Manual: Intranät REV. 1.2

Transkript

1 Manual: Intranät REV. 1.2 Springhill Textile AB Säte/Reg office: Helsingborg Huvudkontor/Headoffice: Bankgiro: Postgiro: Org nr / Reg no: Mörsaregatan 25 Handelsbanken Swift: HANDSESM Vat-No: SE P.O. Box Bankkonto Sverige: F-skattebevis finns. SE HELSINGBORG Bankkonto Finland: KUNDSERVICE tel: fax: kundservice@springhill.se

2 Innehållsförteckning Innehåll Revisionshistorik 1 Generellt 2 Startpanel 3 Tidsredovisning 4 Min ToDo 6 Digital Produktion 7 IT-support 8 Mediabank 9 Personal 10 Säljstöd 11 Webbunderhåll 12

3 Sida 01 Revisionshistorik Revisionshistorik 1.0 David Berglund David Berglund Kunddatabas, Lägg till kund, Personal David Berglund Leverans lunch, Webbunderhåll webbsidor

4 Sida 02 Generellt Generellt Syfte Springhill inrymmer många olika arbetsfunktioner och därmed också många olika verktyg för arbetsutförande. Syftet med intranätet är att samla ett antal gemensamma funktioner på ett ställe, och samtidigt rationalisera funktionernas utformning. Inloggning Intranätet finns på: Inloggning sker med anställningsnummer som användarnamn och dina fyra sista siffror i personnumret som lösenord. Support Intranätet underhålls av enheten Digital Produktion. Vid frågor eller problem kontakta: David Berglund Chef Digital Produktion/CDO Telefon: david.berglund@springhill.se

5 Sida 03 Startpanel Startpanel Tidsredovisning I denna översiktsvy kan du tidsredovisa aktuell dag. Har du någon frånvaro att rapportera klickar du i den frånvarotyp det gäller och anger sedan start- och sluttid för frånvaron (alternativt heldag). Har du ingen frånvaro att rapportera klickar du i Ingen avvikelse och därefter knappen Bekräfta. Vill du tidsredovisa flera dagar eller planera frånvaro kan du göra det antingen genom att klicka på länken Redovisa & planera fler dagar i rutan på sidan eller genom att klicka på Tidsredovisning i huvudmenyn. Dagens lunch Från din dashboard kan du även beställa dagens lunch. Observera att beställning måste ske innan kl.9 varje dag. Därefter är beställningen låst. För att beställa kryssar du i det alternativ som önskas och väljer därefter om beställningen är personlig eller till en besökare du har, samt om din lunch ska levereras till lagret eller till kontoret (huvudbyggnaden). Personlig beställning kopplas till ditt anställningsnummer och beställning till besökare redovisas på din avdelning. Frånvarolista Denna frånvarolista ersätter den som tidigare mailats ut. Attestera frånvaro (synlig för vissa) Här ser du om någon medarbetare som du är ansvarig för har ansökt om semester. Klicka på medarbetarens namn för att se vilket datum ansökan gäller. Om ansökan kan godkännas direkt kryssar du i den dag eller de dagar som ska godkännas och klickar därefter på knappen Godkänn. För att få en överblick över samtliga medarbetare du ansvarar för innan godkännande kan du klicka på länken Visa multischema. Se vidare under avsnittet Tidsredovisning Multischema.

6 Sida 04 Tidsredovisning Tidsredovisning Tidsredovisningen är en avvikelserapportering, inte en stämpelklocka. Det innebär att mindre avvikelser som kompenseras genom att jobba sent eller komma tidigt inte ska rapporteras. Mindre avvikelser kommer du istället överens om med din närmsta chef. Dagsvy Dagsvyn är det första du kommer till när du gått till Tidsredovisning i huvudmenyn. Har du någon frånvaro att rapportera idag? Har du någon frånvaro att rapportera klickar du i den frånvarotyp det gäller och anger sedan start- och sluttid för frånvaron (alternativt heldag). Har du ingen frånvaro att rapportera klickar du i Ingen avvikelse och därefter knappen Bekräfta. Saknade dagar att bekräfta Om du har missat att rapportera någon dag i aktuell vecka blir du i dagsvyn uppmanad att rapportera detta i efterhand. Denna rapportering fungerar på samma sätt som dagsrapporteringen, men om du har flera saknade dagar kan dessa rapporteras samtidigt. Observera att alla veckans dagar måste vara rapporterade varje fredag. Planera frånvaro Denna ruta innehåller länk till kalendervyn. Attestera frånvaro (synlig för vissa) Här ser du om någon medarbetare som du är ansvarig för har ansökt om semester. Klicka på medarbetarens namn för att se vilket datum ansökan gäller. Om ansökan kan godkännas direkt kryssar du i den dag eller de dagar som ska godkännas och klickar därefter på knappen Godkänn. Multischema (synlig för vissa) För att få en överblick över samtliga medarbetare du ansvarar för innan du godkänner semester kan du klicka använda funktionen multischema. Kryssa i de medarbetare som du vill se schema för och klicka sedan på knappen Visa. Du får nu upp ett schema för aktuell månad där du ser all ansökt och beviljad frånvaro (förklaringar till förkortningarna finns under schemat). Alla gröna dagar är ordinarie arbetsdagar, och grå dagar är helgdagar. Du kan ändra månad och år för att gå framåt eller bakåt i schemat.

7 Sida 05 Tidsredovisning Kalendervy Kalendervyn är till för planering av frånvaro som ska rapporteras. Det går med andra ord att planera tjänstledighet, föräldraledighet och semester. All planerad frånvaro meddelas din närmsta chef för godkännande. För att planera frånvaro klickar du på aktuell dag. Därefter väljer du vilken typ av frånvaro det gäller, och vilken omfattning frånvaron har.

8 Sida 06 Min ToDo Min ToDo Min ToDo är ett enkelt verktyg för anteckningar. Skapa ny ToDo Klicka på plus-tecknet i vänstermarginalen, och fyll sedan i en rubrik och dina anteckningar. Redigera en ToDo Klicka på pennan framför aktuell ToDo:s rubrik, och redigera sedan rubrik och anteckningar.

9 Sida 07 Digital Produktion Digital Produktion Digital Produktion på intranätet är ett requests-system för beställningar av digitalt utvecklingsarbete. Allt arbete som ska utföras av DP (Digital Produktion) utförs som beställningsarbete och ska därmed skickas in via requests-systemet. Skicka in ny request Klicka på plus-tecknet i vänstermarginalen för att få fram formuläret. Fyll i tillämplig information och avsluta med att ange önskat leveransdatum och bifoga eventuella filer från din egen dator. När du skickat in din request får du ett mail som bekräftelse. Mailet innehåller en länk som du kan följa din beställning via. Sök request Klicka på förstoringsglaset i vänstermarginalen för att få fram formuläret. Du kan söka på beställningens namn eller ärendenummer. Söker du på ärendenummer anger du bara de sista siffrorna. Behandlad request När din beställning är behandlad och klar kommer du att få ett mail som bekräftelse. Mailet innehåller en länk som du kan klicka på för att se eventuella meddelanden kopplade till din beställning.

10 Sida 08 IT-support IT-support IT-support på intranätet är ett requests-system för ärenden gällande till exempel mjukvara, hårdvara, kopplingar mellan system eller generella IT-frågor. Vår IT-chef administrerar systemet och all IT-support ska skickas in via requests-systemet. Skicka in ny request Klicka på plus-tecknet i vänstermarginalen för att få fram formuläret. Fyll i tillämplig information och försök vara så utförlig som möjligt gällande ditt ärende. När du skickat in din request får du ett mail som bekräftelse. Mailet innehåller en länk som du kan följa din beställning via. Sök request Klicka på förstoringsglaset i vänstermarginalen för att få fram formuläret. Du kan söka på beställningens namn eller ärendenummer. Söker du på ärendenummer anger du bara de sista siffrorna. Behandlad request När din beställning är behandlad och klar kommer du att få ett mail som bekräftelse. Mailet innehåller en länk som du kan klicka på för att se eventuella meddelanden kopplade till din beställning.

11 Sida 09 Mediabank Mediabank En dedikerad mediaserver är uppsatt för att hålla en enhetlig struktur på företagets filer. Mappstruktur Mediaservern har en toppnivå som motsvarar varje affärsområde, och därunder en struktur innehållande mapparna docs, images, labels, logos, ORIGINAL, png200, png400, png800, PROCESSED, profile och update. Var och en av dessa mappar har ett specifikt syfte och en specifik innehållstyp: docs: innehåller nedladdningsbart material i form av pdf-kataloger images: innehåller nedladdningsbart material i form av image-bilder labels: innehåller filer relaterade till labels logos: innehåller nedladdningsbart material i form av logotyper ORIGINAL: bilder överförda från Styleshoots, högupplöst jpg png200: bilder överförda från Styleshoots, frilagd png i storlek 200px png400: bilder överförda från Styleshoots, frilagd png i storlek 400px png800: bilder överförda från Styleshoots, frilagd png i storlek 800px PROCESSED: bilder överförda från Styleshoots, högupplöst frilagd png profile: innehåller filer relaterade till varumärkesprofilen update: innehåller material för kommande uppdatering av hemsidan

12 Sida 10 Personal Personal Personal är en del av mediaservern där interna dokument för företagets anställda förvaras. Innehåll Fliken Personal är kopplat till en specifik del av mediaservern avsedd för interna dokument. Där ligger bland annat Personalhandboken, ett antal manualer och annan information väsentlig för personalen.

13 Sida 11 Säljstöd Säljstöd Sektionen Säljstöd innefattar framför allt en funktion för reklamationer. Funktionen är tänkt att användas av säljare på plats hos kund för att få en smidig reklamationshantering. Skapa reklamation Böra med att välja vilket AO (avdelning) reklamationen gäller. Därefter väljer du vilken kund det gäller. Listan kommer att filtreras när du börjar skriva. Sidan laddas nu om med alla sparade kunduppgifter förifyllda i formuläret. Komplettera information som eventuellt saknas. Nu kan du börja fylla i produktraderna. Listan med produkter kommer att filtreras när du börjar skriva in ett artikelnummer. Fyll därefter i kvantitet, kundens pris, orsakskod och eventuella noteringar. Avsluta med att skriva in ditt namn längst ner, och klicka därefter på Skicka reklamation. Om totalsumman på reklamationen är under 3 000kr går det direkt en bekräftelse via e-post till kunden. All information mailas även till kundtjänst, som därefter kopierar och klistrar in i AX. Om reklamationen är på över 3 000kr notifieras angiven säljares närmsta chef, vartefter vederbörande går in på intranätet och attesterar reklamationen. Därefter går bekräftelse ut till kund och informationen mailas till kundtjänst. Alla reklamationer får automatiskt ett unikt ID och lagras i intranätets databas. Kunddatabas Böra med att välja AO (avdelning). Därefter kan du filtrera listan genom att skriva i sök-fältet. Klicka på den kund det gäller. Du får nu upp all tillgänglig kundinformation som finns sparad i SiteDirect. Saknas det information eller finns felaktig information kan du uppdatera kundregistret genom formuläret till höger på sidan. OBS: Topeco- och Gripsholmskunder kan inte uppdateras via intranätet, utan via AX. Lägg till kund Böra med att välja AO (avdelning). Fyll i efterfrågad information och klicka på Spara. Kunden är nu sparad i systemet och kan logga in på valt affärsområdes sida. OBS: Topeco- och Gripsholmskunder kan inte uppdateras via intranätet, utan via AX.

14 Sida 12 Webbunderhåll Webbunderhåll Den här delen av intranätet kommer att innehålla ett antal verktyg för registervård, underhåll och uppföljning. Bildavstämning Rapporten Bildavstämning listar alla aktiva produkter på respektive site som saknar bild. Syftet med rapporten är att med jämna mellanrum kunna gå in och säkerställa att den är tom, utan att behöva kolla igenom hela hemsidan. Är listan inte tom kan snabb åtgärd initieras. Aktivera rapporten genom att välja AO (avdelning). Lageravstämning Rapporten Lageravstämning listar alla produkter på respektive hemsida med aktuellt lagersaldo. Genom denna rapport kan man enkelt gå igenom de produkter som har 0 i lagersaldo för att avgöra om de kommer att komma i lager igen eller ska tas bort från hemsidan. Aktivera rapporten genom att välja AO (avdelning). Uppdatering av hemsidor Under denna funktion är uppställda processcheman samlade. Det inkluderar en ansvarsfördelning av arbetsuppgifter som har med hemsidan att göra, och ett tidsschema för kommande kollektioner. Aktivera funktionen genom att välja AO (avdelning).