Elektronisk hantering, förvaring och delning av examenstillfälles specifika bedömningsmaterial (dokument, video) på Office 365

Transkript

1 Elektronisk hantering, förvaring och delning av examenstillfälles specifika bedömningsmaterial (dokument, video) på Office 365 Grundexamen inom hästhushållning 2015 AXXELL UTBILDNING AB Maria Wikström

2 Innehållsförteckning 1. Inledning Bedömningsmaterial Office 365 och Onedrive Kursansvarig lärare administrerar Examinanden använder Bedömmaren använder Praktiskt exempel Respons av användare Slutsatser Att tänka på innan ibruktagande...6 Källförteckning...7 1

3 1. Inledning Behovet av praktiskt och smidig hantering av bedömningsmaterial för examenstillfällen är påfallande stort. Vi har inte haft på Axxell Brusaby på hästsidan något enhetligt system för hur examinander lämnar in olika bedömningsmaterial. Främst har e-post använts, även material i pappersform har förekommit. Att spara dokument i sin e-post är kanske inte det mest praktiska i detta sammanhang. Hela proceduren har dessutom varit tidskrävande eftersom examinanden lämnat in materialet till kursansvarige lärare som sedan i sin tur skickat materialet vidare det till bedömarna (3 parten). Till bedömarna skickas även i detta skede bedömningsblanketter och övrig information som kan tänkas behövas. Syftet med detta arbete är att få i gång ett nytt system där kursansvarig lärare kan enkelt bygga upp en examinands- och bedömarspecifik informationskanal med i bruk varande befintliga verktyg, (Office 365), där bedömningsmaterial och information om examenstilfälle enkelt delas mellan de olika parterna. Grundidén med detta är att systemet skall vara: - praktiskt att använda, även om personerna befinner sej på olika orter - enkelt att använda, kort handledning/instruktion för användning - slippa utskrivna papper så långt det är möjligt Har valt att använda Office 365 och Onedrive för ändamålet eftersom det är något vi redan har i bruk inom Axxell. I arbetet nedan är en kort beskrivning över det utvecklingsarbete jag gjort. 2. Bedömningsmaterial Material som uppkommer inför våra examenstillfällen är olika slags worddokument, excel-filer, bilder och video-filer. Utöver detta av examinanden producerade bedömningsmaterialet verkar det logiskt att ha bedömningskriterierna och blanketterna på samma plats. 3. Office 365 och Onedrive Eftersom programvaran som redan tagits i bruk inom Axxell verkar det logiskt att vi skulle använda oss av den. Det har visat sig att Office 365 i sin helhet är ett nytt verktyg för de flesta av oss och därför behöver användningsområdena och möjligheterna redas ut. Varje, på Axxell, inskriven examinand har ett 2

4 Axxell-användarkonto och därmed tillgång till Office 365 och därmed förvaringsutrymmet Onedrive. De filer som laddas upp kan bearbetas även om de är sparade i Onedrive. Examinanden kan enkelt spara ett halvfärdigt dokument och fortsätta jobba på det senare. Inom det fristående examens systemet jobbar vi med många aktörer från arbetslivet (bedömarna). Dessa i sin tur har e-postadresser, och det är allt som behövs för examinand och personal att kunna dela med sig rättigheter och låta bedömaren komma åt de dokument som laddats upp på Onedrive av examinanden och/eller skolans personal. På detta sätt finns det en enhetlig plats där bedömningsmaterial förvaras, och besväret med att bifoga filer som är sista versionen kan undvikas. För Axxell-examinanderna erbjuds också möjlighet att ladda ned Officepaketet till sin egen dator. För den som väljer att göra så underlättas arbetet ytterligare. Det bör dock beaktas att det kan också vara onödigt för många och utgöra extraarbete. 4. Kursansvarig lärare administrerar Den som är kursansvarig (eller annars ansvarar för examenstillfällen) bygger upp systemet via sitt användarkonto, utgående från sin Onedrive. Detta är praktiskt också så, att då har hen kontroll över hur vida examinanden är redo för examenstillfället. Den kursansvarige läraren skapar en examinandsspecifik mapp, sparar den på Onedrive, och delar alltså Onedrive mappen med examinanden och ger därmed rättigheter att använda och den. Handledning av användningen av systemet sköts också av den kursansvarige läraren. Handledningen av examinanderna i användning av Office 365 och Onedrive som förvaringsplats kan med fördel ske direkt i början av studierna i grupp. Mapparna som examinanden ser i Onedrive bör vara examensdels specifika och namngivna enligt examensdelarna. De examensdelsspecifika mapparna bör innehålla i detta skede endast bedömningskriterierna och bedömningsblanketterna. Om det uppstår problem med användningen av systemet, dokument som inte laddas upp eller dyl. finns Axxells helpdesk till att kontakta. Delning av dokument eller hela mappar till bedömare tillhör också den kursansvarige läraren. Detta givetvis eftersom hen organiserar och kontaktar bedömare för examenstillfällena. Den som ansvarar för Onedrive systemet ser också till att radera det uppladdade bedömningsmaterialet då examinanden tagit examen eller delexamen (betyget utfärdats) och efter att tiden för omprövning av bedömningen gått ut (tid för begäran om omprövning; 14 dagar efter att examinanden tagit del av kommissionens bedömningsbeslut via 3

5 examensarrangören). Att återlämna materialet till examinanden är inte aktuellt här eftersom utgångsläget är ju att examinanden själv laddat upp det och följaktligen torde ha originalen själv. 5. Examinanden använder Varje examinand ansvarar personligen för att logga in på sitt användarkonto på Office 365, detta med sin Axxell inloggning, och ladda upp material för bedömning inför examenstillfällen. Om man jobbar med ett ex. Word dokument kan man jobba med det även om man redan laddat upp det. Naturligtvis bör inte förändringar göras efter att dokumentet eller mappen delats för bedömning. För att förhindra det från att vara möjligt kan den kursansvarige gå in och ändra inställningarna till att examinanden kan endast läsa dokumentet. 6. Bedömaren använder Då ett examenstillfälle närmar sig och examinanden har laddat upp sitt bedömningsmaterial, som ska lämnas in på förhand, kontaktar kursansvarige lärare bedömarna via e-post. Genom att öppna den länk som skickats av kursansvarige till e-posten kommer hen åt det delade bedömningsmaterialet. Detta kräver inte att bedömarna behöver logga in någonstans, utan kommer direkt via länken till filerna som examinanden sparat på Onedrive. Om det råkar vara så att bara en bedömare är närvarande vid ett examenstillfälle (och tillfället videofilmas) så kan de andra som ingår i treparten lätt gå in och kolla på bedömningsmaterialet innan bedömningsförslaget arbetas fram. 7. Praktiskt exempel Grundexamen inom hästhushållning, kompetensområdet för hobbyhandledare och ridinstruktörer våren Delar bedömarlänk per e-post för modellen av den slutliga produkten för presentations tillfälle för del 3. 4

6 Examinands mapp kursansvarig delar med examinand Examensdel 1 delas med examinand Examensdel 2 delas med examinand Bedömningsblankett + bedömningskriterier delas med examinand och enskilda edömmare Word dokument; uppgift för examens tillfälle delas med examinand och enskilda edömmare Youtubelänk om examenstillfälle delas med examinand och enskilda edömmare Bild 1. Onedrive mappar (schematisk bild) delade med examinand och bedömare. Märk att mängden examensdelsmappar är beroende i verkligheten på examen, hur många delar som ingår. Bilden (bild 1.) ovan beskriver hur uppbyggnaden kan se ut i Onedrive. Varje mapp, och varje dokument var för sig i varje mapp, kan delas till olika personer. Varje person kan ha olika rättigheter till dokumentet, redigera, läsa o.s.v. 8. Respons av användare av systemet Jag hade 10 examinander under våren 2015 som agerade som test grupp för ibruktagande av i detta arbete beskrivna system. Majoriteten var tyvärr aningen negativt inställda till det hela att använda dator och lämna in elektroniska versioner av sina dokument. Att vara tvungen att pyssla på med något nytt och okänt system upplevdes jobbigt av några. Några få av dessa examinander var dock verkligt positivt inställda till systemet och kunde efter första grupphandledningstillfället hjälpa sina med-examinander i användningen. I slutändan verkade alla ändå nöjda över att inte behöva komma ihåg att ha med sej pappersversioner vid sina examenstillfällen utan de fanns att hitta i elektronisk form vid behov. 9. Slutsatser Tyvärr har det inte varit möjligt för mej att genomföra den sista biten, att ta detta i bruk på riktigt under hösten Det är beklagligt eftersom det var vad jag siktade på och beskrev i målet då detta projekt presenterades. 5

7 Orsakerna beror helt enkelt på tidsbrist tack vare mina nya arbetsuppgifter. Hursomhelst kommer jag att ta i bruk detta under vårvintern 2016 med mina egna examinander. Där kommer in fler utmaningar än bara att lära ut själva systemet, men det hör inte hit. En helt klar fördel med att spara bedömningsmaterial på Onedrive är att man kan enkelt dela dokument och filer utan att den som ska se materialet behöver ha ett användarnamn eller inloggning till Office 365. Dessutom kan man inom samma mapp dela med sig till olika personer olika dokument. Eftersom detta är ett utvecklingsarbete är det naturligt att utvecklingen också går vidare. Under arbetets gång har andra alternativ som eventuellt har potential att fungera bättre tagits i bruk från hösten Inte helt likadant dock. Ett exempel är inlärningsplattformen its learning. Med tanke på detta arbete borde man ännu reda ut om det skulle vara enklare att ha en egen sight på Office 365 och den vägen i stället använda Onedrive. Tror att det inte är aktuellt ännu. Man kunde också reda ut om bredare kommunikation (i samband med utbildning av bedömare) med bedömare kunde vara möjlig och praktisk via Onedrive. Det är dock inte sagt att det behövs här, eftersom hästsidans bedömare varit med en längre tid. Ytterligare kan man ju ha bedömarträffar och utbildningar där folk träffas i verkligheten och inte via nätet. Största problemet med användningen av Office 365 är att det lämpar sig ytterst dåligt för bild- och video filer och deras hantering. I nuläget, med detta system är det mest fungerande att examinanderna har ett eget youtube konto där de laddar upp videon. I Onedrive laddas endast länken upp till videon. Såhär långt har det fungerat men personligen ser jag det inte som en hållbar lösning. I det stora hela har jag lärt mej mycket av arbetet och fick tillochmed examinander att bli litet ivriga över detta. Tror att det sparar en hel del tid för den som koordinerar bedömningsmaterial, examinander och bedömare, då man inte behöver fundera om e-posten nu farit rätt och om det säkert var rätt version av arbeten som skickats iväg. 10. Att tänka på innan ibruktagande - Viktigt att reda ut bland många olika alternativ (ex. Google+, office 365, dropbox, its learning m.fl.) vilket som är lämpligt för ändamålet - Uppbyggandet av systemet tar kortare tid i anspråk än informations sök och handledning i hur systemet fungerar - Att ha god koll på vilka delar av information som ska delas med vem, det blir många delningar av material och allt är ju inte till för alla! - Hur hålla kollegor, bedömare, examinander motiverade att använda elektronisk hantering av bedömningsmaterial även om det är ovant till en början. 6

8 Källförteckning Bedömningsguide Grundläggande yrkesutbildning, fristående examina. 3. reviderad upplaga (nätpublikation). Utbildningsstyrelsen, Handbok om fristående examina För examensarrangörer och examenskommissioner. 6:e reviderade upplagan. Utbildningsstyrelsen,