VARMT VÄLKOMMEN TILL ÅRSMÖTET

Transkript

1 Sida 1 av 12 SUNDBY FRITIDSBY Följebrev KOLONITRÄDGÅRDSFÖRENING ett trivsamt område för aktiv fritid Till alla medlemmar i Sundby Fritidsby koloniträdgårdsförening VARMT VÄLKOMMEN TILL ÅRSMÖTET söndagen den 6 mars 216, klockan 13. i SpångaFolkan, Spångavägen 353 Buss 117 från Brommaplan eller Spånga station. Tag med dig dagordning och övriga handlingar för årsmötet som du har fått via e-post eller vanlig post. Kaffe med dopp och lotterier efter mötet. Tag gärna med dig mynt (1 kronor) för köp av lotter. Anmäl ditt deltagande senast måndag 29 februari till Monica, , , monica.e.tedebjork.comhem.se eller Stig, , , stig.a.olsson@hotmail.com DU ÄR HJÄRTLIGT VÄLKOMMEN! Med de bästa kolonihälsningar Styrelsen

2 Sida 2 av 12 SUNDBY FRITIDSBY KOLONITRÄDGÅRDSFÖRENING - ett trivsamt område för aktiv fritid DAGORDNING DAGORDNING vid årsmöte söndagen den 6 mars 216, kl Mötets öppnande samt fråga om kallelse skett enligt stadgarna. 2. Godkännande av föreslagen dagordning. 3. Fastställande av röstlängd (enligt ankomstregistrering). 4. Val av ordförande att leda dagens möte. 5. Val av protokollförare vid dagens möte. 6. Val av två justeringspersoner tillika rösträknare. 7. Styrelsens verksamhetsberättelse för år Fastställande av balans- och resultaträkning för år Revisorernas berättelse. 1. Fråga om ansvarsfrihet för styrelsen för år Beslut om årets överskott enligt resultaträkning. 12. Inkomna motioner och styrelsens förslag. 13. Fastställande av arvoden till styrelsen. Årsarvoden: ordförande 2.:-, kassör 1.5:-, övriga ledamöter 1.:-/person, styrelse- och revisorssuppleanter 1:-/möte, revisorer 5:-/person, valberedning 5:- /person. Därutöver betalar ordförande och kassör inte någon medlemsavgift och ordinarie styrelseledamot betalar halv medlemsavgift. Styrelsen föreslår oförändrade arvoden och ersättningar för Förslag till verksamhetsplan för år Budgetförslag samt fastställande av medlemsavgift för år Beslut om antal styrelseledamöter och suppleanter. 17. Val av styrelseledamöter och suppleanter enligt stadgarna Val av revisorer och revisorssuppleant enligt stadgarna Val av ledamöter i valberedning, varav en sammankallande. 2. Anmälan om kontaktperson för Grannsamverkan. 21. Anmälan om ansvariga för toahus samt vatten- och avlopp. 22. Anmälan om ansvarig för gräsklippning. 23. Presentation av nya medlemmar. 24. Övriga anmälda ärenden. 25. Avslutning.

3 Sida 3 av 12 SUNDBY FRITIDSBY VERKSAMHETSBERÄTTELSE Sida 1/3 KOLONITRÄDGÅRDSFÖRENING för tiden 1 januari 31 december ett trivsamt område för aktiv fritid STYRELSE OCH ÖVRIGA FÖRTROENDEVALDA UNDER 215 Ordförande: Stig A Olsson, lott 13 Vice ordförande: Monica Ekvall Enhamn, lott 3 Kassör: Viveka Söderström, lott 1 Sekreterare: Madelaine Arellano, lott 8 Studieansvarig: Christina (Kickie) Lind, lott 79 Suppleanter: Åsa Elfwing, lott 56, även miljöansvarig Anna-Lena Barth, lott 24 Per Olsson, lott 8 Revisorer: Dag Lindskog, lott 31 Linnéa Johansson, lott 4 Revisorssuppleant: Ann-Terese Jansson, lott 64 Valberedning: Lisa Fagerlind, lott 17 Jessica Wahlén, lott 92 Görel Älvedal (suppleant), lott 12 Handläggare intresselista: Viveka Söderström, lott 1 och Stig A Olsson, lott 13 Stugvärderare: Lisa Fagerlind, lott 17 och Tomas Strömberg, lott 48 Kontakt Grannsamverkan: Per Olsson, lott 8 Webbredaktör: Viveka Söderström, lott 1 Odlingsrådgivare: Ann-Sofie Rosander, lott 44 Miljödiplomeringsansvarig: Bo Rosander, lott 44 Toahus-/Vattenansvariga: Carl Lilja, lott 42 och Lennart Stevensson, lott 33 Claes-Göran Eriksson och Benny Tollerud, lott 2 Hans Holm, lott 7 och Anna Larsson, lott 78 Gräsklippningsansvarig: Tommy Söderström, lott 7 STYRELSENS ARBETE Styrelsen har haft sju protokollförda möten under 215. Suppleanterna har deltagit i alla styrelsemöten. Styrelsearbetet har fungerat mycket bra och kontakterna med medlemmarna har varit goda. Under sommaren genomförde styrelsen kontroll av att stugor och lotter underhållits i enlighet med våra regler och avtal. Ett antal medlemmar fick i uppdrag att åtgärda brister. Styrelsen har medverkat vid fyra stugförsäljningar och en stugöverlåtelse, förberedelser inför städdagar, kontakter med såväl Spånga-Tensta Stadsdelsförvaltning som med Koloniträdgårdsförbundet och FSSK (Föreningen Storstockholms Koloniträdgårdar). Styrelsen har fördelat ansvaret för tillsyn av området inom sig. Stig har varit ledamot i FSSKs styrelse, FSSKs Kommitté för värderingsfrågor och Arrendenämnden. Föreningens ekonomi framgår av resultat- och balansräkning. Se även bilaga med viss statistik för föreningen och koloniområdet.

4 Sida 4 av 12 VERKSAMHETSBERÄTTELSE Sida 2/3 SKÖTSEL, UNDERHÅLL OCH VERKSAMHET Förutsättningen för att ett koloniområde och en koloniförening ska fungera är att alla medlemmar, var och en efter sin förmåga, utför egna och gemensamma arbetsuppgifter på ideell bas. Några områdesgemensamma uppgifter är dock så omfattande att föreningen ger ersättning till de som utför dem. Detta gäller t.ex. gräsklippning, slyröjning, vatten- och avloppsunderhåll och stugvärdering. Ett stort tack till er som utfört arbeten på och i våra gemensamma ytor och lokaler. Deltagandet i våra två trädgårds-/städdagar (3 maj och 19 september) har varit gott. Vid båda tillfällena har ett kort medlemsmöte genomförts före städningen och efter städningen har en lättare lunch serverats vid Torpet. De containrar som förhyrts under städdagarna har utnyttjats väl, både för föreningens och enskilda medlemmars behov. Skötseln av gångvägar, gräsmattor och häckar runt de egna lotterna har i en del fall inte varit tillfredsställande och detta har påpekats för berörda. Under sommaren har styrelsen dessutom kontrollerat att underhåll av stugor och lotter följer våra regler och avtal. Medlemsavtal/Arrendeavtal har förlängts för samtliga medlemmar med ytterligare fem år fr.o.m. oktober 215. Arrendeavtalet med Stockholms stad är dock tydligt med att vi måste underhålla våra stugor och lotter för att inte riskera uppsägning under löpande arrendeperiod. Under året har vår webbplats/hemsida byggts om och utökats samt en Facebook-plats har skapats. Håll dig informerad genom att besöka Arbetet med att miljödiplomera föreningen enligt Koloniträdgårdsförbundets regler har tagit fart på allvar under året. Vi går vidare under 216! Två trevliga filmkvällar i Torpet har anordnats av Fredrik Nilsson. VÅRT FÖRENINGSHUS TORPET Torpet är i behov av underhåll och renovering; främst byte av el och framtagande av en professionell underhållsplan. Styrelsen har framförallt av ekonomiska skäl inte kunnat genomföra dessa uppgifter under året Styrelsens förhoppning är att Torpet på sikt ska bli i ett sådant skick att vi kan öka användningen av det. GRANNSAMVERKAN Grannsamverkan har stor betydelse för allas trivsel och säkerhet samt är förhoppningsvis något hämmande för objudna gäster. Det är därför angeläget att vi alla ställer upp och följer de enkla regler som gäller. Per Olsson är kontaktperson. STUGFÖRSÄLJNINGAR OCH NYA MEDLEMMAR Föreningen har under året förmedlat fyra försäljningar (lotterna 9, 28, 74 och 85) samt en överlåtelse (lott 26). Samtliga försäljningar har skett till personer som funnits i vår intresselista. Våra nya medlemmar hälsas välkomna till föreningen. Vid årsskiftet hade vi 41 personer som önskar köpa stuga i vår koloniförening.

5 Sida 5 av 12 VERKSAMHETSBERÄTTELSE Sida 3/3 STYRELSENS SLUTORD Styrelsen arbetar för att alla medlemmar med anhöriga och vänner ska trivas i koloniområdet. Vi önskar naturligtvis att alla använder sina stugor och lotter i hög utsträckning. Vi får därmed ett aktivt område som visar besökare och markägaren att området används. God grannsämja skapas genom att vi träffas och lär känna varandra. Styrelsen önskar att enskilda medlemmar tar initiativ till gemensamma aktiviteter och arrangemang. Styrelsens arbete under året har syftat till att vårt koloniområde ska vara ett välskött och trivsamt område för odling och fritidsverksamhet, som är till glädje för alla; d.v.s. medlemmar, anhöriga, vänner, tillfälliga besökare och markägaren. Styrelsen tackar alla medlemmar för ett väl genomfört koloniår! Styrelsen för Sundby Fritidsby koloniträdgårdsförening Stig A Olsson Monica Ekvall Enhamn Viveka Söderström Madelaine Arellano Christina Lind Åsa Elfwing Anna-Lena Barth Per Olsson Bilagor: Ekonomirapporter, statistik och ordningsregler.

6 Sida 6 av 12 SUNDBY FRITIDSBY Koloniträdgårdsförening Orgnr BALANSRÄKNING 215 TILLGÅNGAR Förutbet kostnader/upplupna intäkter Kassa Plusgiro Nordea bankkonto 1 Bankkonto Skandiabanken 794 Fondkonto Skandiabanken 5 Sparkonto SBAB Fondkonto SBAB Fasträntekonto 5 år 5 Nordea Fastränte 3 mån 1 33 Nordea Fastränte 2 år 1 1 Collector sparkonto SUMMA TILLGÅNGAR SKULDER OCH EGET KAPITAL Reparationsfond Upplupna kostn/förutbetalda intäkter Balanserat resultat Årets resultat SUMMA SKULDER OCH EGET KAPITAL

7 Sida 7 av 12 SUNDBY FRITIDSBY Koloniträdgårdsförening Orgnr RESULTATRÄKNING 215 och BUDGET 216 INTÄKTER Budget 215 Resultat 215 Budget 216 Lotteriintäkter Medlemsavgifter Inträdesavgift ny medlem Köavgifter Värderingsintäkter Arrendeavgifter Administrativa intäkter Ränteintäkter SUMMA INTÄKTER KOSTNADER Arrendekostnader Elkostnader Vatten och avlopp Städdagar Sophämtning Reparation och underhåll Kontorsmateriel och trycksaker Telefon och post Företagsförsäkringar Arvoden Årsmöteskostnader Sammanträdeskostnader IT-kostnader Bankkostnader Föreningsavgifter Medlemsavgift Koloniförbundet Medlemsavgift FSSK Övriga kostnader 5 6 Gåvor/ uppvaktningar Utbildning 1 2 SUMMA KOSTNADER Resultat före bokslutsdispositioner Bokslutsdispositioner Avsättning reparationsfond ÅRETS RESULTAT

8 Sida 8 av 12 Revisionsberättelse Undertecknade, av ordinarie årsmöte i Sundby Fritidsby Koloniträdgårdsförening valda revisorer, avlämnar efter slutfört uppdrag följande revisionsberättelse för räkenskapsåret Vi har granskat väsentliga beslut, åtgärder och förhållanden i föreningen. Dessa har varit i samstämmighet med föreningens stadgar. Vi har tagit del av och granskat föreningens protokoll och redovisningshandlingar såsom verifikationer, verifikationslistor, kontoutdrag från plusgiro och bank etc. Räkenskaperna är förda i god ordning. Det förenklade årsbokslutet har upprättats i enlighet med bokföringslagen och ger därmed en rättvisande bild av föreningens resultat och ställning med god redovisningssed i Sverige. Föreningens verksamhet har under året gett ett stort överskott. Detta sammanhänger fram för allt med onormalt små kostnader för reparationer och underhåll, vilket mycket väl kan komma att slå i den andra riktningen under kommande år. Vi anser att vår revision ger oss en rimlig grund för våra uttalanden. Vi tillstyrker att överskottet på kronor balanseras i ny räkning samt att styrelsens ledamöter beviljas ansvarsfrihet för år 215. Stockholm 1 februari 216 Linnéa Johansson Dag Lindskog

9 Bandhagen Bromma Ekerö Enskede Huddinge Hägersten Hässelby Johanneshov Kista Lidingö Nacka Sollentuna Solna Spånga Stockholm Sundbyberg Täby Upplands Väsby Vällingby Årsta Älvsjö Farsta Sida 9 av 12 SUNDBY FRITIDSBY Koloniträdgårdsförening Orgnr Statistik för år Medelålder per gränd Medelålder Brunt med röda 5 Brunt med vita Husfärger Grönt med vita 1 Gult med bruna 28 Gult med vita 1 Rött med svarta 29 Rött med vita 15 Vitt med gula 5 Vitt med vita Visar medleålder per per gränd samt antal stugor per gränd. Visar fördelning mellan hus- och knutfärger Antal av kön och medelålder Kbm Vattenförbrukning per år kvinna man Antal Medelålder Visar åldersfördelning per kön. Visar vattenförbrukning i kbm Medlemmar per stadsdel Visar i vilka stadsdelar våra medlemmar bor Unika sidvisningar juli - dec 215 jul aug sep okt nov dec jan bilder braattveta 215 egnafoton historia216 startsida intresselista kontakt lankar lottsyn medlem_inloggn medlemsinfo miljo omsundby Visar unika sidvisningar för hemsidans olika delsidor juli - dec 215. Statistiken är hämtad från Google Analytics.

10 Sida 1 av 12 SUNDBY FRITIDSBY VERKSAMHETSPLAN 216 KOLONITRÄDGÅRDSFÖRENING - ett trivsamt område för aktiv fritid VERKSAMHETSPLAN FÖR ÅR 216. Styrelsen utgår ifrån att alla medlemmar vill bevara och vidareutveckla vårt koloniområde. Genom att kunna visa ett välskött koloniområde har vi större möjlighet att få markägaren - Stockholms stad - att behålla området som koloniområdespark. Styrelsen förutsätter också att alla medlemmar håller den egna stugan och den egna kolonilotten i gott skick. Styrelsen avser att under året bland annat arbeta för: - att alla medlemmar följer föreningens stadgar, vårt arrendeavtal, våra ordningsregler och av Stockholms stad fastställda byggregler för området. Styrelsen har för avsikt att även i år genomföra kontroll av att stugor och lotter underhålls i enlighet med våra regler och avtal. - att fortsätta genomförandet av miljödiplomering enligt Koloniträdgårdsförbundets regler och att genom vår egen miljögrupp verka för en ökad miljömedvetenhet; bland annat genom att alla medlemmar tar hand om eget trädgårdsavfall i egen kompost på den egna lotten. - att verka för att biodlare etablerar bikupor på eller i anslutning till vårt koloniområde. - att stödja medlemsinitiativ som ger ökad trivsel och samhörighet inom området; t.ex. genom att anlägga en boulebana och ordna festarrangemang. - att alla parkvägar inom området tryggt ska kunna användas av gående och cyklister, d.v.s. vårt mål är ett bilfritt område! - att genomföra två gemensamma städ-/trädgårdsdagar. Före städningen hålls ett kort medlemsmöte och efter städningen serveras en lättare lunch. - att genomföra byggbesiktning av Torpet i syfte att säkerställa att kommande underhåll och renovering sker på ett kostnadseffektivt sätt. - att vidareutveckla arbetet med att ge medlemmarna användbar information via Internet, t.ex. e-brev, webbplats/hemsida och Facebook. Styrelsen vill påminna om medlemsavtalets 6, 4 stycket: Medlemmen är skyldig att hålla lotten i städat och vårdat skick. Vårarbetena skall varje vår vara avslutade den 15 juni.

11 Sida 11 av 12 Valberedningens förslag till årsmötet 216 Punkt 16. Antalet ordinarie ledamöter föreslås till 5 st (lika tidigare). Antalet suppleanter föreslås till 3 st (lika tidigare). Punkt 17. Till styrelseledamöter föreslås: Ordförande för 2 år: Anna-Lena Barth (lott 24), nyval. (Tidigare suppleant.) Vid förra årsmötet valdes: Kassör för 2 år Viveka Söderström (lott 1). Ordinarie ledamöter för 2 år: Monica Ekvall Enhamn (lott 3). Madelaine Arellano (lott 8). Christina Lind (lott 79). Till styrelsesuppleanter för 1 år föreslås: Åsa Elfwing (lott 56), omval. Per Olsson (lott 8), omval. Stig A Olsson (lott 13), nyval. (Tidigare ordförande.) Punkt 18. Till revisorer för 1 år föreslås: Dag Lindskog (lott 31), omval. Linnéa Johansson (lott 4), omval. Till revisorssuppleant för 1 år föreslås: Lilly Löfqvist Hallberg (lott 89), nyval. Valberedning har varit: Lisa Fagerlind (lott 17) och Jessica Wahlén (lott 92) med Görel Älvedal (lott 12) som ersättare. Punkt 19. Valberedning föreslås och utses av årsmötet. Punkt 2. Kontaktperson för Grannsamverkan utses av styrelsen. Punkt 21. Ansvariga för toahusen samt vatten- och avloppsanläggningarna är: Hus 1: Per Hjerpe, lott 85 och Åsa Elfwing, lott 56/Gunilla Ringsäter, lott 67. Hus 2: Hans Holm, lott 7 och Anna Larsson, lott 78. Hus 3: Carl Lilja, lott 42 och Lennart Stevensson, lott 33. Punkt 22. Ansvarig för gräsklippning är: Anna Lindqvist, lott 79.

12 Sida 12 av 12 Allmänna ordningsföreskrifter för Sundby Fritidsby koloniträdgårdsförening på Stockholms stads mark. Stockholms stad har upplåtit mark till koloni- och fritidsträdgårdar för att bereda innevånare i staden tillfälle till rekreation och värdefull sysselsättning. Den upplåtna marken ska disponeras så att den också utgör ett tilltalande inslag i miljön. De som har arrenderätt till kolonilotter måste i sin verksamhet ta hänsyn härtill och till varandra. 1. Byggnader på koloniträdgårdslott ska vara uppförda enligt gällande bestämmelser i arrendekontraktet/medlemsavtalet. Byggnader ska vårdas väl. Trädäck på max 15 kvm får anläggas. 2. Spaljéer för växter och liknande ska smälta väl in i miljön och får inte medföra några hinder för andra kolonister. Vattentunnor, inhägnader för komposter och liknande ska också hållas vårdade. 3. Träd, buskar och andra högre växter får inte planteras så att de omgivande lotterna orsakas besvär genom skuggning m.m. Träden får inte ha grenar hängande utanför den egna lotten. Häck får maximalt vara 1.2 m hög mot entrésida och inte inkräkta på väg-/grändbredden. 4. Den upplåtna lotten ska skötas på ett sådant sätt att den ger ett vårdat intryck. Odlingarna ska skötas väl och i möjligaste mån hållas fria från ogräs. Detta gäller även gångar och uteplatser. Träd- och gräsklipp m.m. ska komposteras. Lotten får inte till någon del användas till upplag för skräp. 5. Bränning av avfall från lotten ska undvikas och får inte ske på annan tid än den som Stockholm stad gett tillstånd till, en vecka under våren och en vecka under hösten. Bränning under den tillåtna tiden får endast ske då det inte förorsakar skada eller obehag för övriga inom eller utom området. 6. Vattning med slang ska ske med måtta, omdöme och under tillsyn. 7. Sällskapsdjur får medföras på lotten. Inom lotten ska djuret ha sådan tillsyn att andra kolonister och besökare inte utsätts för obehag. Hund ska vara kopplad utanför lotten. 8. Arbetet på lotten ska varje år påbörjas i så god tid att lotten är iordningställd och städad till den 15 juni. Efter odlingssäsongen ska lotten städas före den 1 december. 9. Medlem i föreningen har inte rätt att till någon del överlåta eller upplåta lotten till annan person såvida inte styrelsen gett skriftligt medgivande. Se även medlemsavtalet. 1. Alla förändringar av exteriör samt om- och tillbyggnation ska tillstyrkas av föreningens styrelse. I vissa fall måste bygglovsansökan behandlas av stadsbyggnadskontoret. 11. Matning av fåglar och andra djur utomhus bör undvikas, då maten kan locka till sig råttor. All fallfrukt bör plockas upp och om den är frisk kan den komposteras. Sjuk eller skadad frukt bör däremot inte komposteras utan destrueras. Kvarliggande frukt på marken lockar till sig råttor. 12. Åretruntboende är förbjudet. Stugorna får endast användas som fritidsbostad under tiden 1 april 3 september. Se även medlemsavtalet. 13. Medlem som bryter mot dessa ordningsföreskrifter, medlemsavtalet eller föreningens stadgar kan uteslutas ur föreningen och mister därmed även arrenderätten till lotten. Flertalet av ovanstående ordningsföreskrifter har utformats av Föreningen StorStockholms koloniträdgårdar (FSSK) och Stockholms stad. De reviderade ordningsföreskrifterna ovan har antagits vid Sundby Fritidsby koloniträdgårdsförenings årsmöte den 23 mars 214.