Socialförsäkring. Anmälan. Utredning. Utredning. (Dnr )

Transkript

1 Socialförsäkring Försäkringskassan har haft stöd för sin åtgärd att begära in visst utredningsmaterial i ett ärende om assistansersättning men kritiseras för att utredningen har dragit ut på tiden (Dnr ) Beslutet i korthet: I beslutet konstateras att det är Försäkringskassan som leder utredningen och bestämmer vilket utredningsunderlag som behövs för att ta ställning i ett ärende hos kassan. I förevarande fall hade Försäkringskassan hämtat in en större mängd journalanteckningar, bl.a. från en barnoch ungdomspsykiatrisk mottagning. En sådan åtgärd omfattas av de utredningsbefogenheter som myndigheten har enligt 110 kap. 14 socialförsäkringsbalken. När det gäller anmälarens invändning att det inhämtade materialet innehöll känsliga uppgifter och att hon inte hade samtyckt till inhämtandet av dessa, upplyste JO om följande. Det är den myndighet som har en begärd uppgift, i det här fallet hälso- och sjukvården, som vid en begäran från en annan myndighet måste ta ställning till om uppgifterna i fråga omfattas av sekretess och om de i så fall ändå ska lämnas ut, t.ex. därför att den enskilde har lämnat sitt samtycke. JO uttalade vidare att det inte är givet vem som ska hämta in ett eventuellt samtycke men att utgångspunkten bör vara att hälso- och sjukvården prövar förutsättningarna för ett utlämnande i alla led och därmed även sköter uppgiften att hämta in samtycke. Försäkringskassan kritiseras således inte för att ha vidtagit de aktuella utredningsåtgärderna men för att utredningen har dragit ut på tiden. Anmälan I en anmälan som kom in till JO den 18 september 2013 klagade K.N. på Försäkringskassans sätt att bedriva utredningen i ett ärende om assistansersättning avseende hennes dotter. Hon anförde bl.a. att myndigheten i onödan och utan hennes medgivande hade hämtat in en mängd journaler som innehöll känsliga uppgifter om hennes och dotterns privatliv. De onödiga utredningsåtgärderna förlängde dessutom handläggningstiden betydligt. K.N. anförde vidare att hon inte hade fått ta del av vad som kom fram vid handläggarens möte med den försäkringsmedicinska rådgivaren. Utredning Ärendet remitterades till Försäkringskassan som uppmanades att yttra sig över det som K.N. anfört. I ett remissvar den 13 december 2013 anförde Försäkringskassan följande: Utredning Ansökan om assistansersättning kom in den 22 maj 2013 avseende K.N:s dotter. Den 5 juni föreslog Försäkringskassans handläggare två tider, den 531

2 S OCIALFÖRSÄKRING 17 juni respektive den 1 juli 2013 för utredningssamtal. Det var svårt att hitta en dag som passade alla. Den 1 juli träffades K.N. hennes ombud och den personliga handläggaren C.L. hemma hos K.N. I samband med detta möte gjordes en överenskommelse med ombudet om att K.N:s dotter inte skulle medverka på mötet utan att handläggaren skulle träffa henne i skolan. Den 11 juli kontaktade socialsekreterare J.R. Försäkringskassan och meddelade att kommunen fått en ansökan om assistansersättning. Hon informerade om att K.N:s dotter är beviljad korttidsvistelse och korttidstillsyn från kommunen. Kommunen skulle sända sin utredning och beslutet angående grundläggande behov till Försäkringskassan. Den 16 juli ringde ombudet och undrade över när ärendet blir klart och om det fanns möjlighet att påskynda handläggningen av ärendet under sommaren. Hon fick då information om Försäkringskassans handläggningstider, att målsättningen är att fatta beslut inom 120 dagar från det att ansökan kom in. Vidare informerades hon om att det för närvarande inte gick att föra över handläggningen av ärendet på annan handläggare eftersom ordinarie handläggare, som för tillfället var på semester, redan hade påbörjat handläggningen. Den 15 augusti informerades ombudet per telefon om att kontakt skulle tas med skolan. Samma dag ringde ombudet och meddelade att ett intyg är på väg från kommunen till Försäkringskassan rörande beviljade insatser. Kommunen kontaktade Försäkringskassan per telefon den 16 augusti och meddelade att de kommer att sända in en översikt av de insatser som kommunen beviljat. Kontakt togs per telefon med skolan den 16 och den 20 augusti. Läraren var lite tveksam till ett besök av Försäkringskassan då K.N:s dotter hade börjat samma dag och hon hade börjat i ny klass. Detta möte blev den 23 augusti och handläggaren träffade då K.N:s dotter i skolan. Den 28 augusti konsulterades den försäkringsmedicinska rådgivaren. Vid denna konsultation bedömdes att det medicinska underlaget behöver kompletteras och journalkopior från Barn- och ungdomspsykiatrisk mottagning (BUP) och Barn- och Neuropsykiatrisk klinik (BNK) begäras in från 2006 och framåt. Ombudet informerades via mail om detta den 2 september. Ombudet ringde den 2 september och berättade att K.N:s dotter träffat överläkare S.A. på BUP och att Försäkringskassan kunde få information av henne. Den 28 augusti skickades den första begäran om medicinskt underlag. Den 3 september inkom ett läkarutlåtande utfärdat av läkare vid Bläckhornet psykiatrikonsult AB i Växjö. K.N. ringde den 12 september. Hon informerades då om att Försäkringskassan behöver ha närmare underlag om diagnoserna. Hon hänvisade till att detta är gjort på BUP och BNK samt den senaste utredningen på korttidsvårdsavdelning på BUP (Slottis). Den 12 september kontaktades BUP angående medicinskt underlag angående utredning om diagnoserna. Den 17 september inkom den handling rörande de insatser som kommunen beviljat K.N:s dotter som kommunen lovat att sända vid telefonsamtalet den 16 augusti. Samma dag ringde ombudet och meddelade att BNK inte fått någon begäran om kompletterande underlag. Ny begäran skickades då till BNK, BUP och Slottis. Försäkringskassan påminde samtidigt om handlingarna och begärde det senaste angående utredningarna. Senare samma dag inkom journal från BUP, Frölunda. En ytterligare kontakt per telefon från ombudet inkom också under dagen. Hon ifrågasatte varför Försäkringskassan begärt in journaler för att kunna göra en bedömning. Hon informerades på nytt om att detta har bedömts nödvändigt för att kunna göra en korrekt bedömning i ärendet. 532

3 S OCIALFÖRSÄKRING 2015/16:JO1 Den 30 september 2013 ringde K.N. och undrade när ärendet är klart. Hon informerades om att Försäkringskassan väntar på kompletterande underlag och att sådan endast kommit in från BUP, Frölunda. Ny påminnelse gjordes både skriftligt och per telefon samma dag till BNK och Slottis. Den 2 oktober inkom journalkopior från BNK. Därefter gjordes en försäkringsmedicinsk bedömning av ärendet. Den 15 november kommunicerades K.N. inhämtade handlingar i ärendet och fick samtidigt information om det beslut som Försäkringskassan överväger att fatta. Försäkringskassans slutsatser Försäkringskassan ska enligt 110 kap. 13 socialförsäkringsbalken se till att ärendena blir utredda i den omfattning som deras beskaffenhet kräver. Det innebär bland annat att ta ställning till frågan om och i så fall vilket kompletterande beslutsunderlag som i förekommande fall är nödvändigt att hämta in för att kunna göra en korrekt bedömning av rätten till ersättning i det enskilda fallet. Detta kan många gånger vara en grannlaga bedömning, särskilt som man också måste ta hänsyn till kravet i 7 förvaltningslagen (1986:223) på snabb och enkel handläggning. Inriktningen måste givetvis vara, som framgår av bestämmelsen i socialförsäkringsbalken, att inte hämta in mer kompletterande material än som är tillräckligt för att kunna göra en korrekt försäkringsmässig bedömning. Rätten att som i detta fall ta in nödvändig komplettering grundar sig på 110 kap. 14 socialförsäkringsbalken. Sett i efterhand kan man säga att det hade varit bra om Försäkringskassan kunnat begära in de begärda handlingarna i ett tidigare skede i handläggningen vilket hade kunnat påverka handläggningstiden. Det är alltid viktigt att så tidigt som möjligt ta ställning till behovet av komplettering. Försäkringskassan, som beklagar detta dröjsmål, har även varit i personlig kontakt med K.N. och bett om ursäkt för det inträffade. K.N. kommenterade remissvaret och anförde bl.a. att hon hade förväntat sig att Försäkringskassan skulle kommentera det hon hade anfört om det kränkande och olagliga i att hämta in överflödigt material utan hennes medgivande. Försäkringskassans handlingar i ärendet hämtades därefter in och granskades. Av handlingarna framgick det bl.a. att beslut i ärendet fattades den 10 december 2013 och att K.N. dessförinnan hade fått del av det som kom fram vid den försäkringsmedicinska gruppkonsultationen den 28 augusti 2013 samt av den försäkringsmedicinska rådgivarens bedömning den 28 oktober I ett beslut den 11 november 2014 anförde chefsjo Fura följande: Bedömning Av 110 kap. 13 första stycket socialförsäkringsbalken (SFB) framgår det att Försäkringskassan ska se till att ärendena blir utredda i den omfattning som deras beskaffenhet kräver. Det innebär bl.a. att det är Försäkringskassan som leder utredningen och som bestämmer vilket underlag som behövs för att ta ställning i ärendet. De befogenheter som Försäkringskassan har för att kunna uppfylla sin utredningsplikt regleras i 110 kap. 14 SFB där det bl.a. anges att myndigheten, när det behövs för bedömningen av ersättningen eller i övrigt för tillämpningen 533

4 S OCIALFÖRSÄKRING av SFB, får göra förfrågningar hos den försäkrades arbetsgivare, läkare eller någon annan som antas kunna lämna behövliga uppgifter. Försäkringskassan har alltså haft lagstöd för de vidtagna utredningsåtgärderna. Att det kan finnas situationer där den försäkrade upplever åtgärderna i 110 kap.14 SFB som integritetskränkande är förståeligt och ett problem som diskuteras i förarbetena till lagrummet. Regeringen fann emellertid att förslaget innefattade en rimlig avvägning mellan den enskildes krav på integritet och Försäkringskassans behov av utredningsbefogenheter (prop. 2008/09:200 s. 558 f.). Vidare skyddas den försäkrades integritet av reglerna om sekretess. Med anledning av vad K.N. har anfört om att de handlingar som Försäkringskassan hämtade in från hälso- och sjukvården innehöll känsliga uppgifter vill jag tillägga följande. Sekretess till skydd för enskild i verksamhet som avser hälso- och sjukvård regleras i 25 kap. offentlighets- och sekretesslagen (2009:400), OSL. Av 1 framgår bl.a. att sekretess gäller för uppgift om en enskilds hälsotillstånd eller andra personliga förhållanden, om det inte står klart att uppgifterna kan röjas utan att den enskilde eller någon närstående till denne lider mer. Om det skulle visa sig att en uppgift omfattas av sekretess enligt 25 kap. 1 OSL kan den i vissa situationer ändå lämnas ut. Det finns flera bestämmelser både i OSL och andra författningar som bryter sekretessen. En sådan bestämmelse är den i 10 kap. 1 OSL som anger att sekretess inte hindrar att en uppgift lämnas ut om den enskilde samtycker till det. Som huvudregel gäller sekretess också mellan myndigheter, vilket innebär att den som har den begärda uppgiften, i det här fallet hälso- och sjukvården, vid en begäran från en annan myndighet måste ta ställning till om de begärda uppgifterna omfattas av sekretess och om de i så fall ändå ska lämnas ut, t.ex. därför att den enskilde har lämnat sitt samtycke. I det här fallet har det alltså inte varit Försäkringskassans utan hälso- och sjukvårdens uppgift att göra en sekretessprövning. En annan fråga är vem som bör hämta in ett eventuellt samtycke när Försäkringskassan begär uppgifter från hälso- och sjukvården. Svaret är inte givet, men saken har varit föremål för diskussion mellan dåvarande Riksförsäkringsverket och Landstingsförbundet. Överläggningarna resulterade i en promemoria den 20 maj 1981 där det uttalas att det i allmänhet bör vara sjukvården som i alla led prövar förutsättningarna för att en begärd uppgift lämnas ut och att frågan om samtycke därmed bör ställas av sjukvårdspersonalen (se Norström, Sekretess inom allmän försäkring, 2 uppl. s. 149 f.). Utgångspunkten får därmed vara att denna uppgift normalt sköts av hälso- och sjukvården. Sammanfattningsvis kan jag konstatera att det inte finns någon anledning att kritisera Försäkringskassan för att ha vidtagit de aktuella utredningsåtgärderna. Som myndigheten anför borde dock det kompletterande utredningsmaterialet ha begärts in i ett tidigare skede. I den uppkomna situationen borde myndigheten dessutom ha varit mer aktiv i sina försök att få in de begärda handlingarna. Ansökan om assistansersättning kom in till Försäkringskassan den 22 maj 2013, och beslut i ärendet fattades den 10 december Handläggningstiden 534

5 S OCIALFÖRSÄKRING 2015/16:JO1 uppgick därmed till mer än sex månader, vilket är en för lång tid. Försäkringskassan kan inte undgå kritik för sitt dröjsmål. Vad K.N. har anfört i övrigt ger inte anledning till något uttalande från min sida. Ärendet avslutas. Försäkringskassans handläggningstider i ärenden med utlandsanknytning (Dnr ) Beslutet i korthet: Försäkringskassans handläggningstider i ärenden med utlandsanknytning blir ofta orimligt långa. Det beror till stor del på myndighetens svårigheter att få in nödvändigt material från berörda utländska myndigheter. För att fästa uppmärksamhet vid dessa problem och väcka tankar runt möjliga lösningar inledde JO detta initiativärende. Efter en beskrivning av gällande bestämmelser och vidtagna åtgärder konstateras i beslutet att det finns en stor medvetenhet hos Försäkringskassan om de aktuella problemen. Myndigheten har både sett över sina interna rutiner och lyft större frågor till regeringen. Även om Försäkringskassans möjligheter att påverka situationen ytterligare är begränsade anser JO att det är möjligt att, i väntan på ett utbyggt it-system, åstadkomma fler förbättringar med relativt små medel som t.ex. fortsatt översyn av påminnelsetidpunkter och bevakningssystem. Initiativet I samband med min tillsynsverksamhet har jag lagt märke till att Försäkringskassan i sina utlandsanknutna ärenden har svårt att inom rimlig tid få in information från berörda utländska myndigheter, vilket leder till att handläggningstiderna i dessa ärenden ofta blir orimligt långa. Med anledning av detta beslutade jag att utreda saken inom ramen för ett initiativärende. Utredning Ärendet remitterades till Försäkringskassan som uppmanades att redogöra för de svårigheter som myndigheten har med att få nödvändig information från utländska myndigheter. Försäkringskassan ombads även att redogöra för de riktlinjer och rutiner som gäller på området samt att redovisa i vilken utsträckning möjligheten att fatta interimistiska beslut används för att minska de problem som kan drabba den enskilde till följd av en lång handläggningstid. I ett remissvar den 26 februari 2014 anförde Försäkringskassan följande. Utredning Försäkringskassan kan behöva uppgifter från andra länder, framförallt EUoch EES-länder vid handläggning av följande socialförsäkringsförmåner som omfattas av och hanteras utifrån Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 883/2004 om samordning av de sociala trygghetssystemen 535

6 S OCIALFÖRSÄKRING samt Europarlamentets och rådets förordning (EG) nr 987/2009 om tillämpningsbestämmelser till förordning (EG) nr 883/2004 om samordning av de sociala trygghetssystemen: internationell vård, förmåner vid sjukdom och moderskap och likvärdiga faderskapsförmåner, sjuk- och aktivitetsersättning samt familjeförmåner. Aktivitetsstöd och underhållsstöd faller inte under tillämpningsområdet för EU:s samordningsbestämmelser även om det ibland behövs information från utländska myndigheter. Även när en persons försäkringstillhörighet utreds, det vill säga när tillämplig lagstiftning fastställs, kan uppgifter från andra länder behövas. Försäkringskassan begär i dessa ärenden uppgifter från berörd myndighet eller instans i det aktuella landet. För begäran och svar mellan olika EU- och EES-länder har EU tagit fram gemensamma blanketter som är likadana för alla medlemsstater. Dessa underlättar arbetet med att tolka både begäran om uppgifter och lämnade svar. Institutionerna i de olika medlemsstaterna har en skyldighet enligt artikel 2 i förordning 987/2009 att utan dröjsmål tillhandahålla eller utbyta alla uppgifter som är nödvändiga för att kunna fastställa rättigheter och skyldigheter för de personer som omfattas av grundförordningen. Det kan ta lång tid att få svar från flera länder och Försäkringskassan behöver ofta skicka en påminnelse. Sedan svar kommit kan Försäkringskassan även behöva begära kompletteringar av aktuella handlingar och uppgifter eftersom de inskickade blanketterna kan vara felaktigt ifyllda eller handlingarna svårtolkade. Det förekommer även att Försäkringskassan får handskrivna svar, vilka kan vara svåra att läsa och tolka. Det händer även att Försäkringskassan får svar i brevform och inte på den för ändamålet avsedda blanketten, vilket kan innebära att handlingen behöver översättas. Rutiner för påminnelsetidpunkter Utbytet av information ska ske på ett sådant effektivt och snabbt sätt som föreskrivs i artikel 76 i förordning 883/2004 och artikel 2 i förordning 987/2009. Dessa artiklar tillämpas inte på aktivitetsstöd och underhållsstöd. De flesta förmåner har påminnelsetidpunkter som beskrivs i den process som används vid handläggning. En kort redogörelse för vilka dessa är följer nedan. Inom EU-familjeförmåner och internationell vård skickas första påminnelsen tre månader efter att förfrågan har skickats om svar inte har inkommit inom den tiden. Inom internationell vård skickas ytterligare en påminnelse efter sex månader om svar på en förfrågan om upplysningar om vård inte har kommit in. Om något svar inte inkommer inom ett år tas ärendet upp med det andra landet av Sveriges ledamöter i Revisionskommittén. Ibland tas direkt kontakt med det aktuella lokalkontoret för att försöka få ett snabbare svar. Inom försäkringstillhörighet skickas första påminnelsen två månader efter att förfrågan har skickats. Tidpunkten för påminnelse har valts eftersom den genomsnittliga svarstiden är två månader. Att skicka påminnelse efter två månader istället för efter tre månader har visat sig förkorta handläggningstiden. Försäkringskassans erfarenhet är att påminnelser många gånger är nödvändiga, eftersom det ofta inte kommer in något svar alls om inte påminnelse har skickats. Vad gäller aktivitetsstöd och underhållsstöd används olika påminnelsetidpunkter och bevakningstider för de olika länderna. Även erfarenhet av tidigare svarsfrekvens från de olika utländska organen har betydelse vid avvägningen av behovet av påminnelser. 536

7 S OCIALFÖRSÄKRING 2015/16:JO1 Möjlighet att fatta provisoriska och interimistiska beslut För att den enskilde inte ska behöva vänta på att få sitt ärende avgjort finns i samordningsbestämmelserna skyldigheter för institutionerna att i vissa fall fastställa lagval provisoriskt och att utbetala förmån provisoriskt. Av artikel 6 i förordning 987/2009 följer att om två eller flera medlemsstaters institutioner eller myndigheter har olika åsikter om fastställandet av vilken lagstiftning som ska tillämpas när en person som har ansökt om en förmån ska personen provisoriskt omfattas av lagstiftningen i någon av medlemsstaterna om inget annat föreskrivs i tillämpningsförordningen. Inom EU-familjeförmåner är det möjligt att fatta interimistiskt beslut när det finns en rätt till förmåner enligt socialförsäkringsbalken, det vill säga när barnet bor i Sverige. När det kommer in en impuls om att förordning 883/2004 kan vara tillämplig och att Sverige troligtvis inte har prioritet, men en förmån tidigare beviljats enligt nationell lagstiftning, fortsätter Försäkringskassan att betala ut ersättningen i avvaktan på att EUfamiljeförmånsutredningen ska bli klar. När kunden skickar in en begäran om en förmån under tiden utredning om förordningens tillämplighet pågår kan Försäkringskassan fatta ett interimistiskt beslut om att bevilja förmånen, även om kunden inte tidigare har beviljats den aktuella förmånen. Inom sjuk- och aktivitetsersättning fattas alltid ett interimistiskt beslut enligt socialförsäkringsbalken om tillräckliga uppgifter finns för att utbetalning ska kunna göras. Beslut om utbetalning av ersättning ska enligt artikel 50 i förordning 987/2009 betraktas som provisoriskt om det beviljade beloppet skulle kunna påverkas av utgången av handläggningen av ansökan. Ersättningen ska utbetalas utan dröjsmål. Detta sker främst när det saknas kompletta uppgifter om försäkringsperioder från ett eller flera länder. Alla utländska perioder används då vid beräkning vilket innebär att minsta möjliga belopp utbetalas och när begärd handling kommer in, fattas definitivt beslut efter omräkning och en retroaktiv tilläggsutbetalning görs till kund eller myndighet. Om det skulle ha betalats ut för mycket ersättning till en kund kan det endast bli fråga om en återkravssituation om kunden har bidragit till den felaktiga utbetalningen, vilket oftast inte bedöms vara fallet. Försäkringskassans slutsatser Av utredningen som föregått detta yttrande framgår det att det tar lång tid att få svar av de flesta länderna och att det ofta behövs påminnelser för att överhuvudtaget få svar. För att påskynda handläggningen och för att uppfylla kraven enligt artikel 76 i förordning 883/2004 och artikel 2 i förordning 987/2009 tillämpas påminnelsetidpunkter vid handläggning. Försäkringskassan kommer att se över rutinerna, framför allt när det gäller hur lång tid handläggaren ska avvakta svar innan han eller hon kan skicka en påminnelse om begäran. En annan viktig åtgärd för att motverka att den enskilde får vänta på besked är att tillämpa förordningarnas bestämmelser om provisoriska beslut, fastställande och utbetalningar av förmåner. Även de nationella bestämmelserna om interimistiska beslut bör beaktas när samordningsbestämmelserna inte tillämpas. Detta görs i regel alltid när det finns tillräckliga uppgifter för att utbetalning ska kunna göras. Försäkringskassan verkar i rollen som förbindelseorgan för att vara en god och utvecklande kraft i EU-samarbetet i socialförsäkringsfrågor. ITsystemet EESSI, som är under uppbyggnad, ska hjälpa socialförsäkringsorgan i hela EU att snabbare och säkrare utbyta information i enlighet med EU-reglerna om samordning av de sociala trygghetssystemen. EESSI beräknas vara i drift Samarbetsfrågorna inom EU/EES behöver fortfa- 537

8 S OCIALFÖRSÄKRING rande utvecklas och det är viktigt med bilaterala kontakter. Försäkringskassan deltar även aktivt i seminarier och andra aktiviteter som ordnas av Europeiska kommissionen på detta område. Informationsutbytet genom EESSI kommer att effektivisera informationsutbytet länderna emellan. Trots att det alltså finns ett flertal möjligheter för Försäkringskassan att bidra till att hanteringen av dessa ärenden snabbas på måste i detta sammanhang beaktas att en del av problemen ligger utanför Försäkringskassans kontroll. Försäkringskassan saknar möjligheter att tvinga fram bättre organisatoriska strukturer och processer hos de utländska myndigheter som vi samarbetar med i dessa ärenden. I ett beslut den 21 november 2014 anförde chefsjo Fura följande: Bedömning I Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 883/2004 om samordning av de sociala trygghetssystemen finns bl.a. lagvalsbestämmelser och allmänna bestämmelser om tillämpningen av förordningen samt om samarbetet mellan medlemsstaternas behöriga myndigheter. Vidare innehåller förordningen särskilda bestämmelser om de förmåner som omfattas. Rätten till en förmån i enlighet med förordningen är emellertid inte tillräcklig. Det är den nationella lagstiftningen som avgör om det finns en faktisk rätt till en viss förmån, detta under förutsättning att den nationella lagstiftningen inte är diskriminerande ur ett EU-rättsligt perspektiv (jfr Försäkringskassans Vägledning 2004:8, version 8, s. 31). När det gäller samarbete medlemsstaterna emellan uttalas i artikel 76.4 i förordning (EG) nr 883/2004 att de institutioner och personer som omfattas av förordningen ska vara skyldiga att informera varandra och att samarbeta för att säkerställa en korrekt tillämpning. Vidare sägs att institutionerna, enligt principen om god förvaltning, ska svara på alla förfrågningar inom rimlig tid. Av artikel 2.2 i Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 987/2009 om tillämpning av förordning (EG) nr 833/2004 om samordning av de sociala trygghetssystemen framgår att all information som behövs för att fastställa och bestämma rättigheter och skyldigheter för personer som omfattas av förordningen ska utbytas mellan medlemsländerna, antingen direkt mellan institutionerna eller indirekt via förbindelseorganen. Informationsutbytet ska ske utan dröjsmål. Förbindelseorgan är det nationella organ som utsetts att representera ett system för social trygghet i ett medlemsland gentemot andra medlemsländer. I Sverige är Försäkringskassan förbindelseorgan för de flesta förmåner. För arbetslöshetsförmåner är Inspektionen för arbetslöshetsförsäkringen (IAF) förbindelseorgan, och för pensionsförmåner är Pensionsmyndigheten förbindelseorgan. Försäkringskassan är dock förbindelseorgan för sjukersättning och aktivitetsersättning. I länder som har flera skilda system för social trygghet kan det finnas flera förbindelseorgan (Försäkringskassans Vägledning 2004:11, version 4, s. 47). De nationella reglerna i förvaltningslagen (1986:223), FL, gäller självfallet även ärenden med utlandsanknytning. Till de allmänna kraven på myndigheters ärendehandläggning, som regleras i 7 FL, hör bl.a. att varje ärende där någon 538

9 S OCIALFÖRSÄKRING 2015/16:JO1 enskild är part ska handläggas så enkelt, snabbt och billigt som möjligt utan att säkerheten eftersätts. Vid handläggningen ska myndigheten beakta möjligheten att själv hämta in upplysningar och yttranden från andra myndigheter, om sådana behövs. I sitt remissvar redogör Försäkringskassan för de aktuella EUförordningarnas regler om provisoriska beslut 82. Om det inte går att fatta ett provisoriskt beslut med stöd av dem kan det i stället vara möjligt att fatta ett interimistiskt beslut med stöd av socialförsäkringsbalken, SFB. Enligt 112 kap. 2 SFB får Försäkringskassan fatta ett interimistiskt beslut om det inte utan betydande dröjsmål kan avgöras om rätt till ersättning föreligger, det är sannolikt att sådan rätt föreligger och det är av väsentlig betydelse för den som begär ersättningen. Ett interimistiskt beslut får meddelas även när det står klart att rätt till ersättning föreligger men ersättningens belopp inte kan bestämmas utan betydande dröjsmål. Sett till Försäkringskassans totala volym utgör de utlandsanknutna ärendena en liten del. De är dock betydande till antalet, och det är rimligt att anta att de kommer att bli fler i takt med den ökande rörligheten inom EU. De många gånger orimligt långa handläggningstiderna i dessa ärenden drabbar självfallet främst enskilda försäkrade som väntar på besked om ersättning. Svårigheterna att få in nödvändigt utredningsmaterial medför emellertid också resurskrävande administration hos Försäkringskassan och leder till frustration hos myndighetens personal. Mitt syfte med att inleda detta initiativ var i första hand att fästa uppmärksamhet vid dessa problem och att väcka tankar runt möjliga sätt att underlätta för Försäkringskassan att efterleva kraven på en rimlig handläggningstid. Av remissvaret framgår att Försäkringskassan med gott resultat redan har ändrat vissa rutiner i fråga om när påminnelser ska skickas. Jag har vid min tillsyn noterat att det också förekommer brister i bevakningen av begärda kompletteringar (se bl.a. dnr ). Det finns sannolikt ytterligare åtgärder att vidta i fråga om sådant som påminnelser och bevakningar. När det gäller möjligheten att fatta interimistiska beslut vill jag framhålla att såväl den enskilde som Försäkringskassan kan ta initiativ till att ett sådant beslut fattas. Myndigheten bör enligt min uppfattning utnyttja denna möjlighet så långt det går för att minska skadeverkningarna vid långa handläggningstider. I den mån det inte redan finns bör Försäkringskassan överväga att införa rutiner för i vilket skede en prövning av förutsättningarna för att fatta interimistiska beslut ska ske. Jag välkomnar således den fortsatta rutinöversyn som Försäkringskassan aviserar. Den 25 april 2013 gav regeringen Försäkringskassan i uppdrag att bl.a. redovisa hur det egna arbetet med internationella ärenden förhåller sig till myndighetens uppgift att samarbeta med berörda myndigheter i Sverige och andra länder både i generella frågor och i individuella ärenden (S2011/4671/SF, S2013/3286/SF). Jag har tagit del av den rapport som Försäkringskassan den 82 Bestämmelser om tillfälliga beslut som fattas i avvaktan på slutliga beslut finns i såväl förordning 883/2004 och dess tillämpningsförordning som i SFB. I förordningarna kallas sådana beslut provisoriska, och i SFB benämns de interimistiska beslut. 539

10 S OCIALFÖRSÄKRING 13 december 2013 lämnade som svar på uppdraget. I rapporten framhåller Försäkringskassan att det behövs ett effektivare samarbete med myndigheter i andra länder för att minska handläggningstiderna i enskilda ärenden. En förutsättning för att så ska ske är, enligt myndigheten, ett förbättrat it-stöd för de internationella ärendena både internt och externt mellan myndigheter i Sverige och andra länder. Som framgår av remissvaret är it-systemet EESSI under uppbyggnad och beräknas vara i drift Försäkringskassan lyfter även fram de särskilda problemen med långa svarstider när förfrågningar ställts till institutionerna i andra EU-länder. Myndigheten redogör i detta sammanhang för hur man har försökt påverka institutionerna i andra medlemsländer bl.a. genom att i enskilda ärenden kontakta förbindelseorganet i det andra landet. I några fall har ärenden lämnats över till representanter i Administrativa kommissionen (AK) 83. Försäkringskassan poängterar att problemet med långa svarstider kvarstår och uttalar att Sverige bör stödja initiativ till fortsatta diskussioner om detta inom AK (se Försäkringskassans rapport med dnr , s. 26 och 38). Jag ställer mig bakom de synpunkter som Försäkringskassan framför i dessa delar. Sammanfattningsvis kan jag konstatera att det finns en stor medvetenhet hos Försäkringskassan om problemen med långa handläggningstider i ärenden med utlandsanknytning. Myndigheten har både sett över sina interna rutiner och lyft större frågor till regeringen. Även om Försäkringskassans möjligheter att påverka situationen ytterligare är begränsade tror jag att det är möjligt att, i väntan på ett utbyggt it-system, åstadkomma fler förbättringar med relativt små medel som t.ex. fortsatt översyn av påminnelsetidpunkter och bevakningssystem. Ärendet avslutas. 83 AK är knuten till EU-kommissionen och består av regeringsföreträdare från medlemsländerna. AK ska bl.a. främja och utveckla samarbetet mellan medlemsstaterna och deras institutioner i frågor som rör social trygghet (artikel 71 och 72 i förordning 883/2004). 540

11 S OCIALFÖRSÄKRING 2015/16:JO1 Försäkringskassan kritiseras för att ha nekat ett ombud att få ut uppgifter ur sin huvudmans ärende med motiveringen att huvudmannen hade god man (Dnr ) Beslutet i korthet: En advokat hade i egenskap av ombud begärt information om sin huvudmans ärende hos Försäkringskassan men nekats det trots att han visade fullmakt. Försäkringskassan hade uppfattningen att eftersom huvudmannen, den försäkrade, hade god man måste den gode mannens samtycke till att lämna ut uppgifterna hämtas in. I beslutet konstaterar JO att den som har god man behåller sin fulla rättshandlingsförmåga och har möjlighet att själv vidta rättshandlingar som t.ex. att ingå avtal eller upprätta fullmakter även inom de områden som förordnandet om god man avser. Att A.M. hade god man saknade därmed betydelse, och Försäkringskassan skulle därför ha hanterat ombudets begäran på samma sätt som om den försäkrade själv hade framfört den. Försäkringskassan kritiseras för sin felaktiga och långsamma hantering av ombudets begäran. Anmälan m.m. I en anmälan till JO anförde advokaten K.S. att han i egenskap av ombud för A.M. hade begärt information om A.M:s ärende hos Försäkringskassan men nekats det trots att han visade upp en fullmakt. Myndigheten motiverade sin vägran med att A.M. hade god man och att den gode mannen måste godkänna ombudet. K.S. anförde vidare att han hade vänt sig till Överförmyndarnämndens kansli i Södertälje där han hade fått samma information som hos Försäkringskassan. Den del av klagomålen som rör Överförmyndarnämnden hanterades i ett beslut den 20 januari 2014 (dnr ). Utredning Ärendet remitterades till Försäkringskassan som i ett remissvar den 10 januari 2014 anförde följande: Utredning Bakgrund A.M. beviljades assistansersättning från och med den 1 mars A.M. anlitade tidigare assistansanordnaren Elma som utförare av sin assistans. Det företaget upphörde i november Därefter tog Södertälje kommun över som utförare av personlig assistans. Södertälje kommun har initierat att en god man har utsetts. Enligt Södertälje kommun och den gode mannen har ingen assistans utförts efter den 16 september Dokumentationen i ärendet visar följande Den 9 augusti 2013 inkom ett telefonsamtal från LSS-handläggare M.E., Södertälje kommun, om att A.M. hade beviljats särskilt boende enligt lagen 541

12 S OCIALFÖRSÄKRING (1993:387) om service till vissa funktionshindrade (LSS) och daglig verksamhet, och att flytten skulle ske omgående. Den 9 september 2013 ringde A.M:s gode man och meddelade att sista dag för utförd assistans kommer att vara den 15 september 2013 och att A.M. därefter kommer att vistas på särskilt boende. Den 24 oktober 2013 ringde LSS-handläggaren M.E. och meddelade att A.M. fått ett beslut om särskilt boende som skulle ha verkställts innan den 14 oktober. M.E. meddelade vidare att platsen nu inte fanns kvar och att utredning pågick med god man och jurist om hur omvårdnaden skulle se ut i fortsättningen. Samma dag hade handläggaren på Lokalt försäkringscenter (LFC), Nyköping, kontakt per telefon med chefen för utföraren av assistans som informerade om att assistansen upphörde från och med den 16 september 2013 och att ingen assistans hade utförts efter den dagen. LFC-handläggaren hade även samma dag kontakt per telefon med den gode mannen som meddelade att det inte var aktuellt med assistansersättning då alla assistenter var uppsagda och A.M. inte hade fått någon assistans sedan den 16 september Den gode mannen informerade också om att han hade talat med kommunchefen i Södertälje kommun angående den fortsatta omvårdnaden av A.M. Den 28 oktober 2013 skickade LFC-handläggaren ett kommuniceringsbrev till den gode mannen om att Försäkringskassan övervägde att dra in assistansersättningen. Den 7 november 2013 ringde K.S. på advokatfirman Sigma som ville veta om Försäkringskassan hade fått meddelande om att A.M. hade tackat nej till särskilt boende. Han ville även veta om assistansersättning fortfarande betalades ut. LFC-handläggaren hänvisade honom till den gode mannen. K.S. uppgav då att han hade fullmakt och att han skulle maila över den till Försäkringskassan. Senare samma dag inkom fullmakt som A.M. skrivit under. LFChandläggaren meddelade då K.S. per telefon att hon ville rådgöra med den gode mannen innan hon kunde lämna ut uppgifterna. K.S. informerade under samtalet om att det fanns en konflikt mellan K.S. och den gode mannen. Handläggaren gjorde bedömningen att hon behövde kontakta överförmyndaren innan hon kunde lämna ut de efterfrågade uppgifterna. Detta meddelades K.S. under samtalet och de kom överens om att hon skulle kontakta överförmyndaren. Samma dag ringde LFC-handläggaren till Överförmyndarnämnden i Södertälje kommun som upplyste om följande. Överförmyndaren har ett medicinskt underlag som styrker att den försäkrade inte själv kan sörja för sin person och därmed har en god man utsedd samt att det är på gång med prövning av förvaltarskap. Överförmyndarens bedömning var att all kontakt ska ske med god man då det är han som är behörig att stötta A.M. Samma dag ringde LFC-handläggaren till K.S. och hänvisade honom till den gode mannen för att få de efterfrågade uppgifterna. Den 11 november 2013 ringde K.S. och meddelade att han har rätt att få ut uppgifter med hjälp av fullmakten. Han menade att A.M. har rätt att skriva under en fullmakt trots att han har en god man. Han ville veta om A.M. har assistansersättning och om vi känner till att A.M. har tackat nej till särskilt boende. LFC-handläggaren svarade att hon ville diskutera ärendet med specialist. Hon meddelade även att K.S. kommer att få ett skriftligt beslut om hon vidhåller sitt ställningstagande om att inte lämna ut uppgifterna. Samma dag kom mail från K.S. i ärendet. Han meddelade att A.M. inte har flyttat in i något boende den 15 september Han ville få bekräftelse på att A.M. fortfarande har assistansersättning. K.S. anförde att A.M. kan underteckna fullmakter då han har talförmåga och är lindrigt förståndshandikappad. 542

13 S OCIALFÖRSÄKRING 2015/16:JO1 Den 12 november 2013 ringde LFC-handläggaren till den gode mannen och informerade honom om att det hade kommit in en fullmakt från K.S. med begäran om att få uppgift om assistansersättning samt om Försäkringskassan känner till att A.M. har tackat nej till boende. Handläggaren fick samtycke från den gode mannen och informerade honom om att hon kommer att lämna ut uppgifterna till K.S. Den 14 november 2013 ringde handläggaren K.S. ett flertal gånger men fick ingen kontakt och det gick inte att lämna något meddelande. Den 15 november 2013 kom ett mail från K.S. där han frågade när han kunde få besked om de begärda uppgifterna. Den 18 november 2013 ringde handläggaren åter K.S. utan att få kontakt. Handläggaren skickade då ett mail och meddelade att Försäkringskassan känner till att A.M. har tackat nej till boende och att han fortfarande har assistansersättning. Den 21 november 2013 skickades tidigare kommuniceringsbrev även till ombudet K.S. för kännedom. Försäkringskassans slutsatser I avsnitt 3.6 i vägledningen (2004:7) Försäkringskassan och förvaltningslagen sägs bland annat att om en försäkrad har en god man, är det normalt den gode mannen som företräder honom eller henne i kontakterna med Försäkringskassan och för hennes eller hans talan. En god man har möjlighet att ge annan person fullmakt att företräda och föra den försäkrades talan inför Försäkringskassan. Den som har god man förordnad för sig har alltjämt kvar sin rättshandlingsförmåga. I samma avsnitt i vägledningen sägs vidare att JO har konstaterat att en försäkrad som har förvaltare har rätt att ge fullmakt åt en annan person att begära ut handlingar i ett ärende (JO:s beslut, dnr ). Även om förordnandet ger en förvaltare rätt att begära och få ut handlingar som rör den försäkrade gör förordnandet alltså inte den försäkrade obehörig att själv vidta samma åtgärd. I avsnittet sägs också att det kan vara lämpligt att förvaltaren samtidigt informeras om utlämnandet, så att man undviker missförstånd mellan förvaltaren och den enskilde. Mot bakgrund av detta anser Försäkringskassan att oavsett om A.M. har god man eller förvaltare har han rätt att själv begära ut uppgifter eller handlingar i sitt eget ärende eller att ge fullmakt till någon annan att göra en sådan begäran. De av ombudet begärda uppgifterna lämnades till honom via mail efter sammanlagt elva dagar. Sett i efterhand borde handläggaren ha skickat de efterfrågade uppgifterna till ombudet samma dag som Försäkringskassan fick del av ombudets fullmakt. Försäkringskassan beklagar dröjsmålet. Reglerna kring utlämnande av allmän handling, sekretessprövning, partsinsyn, fullmakt och godmansförordnande kommer snarast att gås igenom med alla handläggare på LFC Nyköping-Södertälje. K.S. kommenterade remissvaret. I ett beslut den 22 december 2014 anförde chefsjo Fura följande: Bedömning Av 16 förvaltningslagen (1986:223), FL, följer att den som är part i ett ärende har rätt att ta del av det som har tillförts ärendet, om detta avser myndighetsutövning mot någon enskild. Rätten att ta del av uppgifter gäller med de begränsningar som följer av 10 kap. 3 offentlighets- och sekretesslagen (2009:400). 543

14 S OCIALFÖRSÄKRING En begäran om att ta del av uppgifter i ett ärende ska handläggas i enlighet med de allmänna regler som enligt 4 och 7 FL gäller för myndigheternas serviceskyldighet och ärendehantering. Det innebär bl.a. att en begäran om att ta del av uppgifter ska hanteras så skyndsamt som möjligt. Av utredningen i ärendet framgår att A.M. hade lämnat fullmakt åt advokaten K.S. att företräda honom hos bl.a. Försäkringskassan. A.M. hade god man när fullmakten upprättades. Den 7 november 2013 vände sig K.S. till Försäkringskassan och frågade om uppgifter som rörde A.M:s assistansersättning. Han fick till svar att myndigheten, trots fullmakten, inte kunde lämna ut de efterfrågande uppgifterna utan den gode mannens samtycke. Efter att ha hämtat in den gode mannens samtycke skickade Försäkringskassan de begärda uppgifterna till K.S. med e-post den 18 november Som Försäkringskassan tar upp i sitt remissvar har JO i ett tidigare beslut konstaterat att en person som har förvaltare har rätt att själv begära att få del av handlingar. I beslutet konstaterades vidare att den som har förvaltare är oförhindrad att utfärda en fullmakt som ger en annan person behörighet att vidta de åtgärder som huvudmannen själv, förvaltarskapet till trots, är behörig att vidta (se JO 2012/13 s. 350). I det här fallet var det fråga om godmanskap. Den som har god man behåller sin fulla rättshandlingsförmåga och har möjlighet att själv vidta rättshandlingar som t.ex. att ingå avtal eller upprätta fullmakter även inom de områden som förordnandet om god man avser. Att A.M. hade god man saknade därmed betydelse, och Försäkringskassan skulle därför ha hanterat K.S:s begäran på samma sätt som om A.M. själv framfört den. Försäkringskassan förtjänar kritik för den felaktiga och långsamma hanteringen av K.S:s begäran. Ärendet avslutas. Kritik mot Pensionsmyndigheten för hanteringen av en begäran om omprövning (Dnr ) Beslutet i korthet: I en anmälan till JO framfördes klagomål mot Pensionsmyndigheten med anledning av myndighetens hantering av en begäran om omprövning av ett beslut i ett ärende om bostadstillägg. Vid granskningen av det aktuella ärendet framkom bl.a. att Pensionsmyndigheten inte hade tillämpat ändringsreglerna i 113 kap. 3 socialförsäkringsbalken. Med anledning av detta uttalar JO i beslutet att Pensionsmyndigheten på eget initiativ bör ta ställning till om det finns förutsättningar för att ändra ett beslut med stöd av 113 kap. 3 socialförsäkringsbalken inför en omprövning och att en sådan ändringsprövning bör göras regelmässigt i de fall den tvåmånadersfrist som gäller för omprövning har löpt ut innan avvisning sker. Det ska också framgå av journalanteckningarna att en ändringsprövning har gjorts. Pensionsmyndigheten kritiseras för att omprövningsbegäran hanterats bristfälligt. 544

15 S OCIALFÖRSÄKRING 2015/16:JO1 Anmälan I en anmälan, som kom in till JO den 13 juni 2014, framförde H.E. klagomål mot Pensionsmyndigheten med anledning av myndighetens hantering av en begäran om omprövning av ett beslut i ett ärende om bostadstillägg. Hon uppgav att hon under 2012 begärde bostadstillägg från Pensionsmyndigheten men fick det avvisat med motiveringen att hon får pension från Tyskland. I ett brev den 20 maj 2013 skrev hon att den ersättning hon får egentligen är ett krigsskadestånd och att den inte ska räknas med som inkomst vid beräkningen av bostadstillägg. Pensionsmyndigheten har aldrig svarat på hennes klagomål. Utredning Inledningsvis begärde JO in handlingar från Pensionsmyndigheten och granskade dessa. Anmälan remitterades därefter till myndigheten för yttrande. I sitt remissvar den 22 september 2014 anförde Pensionsmyndigheten följande: Utredning Försäkringskassan beviljade H.E. bostadstillägg från och med januari 2009 till och med april I ett beslut den 4 oktober 2011 drog Pensionsmyndigheten in H.E:s bostadstillägg från och med oktober Anledningen var att vi fått information från Tyskland om att H.E. hade beviljats retroaktiv pension. Hennes sammanlagda inkomst blev därför för hög för att hon skulle kunna få fortsatt bostadstillägg. Informationen kommunicerades inte med H.E. innan beslutet fattades. Den 8 maj 2013 ringde H.E:s son till Pensionsmyndigheten med frågor kring H.E:s bostadstillägg. Det framgår inte av våra journalanteckningar vilka frågor sonen hade. Den 20 maj 2013 ringde H.E. till Pensionsmyndigheten. Hon menade att ersättningen från Tyskland är ett krigsskadestånd som inte ska tas med i beräkningen av bostadstillägg. Samma dag skickade hon ett e-brev till Pensionsmyndigheten där hon återigen anförde att krigsskadeståndet inte ska ligga med vid beräkningen av bostadstillägg. Den 24 maj 2013 avslutade Pensionsmyndigheten ärendet med det inkomna e-brevet med motiveringen att H.E. inte hade bostadstillägg. Den 25 juni 2013 ringde H.E:s son till Pensionsmyndigheten. Han menade att e-brevet från den 20 maj ska ses som en begäran om omprövning av beslutet om att inte bevilja H.E. fortsatt bostadstillägg. Han fick då information om att begäran kommit in för sent. Den 18 juni 2014 skickade H.E:s son ett e-brev till Pensionsmyndigheten. Han angav återigen att han skickat en begäran om omprövning men att inget hade hänt. Den 26 juni 2014 avvisade Pensionsmyndighetens omprövningsenhet överklagandet eftersom det kommit in för sent. Omprövningsenheten menade dock att beslutet om att krigsskadeersättningen skulle ligga till grund vid beräkningen av bostadstillägg var felaktigt och överlämnade därför ärendet till våra bostadstilläggshandläggare för omräkning. Den 26 juni 2014 beslutade Pensionsmyndigheten i enlighet med 113 kap. 3 socialförsäkringsbalken att ändra H.E:s bostadstillägg. Eftersom bostadstillägg var beviljat till och med april 2012, avsåg rättelsebeslutet perioden oktober 2011 april H.E. beviljades i beslutet bostadstillägg med 953 kronor per månad för perioden oktober 2011 december 2011 och med kronor per månad för perioden januari 2012 april Vi har därefter inte fått in någon ny ansökan om bostadstillägg från H.E. 545

16 S OCIALFÖRSÄKRING Pensionsmyndighetens inställning Pensionsmyndigheten fick information om att H.E. beviljats retroaktiv pension från Tyskland. Det fanns inget i den information vi fick som indikerade att det inte skulle röra sig om en sådan pension som skulle ligga till grund vid en prövning av bostadstillägg. Vi gjorde därför inte fel när vi lade pensionen till grund för en omräkning av H.E:s bostadstillägg. Enligt 103 kap. 3 socialförsäkringsbalken hade vi ingen skyldighet att kommunicera uppgiften om pensionen med H.E. Vi kan därför inte se att vi handlat felaktigt i den delen heller. När vi fick in e-brevet från H.E. den 20 maj 2013, borde vi hanterat det som en begäran om omprövning. Det betyder att e-brevet skulle ha skickats vidare internt till vår ärendemottagning. Ärendemottagaren skulle sedan ha lagt upp ett omprövningsärende. Det är alltid vår omprövningsenhet som prövar om en begäran kommit in i rätt tid, det är varken upp till våra ärendemottagare eller vår kundservice att göra en sådan prövning. Så har inte skett i det här fallet, vilket vi beklagar. H.E. gavs möjlighet att kommentera remissvaret. I ett beslut den 12 januari 2015 anförde chefsjo Fura följande: Bedömning Av utredningen framgår att H.E. den 20 maj 2013 skickade ett e-brev till Pensionsmyndigheten i vilket hon uttryckligen angav att saken gällde omprövning av bostadstillägg. Jag instämmer i Pensionsmyndighetens bedömning att myndigheten, redan när e-brevet kom in, borde ha förstått och tolkat det som att det innehöll en begäran om omprövning av beslutet den 4 oktober 2011 om indragning av bostadstillägg samt följaktligen ha hanterat skrivelsen som en omprövningsbegäran. Inför en omprövning bör Pensionsmyndigheten på eget initiativ ta ställning till om det finns förutsättningar för att ändra beslutet med stöd av 113 kap. 3 socialförsäkringsbalken. Såvida inte beslutet kan ändras helt enligt den enskildes begäran genom en sådan ändring ska ärendet omgående lämnas vidare för en fullständig prövning i sak, dvs. läggas upp som ett omprövningsärende. Som en inledande åtgärd i handläggningen av ärendet ska då bl.a. göras en prövning av om omprövningsbegäran kommit in i rätt tid. Om den tvåmånadersfrist som gäller för omprövning har löpt ut bör därför Pensionsmyndigheten regelmässigt pröva om beslutet kan ändras med stöd av 113 kap. 3 socialförsäkringsbalken innan avvisning sker. Det ska framgå av journalanteckningarna att en ändringsprövning har gjorts (se vidare JO:s inspektionsprotokoll den 18 december 2013, dnr s. 1 och 8). Jag vill i detta sammanhang även påminna om att för det fall Pensionsmyndigheten finner att en begäran om omprövning har kommit in för sent, ska detta meddelas den enskilde skriftligt. Ett sådant avvisningsbeslut ska dessutom vara försett med fullföljdshänvisning (se 21 förvaltningslagen [1986:223]). I detta fall gjorde Pensionsmyndigheten inte någon ändringsprövning med anledning av den aktuella omprövningsbegäran. En sådan prövning kom till stånd först drygt ett år senare, efter initiativ av H.E:s son. Pensionsmyndigheten 546

17 S OCIALFÖRSÄKRING 2015/16:JO1 fattade inte heller något formellt avvisningsbeslut. Jag ser allvarligt på det inträffade. Pensionsmyndigeten ska kritiseras för sin bristfälliga hantering av H.E:s omprövningsbegäran. Det som i övrigt har framkommit i ärendet föranleder inte något uttalande från min sida. Ärendet avslutas. Pensionsmyndigheten kritiseras bl.a. för brister i motiveringen av ett beslut om bostadstillägg (Dnr ) Beslutet i korthet: Pensionsmyndigheten hade begärt in kompletterande uppgifter i ett ärende om bostadstillägg och därefter skickat en påminnelse om att uppgifter saknades. Sedan tidsfristen för kompletteringen hade löpt ut beslutade Pensionsmyndigheten att avslå ansökan. Följande beslutsmotivering angavs: Du har inte inom utsatt tid kommit in med de uppgifter Pensionsmyndigheten har begärt av dig. Din ansökan ska därför avslås. Efter att ha begärt omprövning och fått besked om vilka uppgifter som saknades begärde den enskildes ombud anstånd till den 25 april Anstånd beviljades t.o.m. den 8 april JO har inga invändningar mot att Pensionsmyndigheten prövade ärendet i sak men påpekar att motiveringen inte var korrekt eftersom den egentliga grunden för avslaget var att det inte fanns något underlag som styrkte rätten till bostadstillägg. En motivering ska dessutom hänvisa till de föreskrifter som myndigheten har tillämpat. Någon sådan hänvisning fanns inte i det aktuella beslutet. JO uttalar kritik mot Pensionsmyndigheten för den bristande motiveringen. När det gäller omprövningsärendet anser JO att myndigheten hade kunnat vara mer generös i fråga om det begärda anståndet. När det gäller omprövningsärendet framkom vidare att det hade dröjt en månad innan Pensionsmyndigheten påbörjade handläggningen. JO är kritisk till den inledande passiviteten. Anmälan I en anmälan som kom in till JO den 28 mars 2014 anförde B.R. bl.a. följande: Pensionsmyndigheten hade fattat beslut i hans mors ärende om bostadstillägg utan att modern hade fått veta om att ärendet behövde kompletteras. Han begärde för sin mors räkning omprövning av beslutet. Den 25 mars 2014 ombads han att komplettera ärendet senast den 31 mars Han begärde då omgående anstånd till den 25 april Ett par dagar senare meddelade Pensionsmyndigheten att anstånd endast hade beviljats t.o.m. den 8 april Utredning Ärendet remitterades till Pensionsmyndigheten som uppmanades att yttra sig över det som B.R. anfört. I sitt remissvar den 13 juni 2014 anförde myndigheten följande: 547

18 S OCIALFÖRSÄKRING Bakgrund B.R. har anmält Pensionsmyndigheten till JO eftersom han menar att han i ett ärende om omprövning av sin mors ansökan om bostadstillägg fått för kort tid på sig att inkomma med kompletterande uppgifter. Utredning Den 18 september 2013 kom en ansökan om bostadstillägg in till Pensionsmyndigheten avseende M.R. Ansökan avsåg tiden från och med april 2013 och var en så kallad förstagångsansökan. M.R. hade fått hjälp med ansökan av sin son B.R. Den 20 september 2013 skickade vi en begäran om komplettering till M.R:s folkbokföringsadress. Eftersom vi inte fått in några kompletteringar skickade vi en påminnelse till samma adress den 8 oktober Den 31 oktober 2013 beslutade Pensionsmyndigheten att avslå M.R:s ansökan. Grunden för det var att hon inte kommit in med de uppgifter vi hade begärt, och som vi behövde för att kunna fatta ett beslut om bostadstillägg. Den 18 februari 2014 kom en begäran om omprövning in från B.R. Som grund för sin begäran angav han att hans mor är gravt synskadad och att han inte har hittat breven om begärd komplettering. B.R. yrkade att Pensionsmyndigheten skulle återta beslutet om avslag samt sända en kopia av begäran om komplettering. Ärendet fördelades på en omprövningshandläggare den 20 mars Begäran om omprövning kom in till Pensionsmyndigheten ungefär 3,5 månader efter beslutsdag men handläggaren ansåg den ändå ha kommit in i tid eftersom uppgift saknades om när den enskilde hade tagit del av beslutet. Samma dag skickade vi en begäran om komplettering till B.R. Begäran avsåg tidigare begärda handlingar samt en fullmakt för B.R. Kompletteringstiden sattes till tio dagar. Den 26 mars 2014 begärde B.R. via e-post förlängd kompletteringstid. B.R. angav att han fått del av vår begäran först den 25 mars och begärde anstånd till den 25 april I stället för begärda 30 dagar, beviljades B.R. anstånd med att komma in med begärda komplettering med 14 dagar från den dag B.R. tagit del av vår begäran. Den 8 april 2014 kom samtliga begärda handlingar in. Den 11 april 2014 beslutade Pensionsmyndigheten om bostadstillägg för perioden juni 2013 maj Beslutet verkställdes genom en retroaktiv utbetalning den 14 april Pensionsmyndighetens inställning Till att börja med noterar vi att det tog en dryg månad för Pensionsmyndigheten att påbörja handläggningen av omprövningsärendet. Anledningen till det är att vi vid tillfället hade hög arbetsbelastning. Med tanke på att B.R. beviljats anstånd med att komma in med begärd komplettering menar vi dock att ärendet har slutbehandlats inom rimlig tid. I 110 kap. 4 socialförsäkringsbalken finns angivet vilka uppgifter en ansökan om bostadstilllägg ska innehålla. Till vår blankett för ansökan om bostadstillägg finns en instruktion som anger vilka bilagor som alltid ska bifogas ansökan. Den informationen finns även på vår webbplats samt tillgänglig hos vår kundservice. Som handläggande myndighet har Pensionsmyndigheten en utredningsplikt. Enligt våra rutiner ska vi därför alltid skicka en begäran om komplettering till sökanden samt en påminnelse om begärd komplettering inte kommer in. Vi ger normalt en kompletteringstid på 14 dagar. Vi har dessutom en bevakningstid på 17 dagar. Därefter går ett påminnelsebrev ut. Sökanden 548

19 S OCIALFÖRSÄKRING 2015/16:JO1 har dessutom alltid möjlighet att kontakta handläggaren för begäran om ytterligare tid. Begäran om komplettering ska skickas till sökandens folkbokföringsadress. Om det av ansökan framgår att sökanden haft en behjälplig vid ansökan, ska vi kontakta även den personen. I journalen till grundärendet saknas uppgift om sådan kontakt gjordes i det här ärendet. En sådan kontakt borde dock ha tagits. Även om inte B.R. har tagit del av våra kompletteringsbrev har han i vart fall tagit del av vårt avslagsbeslut. Han borde därför vid begäran av omprövning ha varit medveten om varför vi avslagit M.R:s begäran och därmed haft god tid på sig att ta fram begärda uppgifter. Vi fattade grundbeslutet den 31 oktober M.R. och B.R. hade alltså haft över en månad på sig att ta fram de uppgifter som vi hade begärt. I omprövningsärendet fick B.R. dessutom ytterligare 19 dagar på sig att komma in med uppgifterna till Pensionsmyndigheten. Omprövningsärendet har handlagts enligt gällande rutiner. De uppgifter vi begärt in har dessutom normalt inte varit svåra att ta fram med några dagars varsel. En kompletteringstid på tio dagar borde därför vara tillräckligt. B.R. har dessutom beviljats ytterligare kompletteringstid. B.R. kommenterade remissvaret. Pensionsmyndighetens handlingar i ärendet hämtades därefter in och granskades. I ett beslut den 22 december 2014 anförde chefsjo Fura följande: Bedömning Grundbeslutet Av 110 kap. 4 socialförsäkringsbalken, SFB, framgår att en ansökan ska innehålla de uppgifter som behövs i ärendet. Enligt Pensionsmyndighetens vägledning om Bostadstillägg och Äldreförsörjningsstöd innebär detta att en ansökan ska vara komplett och kontrollerad innan ett beslut kan fattas i ärendet. I vägledningen sägs också att uppgifterna i en förstagångsansökan om bostadstillägg alltid måste styrkas med handlingar från t.ex. Skatteverket, bank och hyresbolag (jfr Pensionsmyndighetens Vägledning 2010:5, version 4, s. 90). Pensionsmyndighetens utredningsansvar regleras i 110 kap. 13 SFB där det föreskrivs att myndigheten ska se till att ärendena blir utredda i den omfattning som deras beskaffenhet kräver. Det innebär att Pensionsmyndigheten ska leda utredningen i ärendet och se till att nödvändigt material kommer in (jfr prop. 2008/09:200 s. 554 f.). Det betyder inte att myndigheten alltid själv måste ombesörja utredningen. Vid en ansökan om en förmån är det t.ex. rimligt att sökanden har huvudansvaret för att visa att förutsättningarna för ett bifall är uppfyllda. Skulle utredningen i ansökningsärendet behöva kompletteras i något avseende, ingår det emellertid i myndigheternas allmänna serviceskyldighet att ge anvisningar om det. Av 110 kap. 10 SFB framgår att om en ansökan är så ofullständig att den inte kan läggas till grund för någon prövning i sak ska den handläggande myndigheten avvisa den. Skyldigheten att avvisa en ansökan är begränsad till fall där det trots vägledning från handläggarens sida inte går att få fram de uppgifter om de faktiska förhållandena som behövs för att en meningsfull prövning över huvud taget ska vara möjlig. Vilka brister som bör leda till avvisning 549

20 S OCIALFÖRSÄKRING måste avgöras från fall till fall. Möjligheten att avvisa en ansökan ska alltså användas med försiktighet. Så snart det finns en möjlighet att göra en sakprövning ska ansökan i stället bifallas eller avslås. Det går t.ex. att sakpröva ett ärende om det står helt klart vad den enskilde begär men trots uppmaning inte kommer in med de handlingar eller kompletterande uppgifter som behövs för att styrka rätten till förmånen (jfr prop. 2008/09:200 s. 554 och Försäkringskassans Vägledning 2004:7, version 9, s. 67). När en myndighet avgör ett ärende som avser myndighetsutövning mot någon enskild ska beslutet, enligt 20 förvaltningslagen (1986:223), innehålla de skäl som har bestämt utgången. Det finns undantagssituationer när skälen kan utelämnas men någon sådan situation är inte aktuell i det här fallet. Vilka krav som kan ställas på en motivering skiftar beroende på beslutets karaktär. Ett beslut som får stor betydelse för den enskildes liv och ekonomi kräver naturligtvis utförligare motiveringar än enkla rutinbeslut. Vissa grundläggande krav bör emellertid alltid vara uppfyllda. JO har tidigare uttalat att det är den egentliga motiveringen som ska anges och att den föreskrift som den grundar sig på ska återges (se JO 2000/01 s. 388). I ärendet i fråga hade Försäkringskassan i ett beslut om avslag på en ansökan om underhållsstöd som enda motivering angett att sökanden inte hade kommit in med en komplettering. Den egentliga motiveringen att föräldrarna ansågs sammanbo hade däremot inte kommit till uttryck i beslutet. Försäkringskassan hade inte heller hänvisat till den bestämmelse som anger att rätt till underhållstöd förutsätter att föräldrarna inte bor tillsammans. Av utredningen i ärendet framgår att M.R. har lämnat uppgifter om sina ekonomiska förhållanden men att hon trots Pensionsmyndighetens begäran inte styrkt uppgifterna med kopior av bl.a. hyresavtal och årsbesked från bank. I en sådan situation är sakprövning möjlig. Jag har alltså inte några invändningar mot att Pensionsmyndigheten har prövat ärendet i sak. Motiveringen i grundbeslutet lyder emellertid Du har inte inom utsatt tid kommit in med de uppgifter Pensionsmyndigheten har begärt av dig. Din ansökan ska därför avslås. Det framgår inte av beslutet vilka föreskrifter Pensionsmyndigheten har tillämpat. Det framgår inte heller vilka uppgifter Pensionsmyndigheten saknade. Det finns alltså ingenting i motiveringen som visar att myndigheten faktiskt har gjort en sakprövning. Även i sitt remissvar anför Pensionsmyndigheten att grunden för avslaget var att M.R. inte kommit in med de uppgifter vi hade begärt, och som vi behövde för att kunna fatta ett beslut om bostadstillägg. Detta är dock inte korrekt. Den egentliga grunden var att det inte fanns underlag som styrkte M.R:s rätt till bostadstillägg. Det som Pensionsmyndigheten anför om grunden för beslutet ger snarast intryck av att myndigheten inte har varit klar över skillnaden mellan avslag och avvisning. Pensionsmyndigheten förtjänar kritik för sin bristande motivering av grundbeslutet den 31 oktober Omprövningsbeslutet Pensionsmyndigheten har en skyldighet att driva sina ärenden framåt och att se till att de avslutas inom rimlig tid. Det gäller inte minst i omprövningsärenden 550