning mot skrivare eller layout. 17

19 Kravspecifikation för rift- & underhållsinstruktioner Strukturering av digitala ritningar En orienteringsplan kan i en driftinstruktion användas för olika ändamål. T ex kan en driftinstruktion redovisa separata orienteringsplaner för VVS, El och någon typ av be~äningsområde för ett och samma plan i byggnaden. Pappersmässigt i driftinstruktionen är detta tre st unika sidor. Att använda samma uppdelning digitalt (i datorn) är ej rationellt. Vid en eventuell ombyggnad måste alla ovanstående tre planer revideras, vilket är tidsödande och kräver en högre grad av administration av filerna. Med referens menas en länk till en annan ri t- ningsfil. Metoden innebär att grundritningen länkas in i de olika typerna av orienteringplaner och redovisas där enbart som en död bild, dvs den syns men kan ej redigeras. Revideras grundritningen öppnas de olika orienteringsplanerna och länken till grundritningen ser till att bilden uppdateras. 0-1.WG Lagerhanteringsmetod Nedanstående tre metoder beskriver olika sätt att hantera struktureringen av de digitala ritningarna. Figurerna illustrerar ett exempel där en grundritning (enbart byggdelar för ett plan) ska ligga som grund för två olika typer av orienteringsplaner, VVS och El, samt en plan för be~äningsområden ventilation. Grundritning + Komponenter VVS Grundritning + Komponenter el Grundritning + Betjäningsområden Ventilation Konventionell metod 0-1A.WG 0-1B.WG BL-1.WG Grundritning + Grundritning + Grundritning + Komponenter VVS Komponenter el Betjäningsområden Ventilation Här läggs grundritningen in fullständigt i varje orienteringsplan för VVS, El och be~äningsområden. Vanligtvis görs grundritningen (husplanet) som ett block. Vid en eventuell planändring revideras en av grundritningarna som därefter byts ut på de övriga två orienteringsplanerna. Referensmetod 0-1..WG Grundritning 0-1.A.WG BL-1..WG Komponenter YVS Komponenter el Betjäningsområden Ventilation enna metod medger att samtliga delar (VVS, El och be~äningsområden) skapas direkt på grundritningen. När ritningen sedan ska skrivas ut tänds och släcks nödvändiga lager för att förvandla ritningen till önskvärd teknik. agens CA-programvaror kan låsa dessa lagerinställningar via definitioner av "titthål" in mot ritningen. Vid en eventuel1 revidering behöver därför inte definitionen göras om. Summering av metoderna Referenser och titthål är funktioner som är unika för respektive CA-programvara. etta kan innebära ett omfattande redigeringsarbete av ritningarna vid ett eventuel1t framtida byte av CA-system. Lagerhanteringsmetoden utan titthål är då säkrast eftersom samtliga delar tillhörande ett plan finns i en och samma fil. Vidare bör det poängteras att vissa program som används i den löpande förvaltningen ej klarar att läsa ritningar korrekt som är uppbyggda med referenser el1er titthål. 8

20 Kravspecifikation för rift- & underhållsinstruktioner Beroende på vilken metod som används kan det innebära att det digitala namnet för orienteringsplanen ej kommer att överensstämma med pappersnamnet varför detta måste dokumenteras i en filförteckning, se bilaga 17 och 18. Scanning Finns önskemål att befintliga pappersritningar ska omvandlas till digitala finns i princip två olika metoder. en ena innebär att ritningen digitaliseras dvs ritas upp på nytt. etta är en rätt dyr metod men resultatet blir en "äkta" digital ritning. Ett annat alternativ är att "scanna" in ritningen. et innebär att pappersoriginalet fotograferas och en "ointelligent" kopia erhålls i datorn. enna kopia består enbart av punkter som måste göras om till linjer med hjälp aven speciell programvara. enna teknik kallas för vektorisering. Ritningsfilerna kommer därefter att kräva en del redigeringsarbete med ritningstexterna. ärutöver krävs att pappersoriginalen är i bra skick! Textdokument Format Samtliga sidor ingående i instruktionen produceras digitalt i A3-format och förses med huvud enligt bilaga 2. Typsnitt Typsnitt" Arial" rekommenderas. etta typsnitt är lättläst samt finns som standard i Windows typsnittuppsättning. Väljs ett annat typsnitt bör detta finnas i windows som standard eftersom det annars kan finnas risk för att texten ej går att läsa på samtliga datorer. Se bilaga 2 för texthöjder och rubriker. okumentstatus ritningshuvudets övre högra hörn finns det utrymme för revideringsdatum. Revideringar ska införas på en separat revideringssida ingående i instruktionen. 19